文员工作规范及流程

小二黑南京销售中心文员工作规范及流程一、目的 规划日常工作流程及工作产出，全面、及时、准确的了解一线动态，给予各部门全面配合及专业支持。二、沟通方式1、邮箱：主要工作对接方式，目前为公司公用邮箱xiaoerheishipin；朱燕邮箱：xehhrzy，以后所有报表性作业及要求整合的数据均为邮件发送。2、即时通讯群：文员QQ群、南京销售中心QQ群；3、电话：手机保持畅通，随时提供支持；4、面谈及会议：日常工作中随时协助城市经理解答员工问题，及时了解员工动态；尽可能参加办事处会议，了解更多需支持的工作内容。三、工作规范1、招聘流程因目前市场整合需要，年度预算人员编制需调整，但每月人员编制有确定，办事处需根据每月编制数进行人员的调整及招聘，一般情况不能更改，若有特殊情况需增加月度编制，需销售中心负责人签批同意。人力资源部以此为依据进行招聘计划的安排和协调，各办不允许出现超编情况。因办事处工作地分散及销售员工本地化的思路要求，故销售人员的招聘工作可以由办事处负责人在当地市场跑线过程中的挖角配合网络及现场招聘会同时进行。2、面试及入职流程面试主要按以下流程进行：销售主管面试城市经理面试（需在登记表中签名并记录对此人的面试综合意见）总经理面试（或总助面试）推荐至人力资源部人力资源部面试（可电话面试，面试通过即告知其公司制度及薪资，若可行，即通知员工准备入职资料）单据递梁总签批通知办事处文员可安排入职，入职前将入职资料提交至人力资源部。 员工面试必须遵从两级原则，业务级员工需主管面试然后经理面试，主管级员工经理面试通过后还需销售中心面试。为简化入职流程及体现招聘面试效率，自8月1日起取消应聘登记表，员工初试可直接填写员工人事资料登记表，入职资料有员工人事资料登记表、身份证复印件、最高学历证书复印件，经理级需增加上家单位离职证明及证明人证明电话，因登记表之前已推荐至人力资源部，故只需附其它资料即可，人力资源部资料齐全后即通知员工入职日期，同时通知办事处文员协助配合安排新员工工作地点、考勤等其它事宜。注意：入职资料必须保证完整及按规定要求填写方可递单，否则一律退单处理； 严禁办事处自行通知员工先行入职，入职日期由人力资源部统一安排，每月入职日期截止至25号。3、新员工入职培训新员工入职后一个月内安排新员工入职培训，时间安排跨度为每月20-25号，主要培训内容分为：公司介绍、产品介绍、公司制度、薪酬福利、员工手册以及销售业务类的培训。公司介绍类的培训讲师为各办文员，销售类的培训讲师为各办负责人，后期人力资源部会下发新员工入职培训PPT课件，培训签到表及试卷，每月26号递交培训签到表传真件，签到表原件26号寄人力资源部。（销售类培训课件后期需跟进人员制作）4、晋升/异动流程 员工晋升为职务晋升，生效日期仅为每月1号。月度绩效考核若连续三个月评定为“优”的员工，办事处可考虑安排其晋升事宜，职务变动审批表附件3的个人意见处，需详细填写上三个月的月度绩效得分及平均分值，经销售中心领导审批及人力资源部审核通过后方可生效。生效日期全部为次月1号。 员工异动为工作地点的变更，生效日期每月两次，即每月1号、15号。 若员工同意进行办事处对办事处的工作地的变更，称为异动，员工需在职务变动审批表附件3的个人意见处填写如下：“本人同意并遵守公司以上工作调动安排”。5、离职流程 试用期内员工若想离职，需提前三天提出，转正过后的员工需提前一个月提出，需上级领导同意后安排人员进行交接，完成交接后方可离职。员工不可不进行交接或者上级领导不同意的情况下擅自离职，涉及费用等情况一律工资缓发，等交接清楚后工资再解缓。 按员工手册内容员工违反公司制度辞退或开除以及自动离职的员工，办事处文员代其写辞（退）职员工结算单附件4，离职原因处写上“开除、辞退、自动离职”，还需写上工资是否需要缓发”。6、递单要求（1）人事单据递交时间为每日的下午两点半前，各办文员将已审核无误的单据一次性传真至蒲怡处，并核对是否有全部收到并做好记录（电子版，记录传真单据内容，时间），蒲怡于下午三点前递交人力资源部整天收到的单据，蒲怡处两点半之后概不收单。（紧急或特殊单据除外，可直接告知人力资源部）（2）所递交之单据为此次下发新版本，如所递交之为旧版本，需更改后重新递交签批。（3）所递人事单据，要求字迹清晰明了，不可潦草书写，对于所递交上来的资料无法识别的，需重新递交清晰版本。（4）人事单据共分为：每月递交时间规定表 附件1；员工人事资料登记表 附件2；员工转正申请表/考核表 附件3；职务变动审批表 附件4；辞（退）职员工结算单 附件5；请假申请表 附件6；入职培训签到表 附件7；（内联单）格式 附件8（申请）格式四、公司制度性政策调整所有公司制度政策均按员工手册为准，若办事处因市场及实际情况需要调整，必须递交内联，经销售中心审批过后才能执行，无内联单通告的所有政策性调整均为无效。五、其他1、本规范在执行中将根据工作需要不断补充与完善。2、执行情况将与员工绩效评定挂钩。3、附件为各项报表格式。 南京销售中心人力资源部 二零一零年七月二十五号附件1每月单据递交时间表序号需完成事项责任人完成时间备 注1下发通讯录蒲怡每月1号2除晋升单之外的所有人事单据各办文员/蒲怡每天下午14：30前每天下午14：30之后蒲怡不再收单，一天递交一次3核对周名册人力资源部每周五15：00前核对本周入离异情况4试用期满及合同期满表人力资源部每月5号各办文员需跟进转正表单及时递交51、晋升单据的递交2、需开具离职、薪资、在职证明人员表各办文员每月25号晋升单需保证完全符合晋升流程中要求及填写规范6新入职银行卡号及卡号变更表各办文员发送蒲怡每月25号需保证100%正确率71、新入职员工培训签到表2、核对月名册各办文员人力资源部每月26号1、电子版、签字版扫描件2、人力资源部下发本月名册核对版本给大家确认8考勤表、原始数据、未打卡记录各办文员发送蒲怡每月29号及时、准确，蒲怡将考勤表汇总至一张表上递交9绩效考核项目吴宝佩负责统计汇总表至人力资源部月度/年度每月2号前根据销售中心绩效考核管理办法严格执行，奖金由人力资源部计算附件2员工资料登记表编号： 办事处/部门： 岗位：姓名性别民 族照片出生日期学历婚 否所学专业户 籍政治面貌此处人力资源部填写毕业学校户口所在地身份证号入司时间需填写直系亲属现家庭地址联系电话紧急联络人与联络人关系：联系电话：教育情况起止时间学校名称专 业学 历工作经历起止时间单位名称职 务离职原因家庭情况关 系姓 名年龄文化程度工作/学习单位本人在上述所填报的各项资料均为属实,如有虚假或故意隐瞒,本人愿意接受贵公司的规章制度处罚和承担相应的法律责任，并允许贵公司对以上内容进行调查、核实。我已通过公司上岗培训，并认真学习理解公司有关行政、人事、财务等制度，本人承诺在公司内严格遵守并执行公司制度；即使公司今后再制订有关制度，在本人知悉后也将严格遵守并执行！签字：日期：经理面试评估意见最后一轮面试人对应聘者的评估意见，最后需注明建议录用或不建议录用附件3转正申请表姓名办事处/部门岗位入司时间年月日申请时间年月日工 作 总 结（请详细描述自己的工作业绩及工作表现）此栏注意必须填写试用期期间月度绩效分值，评估是否达成转正标准你对公司人际关系感到：非常满意 还可以 不满意你对目前的工作感到：尚能承担更困难的工作 合适但希望担任更困难的工作正合目前本人能力 稍感不足你对目前的工作量感到：太多 稍多 尚可 稍少 太少你对目前的工作环境感到：很好 一般 差你对试用期及转正后的工资待遇感到：很好 一般 差你对所从事的岗位希望：继续在现岗位工作 如有可能调至本部门 岗位工作 如有可能变更至 部门 对本公司的工作不太适应希望部门主管如何（从哪些方面）帮助你，使你的未来工作更好？何种培训你较感兴趣并对现职有用？你还有哪些意见与建议？ 接附件3转正员工考核表填表日期：年月日办事处/部 门岗 位姓 名项 目权重优良好合格不合格差自评分直接上级评分工作态度10108642工作效率131310864业务知识12108642协调性886531服从性886531判断力776531忠诚度10108642责任感886531品 德10108642创 新776531进取心776531总 分（100分）考勤记录记功 次嘉奖 次全勤 月处分 次事假 日病假 日迟到 次旷职 次加班 次主管：日期：主管结论按期转正延长试用期（最长一个月）辞退用 人 主 管 建 议 事 项调整薪资增加 元减少 元晋升另附人事调动申请单调职附人事调动申请单试用不合格辞退部门主管意见人力资源部意见总经理意见附件4职务变动审批表 办事处/部门 ： 填表日期： 年 月 日姓 名年 龄工龄学 历专 业职称申报类别 职务晋升 职务调降 岗位调动原位部门调位部门职务职务晋升、降职或异动后薪资岗位之前薪资岗位工资级别工资级别晋升调动生效日期晋升生效日期为每月一号变动原因晋升：写上最近三个月的业绩考核分数及平均数，评估是否达到晋升标准；异动：统一填写“因实际工作需要”个人意见晋升：员工无需填写异动：统一填写：“本人同意并遵守公司以上工作调动安排部门领导意见晋升：办事处负责人签字，并简述此员工的工作表现，最后总结是否同意晋升；异动：办事处负责统一填写：“同意异动或不同意异动”人 力资源部意 见总经理审 批辞职表需员工本人填写附件5员工辞（退）职单办事处： 年 月 日姓名部门入司时间编号学历预离职日期离职种类 辞职 辞退 开除 其他离职原因主管意见同意离职日期/最后工作日： 直接上级必须签名 签名：本部门 办公用品； 项目资料（附清单）； 业务交接（附清单）；接收人签名，若没有工作需交接，则由直接上级签名离职员工签名 其他 交接人： 接收人：经理签字： 监督人： 日期：接附件5员工辞（退）职单 本人承诺已将原岗位的工作内容、工作资料及相关数据（包括文字、电子版）资料毫无保留的移交给接收人，若有不清晰，视公司要求必须出面解决的，其产生的费用由自己承担。若原岗位工作给公司造成经济损失的，愿承担相应的法律责任。签字：日期：行政办办事处文员签名 钥匙； 其他 签字： 日期：人力资源部 工作卡； 其他 签字： 日期：公司领导意见 签字： 日期：财务部 薪资 其他 经理签字：业务主管及经理级以上离职单需财务部门签字确认是否有费用未清 日期：本人自今日起与南京小二黑食品有限公司解除劳动合同关系！ 签字： 日期：附件6请 假 申 请 表年 月 日 姓 名办事处/部门职 务请假时间从 年 月 日至 年 月 日，计 天请假事由部门意见城市经理签字人力资源部意见领导审批请 假 申 请 表年 月 日 姓 名办事处/部门职 务请假时间从 年 月 日至 年 月 日，计 天请假事由部门意见人力资源部意见领导审批附件7附件8内部联络单发文单位： 南京销售中心 发文日期： 2010年 7月 25日， 发文编号：销（南京）-联-10-001 致：南京销售中心各部门抄送：陈总关于。事宜以上，请遵照执行， 年 月 日生效。经办： 吴宝佩 核准： 附件9南京小二黑食品有限公司 版本/修订：A/0 记录编号： 报告 申请发文部门销售部编 号发 文 人南京办-蒲怡日 期2010年7月20日主 旨2010年7月南京办会务费申请说 明 以上申请，敬请批示！办事处意见销售中心 意见审批意见（暂不用）南京销售中心2010年8 月招聘需求表申请部门期望到岗时间增补岗位增补总人数销售中心放一起，举例如下：1、 南京办，8月编制10人（1经理1主管8业代），现有人员5人（1经理1主管3业代），8月需招聘5人（均为业代）；2、 芜湖办，*申请原因：1、2、3、增补人员要求：性 别：不限 男 女年 龄： 岁至 岁学 历：不限 高中/中专 专科 专科以上专业要求：工作经验：不限 一年以上 两年以上 三年以上其它要求：岗位说明及任职要求：1、2、3、4、5、6、人力资源部意见：总经理意见：