公司规章管理制度汇编

公司规章管理制度汇编1102020年4月19日文档仅供参考公司规章管理制度汇编(公司LOGO)江苏赛尔密封科技有限公司二0一五年七月十二日目 录第一章、行政管理一、岗位职责 总经理岗位职责 副总经理岗位职责 行政人事部经理岗位职责 生产部经理岗位职责 品管部经理岗位职责 财务部经理岗位职责 采购部经理岗位职责 销售部经理岗位职责二、会议管理制度三、文书管理制度四、印章管理制度五、档案管理制度六、证照管理制度七、办公用品管理制度八、保密管理规制度九、卫生管理制度十、宿舍管理制度十一、食堂管理制度十二、车辆、驾驶员管理制度十三、门卫管理制度十四、办公室管理制度第二章 、人力资源管理一、招聘制度二、考勤制度三、请(销)、休假制度四、薪酬制度五、员工加班管理制度六、员工工作纪律管理制度七、奖惩条例第一章、行政管理 一、岗位职责总经理岗位职责职位名称总经理所在部门总经办直属上级董事长职位概要: 制定和实施公司总体战略与年度经营计划;建立和健全公司的管理体系与组织结构;负责把握公司发展方向,对公司经营管理中的重大决策事项进行决策。工作内容:1、认真贯彻党和国家的方针、政策、法律法规,并遵守有关法令法规,做到合法经营。2、主持公司的日常生产经营管理,实施公司年度经营计划;根据市场需求和公司实际,制定公司的市场运营、发展战略及规划;3、拟订公司的基本管理制度。领导公司建立各级组织机构,并按公司战略规划进行机构调整;制定各种规章制度,并深入贯彻实施;决定各职能部门主管的任免、报酬、奖惩;4、代表公司参加重大的内外活动,加强企业文化建设,抓好公司的文明建设,培育企业文化,提高职工素质,改进职工福利,搞好社会公共关系,树立公司良好的社会形象;5、定期主持召开员工座谈会,了解员工动向,指导生产、销售、服务的每个环节;检查、督促和协调各部门的工作进展情况;6、加强公司质量、环保、安全管理工作,负责处理公司重大突发事件,重大质量事故。对质量、环保、安全工作作出成绩的个人和集体进行表彰奖励;7、定期主持召开生产例会,质量、安全及经济活动分析会,并制定合理,可行的应变对策;8、充分发挥预测与计划,组织与指挥,督促与检查,教育与激励,革新与挖潜的各项工作。权力:1、在董事长的领导下,全面负责公司的日常工作管理;2、招聘、培训、管理、解聘公司任何人员的权力;3、考核公司人员的权力;4、公司人员的薪资调整权力;5、公司人员的奖惩权力;6、公司日常营运费用的审批权力;7、产品与赠品的订货、发放审批权力;8、财务数据的审查核对权力;9、产销计划制定权力;10、公司资金合理合法的调配权力;11、教育与培训员工以及自身享有被培训的权力;12、与政府部门的交流与处理紧急事件的权力;13、董事会赋予或董事长授予的其它权力。责任:1、对公司全年产销任务负责;2、对公司与终端和渠道市场的客情关系负责;3、对公司人员内部和谐的工作环境负责;4、对公司员工的各项考核计划,并组织实施负责;5、对公司月、季、年度的运营计划,并组织实施负责;6、对制定公司必要的管理规章制度,并组织实施负责;7、对公司没有规定期限的滞销库存产品(即订货或生产时控制好产品库存量)对老品制定清库存计划,并组织实施负责;8、对建立建全公司的售后服务体系,提升公司对外品牌形象负责;9、对组织员工参加培训与提高学习,为公司培养后备人才负责;10、对组织相关人员的追款工作,保证终端与渠道市场回款控制在最低的范围内负责;11、对合理制定产品与赠品采购计划并实施负责;12、对保证公司所有库存数据、财务数据等的正确性与保密性负责;13、董事会赋予的其它责任。 本人签名:副总经理岗位职责职位名称副总经理所在部门总经办直属上级总经理职责概要: 分管财务、销售全面工作。工作内容:权力:责任: 本人签名:副总经理岗位职责职位名称副总经理所在部门总经办直属上级总经理职责概要: 分管生产、品管、后勤工作。工作内容:权力:责任: 本人签名:行政人事部经理岗位职责职位名称行政副总所在部门行政人事部直属上级总经理职责概要: 负责日常行政、后勤、人事管理、项目申报等工作。工作内容:1、负责贯彻公司领导指示。做好上下联络沟通工作,及时向领导反映情况、反馈信息;搞好各部门间相互配合、综合协调工作;对各项工作和计划的督办和检查;2、负责公司日常行政事务的计划、组织、协调与控制;正常办公运营人员的纪律监管;3、组织安排公司办公会议,或会同有关部门筹备公司其它会议及有关重要活动,做好会议记录和整理会议纪要;4、负责公司来往信函的收发、登记、传阅、批示,做好公文的拟订、审核、印刷、传递、催办和检查,及文书档案资料的归档管理的工作。5、负责公司保密工作,妥善保管和正确使用公司印章,并对印章使用进行申请、登记、备案;6、负责前台接待、客人来访迎送等招待工作;7、负责公司办公设施的管理。包括公司办公用品采购、发放、使用登记、保管、维护管理工作;8、负责公司总务工作,做好后勤保障。主要包括员工膳食、卫生保洁、安全门卫、宿舍管理工作;9、负责公司车辆调度、管理、维修、保养工作,确保公司领导和职工正常工作用车。定期对司机进行交通安全教育,减少事故和违章,降低油耗;10、负责公司人力资源管理方针、政策、制度和公司行政组织机构设置、部门工作职责、部门人员编制与内设机构、岗位工作标准和人员素质要求的制定、实施及检讨、改进、修订;11、根据公司发展规划,制定人力资源招聘、调配、培训开发计划并组织实施;12、组织督促各部门编制业务管理程序、规范和落实办公例会、总经理交办工作,并负责跟进、检查、监督、考核;13、办理员工招聘、录用、培训、薪资奖金、调动、考核、奖惩、辞职辞退、离职、人事档案等业务事项;14、调查处理各种重大工作失职、违规违纪案件;调查处理员工投诉;调处劳资纠纷;15、做好员工保险、福利工作;16、完成领导交办及其它需要配合完成的工作。权力:1、有编订部门组织架构、人员编制、岗位职责的权力;2、有制订、修订行政管理相关规章制度的权力;3、有对部门全面工作进行统筹分工、工作调配的权力;4、有对部门岗位人员进行日常管理的权力;5、有要求提供对完成工作任务所需资源的权力;责任:1、对部门全面工作负有管理责任;2、对贯彻落实部门各岗位责任和工作标准负有督导责任;3、对部门与其它各部门的沟通、协调、配合与协作负有组织责任;4、对建立与加强公司同外部各有关单位的良好合作关系负有组织责任;5、对公司整体环境净化、绿化、美化工作等负有直接责任;6、对公司水、电等后勤资源的正常保障负有直接责任;7、对公司车辆及驾驶员日常管理负有直接责任;8、对文书、公文管理负有直接责任;9、对公司领导或上级临时交办的其它事务负有执行责任; 本人签名:生产部经理岗位职责职位名称经理所在部门生产部直属上级总经理职责概要: 负责产品的制造、品质的保证及改进、制造成本的控制与降低、生产效率的提高以及生产设备管理等工作。工作内容:1、负责生产订单的接收、审核,在收到业务订单当天根据生产部的实际情况对订单进行分析、排单;对生产总单、生产流程单进行审核;2、合理安排生产各部门的生产排期,对每月的生产订单完成情况及产量情况以月报表的形式向分管副总经理汇报;3、根据订单需要,及时调整配料,按计划生产各种参数等级的板材,满足客户的需要,并配合销售部服务跟踪信息反馈;4、负责生产部内部行政管理工作,对各班组的工作情况进行检查与监督;5、对生产过程中的品质问题与生产工艺问题进行控制与处理:(1)当出现生产异常时,及时与销售内勤进行沟通与协调,必要时及时向总经理汇报,确保按客户要求,保质保量如期完成生产任务;(2)当半成品、成品出现质量问题时,要配合质检部追根求源并对生产过程进行质量管控;(3)产品出厂既要达到客户订单要求,也要防止质量过剩;(4)每批产品的生产记录要能追塑相关生产人员。6、对生产部各工作岗位进行合理编制与调整,明确各工作岗位职责,对各工作岗位人员履行职责情况进行监督与考核;7、组织生产部员工学习领会公司的各项规章制度,确保各项规章制度在生产部得以正确、顺利地贯彻执行;8、深入现场指导工作,定期对员工进行职业道德、思想素质、岗位技能、安全生产、质量控制的培训;定期对员工进行技能考核,培养员工的爱岗敬业精神,提高操作技能,提高劳动生产率;9、对生产用料的保障情况进行监督,特别是对生产用料的申购、领用、出、入库的记录,补料、换料等情况进行监督,对物料进行追踪处理,节约原材料,并在每月底将本月的物料情况以报表的形式上报财务;10、加强本部所属收发货及其它保管人员的职业道德教育,严把成品、原料、包装物等的进出库关,维护公司的利益;11、积极在本部门培养、选拔后备班干部,并定期将其业务能力、工作表现考核材料备案并报送行政部;12、加强员工管理,根据工作表现做出公平、公正的奖惩决定或建议。有权调整、任免本部门班组长的工作、职务;有权向总经理建议本部门人员的辞退、晋升;有权对本部门的开支费用进行初审;有权对本部门员工处以五十元以内的罚款或三天以内的停工处罚,并对本部门产生的各类罚款情况详细记录,备案待查(罚款一律交财务部)。13、定期组织生产管理人员及重要岗位人员召开生产例会,对生产中存在的问题及时处理,对下一步工作进行合理的统筹安排;14、注重辖区环境,改进生产条件,树立企业形象;15、加强与其它部门的协调关系,配合研发部门新产品的试制,协助总经理搞好公司的生产经营管理工作;16、完成上级交付的其它工作。权力:1、对生产部各班组生产货期的安排与调整有决定权;2、对生产部各班组产品的质量有监督权、检查权、处罚权;3、对生产部各班组的生产货期完成情况有检查权、监督权,处罚权;4、对生产流程改进有决定权;5、对生产部的整体工作有行政管理权。责任:1、对生产任务负责;2、对生产货期的及时性负责;3、对客户产品使用中的投诉负责;4、对生产中质量事故负责;5、对生产中出现的安全隐患及安全事故负责;5、对生产部管理整体水平负责。 本人签名:品管部经理岗位职责职位名称经理所在部门品管部直属上级副总经理职责概要: 负责公司所有与品质相关的工作,保证产品质量,降低成本;建立公司质量管理体系并组织实施。工作内容:1、负责公司质量管理体系的建立、实施、保持和持续改进,确保公司质量方针的贯彻落实和质量目标的实现;2、在总工程师的指导下,负责组织全公司产品质量的检验工作,组织开展进货、生产过程和最终产品的检验和试验工作,确保产品质量指标的完成;3、负责组织对检验人员的技术培训,对合格的检验人员上报总工程师进行审批和授权;4、负责监督产品按检验和试验状态标识分区存放的实施;5、对于生产过程中发生的不合格品,组织检验人员按程序文件要求进行评审和处理;6、对于产品在售后出现的较大质量问题,协调进行调查、分析、处理工作,采取必要的纠正和预防措施;7、审核检验和试验记录,签发产品合格证,对不符合质量要求的待发货产品有权拒签合格证;8、协助管理者代表组织公司内部质量管理体系审核活动,协助总经理和管理者代表实施管理评审活动,组织与质量管理体系运行相关的各种工作会议;9、协助行政部组织公司内部质量管理体系培训;组织纠正和预防措施实施过程的管理工作;协助总经理进行公司质量管理体系文件编制、修订及管理;10、负责组织做好检验、测量和试验设备的管理工作;11、负责组织公司相关产品和原材料的理化检验和无损检测工作的开展;12、负责组织产品的实物质量等相关信息的收集、分析和管理,组织开展过程的监视和测量活动,组织质量记录的管理工作;13、负责公司的技术质量监督工作及质量管理体系运行情况的监督、检查、考核工作,负责质量成本的管理;负责组织全公司质量指标完成情况的统计、分析和考核;14、制定质量检验标准、方法、流程和完善的检验记录,管理制度,编制检验计划,管理检验仪器设备。合理安排人员,对企业原料辅料,工艺,半成品、成品等,进行检验并根据质量标准做出正确的判定;15、根据检验计划,合理安排人员,根据检验管理规程与检验要求,组织对各种样品进行检验,并对出厂样品的信息反馈进行跟踪、备案;保证检验结果准确及时以适应生产销售需求;16、组织下属员工工作目标分解,实施技能培训,业务考核,营造员工团结和谐工作氛围,提高员工素质,开发潜力,保证质量管理工作目标的实现;17、管理制定检验用仪表,量具;规定时间检测效验;18、检验管理每批产品的检验记录要能追塑每批产品所有相关的质量检验情况;19、做好成品检验汇总;20、配合研发部门做好新产品试制工作。权力:1、对本部门的工作质量的监督权;2、有对严重影响工作质量的因素和行为的制止权,并能够直接向总经理汇报;3、对本部门规章制度和纪律执行检查权;4、对本部门工作程序和标准的监督权;5、对下级工作有考核权;6、质检体系的建立权;7、工艺流程、作业指导书合理化建议权。责任:1、对质检工作的真实性负责;2、对质检部掌管的机密安全负责;3、对质检工作给公司造成的影响负责;4、对质检部负责监督检验的规章制度的实施负责。 本人签名:财务部经理岗位职责职位名称经理所在部门财务部直属上级副总经理职责概要: 主持公司财务预决算、财务核算、会计监督和财务管理工作;组织协调、指导监督财务部日常管理工作,监督执行财务计划,完成公司财务账目。工作内容:1、努力学习国家有关法律、法规知识、遵守财经制度,积极参加各种业务培训活动,不断总结提高自身业务素质水平;2、坚持原则、廉洁奉公、依法办事、客观公正,实事求是,搞好财务服务,提高职业道德水平,保守企业商业秘密;3、负责编制和执行预算、财务收支和信贷计划,拟定资金筹措和使用方案,合理有效地使用资金;为公司决策提供及时有效的财务分析,保证财务信息对外披露的正常进行,有效地监督检查财务制度、预算的执行情况以及适当及时的调整;4、负责成本费用预测、控制、分析和考核,引导各部门参与成本管理,降低消耗,节约降耗,提高经济效益;5、负责健全各种核算制度,利用各种信息资料对生产经营状况进行经济活动分析,负责组织会计人员进行业务培训和工作业绩考核。全力支持会计人员依法行使职权;6、对公司税收进行整体筹划与管理,按时完成税务申报以及年度审计工作;7、负责协调安排好各部门、车间核算与财务部的业务往来衔接关系;8、主管企业一般财务收支的审核,审批工作,履行完善财务管理制度;9、对公司副总经理负责,对内审核、审批财务收支、各种财产物资进出,直接管理销售、成本、费用会计,仓库管理员、采购员、出纳员和统计员。对外衔接处理财务相关工作。权力:1、组织实施上级领导提出的各项工作计划和目标;2、制定财务部岗位设计;3、有效合理分派任务;4、协调部门内部工作关系;责任:1、对实施上级领导提出的各项工作计划和目标的结果负责;2、对公司的财务核算结果负责;3、对公司的纳税申报负责。 本人签名:采购部经理岗位职责职位名称经理所在部门采购部直属上级总经理职责概要: 负责组织领导公司的产品的供应,并建立产品的供应管理体系,确保产品供应的及时性、稳定性、合格性。制定、组织协调公司及部门的采购计划,达成公司所期望的货物种类、库存及利润目标。工作内容:1、建立完整的采购管理体系;2、建立和完善采购部相关管理制度及工作流程;3、根据公司规划,制定采购部部门工作计划,并分解、贯彻、执行、本部的年度、季度、月度以及当周工作计划,并组织实施、检查监督及控制。监控跟踪采购计划的执行进度,对异常情况随时做出调整,并及时上报;4、根据业务需求,搜集、分析、汇总及考察评估供应商信息,建立供应商档案并进行评级;5、根据机电班组要求,负责设备、产品委外加工商的寻找及谈判;6、组织订制采购程序、采购监控、信息收集、价格体系等的制度拟订,检查、监督、控制及执行;7、负责保存采购产品原始记录;8、负责对所采购的原料、辅料数量和质量的跟踪管理工作,确保及时到位;9、负责采购发票的收集、应付款的审查工作;10、组织对采购产品信息的收集和分析工作;实时掌控市场价格、技术信息,不断为公司推荐物美价廉的替代产品;11、定期改进采购的工作流程和标准,经过尽可能少的流通环节,减少库存的单位保存时间和额外收入的发生,以达到存货周转的目标;12、负责本部门人员的培养及团队建设等日常管理;13、负责部门之间的需要协调的相关事宜。权力:1、有对本部门制度和流程的制定完善权和监督执行权;2、对岗位职责中规定的审核事项的审核权;3、代表公司选择、评估、确定合格供应商;4、产品进价的审核权、谈判权、决定权;5、安全库存核查及建议权;6、对仓库保管员有管理权;7、采购物资货币资金支付的申请权;8、采购产品数据具有保护权;9、对于请购方式、手续权限、进度控制有监督权;10、对于不符合公司规定,手续不完备的订单有拒绝接收、索赔、解除供应关系的权力;11、有处理公司废旧物料,损坏物料的权力;12、对本部门员工的奖惩、职位调动、晋级及工作任务的重新分配有建议权。责任:1、对采购计划完成负组织和领导责任;2、对物料供应进度负组织和领导责任;3、对采购质量负组织和领导责任;4、因工作失职给公司造成损失,负相应的经济、行政责任。 本人签名:销售部经理岗位职责职位名称经理所在部门销售部直属上级副总经理职责概要: 市场开发与管理工作,完成销售任务目标,深入了解市场状况,建立营销网点及长期代理商关系,树立公司品牌形象。工作内容:1、遵循国家现行的法律、法规、方针政策。提高销售经营运作迅速,负责企业产品的销售管理工作,加强市场的开发、行情、价格、调研、分析并提供给领导决策;2、负责公司各项销售政策的实施及各项制度的编制、安排、执行;3、组织并参与市场调查和预测,及时反馈市场信息和客户要求等售后服务工作;4、根据市场需求状况,会同生产部门,制订供货安排生产计划;5、协助质检部门做好产品质量的管理工作。对客户意见调查、质量纠纷、投诉的处理应及时主动解决;6、负责对销售运作的工作实行监督、检查,并对其销售负责;7、了解客户的资产、信誉状况,确定供货数量,负责资金回笼工作,主持解决所有经济合同的纠纷事务;8、加强对营销网点的价格、人员、监督、核查工作,实行”谁销售、谁跟踪、谁负责”的原则,维护建立新的销售网点,并将信息及时反馈至公司存档;9、制订本部门的管理制度,岗位责任制,操作程序文件,并负责落实、检查、绩效考核; 10、负责本部门的业务培训工作。提高员工的职业道德与销售技能; 11、负责客户的往来接待工作及产品的介绍,维护企业信誉,树立良好的企业形象; 12、负责公司客户的往来跟踪、服务、联系及售后服务等销售内务工作;负责销售部所有销售档案的整理、跟踪及管理工作。权力:1、有对销售部所属员工及各项业务工作的管理权;2、有对销售部各项业务的管理权;3、有签订销售合同、协议的权力4、有权对直接下级岗位调配的建议权和任用的提名权;5、对所属下级的工作有监督、检查权;6、对所属下级的工作争议有裁决权;7、对直接下级有奖惩的建议权;8、对所属下级的管理水平、业务水平和业绩有考核权;9、对限额资金有支配权;10、一定范围内的客诉赔偿权;11、一定范围内的决定价格的权力;12、有退货处理权;13、一定范围内的销售折让权。责任:1、对销售部工作目标的完成负责;2、对销售网络建设的合理性负责;3、对确保经销商的信誉负责;4、对确保货款及时回笼负责;5、对销售指标制定和分解的合理性负责;6、对销售部给厂家造成的影响负责;7、对所属下级的纪律行为、工作秩序负责;8、对销售部预算开支的合理支配负责;9、对销售部工作流程的正确执行负责;10、对销售部负责监督、检查的规章制度的个情况负责;11、对销售部所掌管的厂家机密安全负责。 本人签名:二、会议管理制度第一章 总 则第一条 为加强各类会议管理,保证内外沟通顺畅,有效推进各项工作,特制定本制度。第二章 会议类别第二条 全体员工大会:与全体员工相关的、由全体员工参加的会议。第三条 办公会:主要通报近期重要工作,汇报相关阶段性工作进展情况,提出工作中需协助解决的问题,安排布置下阶段各项工作。第四条 专题协调会:相关工作中需相互协调的专题研讨会。第五条 部门会议:各部门及时传达上级精神、通报近期重要信息及针对本部门工作状况、工作安排等组织召开的会议。第三章 会议组织第六条 会议主持者及组织部门1、全体员工大会由总经理决定召开,行政人事部负责组织。2、办公会由总经理或副总经理主持召开,行政人事部负责组织。(1)会议为每周一次;具体时间为周二下午两时整。(2)会议地点:会议室。(3)参会人员为部门经理以上人员。3、专题协调会由提出会议要求的部门或公司分管领导主持召开,并负责组织会议相关事宜。4、部门会议由部门负责人主持召开,各部门自行组织。第七条 会议组织流程部门或责任人应做好会议的各项安排,以确保会议效率和效果。1、 确定会议时间、地点并编制会议议程安排,将会议及时、准确地通知与会人员。2、准备会议相关资料。3、做好会议各项保障工作。第八条 会议室管理1、会议室由行政人事部管理。2、会议室使用范围公司召开的各种会议;公司各部门召开的各种会议;公司组织外单位召开的各种会议;公司各部门及员工商务洽谈。3、会议室使用原则(1)内部使用礼让外部使用。组织外单位召开的会议等工作优先选择使用会议室。(2)保证公司安排的全体员工大会、办公会会议。4、会议室使用规定(1)拟召集大型会议的部门,必须提前一天与行政人事部联系,以免造成场地冲突。(2)对于重大会议及需要行政人事部协调安排的会议请将会议所需物品、会期、人数等报至行政人事部,以视情况给予安排。(3)会议主办部门应提前半小时与行政人事部进行联系,以确定相关事宜。(4)除重大会议外,会议期间会议室的卫生、照明、空调、设备的使用及所有会务工作由行政人事部负责。第四章 会议纪要第八条 各类会议必须以会议纪要形式留存备查。第九条 会议纪要由组织会议的部门派专人进行现场记录。第十条 会议纪要应在会议结束后的第一个正常工作日完成,并报送会议主持者审修。经整理、定稿成规范文本,送发公司领导、与会部门及相关人员,并报送行政人事部留档备查。第十一条 会议纪要应在会议结束后的三个工作日内完成送发工作。第五章 会议纪律第十二条 严格遵守会议时间,违者按每分钟2元给予罚款,超过20分钟按缺席给予50元罚款。有事须提前向会议组织者或本次会议的主管领导请假。第十三条 会议期间手机需静音,重要接听电话需暂离会场。第十四条 会议提倡踊跃发言。与会者发言力求简明扼要、突出重点,提高实效。第十五条 违反会议纪律,视情节给予10-100元罚款。第六章 会议的督办落实第十六条 会议形成的各项决议,组织部门应做好落实工作,并及时向行政人事部反馈执行情况。第十七条 行政人事部负责督办工作,确保各项工作落到实处。第七章 附 则第十八条 本制度自颁布之日起执行,由行政人事部负责解释。三、公文管理制度第一章 总 则第一条 为使公司的公文处理工作规范化、制度化、科学化,根据国务院办公厅颁布的,结合公司情况,特制定本办法。第二条 公司的公文,是公司在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法进行公司各项活动的重要工具。第三条 公文处理是指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相关联、衔接有序的工作。第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。第五条 公文处理必须严格执行公司有关保密的规定,确保公司机密的安全。第六条 公司各级负责人应当重视公文处理工作,并加强对本公司公文处理工作的领导和检查。第七条 行政人事部是公文处理的管理机构,主管本公司公文处理工作并指导各部门的公文处理工作。第二章 公文种类第八条 公司公文种类主要有以下八种:一、决定(议):适用于对重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关部门及人员,变更或者撤销下级单位(部门)不适当的决定事项。二、通知(批复):适用于批转下级单位(部门)的公文,转发上级主管和不相隶属单位公文,传达要求下级单位(部门)办理和需要有关单位(部门)周知或者执行的事项,任免人员;答复下级单位(部门)的请示事项。三、通报(意见):适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况;对重要问题提出看法和处理办法。四、报告(请示):适用于向上级主管汇报工作,反映情况,答复上级主管的询问;向上级主管请求指示、批准。五、函:适用于不相隶属单位之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。六、会议纪要:适用于记载、传达公司内部各级会议、公司外部会议情况和议定事项。七、会议记录:适用于记载重大会议的过程及各发言人的发言要点,纪要需相关出席人员签字。八、电话记录:适用于重要问题的电话请示、上级主管以电话方式布置工作。第三章 会议纪要(记录)、电话记录第九条 重要会议须由记录人员负责记录。一、一般做出重要决定、决议时,须做会议纪要,记载重要议题、主要观点和决定过程。二、根据要求对某些讨论、研究性会议,应做出会议记录,一般要求忠实记载谈话人的原话和会议进程。第十条 电话记录:一、内容:1、领导外出,以电话布置工作,并表明要求接听人做好电话记录时,接听人应做好电话记录;2、单位联系重要工作来电时,接听人根据对方需要,及时做好相关电话记录;3、电话记录格式由通话人、时间、内容、签字确认等组成(详见附件),一般不单独对外发文,可作为公文附件。二、程序:1、所有电话记录都应按照的格式填写;2、接听人记录后,应先与通话领导确认记录内容,待通话领导回公司后,第一时间补签字确认记录内容;3、电话内容中涉及需要通知其它人员时,由记录人立即通知,相关人员须签字确认已告知,相关人员暂不在公司时,记录人须先电话告知,再补签字;对内容被通知人必须和发通知领导通话确认。三、记录人职责:1、接听电话人为记录人,记录人除了及时准确的做好电话记录外,还应马上通知电话内容需要告知的相关人员;2、记录人除了将电话记录保留原件外,涉及公司业务的电话记录在相关部门留存一份;3、记录人应将自己保存的电话记录按时间顺序编订成册,以便查找。第四章 发文办理第十一条 发文办理包括草拟、核稿、审核、定稿、签发、复核、登记、印发、签收程序。一、草拟公文应当做到:情况真实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,字词规范,标点正确,篇幅力求简短;二、拟稿后,应由核稿人对文字进行核定成文。核稿人为拟稿人的上级主管。三、审核指由拟稿人(或指定送发人)将草拟公文送至相关单位(部门)进行审核,由行政人事部负责传送;公司公文由公文涉及部门经理、公司相关领导审核。四、定稿指由拟稿人根据审核意见汇总进行修改后,再交定稿人定稿;公司公文由总经理定稿。五、签发是指定稿后的公文在发文前须由相关部门会签的过程。1、以董事会名义发文,会签人包括所有董事,签发人为总经理;2、以公司名义对外发文,会签人应包括总经理、公文涉及的主管领导等,签发人为总经理;须由董事会审核的公文在正式发文前须取得相关董事会决议。六、公司公文由行政人事部负责印发并存档,公文正式印发前,应进行复核。复核重点是:审核、 签发手续是否完备,用字是否准确等;第十二条 公司内部各单位(部门)行文应遵守以下规则:一、未经上级主管审核批准,公司内部任何单位(部门)不得自行对外正式发文。二、涉及多个单位(部门)职权范围的事项,主办单位(部门)应主动协商,并取得一致意见后方能够公司名义行文。部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自行文。三、本单位(部门)内的重要行文,应当同时抄送直接上级主管。受双重领导的单位(部门)向上级主管行文,除了主送对象外,应当写明抄送对象。上级主管向受双重领导的下级单位(部门)行文,应当抄送其另一上级主管。第五章 收文办理第十三条 收文办理指收到外单位公文的办理过程,包括收到登记、传递、签收、处理四个程序。第十四条 收到登记指由行政部门专人在收到外单位公文时统一进行登记,填写。第十五条 传递指专人收到并登记完毕外单位公文后,立即送至公文所列收文对象处。第十六条 签收指收文对象在收到行政部门专人送至的外单位公文后,在上签名予以确认。第十七条 处理指收文对象在收到外单位公文后处理并行文的过程。第六章 文件管理第十八条 公文用纸一般采用国际标准A4 型(210mm297mm),左侧装订。第十九条 公文办理完毕后,应当及时整理(立卷)、归档,以确保归档公文的齐全、完整,便于以后调用;员工个人不得保存应当归档的公文。第二十条 公司内各部门所发的文件由行政部门统一留存管理,文件底稿作为公文审核签发单的必备附件由行政人事部统一归档保管。第二十一条 公司一般性公文的调阅、借阅、复印需总经理审批,重要的文件资料需董事长审批。第二十二条 员工调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。第二十三条 本办法自颁布之日起执行,由行政人事部负责解释、修订。附件一:电 话 记 录时间: 年 月 编号:通话人通话时间通话内容以上通话内容是否已电话确认 是 否记录人签字:相关人员签字:通话人签字:存档时间:附件二 :公司发文审核签发单拟稿部门拟稿人拟稿日期核稿人发文字号文件标题审稿人审稿人意见(签字、日期)定稿人意见会签人意见签发人签发日期存档部门:四、印章管理制度第一条 为规范公司管理,防范风险,特制定本规定;第二条 本规定所管理的印章包括公司法定印章和公司接受委托所管理的机构的法定印章;第三条 公司法定印章包括公司公章、公司合同章、公司财务章、发票专用章和公司法定代表人名章;公司法定印章的启用、更换和废止由公司法定代表人签发通知并公布样本;第四条 公司法定印章及公司接受委托所管理机构的法定印章使用和保管的最终责任人为公司法定代表人,由公司法定代表人授权保管及授权使用;第五条 公司公章和公司合同章由行政人事部经理保管,公司财务章、发票专用章和公司法定代表人名章由公司财务负责人或财务部经理或会计或出纳分开保管;特殊情况下公司法定代表人能够更换印章保管人,但任何情况下公司法定代表人名章的保管人不得保管其它公司印章;第六条 公司公章用于以公司名义对内或对外发布的文件、通知、信函、报表和签署的各类协议等,公司合同章用于对外签署各类合同或协议;第七条 公司公文用章必须符合公司公文管理的有关规定,公司合同用章必须符合公司合同管理的有关规定,公司财务章、发票专用章和法定代表人名章的使用必须符合公司财务管理的有关规定,对不符合规定要求使用印章,印章保管人必须拒绝并逐级上报;第八条 公司公章和合同章的使用必须分别填写,由经办人和批准人签字后方可用印;为公司重要法律文件,必须使用专门簿记;第九条 总经理和财务负责人分别为公司公章、合同章和财务章的授权使用批准人;第十条 超过一页纸的文件、协议或非打印类文件,公章或合同章保管人必须和批准人或签署人核对无误后方可用印,对超过一页纸的文件或协议或合同还必须加盖齐缝章,重要文件还必须留有经签署人或批准人签字的样本备查;第十一条 公司财务章和法定代表人名章用于留存银行印鉴、对外开出的收据等,发票专用章用于公司对外开出的发票,未经公司法定代表人批准不得用于其它用途;印章保管人必须严格按照公司财务管理制度规定使用印章;第十二条 印章保管人因故不能正常上班时,所保管印章必须向自己的直接主管或由直接主管按本规定要求所指定的人移交,办理移交手续(格式见附件三),和其它使用记录同时移交并做好相应移交记录;第十三条 印章保管人必须严格按照本规定使用和妥善保管印章及其相应使用记录,印章及其使用记录应放在保险柜中保管,随用随锁,严防丢失或被盗,严禁擅自将印章带出办公室,严禁擅自将所保管印章和使用记录交由她人保管和使用,严禁在空白凭证或便条上盖章,否则将承担由此所引起的相应法律和经济责任;第十四条 被废止使用的公司印章由公司法定代表人收回;第十五条 公司接受委托所管理的机构的公章、财务章和法定代表人名章的保管、使用、记录和移交分别比照公司公章、公司财务章和法定代表人名章的保管、使用、记录和移交的规定执行;第十六条 本规定自颁布之日起执行,解释权归公司董事会。附件一收 条今收到并保管 章一枚,样本如下: 本人承诺将严格按照公司印章管理规定使用和保管所收到印章并承担相应法律和经济责任。 签名: 日期:附件二、印章移交单今收到 移交 章一枚,样本如下:本人承诺在移交保管期间严格按照公司印章管理规定保管和使用印章并承担相应法律和经济责任。 接交人签字: 批准人签字: 日期:交回记录 年 月 日已交回。交接双方和批准人签字:本页由原印章保管人保管,为印章使用登记记录的必备附件。附件三序号摘要页数份数经办人分管领导123456789101112131415161718192021222324252627282930公司印章使用登记表公司合同章使用登记表序号摘要(客户名称、签订时间、金额)页数份数经办人分管领导123456789101112131415161718192021222324252627282930五、 档案管理制度第一条 公司档案:公司章程、规划、年度计划、经营情况、统计资料、财务审计、会议记录、决议、决定、委任书、聘书、协议、合同、项目方案、可行性研究报告、通知、房地产产权证、工程图纸文件和涉及土地、施工的各类文件、批复、工程竣工档案资料以及员工薪资、人事档案等具有保存和参考价值的文件材料。第二条 档案由行政人事部负责管理,保证原始资料及单据齐全完整,密级档案必须保证安全。第三条 人事档案 1、员工个人档案。在职员工个人档案由行政人事部负责保管;离职员工档案保存期限为一年;列为储备人才的人员资料,保存期限为半年。 2、其它人事资料。公司规章制度资料永久保存;有关章程制订的文件保存五年;有关员工任用、岗位变动的文件保存一年;工资表及奖金、补贴等相关资料保存二年。第四条 其它档案的保存期限(一)永久保存1、有关仪式、庆典、纪念的重要文件;2、建筑物新建、改建及增建的文件和工程竣工档案资料及图纸、资料;3、土地取得及处分的重要文件(土地证、土地评估资料);4、建筑物取得及处分的重要文件(房产证、房产评估资料);5、公司章程。6、建设设计与重大的计改的图纸资料。(二)保存 1、有关年度及每月的决算文件;2、有关账目的决算记录及整理的重要文件(总决算表、现金收支表);3、有关账目传票的记录;4、有关收入、支出的原始凭证;5、有关财产的评估及折旧的文件;6、有关税收方面的文件;7、重要的统计资料。(三)保存五年1、会议记录、纪要、决议;2、有关政府法令的文件;3、有关诉讼的文件;4、有关政府机关重要的许可申请及报告文件;5、有关政府机关的指示及各种命令传达书;6、有关重要的合同、契约、协定及备忘录文件;7、有关劳动协约的文件;8、有关经营协议及团体联系的文件;9、有关贷款的重要文件;10、有关投资及融资的重要文件。(四)保存三年1、经营会议、部门会议、办公会议记录;2、发文薄、收文薄;3、有关规定的制定,及施行的文件;4、有关政府机关的许可、申请许可及报告的文件;5、有关安全管理的文件;6、有关转账整理的文件。(五)保存二年1、有关登记简易的文件;2、有关和政府机关交涉联络的文件;3、有关简易的契约协定及备忘录文件;4、有关建筑物及保存物品、火灾保险的文件;5、有关银行存款及转账存款的文件。第五条 档案借阅1、公司领导借阅非密级档案,可经过行政人事部办理借阅手续,直接提档。2、公司其它人员借阅档案,经主管领导批准,并办理借阅手续。3、借阅的档案必须爱护,保持整洁,严禁涂改,注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借。如工作需要摘录和复制,密级档案必须由总经理批准方可摘录和复制;一般内部档案资料由各部门领导批准方可摘录和复制。第六条 档案的销毁1、任何部门或个人无权随意销毁公司档案材料。2、按规定需要销毁时,密级档案须经总经理批准,一般内部档案须经主管领导批准后方可销毁。3、经批准销毁的档案,由档案管理员填写销毁清单,专人监督销毁。第八条 本规定自颁布之日起执行,解释权归公司行政人事部。档案资料借阅登记表日期文件名借阅目的复印份数借阅部门部门负责人分管领导归还日期六、证照管理制度一、证照指公司的营业执照、组织机构代码证、税务登记证、资质证、劳动执法合格证、社保登记证等,个人的职称证、安全员证、岗位资格证等,以及企业合法经营所需要的各种证照。二、行政人事部负责公司证照的统一管理。因公需要借用时,应严格办理借用手续;需要复印的,由行政部统一复印并加盖”再次复印无效”印章,必要时加注”复印件仅用于办理事使用”。三、财务部应在政府有关部门规定的时间内,组织完成各种证照的年度检审,确保证照的有效性。四、为保证公司的合法经营,公司以个人名义办理的职称证、资质证、资格证等各种证件的产权属于公司,由行政人事部统一保管,任何人不得据为己有。证照检审时,相关部门和人员有责任予以协助,并提供所需的材料。七、办公用品管理制度一、办公用品的购置1、每月月底,各部门负责人将本部所需要的办公用品计划,以书面形式提交行政人事部;2、行政人事部制定采购计划及预算,经财务部和公司领导审批后购回,按计划分发各个部门;3、办公用品要做到质优价廉、库存合理、开支适当、保管良好,并建立帐本和入库手续。二、办公用品领用及管理1、办公用品一般由部门领导按计划在行政人事部领回,出库时领取人员签字;2、新入员工的办公用品,由行政人事部根据部门负责人提供的名单和用品清单配备;3、计算器、订书机、打孔机等耐用文具列入移交。如有故障或损坏,应以旧换新,如遗失、损坏应由个人照价赔偿或自购。八、保密管理制度一、公司全体员工都有保守公司秘密的义务,在对外的交往与合作中,不得泄露公司秘密,更不允许出卖公司秘密。二、公司秘密关系公司的利益和发展,在一定时间内只限一定范围内人员知悉。公司秘密包括下列秘密事项:1、公司经营发展决策中的秘密事项。2、人事决策中的秘密事项。3、专有技术。4、招标项目的标底、合作条件、贸易条件。5、重要的合同、客户与合作渠道。6、公司未向公众公开的财务情况、银行帐户帐号。7、总经理确定应当保守的公司其它秘密事项。三、属于公司秘密的文件、资料应标明”秘密”字样,由专人负责印制、收发、传递、保管,非经批准不得复印、摘抄。四、接触公司秘密的员工,未经批准不准向她人泄露;非接触公司秘密的员工,不准打听公司秘密。五、记载有公司秘密事项的工作笔记,持有人必须妥善保管。如有遗失,必须立即报告并采取补救措施。六、文件、资料对外使用规定1、因公需要对外使用公司的文件、资料,必须先申请说明原因,报总经理批准后方可使用。2、对外使用的文件、资料必须在公司行政部备案。各部门的业务资料,由各部门登记归档自行管理。3、未经总经理批准,任何人不得对外使用公司文件或资料,泄露公司的商业机密。违反者,公司将视情况给予警告、罚款、降职、降薪、留用察看、开除直至追究其法律责任,造成经济损失的由责任人负责赔偿。九、卫生管理制度一、卫生管理的范围为办公室、会议室、卫生间、走道、洗澡间、宿舍、门窗等办公场所及其设施的卫生。二、卫生清理的标准是:门窗(玻璃、窗台、窗棂)上无浮尘;地面无污物、污水、浮土;四周墙壁及其附属物、装饰品无蜘蛛网、浮尘;书橱、镜子上无浮尘、污迹,书橱、档案橱内各类书籍资料排列整齐,无灰尘,橱顶无乱堆乱放现象;办公桌上无浮尘,物品摆放整齐,水具无茶锈、水垢;桌椅摆放端正,电脑、打印机等设备保养良好,无灰尘、浮土;厕所墙面、地面、便池