部门职能界定与划分ppt课件

2目 录 第一部分：基础篇（概念意义）第二部分：实战篇（方法步骤）3课程收益 1、掌握部门三级职能概念 2、掌握部门职能划分依据 3、掌握部门职能界定办法4基础篇 1、部门职能划分依据 2、什么是部门三级职能 3、为何要将职能划分为三级基础篇1、部门职能划分依据 思考，部门职能从何而来？行业定位行业定位产品定位产品定位发展战略发展战略（拓稳缩）（拓稳缩）竞争战略竞争战略（低差集）（低差集）职能战略职能战略（策略）（策略）主业务流程主业务流程（订出）（订出）产品开发流程产品开发流程产品生产流程产品生产流程管控流程管控流程支持服务流程支持服务流程直线职能制直线职能制矩阵式矩阵式事业部制事业部制职能设计（战略）职能设计（战略）职能罗列与梳理职能罗列与梳理职能划分与界定职能划分与界定部门设置部门设置管理层级、幅度管理层级、幅度职能分级职能分级(三级）三级）岗位设置岗位设置与分工与分工基础篇2、什么是部门三级职能 从职能的性质来看，以人力资源部为例依据公司战略目标及年度经营计划，建立和完善依据公司战略目标及年度经营计划，建立和完善人力资源管理和制度流程体系，实现人力资源有人力资源管理和制度流程体系，实现人力资源有效配置和合理开发，使人力资源持续增值。效配置和合理开发，使人力资源持续增值。人力资源规划、招聘管理、培训管理、薪酬管理、人力资源规划、招聘管理、培训管理、薪酬管理、绩效管理、员工关系管理、员工职业生涯规划绩效管理、员工关系管理、员工职业生涯规划对上级任务的执行反馈对上级任务的执行反馈（目标计划管理、信息管理）（目标计划管理、信息管理）部门内部管理部门内部管理（制度建设、培训、考核、文明办公、劳动纪律管理）（制度建设、培训、考核、文明办公、劳动纪律管理）部门间配合部门间配合（沟通、协调、反馈）（沟通、协调、反馈）基础篇2、什么是部门三级职能 从职能的重要程度来看，以生产部为例 生产管理：生产管理：利用人员、物料、设备等利用人员、物料、设备等要素生产出符合要求的产品。要素生产出符合要求的产品。交期管理、品质管理交期管理、品质管理成本管理、员工士气管理成本管理、员工士气管理现场现场5S管理管理设备管理设备管理安全管理安全管理物料管理物料管理基础篇2、什么是部门三级职能即核心职能：例生产部的一级职能就是生产管理。一即核心职能：例生产部的一级职能就是生产管理。一级职能是对部门内各相对独立的职能的分类；第一级级职能是对部门内各相对独立的职能的分类；第一级职能是设立部门的依据。职能是设立部门的依据。即部门专业职能：为完成一级职能而必须开展的几个即部门专业职能：为完成一级职能而必须开展的几个方面的管理为二级职能；二级职能是对一级职能中单方面的管理为二级职能；二级职能是对一级职能中单项工作的概要划分；第二级职能是设立科室的依据。项工作的概要划分；第二级职能是设立科室的依据。三级职能是对二级职能中各项具体工作的细化和说明；三级职能是对二级职能中各项具体工作的细化和说明；第三级职能是设立岗位和确定岗位职责的依据，每一第三级职能是设立岗位和确定岗位职责的依据，每一项第三级职能有相对应的规章制度和流程。项第三级职能有相对应的规章制度和流程。部门一级职能部门二级职能部门三级职能人力行政总监人力资源经理招 聘专员培训专员人事专 员绩效专员薪酬专员人力资源管理与开发制度、流程建设与完善完善集团人力行政管理制度和流程,并组织推进实施组织定期对本部门所归口的管理制度和流程的有效性和实用性进行评审，并对存在的问题进行分析与改进组织与职位管理依据公司战略发展阶段，适时提出调整集团组织结构的建议对公司各岗位进行工作分析和岗位评估，编制人员岗位资质要求和岗位职责说明书 人力资源规划负责制定公司人力资源发展规划，包括组织机构设置，人员编制、招聘计划、教育培训、劳动合同管理等，为公司发展提供人力资源保证组织编制集团的人力资源发展规划并组织实施审核各子公司人力资源发展规划并提出相关建议对各子公司人力资源发展规划的实施状况进行监督管理招聘与配置集团公司各级人员及子公司中层以上管理干部及核心岗位人员的招聘并协助总裁及子公司总经理的招聘建立集团公司各岗位面试题库审核集团各部门的用人需求审议子公司提出的中层以上管理人员及核心岗位的用人需求培养与开发负责完善集团公司人员培养与开发体系对各子公司人员培养与开发体系的建立进行指导与帮助负责培训经费的预算、并监督集团培训经费的合理使用基础篇3、为何要将职能划分为三级 一级职能一级职能主要是根据公司的战略规划和总体职能出发，描述部门在公司的定位定位和存在的价值价值。二级职能二级职能主要是指部门为了实现公司赋予的部门总体职能，体现部门存在的价值，而从事的一些管理活动管理活动。三级职能三级职能主要是指部门组织从事的关键业关键业务活动务活动。基础篇3、为何要将职能划分为三级 1）根据公司的战略规划和总体职能出发，才能使员工理解部门职能、自身职责与企业总体职能的关系，明确自己对实现企业总体职明确自己对实现企业总体职能的价值；能的价值；2）自上而下的职能职责分解，自下而上的岗位设置与人员编制，更有利于体现职能职责更有利于体现职能职责之间的逻辑关系，才能真正消除部门职能之之间的逻辑关系，才能真正消除部门职能之间、员工职责之间的真空地带和交叉地带间、员工职责之间的真空地带和交叉地带；3）通过三级职能分解，为部门和员工工作的为部门和员工工作的开展、绩效的考核提供明确的指导开展、绩效的考核提供明确的指导。实战篇 1、如何进行职能划分与界定 2、如何提炼与分解一二三级职能 3、部门岗位设置12实战篇1、如何进行职能界定与划分1.1确定职能的原则确定职能的原则 以流程为中心的原则（以流程为中心的原则（而流程以顾客为导向）流程的搭接原则流程的搭接原则比如，市场部门是找定单，生产部门按照定单去生产。搭接点在什么地方？比如确定以合同为分解点，签署合同以前所有工作是市场部的，签订了合同，生产部应该按照定单生产，就以签定合同为搭接点。以组织规模及组织结构相匹配的原则以组织规模及组织结构相匹配的原则根据组织规模及组织结构设置来匹配相应的职能，以及职能开展的深度情况 权力委让而责任不委让的原则权力委让而责任不委让的原则设计上下级关系的时候，可能会放权但是不放责。不能说因为把权放给下级，那这个事情我不负责了。比如，财务总监是掌握大方向的，财务部经理就要亲自做一些工作，会计师要去记帐算帐。权力委让，并不等于责任委让。并不等于出了财务问题财务总监不负责。实战篇1.21.2职能分解应把握以下几个原则：职能分解应把握以下几个原则：业务活动的独立性（业务活动的独立性（性质单一的活动）业务活动的可操作性（业务活动的可操作性（可操作的具体活动）避免重复和脱节（重叠与空白）避免重复和脱节（重叠与空白）专业化分解专业化分解当组织规模逐渐扩大，产生了职能专业化分工的需求。在职能逐级分解的同时，应该相同的职能放在同一模块，以提高职能专业化水平。例如：培训与考核分列；研发与技术支持分列等执行与监督、执行与审批的职能分开设立执行与监督、执行与审批的职能分开设立在职能分解过程中，需要考虑将各模块中的制约职能独立出来，以保证其制约职能的独立性和公正性。实战篇1.3如何合理、高效地定位和划归企业各部门的“职能”？订单 技术支持 下达任务 外购件 质量控制 质量控制 设备保障 出货 成品入库 仓仓 库库外外（内）（内）贸部贸部技术部技术部生产部生产部采购部采购部 各 生 产各 生 产车间车间成品库成品库工程部工程部质管部质管部公公司司战战略略财务部财务部办公室办公室人力资源部人力资源部售后服务部售后服务部实战篇 职能划分层级图公司战略公司战略总体职能公司职能清单公司职能清单公司规模、发展阶段公司规模、发展阶段总体职能、业务流程总体职能、业务流程（节点）、经验判断（节点）、经验判断组织架构组织结构图组织结构图部门职能部门职能清单部门职能清单部门职能分级部门三级职能部门三级职能部门岗位配置一级职能、二级职能、一级职能、二级职能、三级职能三级职能部门岗位设置表部门岗位设置表岗位说明书岗位说明书公司规模、发展阶段、公司规模、发展阶段、管理深度管理深度岗位职责内容、编制岗位职责内容、编制岗位职责分工实战篇1.41.4本部门职能分解的四步曲本部门职能分解的四步曲罗列所有工作事项罗列所有工作事项将工作事项归纳模块将工作事项归纳模块和接口部门对照和接口部门对照可采用自下而上，由外及里等梳理，做可采用自下而上，由外及里等梳理，做到到不遗漏不遗漏以专业分工、流程导向原则从粗到细来以专业分工、流程导向原则从粗到细来编制一、二、三级职能，同类项合并，编制一、二、三级职能，同类项合并，不交叉、不重叠不交叉、不重叠就接口事项主动与相关部门确认，找出就接口事项主动与相关部门确认，找出重叠和模糊、遗漏处。重叠和模糊、遗漏处。形成文档再次确认形成文档再次确认包括格式、表述的规范性包括格式、表述的规范性还有未被列入的还有未被列入的事项事项吗？吗？这样归类准确吗？还有存在未被执行的工作吗？描述够规范与精确吗？实战篇1.5职能调整归纳模块的方法职能调整归纳模块的方法 1）将工作事项逐一进行分析，联系紧密且联系紧密且性质相似的列入同一类职能下性质相似的列入同一类职能下。2）同一职能等级内的项目参照流程的顺序参照流程的顺序进行分解进行分解(三级职能描述时）三级职能描述时）。例：员工培训：员工培训：制定培训计划师资准备培训实施效果评估总结改善 产品开发：产品开发：提出开发提案制定开发计划开发实施新品评估移交生产实战篇部门三级职能以模块图的形式表达，逐级提练与分解部部门门一级职能一级职能一级职能一级职能二级职能二级职能二级职能二级职能二级职能二级职能二级职能二级职能三级职能三级职能三级职能三级职能三级职能三级职能三级职能三级职能三级职能三级职能三级职能三级职能二级职能二级职能三级职能三级职能三级职能三级职能三级职能三级职能三级职能三级职能三级职能三级职能实战篇部门通用职能部门通用职能一级一级职能职能二级二级职能职能三三 级级 职职 能能通用职能通用职能经营目标经营目标1、根据公司年度经营目标的总体要求，编制本部门经营目标；、根据公司年度经营目标的总体要求，编制本部门经营目标；2、按年度经营目标进行分解，拟定部门月度工作目标并组织实施，检查和总结本部门的经营目标执行情况，为各级考核提供依、按年度经营目标进行分解，拟定部门月度工作目标并组织实施，检查和总结本部门的经营目标执行情况，为各级考核提供依据。据。计划总结计划总结1、每月月底前编制和报送本部门下月、每月月底前编制和报送本部门下月部门月度工作计划部门月度工作计划；2、每月初对上月的部门月度工作计划完成情况进行总结，并写出工作总结报告报送行政部；、每月初对上月的部门月度工作计划完成情况进行总结，并写出工作总结报告报送行政部；3、编制本部门资金预算，依据批准的预算控制预算资金的使用。、编制本部门资金预算，依据批准的预算控制预算资金的使用。信息管理信息管理1、按照公司信息管理的各项规定，负责本部门和本专业信息系统的收集、分析、传递、维护和应用工作；、按照公司信息管理的各项规定，负责本部门和本专业信息系统的收集、分析、传递、维护和应用工作；2、按有关规定及时处理本部门相关的内、外部来电、来函。、按有关规定及时处理本部门相关的内、外部来电、来函。制度建设制度建设1、组织起草、修订、审核本部门、本专业系统职责范围内的管理制度（如：管理标准、技术标准、规章制度、职位说明书等）、组织起草、修订、审核本部门、本专业系统职责范围内的管理制度（如：管理标准、技术标准、规章制度、职位说明书等）；2、组织实施公司的各项管理规章制度，配合行政部做好公司精神和理念的宣传，继承和提升企业文化；、组织实施公司的各项管理规章制度，配合行政部做好公司精神和理念的宣传，继承和提升企业文化；3、负责对本部门各项管理制度的执行情况进行考核。、负责对本部门各项管理制度的执行情况进行考核。培训工作培训工作1、提交本部门年度培训需求计划，协助实施与本部门相关的年度培训计划；、提交本部门年度培训需求计划，协助实施与本部门相关的年度培训计划；2、做好本部门人员的培养、训练、考核和干部储备工作；、做好本部门人员的培养、训练、考核和干部储备工作；3、组织实施部门业务培训，督促和检查日常培训工作。、组织实施部门业务培训，督促和检查日常培训工作。绩效考核绩效考核1、组织并督促本部门员工完成职责范围内的各项工作；、组织并督促本部门员工完成职责范围内的各项工作；2、按规定对本部门员工进行业绩考核，建立考核记录和台帐；、按规定对本部门员工进行业绩考核，建立考核记录和台帐；3、坚持公正、公平、公开的业绩考核原则；、坚持公正、公平、公开的业绩考核原则；4、把业绩考核结果作为员工加薪、晋升的主要依据。、把业绩考核结果作为员工加薪、晋升的主要依据。文明办公文明办公办公现场应按办公现场应按“5S”管理的要求执行。管理的要求执行。劳动纪律劳动纪律1、遵守公司考勤规定，按时上下班，不迟到，不早退，自觉打卡签到；、遵守公司考勤规定，按时上下班，不迟到，不早退，自觉打卡签到；2、有事必须请假，不无故旷工，不擅自串岗。、有事必须请假，不无故旷工，不擅自串岗。协调职能协调职能1、负责搞好本职范围内的工作协调配合，协调与其他部门共同工作；、负责搞好本职范围内的工作协调配合，协调与其他部门共同工作；2、负责做好本部门主管领导交办的各项工作。、负责做好本部门主管领导交办的各项工作。实战篇一级一级职能职能二级二级职能职能三级职能三级职能生生产产与与制制造造管管理理生产计划与调度生产计划与调度1.根据生产计划制定生产调度计划，合理安排各生产单位的生产任务，并确保计划适时执行根据生产计划制定生产调度计划，合理安排各生产单位的生产任务，并确保计划适时执行合理调配生产，降低生产成本，挖掘潜能，提高劳动生产率合理调配生产，降低生产成本，挖掘潜能，提高劳动生产率生产实施生产实施1.执行生产计划，实现生产、物料、设备和人员的有机配合，确保按时、按质完成生产任务执行生产计划，实现生产、物料、设备和人员的有机配合，确保按时、按质完成生产任务编排车间生产作业流水线，进行相应的人员、设备、材料配置编排车间生产作业流水线，进行相应的人员、设备、材料配置车间生产材料、半成品。成品的控制车间生产材料、半成品。成品的控制1.协调各班组的生产活动，日常生产异常情况的处理和报告协调各班组的生产活动，日常生产异常情况的处理和报告生产作业现场的管理，严格实施生产作业现场的管理，严格实施5S管理管理生产控制生产控制1、按照生产计划对生产过程加以监控、按照生产计划对生产过程加以监控2、控制、管理生产流程，严格控制各类产品的生产进度与质量、控制、管理生产流程，严格控制各类产品的生产进度与质量3、制定生产工艺操作规程，定期对生产过程进行分析，制定预防和纠正措施，防止质量事故的发生、制定生产工艺操作规程，定期对生产过程进行分析，制定预防和纠正措施，防止质量事故的发生4、按周进行在制品盘点，消除过量储备和损坏丢失的现象，减少资金的占用、按周进行在制品盘点，消除过量储备和损坏丢失的现象，减少资金的占用5、生产过程对具体工艺、技术问题的研讨与处理、生产过程对具体工艺、技术问题的研讨与处理生产统计生产统计1.对生产单位的生产进度数据、各种产品的物料消耗数据、各种产品所用工时数据进行统计与分析，为生产决策提对生产单位的生产进度数据、各种产品的物料消耗数据、各种产品所用工时数据进行统计与分析，为生产决策提供依据供依据对生产单位的统计报表进行检查、复核与督促对生产单位的统计报表进行检查、复核与督促跟踪生产进度、产品数量及成品数量跟踪生产进度、产品数量及成品数量1.生产系统文件、表单等资料的报关与定期归档工作生产系统文件、表单等资料的报关与定期归档工作动力设备管理动力设备管理1.负责生产车间生产、动力、消防等相关设备的检修、维护和保养工作负责生产车间生产、动力、消防等相关设备的检修、维护和保养工作编制生产和动力设备检修计划，并组织实施编制生产和动力设备检修计划，并组织实施为生产操作人员提供日常保养得技术培训，监督生产操作人员对生产设备的操作，确保设备完好运行为生产操作人员提供日常保养得技术培训，监督生产操作人员对生产设备的操作，确保设备完好运行1.建立和维护生产、动力设备台帐建立和维护生产、动力设备台帐安全管理安全管理1.制定安全生产管理制度、生产安全操作规程，并组织实施制定安全生产管理制度、生产安全操作规程，并组织实施对生产系统中各项管理制度的实施进行监控，放置安全事故发生对生产系统中各项管理制度的实施进行监控，放置安全事故发生加强安全生产教育，规范员工的安全生产行为加强安全生产教育，规范员工的安全生产行为1.加强生产过程中的劳动保护和人员健康管理工作加强生产过程中的劳动保护和人员健康管理工作生产部三级职能生产部三级职能 职能概述：在按期保质保量的前提下，致力于生产效率的持续改善，使各项生产资源得以职能概述：在按期保质保量的前提下，致力于生产效率的持续改善，使各项生产资源得以充分利用，建立并不断优化生产系统，持续提高生产力。充分利用，建立并不断优化生产系统，持续提高生产力。实战篇2、如何提练与分解一二三级职能2.1一级职能是部门应该承担的主要职能，通常只用一句话来概括。充分考虑企业的发展阶段、部门承担的职能模块充分考虑企业的发展阶段、部门承担的职能模块、职能本身的重要程度和复杂程度来确定。、职能本身的重要程度和复杂程度来确定。比如办公室的职能，可大可小，可将行政人事后勤集中管理，亦可分开管理。如何提练一级职能？营销部（市场营销、产品销售、客户服务）工程部（设备管理、工装夹具管理、工程项目管理、安环管理）实战篇2.2、如何分解一级职能形成二级职能二级职能是完成一级职能所需要做的最重要的几项工作。但在具体进行本层级的分解要注意三点：1）模块是一个相对独立的整体。）模块是一个相对独立的整体。在同一职能模块内的职能细则与细则之间的关联度较大，往往是同一件事情不同的工序或步骤，一般情况下不宜分拆，否则就会破坏一件工作的完整性和连续性，也容易出现同一件工作似乎在由不同的两个部门承担。2）职能模块与职能子模块是依据工作的复杂或重要程度来进行区）职能模块与职能子模块是依据工作的复杂或重要程度来进行区分的。分的。对于不同时期的同一企业或不同的企业，模块与子模块之间是有可能相互转化的。比如说“资金筹措”的模块，对于一家中小企业，它可能只是一个子模块，只须进行职能细则的描述；而对于一家上市公司，则可能是一个较大的职能模块，需要进一步分解为子模块。3）各模块之间的存在一定的逻辑关系）各模块之间的存在一定的逻辑关系（按流程顺序、重要程度等PDCA）(例：房屋装潢）实战篇2.3如何分解二级职能形成三级职能 三级职能是为了完成二级职能要做的一些具体业务工作对于二级职能子模块，进行职能细则的描述。这里的分解标准是：1）每一项细则都是一项）每一项细则都是一项“任务任务”，即都是描述如何完成一个可以衡量的结果，责任部门对该项“结果”负责。同时，也应注意该项细则是具有可操作性可操作性。2）既然细则描述的是一个）既然细则描述的是一个“结果结果”，那么理论上任何结果性的工作都是可以有记录的，也就意味着每一项细则都必须有见证文见证文档或表单档或表单，以记录该项“任务”的确进行了。3）各细则之间的也存在一定的逻辑关系）各细则之间的也存在一定的逻辑关系（按流程顺序、PDCA，如培训管理）实战篇2.4其他注意事项1）区分二级与三级职能 通常在编制职能分解表的时候，最容易出现的毛病是分不清二级职能跟三级职能。比如企业培训管理中，人力资源部的一级职能是人力资源开发与管理，二级职能是招聘管理、培训管理、薪酬管理和考核管理。但是有的把寻找老师、教室、教材和对培训进行总结这些工作也列在二级职能里边，通常这些属于三级职能。2）职能分解的动态管理 职能分解表是动态的，不是一成不变的 编制好以后，要根据市场形势的变化、产品的变化、企业任务的变化重新核对一下，职能是不是需要调整。实战篇3、部门岗位设置3.1岗位设置原则岗位设置原则核心职责数目符合最低数量原则（基3-5中5-10高8-12项）实现最有效配合原则（主责、部分、协助）发挥最积极作用原则（要有主责）与其他岗位关系协调原则（重叠空白）符合经济、科学和系统化原则实战篇3.2岗位设置表编制岗位设置表编制部门名称部门名称企业管理部 本部门职位设置总数本部门职位设置总数（个）5本部门总人数本部门总人数5岗位名称岗位名称岗位人数岗位人数主要职责分工主要职责分工部长1全面负责集团的发展战略研究与管理、集团规章制度管理、企业文化建设管理、合同、法律事务管理以及计算机网络和信息化管理。企划专员1集团发展战略研究与管理、集团刊物的编辑等。企管专员1组织规章制度的编制、上报、审批，企业文化建设管理。网络信息专员1网络软硬件维护、网上信息编辑发布、筹建集团信息化管理系统、办公自动化系统管理。法务专员1处理集团、各子公司的法律纠纷和各类经济合同管理与法律咨询，参与重大合同谈判及起草以及员工法制教育和其它法律事务。备 注 实战篇明确部门岗位设置明确部门岗位设置体现岗位层级关系体现岗位层级关系体现岗位管理幅度体现岗位管理幅度 样例样例 提交作业：1、职能调查表 2、岗位序列图