浅谈TGPMS在项目合同管理工作中的应用

浅谈TGPMS在项目合同管理工作中的应用摘要：现代咨询业的迅速发展，对信息化工作提出了很高的要求，项目合同正是管理咨询成果的体现，如何管好合同与用好合同，是合同管理人员、信息化工作人员共同关心的问题，TGPMS（三峡工程管理系统）为在这一领域的实践提供了很好的探索。关键词：TGPMS 项目管理 合同管理1.引言在计算机信息技术高度发达的今天，人类已经能借助它成功进行诸如发射卫星和模拟未来较长期限内天气状况等复杂工作。对于项目管理而言，管理团队跨行业部门的情况日益增多，在管理理念方面也逐渐向精细化发展，为了成功进行项目管理的实践活动，人们不仅需要精通业务的专家，同时也需要通过完善的合同体系、明晰的管理流程以及快速准确的反馈机制来完成各项工作。三峡工程1994年正式开工，将于2008年完成，其建设规模之大、周期之长、投资之巨均超出了以往类似工程。在工程开工之初，中国三峡总公司就决定引进现代项目管理模式建设三峡工程，在“工程建设四制（项目法人负责制、招标承包制、工程建设监理制和合同管理制）”的基础上，经过多方探索比较，最终选择并根据中国国情及三峡工程特点实施了三峡工程管理系统即TGPMS的建设。从1998年试运行至今的8年多时间中，TGPMS在三峡工程合同管理方面充分发挥了积极的作用，为现代信息技术条件下有效提高管理效益提供了借鉴，TGPMS因而也被业界称为国内大型项目工程管理系统的旗舰。2.TGPMS合同管理子系统功能TGPMS由13个相互独立但又有一定联系的子系统构成，其中合同管理子系统是其核心业务子系统，通过合同可以建立从工程(子)项目立项开始，到招投标、合同(报价单)、变更、支付结算以及验收等项目合同全生命周期过程的管理关系，同时能够建立与投资控制(概算)、财务会计、计划进度、质量、安全、物资材料、设备、文档等多个业务子系统的关联关系，并且还可通过数据安全授权机制，使不同单位、不同业务部门乃至不同工作岗位的人员进行协同工作，做到工作流与信息流的高度重合。2.1合同立项在工程项目管理实践中，管理人员根据项目总进度计划编制分年度工作计划，每年都有新的工程(子)项目需要动工建设，在项目实施前，按照相关管理程序要求应进行项目立项和招投标相关工作。各个项目部业务人员通过TGPMS提出立项申请，经业务过归口管理部门主管人员审核后，批准工程(子)项目的立项，然后再由项目部会同合同招投标管理部门组织进行相应的招标工作。2.2招标管理发布招标公告后，合同招投标管理部门负责在TGPMS中登记招标项目的信息，并根据招标文件工程量清单采集收录招标项的信息，将参加投标报名的企业基本信息从单位信息库中调出作为投标商的清单。如果投标商是首次参加项目投标，则需要补充相应的信息，并可在后续业务过程中全程引用。在招标文件中一般会向投标商要求提交报价文件电子版本，电子文件数据编码与格式和TGPMS招标项相对应，在开标后由造价专业管理人员及信息管理人员共同完成电子文件数据的审核及导入过程，为快速准确地进行报价对比分析提供详细基础资料。在进行评标时，由于根据招标投标法要求，外部邀请的技术经济评标专家人数不得低于评标总人数的三分之二，因此在TGPMS中建立了评标专家随机抽取应用模块，水电及相关行业专家名单已准备就绪并不断进行更新，各种回避以及其他专业限制条件等都通过系统程序自动完成，有效排除了招标评标过程中的人为因素的干扰，为切实做到公平公正创造了技术条件。2.3合同及报价单管理完成招投标评标并进行决标与合同谈判工作后，中标单位的工程量清单报价信息可以通过程序自动转换为合同报价单，非招标产生的合同也可手工录入合同报价单项信息，经过数据审核检查确认无误后，应将系统中的合同置为批准状态，这样方能进行后续的合同变更、支付以及其他相关的业务活动数据处理。在进行合同报价单项的信息录入、审核检查过程中，需要注意报价单项是总价项还是单价项，不同的类型系统的处理方法不同，比如单价项初始的工程量总是为零，而在合同执行过程中，随着实际完成工程量的逐步确认，相应的合同价格因而也随之累加，到合同结算时将形成实时的合同价格。另外为了防止人为操作失误而破坏系统数据的有效性，除对不同人员按其工作性质设置相应数据的查询、添加、修改、删除权限外，还设定合同一旦将其状态从初始或未批准置为批准状态，则只能通过规定的程序进行合同信息的变更处理，关键业务数据非系统管理员通过后台而不能修改。合同报价单是执行项目合同的最基本信息，报价单项可以按不同层级进行汇总，并且通过TGPMS可以逐项定义相应的开始及结束时间。如合同报价单项具备一定的变化可能时，可以定义相应的预测工程量和单价，使合同及造价管理人员在预计合同变更额度方面心中有数。通过合同报价单可以建立与单价分析表的对应关系，单价分析表数据即可来自于投标报价文件，也可源于有关的行业或者专业甚至是企业定额，在据此进行成本分析时极为方便，相应工料机信息唾手可得，对积极投入系统应用的施工企业而言可谓是相得益彰，同时也为施工、监理和业主单位在确认价格方面快速形成共识提供了便捷条件。2.4合同支付在合同项目进度款的支付过程中，由施工单位提出付款申请，并将报价单项支付信息录入到TGPMS数据库中，在其确认后有关完成工程量及产值数据自动转入到监理单位审批栏目，监理工程师根据现场验收计量的情况进行审核调整，并按合同约定将相关的预付款、保留金支付或扣除数据填入审核表单中，经其确认的数据再次自动转入到业主项目部批准栏目，业主方面相关人员可以再度进行修改调整，最终确认的数据作为工程进度款支付的依据。在这个过程中，工程进度款数据内容既可以包括合同原始报价单项，也可以是经过审核确认的合同变更报价单项，相关信息由于在合同(报价单)、变更(报价单)的录入过程中已进行过确认，因此各单位主要关心的只是工程量完成的情况，其他已有信息均通过系统自动完成调用，从而避免了操作过程的差错情况，也为严格执行合同、规范业务行为提供了技术保障。2.5其他合同管理业务在项目合同执行过程中，还可根据业务工作需要形成报价单项计划，记录合同奖罚、索赔、保险等方面的信息，对于承包商投入的工料机等资源，也可进行详细记载，并可随时记录合同相关公共设施运营故障的影响，为妥善处理合同索赔事务提供条件。在合同项目进入验收阶段，可按合同报价单逐项列出尾工清单，并记录消除尾工的情况，使结算阶段工作有根有据。3.合同管理中应用TGPMS实践评价截止到2007年8月，在三峡工程建设过程中已签署各类项目合同协议11658项，合同金额约1270亿元，涉及承包单位2600余家，公司内部管理部门60余个。小到几千元的征地移民补偿合同，大到几十亿元的主体工程施工合同，都一览无余地纳入到TGPMS合同管理子系统中，对于无合同的各类费用，也创造性地通过虚拟合同方式进行管理。TGPMS就像一条高速公路一样，在这个信息时代为实现规范、高效的项目合同管理提供了可能和保障。3.1规范性为了做好三峡工程建设管理工作，三峡总公司一直致力于规范化的制度建设，形成了系列投资、计划、统计、招标、合同及费用管理办法和实施细则，从这些规章制度到TGPMS合同管理子系统之间，还需要制定业务操作规范及其编码规范，方可实现整个管理系统的有机结合。业务操作规范由合同管理业务人员和TGPMS实施专业人员联合完成，目前已经形成了系列标准文件。规范性的实现使管理的科学化成为可能，在金沙江水电项目建设中，业务流程重组(BPR)工作能够在很短的时间内完成，除了建设管理队伍人员的高素质外，很大程度上得益于三峡总公司的规范化工作基础。3.2完整性完整性体现在两个方面，一个是业务处理的完整性，另一个是应用覆盖面的完整性。以合同支付为例，从承包单位提出支付申请开始，到监理、业主的审核审批过程，都通过TGPMS合同管理子系统实现，需要签署的相关报表文件，都由TGPMS合同管理子系统生成，财务部门制作支付凭证时，也要引用相关数据，这样一套完整的信息就储存在系统中，彼此间的逻辑校验关系得到了可靠保障。而在实施应用TGPMS之前，虽然一些部门进行过应急系统的实践，但由于缺乏统一的系统平台，信息孤岛现象比较突出，各业务部门经常要花费相当多的精力进行数据比较，运用TGPMS后这种情况已不复存在。3.3实时性过去受技术条件限制，统计数据滞后的情况时有发生，在应用TGPMS之后由于相关业务数据的生成与传递，都是通过在线方式完成，因此查询和统计汇总工作的实时性成为可能，这对于强调资金时间价值的经济管理人员来说无疑提供了便利条件，掌握及时准确的第一手资料也为项目管理决策准备了可靠依据。如使用TGPMS可将每月项目资金流量测算结果与实际误差，其数量级由千万元降低到百万元水平，提高了资金利用效率。同时，实时性的特点还使管理人员从大量繁琐的业务数据核对工作中解放出来，仅提高工作效率一项，据测算约为1520，为进一步改进业务工作质量，降低人工费用创造了基础。4. TGPMS应用建议三峡工程的建设为实现TGPMS本土化提供了丰富的需求来源，多年来的实践证明，TGPMS的基本构架能够满足大多数项目管理的需求。应用TGPMS之后我们深切感受到它的好处，同时也欣喜地看到它经历了从C/S到B/S的变迁，然而科学的管理从来不会停止其前进的步伐，以下从应用角度对于项目合同管理工作中如何应用好TGPMS提出一些建议：4.1加强应用规划中的分析工作项目管理是一项复杂的系统工程实践活动，做好这项工作离不开合同管理和信息管理的支持，因此在项目管理规划阶段就应当做好合同管理和信息管理科学结合的策划工作。而根据基本建设管理程序，前期工作侧重于进行可行性研究论证和相关的报批报建，在TGPMS应用中要解决好可行性研究估算与初步设计概算的关系，从而妥善解决投资控制目标管理与合同管理的对应关系问题。此外，不同类型的合同其执行策略会有明显不同，管理者对信息数据的需求也会有很大差别，如何满足各方面对系统的需求，合理设置数据繁简关系，需要在应用规范中进行明确指导，以利于规范化目标的实现。4.2注重应用实践中人的因素人是各种实践活动的主体，其认知能力、业务水平都会对实践结果产生深刻影响，TGPMS中最关键的因素就是人的因素。鉴于项目管理过程中人员流动性强的客观事实，要持续不断做好新员工、新用户的管理知识和业务技能培训工作，要从企业文化建设、人力资源管理等多方面入手，对不同管理层面的人员进行科学管理理念的教育，形成学习型团队。应用实施支持团队和用户群体应当是密不可分的，要做好不同类型群体的职责定位工作，考虑在应用TGPMS管理平台基础上各个岗位新的需求。例如，数据的正确与否大多可以通过业务过程进行审核，但一些最基本的信息比如合同基本信息，其校核职责需要明确具体的岗位，否则容易出现信息不全不准的情况。4.3持续进行系统改进工作系统改进主要表现在两个层次，一个是IT技术层面，例如用户界面的友好性改进，如何使表单窗口更接近真实的文档格式，使用户感到亲切自然，另一个则是在业务功能层次，例如对于一个合同，其订立、执行乃至终结失效有一个完整的生命周期，而在TGPMS中合同置为批准状态后将一直持续存在下去，直至整个工程结束，这就形成了海量信息中状态不准确数据的干扰因素，这一现象的消除将通过对系统功能的调整来完成。5.结束语现代咨询业的迅速发展，对信息化工作提出了很高的要求，项目合同正是管理咨询成果的体现，如何管好合同与用好合同，是合同管理人员、信息化工作人员共同关心的问题，TGPMS为在这一领域的实践提供了很好的探索，我们真诚期待在未来发展的道路上，我们与TGPMS一起走向更远。