存货盘点管理规定

编号：GW/ZM283069-09版号：受控状态：受控广西玉柴机器专卖发展有限公司管理制度存货盘点管理规定编 制：财务部 审 核: 陈小芬准: 陈启贤颁布日期：2009-11-25生效日期：2009-11-25版本修订记录序号修订日期修订内容生效日期版本备注12009T1-25换版，替代GW/ZM283069-08版2009-11-25制度名称：存货盘点管理规定编号：GW/ZM283069-09生效日期：2009-11-25版号：1 目的为了规范存货盘点事务，明确相关单位、部门及岗位人员责任，确保公司资产的 安全和完整，特制定本规定。2 盘点范围2.1 单位范围适用于玉柴专卖公司及其下属子（分）公司，包括控股、参股及纳入经营管理的 子（分）公司，下称“各单位”。2.2 存货范围 指列入资产负债表存货项目的各种商品配件（含发动机零配件、汽车配件等）、润 滑油、化工产品、汽保产品、轮胎、包装物（含纸箱、木箱）以及低值易耗品等。3 盘点方式和时间3.1 各存货单位每年组织两次定期全面盘点。3.2 中期盘点，北方等天气较冷的公司（具体单位在盘点工作通知中确定，下同）于每年 4月 27 日-4 月 30日进行，其余公司每年 6月 27 日-6 月30 日进行；3.3 年终盘点，北方等天气较冷的公司于每年10 月28日-10月31日进行，其余公司 每年 12 月 28日-12 月 31日进行。3.4 盘点时间如有更改，在盘点通知另行明确。3.5 交接盘点：仓管负责人发生岗位变动时，在岗位变动当月进行存货盘点，原则上 在当月 27 日-30 日进行盘点，并以盘点结果作为存货管理责任的交接依据。（注： 月度抽盘及经理、财务负责人离任抽盘作为过程管理在存货管理制度中明确）4 盘点组织盘点总负责人：总经理 初盘总协调人：主管业务线副总经理 复盘总协调人：总会计师 初盘组织部门：各资产管理部门复盘组织部门：财务部 盘点小组：初盘小组由各单位的存货管理部门仓管员及业务人员组成，复盘小组 由财务人员及其他管理人员组成。存货管理单位负责组织进行初盘，财务部 负责组织进行复盘。初盘人员不能兼任盘复人员，即不能由同一人完成同一仓库、仓区的初盘、复盘工作。5 盘点工作职责5.1 财务部负责牵头组织盘点，审批盘点差异，对全公司盘点结果进行总结汇报，对 经审批的盘点盈亏作相应账务处理。5.2 营销部负责公司全部存货盘点的实盘数差异复核、出具实盘考核意见。5.3 各实物管理单位（部门）负责人负责组织本单位存货盘点工作，并对盘点结果、 盘点分析报告的完整性、真实性和正确性负责。单位负责人亲自担任或指定一名 具体盘点负责人。5.4 集团信息技术部或系统维护人员负责协助解决信息系统盘点数据处理和监控。6 盘点计价 总部配件采用总部标准成本价计算，子（分）公司采用子公司标准成本价计算。7 盘点分类7.1 按存货项目分类 按存货项目分类盘点、分类统计数据，即按配件、润滑油、化工产品、汽保产品 轮胎、包装物、低值易耗品等类别进行盘点。7.2 按存货状态分类。对外销售的存货一般分为适销、不适销和存在质量问题等三个 状态，对适销、不适销和质量商品状态的定义界定：7.2.1 适销商品，指能正常周转、销路较好的商品。7.2.2 不适销商品，指市场需求改变、或库龄过长、或技术参数改变等因素影响，暂时 无法销售的商品，但不包括有质量问题的商品。7.2.3 存在质量问题商品，指存在质量瑕疵，有待修理、更换的商品。7.3 按存货库存账龄分类 存货按库存账龄划分为八个账龄段：1-3 个月、4-6个月、7-12 个月、13-24 个月、 25-36个月、37-48 个月、49-60个月、大于 60 个月。8 盘点前准备工作8.1 盘点负责人根据存货管理实际情况，细化存货盘点要求，确定具体盘点负责人， 确定初盘人和复盘人选。8.2 业务员负责通知客户根据自身需要提前备货。在符合信用政策的情况下，可要求 信誉好、偿债能力强的客户提前备货，以减轻盘点压力，减少盘点过程中的临时 出入库单据的使用，减少存货数量调整。8.3 仓管员负责存货整理：要求摆放整齐、分类集中、标志清晰，同一类型分区存放 同一物料统一存放；检查系统单据，原则上应确认不存在已发货未开单、已验收 未入库、已作单未出库的情况后才能进行系统冻结。8.3.1 由于特殊原因不能在系统开出单据的，将单据整理归类，并作好电子版表格备查， 避免误作盘亏。8.3.2 由于特殊原因已开销售单未能提货的必须作好实物隔离及标识，并作好电子版表 格备查，避免误作盘盈。8.4 仓管员负责准备临时任务出库单。8.5 仓管员划定特定货架或仓库空地，以备隔离存放盘点期间验收的货物。8.6 各单位仓库负责人负责准备和打印存货盘点单。可以从业务系统打印存货盘点单， 或参照提供的存货盘点格式表打印空白的存货盘点表。8.7 存货收发时间的截止。领料/发料，验收/销售等收发业务的截止时间为初盘前一天17 时 30 分。9 盘点工作步骤和办法9.1 盘点主要步骤工作流程图子公司盘点工作流程人责负库仓4生成盘点计 划组织初盘一L录入实物盘 点单人责负务财审核、确认 盘点计划序号流程块盘点工作标准期量标准1生成盘点 计划总部财务部存货核算岗及子公司仓库负责人在博科系统生成各单 位盘点计划按通知要 求2确认盘点 计划总部财务部存货核算主办及子公司财务负责人在博科系统确认盘 点计划生成盘点 计划当天3冻结系统总部财务部存货核算主办及子公司财务负责人冻结系统4组织初盘1）初盘必须全面盘点。系统冻结后两天内2）盘点负责人应清晰划分各初盘小组所负责的盘点区域，初盘以 两人（或两人以上）为一组，其中一人负责清点存货、一人负责 记录存货盘点表“初盘数”。序号流程块盘点工作标准期量标准3）冋一规格型号的存货如摆放在不冋地点，应按存货放置顺序 逐一清点，分别记录“初盘数”。4）初盘过程中，初盘人员按存货账龄分类核实存货账龄，并填入 存货盘点单“存货账龄”栏。5）已经初盘清点过的存货必须做好“已盘”标记，尤其是中途中 断盘点或盘点间歇时间，以防重盘或漏盘。6）初盘结束当天，初盘人应在存货盘点单上签署姓名和日期。5组织复盘1）各单位初盘结束后，总部存货单位通知财务部门组织人员复盘， 子（分）公司仓库负责人通知财务负责人安排复盘人员复盘。初盘完成 后两天内2）复盘人员在复盘前先检查各种存货是否均有“已盘”标志。3）对单价较高的配件，如：机体、曲轴、缸盖、喷油泵、增压器 等，或初盘差异较大的，都要求100%复盘，其余存货抽50%以 上品种、70%以上价值进行复盘。4）复盘过程中，如复盘数与初盘数不一致，应与仓管员一冋核实， 填写复盘数量，如果抽查的品种中有5 %以上的品种出现数量差 异，复盘人员有权要求初盘人员重新盘点，因此而造成的误工损 失由存货管理单位负责。5）复盘完毕，由复盘人员应在存货盘点单“复盘人”栏签字认可。6录入实盘、怯匚匕Lt数据1）仓库管理人员初盘结束当晚在博科上录入初盘结果，完成复盘 后检查核对盘点差异，确认无误。初盘结束 后录入，复 盘完成当 晚核对完 成2）复盘结束后，由盘点负责人验收盘点结果，盘点负责人、复盘 总协调人和仓管员三方确认盘点结果真实后，向复盘总协调人报 告。7终止盘点 计划由总部存货核算主办或子公司财务负责人在博科上进行审核确认 盘点单，系统自动生成盘点差异调整单。然后终止盘点计划，此 时盘点作业完成。复盘结束 后半天内8解冻系统总部存货核算主办或子公司财务负责人解冻系统，恢复实物流转终止盘点 计划同时9.2 异地仓库存货盘点要求 若存在委托他人管理的异地仓库存货，必须同步进行确认， 如果因特殊原因不能 实施现场盘点，应凭异地仓库保管人签字确认的实盘报表录入博科系统。9.3 盘点期间收、发货要求9.3.1 盘点开始后，原则上应停止存货的进出和移动。遇紧急情况必须发货时，必须开 具临时业务出库单，经单位负责人和财务负责人（或会计）审批后才能发货。 临时业务出库单在盘点结束后的三天内补录入业务系统，重新打印出库单， 并附上原始临时业务出库单作为出库凭证。9.3.2 盘点期间经批准后的所有发货业务，都必须在临时业务出库单中注明 “已盘” 或“未盘”字样，属未盘存货的，应调增实盘数量维护到业务系统；属已盘存货的 直接作为下一会计期出库数。10 盘点结果分析编写与报送、账务处理及存档10.1 盘点结果分析（报告）报送与审核10.1.1 盘点差异及分析报告的编制及审批流程序号流程块总部存货盘点差异审批工作标准期量标准1起草总部 盘点差异 审批流程1、各存货责任部门（营销部、技术质量部、制造部）仓库负责人 编与附件1T：存货实物盘点记录表、附件1-2:存货盘点 明细表、附件1 5：存货盘点差异分析表（见附件）及XXXX 年XX月份XX公司盘点报告后，提交纸板盘点资料给营销部指定 负责人的同时，提交0A流程审批。盘点结束 五天内2、财务部存货核算岗按存货盘点表样，根据盘点结果填写或 打印各类盘点汇总表，对比分析实际盘点数与财务账面数差异，分 别就数量差异、品种差异、金额差异、不同存货项目、不同存货状 态、不同存货库龄等进彳丁分析，编写完整的盘点分析报告，交给营 销部指定负责人。盘点结束 十天内3、营销部指定负责人收齐上述资料后走博科系统盘点差异审批流 程。收齐资料 当天2部门领导 审核营销部部门领导对公司总部的存货盘点实物差异进行审批确认收到流程 二天内3审核财务部部门领导对总部的账实差异进行审核确认，出具账务处理意 见，在财务审批权限规定范围内确认，反馈回去给存货核算会计进 行账务调整；对超权限的盘点差异报告，递交公司领导审批收到流程 一天内4审批审批同意总部存货盘点差异，转交办理收到流程 一天内5做账总部财务核算主管审核通过库存调整单，存货核算岗当月完成差异 账务处理流程结束 当月开始子公司存货盘点差异审批流程图营销部财务部子公司公司领导权限外工作流程审核1k工作流程审批1工作流程审批2权限内业务系统审核円起草盘点差异 报告财务负责人审 核子公司经理审 核匚结束J账务处理 =序号流程块子公司存货盘点差异工作标准期量标准1起草盘点差异 报告1）子公司仓库负责人编制写附件1-1:存货实物盘点记录 表、附件1 2：存货盘点明细表、附件1 5：存货盘 点差异分析表（见附件）及XXXX年XX月份XX公司盘点 报告。盘点结束 五天内2）子公司财务负责人按存货盘点表样，根据盘点结果填 写或打印各类盘点汇总表,对比分析实际盘点数与财务账面数 差异，分别就数量差异、品种差异、金额差异、不同存货项目、 不同存货状态、不同存货库龄等进行分析，编写完整的盘点分 析报告，交给仓库负责人。盘点结束 五天内3）若总部派出有监盘人员，需向监盘单位仓库负责人出具监 盘报告盘点结束 五天内4）子公司仓库负责人收齐上述资料后通过OA系统中“子公司 盘点差异处理流程”提交审批。收齐资料 当天序号流程块子公司存货盘点差异工作标准期量标准2财务负责人审 核子公司财务负责人申核本单位盘点相关报表及差异分析报告。收到流程 一天内3子公司经理审 核子公司经理审核确认本单位盘点差异及分析报告。收到流程 一天内4工作流程审核营销部业务组及部门领导对子公司递交的实物存货盘点差异 及分析报告进行审核，对盘点差异存在质疑的有权退回要求重 新确认。收到流程 五天内5工作流程审批1财务部内审组及部门领导对子公司的账实差异进行审核确认， 出具账务处理意见，在财务审批权限规定范围内确认，反馈回 去给子公司进行账务调整；对超权限的盘点差异报告，递交公 司领导审批。收到流程 一天内6工作流程审批2公司领导对子公司存货盘点差异报告进行审批。收到流程 一天内7业务系统审核财务部内审组风险管理主办根据审批通过的盘点差异报告，在 博科系统中完成库存调整单审核。流程结束 一天内8财务部做账各子公司财务负责人对盘点差异完成账务处理。流程结束 当月10.1.2 总部完整存货盘点分析报告的编制A、总部审批完总部各仓库及各子公司盘点差异后一周内由营销部编写总部及子公 司实物盘点差异汇总分析报告并按本规定出具考核意见；以公开发文方式执行。B、财务部内审组审批完各子公司盘点差异后一周内负责编写子公司存货盘点账面 差异汇总分析报告，报财务线领导审批。C、财务管理组收集营销部及内审组、存货核算岗编写的的存货盘点分析报告后，一 周内出具合并盘点分析报告，总结整个盘点工作存在的问题，提出整改意见，报 请财务线及公司领导审批，并适时对本制度进行修订。10.2 盘点差异的账务处理要求10.2.1 各存货单位对于标准成本价在 350 元以上的盘盈、盘亏必须查明原因，并做出书 面说明。属于数量差异引起盘盈、盘亏，在查明原因之前先转入待处理财产损溢， 待查明原因之后，视不同情况作不同的处理。10.2.2 各单位在存货盘点差异审批流程结束当月内凭库存调整单及审批流程，在财务账面 把存货差异转入待处理财产损益，同时结转入损益。10.2.3 当月报税务机关批准，尽可能争取在年度所得税汇算清缴前获取税前列支的批文。10.3 盘点报表的存档10.3.1 总部各存货单位：手工记录原始盘点单（初、复盘）经实盘人员签字，系统解冻 后的盘点明细表经部门经理、仓管签字并加盖部门章。一式四联，存货单位主管、 责任仓管、营销部国内业务组、财务部存货核算岗位各存一联。10.3.2 各子公司存货单位：手工记录原始盘点单（初、复盘）经实盘人员签字，系统解 冻后的盘点明细表经单位负责人、仓管、会计签字并加盖公章。一式四联，存货 单位仓管、会计、营销部国内业务组、财务部内部审计组各存一联。子公司会计 负责将盘点表与盘点差异分析报告、附件 1-3：存货盘点汇总表（财务负责人） 一起装订成册，寄财务部内部审计组编号存档。10.3.3 财务部财务管理组负责打印装订公司合并存货盘点分析报告，后附总部及子公司 存货盘点档案清单备查，总部的存货盘点档案清单由财务部存货核算岗提供；子 公司存货盘点档案清单由内部审计组提供。11 盘点结果考核条款。11.1 属于内部管理人员恶意串通，内外勾结，盗窃、盗卖存货，致使存货损失的，按 损失金额的 200%500%进行扣罚，并追究有关人员的行政责任和刑事责任。11.2 属于盘点过程错盘、错记、错录等造成差异，未给公司造成损失的，视差异情况 按差异金额的正、负绝对值合计的 1%考核。11.3 属于存货管理原因中造成差异的，按金额差异、品种差异并列考核，经理、财务 负责人、仓库负责人承担比为2：1：7，有副经理的单位经理、副经理、财务负责 人、仓库负责人承担比为 2：1：1：6；或者由子（分）公司根据责任大小对考核 金额进行具体分配，报营销部审批后执行。金额差异扣罚标准：正负合计差异金额三存货金额X100%有合理差异原因无差异原因总部子（分）公司正差（盘盈）负差（盘亏）正差（盘盈）负差（盘亏）%1%10%20%15%30%品种差异扣罚标准：差异品种/存货品种X100%有差异原因无差异原因总部子（分）公司10%10 30%15 30%500元1000 元30%30%1000 元2000 元说明：核算金额差异与品种差异占比时，以所有差异核算；执行金额差异占比考核时，剔除 已在、考核的金额，不再重复考核。11.4 对于标准成本价在 350 元以上的所有物料的盘亏赔偿，以及虽单价不超过 350 元， 但单一物料盘亏总额在 5000 元以上的，按标准成本价的 30%-50%执行单项考核。11.5 对于出现存货盘点差异金额在 5 万元以上（含 5 万元）10 万元以下的，除执行上 述经济处罚以外，另对直接责任人将根据其责任大小和性质，给予留用察看、调 离岗位、挂靠、降职、撤职、辞退或移交司法部门处理，同时追究子公司经理和 仓库负责人的管理责任。11.6 对于出现存货盘点差异金额在 10 万元（含 10 万元）以上的，致使总部另行派出 专项工作小组进行重新盘点或核实差异真实性的，将根据核实的差异结果或因此 所发生的专项费用在不超过 10%以内对责任单位进行额外的专项考核，对直接责 任人及相关责任人将根据其责任大小和性质,给予调离岗位、挂靠、撤职、辞退或 移交司法部门处理等，同时追究子公司经理及相关责任人的管理责任。11.7 总部盘点金额差异率小于或等于%，品种差异率小于或等于 5%；子（分）公司盘 点金额差异率小于或等于%，品种差异率小于或等于 10%的，视仓库金额占比、 盘点时间、盘点结果真实性等情况，奖励相关存货单位 1000-5000 元，奖金分配 比例与考核比例一致。11.8 包装车间在拆箱包装过程中经技术质量部确认为短缺件的，需定时（至少一个季度） 对短缺件进行调整，因日常未作处理，待盘点进行调整的，按相关盘点考核条款 50进行扣罚。11.9 除经过技术质量部确认属厂家供货的短缺件外， 如果日常工作中因管理不善导致 存货丢失、短缺，并能确知丢失金额（按实际采购价格），按本制度相关盘亏规 定进行考核。12 盘点工作过程考核12.1 未经批准不按规定的时间进行盘点，或超通知给予盘点时间的，按超期天数或提 前、推后的天数考核 100 元/天；未经批准，不按盘点程序进行盘点，考核单位负 责人 1000 元/次。12.2 盘点过程中，有弄虚作假，照抄账面数据作为盘点数的行为；复盘过程中，有照 抄初盘数作为复盘的行为，一经发现，考核初盘人、复盘人各 500 元。经过复盘， 复盘品种误差率在 5 %以上，考核初盘人 500 元。12.3 未按规定使用和打印盘点表格的，考核相关责任人各 100 元。12.4 未按规定时间上报盘点报表资料，考核盘点单位和责任人员各 50 元/天。12.5 盘点人员不服从盘点负责人指挥，迟到，早退（未经批准擅自离开盘点地点视同 早退）的，考核 50 元/次。12.6 故意隐瞒盘点差异，虚报盘点数据，一经发现，一律撤职查办。12.7 其他规定未提及考核事项的，按盘点情况或营销部、财务部调查情况，部门领导 或公司领导意见执行考核。13 相关记录附件：存货盘点表格样式