文秘时间管理与日程安排.ppt

第二节 时间管理与日程安排 本节要点 三、 本节小结 二、 日程安排 一、 时间管理 四、 技能训练 时间管理的好坏直接决 定着秘书的工作效率和工 作前景，秘书应学习先进 的时间管理理论，从而为 自己的个人发展奠定好良 好的基础。 周一上班，秘书小周需要完成以下工作。她迅速地开始逐一工作， 搞的手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。 1、给某客户打电话，与对方联系你的上司下周四将与他约会的 事宜； 2、为下午部门经理会议所要讨论的报告复印每人一份（ 8人，每 份 10页）及会议日程表； 3、向人力资源部门写报告，申请今年的休假日； 4、复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方； 5、拆封、分类和传递今天收到的邮件； 6、布置下午要使用的会议室，准备茶水和咖啡； 7、为上司预订周末去天津的火车票（北京出发）； 8、将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备存，原件放置 文件传阅夹中个部门同事传阅； 9、在做这些事情的同时，她还接待了 3位访客、接应电话等事宜。 案例分析 一、 时间管理 （一）时间管理的陷阱 （二）跨越时间陷阱 （三） ABC时间管理法 （一）时间管理的陷阱 1、猪八戒踩西瓜皮 滑到哪里是哪里 2、不好意思拒绝别人 3、“反正时间还早” 拖延 4、文件满桌病 5、喋喋不休的“电话粥” 6、源源不断的信息 1.猪八戒踩西瓜皮 滑到哪里是 哪里 没时间做计划 工作是程序化 ， 规律化 ， 根本没必要做计划 计划常常被打断 不喜欢被计划束缚 “船到桥头自然直” 建立明确的目标并排列好先后顺序，制定出十 年以上的长期目标、五年时十年的中期目标 和一至五年需实现的短期目标。特别是每天 抽出一定时间列出一天计划。 2. 不好意思拒绝别人 接受请托比拒绝更容易 拒绝请托会触怒请托者从而导致请托者报 复 我想做一个广受爱戴的人 我不懂得如何拒绝 3 “ 反正时间还早 ” 拖延 帕金森定律 工作会自动地膨胀占满所有可用的时间 。 时间管理陷阱隐含着你可以为一项工作安排 过多的时间 ， 如果你给自己安排了充裕的时 间从事一项活动 ， 你会放慢你的节奏以使用 掉所有分配的时间 。 4文件满桌病 安全感 犹豫的个性 半途而废的工作习惯 个人的喜好 5喋喋不休的“电话粥” 不分优先顺序打电话 没有充分准备就打重要电话 电话的谈话离题 与喜欢的人打电话 ， 容易失去对时间的控制 6源源不断的信息 纸张的形式：邮件 、 传真 、 备忘录 、 报纸 、 杂志 、 期刊 、 报告 电子的形式：电子邮件 、 互联网 声音的形式：面谈、电视、广播、电话 （二）跨越时间陷阱（ 返回 ） 1. 要事第一 （ ABC法则 ，大石头理论） 2. 以最终的结果来开始行动（以终为始） 3. 学会说“ NO！” 4. 办公桌上的清理运动 5. 恰当、有效地使用电话 6. 筛选信息 把办公室变成一个省时工作站。对于自己的办 公场所，要精心安排，寻找最佳布局和途径。 （三） ABC时间管理分类法 （重点分类法） 1、分类法的基本原理 事务 80%的价值集中在 20%的组成部分中，即表 现为“关键的少数、次要的多数” 把 80%的时间用于 20%的工作中（柏拉图法则） 2、列表分析 ABC时间管理分类 见表 2-1 3、确定 ABC工作的先后顺序 4、判断工作的有效性、重要性、关键性、创 造性和迫切性 分 类 比例 特征 管理 要点 A 重要又紧 迫 （ 1）最重要，具有本质上的重 要性 （ 2）最迫切具有时间上的迫切 性 （ 3）有后果 B 重要不紧 迫 （ 1）重要 （ 2）一般迫切 （ 3）无大的后果 C 不重要也 不紧迫 （ 1）无关紧要 （ 2）不迫切 （ 3）影响小或无后果 不管 理 可以 忘掉 5、实行 ABC时间管理方法的步骤 A 独处。把应做的工作列出清单 B 归类 把清单上的工作分为特殊工作和日常 工作 C 分析 三类 D 填写分类表 E 实施 全力以赴投入 A类，直到完成或预计 完成再转入 B类。 C类可以忘掉，如果有人追 问，把其纳入 B类。 F 每天坚持如上步骤 二、日程安排 （一） 日程安排的内容 （二） 日程安排的基本要求 （三） 日程安排的形式 （四） 日程安排的注意事项 （五） 日志系统 、各种接待、约会。 、商务旅行活动。 、参加各类会议。 、到车间进行实地检查或指导。 、组织的各类重大活动的安排。 、领导私人活动的安排。 （一）日程安排的内容 （二） 日程安排的基本要求 1、统筹兼顾 2、安排规范 3、效率原则 4、突出重点 (ABCD法则 ) 5、留有余地 6、适当保密 7、事先同意 （三）日程安排的形式 1、年预定表、 2、月预定表、 3、周预定表、 4、日预定表（日程表） 年预定表 （未完） 一月 5日 (星期一 ) 开工典礼 8日 (星期四 ) 董事长视察 二月 2日 (星期二 ) 常务董事会 9日 (星期一 ) 公司纪念日 25日 (星期三 ) 成本会议 三月 2日 (星期一 ) 常务董事会 3日 (星期二 ) 分行经理会议 25日 (星期三 ) 成本会议 月 预 定 表 （未完） 1 一 9： 00 9： 30 林处长来访 12： 00 16： 00周会 6 六 2 二 9； 00 12： 00 董 事会 7 日 3 三 15 ： 00 16： 00 上海起飞 南京 8 一 9： 00 17： 00 分公司会议 4 四 南京 9 二 9： 00 12： 00销售会 议 5 五 1 0 三 15： 00贝尔公司古经 理约见 周预定表 （未完） 22日 (一 ) 28日 (日 ) 日 期 星 期 上 午 下 午 备 注 22 一 9： 30光大银行 吴处长来本公 司 参加金茂 画廊酒 会 *(要与吴处长联 系 )(1 20光大 银行来信 ) 23 二 8： 30 i0： 30 人事科高科长 面谈，第一会 议室 华灵集团 李部长 洽谈 *1(要准备好人 事组织表 ) *2新产品介绍约 45分钟 24 三 8 ： 00早餐：与刘 行长 10： 00惠普公司 林经理访问 参观 *13： 30从公司 出发；林处长同 行 （四）日程安排的注意事项 以 记叙、说明 为主要表达方式。 编写要 留有余地。 所有日程安排都要应 按领导的意思 去办。 活动与活动之间要有一定的 间隙时间 。 要 认真核查 日程表，以提高工作效率。 是否已处理完工作，一般都应 注明结果 。 （五）日志系统 1、日志概述 日志是根据 周计划表 写出的一天时间内 组织领导活动计划。 一般分为两种类型： 纵 以 时间 为线索 ; 横 以 事务 为线索 。 2、日志的方法 （ 1）手工填写的工作日志 （ 一本为上司用，另一本为自己用） 工作日志通常两本：上司使用；自己使用 使用工作方法： 1、提前了解，当日一早再次确定补充 2、在自己日志上标明当日应完成的任务 3、输入信息，先用铅笔，确认后用水笔正式标明， 还可使用不同色彩 4、信息完整（时间、地点、姓名、联络） 5、当日出现情况变化，立即更新日志，并告知上司 出现的变化 6、上司日志变化的同时，更改自己的日志，做好更 变的善后工作 7、自己的日志要标明上司活动的准备工作，逐项落 实 8、协助和提醒上司执行日志计划 注意事项 秘书日志比上司日志更为细、详、准、繁 若有突发事件，立即更改，不得缓误，并上传下达 预有足够的时间来安排会议 3、上司工作日志的内容 （ 1）上司在单位内部参加的会议、活动（要记录清 楚时间、地点、内容） （ 2）内部接待的来访者（要记录清楚姓名、单位详 情、约会时间） （ 3）单位外部参加会议、活动、约会（要记录清楚 时间、地点、细节、联络方式） （ 4）个人的安排（看病） （ 5）私人的信息（亲属生日） 时间 活动内容 地点 参与人员 备 注 8 ： 30 部门经理例会 公司会议室 各部门经理（张红、 李晓、彭丽） 9 ： 00 10 ： 00 总经理面试营销总监 总经理办公室 面试人员（五位： ABCDE） 11 ： 00 12 ： 00 总经理听取培训经理汇 报并共进午餐 公司餐厅 培训经理 许峰 13 ： 00 14 ： 00 总经理与法律顾问会面 总经理办公室 法律顾问郑直） 15： 00 16： 00 JB项目团队会议 项目主要负责人（ F、 G、 H、 J、 K） 注意事项 所有日程安排，均由上司的意向决定，高级秘书的 任务是使其规范化、系统化表格化。 每周每日的工作活动都不能排得太满，要留出适当 的空隙，以便安排临时性工作，同时要考虑上司的 习惯，留出其处理日常公务的时间。 两项活动之间要留出适当的间隔，尤其对外出的活 动，一定要给上司留出足够的路途上所需的时间。 4、秘书日志内容 包含上司日志内容 上司各项工作活动的准备事宜 上司交办的工作 自己职责中应作的工作（撰写总结、值班） 工作日志 总经理秘书日志（表 2-3） 9月 28日（星期五）， 2001 时间 地点 活动内容 备注 09： 00 办公室 工作人员会议日程 09： 30 会议室 会议开始进行 带 A文件 10： 30 办公室 会议结束，整理信函 10： 45 办公室 信函分类处理，文件经理签字 11： 00 办公室 打字机维修工维修打字机 11： 30 办公室 约会提醒：王总会见贝尔先生 12： 00 银行 汇款：人民币、美元 14： 30 办公室 工作人员会议记录 15： 00 区邮政局 邮寄公司信函 17： 00 大森林酒店 18： 00开始的招待会，提醒总经理 5、日志的变更 原定结束时间延长超时 追加紧急的或新添的项目 项目的时间调整、变更 项目的终止或取消 注：应尽量想办法将日程安排的变更限制在 最小的范围 针对变更，秘书应注意 1、安排活动之间要留 10-15分钟左右的时间 间隙 2、项目调整，应遵循先急重后轻缓的原则 3、变更后，做好通知、说明原由，防止误解 4、检查变更后的日志，不要漏记和不作修改 注意事项 1、确保上司日志信息的保密，只给上司授权 的人查阅 2、保持两本工作日志的一致和准确 3、应熟悉上司工作习惯和约会时间的长短， 每天最早和最晚可安排约会的时间，以便安 排的约会符合要求 4、熟悉上司用餐和休息的时间，以便避开上 司的休息 秘书和上司的时间管理非常重要，秘书要学 会判断事情的重要程度并据此安排上司和自 己的时间。 本节小结 技能训练 技能训练一 技能训练二 技能训练三 2006年 6月 5 日（下周三）公司总部副总裁王明一行 五人将来我公司视察。视察内容包括：听本公司领导 叙职（上午 9： 00-11： 00在公司主楼第二会议室）中 午 11： 30-12： 30在公司宾馆餐厅海王星厅就餐，我 公司陪同人员有我公司经理、副总经理（共二人）、 办公室主任、公关部部长，经理秘书纪颖，共 6人； 出席本公司科技人员获国家科技奖表彰大会（ 15： 20 16： 20在本公司礼堂举行，下午 13： 30 15： 00）；检查实验大楼的建设情况（ 15： 20 16： 20在 工地现场）；晚餐在 17： 00 19： 00举行（地点同中 午）。请列出工作日志。 技能训练 一 技能训练二： 请你帮助天地公司的秘书钟苗 ,为她的上 司制定一份会议时间表 天地公司销售部经理第三季度会议较多 , 七月的前两周要在上海开会 ; 八月的第二周要去香港参加 5天会议 ; 每月的最后一个星期五上午是销售部固定的 部门会议 ; 八月最后一个星期三要参加公司的办公会议 , 七月的第三周星期二要在公司开销售会议 , 传达上海会议精神 , 八月第一周的星期一还要面试三个营销员 ; 九月的前两周希望安排休假 第二季度会议时间表 （ 2005.7 9） 月份 周次 七 八 九 一 上海会议 周一上午 :面试 3位营销员 (小 会议室 ) 休假 二 上海会议 香港会议 休假 三 周二：销售会议 ,传 达上海会精神 (大会 议室 四 周五 (上午 )部门 会议 周三 :办公会议 (大会议室 )周五 上午 :部门会议 周五上午 : 部门会议 你的上司明天要完成以下工作：上午八点半 参加公司中层以上管理干部会议；从外地来 的老客户朱先生要求与上司见面，并已经订 好明天下午 5点半回去的火车票，有几份文件 需要他亲自批阅，他的老上司明天将约几位 老部下聚餐，地点是荣华富贵，其他还有一 些日常性的工作也需要他处理。 你的上司到 A市考察经济开发取的建设情况， 明天上午九点的飞机，你需要安排司机罗师 傅送一下飞机，正点到达 A市机场的时间是 上午 11点 10分，需要通知 A是经济开发区办 公室接一下机。下午去经开区贸易办了解当 地商业连锁企业的分布情况。另外，你的上 司是北方人，不习惯麻辣食物，另外，他还 在发烧需要在当地医院打一下点滴。 技能训练三：制订一周工作时间 规划 训练任务与要求： 1.根据背景资料提供的事件清单中各种事件划分不同 的优先级，按优先级重新排序。 2.根据这些事件的重新排序，制定一周的时间表，并 将表制作成 WORD文档。 3.编好时间表后，回答下列问题 哪些事件最优先，为什么？ 哪些事情放弃不做，为什么？ 假设现在是周日晚，你要计划未来五天的 日程，面前是这五天要做的事情： 1.你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生。 2.周六是一个好朋友的生日，你还没有买 礼物和生日卡。 3.你有好几个月没有回家 ，也没有打电话 或写信。 4.有一份夜间兼职不错，但你必须在周二 或周三晚上去面试（ 19点以前），估计要 花 1小时。 back 5.明晚 8点有个一小时长的电视节目，与你的 工作有密切关系。 6.明晚有一场演唱会。 7.你在单位图书馆借的书明天到期。 8.外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整 理行李。 9.你要在周五交计划书，之前要把它复印一 份。 back 10.明天下午 2点到 4点有一个会议。 back 11.你欠某人 200元钱，他明天也将参加那个 会议。 12.你明天早上从九点到十一点要听一场讲座。 13.你的上级留下一张便条，要你尽快与他见 面。 14.你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗。 15.你想好好洗个澡。 16.你的老板负责的项目小组将在明天下午六 点整开会，预计一小时，你需要参加。 17.你身上只有 20块钱，需要取钱。 18.大家明天晚上聚餐。 19.你错过了周五的例会，要在周五之前复印 一份会议记录。 20.这个星期有些材料没有整理完，要在下周 一之前整理好，需要 2小时。 back 21.你收到一个朋友的来邮一个月了，没有回 信，也没有打电话给他。 22.周一早上要作一个简报，预计准备简报要 花费 15个小时时间，而且只能用业余时间。 23.你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐，但 家里什么吃的都没有。 24.下周二，你要参加一次业务考试。 注：你每天上班时间为 8点到 18点，含往来交 通时间，中午有一小时休息时间。（ back）