精典、有创意的活动执行方案

事 件 策 划 与 执 行 培 训内 部 培 训 资 料 选 择 要 求场 地 情 况目 的 和 程 序预 算构 思团 队 组 成项 目 推 进 表工 作 说 明 书前 期 准 备活 动 场 地团 队 组 成 和 时 间 表车 辆 安 排核心内容 说 在 前 面 的 话来 宾 接 待 （ 记 者 ）现 场 布 置后 勤 工 作 停 车 场接 待 用 车特 殊 嘉 宾媒 体 接 待 基 础 文 件 说 在 前 面 的 话公 关 策划321法 则 1个 目 的p 满 足 客 户 要 求 3个 前 提 ： 2个 关 键 点o 产 品 同 质 化 传 播 策 划o 媒 体 资 源 有 限 化 议 题 策 划 o 传 播 手 段 重 复 化 主 题 策 划 o 符 合 定 位 支 持 品 牌 /产 品 定位o 结 果 导 向 方 案 的 可 行 性 符 合 客 户 要 求 前 期 准 备 目 的确 定 你 的 目 标 -意 味 着 了 解 如 何 选 择 最 近 和 最 稳 妥 的 道 路判 断 一 ：采 取 何 种 方 式 判 断 四 ： 不 做 无 法 改 变 事 实 的 努 力判 断 二 ：在 活 动 中 体 现 什 么 内 容判 断 三 ：抛 弃 一 切 非 目 标 必 须 的华 丽 想 法 前 期 准 备 确 立 目 标 的 程 序定 位 准确 与 客 户 共 同 陈 述 项 目 的 目 的与 客 户 反 复 讨 论 达 成 一 致尽 快 让 项 目 组 成 员 参 与 讨 论定 义 清楚 如 何 衡 量 项 目 效 果 ?怎 样 使 项 目 效 果 可 量 化 评 估 ?公 布 项 目 的 评 估 标 准确 定 资 源 列 出 所 需 资 源检 查 已 有 资 源寻 求 可 调 用 资 源 前 期 准 备 预 算先 确 定 预 算 ，再 确 定 计 划 是稳 妥 的 方 法 确 定 必 须 成 本 来 宾 交 通 及 接 待 场 地 施 工 和 装 饰 工 作 人 员 费 用纳 入 非 必 须 成 本 表 演 和 娱 乐 主 持 人 等 其 他 前 期 准 备 构 思 摒 弃 头 脑 中 所 有 杂 念 ， 全 心 全 意 地 想 象 活 动 的全 过 程 ， 这 个 想 象 应 至 少 重 复 三 次 ， 并 将 你 想象 的 全 过 程 详 细 地 说 给 你 的 团 队 ， 以 便 获 得 补充 ： 每 个 环 节 可 能 出 现 问 题 的 地 方 每 个 环 节 所 需 用 到 的 物 料 每 个 环 节 是 否 可 以 再 优 化 每 个 环 节 是 否 给 人 惊 喜 在 构 思 完 成 后 ， 再 次 检 查 你 的 目 的 是 否 达 到 ？ 在 构 思 完 成 后 ， 再 次 检 查 你 的 预 算 是 否 足 够 ？ 团 队 构 成 和 时 间 表 团 队 项 目 负 责 人 参 与 部 门 项 目 所 必 须 的 人 员 配 备 供 应 商 列 表 和 对 应 联 系 人 ： 场 地 搭 建 租 车 /礼 仪 摄 影 摄 像 其 他确 定 你 的 工 作 团 队 确 定 你 的 供 应 商 团 队 构 成 和 时 间 表 项 目 推 进 表 项 目 推 进 表 （ 为 可 控 因 素 预 留 必 要 时 间 ： 比 正 常时 间 多 1/3 ） 项 目 执 行 ： 为 每 个 成 员 制 定 每 日 工 作 协 调 内 容 物 料 清 单 ： 列 举 已 有 物 料 及 需 要 准 备 的 物 料 人 员 分 工 ： 列 出 每 个 子 项 目 负 责 人 必 须 首 先 确 定 不 可 控 因 素 ： 障 碍 来 自 哪 里 ？ 场 地 ： 如 果 不 及 时 确 定 可 能 租 不 到 合 适 的 场 地 重 要 来 宾 ： 他 们 的 时 间 、 行 程 是 不 确 定 的 其 他 不 可 控 因 素 预 定 的 检 查 时 间 通 报 : 向 所 有 成 员 报 告 每 日 工 作 的 完 成 情 况 ,分 享 你 的 完 成 快 乐 ,也 分 享别 人 的 完 成 快 乐 使 其 他 成 员 知 道 应 该 沿 着 你 完 成 的 项 目 去 做 什 么 ? 应 付 意 外 情 况 、 赢 得 补 救 机 会 项 目 推 进 表 的 分 解 正 确 制 定 并 运 用 子 目 标所 有 子 目 标 的 完 成 将 自 然 导 致 总 目 标 的 完 成与 所 有 成 员 逐 个 讨 论 总 目 标明 确 每 个 成 员 的 工 作 及 在 总 体 任 务 中 的 位 置为 每 个 成 员 限 定 目 标 要 求 及 资 源使 每 个 成 员 了 解 子 目 标 ,但 同 时 知 道 总 目 标每 个 个 体 都 应 该 拥 有 完 成 子 目 标 所 相 应 的 权 利 运 用 子 目 标 来 限 定 责 任 和 要 求 可 能 出 错 的 就 一 定 会 出 错 ！ 团 队 构 成 和 时 间 表 工 作 说 明 书 活 动 基 本 要 素 （ 时 间 、 地 点 、 参 与 人 、 主 题 、 流 程 等 ） 活 动 物 料 汇 总 部 门 工 作 （ 接 待 ） 流 程 和 要 求 活 动 现 场 具 体 分 工 （ 人 员 位 置 和 要 求 ） 文 案 准 备 新 闻 稿 主 持 人 台 本 领 导 讲 话 稿 重 要 领 导 的 现 场 文 件 夹 内 容 资 料 通 讯 录 工 作 说 明 书 的 主 要 目 的 确 定 活 动 基 本 要 素 /相 互 关 系 及 检 查 点 明 确 活 动 基 本 要 素 利 于 活 动 掌 控 参 与 人 员 的 工 作 指 导 ， 提 升 工 作 效 率 新 增 人 员 的 活 动 手 册 ， 利 于 快 速 到 位 （ 补 位 ） 相 互 关 系 的 确 认 部 门 之 间 的 配 合 和 各 自 负 责 人 ； 哪 些 事 情 可 以 同 时 进 行 ； 完 成 项 目 的 方 式 可 能 不 止 一 种 ， 通 过 相 互 关 系 的 检 查可 以 使 你 找 到 最 好 的 方 法 ； 检 查 点 可 为 我 们 提 供 补 救 的 机 会 定 期 的 回 顾 和 检 讨 ： 在 每 隔 固 定 时 间 由 所 有 成 员 在 一 起 检 查 项 目 进 展 ， 并 对 意 外 情 况 作 出 补 救 。 场 地 选 择 列 出 要 求 需 要 类 型 ： 考 虑 活 动 类 别 、 主 题 、 品 味 要 求 来 宾 人 数 ： 测 算 最 小 面 积 要 求 活 动 内 容 ： 是 否 有 特 殊 物 品 摆 放 ， 是 否 需 特 殊设 施 ？ 是 否 有 顶 高 要 求 ？ 是 否 有 破 坏 可 能 ？ 周 边 环 境 ： 交 通 、 噪 音 、 光 线 、 用 餐 及 住 宿 气 候 条 件 ： 防 雨 、 防 寒 、 防 暑 、 日 落 时 间 费 用 限 制 ： 能 够 用 于 场 地 租 赁 的 最 高 限 额 场 地 选 择 询 问 是 否 有 档 期 ？ 是 否 有 足 够 的 布 展 时 间 ？ 场 地 需 要 清 空 吗 ？ 场 地 清 空 需 要 付 费 吗 ？ 场 地 清 扫 需 要 特 别 安 排 吗 ？ 场 地 可 容 纳 多 少 人 ？ 使 用 该 场 地 是 否 需 要 办 理 特 别 手 续 ？ 是 否 有 噪 音 及 安 全 、 清 洁 方 面 的 要 求 ？ 场 地 能 够 提 供 什 么 设 施 ？ 它 们 是 否 收 费 ？ 现 场 视 觉 效 果 如 何 ？ 是 否 有 遮 挡 视 线 的 装 饰 ？ 场 地 有 多 少 卫 生 间 ？ 条 件 怎 样 ？ 需 要 装 饰 吗 ？ 是 否 有 供 贵 宾 和 工 作 人 员 休 息 的 地 方 ？ 场 地 自 身 工 作 人 员 的 素 质 如 何 ？ 是 否 有 类 似 活 动 的 服 务 经 验 ？ 场 地 是 否 有 存 放 杂 物 或 资 料 的 地 方 ？ 车 辆 安 排 停 车 场 停 车 场 在 哪 里 ？ 从 停 车 场 到 活 动 场 地 步 行 需 要多 长 时 间 ？ 通 过 哪 些 线 路 ？ 停 车 场 的 开 放 和 关 闭 时 间 ？ 停 车 场 需 要 什 么 凭 证 ？ 是 否 可 以 专 辟 停 车 场 ？ 是 否 有 VIP专 用 停 车 场 ？ 是 否 有 “ 停 车 已 满 ” 标 志 牌 ？ 停 车 场 是 否 有 保 安 管 理 ？ 工 作 用 车 停 在 哪 里 ？ 是 否 需 付 费 ？ 车 辆 安 排 活 动 班 车 来 宾 来 自 哪 里 ？ 何 时 启 程 ？ 正 常 何 时 抵达 ？ 以 每 半 小 时 为 单 位 ， 列 出 航 班 抵 达 时 间表 ， 并 据 此 确 定 每 班 班 车 的 间 隔 时 间 、发 车 辆 数 班 车 品 牌 ？ 新 旧 程 度 ？ 司 机 素 质 如 何 ？ 会 否 迷 路 ？ 联 系 方 式 ？ 班 车 途 经 路 线 是 否 有 拥 堵 可 能 ？ 预 留 至 少 一 辆 机 动 车 辆 车 辆 安 排 特 殊 来 宾 接 待 特 殊 来 宾 有 多 少 人 （ 正 确 职 务 ） ？ 他 们 启 程 和 抵达 的 精 确 时 间 表 ？ 是 否 有 陪 同 人 员 ？ 入 住 酒 店 ？入 住 时 间 和 离 开 时 间 ？ 特 殊 来 宾 的 级 别 是 否 有 差 别 ？ 他 们 是 否 要 求 乘 坐不 同 档 次 的 车 辆 ？ 特 殊 来 宾 的 行 程 安 排 （ 活 动 当 天 ） ， 征 求 本 人 或随 从 的 意 见 ； 活 动 前 是 否 观 看 场 地 并 参 加 彩 排 ？ 由 谁 接 待 ？ 期 间 是 否 有 其 他 安 排 ？ （ 会 议 ？ 用餐 ？ ） 特 殊 来 宾 的 活 动 文 件 夹 准 备 ： 简 易 流 程 、 讲 话 稿 、行 程 提 醒 来 宾 接 待 当 来 宾 准 备 赶 赴 机 场 时 ， 接 待 工 作 已 经开 始 ： 来 宾 是 否 拿 到 了 正 确 的 机 票 ？ 来 宾 是 否 方 便 抵 达 机 场 ？ 当 来 宾 抵 达 机 场 时 是 否 安 排 工 作 人 员 办 理 手续 ？ 来 宾 是 否 知 道 下 飞 机 后 应 该 如 何 做 ？ 突 发 情 况 处 理 ： 航 班 延 误 个 别 来 宾 迟 到 来 宾 接 待 当 来 宾 走 下 飞 机 后 ： 确 保 第 一 时 间 知 道 接 站 人 位 置 在 班 车 等 候 时 间 不 能 超 过 30分 钟 在 班 车 行 程 中 为 来 宾 播 放 轻 松 音 乐 突 发 情 况 处 理 ： 班 车 损 坏 部 分 来 宾 延 误 班 车 迷 路 来 宾 接 待 当 来 宾 抵 达 接 待 区 时 ： 确 保 第 一 时 间 看 到 接 待 人 员 和 接 待 指 示 牌 预 估 每 批 来 宾 人 数 ， 保 障 足 够 的 接 待 人 力 如 果 是 入 住 酒 店 ， 最 好 提 前 拿 到 所 有 来 宾 入住 房 间 ， 以 节 省 来 宾 登 记 时 间 ， 并 在 登 记 完成 后 交 酒 店 总 台 在 接 待 区 预 备 休 息 区 如 果 是 直 接 进 入 会 场 ， 应 准 备 存 衣 处 、 行 李寄 存 处 ， 并 有 专 人 管 理 ， 预 备 存 衣 牌 突 发 情 况 处 理 ： 因 交 通 原 因 突 然 导 致 来 宾 人 数 剧 增 来 宾 接 待 来 宾 登 记 时 应 了 解 什 么 ？ 活 动 的 日 程 安 排 活 动 所 需 佩 戴 证 件 及 使 用 要 求 活 动 场 地 平 面 图 及 入 口 、 出 口 、 卫 生 间 位 置 何 时 可 以 离 开 ？ 离 开 机 票 领 取 的 时 间 和 方 式 来 程 时 的 费 用 报 销 时 间 、 地 点 、 方 式 离 开 时 是 否 有 班 车 接 送 ？ 用 餐 时 间 、 地 点 ？ 用 餐 凭 证 ？ 来 宾 接 待 当 来 宾 进 入 酒 店 房 间 休 息 ： 准 备 小 型 欢 迎 卡 确 保 来 宾 能 够 迅 速 联 络 接 待 人 员 是 否 需 要 提 前 清 空 房 间 内 的 收 费 物 品 ？ 房 间 内 是 否 需 要 准 备 鲜 花 及 水 果 ？ 房 间 内 应 准 备 当 地 旅 游 手 册 及 地 图 现 场 布 置 来 宾 行 走 线 路 现 场 勘 察 ： 场 地 有 多 少 入 口 ？ 是 否 可 以 确 保 来 宾 从 指 定 入 口 进入 ？ 来 宾 人 数 有 多 少 ？ 是 否 能 够 及 时 顺 畅 地 通 过 入 口 ？ 入 口 是 否 需 要 铺 设 红 地 毯 ？ 在 抵 达 会 场 途 中 是 否 要 穿 越 其 他 场 地 ？ 是 否 有 明 确方 向 指 示 ？ 来 宾 进 入 会 场 后 是 否 能 够 立 即 找 到 自 己 的 位 置 ？ 不 同 类 别 的 来 宾 是 否 需 要 分 别 设 定 入 口 ？ 是 否 有 来 宾 需 要 特 别 休 息 室 ？ 现 场 布 置 搭 建 施 工 保 证 施 工 期 间 的 用 电 及 保 安 保 证 施 工 用 料 的 摆 放 位 置 检 查 施 工 单 位 用 料 摆 放 是 否 合 理 搭 建 完 成 时 间 应 保 障 至 少 12小 时 的 彩 排 时 间 务 必 进 行 最 大 负 荷 电 量 测 试 施 工 完 毕 后 应 清 理 一 切 施 工 痕 迹 确 保 用 电 线 路 安 全 隐 秘 现 场 布 置 舞 台 布 置 保 障 上 场 及 下 场 通 道 畅 通 后 台 有 方 便 快 捷 且 安 全 的 物 品 存 放 处 来 宾 上 下 舞 台 通 道 地 板 检 查 ， 是 否 有 松 动 可能 舞 台 布 置 的 设 备 不 能 遮 挡 现 场 摄 影 摄 像 视 线 确 保 来 宾 无 法 进 入 后 台 现 场 布 置 来 宾 区 域 贵 宾 席 如 何 布 置 （ 座 位 安 排 图 ） ？ 是 否 需 要名 签 或 椅 背 签 ？ 为 外 籍 人 士 座 位 的 侧 后 方 安 排 翻 译 人 员 座 位 来 宾 的 通 道 是 否 畅 通 ？ 是 否 要 准 备 同 传 ？ 规 格 ？ 现 场 翻 译 ？ 预 留 摄 影 摄 像 位 置 ， 是 否 需 要 架 高 ？ 来 宾 取 用 饮 料 位 置 是 否 方 便 ？ 当 来 宾 退 场 时 是 否 可 能 发 生 拥 挤 ？ 后 勤 安 排 安 排 专 门 工 作 人 员 负 责 用 餐 预 订 及 送 达 指 定 工 作 人 员 用 车 和 司 机 文 件 打 印 资 料 装 袋 、 运 输 和 存 放 物 品 领 取 登 记 视 频 、 图 片 资 料 媒 体 接 待 基 础 文 件 媒 体 接 待 基 础 文 件 邀 请 媒 体 名 单 新 闻 夹 内 容 航 班 时 刻 表 （ 接 、 送 车 辆 安 排 ） 住 房 登 记 表 媒 介 分 工 （ 活 动 现 场 位 置 ） 接 待 物 料 专 访 安 排 （ 名 单 、 Q&A、 陪 同 媒 介 、 速 录 ） 其 他 事 项 活 动 付 款 明 细 表 供 应 商 、 额 度 、 日 期 、 付 款 形 式 、 尾 款 结 算 日 期 现 场 指 挥 文 件 -根 据 确 定 流 程 AV、 音 响 （ 上 场 音 乐 /出 车 音 乐 ） 、 灯 光 配 合 摄 影 摄 像 预 定 位 置 和 要 求 重 要 环 节 时 的 前 后 衔 接 、 人 员 补 位 现 场 提 问 时 的 媒 介 人 员 位 置 主 持 人 台 本 活 动 （ 专 访 ） 结 束 后 汇 集 活 动 摄 影 摄 像 资 料 （ 速 录 文 字 ？ ） 挑 选 图 片 或 整 理 速 录 文 字 ， 客 户 确 认 后 上 传 网 络 统 计 媒 体 对 视 频 资 料 的 数 量