提高工作效率-整理好电脑里的资料

今天围绕三个部分交流如何去做怎样改进为什么做 为什么要管好电脑文件？工欲善其事 必先利其器 平 凡 不 美这些悲催的情况有木有？ 平 凡 不 美电脑文件最容易乱的地方在哪里？我的文档MyDocument有木有？系统中用户的文件夹X:Documen-tsandSettings* 个人下载目录X:Downloads有木有？桌面Desktop有木有？ 平 凡 不 美文件管理的真谛 平 凡 不 美电子文件三要素文件存放路径 电子文件分类文件怎样存放才好 怎样快速找到文件文件保存属性电子文件文件文件文件文件文件文件 文件文件文件 平 凡 不 美要素之一：文件存放路径 硬 盘 一棵树 分 区 大的枝桠 文件夹 分枝， 内嵌文件夹 小枝桠 文 件 树叶， 同样把它当城市街道路小区单元房间 某一个文件所在的地方：分区文件夹子文件夹文件名， 路径就是包含了这一些元素，找文件和安装软件都离不开这个路径， 这个文件所在地地址就是由分区，文件夹，子文件夹，文件名组成。 平 凡 不 美要素之二：文件保存属性存档 只读 隐藏能看的！能改的！ 只能看！不能改！防修改！ 一般你看不到设置了才能看可防错误删除 文件类型 格式 格式特征纯文本文件 TXT格式 格式简单透明、不含结构信息和加密、不绑定软硬件、能用基本文本编辑工具阅读、数据占用字节数少。XML格式 遵循XML技术规范，格式开放、不绑定软硬件、格式自描述、不包含加密、易于转换。版式文件 PDF格式 遵循ISO/DIS 19005文件管理 电子文件长期保存格式 第1部分 PDF1.4的使用(PDF/A-1)，支持数字签名、格式开放、不绑定软硬件、格式自包含、格式自描述、固定显示、不包含加密、可向其他文本格式转换。CEB格式 支持数字签名、格式自描述、固定显示、可向其他文本格式转换。 SEP格式 支持数字签名、格式自描述、固定显示、可向其他文本格式转换。 要素之三：文件分类：常见电子文件格式1 文件类型 格式 格式特征格式化文本文件 RTF格式 格式开放、不绑定软硬件、不包含加密、易于转换。WPS格式 支持数字签名、可向其他文本格式转换。图像文件 TIFF格式 支持无损压缩、不绑定软硬件、易于转换、聚合能力强。JPEG格式 遵循相关标准规范，格式透明、不绑定软硬件、易于转换。GIF格式 支持无损压缩、格式透明、不绑定软硬件、易于转换。PNG格式 支持无损压缩、格式透明、易于转换。要素之三：文件分类：常见电子文件格式2 文件类型 格式 格式特征音频文件 WAV格式 支持数字水印技术、支持无损或其他公开的压缩算法、易于转换MP3格式 遵循GB/T 17191-1997信息技术 具有1.5Mbit/s数据传输率的数字存储媒体运动图像及其伴音的编码，压缩算法公开、格式紧凑、数据占用字节数少、易于转换。WMA格式 内置版权保护技术、格式紧凑、数据占用字节数少、易于转换。视频文件 AVI格式 支持数字水印技术、支持无损或其他公开的压缩算法、易于转换。MOV格式 格式紧凑、易于转换。 MPEG格式 遵循GB/T 17191-1997信息技术 具有1.5Mbit/s数据传输率的数字存储媒体运动图像及其伴音的编码，压缩算法公开、不绑定 软硬件、易于转换。 要素之三：文件分类：常见电子文件格式3 如何去做怎样改进为什么做 平 凡 不 美电脑文件的“5S”管理整理1S 整顿2S 清扫3S 清洁4S 素养5S整理(Seiri)、整顿(Seiton)、清扫(Seiso)、清洁(Seiketsu)、素养(Shitsuke) 平 凡 不 美整理 Seiri1S 盘符固定化整理三要点结构科学化 存放目视化目标：把需要的文件以定位、定量以便用最快的速度取得所需。 平 凡 不 美整理 Seiri盘符固定化1SC:D:E:F:四个盘符标准规划为： 操作系统盘 应用软件盘 工作文件盘 私人文件盘本地磁盘(C:) 本地磁盘(D:) 本地磁盘(F:)本地磁盘(E:)计算机 盘符固定化整理三要点 存放目视化结构科学化 平 凡 不 美整理 Seiri结构科学化1S适合的文件夹(科学地分类) 适中的层级数(结构的深度) 盘符固定化整理三要点 存放目视化结构科学化工具软件 精选PPT参考文件项目文件常用软件 骨架 层级 数量控制文件夹与文件的数目50-100个 项 目 管 理 01-MyFiles-RS02-MyFiles-YW 提 交 文 件03-MyFiles-LA10-MyFiles-BB 调 研 文 件工 作 安 排终 端 支 持 会 议 管 理 人 事 管 理 财 务 管 理商 品 管 理 培 训 管 理 平 凡 不 美整理 Seiri存放目视化1S 盘符固定化整理三要点 存放目视化结构科学化文件的命名与排序是有关联的。常用的命名方法是： 文件夹名 2位数字 +“-”+ 文件夹名” 如：“01- 常用软件”、“02 -系统软件”。 文件名 2位数字 +“-”+ 文件名 如：“01- 演讲比赛”、“02 培训课件”。 这样文件夹会按数字的大小进行升序或降序的排列。这就看个人爱好了。一般命名的方法，还会用上日期，这样用的时候就可以以日期排序。像存储照片的文件夹就可以这样命名：“20070801 演讲比赛”、“20070910 嵩山秋景”规范化地命名文件夹和文件 平 凡 不 美对把有用与无用的文件分开，再对无用的文件进行处理整顿 Seiton2S 进行整顿！果断删除! 平 凡 不 美定期清除和归档清扫 Seiso3S2、定期清扫垃圾1、定期归档文件 安装目录programfilestencentQQad 这里面是QQ广告 安装目录programfilestencentQQflashshow 这是你的QQ好友的QQ秀文件夹，可以放心删除 装目录programfilestencentQQflashshow 2这是你的QQ好友的QQ秀文件夹，可以放心删除 安装目录programfilestencentQQQQMusicMhirlCache这里面的空间音乐的临时文件夹 这里面的文件会占很大的空间，所以尽快删除掉吧！ 桌面上下载的各种文件要处理并定期归档将电脑保持在无垃圾文件、桌面整洁的状态 平 凡 不 美经过三个环节之后，怎样保持电脑文件井然有序？结构 建立完善的文件结构 命名 规范化地命名文件夹 归档 周期性地将文件归档1 2 3清洁 Seiketsu4S 软件清洁 Seiketsu4S2、安装软件1、下载软件 安装软件要安装在合适的位置，并且记住 这个位置。 卸载软件后要到软件安装的地方将目录彻 底删除。 下载时，把软件存放在规划好的位置中； 资料2、归档资料1、下载资料 对资料要及时看阅，有用的要整理到分类 文件夹中（注意区分已完成和未完成的） 没有用的果断删除。 培养每天清洁的良好习惯？ 下载的各种资料放在临时文件夹； 总结思想清理环境整理电脑管理工作 电脑的空间因整理变大！思想的空间因总结变扩！生活的空间因清理变宽！素养 Shitsuke5S 理 平 凡 不 美素养清洁整理 整顿 清扫小结：电脑文件管理的”5S”文件架构建 区别文件分 定期归档归 每日整理整 效果不错推 如何去做怎样改进为什么做 平 凡 不 美Skill 1：发挥我的文档作用1S 我的文档能方便地在桌面上、开始菜单、资源管理器、保存/打开窗口中找到，有利于我们方便而快捷地打开、保存文件。 利用“我的文档”中已有的目录，也可以创建自己的目录，将经常需要访问的文件存储在这里。我 的 文 档 平 凡 不 美Skill 2：发挥快捷方式的便利2S 如果我们经常要快速访问文件或文件夹，那可以右击选择“创建快捷方式”，再将生成的快捷方式放置到你经常停留的地方。当然，当文件和文件夹不再需要经常访问时，你需要及时将快捷方式删除，以免快捷方式塞堵了太多空间或牵扯了你的注意力。 平 凡 不 美Skill 3：注意区分要处理的和已完成的3S 当你看到一些PPT达人的分享时，可 以下载到一个临时的“temp”文件 夹中。 待有空时，仔细阅看“temp”中的 PPT，对于值得收藏的作品，可以 按人名或分类地存放在文件夹中 及时地处理过期的文件，存放该保留 的，删除不需要的，是一个好习惯。 避免 失误 良好状态科学的电脑文件管理带来什么 平 凡 不 美好文件管理让我们工作更轻松和高效！看，这就是我要找的文件！ 访问快捷清晰导航科学的电脑文件管理 贵在坚持：人总是相信自己的记忆人总是很难坚持好习惯最大的问题是： 平 凡 不 美光说不练假 永远是又会说又会练的把式 实践者把式真分享与实践