如何主持一个有效率的會议

如何主持一个有效率的會议 Still waters run deep.流静水深流静水深,人静心深人静心深 Where there is life,there is hope。有生命必有希望。有生命必有希望主講者簡歷主講者簡歷n童綜合醫院行政副院長童綜合醫院行政副院長n陽明醫學大學醫管研究所碩士陽明醫學大學醫管研究所碩士n教育部定講師教育部定講師2一、會議之目的一、會議之目的二、二、成功會議的條件成功會議的條件三、主持會議的基本精神三、主持會議的基本精神四、四、會議中主席的角色與任務會議中主席的角色與任務五五、維持議場秩序的技巧應用、維持議場秩序的技巧應用六、結語六、結語介紹大綱介紹大綱31.匯集資源及智能，尋找創意及點子匯集資源及智能，尋找創意及點子 2.互相激勵增進體諒，提高工作意願互相激勵增進體諒，提高工作意願3.分工合作相互支援，分工合作相互支援，順利推動順利推動 4.集思廣益，解決問題及障礙集思廣益，解決問題及障礙 會議的目的會議的目的4開會讓你開會讓你n小組面對面溝通小組面對面溝通n眾多訊息一次交流眾多訊息一次交流n融合意見凝聚共識融合意見凝聚共識n分派工作分派工作，公平合理，公平合理但開會也讓你但開會也讓你n工作時間被分割工作時間被分割n人多口雜，討論耗時人多口雜，討論耗時n晚上加班晚上加班n特殊問題還是個別溝通特殊問題還是個別溝通n沒有產能沒有產能n別人發言比自己開口多別人發言比自己開口多nDelayDelay重要工作或客戶重要工作或客戶5開會有什麼意義？開會有什麼意義？一家公司的開會效率與執行一家公司的開會效率與執行決定了企業的競爭力決定了企業的競爭力6每個人都在開會，每個人都在開會，但如何才能開一個但如何才能開一個 有效率的會？有效率的會？7靠開會也可以賺錢靠開會也可以賺錢n日產汽車日產汽車靠著有效的會議革命，省下了六十億日圓成本，靠著有效的會議革命，省下了六十億日圓成本，未來三年預計還可未來三年預計還可省下三百億日圓省下三百億日圓 所以，有效開會，穩賺不賠！所以，有效開會，穩賺不賠！精準計算會議成本：精準計算會議成本：會議成本會議成本=人數人數 x x 時間時間 x x 薪資單價薪資單價 會議報酬率會議報酬率=會議成本：會議效益會議成本：會議效益8日經商業週刊指出日經商業週刊指出 日產亮麗的成績背後，日產亮麗的成績背後，是成功的會議是成功的會議 強調強調Value First Value First+Value UpValue Up的跨部門會議的跨部門會議n不請決策者參加，以免影響討論方向不請決策者參加，以免影響討論方向n時間以分為單位清楚劃分時間以分為單位清楚劃分n會議有保密協定，不分職位高低暢所欲言會議有保密協定，不分職位高低暢所欲言n讓員工接受會議召集人的專業訓練讓員工接受會議召集人的專業訓練n會議召集人保持立場中立，全力協助會議順利進行會議召集人保持立場中立，全力協助會議順利進行日產汽車營收大躍進日產汽車營收大躍進9企業最企業最HotHot的開會方式的開會方式產品週期愈來愈短，開會需求也愈來愈隨機產品週期愈來愈短，開會需求也愈來愈隨機n行動會議行動會議 只要有需要，到處都可以開會只要有需要，到處都可以開會 辦公家具可隨時調整成會議場合以滿足會議需求辦公家具可隨時調整成會議場合以滿足會議需求n虛擬會議虛擬會議 利用電話進行跨國會議利用電話進行跨國會議 利用虛擬視訊，打破會議的時空限制利用虛擬視訊，打破會議的時空限制New!New!10日本展開會議革命日本展開會議革命n會議目的：會議目的：節省成本節省成本、加快決策速度加快決策速度、更有創意更有創意n會議革命：會議革命：1.1.廢除不必要的會議廢除不必要的會議 2.2.排除不需與會的主管排除不需與會的主管 3.3.強調準時開始、結束強調準時開始、結束 4.4.重視開會結論重視開會結論 5.5.提高會議生產力，強化企業競爭力提高會議生產力，強化企業競爭力11開會要有實際效果開會要有實際效果豐田汽車辦公室標題：豐田汽車辦公室標題：n只開有實際效果的會議只開有實際效果的會議n準時開始，最好一小時內結束準時開始，最好一小時內結束n重點在實際行動重點在實際行動12 開會開會前前 6 項準備項準備13開會前的重要步驟開會前的重要步驟1.1.先決定會議希望達成的結果先決定會議希望達成的結果2.2.想想會議是否有必要召開想想會議是否有必要召開3.3.邀請適當的人出席邀請適當的人出席4.4.準備背景資料準備背景資料5.5.設定會議討論綱領及時間表設定會議討論綱領及時間表6.6.預先設想可能的衝突預先設想可能的衝突14 開會開會中中 3 3 大陷阱大陷阱15開會時要克服的狀況開會時要克服的狀況1.1.一進會場士氣散漫，沒有參與感一進會場士氣散漫，沒有參與感2.2.偏離主題偏離主題3.3.點子乾枯，鴉雀無聲點子乾枯，鴉雀無聲16開會開會後後 3 3 項追蹤項追蹤17會後追蹤事項會後追蹤事項開會結束時要回顧哪些重點？開會結束時要回顧哪些重點？1.1.行動項目行動項目2.2.決議決議3.3.開放議題開放議題18成功會議成功會議 的條件的條件19成功會議的條件成功會議的條件n一、做好會議前的規劃及準備為成功一、做好會議前的規劃及準備為成功 會議的第一步會議的第一步 有規劃的會議，從設定議題、會議日期、有規劃的會議，從設定議題、會議日期、選定與會人員、資訊收集到發選定與會人員、資訊收集到發開會通知開會通知、事前確認出席及議題準備到會議報到的事前確認出席及議題準備到會議報到的 整個前置作業，可以使會議主持人及與整個前置作業，可以使會議主持人及與 會者有會者有充分的心理及議題準備充分的心理及議題準備，有助於，有助於 會議有效的順利進行會議有效的順利進行 20成功會議的條件成功會議的條件(續續)二、以二、以 5W2H5W2H 事先查檢準備有否遺漏事先查檢準備有否遺漏nWhy Why 會議的目的？是否確實掌握背景資料？會議的目的？是否確實掌握背景資料？出席者是否知道開會之目的？出席者是否知道開會之目的？nWhat What 討論的內容是否確定？是否事先充分收集討論的內容是否確定？是否事先充分收集 資料並加以分析？會中提供那些資料？資料並加以分析？會中提供那些資料？nWho Who 那些單位、人員應出席？出席者的能力是否足以解決，那些單位、人員應出席？出席者的能力是否足以解決，人數恰當否？主席人選？人數恰當否？主席人選？When When 是否選擇大家容易出席且適當的時間？是否選擇大家容易出席且適當的時間？須多久時間？須多久時間？21nWhereWhere在那裡開？是容易專心的環境嗎？在那裡開？是容易專心的環境嗎？使用的器材用品齊全否？使用的器材用品齊全否？nHow How 如何進行會議？有無決定司儀、主持人？如何進行會議？有無決定司儀、主持人？可進行到何種程度？可進行到何種程度？nHow muchHow much須多少經費？來源？須多少經費？來源？臨時發生費用需求時如何因應？臨時發生費用需求時如何因應？成功會議的條件成功會議的條件(續續)22 開會通知開會通知n不管會議的種類與規模為何，原則上都不管會議的種類與規模為何，原則上都必須發出開必須發出開會通知會通知，即使是例行會議也須發出開會通知，即使是例行會議也須發出開會通知，開會開會通知應於通知應於會前會前7 7天天送達送達n會議通知方式：會議通知方式：口頭通知口頭通知 電話通知電話通知 傳真通知傳真通知 書面通知書面通知(郵件、文件通知郵件、文件通知)23開會通知應包括之內容開會通知應包括之內容n會議名稱、會議目的會議名稱、會議目的n發文日期、字號發文日期、字號n主辦人姓名主辦人姓名n開會時間及預定結束時間開會時間及預定結束時間n開會地點開會地點n主席主席n出出(列列)席人員席人員n研討主題、討論事項研討主題、討論事項n出席者準備事項出席者準備事項24會議議程內容會議議程內容 x x x x會議議程會議議程n時間時間:x年年x月月x日上午日上午9:15-10:309:15-10:30n地點地點:x x x xn主席主席:x x xn議程議程:一、報告出席人數一、報告出席人數 二、主席宣佈開會二、主席宣佈開會 9:15-9:16 9:15-9:16 三、上次會議決議事項辦理情形報告三、上次會議決議事項辦理情形報告 9:17-9:25 9:17-9:25 四、通過本次會議議程四、通過本次會議議程 9:26-9:28 9:26-9:28 五、主席致詞五、主席致詞 9:29-9:35 9:29-9:35 25會議議程內容會議議程內容(續續)六、報告事項六、報告事項 9:36-9:45 9:36-9:45 1.x x x x x x x x x x x x 2.x x x x x x x x x x x x 七七、提案討論提案討論 9:46-10:15 9:46-10:15 提案一提案一 案由：案由：x x x x x x x x x x x x 提案二提案二 案由：案由：x x x x x x x x x x x x 八、臨時動議八、臨時動議 10:16-10:30 10:16-10:30 九、散會九、散會 10:30 10:30 26提案的格式提案的格式n案由：案由：是提案的主旨，以簡單扼要的文字，歸納是提案的主旨，以簡單扼要的文字，歸納 為一句或幾句話，使人了解其全案大意為一句或幾句話，使人了解其全案大意n說明：說明：提案的理由，可分條詳細列舉提案的理由，可分條詳細列舉n辦法：辦法：即實行提案的方法，應具體明瞭，確實可即實行提案的方法，應具體明瞭，確實可 行，避免空洞行，避免空洞27提案討論之原則提案討論之原則n基本原則：基本原則：一時不議二事一時不議二事 一個議案未決之前不得討論另一議案一個議案未決之前不得討論另一議案 即使在同一個議案之內，如牽涉到人事、經費即使在同一個議案之內，如牽涉到人事、經費 時間、地點等，可將其劃分為四件事情，時間、地點等，可將其劃分為四件事情，依序依序 交付討論及表決交付討論及表決，這四件事獲得結論後，則全，這四件事獲得結論後，則全 案得以解決案得以解決28成功會議的條件成功會議的條件(續續)n三、有效地進行會議三、有效地進行會議 充分應用會議技巧，有效利用會議管理充分應用會議技巧，有效利用會議管理 來擴大組織的利益，藉此強化團隊互動來擴大組織的利益，藉此強化團隊互動 使議題充分討論並做出使議題充分討論並做出有效明確的決議有效明確的決議 注意注意會中盡量避免會中盡量避免電話干擾電話干擾29四、與會的每個人積極參與四、與會的每個人積極參與 要深刻體會到會議的成敗是要深刻體會到會議的成敗是主持人與參主持人與參 與者與者共同的責任，不但主席要懂得如何共同的責任，不但主席要懂得如何 主持一個成功的會議，同時與會人員也主持一個成功的會議，同時與會人員也 要扮演好參與會議者的角色，積極參與，要扮演好參與會議者的角色，積極參與，從訓練中學習，由會議中琢磨會議技巧，從訓練中學習，由會議中琢磨會議技巧，務必以達成最好結論務必以達成最好結論成功會議的條件成功會議的條件(續續)30成功會議的條件成功會議的條件(續續)n 五、達成結論五、達成結論 會必有議，議必有決，決必有行，行必有果會必有議，議必有決，決必有行，行必有果 是會議高績效的核心，包括如何確保會議成功是會議高績效的核心，包括如何確保會議成功 進行及如何達成會議結論，甚至處理主持會議進行及如何達成會議結論，甚至處理主持會議 常遭遇的問題及對應方式，就成為必修的會議常遭遇的問題及對應方式，就成為必修的會議 技巧，進而達成具客觀可行性的有效結論技巧，進而達成具客觀可行性的有效結論31成功會議的條件成功會議的條件(續續)n六、做好會議終了後的追蹤工作六、做好會議終了後的追蹤工作 會議終了後的追蹤工作是組織執行力的表現，會議終了後的追蹤工作是組織執行力的表現，追蹤得法，則追蹤得法，則決必有行，行必有果。決必有行，行必有果。會後紀錄會後紀錄應於應於7272小時內送小時內送交與會人員。交與會人員。會議紀錄需經會議紀錄需經主席認定內文無誤主席認定內文無誤之後，再傳之後，再傳 交交(閱閱)與會人員。與會人員。每件追蹤事項都要有每件追蹤事項都要有負責之單位或窗口及辦負責之單位或窗口及辦 理時限理時限32主持會議的基本精神主持會議的基本精神n尊重人格尊重人格n 充份溝通充份溝通n 尊重少數尊重少數n 服從多數服從多數n 大家平等大家平等n 講求效率講求效率33主持會議的原則主持會議的原則n仔細傾仔細傾聽聽他人發言他人發言n主動主動思考思考問題在哪裡問題在哪裡n為他人打氣並為他人打氣並提案提案n貢獻如何打勝仗的貢獻如何打勝仗的智慧智慧n互相互相諮詢討論諮詢討論n根據根據事實事實n先做先做做做看看34會議中主席的會議中主席的 角色與任務角色與任務35擔任主席的任務擔任主席的任務n對討論議題的充分了解對討論議題的充分了解n依時宣佈開會及散會或休息依時宣佈開會及散會或休息n塑造會議良好氣氛塑造會議良好氣氛n鼓勵及誘導出席人員參與意見鼓勵及誘導出席人員參與意見n維持會場秩序，確保議事規則之遵行維持會場秩序，確保議事規則之遵行n承認發言人地位承認發言人地位n接述動議接述動議n依序將議案宣付討論及表決，並宣佈表決依序將議案宣付討論及表決，並宣佈表決 結果結果36擔任主席的任務擔任主席的任務(續續)n答復一切有關會議的詢問，決定權宜及秩序答復一切有關會議的詢問，決定權宜及秩序 問題問題n有效果地歸納與結論的評估及決定有效果地歸納與結論的評估及決定n簽署會議紀錄及有關會議之文件簽署會議紀錄及有關會議之文件n行使動議權與討論權時行使動議權與討論權時,應離開主席地位應離開主席地位,才才 取得發言權取得發言權n對開會時間已到，尚不足開會額數者，得宣對開會時間已到，尚不足開會額數者，得宣 布延後開會布延後開會(不超過不超過1515分鐘分鐘)，延後兩次仍不，延後兩次仍不 足額時，應足額時，應宣告延期開會或改開談話會宣告延期開會或改開談話會37n會議進行中，經主席或出席人提出會議進行中，經主席或出席人提出清點人數清點人數 如不足額時如不足額時，主席應宣佈散會或，主席應宣佈散會或改為談話會改為談話會n談話會須經出席人談話會須經出席人三分之二以上同意作成決三分之二以上同意作成決 議議，會後將決議通知未出席人，於下次正式，會後將決議通知未出席人，於下次正式 會議會議追認追認 擔任主席的任務擔任主席的任務(續續)38擔任主席的任務擔任主席的任務(續續)n主席可自行提出清點人數主席可自行提出清點人數n不可自行提出動議不可自行提出動議n對議案可自行附議對議案可自行附議n不參與發言或討論不參與發言或討論n不參與表決為原則，不參與表決為原則，贊成與否相差一票時，贊成與否相差一票時，得選擇加入贊成或反對的一方得選擇加入贊成或反對的一方39擔任主席或主持人要訣擔任主席或主持人要訣n公正的態度公正的態度n不能獨裁、不能強迫與會者接受自己的意見不能獨裁、不能強迫與會者接受自己的意見n不能脫離主題，失去重心不能脫離主題，失去重心n不被壓力所屈服，也不受偏激意見所影響不被壓力所屈服，也不受偏激意見所影響n要有耐心，傾聽與會者意見及誘導發表意見要有耐心，傾聽與會者意見及誘導發表意見n要有幽默感要有幽默感n不能對與會者說教、爭論或發表常篇大論不能對與會者說教、爭論或發表常篇大論40出席人之權利與義務出席人之權利與義務n出席人之權利出席人之權利發言與討論、動議與提案、附議發言與討論、動議與提案、附議 與附署、表決與投票、選舉與罷與附署、表決與投票、選舉與罷 免、被選舉與被提名、糾正權、免、被選舉與被提名、糾正權、詢問權、申訴權、答辯權、檢閱權詢問權、申訴權、答辯權、檢閱權n出席人之義務出席人之義務尊重主席，主席發言時不得離開，尊重主席，主席發言時不得離開，遵守會議規則、議場秩序及發言遵守會議規則、議場秩序及發言 禮貌，服從會議決議禮貌，服從會議決議41列席人之權利與義務列席人之權利與義務n列席指導列席指導n列席人之權利列席人之權利得參與本身有關之發言與討論得參與本身有關之發言與討論 發言時須請求發言，經主發言時須請求發言，經主 席同意後始可發言席同意後始可發言n列席人之義務列席人之義務與出席人之義務同與出席人之義務同42出席人取得發言地位之方式出席人取得發言地位之方式n舉手並口呼主席，經主席認可後，始取得發言舉手並口呼主席，經主席認可後，始取得發言 地位地位n有權宜、秩序問題、會議詢問及申訴動議等有權宜、秩序問題、會議詢問及申訴動議等 偶發動議出現時，出席人不須經主席認可偶發動議出現時，出席人不須經主席認可，可打斷他人發言，取得發言可打斷他人發言，取得發言n因故無法親自發言，得將發言要點，以書面提因故無法親自發言，得將發言要點，以書面提 請主席，依序交給記錄或秘書人員宣讀之請主席，依序交給記錄或秘書人員宣讀之43維持議場秩序的維持議場秩序的 技巧應用技巧應用44主席維持議場秩序之技巧主席維持議場秩序之技巧n在會議進行中，若出現與會者發言離題或是交頭在會議進行中，若出現與會者發言離題或是交頭 接耳的情況，主席應該接耳的情況，主席應該禮貌地提醒與會者，因時禮貌地提醒與會者，因時 間有限，請回到正題或集中精神間有限，請回到正題或集中精神n若是主席自身發言離題，則有賴與會者的會議管若是主席自身發言離題，則有賴與會者的會議管 理能力，提醒主席回到正題。理能力，提醒主席回到正題。n主席必須要能引導、邀請每個人發言。如果有少主席必須要能引導、邀請每個人發言。如果有少 數人的意見過於踴躍，似乎壟斷了會議的發言權數人的意見過於踴躍，似乎壟斷了會議的發言權 主席可以表示主席可以表示，希望徵求新的意見，請其他沒有希望徵求新的意見，請其他沒有 發表意見的人輪流發言發表意見的人輪流發言；輪流發言使每個人都有；輪流發言使每個人都有 表達的機會，而且對事不對人，壟斷發言者表達的機會，而且對事不對人，壟斷發言者 也不會覺得不舒服。也不會覺得不舒服。45主席維持議場秩序之技巧主席維持議場秩序之技巧(續續)n若有二人以上同時舉手發言時，主席若有二人以上同時舉手發言時，主席指定發言指定發言 之原則之原則 原提案人有所補充或解釋者原提案人有所補充或解釋者 就討論的提案，發言最少或未發言者就討論的提案，發言最少或未發言者 距離主席較遠者距離主席較遠者n若會議中發生衝突，主席必須非常敏銳，最重要若會議中發生衝突，主席必須非常敏銳，最重要 的原則便是中立，就事不就人，出了會場，的原則便是中立，就事不就人，出了會場，會議中的一切意見之爭不會帶有任何殺傷力。所會議中的一切意見之爭不會帶有任何殺傷力。所 以當衝突發生，主席必須以當衝突發生，主席必須提醒每個人就事而論，提醒每個人就事而論，別做人身攻擊別做人身攻擊46主席維持議場秩序之技巧主席維持議場秩序之技巧(續續)n具爭議性的討論如果破裂，不要僵持不下，主席具爭議性的討論如果破裂，不要僵持不下，主席 應應先請大家討論其他議案，緩和氣氛後再討論先請大家討論其他議案，緩和氣氛後再討論，或者將該議案盡快擇日再議。或者將該議案盡快擇日再議。n若遇到無法維持議場秩序時，主席可若遇到無法維持議場秩序時，主席可宣佈休息若宣佈休息若 干分鐘干分鐘，或出席人可提休息動議、權宜問題或秩或出席人可提休息動議、權宜問題或秩 序問題序問題47主席維持議場秩序之技巧主席維持議場秩序之技巧(續續)n會議中主席可宣佈休息之情況會議中主席可宣佈休息之情況 議程上有明列休息時間者議程上有明列休息時間者 開會已超過二小時開會已超過二小時 出席者情緒火爆時出席者情緒火爆時 討論議案意見無法產生共識時討論議案意見無法產生共識時 偶發狀況發生時，如有人休克、鄰近失火等偶發狀況發生時，如有人休克、鄰近失火等48 會議紀錄應包括的項目會議紀錄應包括的項目n會議名稱及會次會議名稱及會次n會議時間會議時間n會議地點會議地點n出席人姓名及人數出席人姓名及人數n列席人姓名列席人姓名n請假人姓名請假人姓名n主席姓名主席姓名n記錄姓名記錄姓名49 會議紀錄應包括的項目會議紀錄應包括的項目(續續)n一、報告出席人數一、報告出席人數n二、主席宣佈開會二、主席宣佈開會n三、通過本次會議議程三、通過本次會議議程n四、通過上次會議紀錄四、通過上次會議紀錄n五、報告事項五、報告事項 1.1.報告上次會議決議案執行情形報告上次會議決議案執行情形 2.2.委員會或委員報告委員會或委員報告 3.3.其他報告其他報告n六、討論事項六、討論事項n七、臨時動議七、臨時動議n八、散會八、散會 50會議是從計劃會議是從計劃準備準備實施的一連串管理週實施的一連串管理週期，會議內容期，會議內容愈複雜、愈具重要性愈複雜、愈具重要性，則主持，則主持會議所要求的會議所要求的手腕和力量也就愈大手腕和力量也就愈大，會議所產，會議所產生的生的效益亦愈多效益亦愈多，主持人亦不斷的從中獲得成，主持人亦不斷的從中獲得成就及成長，就及成長，提昇個人競爭力提昇個人競爭力。結語結語51謝謝聆聽謝謝聆聽52