利用OA协同办公平台实现财务报销流程化

利用协同办公平台，实现财务报销流程化（大连分公司项管中心 孙宏伟张燕）一、前言随着集团公司炼化板块重组上市以及公司向管理型企业发 展的要求，我们公司旧有的各项办公制度也面临着新的挑战。 本文以财务的差旅费报销和采购费用报销为例，详细说明了大 连分公司信息化管理过程中，依托的OA协同办公平台，用电 子化流程取消原有的纸质版报销过程，优化了审批奔波环节， 提高了报销效率，节约了办公成本。二、问题的提出：大连分公司自2009年成立项目管理中心，同年，公司的 OA协同办公平台正式启用，公司的信息化管理开始逐步提升。 大连分公司项目管理中心领导要求分公司做强本公司的信息化 管理，优化各部门系统办公流程，在这样的背景下，项管中心 考虑将涉及每个人的财务报销流程实现电子化，简约化，使每 个人都能熟悉了解OA平台，加强分公司的信息化管理。大连分公司财务部原有的报销方式是原始的纸质版办公， 以差旅费报销为例，采用的是公司印发的报销单，虽然要求出 差前到财务部填写费用计划，但由于出差时间紧张，或计划人 员不在，以及缺乏有效的监督等其他原因，未能认真的执行先 计划成本，后发生实际成本的控制。同样，采购费用报销流程 也是这样，由于施工企业的特殊性，主管领导常常需要出差，而出差后就无法手写签字，制约了财务报销的进度，影响了每 月发生实际成本的核算。三、利用电子信息化手段优化财务报销流程虽然原来的报销方式存在种种弊端，但是在手工纸质版的 办公模式下，却没有有效的方法解决，然而随着信息时代的进 步，特别是OA协同办公平台的应用，采用信息化流程却可以 有效的将报销方式流程化规范化，实现网上流程，加快报销效 率。由此，在大连分公司劳资部、财务部等多部门的配合下， 开发了BDL-大连分公司出差、调遣报销流程和BDL-大连 分公司采购（费用）报销流程。流程图及表单如下：1. BDL-大连分公司出差、调遣报销流程图及表单：溢程5徂向1-*-2 ? *-3 ? 4 字*-5 ? *-T ?-、结巾2人方会朋.部fl3法III核7T人fl4官叙Lfl5妲M +杉人S fl, f结束B中X海打*57H黑例下官令顿打fl百舌沛程设计囹 击吉志单度振中TT化第十建设有眼尝司太连样苦旬出差、训造费出很销单Ii I顷 : f 34计剔1W配CPEAran rgi|3?JB比程I I用B 3土型，：调g ：切点出苦:国置:i系 由nispts?*t+mm 胸.*住*E龊职2-p7-r我际版用慵1村理1S此金麟色宇K14点内骤伯明同计炯”1#讷用主EH盲计A.Rrf?:H朝*1原CO5 玮2. BDL-大连分公司采购（费用）报销流程图及表单:中石化第十建设有限公E大连分公司 采购（费用）报销单计划情 枫实际报桔情计.司规格型W甲金额it：.：-1-WilI二If讦!五,AW啊4主管通251：.导I巫I孳脊F#/章.!.国可咛 二坨 旧= =冬司四、实行的效果：大连分公司从2011年开始在大连基地试实施差旅费流程和采购报销单流程，通过与报销实际结合，先后修订了三次， 最终于形成定稿，并且编制于大连分公司的财务管理制度中， 用于规范财务报销管理。通过一年多的运行，实现了时报时销， 高效便捷、成本节约等功能，方便了财务部门成本的有效管理。五、总结:建议在公司的其他二级单位推广BDL大连分公司出差、 调遣报销流程和BDL大连分公司采购（费用）报销流程， 这样既避免了广大职工报销费用时找领导签字的奔波之苦，又 能解决因报销不及时，财务月结数据不准确的问题。保证了费 用支出先计划，后支出的成本控制要求。同时，也适应了公司 管理制度化、制度流程化、流程表单化、表单信息化的方针， 使报销管理达到全公司范围内的规范化。