办公自动化原理及应用

自考办公自动化原理及应用复习资料本资料由广东自考网WWW.9184.NET和考友联盟联合收集整理，无错版，可以直接打 印复习。祝你考试成功！第一章办公自动化概述（一）办公自动化的概念将计算机技术、通信技术、系统科学与行为科学应用于传统 的数据处理技术难以处理、且量非常大而且结构又不明确的那些业务上的一贡综合技术（。季 斯曼定义）利用先进的科学技术，不断地使人的一部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中， 并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统。目的是尽可能充分地利 用信息资源，提高生产率、工作效率和质量，辅助决策，求取更好的经济效果，以达到既定 目标。（85 年全国第一次办公自动化规划讨论会）办公自动化是以行为科学为主导，系统工程学为理论基础，综合应用计算机技术和通信 技术来完成各项办公事务。以计算机等现代办公设备取代传统的手工办公用具，以现代化的 办公系统代替传统的手工办工系统。办公活动内容：书面、口头信息生成与处理；书面、口头信息传递与管理；办公时间安 排；办公资源运用发展：美国：75年前基本通信设备和办公用单机设备75-82新型办公设备，个人计算机进 入办公室 83 年后应用局域网络技术和远程通讯网络技术，系统综合设备采用日本：初期79-82,引进、开发、使用办公用的单机设备发展期83-84办公机电化 改进期85-87多功能综合机，各种作业过程自动化成熟期88年后办公系统集成化 我国：六五，启蒙与准备时期；七五开创与初见成效时期；八五、九五发展并走向成熟 时期加速我国办公自动化发展的对策 适应政治体制改革形势，实现办公机构、办公制度的科学化 适应办公自动化的需要，努力提高办公人员的素质 广泛开展技术研究，加速办公自动化技术的推广应用1、识记：办公自动化的意义 办公自动化是现代化管理和建立运转协调、灵活高效的政府行政管理体系所必须的 办公自动化对我国的经济发展，提高管理和决策水平，促进社会进步和“四化”建设 都将起到重要作用 提高办公效率和科学决策水平 办公自动化可以显著提高管理水平，提高劳动生产率。最重要意义2、领会：（1）办公自动化的要点 支持理论：行为科学、管理科学、社会学、系统工程学、人机工程学 直接利用的技术：计算机技术、通信技术、自动化技术 两大技术支柱：计算机技术和通信技术 关键技术：数据处理、文字处理、语音处理、图形与图像处理、网络通信技术、决策支持技术（2）办公自动化的主要环节信息采集、信息加工、信息传输、信息保存 核心任务：向各领域、各层次办公人员提供所需运用的信息（二）办公自动化的关键技术1、识记：（1）语音处理利用计算机对语音信息进行处理的技术，包括语音的输入、 识别、合成和存储（2）图形与图像处理使用计算机对图形与图像进行处理的技术。包括图形与图像数 字化、增强与复原，图像数字编码，图像分割和图像识别（3）决策支持技术决策者利用决策支持软件进行大量数据的收集和分析处理，寻求 解决问题的方法和模型，从而作出正确的决策。2、领会（1）数据处理利用计算机对数据进行收集、存储、加工、传播等一系列活动 的总和，特点数据量大，数据结构复杂，时间性强。数据：计算机加工处理的对象，能够输入计算机并且被计算机进行加工处理的信息。（2）文字处理文稿编辑和文件管理等现代化的手段，包括起草文件、文字编辑、表 格编辑等工作（3）网络通信技术在单位内部，通过计算机联网和专用电话交接设备等实现信息的 传输、交换和共享。在单位外部利用电话网、传真网、卫星通信网等实现通信和信息共享。（三）办公自动化系统办公业务活动概括为：存储、交换、加工信息和基于信息的科 学决策1、识记：（1）办公自动化系统的组成办公自动化设备、办公自动化软件、掌握现代 办公技术的办公人员办公自动化设备：主计算机；各种输入设备、各种输出设备、工作站、通信设备、各种 办公设备办公自动化软件：办公自动化系统软件、办公室应用软件（通用、专用）（2）办公自动化系统的开发一个具体的办公自动化系统从无到有的过程 软件生存期：软件产品从形成概念开始，经过开发、使用和不断增补修订，直到最后被 淘汰的整个过程OA 系统生存周期：系统分析、系统设计、系统实施、系统运行维护 系统分析建立一个明确、具体而又可行的系统目标。具体步骤： 调查研究一任务需求调查、办公环境调查一资料阅读、问卷普查、个别访问、实地观 察 可行性分析一经济可行性、技术可行性、社会可行性 用户需求分析一对系统的功能、性能及运行环境限制等方面提出要求 系统总体规划一办公现状分析、系统目标、阶段任务、设备选择、投资分配、管理机 构、人员设置、技术培训、实施条件、实施步骤等形成系统分析说明书系统需求说明、系统目标、系统逻辑模型和软件实施总体方案等 总体规划系统设计总体设计、详细设计 总体设计确定系统如何完成预定的任务。 主要包括：总体结构设计（最重要）及确定系统的硬件选配、软件选配、代码设计、界 面设计结构化设计方法将整个系统按照不同的功能和层次划分为一个个功能简单明确且相 对独立的部分（模块），每个模块实现系统的一项具体功能，自顶向下，逐步细化。工具： 系统层次图、细化的 IPO 图、模块结构图模块结构图描述软件层次特性的工具，描述某个模块负责管理控制哪些模块以及上下 级模块或同级模块之间的数据传递关系。成分：模块（方框模块名）、调用（从调用模块 指用被调用模块箭头）、数据流向 详细设计一程序、过程的具体算法设计一辅助设计工作：流程图。一对具体任务进行 算法设计和其他辅助内容的设计，包括系统输入输出设计、数据库设计、代码设计、程序设 计语言的选择流程图采用文字和各种表达式来描述解决问题的具体步骤，每一步或几个步骤都由代 表不同含义的框格括起来，并用箭头指示其执行顺序。系统实施：设备购置、软件实现（编程、测试）、人员配置和培训、数据的准备。 编程：使用预先选定的计算机语言去描述已经完成的程序流程图，把用文字表达的解决 问题的步骤转换为计算机能够接受并执行的指令形式。测试：发现软件的错误并对其进行修改和纠正模块测试、联合测试、系统测试 模块测试由程序员在模块程序编写中对程序的正确性进行测试，编码阶段 联合测试将一组关联度大的程序进行共同测试主要内容：对接口的调试 系统测试将系统放在系统的应用环境中进行测试正确性、可靠性、适应性第三方 组织测试小组测试数据常规数据、边界数据、错误数据 系统运行维护用户教育、系统评价、软件维护 系统维护目的硬件维护、软件维护（改正性维护、适应性维护、扩展性维护）、数据 维护2、领会：（1）办公自动化系统的模式事务型、管理型、辅助决策型 事务型办公自动化系统由单机或多机组成，负责文字处理、表格编制、文档管理、行文 管理等办公一般事务管理型有各种较完善的信息数据库，由具有通信功能的多机网络组成，能对大量各类信 息进行综合管理，使数据信息、设备资源共享，使办公效率得到很大提高辅助决策型具有方案比较和辅助决策功能，利用预先设计的决策模型人们作出判断和决 策。办公自动化发展趋势与办公自动化有关的信息技术的发展IInternet技术II数据仓库 技术III多媒体技术 新型办公室I网络化办公室II无纸办公室（计算机、应用软件、通信网络一三个最基 本要素；优点：易形成，便于修改、存储量大、传递快捷、使用方便）111虚拟办公室（无人 办公自动服务；移动办公） 决策支持系统 第二章计算机文字处理（一）窗口操作系统 windows 951、识记（1） windows的特点采用全图标化工作方式能同时运行多个程序提供了 充分利用内存的功能是发展各种软件的平台具有良好的帮助系统运行环境：操作系统DOS3.2 （5.0）；处理器386 （486） DX, 33 （66） MHz；显示器 VGA （SVGA）, 640*640 （800*600）, 16 （256）色；内存4 （8） M；磁盘空间 40 （80） M （CDROM、声卡、调制解调器、打印机、鼠标）windows 95 的安装DOS启动一插软盘，a： setup设置系统安装目录一按系统提示换盘一重启机器（ 2）资源管理器操作对磁盘、文件夹、文件进行管理资源管理器窗口左窗口（文件夹树窗口）、右窗口（文件夹内容窗口）、窗口分隔条、 状态栏、窗口菜单栏操作：单选、连选（shift）多选（ctrl）、创建文件夹、复制、移动、删除文件或文件夹2、领会：（ 1）计算机系统的基本组成硬件系统、软件系统硬件：主机VCPU （控制器、运算器）、存储器（内存储器、IV外存储器）、输入输出设 备外设CPU 中央处理器一控制器和运算器合称一主要技术指标：主频率、指令周期、执行速 度、字长、寻址能力控制器计算机指挥中心，根据指令的要求，有序地、有目的地向计算机各部件发出控 制信息，使整个计算机有条不紊地、协调一致地工作。运算器在控制器的作用下，根据指令进行算术运算、逻辑运算和其他运算的部件 存储器存放原始数据、处理这些数据的程序、运算的中间结果和最终结果内存储器、 外存储器内存储器一主存储器、内存一主机中存放现行程序和数据的存储器一ROM、RAM外存储器磁盘（硬磁盘、软磁盘、光盘只读式、一次写入式、可擦写式）、磁盘驱 动器、磁盘控制器存储器主要技术指标一存储器容量（Byte字节、KB、MB、GB）、存储密谋、存储周期 （字取出再存入ns）输入输出设备一完成数据媒体变换的设备一键盘、鼠标；显示器、打印机 显示器主要性能指标一屏幕尺寸、颜色、工作方式、分辨率、灰度一显示屏、显示适配 器打印机（硬拷贝）一击打式（针式点阵式、活字型）、非击打式（激光、喷墨、热敏） 软件一计算机运行所需的各种程序主有关文字资料一系统软件、应用软件 系统软件一计算机的设计者提供的一类程序，用于利用计算机本身的逻辑功能达到管理 计算机系统各种资源、充分发挥计算机的效率、便于用户使用和管理的目的一语言翻译、计 算机监控管理、调试、编辑、数据库管理、数据通讯、操作系统（核心，独立于计算机，控 制和组织计算机活动的一组程序，用户和物理机器接口一DOS、WINDOWS、UNIX、XINIX）应用软件一用户利用计算机及其所提供的各种软件编制的，用来解决某些具体应用问题 的程序（2） windows95 的启动：开电源一系统自检一出现桌面；退出：开始一关闭系统一关 闭计算机对话框选择3、应用：（1）鼠标器的操作：指向、单击、双击、拖拉（ 2） windows 95 主要元素及操作（文件夹；桌面；窗口；图标；菜单；对话框） 窗口一标题栏；菜单栏；最小化、最大化、关闭按钮；控制按钮；垂直、水平滚动条 图标一移动、激活、排列、创建、删除 菜单一菜单条（菜单栏）、弹出式菜单、下拉菜单（二）汉字输入应用：（1）汉字输入方法的启动和选择任务栏一EN；Ctrl+Space启动（中英换）； ctrl+shift 换输入法（2）汉字输入：智能ABC 全拼、简拼、混拼、笔形（三）文字编辑软件WORD1、识记：（DWORD的特点一所见即所得、自己定制、拖放式操作、图文混排、轻松 制表、格式存储、宏、模板、 100级复原功能一普通、页面、大纲、主控文档、打印预览、 全屏幕六种视图2、领会：（1） WORD的启动双击图标开始一程序一microsoft office-word（2）简单表格的制作一建立表格、输入广西、行列的插入和删除、改变行高行宽、表格与文字转换）3、应用：（1） WORD的编辑窗口一标题栏、菜单栏、工作栏、格式栏、边框栏、标尺、 绘图工具栏、状态栏、文本编辑区、垂直水平滚动条标题栏：文件名一Microsoft Word；控制按钮；最小化按钮、最大化（还原）按钮、关 闭按钮菜单栏：文件、编辑、视图、插入、格式、工具、表格、窗口、帮助 标尺页面：水平、垂直；普通：水平；视图标尺计算机文件一组有名字的相关信息的集合；文书文件以文字为主要内容的文件（2）新建文书文件（3）打开文书文件（4）文本编辑（单字、行、字块的操作先定 义后操作）；（ 5）剪贴板的使用：开始程序附件剪贴板查看程序（6）查找 ctrlf 和替换 ctrl h（7）排版字符排版（字体、字号）、段落版版（行宽、字间距、行间距、段落对齐）（8）打印预览和打印操作：打印设置一打印预览ctrl+F2打印 第三章计算机表格处理（一） EXECL 概述1、识记：EXECL的功能、特点一Excel是在Windows环境下运行的电子表格应用程 序自动制表功能表格编辑功能将数据自动转换到图表、图形或文档中执行简单或复 杂的函数、公式运算兼具字处理和数据库处理功能具有更精确和详细的预览功能2、领会：EXECL的启动与退出启动：双击；开始一程序；打开已存在的EXCEL文件退出：文件一退出；双击控制按钮或单击控制按钮一关闭；Alt+F43、应用：（1） EXECL窗口：标题栏、菜单栏、工具栏、编辑栏、工作区、状态栏（2） EXECL 电子表格名词术语 电子表格一在计算机上生成并通过计算机进行编辑、操作、处理的表格（行号一数字、 列号大写英语字母） 工作簿一用户建立的存储和处理数据的电子表格文件，由若干工作表按一定顺序排列 而组成的工作表集合 工作表一在电子表格中进行一切表格操作的二维表区。工作簿隐含16个工作表，最 多255个，每表16384行， 256列，名字长度不超过32个字符 单元格（单元）一工作表中的每一个格子，每一单元的坐标称地址，形式：列号+行 号 活动单元格一活动单位、当前单元，当前正在操作的单元 单元指针一被激活的活动单元四周有一黑线杠围绕，此框称单元指针EXCEL能识别五种类型的数据：数值、日期、时间、正文、公式（二） EXCEL表格制作应用：（1）生成表格：创建新工作簿输入数据（输入标题、输入表头、输入其他数 据）工作簿存盘（2）编辑工作表打开工作表（打开文件、选取工作表）工作表窗口操作（缩放窗 口 一视图、分割窗口 一窗口、冻结分割区域一窗口）编辑工作表（插入删除行列和单元格、 行高列宽调整、重命名工作表、工作表自动套用格式）编辑数据（数据删除、修改、移动 复制、排序简单、复杂、格式化）复杂排序选择排序范围；数据排序（有标题行复选框）；选定第一、第二、第三关 键字；确定数据格式化分自动格式化和手工分步格式化（数据对齐、字体格式设置）（3）打印工作表打印机硬件设置（联机、装纸）指定打印范围打印机、页面、 版心设置打印预览打印对话框（打印机、打印范围、打印份数）设置；确定（三）EXCEL 数据计算1、领会：公式和函数基本概念一EXCEL公式由三个元素构成；运算符、参数、函数 运算符一算术运算符（6种）、逻辑（比较）运算符（6种）、连接运算符&,优先级操作数常数（运算中不变的数值字符串）、单元格地址（坐标、引用）、区域名：区域 第一单元格：最后单位格函数一非公式必要元素，是EXCEL内部公式，格式：函数名（参数）EXCEL 函数有：数量与三角、日期与时间、统计、财金、查找替换、数据库、字符、 逻辑、信息2、应用：（1）函数的运用键盘手工输入工具栏中自动求和按钮用函数指南输入（2）公式的运用公式运算公式复制和移动公式重新计算（自动重算、手工重算 工具）单元格地址三种引用形式：相对，绝对$，混合公式复制或移动时，新位置公式中地 址是否改变（3）分类汇总将工作表中某列已排序数据按关键字段进行分类统计，并将结果显示 在插入的新行中按分类关键字段排序；选中欲分类汇总的单元区域；数据分类汇总；分组汇总字段 关键字段；汇总方式；选欲被分类统计的数据列单击增加分类汇总位置框中的表，选中所需 列确定（四）图表应用1、识记：编辑图表2、领会：图表基本知识图表元素：轴即坐标轴（X、Y、Z）、图表标题、轴标题、图列、数据系列、网络线、 类常用图表类型区域（面积）图、条形图、柱形（直方）图、折线图、饼图、环形图、 组合图、三维图3、应用：（1）生成内嵌式图表在工作表中建立图表，数据来源于工作表或其中某区 域，工作表中数据变化，图表也随之更新。 选定工作表数据区域图表指南一插入一在原工作表中嵌入拖动工作表区域，移动 到数值内嵌图表的位置，并拖出一方框，设定图表大小、文件定义区域选择图表类型 选择图表格式确定数据系列类和图例文字设定X、Y轴标题和图表标题（2）生成独立图表独立于工作表的图表，依赖于工作表数据制图，并被作为一张工 作表来保存或处理，系统会在工作表标签行列中相应位置插入该图表标签编辑图表：图表移动、缩放、复制、删除；图表元素的编辑 第四章现代办公设备与技术（一）静电复印技术利用光导材料的光敏特性和静电电荷库仑力作用的原理对图文信 息的原稿进行复印的一种复印技术，又称电摄影。1、识记：（1）静电复印机的类型卡尔逊法（目前采用的主要方法） 按静电复印的方法和过程直接（涂层纸）法静电复印机、间接（普通纸、转印）法静 电复印机直接法直接在涂敷有光导材料（氧化锌）的复印纸版（涂层纸）上进行复印的一种复印方法。间接法首先在镀有光导材料（硒合金）的感光版（鼓）上产生墨粉像，然后再转移到 复印纸上的一种方法。直接法复印过程：充电、曝光、显影、定影 间接法复印过程：充电、曝光、显影、转印、定影、清洁（2）静电复印技术特点复印速度快、质量好操作简便，自动化程度高适用范围 广复印件耐久性好（3）光导材料一种具有光敏特性的半导体材料，称光敏半导体，简称光导体。具有 光敏特性和静电特性光敏特性光导材料在暗处呈绝缘性，在明处呈导电性。 静电特性在暗处对光导材料表面充电时，会在其表面沉积上一层静电电荷用于静电复印的光导材料：无定型硒、硒合金、硫化镉、氧化锌、有机光导体（XXX 感光版）（4）感光版用于静电复印的印版，通常是在底基（支持体）上涂敷一层光导材料构 成。感光版的静电特性曲线感光版的表面电位随时间的变化曲线，分充电、间歇、曝光三 阶段容许（饱和）电位感光版所能承受的最高表面电位。实际充电电位应低于容许电位 暗衰从充电后到曝光前的一段时间内，感光版表面电位在暗处的自然衰减。（应尽量 减少）亮衰受光照部位感光版表面电位迅速下降的现象 剩余电位经亮衰后感光版上所保留的表面电位 静电潜象电位差曝光后，感光版亮区和暗区所形成的电位差，充电电位越高，亮衰越 大，感光版光灵敏度越高，感光版上所形成的静电潜像电位差也就越大。光疲劳感光版在长期连续使用后，光导材料出现的一种光导性能衰竭现象。2、领会：静电复印的基本原理和工作过程 充电一利用电晕放电的方法使感光版（鼓）表面带上一定数量静电电荷的过程（充电 电晕器完成）电晕器（单丝、双丝）主要由电极丝（钨丝或镀层钨丝）和屏蔽罩组成 电晕放电电极丝加上直流高压电时会使其周围空气分子电离生成带电离子，同时电极 丝周围形成光晕现象电晕充电利用电晕放电的原理给感光版充电 曝光一充电后，在光学系统作用下，将原稿图像投射到感光版上，并使其形成静电潜 像的过程。曝光时，感光版亮区光导体导通，表面电荷迅速消失（亮衰），暗区光导体绝缘 表面电荷基本保持（暗衰）感光版曝光方式：全场静止曝光方式、狭缝扫描曝光方式（稿 台移动式、稿台固定式）静电潜像曝光后感光版上形成了与原稿图像相对应的，由静电电荷组成的不可见的影 像全场静止曝光感光版（鼓）曝光方式的一种。在原稿、镜头、感光版静止不动的情况 下，镜头将原稿的完整图像投射到平面感光版上使其曝光的一种方式狭缝扫描曝光感光版（鼓）曝光方式的一种。原稿图像经扫描机构、光学系统和狭缝 的作用后可在感光鼓表面形成一轴带状光像，并使作同步转动的感光鼓逐段曝光的一种方 式。曝光时，光带像的移动速度与感光鼓转动的线速度一致。是目前静电复印机普遍采用的 一种曝光方式。稿台移动式扫描复印时稿台移动，光学系统固定的扫描方式，一般用于小型简易复印 机。稿台固定式扫描复印时稿台固定，光学系统（一部分或全部）移动的一种扫描方式， 这是一种常用的方式 显影一使已曝光感光版（鼓）上的静电潜像，转变成为可见墨粉像的过程。显影方法干法（双组份干法磁刷显影、单组份干法跳动显影）、湿法（双组份湿 法液体显影）显影剂用于显影的材料制品双组份和单组份 双组份显影剂由调色剂和载体两种组份按一定比例混合后组成的显影剂。有干粉式、 溶液式两种调色剂由碳黑与树脂等组成的显色剂 载体用于运载调色剂并使其完成显影过程的中间体。干粉工为细微的铁粉，溶液式为 特制石油溶液单组份显影剂设有载体只有调色剂一种组份的显影剂。分导电性显影剂和绝缘性显影 剂 磁刷显影一显影剂由载体（外层涂有树脂包膜的细微铁粉）和调色剂（墨粉）组成。 经磨擦带电后，墨粉吸附到磁辊上并形成刷状，当转动的感光鼓接触磁刷时，在感光鼓表面 电荷库仑力的作用下，带电的墨粉颗料就会摆脱载体的引力而吸附到感光鼓上，从而使静电 潜像变为墨粉像。（广泛采用）跳动显影显影剂为绝缘的单组份磁性色剂材料。显影装置由磁辊、旋转套筒、刮板等 组成。磁性色剂与刮板磨擦带电在磁场的作用下，色剂吸附到滚筒周围形成墨粉层。显影时， 在感光鼓电荷库仑力的作用下，带电的墨粉色剂即可跳到感光鼓上显影。具有复印图像清晰、 底灰小、显影剂不易飞散、环境污染小等特点。液体显影显影剂由液体载体（特制石油）和调色剂颗粒组成，经磨擦带电可使调色剂 颗粒表面与周围液体带上双层电荷，从而使调色剂均匀分散在溶液中。显影时，感光版（鼓） 需浸入显影液内，在静电潜像库仑力的作用下，使带电的调色剂颗粒吸附到感光版上呈现可 见的墨粉像。图像解像力高、层次好、显影设备简单等优点，但显影剂稳定性差、有气味、 易起火等不足。 转印一将感光版（鼓）上的墨粉像转移到纸上或其他介质上的过程一电晕转印法、辊 压转印法电晕转印法利用转印电晕器向纸的背面充电使感光鼓上的墨粉像转移到纸上的一种 转印方法。转印电晕器向纸的背面充电，使之带与墨粉极性相反电荷并与感光鼓贴紧，在电 场库仑力作用下使墨粉附纸上完成转印。辊压转压法利用带电转印辊电场力的作用下，使感光鼓上的墨粉像转移到纸上的一种 转印方法。转印辊上加一与墨粉带电极性相反的偏压，在电场力的作用下，使复印红贴紧感 光鼓并将墨粉吸附到纸上完成转印分离转印后将复印纸从感光鼓表面剥落下来的过程。常用的有分离片法和分离电极法 定影将转印到复印纸上的墨粉像永久地固着在纸面上形成复印件的过程。有热辐射 法、热辊法、冷压法清洁转印后将感光版上的残留电荷和墨粉清除掉的过程。包括消电和除粉 消电将转印后感光版上的残留电荷消除掉的过程。有电晕消电、光消电 除法利用毛刷或刮板将感光鼓上的残留墨粉清除掉的过程3、应用：（1）静电复印机的使用机器预热放置原稿复印倍率选择复印纸选择和安装复印张数确定浓度调节复印注意事项保持电源电压稳定做好消耗材料的补充和装放做好局部易损部件的更 换和安装保持良好的工作环境做好复印机的保养和维修工作建立规章制度，明确操作 规范（2）复印件图像缺陷分析 底灰大：充电电位过高（电源电压过高、电极丝离鼓太近）、曝光不足（曝光量调节过 小、灯光老化、光学器件脏污）、显影过度（显影器给粉量过多、显影器离鼓太近）、转印电 压过高、清洁不彻底（清洁器调整没到位、清洁器老化）、感光版疲劳、调节浓度过大，原 稿底色过深图像模糊：光学系统故障（镜头及光学器件位置不当、松动或污染）、扫描不同步（光 学系统的机械传动装置失调）、感光鼓疲劳、脏污或损伤、原稿图像发虚、复印时原稿未贴 紧稿台玻璃图像浓度小：充电电位过低（电极丝污染、老化或离鼓太近、输入电压偏低）、曝光过 度（灯光电压过高、光缝过大）、显影不足（显影器给粉量过小、显影器离鼓太远、显影剂 疲劳或受潮）、转印效果差（转印电极丝污染、离鼓太远）、感光版疲劳、复印纸受潮、调 节浓度过小，原稿图像浅淡图像全白：未充电（充电电极丝断裂、未接通电源或漏电）、未显影（显影器未工作、 显影剂失效、墨粉用完）、未转印（转印电极丝断裂、未接通电源或漏电）、感光鼓疲劳（光 导体失效）、复印纸太潮、稿台未放稿图像全黑：曝光灯不亮、光缝未开、光路系统严重污染或异物堵塞、感光鼓未曝光 纵向白带：充电电晕器或转印电晕器局部污染或有异物遮挡；显影辊有异物；感光鼓圆 周方向有伤痕；复印纸有纵向折痕或受潮纵向黑带：光路系统的局部污染或异物遮挡；清洁装置局部破损、变形或有异物；消电 电晕器局部污染或有异物；显影器或定影器局部脏污或损伤横向白带：电晕器工作不稳定（输入电压时有时无、电晕器断续漏电）；显影辊转动不 均匀（显影辊松动、传动机构故障）、感光鼓旋转时有跳动现象（感光鼓松动、传动机构故 障）、感光鼓表面沿轴向有伤痕；复印纸有横向折痕或受潮横向黑带：因高压电源不稳定造成曝光灯闪动、电晕器电压时高时低；稿台玻璃有要状 污染或遮挡物；显影器转速不匀或有跳动现象；清洁器松弛或跳动；定影器热辊有轴向伤痕 或定影刮板磨损。（二）桌面印刷系统1、识记：（1）印刷的起源和发展金刚经世界上现存最早的有明确日期记载的印载（2）印刷的基本要素原稿、印版、承印物、油墨、印刷机械 原稿作为印刷的对象和信息来源的各类文稿印版含有图文信息的印刷模板 承印物能够承接印刷信息产形成所需印刷品的各种材料 油墨从印版转移到承印物上并在承印物上形成可见图文印迹的显字材料 印刷机械用于制取印刷品的各种机器设备（3）印刷的类型（凸版、平版、凹版、孔眼）和步骤（排版、制版、印刷、装订） 排版将图文原稿按照一定的格式和顺序排列成印刷版面的过程 制版将排版后的印刷版面制成可以上机印刷用印版的过程 印刷利用印刷机械将印版上的图文信息转移到承印物上的过程 装订将印刷后的印刷品编排整理并加工成所需式样的过程（4）轻印刷技术的产生传统印刷技术与计算机技术和其他新技术相结合的产物，是 一个包括排版、制版、印刷、装订等全部印刷工序的配套技术系列，是一信集计算机技术、 电子技术、激光技术、复印技术等先进技术为一体，可方便快速地制取印刷品的小型印刷系 统。适于专业印刷部门使用的由大型成套设备组成的轻印刷系统称为高级轻印刷系统 适于非专业印刷部门使用、服务于办公自动化的轻印刷系统称为初级轻印刷系统或桌面 印刷系统2、领会：（1）桌面印刷系统的特点一处理速度快；存储容量大；编辑功能先进; 具有一定的图形与图像处理能力；印刷字体丰富；文字输出精度高；占地少，污染 小（2）桌面印刷系统的设备配置*录入微机、图形扫描仪、 *激光印字机或针式打印机、 台式小胶印机等（ 3 ）桌面印刷系统的主要工艺流程排版系统、制版系统、印刷系统、装订系统 计算机排版利用计算机键盘将原稿中的文字输入到微机磁盘内进行排版的一种先进 排版方式。制版系统静电制版法、预涂层感光版制版法静电制版法一利用静电复印原理进行制版的一种方法（氧化锌版）一充电、曝光、显影、 修版、定影、涂胶预涂层感光版制版法将重氮化合物和树脂混合后形成的感光树脂涂布在铝箔底基上 制成。重氮树脂版（PS版）一阳图PS版（目前最广泛）、阴图PS版一晒版、显影、上胶印刷系统平版印刷一种利用线条与版面基本处于同一平面的印版（平版）进行印刷 的技术方法。目前平版印刷主要以胶印法为主利用油水不相亲的原理来实现。 台式小胶印机输纸机构、印刷机构（核心部件）、供水供墨机构、收纸机构、控制系 统印刷机构印刷滚筒、橡皮滚筒、压印滚筒及其附属部件组成 台式小胶印机一般操作过程和步骤印刷准备、上版、印刷 装订系统采用小型装订机械通过折页、配页、订页、裁切来完成装订过程 折页将印张按页码顺序和规格折成书帖的过程（小型折页机） 配页将书帖或单页按页码顺序配集成书册的过程（轻型配页机） 订页利用订书用具将配齐的书帖装订成册订页方法：铁丝钉、简易无线胶订；订页 形式：骑马订、平订裁切利用裁切设备将装订好的印品按所需要的规格切齐（小型切纸机）（三）传真通信技术1、识记：（1）传真机的类型按用途不同文件传真机、相片传真机、报纸传真机 按传送色调不同黑白色调传真机、中间色调传真机、彩色传真机 按传送速度不同一类机、二类机、三类机、四类机按使用电话线路数不同单路传真机、多（12、 60）路传真机 文件传真机用于传送图文信息的真迹传真机黑白传真机-G1 （低速、调频模拟信号传送、6分钟）-G2 （中速、调幅模拟信号传送、3分钟）-G3 （快速、电子扫描和编码压缩技术的数字传真机、1分钟）一使用最多-G4 （高速、数据网上高速信息传送的数字传真机、3秒）一目前尚未推广使用 相片传真机-以传送具有黑白连续色调相片的影像信息为主要目的的传真机 -滚动式扫描方式-采用光扫描方式直接使用相纸感光记录扫描线密度大、精度高、图像分辨率高、清晰度好、发送速度较慢 报纸传真机专门用于传送报纸信息的传真机大滚筒、多路高速传真机 幅面大、字体小、图像层次丰富、滚筒大、分辨率高、扫描速度快、多话路传送 （2）传真机的工作原理扫描发送、光电转换、信号调制、信号传输、信号解调、接 收记录图像扫描在发送端通过逐行扫描的方法将原稿图像分解为若干像素元的过程 主扫描光束沿原稿水平方向的扫描，副扫描沿原稿垂直方向的扫描取样点密度（点/mm）沿主扫描方向每一毫米长度内被分解的像素点数一8点/mm 扫描线密度（线/mm）沿副扫描方向每一毫米长度内所包含的扫描线数一3.85标准、 7.7高（分辨率）线/mm光电转换在光电转换器件的作用下，将原稿扫描后产生的反射光信号变为相应电信号 的过程常用光电转换器件一CCD （电荷耦合器件）一基本单元：光敏二极管、电荷存储器、 移位门、移位存储器调制利用调制解调器将发送的数字电信号转换为适合于电话网络传输的模拟电信号 的过程解调利用调制解调器将接收到的模拟电信号转换为数字电信号，恢复其原图像信号的 过程图像的接收记录将接收到的图像电信号利用同步扫描的方法进行逐点逐行记录并还 原为原图像的过程。记录方式：喷墨记录、照相记录、静电记录、感热记录感热记录利用感热记录头将接收到的电信号逐点转换为热信号，并使感热记录纸（在 纸基上涂敷一层白色的感热生色层（生色剂、粘合剂组成）制成）生色，通过逐行扫描的方 式将各像素点记录下来。2、领会：（1）传真机的操作 使用前的准备工作（安装记录纸、功能的设定、清晰度和对比度选定） 清晰度：标准、精细、中间色调；对比度：一般、浓色、淡色 发送（置放原稿、拨号、发送） 接收（人工接收一通话、按启动键并放回话筒、接收；自动接收） 注意事项（原稿的尺寸和质量应符合该机说明书提出的要求;消除原稿异物和阻挡物； 正确放置原稿；传真图像质量的预检和调节、清晰度和对比度功能的复位）（2）传真机的维护和保养工作环境一温度5C35C，湿度20%-80%供电条件 清洁保养机件的紧固和更换热感纸的使用和保管（小于40C）故障的排除 第五章公文管理信息系统（一）公文管理自动化概述公文的生成、办理、存储、检索、传递、归档等项工作环 节的现代化管理，即以现代化工具和方式代替手工操作。1、识记：（1）公文公务文件或公务文书的简称，是指机关、部门、团体在处理公务 活动的过程中，按特定体式形成与使用的、具有法定效用的文件，包括收文、发文、内部文 件和其他文字材料（2）公文工作-各级、各类国家机构或社会组织的工作人员所从事的，自公文形成直至 办理完毕的全部活动过程。包括公文的撰制、传递、处理等，直至最后向档案部门移交。（3）公文手工管理流程发文管理、收文办理、办毕公文处理 发文办理发文单位对公文的撰写、处置和管理的工作过程。包括：立意、撰写、会签、审核、修改、签发、注发、缮印、校对、盖印、分装、发送 催办、查办收文办理公文接收后，在受文单位内部就文件运转办理所构成的一系列工作环节。 包括：签收、登记、分发、摘编、传阅、拟办、批办、承办、催办、注办、查办 办比公文处理对办毕的公文处理的过程。包括：清退、销毁、暂存、立卷、归档（4）公文管理自动化发展人工管理、启蒙与准备、公文管理现代化初级阶段、公文 管理现代化成熟阶段2、领会：（1）手工管理公文存在的问题一掌握信息不完全、不及时控制办文手段的不足公文统计难度大不必要的重复劳动办文效率低（2）公文管理自动化的背景与动力科技因素（计算机、网络、文字处理技术、多媒体技术、管理科学、软件科学）、人员 因素、价格因素（3）公文管理信息系统的实现方式（单机方式和网络方式）单机方式公文的传递、办理、直至归档仍采用传统人工方式，只是对公文的形成特征 和内容特征采用计算机进行管理网络方式公文直接在计算机上生成，收、发文通过计算机网络进行传递，在计算机服 务器与各计算机终端上对文件的整个办理过程进行科学的管理。（二）公文管理数据库设计1、识记：数据库管理系统的选择任务：根据系统功能的需要，决定数据库的组织形 式和存储方式数据库系统应具有性质：支持SQL语言的关系型数据库支持多媒体数据格式及全文存储支持网络环境丰富完整的辅助开发工具良好的兼容性快速的运行速度2、应用：（1）公文管理数据库的结构设计确定文件名；设计数据库文件结构；确定数据库间的关联字段 数据库文件库文件，数据库中的基本数据以文件的形式存储在磁盘中 包括：主文件、索引文件、暂存文件、后备文件、参考文件 设计库文件结构字段名、字段类型、字段宽度、小数位数四个结构参数字符型C,数值型N,浮点型F,逻辑型L, 1,日期型D, 8,备注型M, 10，通用型G， 10（2）公文管理数据库的建立一数据库结构的建立（命令方式、菜单方式）向数据 库输入数据（3）收文数据库文件结构；收文号C 20收文日期C 10来文单位C 30文件号C 20性质C4类型C8密级C4紧急程度C8题名C 70正文份数N 3 0附件份数N 3 0页数N 4 0文书处理号C 8分类号C 14承办者C 70主题词C 50提要M 10全文G 10（4）发文数据库文件结构发文号C 20发文日期C 10文件号C 20主送C 70抄报C 70抄送C 70标题C 70主办单位C 100会办单位C 120拟稿C 20核稿C 20签发C 12校对C 20类型C 4密级C 4文书处理号C 4附件数N 3 0页数N 3 0份数N 3 0主题词C 50分类号C 14提要M 10全文G 10（三）公文管理信息系统的开发由人、计算机软件、计算机及外设组成,能够科学、 高效地对公文信息进行收集、传输、加工、保管、维护和利用的集成化系统用户需求分析、系统总体设计、保密措施设计、输入输出设计、对话设计、网络通信设 计、程序设计与系统调试、运行与维护1、识记：（1）系统保密措施设计软件加密措施、用户登录与口令 （2）输入输出设计屏幕格式设计、输入方式、输出方式 （3）对话设计屏幕菜单设计（文本方式光条式、弹出式、下拉式；工具栏图标式）、 Y/N 问答式（4）程序设计与系统调式；（5）运行与维护2、领会：用户需求分析目的是确定所建立的公文管理信息系统应该达到的各种指标 以及系统运转后的具体效果和系统所要达到的目的。包括内容开发目的确定功能运行 环境的选择公文管理信息系统的功能包括公文的处理功能、服务功能和维护功能3、应用：（1）系统总体设计，系统主要功能确定：系统登录维护公文处理流程 收文办理发文办理公文处理电子邮件立卷归档公文检索公文统计维护11 借 阅（2）系统总体模块结构图P159 第六章文档一体化系统（一）文档一体化办公自动化系统中进行信息控制和管理的主要形式1、识记：（1）公文与档案的关系； 公文种类拓展（一般公文、常用公文、专业公文、电子邮件）、公文载体上的扩展 档案过去和现在的国家机构、社会组织和个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式 的历史记录 档案来源于文件。一般来说，档案是在文件使用或办理完毕后，经过鉴定归档转化形 成的。 公文是档案的前身。公文是为处理事务而制作的，当事务处理完毕时有关该事务的一 系列公文的内容也就自然地成为该事务过程和结果的原始记录，经过选择后保存下来便转化 为档案。 公文的主要作用是在完成和处理事物中发挥规划、指导、修正等现行效用，具有明显 的时效性。档案的主要作用便是在研究、稽核该事务时发挥凭证和查考作用，在研究该事务 的发展及其与其他社会活动的关系中发挥参考作用，具有明显的回溯性。（2）文化生命周期理论研究文件产生、运动、变化的过程和规律的理论。 生命周期划分为四个阶段制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段、永久保存阶段。（3）文档一体化的作用使档案收集完整、系统、便捷、准确、安全；文档超前控制；提高信息检索效率； 科学决策的需要；提高行政效率；有利于人、财、物的合理利用2、领会：（1）文档一体化的含义从文书和档案工作全局出发，实现从文件生成制发 到归档管理的全过程控制。包括文档实体生成一体化、文档管理一体化、文档信息利用一体 化、文档规范一体化。（2）实行文档一体化的条件：理顺管理体制，完善组织机构；进行标准化建设；改变陈旧观念，培养与一体化 相适应的人才；（3）文档一体化模式机关内部文件、档案管理一体化；机关之间从机构和职能上 进行一体化；建立有人、财、物和管理自主权的文件中心（二）文档一体化计算机系统的组成1、领会：文档一体化系统维护的主要内容一般项目维护、主题词维护、分类维护、 代码维护、数据维护系统维护在系统运行过程中，为使其能正常运转而进行的保养、维修及改善工作。 一般项目维护文件类型、档案类型、著录项目设置、用户管理 主题词标引公文和档案在加工存储检索过程中，将其内容主题的自然语言转换成规范 化主题词法语言过程主题词维护词表建立和词表管理 分类维护把的档案按其来源、内容、时间或其他形式特征，划分为若干类别，使其进 一步条理化、秩序化。中国档案分类法规范化了的档案分类语言，进行档案分类标引的依据和工具 档案分类表的类目是一种标志，代表一组具有共同属性的档案。 从属关系通过设置下位类实现，并列关系同位类关系 代码是系统为常用录入项提供的简短符号，使用代码有助于减少录入量，提高系统效率 数据维护数据备份、数据恢复、整理数据（重建数据库索引文件，将逻辑删除数据物 理删除，删除临时文件）2、应用：文档一体化系统的组成（公文子系统；归卷子系统；档案管理子系统）。 文档一体化计算机系统是采用计算机技术来实现的文书、档案一体化管理的系统。 公文子系统记录了文书处理过程中文件信息的流动和处理状况 归卷子系统进行公文信息向档案信息的转化过程。作用：它是公文子系统和档案管理子系统的衔接部分，控制着公文数据向档案数据的 转化过程。转化的条件可由该子系统自动控制。 如果公文数据格式标准与档案数据格式标准需要统一，那么在进行归卷的同时，还应 进行数据格式和标准的转化工作，这就为档案数据与公文数据相互交换、数据共享扫除了障 碍。 在归卷子系统中进行的案卷定义和归卷工作为档案管理子系统提供了操作对象和数 据内容。逻辑组卷的主要方式有自动组卷和手工组卷。 自动组卷：系统提示用户输入组卷条件计算机自动将符合条件的文件增添到卷内 手工组卷手户直接在计算机屏幕上通过键盘或鼠标进行文件的移动，手工将文件添入 案卷内逻辑组卷向实体组卷转化情况：逻辑组卷的结果直接作为实体组卷的依据；借助逻 辑组卷简化立卷工作，实体组卷并不与逻辑组卷结果完全吻合;不进行传统意义上的立卷， 按流水号归卷，依照逻辑组卷查询。档案管理子系统负责档案信息的管理活动档案检索、档案借阅、档案统计、档案编研 档案检索案卷检索（按主题词检索、按档号查询、按年度查询、按案卷题名查询）、 文件检索档案借阅档案借阅、档案归还（三）文档一体化系统的实现系统工程理论（运用系统思想和系统方法指导工程实践 活动）指导下进行。1、识记：文档一体化系统需求分析在对传统文档工作操作流程、工作环境、人员状 况等进行分析的基础上，明确计算机文档一体化系统开发的目标、系统应具有的功能，并写 出书面的系统需求说明书。需求分析内容重点解决好在文书、档案独立管理体制下由于脱节严重造成的问题文档材料的基本情况管理质量要求2、应用：系统设计是根据在系统分析阶段商定的系统逻辑功能，结合实际条件，具体 设计系统实施方案结构化设计方法将整个系统按不同的功能和层次划分为一个个功能简单明确且相对 独立的部分模块(1) 归档子系统的设计；P182、189 (2)档案管理子系统设计；P184、190 (3)档案 数据库结构设计P187第七章办公自动化网络系统(一)计算机网络概述1、识记：(1)网络协议基本概念将分布在不同地理位置上的具有独立性能的多台计 算机、终端及其附属设备，用通信设备和通信线路连接起来，再配有相应的网络软件，以实 现计算机资源共享的系统。( 2) OSI 七层网络协议描述 网络协议：为网络数据交换而制定的规则、约定和标准的集合。是网络中各台计算机进 行通信的一种语言基础和规范准则，定义了计算机之间进行信息交换所必须遵循的规则。一 个网络协议由语法、语义、时序组成。语法：用户数据与控制信息的结构与格式 语义：需要发出何种控制信息，以及完成的动作及作出的响应，用于协调和差错的控制 信息时序：对事件实现顺序的详细说明。包括速度匹配和任务排序OSI 七层协议：低三层是局域网使用的层次 物理层在物理硬件的基础上处理机械的、电气的和过程的接口，负责在通讯信道上传 播原始的数据数据链路层加强物理传输的管理，提供数据链路的流量、流向控制 网络层控制分组传送系统的操作，如路由选择、拥挤控制、网络互连等功能 传输层从会话层接收数据分成若干小单元，传给网络层。在系统之间提供可靠、透明 的数据传送。会话层允许不同用户间建立会话关系，在数据流中设置检验点，保证数据完整传递。 表示层完成数据转换、格式化和文本压缩应用层一提供OSI用户服务2、领会：(1)计算机网络定义 计算机网络特点：计算机网络建立的主要目的是实现资源共享，互连计算机是分布在不同地理位置的多台独立的“自治计算机”，连网计算机必须遵循全网统一的网络协议。计算机资源主要指计算机硬件、软件与数据。(2) 计算机网络提供给办公自动化的主要服务共享设备资源、共享数据和程序、网 络用户的通信和合作(3) 办公自动化网络系统的特点一建立网络环境，使办公自动化超越了时空的限制； 通过网络系统满足集成化的要求，提高办公效率；通过网络系统可以实现软、硬件资源 的共享，在达到同样办公效率的前提下，可以节约系统开支，提高设备利用率；促进办公 系统各部门的标准化和规范化(4) 计算机网络的分类： 传输技术分：广播方式(所有连网计算机共享一个通道)和点对点方式(每条物理线路连接一对计算机网络数据传输和转接系统的拥有者分：公共数据网、专用网网络覆盖范围与规模分：局域网（LAN）、城域网（MAN）、广域网（WAN） 局域网：将有限范围内（不超过十公里）的计算机、终端与外部设备互连而成的网络 特点：覆盖有限的地理范围；属于一个单位所有，组建方便、使用灵活、误码率低、易 维护和扩展；具有高数据传输速率（10-100MBPS）；所需投资小、见效快，目前使用最为广 泛的计算机通信网络城域网：即城市地区网，介于广域网和局域网之间的一种高速网络，将几十公里范围内 的大量企业、机关、公司的多个局域网互联，实现大量用户之间的数据、语音、图形、视频 等多种信息的传输功能。广域网：即远程网，覆盖范围从几十公里到几万公里的跨地区远程网络。 关键技术是计算机的远程通讯互连技术。通讯手段包括租用专用线路和使用电话拨号方 式。（5）计算机网络的安全问题构成计算机网络系统的安全威胁主要有：黑客入侵、计 算机病毒的侵入、来自内部的攻击、保密信息泄露、修改网络的关键数据等。（拒绝服务攻 击、有害信息的侵入）黑客利用通讯软件，通过网络非法进入他人系统，截获或篡改计算机数据，危害信息 安全的电脑入侵者或入侵行为计算机病毒是一种程序，它通过修改别的程序，并把自身的复制品包括进去，从而传染 其他程序。具有破坏性、传染性、隐蔽性、潜伏性和爆发性。计算机网络安全的主要目标是保护计算机资源不受毁坏、替换、丢失和盗窃。计算机网络安全的解决措施：制定网络安全策略和网络安全制度；采用防病毒，防 止病毒入侵；提供物理安全；构筑Internet网防火墙；加密（口令加密、数字签名、 身份认证）；数据的备份与恢复（二）网络系统构成1、识记：网络系统基本构成（网络工作站点、网络通讯介质、网络互连设备） 网络工作站点：服务器（文件、打印、通信）工作站（普通、无盘、远程）特殊互连设备网络通讯介质：非屏蔽电缆（对绞）线UTP、屏蔽电缆（对绞）线STP、同轴电缆BNC、 光缆FB、无线连接网络互连设备：网卡（插槽、外接、内置）、集线器和打印共享器、调制解调器、中继 器、网桥、路由器2、领会：服务器、工作站、调制解调器、路由选择器的概念。 网络工作站点网络上使用的计算机。服务器网络上提供共享资源的站点 网络服务器具备条件：具有较丰富的资源；需要安装并运行多用户网络操作系统，以管理共享资源的使用。工作站连接到网络上的、能够利用网络资源的计算机工作站和微机的区别：网络工作站具有与网络系统互连的物理连接；要运行相应的 工作站引导软件网络互连设备的共同特点是实现计算机设备与网络设备之间或者网络设备与网络设备 之间的信号转换。打印共享器用于打印机共享，分为手动和自动。 网桥用于传递网络系统之间特定信息的连接端口设备。主要用途是扩展网络和通信分段 路由选择器是比网桥还要复杂的独立端口设备。在进行远程连接时需与调制解调器配合 作用。它有强大的检查和指导载波电路的能力，在网络连接设备中最为优秀和昂贵。 （三） 局域网技术1、识记：（1）局域网的拓扑结构总线型、环形、星型、线星混合型、树型网络拓扑结构，即网络的