采购业务流程与管控培训课件(ppt 51页)

采购部部长1人生鲜部副部长1人食品部副部长1人非食品部副部长1人 商品行政部科长1人采购经理6人采购经理助理2人/经理 信息维护文员4人采购经理4人采购经理6人采购经理助理2人/经理采购经理助理2人/经理合同及样品管理员1人（兼）参观其它零售商场，了解同行的收银系统，磅秤系统，各种标签等，参观其它零售商场，了解同行的收银系统，磅秤系统，各种标签等，及时改进和更新后台系统的工作，支持前台对顾客的服务；及时改进和更新后台系统的工作，支持前台对顾客的服务；参阅各类零售业相关杂志及新闻报导，了解商品规划，商品走势，与参阅各类零售业相关杂志及新闻报导，了解商品规划，商品走势，与采购经理沟通增加新的商品类别。采购经理沟通增加新的商品类别。配合采购经理的商品采购计划，制定合同管理科的工作流程要做到严谨、流畅。配合采购经理的商品采购计划，制定合同管理科的工作流程要做到严谨、流畅。对于每一项采购计划，需根据采购计划执行的时间，制定相应的完成时间，据对于每一项采购计划，需根据采购计划执行的时间，制定相应的完成时间，据工作量安排相应的人员配合执行，跟进工作进度，保证采购计划的执行时间。工作量安排相应的人员配合执行，跟进工作进度，保证采购计划的执行时间。定期为采购经理提供商品报表，单位代码表，供应商报表，各种销售报表，及定期为采购经理提供商品报表，单位代码表，供应商报表，各种销售报表，及库存流动状况，以便采购经理跟进商品计划，控制库存，提高销售。库存流动状况，以便采购经理跟进商品计划，控制库存，提高销售。对于商场中收银台、收货部、索赔部等部门出现的问题，协助解决；对于商场中收银台、收货部、索赔部等部门出现的问题，协助解决；解决使用系统时出现的问题；解决使用系统时出现的问题；对于系统中出现的严重问题通知系统维护人员解决对于系统中出现的严重问题通知系统维护人员解决 检查每个员工的工作，及时指正出现的问题；检查每个员工的工作，及时指正出现的问题；回顾一个阶段的工作中出现的差错，与所有的员工分享，并进行再次回顾一个阶段的工作中出现的差错，与所有的员工分享，并进行再次培训，以便将来不在出现同样的错误，提高工作准确率。培训，以便将来不在出现同样的错误，提高工作准确率。定期对员工进行培训，使其能掌握更多的技能；定期对员工进行培训，使其能掌握更多的技能；新员工的培训工作，与新员工增加接触，了解其特长，找到适合他新员工的培训工作，与新员工增加接触，了解其特长，找到适合他（她）的工作，再进行培训，使其能尽快投入工作中。（她）的工作，再进行培训，使其能尽快投入工作中。对工作时间、工作内容进行适当的安排；对工作时间、工作内容进行适当的安排；定期回顾和总结工作，鼓励工作完成出色的员工，提出新的要求。定期回顾和总结工作，鼓励工作完成出色的员工，提出新的要求。l商品行政部文员的职责是配合采购部做商品计划，商品行政部文员的职责是配合采购部做商品计划，提供样品管理、商务中心、信息维护等各方面的支提供样品管理、商务中心、信息维护等各方面的支持。持。将供应商贴好样品标签的样品，由样品管理员登记入册；将供应商贴好样品标签的样品，由样品管理员登记入册；将所有样品按照商品的部门分类存放和管理；将所有样品按照商品的部门分类存放和管理；样品管理员负责提供采购经理借出自己部门的样品并登记借出样品管理员负责提供采购经理借出自己部门的样品并登记借出及归还时间；及归还时间；样品管理员每天按时从供应商洽谈室收集样品，并登记入册；样品管理员每天按时从供应商洽谈室收集样品，并登记入册；样品管理员负责提醒采购经理处理即将到保质期的商品；样品管理员负责提醒采购经理处理即将到保质期的商品；样品管理员提供采购经理填写样品销毁单的商品，与防损员共样品管理员提供采购经理填写样品销毁单的商品，与防损员共同销毁，防损员在样品销毁单上签字后，由样品管理员保管样同销毁，防损员在样品销毁单上签字后，由样品管理员保管样品销毁；品销毁；维护商品信息，并打印商品报表；维护商品信息，并打印商品报表；维护供应商信息，并打印供应商报表；维护供应商信息，并打印供应商报表；维护定单，并打印定单报表；维护定单，并打印定单报表；给定单授权，打印定单；给定单授权，打印定单；更改商品信息；更改商品信息；维护变价；维护变价；维护促销计划；维护促销计划；定期打印销售报表。定期打印销售报表。供应商在采购经理的指导下填写合同内容 原始空白合同文本 供应商签字并加盖公章确认 采购经理签字确认 采购部长签字确认 商品行政部审核合同文本填写情况、检查合同附件齐全，签字确认 副总、总裁签字确认 商品行政部送交商品本部签字确认 商品行政部在往来客户系统中录入 生成供应商编码 将供应商编码写在合同上 在分店系统中提取供应商 建立分店合同号 通知采购经理据此合同号建立新品登记表 供应商合同原始文本归档 采购经理签字确认采购经理签字确认同意该供应商可以清户同意该供应商可以清户 财务部签字确认该供应商各店截财务部签字确认该供应商各店截止当日的未付帐款金额及未扣费用止当日的未付帐款金额及未扣费用 营运部签字确认营运部签字确认该供应商的库存金额该供应商的库存金额 采购经理根据经财务部确认的采购经理根据经财务部确认的未付帐款金额及未扣费用、未付帐款金额及未扣费用、营运部确认的库存金额决定该营运部确认的库存金额决定该供应商的库存商品如何处理、供应商的库存商品如何处理、帐款如何支付，采购经理签字帐款如何支付，采购经理签字 采购部长签字采购部长签字 主管副总签字主管副总签字 营运部审核采购部的处理意见，营运部审核采购部的处理意见，无疑意，执行，并签字确认执行情况无疑意，执行，并签字确认执行情况 财务部审核采购部的处理意见，财务部审核采购部的处理意见，无疑意，执行，并签字确认执行情况，无疑意，执行，并签字确认执行情况，最后将供应商清户表转给采购部留存。最后将供应商清户表转给采购部留存。供应商编码供应商名称*年销售保底（元）*年实际销售金额（元）差额（元）采购处理意见执行情况