时间管理(天成功版)

主讲：黄志强主讲：黄志强1要领会一年的价值，只要问个期末考不及格的学生要领会一年的价值，只要问个期末考不及格的学生要领会一月的价值，只要问个生下早产儿的母亲要领会一月的价值，只要问个生下早产儿的母亲要领会一星期的价值，只要问个周刊编辑要领会一星期的价值，只要问个周刊编辑要领会一天的价值，只要问个每天打零工却要养活十个孩子的人要领会一天的价值，只要问个每天打零工却要养活十个孩子的人要领会一小时的价值，只要问个正在等待婚礼的佳偶要领会一小时的价值，只要问个正在等待婚礼的佳偶要领会一分钟的价值，只要问个错过火车的人要领会一分钟的价值，只要问个错过火车的人要领会一秒钟的价值，只要问个在意外中大难不死的人要领会一秒钟的价值，只要问个在意外中大难不死的人时间管理时间的价值时间的价值2 建立积极人生态度，取得个人最大成就建立积极人生态度，取得个人最大成就 设定设定SMART目标，妥善计划以达成目标目标，妥善计划以达成目标 根据事情重要性和紧急度决定优先次序根据事情重要性和紧急度决定优先次序 运用工具和技巧以减少运用工具和技巧以减少22项时间浪费项时间浪费时间管理通过培训，帮助制定成功的策略，提高目标与时间管理技通过培训，帮助制定成功的策略，提高目标与时间管理技巧，引进新的工作方法和生活习惯，以提高效能和效率。巧，引进新的工作方法和生活习惯，以提高效能和效率。课程目的课程目的3 认识时间管理认识时间管理 目标与计划目标与计划 优先管理优先管理 自我组织自我组织时间管理课程大纲课程大纲上午上午下午下午4 第一代时间管理第一代时间管理 备忘型备忘型 第二代时间管理第二代时间管理 规划型规划型 第三代时间管理第三代时间管理 效率型效率型 第四代时间管理第四代时间管理 重要型重要型时间管理最新时间管理理论最新时间管理理论 求得求得5时间管理6时间管理7 成功是因为成功是因为 我是我认为的我我是我认为的我 我是一切的根源我是一切的根源 不是不可能，只是暂时还没有找到不是不可能，只是暂时还没有找到 山不过来我过去山不过来我过去 决心决定成功决心决定成功 天助自助者天助自助者 每天进步一点点每天进步一点点 时间管理成功态度成功的规律成功的规律8时间时间=控制事件控制事件 管理行为管理行为 安排次序安排次序时间管理时间管理控制控制 有序有序 加倍产出加倍产出时间管理概念一系列的一系列的9 妥善计划妥善计划 优先管理优先管理 有效授权有效授权 自我组织自我组织时间管理四大原则时间管理四大原则时间管理四大原则10 S具体明确的具体明确的 M可衡量的可衡量的 A可达成的可达成的 R实际的实际的 T有时间限制的有时间限制的时间管理目标设定目标设定的目标设定的SMART原则原则11SMART目标目标Who 主语开头（我或责任人）主语开头（我或责任人）使用动词（降低使用动词（降低/发展发展/增加增加/赚）赚）What 结果结果/成果（量成果（量/质质/成本）成本）When 完成时间完成时间Where 条限条限/How 怎么做（计划）怎么做（计划）时间管理目标设定SMART目标的元素目标的元素12长期目标长期目标中期目标中期目标短期目标短期目标月月/周周/日日/即时目标即时目标510 年年35 年年13 年年妥善利用妥善利用每一天每一天终极目标终极目标组织总目标组织总目标分公司目标分公司目标部门目标部门目标目标目标时间管理妥善计划目标金字塔与目标金字塔与13 锦囊的内容锦囊的内容 个人资料个人资料/年历年历/年计划表年计划表/月计划表月计划表/周计划表周计划表/日历日历/日计划页日计划页/备忘页备忘页/项目管理项目管理/收支记录收支记录/亲友喜庆备忘录亲友喜庆备忘录/通讯录通讯录/网址录网址录/国内主要城市电国内主要城市电 话区号及邮政编码话区号及邮政编码/国家或地区代码及时差国家或地区代码及时差/度量衡换算表度量衡换算表/地图地图/夹套夹套 锦囊的特点锦囊的特点 系统活页夹系统活页夹/计划工作库计划工作库/全局视觉化全局视觉化 锦囊的优点锦囊的优点 计划性计划性/整体观整体观/可查核可查核 时间锦囊是自我组织管理和自律的重要实用工具，建议不用便条纸、时间锦囊是自我组织管理和自律的重要实用工具，建议不用便条纸、只用一本、随身携带、经常翻阅只用一本、随身携带、经常翻阅 时间管理妥善计划时间锦囊（时间锦囊（Diary）14时间管理妥善计划目标 进度要求 分解目标 目标值 资源现状或问题点 措施 责任人 配合人 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 预算 检查结果 备注 15 妥善计划妥善计划 优先管理优先管理 有效授权有效授权 自我组织自我组织时间管理四大原则时间管理四大原则时间管理四大原则16重要性重要性紧急性紧急性1324重要紧急重要紧急不重要不紧急不重要不紧急 紧急不重要紧急不重要重要不紧急重要不紧急事件的四个象限事件的四个象限时间管理优先管理轻重缓急的优先管理轻重缓急的优先管理17若偏重若偏重则则 1 象限象限 2 象限象限 3 象限象限 4 象限象限时间管理优先管理四象限处理形态分析四象限处理形态分析18 帕金森定律帕金森定律 梅菲定律梅菲定律 彼得定律彼得定律 二八定律二八定律时间管理优先管理四大效应四大效应19在因和果、投入和产出、努力和收获之间，存在着不平衡在因和果、投入和产出、努力和收获之间，存在着不平衡关系：关系：80%的收获来自的收获来自20%的努力，其它的努力，其它80%的投入只带的投入只带来来20%的产出的产出投入投入产出产出80%20%20%80%时间管理优先管理20/80 法则法则（帕列托（帕列托 Pareto 法则）法则）最省力的企业成功与个人幸福法则最省力的企业成功与个人幸福法则2060%15%25%15%25%60%事情价值事情价值实际消耗时间实际消耗时间ACB时间管理优先管理时间利用的价值分析（时间利用的价值分析（ABC分析）分析）21作为经理的理想时间分配作为经理的理想时间分配 时间管理优先管理22时间管理优先管理 专注于那些能产生专注于那些能产生 效益的效益的 关键（核心）工作关键（核心）工作 对次要任务少化时间精力，授权放弃或降低工作成本对次要任务少化时间精力，授权放弃或降低工作成本 对常规的作业流程要不断简化和改善以提高工作效率对常规的作业流程要不断简化和改善以提高工作效率每位员工都应该每位员工都应该23 回顾工作目标和行动计划表回顾工作目标和行动计划表 根据事情的根据事情的和和 安排优先次序安排优先次序 重要性重要性紧急性紧急性 A 高度优先（必须做）高度优先（必须做）1 必须现在做必须现在做 B 中度优先（应该做）中度优先（应该做）2 应该很快做应该很快做 C 低度优先（可以做）低度优先（可以做）3 可以慢慢做可以慢慢做时间管理优先管理如何管理每天的工作如何管理每天的工作24 你懂的事你懂的事 你喜欢的事你喜欢的事 叫得最响的人叫得最响的人 按先后发生次序按先后发生次序 容易或费时不多的事容易或费时不多的事 筹划好或排定时间的事筹划好或排定时间的事 你知道如何最好进行的事你知道如何最好进行的事 还有一分钟到最后期限的事还有一分钟到最后期限的事时间管理优先管理谨防确定优先次序的误区谨防确定优先次序的误区25 是否能帮助我达成人生某些重要目标是否能帮助我达成人生某些重要目标 是否与我的事业密切相关是否与我的事业密切相关 做，是否可以使我更上一层楼；不做，是否会阻碍我的前程做，是否可以使我更上一层楼；不做，是否会阻碍我的前程 是否能增进我的知识，帮助我发挥潜能是否能增进我的知识，帮助我发挥潜能 是否是某个我无法忽视的人郑重交办的是否是某个我无法忽视的人郑重交办的 是否对我所关心的人很重要是否对我所关心的人很重要 是否他人无法帮我完成是否他人无法帮我完成 假如你得不到一个假如你得不到一个“是是”的答案，这件事就不值得列入重要事项的答案，这件事就不值得列入重要事项时间管理优先管理确定优先次序的思考确定优先次序的思考26时间管理优先管理27 妥善计划妥善计划 优先管理优先管理 有效授权有效授权 自我组织自我组织时间管理四大原则时间管理四大原则时间管理四大原则28 无形的无形的“时间杀手时间杀手”内在陷阱内在陷阱 有形的有形的“时间杀手时间杀手”外在陷阱外在陷阱时间管理自我组织“时间杀手时间杀手”291、一次想做太多事情、一次想做太多事情2、承诺太多，没能说、承诺太多，没能说“不不”3、犹豫决定、犹豫决定/错误决策错误决策4、拖延耽搁、拖延耽搁/中途放弃中途放弃5、欠缺明确目标、欠缺明确目标/计划计划/控制控制6、缺乏系统、缺乏系统7、缺乏自律、缺乏自律8、事必躬亲，无效授权、事必躬亲，无效授权9、混淆责任、混淆责任/权力权力10、沟通欠佳、沟通欠佳/无谓争论无谓争论11、缺乏技能、缺乏技能时间管理自我组织12、不速之客、不速之客13、电话干扰、电话干扰14、会议过多、会议过多/失效失效15、社交应酬、社交应酬16、信息庞大、信息庞大/不充分不充分17、工作环境杂乱无章、工作环境杂乱无章18、琐碎事务、琐碎事务/文山书海文山书海19、人手不足、人手不足/能人不够能人不够20、危机及缺乏处理方法、危机及缺乏处理方法21、缺乏政策、缺乏政策/繁文缛节繁文缛节22、下午精神不振、下午精神不振22种最大的浪费时间现象种最大的浪费时间现象30 不要凡事追求完美不要凡事追求完美“”训练准确估算时间训练准确估算时间 克服授权障碍，尝试委派克服授权障碍，尝试委派 抑制自己，学会说抑制自己，学会说“不不”时间管理自我组织一次想做太多事情贪求过多的心理抑制及处理方法贪求过多的心理抑制及处理方法31 记住：记住：不能拒绝，就会受别人时间表的控制不能拒绝，就会受别人时间表的控制 克服心理和情面障碍克服心理和情面障碍 法法 拒绝四部曲拒绝四部曲时间管理自我组织积极倾听积极倾听 婉言婉言回绝回绝 承诺太多，没能说“不”学会说学会说“不不”32 分类，按事件等级立即处理（分类，按事件等级立即处理（）避免堆积有待解决的公文，今日事今日毕避免堆积有待解决的公文，今日事今日毕 （贾琪（贾琪 华德定律）华德定律）设定时限，公开，奖励机制设定时限，公开，奖励机制 找出闲聊和做白日梦的时间，尽量减少找出闲聊和做白日梦的时间，尽量减少 时间管理自我组织拖延耽搁/中途放弃拖延问题的解决措施拖延问题的解决措施33把重大把重大/困难工作困难工作分成许多部分，抽分成许多部分，抽时间完成一些相对时间完成一些相对独立的部分，逐步独立的部分，逐步积累起来。就象在积累起来。就象在一块瑞士奶酪上依一块瑞士奶酪上依次戳许多小洞那样次戳许多小洞那样时间管理自我组织拖延耽搁/中途放弃瑞士奶酪法瑞士奶酪法34时间管理自我组织日工作执行清单日工作执行清单欠缺明确目标/计划控制 注：处理情况以符号说明：进行中 已完成 已授权 X 已取消 延期 菜单要简单明了并定期检查35如何授权如何授权 转移心态，培育气氛，建立体系、流程和标准转移心态，培育气氛，建立体系、流程和标准 分析任务分析任务 选定对象选定对象?任务指示任务指示?过程监控过程监控?成果评估成果评估时间管理自我组织直接汇报，当面讨论直接汇报，当面讨论书面报告，工作记录书面报告，工作记录直接观察，他人反馈直接观察，他人反馈开会，签字，开会，签字，ITS绩效评估与反馈绩效评估与反馈非正式沟通非正式沟通撤回撤回事必躬亲/无效授权36职务说明书的要素职务说明书的要素q岗位名称岗位名称/编号编号q所属部门所属部门q岗位编制岗位编制v岗位等级岗位等级/薪酬范围薪酬范围q编编/修修/审审/批人与日期批人与日期q直接上级直接上级q直接下级直接下级/人数人数q服务对象服务对象q横向协作横向协作q工作职责工作职责1.核心职责核心职责2.具体职责具体职责3.管理职责管理职责v工作目标工作目标/标准标准v职务监督职务监督/权限权限v机器机器/设备设备/工具工具v工作条件工作条件/环境环境/地点地点v工作重点工作重点/难点难点/禁忌禁忌v职业发展方向职业发展方向q任职资格（条件）任职资格（条件）1.教育背景（学历教育背景（学历/专业专业/培训）培训）2.工作经历工作经历/经验（行业经验（行业/岗位岗位3.工作知识、技能、能力工作知识、技能、能力4.生理心理（年龄生理心理（年龄/性别性别/健康健康/外表外表/气气质质/性格性格/态度态度/兴趣）兴趣）5.其他条件（职业道德等）其他条件（职业道德等）时间管理自我组织混淆责任/权利37 成为成为“歧视主义者歧视主义者”把访客转交给别人把访客转交给别人 善用非语言和谈话地点善用非语言和谈话地点 串通好的干扰串通好的干扰 预设时间限制预设时间限制 迅速找出企图迅速找出企图 直截了当告之直截了当告之“没空没空”时间管理自我组织不速之客应付不速之客的干扰应付不速之客的干扰38 告知可打时间告知可打时间 过滤来电，使用留言过滤来电，使用留言 暗示结束，预设时限暗示结束，预设时限 发现需求，紧扣主题发现需求，紧扣主题 直截了当挂断电话直截了当挂断电话时间管理自我组织 集合时间处理集合时间处理 分类分批处理分类分批处理 助理代劳，使用免提助理代劳，使用免提 开门见山，目的明确开门见山，目的明确 话不过话不过“”电话电话处理电话处理39时间管理自我组织会议年收入年收入（万元）（万元）年工作日年工作日（天）（天）天工作时间天工作时间（小时）（小时）每天价格每天价格（元）（元）每小时价格每小时价格（元）（元）每分钟价格每分钟价格（元）（元）2 22508808010100.170.173 3250812012015150.250.254 4250816016020200.330.335 5250820020025250.420.426 6250824024030300.500.507 7250828028035350.580.588 8250832032040400.60.67 79 9250836036045450.750.751010250840040050500.830.83时间值多少钱时间值多少钱40宗旨：宗旨：短时间达到目的，与会者满意短时间达到目的，与会者满意时间管理自我组织会议 会前准备会前准备 5W 主持会议主持会议 1H 会议结束会议结束 1A开有效的会开有效的会41时间管理自我组织信息 建立建立“”速读，划线，眉批和剪贴速读，划线，眉批和剪贴 不要打开与你无关的信息不要打开与你无关的信息 固定时间收发电邮或信函固定时间收发电邮或信函 信息分类、及时、一次性处理，然后清除、归档或记录信息分类、及时、一次性处理，然后清除、归档或记录 如果信息不充分，确定需要按时提供如果信息不充分，确定需要按时提供信息处理信息处理425 5S S时间管理自我组织工作环境杂乱无章43时间管理自我组织 制订政策、制度、流程、程序制订政策、制度、流程、程序 运用运用 5W1H 简化流程简化流程 缺乏政策/繁文缛节缺乏政策、流程或繁文缛节缺乏政策、流程或繁文缛节44时间管理自我组织时间时间精力曲线精力曲线9:00 10:0011:0012:0013:0014:0015:0016:0017:00ACB下午精神不振ABC平衡法平衡法45时间管理自我组织犹豫决定犹豫决定/错误决策错误决策将风险视为无可避免而加以接受，给己期限，将风险视为无可避免而加以接受，给己期限，破釜沉舟破釜沉舟/运用决策技术运用决策技术*缺乏自律缺乏自律设定目标和标准，建立监督追踪机制设定目标和标准，建立监督追踪机制沟通欠佳沟通欠佳/无谓争论无谓争论选择合适渠道，双向沟通，明确指示，倾听，选择合适渠道，双向沟通，明确指示，倾听，反馈，同理心反馈，同理心/寻找共同点、达成共识寻找共同点、达成共识琐碎事务琐碎事务/文山书海文山书海分类及时处理，一次处理一件，只处理一次，分类及时处理，一次处理一件，只处理一次，原件批复，减少副本，规范存档，控制留存期原件批复，减少副本，规范存档，控制留存期人手不足人手不足/能人不够能人不够进行进行HR成本效益分析，招聘甄选成本效益分析，招聘甄选/培训培训危机及缺乏处理方法危机及缺乏处理方法预见问题，制订预见问题，制订“防火防火”措施，知识管理措施，知识管理其它浪费时间的克服方法其它浪费时间的克服方法46时间管理自我组织二点启示二点启示 47 设定设定目标并分解目标并分解 计划每日活动，设定完成期限计划每日活动，设定完成期限 分清优先次序，优先处理重要工作分清优先次序，优先处理重要工作 尝试把事情委托他人办理尝试把事情委托他人办理 自我组织，避免时间浪费自我组织，避免时间浪费时间管理时间管理基本技巧时间管理基本技巧48时间管理 时间管理统计分析表（工作日记）时间管理统计分析表（工作日记）台历、闹钟台历、闹钟运用工具运用工具49时间管理诚实地记下这些问题的答案诚实地记下这些问题的答案 我最浪费时间的三项活动是什么，我最浪费时间的三项活动是什么，如何预防或减少浪费如何预防或减少浪费 有多少时间是用在非计划活动上，应该为这些活动负责的是谁有多少时间是用在非计划活动上，应该为这些活动负责的是谁 我是不是做太多事情了我是不是做太多事情了 什么活动需要更多的时间，什么需要减少、授权或剔除什么活动需要更多的时间，什么需要减少、授权或剔除 我做的哪些事对我的目标很重要，哪些是既重要又紧急的我做的哪些事对我的目标很重要，哪些是既重要又紧急的 我是否在做紧急但不重要的工作，应该如何减少或消除我是否在做紧急但不重要的工作，应该如何减少或消除 别人如何浪费我的时间，有没有方法减少或排除，是什么方法别人如何浪费我的时间，有没有方法减少或排除，是什么方法 哪些人我需要再多见面，哪些需要减少哪些人我需要再多见面，哪些需要减少 我一天中什么时候最有和最没有生产力我一天中什么时候最有和最没有生产力 我如何浪费别人的时间，谁的，如何预防我如何浪费别人的时间，谁的，如何预防50 尽情休息尽情休息 发展兴趣发展兴趣 奖励自己奖励自己时间管理工作节奏合理安排工作节奏合理安排51 工作狂人，并不推崇工作狂人，并不推崇 时间浪费，尽量避免时间浪费，尽量避免 每日行事，认真规划每日行事，认真规划 程度划分，重要优先程度划分，重要优先 适时委派，立刻放弃适时委派，立刻放弃 掌握时机，控制拖延掌握时机，控制拖延 专心致志，事务确切专心致志，事务确切 工作现场，保持整洁工作现场，保持整洁时间管理时间管理八大法则时间管理八大法则52一次只选一种新的技巧，而且把它练习一次只选一种新的技巧，而且把它练习个个星期，以进入你的习惯，并给自己奖励。星期，以进入你的习惯，并给自己奖励。时间管理53序号序号工作任务工作任务责任人责任人开始日开始日预计完成日预计完成日预算预算检查结果检查结果1建立能存放建立能存放5000册藏书的图书馆册藏书的图书馆王王6/1（周五）（周五）7/4（周三）（周三）1.1在公司内落实在公司内落实X平米的空置房间平米的空置房间A6/1（周五）（周五）6/1（周五）（周五）1.2与设计师与设计师B勘测现场，沟通装潢施工图样，勘测现场，沟通装潢施工图样，制订材料及费用清单制订材料及费用清单王王6/4（周一）（周一）6/6（周三）（周三）1.3联系施工队长联系施工队长C，说明要求，谈判人工费用，说明要求，谈判人工费用王王6/6（周三）（周三）6/7（周四）（周四）1.4制订装潢及馆内硬件配置预算并报批制订装潢及馆内硬件配置预算并报批王王6/8（周五）（周五）6/8（周五）（周五）1.5购买购买X吨水泥吨水泥/黄沙、黄沙、X块砖、块砖、X米电线米电线C6/11（周一）（周一）6/11（周一）（周一）1.6敲墙，进行隐蔽工程敲墙，进行隐蔽工程C6/11（周一）（周一）6/15（周五）（周五）1.10购买购买X只只X规格书架、规格书架、X只只X式样桌椅、式样桌椅、X台台X配置电脑配置电脑M6/18（周一）（周一）7/4（周三）（周三）1.11工程监控与协调工程监控与协调B6/11（周一）（周一）7/1（周日）（周日）1.12竣工验收竣工验收王王7/2（周一）（周一）7/2（周一）（周一）1.13大扫除大扫除姚姚7/3（周二）（周二）7/3（周二）（周二）2获取员工喜爱的获取员工喜爱的5000册图书资料册图书资料张张6/1（周五）（周五）7/9（周一）（周一）2.1发函通知各部门有关成立图书馆事宜，并征发函通知各部门有关成立图书馆事宜，并征求推荐书目和呼吁捐书求推荐书目和呼吁捐书I6/1（周五）（周五）6/1（周五）（周五）2.2回收反馈，统计书目和捐书数回收反馈，统计书目和捐书数I6/4（周一）（周一）6/18（周一）（周一）2.3决定订购的书目和数量（决定订购的书目和数量（5000捐书数）捐书数）张张6/18（周一）（周一）6/19（周二）（周二）2.4制订预算，提交购书申请报告制订预算，提交购书申请报告J6/20（周三）（周三）6/20（周三）（周三）2.5收到购书批准并开始购书收到购书批准并开始购书M7/2（周一）（周一）7/9（周一）（周一）3制定图书馆管理制度并建立电子管理系统制定图书馆管理制度并建立电子管理系统江江7/2（周一）（周一）7/13（周五）（周五）3.1撰写图书室更新、保管、借阅、归还及损坏撰写图书室更新、保管、借阅、归还及损坏赔偿等管理规定赔偿等管理规定江江7/2（周一）（周一）7/2（周一）（周一）3.2开发电子图书管理软件，建立原始信息开发电子图书管理软件，建立原始信息L7/3（周二）（周二）7/6（周五）（周五）3.3将图书敲章、分类、编号并输入电脑将图书敲章、分类、编号并输入电脑张张7/9（周一）（周一）7/13（周五）（周五）4准备对外开放准备对外开放姚姚7/4（周三）（周三）7/16（周一）（周一）4.1图书馆室内布置并清洁图书馆室内布置并清洁姚姚7/4（周三）（周三）7/6（周五）（周五）4.2图书分类入架图书分类入架J7/10（周二）（周二）7/13（周五）（周五）4.3张贴开放告示张贴开放告示I7/13（周五）（周五）7/13（周五）（周五）4.4对外开放对外开放江江7/16（周一）（周一）54补充资料补充资料n昨天的工作昨天的工作/生活生活n时间管理调查表时间管理调查表n时间管理统计分析表时间管理统计分析表55