现采商品管理办法

自营产品引进管理办法为规范自营产品引进行为，降低公司资金风险，特制定本办法。一、适用范围本办法适用于电商公司全体员工。二、释义自营产品是指采购人员在异地或本地以现金方式采购的集团产品中缺失的商 品，交易方式分为“款到发货、货到付款、铺底后现款、现金付款”四种。三、自营产品选择原则1、源头采货或供价、毛利有较大优势的商品（含一单式切货商品）；2、高销量、高周转的商品；3、供应商供货不及时，或供货条件达不到我方要求时，不经过供应商直接现 采同一商品或寻找的同类替代商品；4、市场上流行热卖且本地无代理商的商品；5、结合公司战略发展方向，联营转自营过渡性现采商品。四、自营产品引进、汰换流程及要求1、市调选品现采商品引进前采购须做好市调及比价工作，原则上现采商品毛利率剔除资金 利息、配送费、商品损耗应高于同类别市内供应商综合毛利率标准。（特殊情况与 竞争对手竞争或供应商洽谈不能达到要求采取商务策略的倒货除外）2、供应商评估采购人员须全面了解供应商资质、实力、信誉，与供应商进行面对面地接触， 核实确认供应商经营资质，必要时还须对供应商的实力进行实地考察。3、合同签订除紧急一单式切货商品外，其它现采商品原则上必须与供货商签订合同，对现 采商品质量、价格等做出明确约定。确实无法签订合同的，采购人员须提交书面 情况说明经分管领导审批，并收取供应商相关证照，供应商联系人、联系电话留 档备查。4、供应商及商品资料建档新增的现采供应商编码和名称必须规范填写，具体填写要求为：供应商编码 为“课编+流水号”，供应商名称为“供应商名称+（XC）”（注：供应商名称是指营 业执照上的供应商名称，XC指现采）；现采商品不属一个供应商的，不能入在同一现采供应商编码内，须分别上供 应商档案和商品编码。5、打款进货采购进货时应预估进货量及周转，引进后密切关注销售，保证合理库存，做 到勤进快销；现采商品为未销售过的商品的，采取小批量试销策略，原则上单品首次进货 不超过5万元；当出现先款后货情况时，尤其是首次合作之供应商，采购应对供应商信誉进 行全面准确评估判断，必要时安排人员现场跟进送货情况，以控制货款风险；支付货款按财产物品购建款项、货款及费用支付审批规定执行，资金管 理部办理汇款时，对同一日递交的付款单，应优先现采商品办理。6、收货物流公司仓储管理部、日日鲜公司生鲜配送部及门店按收货标准及要求收货、 入库，符合要求的须无条件收货。7、销售（1）现采商品陈列优于其它同类商品，须陈列在所属区域的黄金位置；（2）经营运事业部（门店）确认的包销商品，采购须与营运事业部（门店） 签订包销协议（见附件1），明确价格、数量、包销期限，门店负责在包销期限内 自行将库存消化完毕；（3）现采商品尾货（剩余库存占进货的10%）门店负责处理，采购不予退货; 滞销的现采商品，采购负责采取降价、调拨、买赠等方式消化库存，门店配合， 采购采取的措施和力度不够，造成过期或滞销的，门店有权要求退货。8、续订及库存管控采购对现采商品的大仓库存负责，营运事业部（门店）对现采商品门店库存负责，出现缺断货分别承担责任。9、滞销、问题商品提报及处理（1）滞销、问题商品提报要求商品类型提报部门提报时间提报情形采购库存清零时间生鲜类商品日日鲜公司配送部每月25日前临近门店收货标准1个月提报之日起2个月内门店退货日达到临期商品标准日期停止销售标准日期前有保质期商品物流公司仓管部每月25日前临近门店收货标准1个月 或周转天数超过60天提报之日起2个月内门店退货日达到临期商品标准日期停止销售标准日期前无保质期商品物流公司仓管部每月25日前周转天数超过60天提报之日起2个月内门店退货日进货1个月不动销或3个月 未销完质量问题日日鲜公司配送部发现时立即 提报按质量管理办法规定的质 量问题情形按情节轻重和紧急程 度予以解决，最长不 超过7天门店物流公司仓管部季节性商品采购须对季节性商品库存自查，过季前进行促销，强季节性商品季后30日内库存清零（2）物流公司仓储管理部、日日鲜公司生鲜配送部每月25日前填报滞销、问题商品报警表（附件2） 一式三份，一份填报部门留存、一份交对应采购部门、 一份交营采行政部。营运事业部（门店）滞销、问题商品的提报记录以导出的每 月退货申请单数据为准。（3）采购须对门店、日日鲜公司生鲜配送部、物流公司仓储管理部提报的滞 销商品按解决时效采取措施处理。其中： 有保质期的商品，不得将商品滞留门店和物流仓库出现过期，若因采购未及 时解决造成商品过期的，由采购承担全部责任；若因门店、日日鲜公司生鲜配送 部、物流公司仓储管理部未及时提报或未按采购要求处理造成商品过期的，由对 应责任部门承担责任； 无保质期的商品，采购未及时解决，按滞销商品逾期处理金额的1.5%按月 收取利息，反之由未及时提报或未按采购要求处理的对应部门承担责任。10、门店退货返厂经采购确认，需退货的现采商品，不允许门店将商品直接退给供应商，由采购 通知门店在规定的时间内统一退至物流公司仓储管理部，仓储管理部不得进行返 厂，需进行处理及报损。11、商品处理及报损（1）采购事业部、日日鲜公司现采商品处理和报损流程商品需报损时，由采购人员填写商品处理申报表（附件3），按以下权限逐 级审批：类型审批权限采购部门负责人营采管理中心 经理分管经理总经理单品报损金额2000元以下（含）确认审批2000 元-5000 元（含）确认审核审批5000元以上确认审核审核审批批次报损金额1万元以下（含）确认审批1万元-5万元（含）确认审核审批5万元以上确认审核审核审批（2）采购人员根据审批后的商品处理申报表进行商品处理或报损。其中： 削价处理商品采购事业部须指定专人遵循两人以上经办的原则，钱账分离，处理 商品的残值收入应在收款之日起1个工作日内存入资金管理部指定账户，并将回 单交资金管理部；报损商品销毁依照集团公司商品质量管理办法执行。（3）商品处理或报损完毕后采购人员在3个工作日内填写商品报损申请单 （附件4）交物流公司仓储管理部。（4）生鲜类正常经营活动中产生的损耗依照自营生鲜商品报损管理规范 执行。（5）零售门店正常经营活动中产生的损耗依照零售门店商品报损处理流程执行。12、终止供应商及商品档案供应商终止合作，商品尾货和账务处理完后，采购依照供应商清场流程办 理相关手续，将商品和供应商档案停止。五、现采商品账务管理1、现采商品认定以供应商名称后加“XC”为标识，若供应商名称后未加“XC” 但属现采商品的，一经核实，由营采行政部按200元/供应商处罚采购人员，由此 造成的损失由采购人员全额承担。2、现采商品原则上不允许退货返厂，特殊情况确需返厂的，由采购人员填写 现金自采商品返厂申请单（附件5），明确返厂后货款或换货收回的时间，经采购经理、会计核算部审核后方可返厂。现金自采商品返厂申请单一式三份，一 份采购人员留存，一份会计核算部留存，一份物流公司仓储管理部或日日鲜公司 配送部留存。因采购人员工作失误造成空返空入的，营采行政部按50元/次对直 接责任人进行处罚，会计核算人员见营采行政部处罚人签字确认的处罚单后方可 审核现金自采商品返厂申请单。3、会计核算部对采购事业部、日日鲜公司现采供应商的应收账款情况须每季 度通报一次，具体通报时间为每季度第一个月的15日前分别对上一季度的应收账 款予以通报。4、采购人员日常工作中对现采商品账务有疑问需对账的，于每月5日前将现 采供应商编码及名称提报至会计核算部，申请对账，会计核算人员须在7个工作 日内完成账务核对工作并反馈至采购。5、采购人员对会计核算人员提供的应收账款通报和账余数据，须在7个工作 日内确认，确认有应收账款的或有应收账款采购人员逾期未提出反馈意见的，会 计核算部以有应收帐款的采购人员为户头做借支挂账处理，并要求采购限期解决， 最长不超过3个月。逾期未解决的由会计核算人员填写扣款通知单交人力资 源部，作为从责任人工资中扣款的依据。六、现采商品评估每月5日前营采支持部对上月现采商品引进合格率进行分析，并将分析结果提 交采购事业部及其分管经理。现采商品毛利率剔除资金利息、配送费、商品损耗 等高于同类别市内供应商综合毛利率标准，且进货量的80%已售出视为现采商品合 格。年度现采商品合格率低于50% （含）的，作为采购人员胜任力考核的依据之一。七、监督与考核1、因顾客投诉或质量部门检查出现商品质量问题的，采购负责向供应商追偿 由此产生的损失，追偿不回的由采购全额承担；2、因采购未认真市调、比价、谈判造成在同等合作条件下进价高于竞争对手 的，由采购人员负责向供应商追回价差，追偿不回的价差金额由采购全额承担；3、采购人员处理商品收入未及时上缴集团公司的，由资金管理部依照集团 公司现金及有价证券安全管理规定对相关责任人进行处理；4、会计核算部提供的应收款数据错误或未及时提供应收款数据的，采购事业 部、日日鲜公司按100元/次、50元/次对会计核算人员、会计核算部负责人进行 处罚；会计核算部提供数据不及时或提供数据错误给集团公司造成经济损失的， 由营采行政部依照集团公司责任追究制度对相关责任人进行处理。5、采购人员未及时对会计核算部提供的应收账款数据进行反馈或反馈信息有 误的，会计核算部按100元/次、50元/次分别对直接责任人、直接责任人的上级 主管进行处罚；采购人员提供的现采供应商编码不准确或因应收账款处理不当给 集团公司造成经济损失的，由营采行政部依照集团公司责任追究制度对相关 责任人进行处理。6、若有违反本办法的其它行为，由营采行政部视情节按50-100元/次处罚相 关责任人。因违反本办法给集团公司造成经济损失的，由营采行政部依照集团 公司责任追究制度对相关责任人进行处理。各部门在日常工作中相互监督，对于未按本办法执行的责任人，由有监督处罚 权的部门开具处罚单一式两联，经被处罚人签字确认后，一联交被处罚人，一联 由主张处罚的部门留存。以上所涉及的处罚，由主张处罚的部门在每月25日前填 报处罚申报明细表至人力资源部，作为从被处罚人工资中扣款的依据。八、解释与生效1、本办法由营采行政部负责解释与监督。2、本办法自2016年3月1日起执行。由营采行政部根据实施情况予以修订 完善。2015年5月20日发布的现采商品管理办法同时废止。营采行政部2016年2月29日