《解决问题七大步骤》PPT课件

解决问题七大步骤 第 一 步 驟 選 擇 解 決 標 的 主 要 任 務 ： - 發 現 目 標 - 定 義 問 題 點 - 決 定 目 標 的 先 後 順 序 實 施 步 驟 - 邀 請 熟 悉 問 題 點 且 有 能 力 解 決 問 題 的 人 員 - 組 織 一 個 腦 力 激 盪 聚 會 - 藉 由 腦 力 激 盪 釐 清 問 題 點 - 藉 由 使 用 柏 拉 圖 分 析 排 序 出 問 題 的 重 要 性 順 序 腦 力 激 盪 腦 力 激 盪 是 一 種 以 不 拘 泥 形 式 且 富 創造 力 的 態 度 來 解 決 問 題 的 方 法 。 換 言 之 ，針 對 已 知 的 案 件 或 問 題 點 儘 可 能 提 出 意見 。 腦 力 激 盪 要 靠 參 與 者 的 知 識 和 想 像力 來 進 行 。 腦 力 激 盪 的 運 作 方 式 如 下 ： 1） 主 席 將 主 題 寫 在 紙 上 並 展 示 給 所 有 的 參 與 者 ; 2） 主 席 要 告 知 參 與 者 進 行 腦 力 激 盪 的 規 則 ： A.每 個 人 要 輪 流 發 言 B.輪 到 自 己 發 言 時 ,只 能 提 出 一 個 想 法 或 意 見 C.等 待 輪 到 自 己 發 言 的 時 機 D.如 果 論 到 自 己 發 言 ,但 是 並 沒 有 意 見 要 提 出 時 ， 可 以 先 跳 過 E.不 要 去 解 釋 自 己 的 意 見 F.不 要 批 評 他 人 提 出 的 意 見 G.儘 可 能 提 出 意 見 越 多 越 好 H.即 使 是 很 瘋 狂 的 意 見 也 可 以 提 出 來 3） 觀 念 化 : A.把 意 見 寫 在 紙 上 並 立 即 展 示 出 來 B.如 果 提 不 出 意 見 就 立 即 停 止 4） 釐 清 意 見 每 個 人 對 於 意 見 有 任 何 不 清 楚 的 地 方 都 有 權 利 詢 問 5） 討 論 並 改 善 意 見 : A.試 著 去 改 善 意 見 B.刪 掉 相 同 的 意 見 C.選 出 最 好 的 意 見 定 義 問 題 與 目 標 : 問 題 定 義 是 將 問 題 點 用 文 字 描 述 之 ，顯 示 出 計 劃 與 實 際 的 差 距 。 為 了 讓 我 們可 以 可 容 易 的 解 決 問 題 ， 用 這 個 方 式 讓每 個 人 了 解 問 題 是 必 要 。 問 題 定 義 1) 定 義 ： 問 題 是 什 麼 ？ 相 關 人 員 有 誰 ？ 在 哪 裏 發 生 ？ 及 何 時 會 發 生 ？ 2) 定 義 問 題 ， 但 不 是 解 釋 發 生 的 原 因 或 提 出 可 能解 決 的 方 案 3) 數 量 的 形 成 ： 多 久 發 生 ？ 發 生 多 寡 ？ 何 時 發 生 ？ 4) 支 持 精 確 的 措 辭 5) 不 是 一 個 問 句 6) 說 明 為 什 麼 這 個 問 題 點 是 重 要 的 第 二 步骤 清 除 問 題 主 要 任 務 ： -收 集 資 料 -描 述 現 在 的 情 況 選 定 問 題 點 並 已 定 義 時 ， 我 們 可 以 開始 收 集 問 題 的 資 料 及 資 訊 。 對 於 問 題 點應 該 針 對 明 顯 的 事 實 儘 可 能 準 確 的 描 述 實 施 步 驟 ： 1).首 先 ， 我 們 必 須 定 義 問 題 有 多 大 （ 工 作 紀 錄 本 、 月報 、 良 率 報 表 、 改 善 小 組 會 議 紀 錄 ） 。 我 們 可 以 使 用不 同 的 圖 表 來 分 析 資 料 及 資 訊 。 2).了 解 問 題 點 的 環 境 （ 製 程 、 原 物 料 、 設 備 ） 3).確 認 誰 是 問 題 的 相 關 人 員 （ 例 如 ： 供 應 商 、 內 部 顧客 、 現 場 工 作 人 員 ） 並 取 得 相 關 文 件 （ 設 計 圖 、 工 作指 導 書 等 等 ） 。 4).畫 出 流 程 圖 第 三 步 驟 說 明 問 題 產 生 的 原 因 主 要 任 務 - 問 題 原 因 觀 念 化 - 分 析 原 因 - 選 擇 可 被 除 去 的 原 因 如 果 只 是 針 對 已 產 生 的 結 果 去 改 正 ， 例 如 ： 加 強 檢 驗 ， 那麼 問 題 將 不 會 獲 得 解 決 。 我 們 必 須 找 出 產 生 問 題 的 原 因 。 這 是一 個 觀 念 並 且 需 要 相 互 合 作 。 在 這 個 步 驟 ， 腦 力 激 盪 的 目 的 在找 出 產 生 問 題 的 原 因 ； 但 不 是 去 解 決 問 題 ， 不 是 找 出 是 誰 要 為此 負 責 ， 也 不 是 讓 自 己 的 想 法 獲 得 他 人 的 認 同 。 在 腦 力 激 盪 過程 中 ， 找 出 問 題 原 因 必 須 記 錄 在 Ishikawa diagram圖 以 利 分析 關 聯 圖Ishikawa diagram是 種 說 明 “ 因 “ 和 “ 果 “ 之 間關 係 的 方 法 。 運 作 方 式 如 下 ： 1） 將 明 顯 的 問 題 點 寫 在 紙 上 並 展 示 給 小 組 中 的 每 個 人 知 道 。 2） 用 像 腦 力 激 盪 等 方 式 去 定 義 並 記 錄 可 能 的 原 因 3） 使 用 4M方 法 彙 整 所 有 的 原 因 4M = 人 （ Men） 方 法 （ Methods） 材 料 （ Materials） 設 備 （ Machines） 4） 用 魚 骨 圖 展 示 出 原 因 5） 試 著 找 出 可 能 影 響 不 同 原 因 族 群 的 其 他 潛 在 的 原 因 6） 選 擇 可 能 的 原 因 並 調 查 其 實 際 產 生 的 影 響 第 四 步 驟 進 行 問 題 解 決 主 要 任 務 - 確 保 原 因 的 正 確 性 - 產 生 解 決 方 案 先 前 步 驟 的 結 果 是 ， 取 得 導 致 問 題 產 生 的 可 能 原 因 。在 進 行 問 題 解 決 之 前 ， 最 好 確 認 已 剃 除 的 可 能 原 因 真的 無 關 問 題 的 解 決 。 - 解 決 問 題 需 要 有 很 多 的 創 造 力 。 藉由 研 討 會 你 將 達 成 最 佳 的 目 標 。 Double team working是 有 系 統 的 方 法 去 創 造 新的 解 決 問 題 方 法 。 - Double team: Double team workshop是 為 了 選 擇解 決 方 式 而 確 保 小 組 中 的 每 個 人 可 以 參與 觀 念 構 成 及 認 可 的 手 段 。 小 組 應 由 2-5個 人 所 組 成 。 運 作 方 式 如 下 ： 1.)問 題 描 述 小 組 負 責 人 2分 鐘 問 題 描 述 2.)觀 念 化 （ 每 個 人 3-5個 意 見 ） 所 有 小 組 10分 鐘 3.)討 論 / 排 序 所 有 小 組 10分 鐘 double teams - 選 三 個 比 較 重 要 的 - 掛 在 牆 上 4.)各 組 介 紹 小 組 成 員 2分 鐘 -不 討 論 5.)彙 集 解 決 方 案 所 有 小 組 5分 鐘 6.)投 票 所 有 小 組 5分 鐘 -選 出 最 好 的 一 個 -一 組 五 票 -一 個 解 決 方 案 最 多 投 二 票 -自 己 提 出 的 方 案 最 多 投 一 票 7.)計 算 票 數 並 討 論 所 有 小 組 5分 鐘 8.)選 出 解 決 方 案 所 有 小 組 2分 鐘 第 五 步 驟 選 出 並 測 試 解 決 方 案 主 要 任 務 - 測 試 解 決 方 案 - 選 出 解 決 方 案 你 可 以 很 容 易 的 找 到 很 多 解 決 方 案 。 你 仍 然 必 須 找出 有 效 且 可 行 的 解 決 方 案 。 考 量 的 變 數 有 1.)需 要 的 時間 ， 2.)成 本 和 3.)使 用 的 資 源 。 利 用 矩 陣 圖 快 速 彙 整 方 案 之 有 效性及 可 行 性 。 運 作 方 式 如 下 ： 1） 說 明 每 個 有 效 解 決 方 案 、 成 本 、 時 程 表 、 使 用 資 源 2） 以 上 述 的 標 準 評 估 選 擇 性 3） 選 出 最 佳 的 解 決 方 案 第 六 步 驟 執 行 主 要 任 務 ： - 告 知 改 變 - 同 意 可 能 的 嘗 試 或 實 驗 性 的 運 作 - 寫 出 一 套 行 動 計 劃 =執 行 當 找 出 大 部 分 有 效 且 可 行 的 解 決 方 案時 ， 我 們 需 要 一 套 行 動 計 劃 去 實 行 行 動 計 劃 行 動 計 劃 由 所 有 流 程 、 責 任 人 員 及解 決 時 程 表 所 組 成 第 七 步 驟 效 果 確 認 主 要 任 務 - 執 行 的 指 導 與 監 控 - 結 果 的 後 續 動 作 及 通 知 - 評 估 結 果 並 挫 展 到 其 他 改 善 專 案 上 - 問 題 解 決 的 追 蹤 及 文 件 化 - 回 饋 说明 執 行 解 決 方 案 之 後 ， 效 果 確 認 是 非 常 重 要的 ， 你 必 須 選 出 那 些 結 果 須 要 被 追 蹤 確 認 以 及如 何 追 蹤 確 認 。 你 可 以 用 統 計 技 術 去 幫 助 你 完成 。 改 善 小 組 應 有 系 統 的 收 集 資 料 以 進 行 問 題解 決 的 追 蹤 確 認 。 效 果 的 確 認 及 評 估 應 該 在 小組 會 議 中 被 提 出 ， 且 小 組 應 該 思 考 這 些 行 動 是否 可 以 被 運 用 在 其 他 的 製 程 中 ， 或 者 開 發 製 程 。