电子邮件书写规范.ppt

电子邮件书写规范 完整的邮件包括四部分内容 收件人 主题 正文 签名 确认收件人信息 收件人 确认收件人地址是否正确，以免错发邮件 CC（抄送）人数减少至最低，避免造成不必要的垃圾邮件 CC功能：让相关人员参考，如团队中的其他人员 让相关人员知晓，如您的直接主管 邮件主题明确且具描述性 主题应该简单、明确的概括邮件的内容 可以遵循 What、 When、 Where原则，用一个词、 短语、句子（一般不超过 35字）来描述邮件的内容， 使收件人只要看到主题就知道邮件的内容。面对客 户的商务邮件主题最好能包含公司的名字（ Who）。 正文简洁、美观、易懂 正文格式 一、称谓 +礼貌用语 如： 经理（名字 +职位），您好！ 先生（女士），您好！ （名字），你好！ 正文简洁、美观、易懂 二、内容 字号：可以事先设置文字大小，一般选择 10-12号字 字体：一般选择宋体，黑色 三、结尾客套语 如： Sincerely！ Best regards！ 顺祝商祺！ 正文简洁、美观、易懂 正文 小贴士 原则：要事第一、结论在前、分析在后 内容 简洁易懂 ，要让收件人在最短时间内了解您的表达意图； 根据收件人与自己的等级关系，熟悉程度等，选择恰当的语气 陈述，多使用 请、谢谢 等词语； 如果事情复杂、最好使用 1、 2、 3列几个段落分别说明； 合理利用 图片、表格 等形式来辅助陈述； 对于重要信息可以通过 大写、改变颜色、加粗 等合理提示。 正文简洁、美观、易懂 商务类邮件范文 正文简洁、美观、易懂 普通工作邮件范文 签名，可以让收件人了解你的信息 签名信息内容 签名档文字应该选择与正文文字匹配，简体中文或者英文，字 体应比正文字体小一些； 签名主要包括 名字、部门（职务）、公司、地址、电话、传真、 E-mail等，书写时应将内容归类； 对于电话号码、手机号码等较长的数字间应加停顿“ -”。 签名，可以让收件人了解你的信息 商务签名 普通签名 Thank you！