会计档案管理办法讲解课件

一、一、会计档案管理办法会计档案管理办法的背的背景景二、二、会计档案管理办法会计档案管理办法的修的修订内容订内容1为规范会计档案管理工作，提高会计档案现代化管理水平，财政部、国家档案局对原会计档案管理办法（财会字199832号）进行了修订，2015年12月11日以财政部、国家档案局令第79号发布了新的会计档案管理办法，于2016年1月1日起施行。2 会计档案是经济活动和财务收支过程中的产物，其内容直接反映各单位所有经济活动及财务收支，反映各单位某一特定日期的资产、负债、所有者权益状况，以及某一特定时期的经营成果和现金流量情况，同时还反映会计核算的具体内容、核算程序、核算方法和结果。与一般档案相比，会计档案特殊的内容和专门的方法决定了其具有较强的专业性，因此，需要专门的制度予以规范，加强管理，有效保护和利用会计档案。3一、一、会计档案管理办法会计档案管理办法背景背景一是适应信息化发展的客观要求。会计电算化已基本普及、会计信息化迅速发展，客观要求对产生的电子数据直接作为档案进行保存，以实现全面的信息化，提供工作效率。会计档案管理办法第三条指出本办法所称会计档案包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。4二是适应档案管理的新规定、新要求。国家档案部门对档案的保管、档案的鉴定、档案的销毁作出了一系列新的规定。会计档案作为档案的一个重要组成，需要符合新的要求、新的规定。2014年中办、国办印发的关于加强和改进新形势下档案工作的意见（中办发【2014】15号）指出，“各级党政机关、企事业单位（包括境外派出机构）、社会组织，要根据工作实际需要，加强档案管理工作，做好本单位本系统的文字收集、整理、归档工作，集中收集保管本单位各类档案并提供利用，开展档案数字化、档案编研、档案业务交流、人员培训等，按规定向同级国家档案馆移交档案。”5三是原管理办法的一些规定相对滞后或可行性不强，需要予以修订、完善。6n会计档案与会计核算工作息息相关，是会计工作的重要组成。n会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，是单位预算和财务收支计划的重要依据，也是经济建设中宝贵的信息资源。7 从2012年开始，财政部、国家档案局陆续组织部分信息化程度较高的企业和地区开展会计档案电子化管理试点工作；2013-2014年财政部、国家档案局、国家税务总局、国家发展改革委专门针对电子发票的入账和保管问题多次开展研讨，并组织部分企业和地区开展电子发票及电子会计档案管理综合试点工作。随着试点工作的稳步推进，电子发票相关政策的逐步完善，2014年财政部、国家档案局着手修订原管理办法，形成了会计档案管理办法（征求意见稿），先后于2014年12月、2015年5月向社会两次公开征求意见，形成了会计档案管理办法（修订草案）。2015年9月财政部、国家档案局组织有关专家集中研究讨论会计档案管理办法（修订草案），最终形成新管理办法。8二、会计档案管理办法的修订内容 新会计档案管理办法分为正文和附表。正文共31条，对会计档案管理办法的制定宗旨、法律依据，会计档案的管理体制、定义和范围，电子会计档案管理要求，会计档案的移交、利用、销毁，会计档案在各单位之间的交接，会计档案出境管理等进行了全面规范。9附表 企业和其他组织会计档案保管期限表（附表一）财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限（附表二）两张表明确了各类会计档案(会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料）的最低保管期限。10会计档案管理办法的修订内容1.1.完善了会计档案的定义范围完善了会计档案的定义范围2.2.规范了电子会计档案的管理规范了电子会计档案的管理3.3.延长了会计档案的保管期限延长了会计档案的保管期限4.4.完善了会计档案的销毁程序完善了会计档案的销毁程序5.5.明确了会计档案的出境要求明确了会计档案的出境要求111.完善了会计档案的定义范围1998年版本第五条 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。12n2015年版本n第三条 本办法所称会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。13对会计档案定义的理解需要注意以下几点：第一第一,会计档案是由会计资料有条件地转化而来的会计档案是由会计资料有条件地转化而来的。这里的会计资料是指一切由文字、图表等形式形成的各种会计核算资料，来源包括从外部获得和单位在核算过程中产生的，形式包括纸质和电子两种形式。首先首先，会计档案是办理完毕的会计资料会计档案是办理完毕的会计资料。这里的办理完毕一般是指核算行为已经完成，如会计凭证已经正式生成等，而处于审批流程中的会计凭证则属于会计资料，不属于会计档案。其次其次，会计档案是具有保存价值的会计资料会计档案是具有保存价值的会计资料。单位在日常会计核算过程中会产生大量的会计资料，但不是所有的会计资料都要作为会计档案，如在会计核算中间环节进行试算平衡所形成的草稿，由于试算平衡的结果将最终反映到会计凭证之上，所以，试算平衡的草稿可不作为会计档案保存。最后最后，会计档案是按一定逻辑规律整理的会计资料会计档案是按一定逻辑规律整理的会计资料。即会计档案是将会计资料按照档案管理的相关要求进行整理而形成的，而不是将会计资料无逻辑、无序地堆砌。14n对会计档案定义的理解需要注意以下几点：n第一第一,会计档案是由会计资料有条件地转化而来的。会计档案是由会计资料有条件地转化而来的。n这里的会计资料是指一切由文字、图表等形式形成的各种会计核算资料，来源包括从外部获得和单位在核算过程中产生的，形式包括纸质和电子两种形式。n需要指出的是，会计档案和会计资料是同一事物在不同阶段的不同形态。既有联系，也有区别。15案例关于对会计档案的理解某企业由于档案库房存储空间已满等原因，其档案部门连某企业由于档案库房存储空间已满等原因，其档案部门连续两年没有从财务部门接收会计档案。对此，企业会计续两年没有从财务部门接收会计档案。对此，企业会计人员张某向财务部主任李某请示如何处理。财务部主任人员张某向财务部主任李某请示如何处理。财务部主任李某指出，这些会计资料没有归档到档案部门，严格意李某指出，这些会计资料没有归档到档案部门，严格意义上还不属于会计档案，而仍属于会计资料，可以不执义上还不属于会计档案，而仍属于会计资料，可以不执行会计档案管理的相关规定。行会计档案管理的相关规定。显然，该企业财务部主任李某的说法是错误的。会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料。因此，只要满足以上条件，即使这些会计资料没有归档移交给档案部门，也属于会计档案的范畴，也需要按照会计档案管理办法的要求进行管理。16第二第二,会计档案既可以是外部接收取得的会计资料，也可以是内会计档案既可以是外部接收取得的会计资料，也可以是内部直接形成的各种形式会计资料。部直接形成的各种形式会计资料。其中：外部接收取得的会计资料外部接收取得的会计资料是指所记载内容需要从单位外部取得的、能够证明经济事项实际发生的会计资料，主要是外部取得的各类原始凭证，如发票、银行回单、银行对账单、购销合同、收据、消费清单等。当前国家正在推进电子发票工作，符合相关要求的电子发票可以作为外部接收的会计资料予以归档。内部直接形成的会计资料内部直接形成的会计资料是指单位在会计核算过程中产生的会计资料，主要是记账凭证、总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿、月度、季度、半年度、年度财务会计报告等，以及单位内部相关管理系统生成的据以进行会计核算的凭据，如固定资产管理系统导出的计提折旧的资料、税务管理系统导出的计算所得税的资料等。17第三第三,电子会计档案属于会计档案。电子档案是指电子会计档案属于会计档案。电子档案是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件件。电子文件是指单位在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。因此，电子会计档案具有如下特征：(1)电子会计档案的来源是计算机等电子设备，即电子会计档案是以计算机等电子信息设备为载体形成和处理的电子会计信息；(2)电子会计档案的形成、办理、传输等环节是通过计算机等电子设备为载体进行的；(3)电子会计档案最终可以存储、保管在本地计算机等电子设备、设施，也可以存储在第三方提供的云存储空间。18案例关于对电子会计档案的理解某企业实行财务共享服务后，为实现异地集中核算目的，会计核算均以原始凭据（如发票等）的电子扫描件，以及企业合同管理系统传输过来合同的电子文档为依据进行日常账务处理，同时对原始凭证和合同的纸质原件进行归档保存。新会计档案管理办法颁布后，该企业负责人对会计人员说，新办法将电子会计档案纳入会计档案的范畴了，所以，公司以后可以只保存原始凭证的扫描件和合同的电子文档了，纸质原件可以不用再保存了，公司为此可以节约一大笔开支。该企业负责人的说法是错误的。为提高工作效率，单位通过在内部制定相应的内控流程，并在确保扫描件和电子文档真实、可靠、不被篡改的前提下，可以利用原始凭证的扫描件和合同的电子文档作为依据进行会计核算。但是，原始凭证的扫描件和合同的电子文档不符合会计档案管理办法中关于电子会计资料可仅以电子形式归档保存的相关规定，所以，不能仅以电子形式归档保存，单位仍应同时保存原始凭证和合同的纸质原件。191.完善了会计档案的定义范围新增内容1.纳税申报表，是纳税人依照税务部门指定的格式填写，用以按照税法规定的期限和内容完成纳税申报程序的相关表格，是单位进行税款申报缴纳和会计核算的重要原始凭据，属于具有保存价值的会计资料。原管理办法没有单独列明其属于会计档案，在实务操作中，各单位是否将其作为会计档案管理的做法不统一。新管理办法明确将纳税申报表明确列入会计档案范围。202.会计档案鉴定意见书，是单位开展会计档案鉴定过程中应当形成，且具有永久保存价值的重要资料，应纳入归档范围。会计档案鉴定意见书无固定格式，但至少应包含以下内容：（1）被鉴定会计档案所属年度及保管期限、列入销毁档案的数据和主要内容、鉴定的概况；（2）销毁或延长保管期限档案的主要理由；（3）需要销毁档案的清册。212.规范了电子会计档案的管理第七条第七条 单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。计档案。利用计算机、网络通信技术，简而言之，就是将分布在不同地理位置上的具有独立功能的多台计算机或终端及其附属设备，用通信设备和通信线路连接起来，配以相应的档案管理软件，实现档案资源的共享。在计算机、网络通信技术条件下，会计档案管理工作不再单单局限于传统模式下通过实体档案实现对档案工作的技术性管理，而是前移至文件的形成阶段，逐步实现对会计档案全生命周期的管理。222.规范了电子会计档案的管理第八条 同时满足下列条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：（一）形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；（二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；（三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；（四）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；（五）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；（六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。第九条 满足本办法第八条规定条件，单位从外部接收的电子会计资料附有符合中华人民共和国电子签名法规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。232.规范了电子会计档案的管理第八条及第九条分别对单位内部形成和外部接收的电子会计资料实行无纸化归档进行了规范。在实务中应用本条规定时，各单位应首先全面梳理和细化本单位属于归档范围的会计资料，再依照本条标准进行衡量，对于符合第八条、第九条规定的电子会计资料可仅以电子形式归档保存，无需转换成纸面形式。242.规范了电子会计档案的管理第八条及第九条分别对单位内部形成和外部接收的电子会计资料实行无纸化归档进行了规范。在实务中应用本条规定时，各单位应首先全面梳理和细化本单位属于归档范围的会计资料，再依照本条标准进行衡量，对于符合第八条、第九条规定的电子会计资料可仅以电子形式归档保存，无需转换成纸面形式。如何理解第八条如何理解第八条关于关于电子会计资料的六项电子会计资料的六项条件条件？25六项条件n1、形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输。n2、使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；26n3、使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系。n4、采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；n5、建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；n6、形成的电子会计档案资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计资料。272.规范了电子会计档案的管理1形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输。该条重点强调了两方面内容：一是电子会计资料的来源要真实有效，二是电子会计资料产生与传递的全过程不能脱离计算机等电子设备，不能有人为干预从而导致会计信息不可靠的中间环节。282.规范了电子会计档案的管理1形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输。其中：其中：单位内部形成的电子原始凭证单位内部形成的电子原始凭证，需要在信息系统中内嵌符合单位授权审批管理制度的审批流程，完成了有效的审批程序，方可视为符合本项条件。如通过办公自动化系统审批生效的电子文件、在费用报账信息系统中填制并经审批的费用报销申请单等。单位内部形成的电子记账凭证单位内部形成的电子记账凭证，凡是由会计核算软件根据设定规则自动生成或由会计人员在会计核算软件中直接编制的记账凭证，均可视为符合本项条件。对于会计账簿和财务会计报告，由会计软件根据电子会计资料自动生成（如总账、明细账、日记账、财务报表）或在信息系统中建立并经过有效审批（如固定资产卡片）的，可视为符合本项条件。292.规范了电子会计档案的管理1形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输。单位接收的外部电子会计凭证，可由本单位的信息系统与外部机构（如银行、税务部门）信息系统进行对接互联，利用接口传输方式获取电子会计资料（如用于报销入账的电子发票），也可使用其他电子设备传输方式获取（如电子邮件），并确保传输过程安全可靠，方可视为符合本项条件。需要特别注意两点：需要特别注意两点：302.规范了电子会计档案的管理1形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输。单位接收的外部电子会计凭证，可由本单位的信息系统与外部机构（如银行、税务部门）信息系统进行对接互联，利用接口传输方式获取电子会计资料（如用于报销入账的电子发票），也可使用其他电子设备传输方式获取（如电子邮件），并确保传输过程安全可靠，方可视为符合本项条件。需要特别注意两点：需要特别注意两点：第一，将纸质会计资料扫描为电子影像件或其他电子文件类型的，不能仅以电子文件归档，仍需保留纸质会计资料，电子文件仅可作为数字副本归档保存。312.规范了电子会计档案的管理1形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输。（扫描文件不是）单位接收的外部电子会计凭证，可由本单位的信息系统与外部机构（如银行、税务部门）信息系统进行对接互联，利用接口传输方式获取电子会计资料（如用于报销入账的电子发票），也可使用其他电子设备传输方式获取（如电子邮件），并确保传输过程安全可靠，方可视为符合本项条件。需要特别注意两点：需要特别注意两点：第一，将纸质会计资料扫描为电子影像件或其他电子文件类型的，不能仅以电子文件归档，仍需保留纸质会计资料，电子文件仅可作为数字副本归档保存。第二，如电子会计资料的生成方、发送方来源不可靠或不具有权威性，不得仅以电子文件归档。322.规范了电子会计档案的管理使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序。会计核算系统是为单位会计核算、财务管理直接采集会计信息与数据，生成会计凭证、会计账簿、财务报表等会计资料的核心会计软件，是电子会计档案归档的重要信息系统。本条中的“读取”包括两层含义：一是会计资料要以会计人员可以理解的形式呈现，而不能是单纯的计算机代码和纯数据；二是呈现的方式应当符合会计领域约定俗成的内容和格式，而不能是体现特殊业务逻辑的内容格式。本条中的“输出”是指，会计核算系统应当具有提供导出电子会计档案的接口，会计档案的存储格式要符合国家标准归档格式。332.规范了电子会计档案的管理使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序。本条中的“设定了经办、审核、审批等必要的审签程序”是对电子会计档案在形成过程中所采取的风险控制手段。对于自动生成的凭证，原始数据产生的过程往往就已伴随着审核和控制，只要数据传递和转换过程中没有新的风险产生，则可视同已自动审核。其他手工编制的会计凭证或会计信息传输过程中涉及人工干预的，应设定必要的审签程序。342.规范了电子会计档案的管理使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系。电子档案管理系统是对电子会计档案进行采集、归档、编目、管理和处置的信息系统，会计档案电子化要求单位建设与管理要求相适应的档案管理系统。电子档案管理系统功能要求可参照电子文件管理系统通用功能要求（GB/T29194）。352.规范了电子会计档案的管理使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系。其核心要求是：其核心要求是：电子会计档案应脱离原生成系统进行归档保存。电子会计档案应脱离原生成系统进行归档保存。需要注意的是：需要注意的是：第一，系统升级后不再兼容原生成系统的，对原生成系统也应进行归档保存；涉及硬件设备更新换代可能无法继续读取以前生成的电子会计档案的，还应将硬件设备进行保存。第二，因系统运行维护需要而对原生成系统进行的备份，无论是在线的还是离线的，都不是真正意义上的归档保存。362.规范了电子会计档案的管理使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系。建立电子会计档案与其相关联的其他纸质会计档案的检索关系，是指在电子档案管理系统中调阅电子会计档案可以准确定位对应纸质会计资料的归档存放位置，反之，查阅纸质会计档案时也可以利用关键信息查找电子会计档案的内容，其目的是保证会计档案的线索性和相互关联性。如在实务中，可以使用“年份+电子记账凭证号”或类似编码规则形成标准条形码，粘贴在相关联的纸质原始凭证首页，纸质原始凭证组卷、装盒后，分别编制标准的档号和盒号条形码，在电子档案管理系统中为电子记账凭证与上述条形码建立关联关系，便于电子档案与实体档案之间相互检索。372.规范了电子会计档案的管理采取有效措施，防止电子会计档案被篡改。（全过程防止篡改）档案的本质属性是原始记录性，传统的纸质会计档案具有信息与载体完整不可分割的特点，并且修改后通常会留下痕迹。电子会计档案可以在不同载体之间转换存储，在此过程中容易被篡改且难以被发现，因此，采用信息安全技术手段来保证它的真实性和完整性显得尤为重要。单位应采用技术和管理相结合的方式，保证电子文件在收集、移交、检测、整理和电子档案保管、利用、迁移、移交等过程中操作的不可抵赖性、数据存储的完整性、用户身份的真实性，并妥善管理在运行过程中使用的密码、密钥等认证数据，保证电子文件和电子档案信息不被非法更改。38建立电子会计档案的防篡改机制主要包括：7项n（1）制定相应的风险控制策略，防止会计核算系统、电子档案管理系统在运行和业务处理过程中发生有意或无意的危害信息完整性和真实性的变化，并具备有效的业务容量、业务连续性计划和应急计划。n（2）电子文件收集过程保证防篡改。n（3）利用电子档案管理系统保证电子文件在鉴定、整理、移交过程中不被篡改。39n（4）需手工管理的电子档案，通过多人监督、特征比对等方式确保电子档案在整理、移交、鉴定、保管、利用等过程中不被非法修改；采用存储环境管理等方式确保离线存储的电子档案不被非法更改。n（5）采用实时连续监控、信息确认技术等措施确保离线备份和离线传递的电子档案不被非法更改。40n（6）保证电子档案管理系统运行维护过程中电子档案真实、不被非法更改；n（7）单位应采取有效措施保证电子档案管理系统中的职责分离：412.规范了电子会计档案的管理建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响。建立电子会计档案的备份制度是保证会计资料安全的基本要求。相对于纸质资料，电子资料存在更多的灭失风险因素，易受高温、潮湿、电磁、剧烈震动等影响而失效。在会计资料打印输出的情况下，纸质资料与电子资料实际形成相互备份关系，而一旦不打印了，则对于电子资料的备份要求就应相应增强。电子档案管理系统的备份应当依照档案信息系统运行维护规范（DA/T 56）进行。需要指出的是，需要指出的是，“有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响”对单位的要求是比较高的。例如，要防止人为破坏，需要建立对会计资料存储设备的物理保护措施，防止无关人员对设备的接触。对于一般规模较小的企业，特别是小微企业而言，这些条件一般是达不到的。小微企业要实行会计资料的无纸化管理，可以选择采用大型会计软件厂商提供的会计软件云服务，以满足上述要求。大型会计软件厂商具有较强的实力和规模优势，一般具备完善的数据库备份体系。另外，具备一定规模的会计代理记账机构也可能具备上述条件。422.规范了电子会计档案的管理形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。新管理办法规定保管期限为永久的会计资料必须以纸质形式归档保存，如年度财务会计报告、会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，会计档案鉴定意见书等。各单位自行鉴定认为具有重要保存价值的其他会计档案也应以纸面形式保存。432.规范了电子会计档案的管理第九条 满足本办法第八条规定条件，单位从外部接收的电子会计资料附有符合中华人民共和国电子签名法规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。外部接收的电子会计资料的管理除具备与内部形成的电子会计资料管理相同的条件以外，还需要具备符合中华人民共和国电子签名法（2015年修正）规定的电子签名。在传统的交易过程中，为了保证交易安全，交易中的文件一般都要由当事人签字或者盖章，以便能够确认签名人的身份，并确保签字或者盖章的人认可文件的内容。当交易通过电子的形式进行时，传统的手写签字和盖章变得无法实现，必须依靠技术手段予以替代。这种在电子文件中识别交易人身份，保证交易安全的电子技术手段，就是电子签名。442.规范了电子会计档案的管理第九条 满足本办法第八条规定条件，单位从外部接收的电子会计资料附有符合中华人民共和国电子签名法规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。根据中华人民共和国电子签名法第十三条规定，电子签名同时符合下列条件的，视为可靠的电子签名：（一）电子签名制作数据用于电子签名时，属于电子签名人专有；（二）签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制；（三）签署后对电子签名的任何改动能够被发现；（四）签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。一项电子签名如果同时符合上述四项条件，可以视为可靠的电子签名。45案例：会计档案电子化管理节约成本效果显著n2013年以来，财政部、国家档案局组织部分企业开展会计档案电子化管理试点工作，以某企业为例，全部记账凭证和明细分类账以电子形式保存后，每年可以节约纸张超过1亿张，约合用纸225吨，累计节约纸张成本、运输成本、仓储成本、打印耗费、装订成本、人工成本等数千万元。n按照每1吨纸耗费3.6立方米木材测算，节约木材810立方米。按一棵成年树可产木材0.5立方米，每棵树可以吸收0.11吨二氧化碳计算，相当于178.2吨二氧化碳排放量。n实行会计档案电子化管理，还显著提升了该企业的会计档案工作质量、管理效率和档案的利用价值。46.延长了会计档案的保管期限第十四条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。本条对会计档案保管期限定期的设置进行了重新规范。为便于单位档案的统一管理，并结合会计档案的实际利用需求，本次修订将会计档案的定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年五类调整为10年、30年两类，并将原附表1、2中保管期限为3年、5年、10年的会计档案统一规定保管期限为10年，将保管期限为15年、25年的会计档案统一规定保管期限为30年。其中会计凭证、会计账簿等主要会计档案的最低保管期限已延长至30年，其他辅助会计资料的最低保管期限延长至10年。47.延长了会计档案的保管期限第十五条 各类会计档案的保管期限原则上应当按照本办法附表执行，本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，应当比照类似档案的保管期限办理。本条对会计档案保管期限的灵活处置原则进行了规定。本条是对第十四条的补充。即各单位在划分档案保管期限时，可不限于永久、30年、10年三个时间期限，而可根据自身实际需要，划设会计档案的保管期限，但其划设的会计档案保管期限不得低于管理办法规定的各类会计档案的保管期限要求。如应划分为永久的会计档案不得定为50年，应划分为30年的会计档案不得定为低于30年的保管期限，但可以定为35年或40年的保管期限。单位的会计档案如不能与管理办法附表中的各类会计档案名称一一对应，可以根据会计档案的使用价值划定保管期限。如具有凭证价值的会计档案应参照凭证类会计档案，最低保管期限为30年。484.完善了会计档案的销毁程序会计档案的销毁是会计档案管理的重要环节，对到期的会计档案进行鉴定是档案销毁的前提和基础。原管理办法规定了会计档案销毁的具体程序，要求“单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见”，但未明确销毁前是否开展会计档案的鉴定工作以及鉴定的工作程序和有关具体职责，这在一定程度上将会计档案销毁的最主要责任归于单位负责人。在实际工作中，为避免可能发生的风险，单位负责人往往倾向于不对到期的会计档案进行销毁，致使单位保存了大量远远超过最低保管期限、已失去保存价值且符合销毁条件的会计档案，占据了大量的档案储存空间，造成了一定的资源浪费。因此，新管理办法增加了会计档案依据鉴定结果予以销毁的相关规定。49 4.完善了会计档案的销毁程序第十六条 单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。第十七条 会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头，组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。第十六条、十七条主要规范已到最低保管期限的会计档案的鉴定工作。各单位应定期对保管期满的会计档案进行鉴定，并根据鉴定结果，对保管期满的会计档案进行相应的处置。会计档案的鉴定周期、频率可视单位的实际情况而定。如果每年到期档案量不大且库房空间充足，可几年鉴定一次，如果每年到期会计档案量比较大，且库房空间有限，可每年开展一次鉴定工作。50 4.完善了会计档案的销毁程序对保管期满的会计档案进行鉴定，应由单位档案管理机构牵头组织，参加人员至少应包括会计管理机构、审计机构等单位内设机构的人员，内部设置纪检监察部门的，应邀请纪检监察部门的人员参加，必要时还应邀请单位法律部门的人员参加。具体鉴定时，可先由档案部门会同会计部门通过逐卷、逐份档案阅读的方法，提出初步的鉴定结论。鉴定结论可以是销毁或继续保存期限。初步鉴定结论提出后，形成初步鉴定意见。单位应成立由主管领导、相关职能部门、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定委员会（或小组），对初步鉴定意见进行讨论审定，形成正式鉴定意见书。单位档案鉴定委员会（或小组）组成可参照企业档案管理规范（DA/T47）的7.7.1或机关档案业务建设规范（国档发198727号）中8.2有关内容。51 4.完善了会计档案的销毁程序单位对于具有继续保存价值的会计档案，应重新划定其保管期限。重新划定保管期限的会计档案，通常包括两种情形：重新划定保管期限的会计档案，通常包括两种情形：52 4.完善了会计档案的销毁程序对于具有继续保存价值的会计档案，应重新划定其保管期限。重新划定保管期限的会计档案，通常包括两种情形：重新划定保管期限的会计档案，通常包括两种情形：一种是需保存较长时间的，建议以鉴定时点为起点，仍按管理办法附表列示的保管期限进行划定；53 4.完善了会计档案的销毁程序对于具有继续保存价值的会计档案，应重新划定其保管期限。重新划定保管期限的会计档案，通常包括两种情形：重新划定保管期限的会计档案，通常包括两种情形：一种是需保存较长时间的，建议以鉴定时点为起点，仍按管理办法附表列示的保管期限进行划定；另一种是因债权债务未了需要继续保存的，会计档案继续保存至债权债务事项结束即可。544.完善了会计档案的销毁程序第十八条 经鉴定可以销毁的会计档案，应当按照以下程序销毁：（一）单位档案管理机构编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。（二）单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。（三）单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作，并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。554.完善了会计档案的销毁程序监销是保证档案销毁工作按照规定程序和要求进行的一项制度安排。原管理办法规定，“销毁会计档案时，应当由单位档案管理机构和会计管理机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销”。但是，会计档案销毁属于单位的内部管理事务，理应由单位自行组织。原管理办法关于国家机关销毁会计档案由财政部门、审计部门派员监销的规定，在实践中往往由于相关部门人手紧缺、管理责任不清等原因，既难以真正贯彻落实，又增加了行政管理成本，无法切实发挥监督作用。新管理办法删除了财政部门、审计部门派员监销的规定，同时进一步明确了单位内部组织监销的有关要求，即“单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作，并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。”564.完善了会计档案的销毁程序单位在销毁会计档案前，单位档案管理机构或档案工作人员应根据单位档案鉴定委员会（或小组）作出的鉴定意见编制会计档案销毁清册，并由相关责任人签字或盖章。会计档案的销毁工作由单位档案管理机构负责组织，并由单位档案管理机构和会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。会计档案销毁清册的编制可参考以下格式：574.完善了会计档案的销毁程序585.明确了会计档案的出境要求第二十五条 单位的会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输至境外的，应当按照国家有关规定执行。会计档案出境必须符合以下国家有关规定：595.明确了会计档案的出境要求第二十五条 单位的会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输至境外的，应当按照国家有关规定执行。会计档案出境必须符合以下国家有关规定：1.中华人民共和国档案法第十八条规定“属于国家所有的档案和本法第十六条规定的档案以及这些档案的复制件，禁止私自携运出境。”605.明确了会计档案的出境要求第二十五条 单位的会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输至境外的，应当按照国家有关规定执行。会计档案出境必须符合以下国家有关规定：1.中华人民共和国档案法第十八条规定“属于国家所有的档案和本法第十六条规定的档案以及这些档案的复制件，禁止私自携运出境。”2.中华人民共和国保守国家秘密法第二十五条第五款规定“未经有关主管部门批准，不得携带、传递国家秘密载体出境。”615.明确了会计档案的出境要求第二十五条 单位的会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输至境外的，应当按照国家有关规定执行。会计档案出境必须符合以下国家有关规定：3.中华人民共和国档案法实施办法第十九条规定“各级国家档案馆馆藏的一级档案严禁出境。各级国家档案馆馆藏的二级档案需要出境的，必须经国家档案局审查批准。各级国家档案馆馆藏的三级档案、各级国家档案馆馆藏的一、二、三级档案以外的属于国家所有的档案和属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案及其复制件，各级国家档案馆以及机关、团体、企业事业单位、其他组织和个人需要携带、运输或者邮寄出境的，必须经省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门审查批准，海关凭批准文件查验放行。”会计档案出境根据其等级不同，由不同级别的档案行政管理部门审查批准。机关、团体、企业事业单位、其他组织和个人的会计档案需要携带、运输或者邮寄出境的，必须经省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门审查批准。有关办理方法可参见各地档案行政管理部门有关行政审批事项办理方法。625.明确了会计档案的出境要求第二十五条 单位的会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输至境外的，应当按照国家有关规定执行。会计档案出境必须符合以下国家有关规定：4.关于加强在境外发行证券与上市相关保密和档案管理工作的规定第三条规定“在境外发行证券与上市过程中，境外上市公司向有关证券公司、证券服务机构和境外监管机构提供或者公开披露涉及国家秘密的文件、资料和其他物品的，应当依法报有审批权限的主管部门批准，并报同级保密行政管理部门备案。是否属于国家秘密不明确或者有争议的，应当报有关保密行政管理部门确定。”第四条规定“在境外发行证券与上市过程中，境外上市公司向有关证券公司、证券服务机构和境外监管机构提供或者公开披露涉及国家安全或者重大利益的档案的，应当依法报国家档案局批准。”63强调一点：会计档案的移交管理办法第二十、二十一、二十二、二十三、二十四条对单位终止、合并、分立等情形下会计档案的归属及移交作了明确的规定。重点把握三点：（一）会计档案移交的基本原则 能够确定档案归属的，会计档案交由确定的档案归属单位保管；不能确定档案归属的，会计档案应移交给单位主管部门或所在地国家档案馆；未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由业务相关方或承接方保存。（二）搞清楚“建设单位”是什么 建设单位不同于勘察设计单位、施工单位、监理单位，它是项目建设过程的管理方，也就是建设工程合同的甲方、项目法人。建设单位也不等同于业主。业主是建设形成的实体（物权）的所有者，即建设项目接受单位。如果业主直接负责项目的建设，那么业主就是建设单位；如果业主或第三方出资，由项目法人建立的单位实际管理建设全过程，那么这个实际管理建设项目的单位就是建设单位。建设单位在项目建设期间形成的会计档案需要移交给建设项目接受单位的，按照管理办法第二十四条处理。64强调一点：会计档案的移交管理办法第二十、二十一、二十二、二十三、二十四条对单位终止、合并、分立等情形下会计档案的归属及移交作了明确的规定。重点把握三点：（三）电子会计档案应当与其元数据一并移交，特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案接收单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全。65新旧办法衔接为确保新管理办法的有效贯彻实施，实现新旧管理办法平稳过渡，2016年3月8日，财政部、国家档案局印发了关于新旧有关衔接规定的通知（财会20163号），分别对保管期限和电子会计资料归档的衔接进行了规定。66新旧办法衔接1 1关于保管期限的衔接关于保管期限的衔接（1）新管理办法与原管理办法规定的最低保管期限不一致的，按照新管理办法的规定执行。671关于保管期限的衔接（1）新管理办法与原管理办法规定的最低保管期限不一致的，按照新管理办法的规定执行。（2）已到原管理办法规定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鉴定可以销毁但尚未进行销毁的会计档案，应按照新管理办法的规定组织销毁；已到原管理办法规定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鉴定予以继续保管的会计档案，应按照新管理办法确定继续保管期限（最低继续保管期限等于新管理办法规定的最低保管期限减去已保管期限，下同）。比如，某单位2004年形成的会计凭证，已到原管理办法规定的15年的最低保管期限，2015年12月20日该单位对其进行了鉴定认为应继续保管，那么其最低继续保管期限应为14年（新管理办法规定的最低保管期限30年-已保管期限16年）。681关于保管期限的衔接（3）已到原管理办法规定的最低保管期限，但2015年12月31日前尚未进行鉴定的会计档案，应按照新管理办法的规定进行鉴定，确定销毁或继续保管。确定销毁的，应按照新管理办法的规定组织销毁；确定继续保管的，应按照新管理办法确定继续保管期限。69（4）未到原管理办法规定的最低保管期限的会计档案，应按照新管理办法的规定重新划定保管期限。比如，2010年形成的会计凭证，按照原管理办法至少应保存至2025年底，按照新管理办法，至少应保存至2040年底。702关于电子会计资料归档的衔接（1）单位如在新管理办法施行前已利用现代信息技术手段开展会计核算和会计档案管理，其有关工作符合 企业会计信息化工作规范（财会201320号）的要求，所形成的、尚未移交本单位档案管理机构统一保管的会计资料符合新管理办法第八条、第九条规定的电子会计档案归档条件的，可仅以电子形式归档保管。2014年以前形成的会计资料一律按照原管理办法的规定归档保管。712关于电子会计资料归档的衔接（2）各单位根据新管理办法仅以电子形式保存会计档案的，原则上应从一个完整会计年度的年初开始执行，以保证其年度会计档案保管形式的一致性。72案例：会计电子档案管理范围n1、会计凭证类：原始凭证、记账凭证。n2、会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片。n3、财务报告类：月报、季报、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明。n4、其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册等。设计原则n1、相关性：系统内的报表、账簿、记账凭证、内部原始凭证之间相互关联，有完整的逻辑关系。n2、完整性：会计档案电子化后，原有在纸质凭证上的审核点、控制点需转移到系统的电子流程或电子单据上，应做到审核和控制的完整不缺失。n3、安全性：数据审批确认后不允许修改，或修改后需要重新审批；有完整的用户授权、验证、审计功能；有完整的数据备份功能。n4、合法性：业务单据和内部原始凭证在系统内要有电子审核和审批确认的流程，或根据其关联的单据自动生成，不需要人工干预。具体实施方案（单位实施会计档案电子化分两个阶段）n首先，依托现有的ERP及相关业务系统，实现会计报表、账簿、记账凭证、银行回单电子化方式保存；业务系统生成的内部原始凭证尽可能采取电子化方式保存，外部原始凭证采取纸质实务保存；建立电子会计档案和实物档案间的追溯索引关系。n然后，将分散在ERP及相关业务系统内的电子会计档案平移到电子档案系统中，并从财务部移交综合部档案馆。案例：会计档案“五线谱”n原始凭证无纸化 n 电子流与实物流分离n 岗位分工精细化n 档案存储电子化 n 档案流转规范化n n 谢 谢！78