如何组织有效会议和开展会议

1如何组织有效会议如何组织有效会议2v 开了几个会？开了几个会？v 为会议花掉多少时间？为会议花掉多少时间？v 因为开会达成几项共识？因为开会达成几项共识？v 因为开会完成几个结论？因为开会完成几个结论？v 因为开会加了多久的班？因为开会加了多久的班？v 因为开会失去多少关键时刻？因为开会失去多少关键时刻？v 因为开会耽误多少工作？因为开会耽误多少工作？算算看，你一算算看，你一周内总共：周内总共：3v以讲话传达讲话，以讲话传达讲话，v以会议贯彻会议，以会议贯彻会议，v以文件落实文件以文件落实文件 v你如何看待你如何看待“文山会海文山会海”现象？现象？4会议的重要性大多数企业在会议中决定其基本走向大多数企业在会议中决定其基本走向90%90%以上的重大决策是通过会议制定的以上的重大决策是通过会议制定的企业花在开会上的时间越来越多企业花在开会上的时间越来越多开会的频率越来越高开会的频率越来越高调查发现，在浪费时间的事情列表上，会议总是调查发现，在浪费时间的事情列表上，会议总是居于首位。因为会议通常都没有很好的组织和召开。居于首位。因为会议通常都没有很好的组织和召开。56 虽然在许多组织中，会议是必须的，而且运用广泛，虽然在许多组织中，会议是必须的，而且运用广泛，但不等于会议都能达到预期的目的，会议受挫乃是常有的事。但不等于会议都能达到预期的目的，会议受挫乃是常有的事。我们常常听到这样或那样的对会议的抱怨，这是因为或者主我们常常听到这样或那样的对会议的抱怨，这是因为或者主待人没有很好地控制会议的进程，或者与会者没有明确会议待人没有很好地控制会议的进程，或者与会者没有明确会议的目的。影响会议成效的因素自然是多方面的，但归纳起来的目的。影响会议成效的因素自然是多方面的，但归纳起来主要有以下几点：主要有以下几点：7会议低效的原因会议低效的原因项项 次次原因原因具体表现具体表现（1 1）时间时间会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。辘，无心开会。（2 2）地点地点会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。断，无法正常进行。（3 3）开会对象的选择开会对象的选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。无的参加者。（4 4）主持人的技能主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。鼻子跑，无法达到会议意图。（5 5）参会者的技能参会者的技能参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。引退，致使会议失败。（6 6）会议的准备工作会议的准备工作开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。而无成效。（7 7）开会的原因、目开会的原因、目的和结果的和结果开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。891 1会议是一个集思广益的渠道会议是一个集思广益的渠道 图图1-11-1集思广益图集思广益图 会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。物。会议的意义会议的意义102 2会议显示一个组织或一个部门的存在会议显示一个组织或一个部门的存在会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。个组织或部门的存在价值。11v 3 3会议是一种群体沟通的方式会议是一种群体沟通的方式v 开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过人们可以通过-mail-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。原本的沟通习惯。12开会的目的开会的目的13开会让您开会让您v 小组面对面沟通小组面对面沟通v 众多讯息一次交流众多讯息一次交流v 融合意见凝聚共识融合意见凝聚共识v 分派工作，公平合理分派工作，公平合理但开会也让您但开会也让您v 工作时间被分割工作时间被分割v 人多口杂，讨论耗时人多口杂，讨论耗时v 晚上加班晚上加班v 特殊问题还是个别沟通特殊问题还是个别沟通v 没有产能没有产能v 别人发言比自己开口多别人发言比自己开口多v DelayDelay重要工作或客重要工作或客戶戶14无需开会的无需开会的“五个如果五个如果”15必须开会的必须开会的“五个如果五个如果”16 一家合资工厂着火了，经过调查，原因在于一名员工一家合资工厂着火了，经过调查，原因在于一名员工违反了操作条例，在车间内吸烟，所以导致火灾发生。违反了操作条例，在车间内吸烟，所以导致火灾发生。(1)(1)如果你是这家合资企业的生产经理，你要采取下列哪种如果你是这家合资企业的生产经理，你要采取下列哪种方式处理此事：方式处理此事：v A.A.一对一批评一对一批评v B.B.开会当众批评开会当众批评v C.C.写检查处罚写检查处罚(2)(2)你为什么这么做？你为什么这么做？17怎样才能让会议更怎样才能让会议更有效率？有效率？18高效会议的八大特征高效会议的八大特征 19会议的筹划与管理会议的筹划与管理 v会前的准备工作会前的准备工作v会中的组织服务会中的组织服务v会后的善后处理会后的善后处理 会而议会而议 议而决议而决 决而行决而行行而彻行而彻201、会议的频率、会议的频率1.1.固定的部门会议固定的部门会议212.2.全体会议全体会议223.3.处理突发事件的会议处理突发事件的会议234.4.一对一会议一对一会议242、明确举行会议的目的、明确举行会议的目的v 会前是否经过多次讨论和意见征询会前是否经过多次讨论和意见征询v 是否希望在会议上通过某项决议是否希望在会议上通过某项决议v 会议目标必须用书面形式列明会议目标必须用书面形式列明v 会议目标必须具体且可以衡量会议目标必须具体且可以衡量v 会议目标数量要适当会议目标数量要适当253 3、做好会前筹划、做好会前筹划1 1、时间安排：绝大多数与会人员方便的时间、时间安排：绝大多数与会人员方便的时间 必须确定会议起始时间必须确定会议起始时间 大家易集中精力的时间大家易集中精力的时间26 2 2、参会人员的选择、参会人员的选择参与决策的人能否到场？参与决策的人能否到场？会议决策的执行者（参与者）能否到场？会议决策的执行者（参与者）能否到场？开会时能提供特定咨询的人能否到场？开会时能提供特定咨询的人能否到场？27 3 3、预约参会人员、预约参会人员 所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有参会人的开会时间。找出最适宜所有参会人的开会时间。确定了会议时间后要提前一周告知参加会议的人员，这确定了会议时间后要提前一周告知参加会议的人员，这样可以让他们提前安排好自己的工作日程，以免出现打扰别样可以让他们提前安排好自己的工作日程，以免出现打扰别人计划或参会人员无法到场的情况。人计划或参会人员无法到场的情况。在预约人员的同时需要把会议的主要目的告诉他们，如在预约人员的同时需要把会议的主要目的告诉他们，如果有相关的资料可以提前发放，让他们有充分考虑的时间。果有相关的资料可以提前发放，让他们有充分考虑的时间。28 4 4、会议资料准备、会议资料准备 有用的信息应该在会议召开前就贴在公司内部网站上，这样每个人都可以看到它，而实际的会议时间就可以用来讨论怎样解决新问题，并形成建议。会议使用的文字资料也需要提前一天发放给与会人员，让他们有思想准备。29内部会议通知的样式内部会议通知的样式30v 按照议案的轻重缓急编排处理按照议案的轻重缓急编排处理v 如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。尽量保证在最佳时间开会。一般来说，全体会议安排在上午，分尽量保证在最佳时间开会。一般来说，全体会议安排在上午，分组讨论安排在下午，晚上可安排一些文娱活动。组讨论安排在下午，晚上可安排一些文娱活动。v 每一个议案应预估所需的处理时间并清楚的标示每一个议案应预估所需的处理时间并清楚的标示5 5、会议议题的设计、会议议题的设计314 4、会议召开、会议召开 遵守时间遵守时间1 1、不要迟到、不要迟到 浪费时间等于浪费生命，浪费别人的时间等于谋财害命！2 2、不要随意推迟和变更开会时间、不要随意推迟和变更开会时间打乱原定计划会影响与会人员的其他工作安排，有些人可能因此不能出席会议；管理召集部门（人）的威信下降。3 3、严格按照议程进行，不要超时、严格按照议程进行，不要超时32工作量化表推行会议议程工作量化表推行会议议程会议议题：如何使用和推行工作量化表会议时间：3月21日（下周一）15：00-16：00 会议地点：五楼新世纪会议室 与会人员：BD部、技术部、音乐事业部（含互联网）部门第一负责人和负有管理责任的人员，人力资源部全体同事。主持人：CFO Mak记录员：人力部Charlin会议议程：1、15：00-15：45 时间管理工具工作量化表介绍，主讲人Mak2、15：45-16：00 操作过程中可能遇见的问题解答，Mak和Liza例子：33 委员会会议议程委员会会议议程 7月月6日上午日上午11点点格林格林德雷戈饭店德雷戈饭店 1、（、（11：00）任命一位会议主席）任命一位会议主席 2、（、（11：10）为缺席致歉）为缺席致歉 3、（、（11：15）批准上次会议备忘录）批准上次会议备忘录 4、（、（11：30）上次会议提出的事项）上次会议提出的事项 5、（、（11：45）讨论联络事宜）讨论联络事宜 （12：00）会间休息）会间休息 6、（、（12：15）财务事项）财务事项 7、（、（12：45）特别事宜）特别事宜 8、（、（13：00）其他动议）其他动议 9、（、（13：15）其他事宜）其他事宜 10、（、（13：35）下次会议细节）下次会议细节 议 程 的 开议 程 的 开头 为 会 议头 为 会 议的 日 期、的 日 期、时 间 和 地时 间 和 地点点每 项 均 有每 项 均 有一 个 起 始一 个 起 始时间时间下 次 会 议 细下 次 会 议 细节 写 在 议 程节 写 在 议 程的末尾的末尾34按部就班按部就班35 主持会议主持会议36为了珍惜自己及团队的时间，也为了提高决策品质，为了珍惜自己及团队的时间，也为了提高决策品质，减少资源内耗，管理者应以身作则，率先以专业的减少资源内耗，管理者应以身作则，率先以专业的会议运作技巧来提高会议的价值。会议运作技巧来提高会议的价值。37我应如何控我应如何控制才能创造制才能创造均衡发言？均衡发言？身为主持人如何应付身为主持人如何应付干扰，引导会议按议程干扰，引导会议按议程进行？进行？面对争辩时，我应面对争辩时，我应主动做出哪些回应主动做出哪些回应以化解僵局？以化解僵局？当会议产生无序讨论时，当会议产生无序讨论时，如何处理？如何处理？38压制对方发言压制对方发言转移至其他参与者转移至其他参与者主动探询，使他人完整表达主动探询，使他人完整表达控制均衡发言控制均衡发言以强势制止大家发言以强势制止大家发言重定议事规则重定议事规则整合意见，逐条再议整合意见，逐条再议处理无序讨论处理无序讨论先主动停止发言，请对方总结先主动停止发言，请对方总结以条列式提出论点以条列式提出论点针对差异点逐条讨论针对差异点逐条讨论先尊重，再转延至会后或会尾先尊重，再转延至会后或会尾拉回主题，指定其他人发言拉回主题，指定其他人发言引导回归议程引导回归议程面对争辩的回应面对争辩的回应123439与不同的与会者打交道与不同的与会者打交道v 始终保持沉默的与会者v 喋喋不休的与会者v 专拍上司马屁的与会者v 吹毛求疵的与会者v 窃窃私语的与会者v 脱离主题的与会者40问题类型问题类型问题特点问题特点棱镜型问题棱镜型问题把别人向你提出的问题反问给所有与会者。例如，与会者：把别人向你提出的问题反问给所有与会者。例如，与会者：“我们我们应该怎么做呢？应该怎么做呢？”你可以说：你可以说：“好吧，大家都来谈谈我们应该怎么好吧，大家都来谈谈我们应该怎么做。做。”环形问题环形问题向全体与会者提出问题，然后每人轮流回答。例如：向全体与会者提出问题，然后每人轮流回答。例如：“让我们听每让我们听每个人的工作计划，小王，由你开始。个人的工作计划，小王，由你开始。”广播型问题广播型问题向全体与会者提出一个问题，然后等待一个人回答。如：向全体与会者提出一个问题，然后等待一个人回答。如：“这份财这份财务报表中有三个错误，谁能够纠正一下？务报表中有三个错误，谁能够纠正一下？”这是一种具有鼓励性而这是一种具有鼓励性而没有压力的提问方式，因为你没有指定人回答，所以大家不会有压没有压力的提问方式，因为你没有指定人回答，所以大家不会有压力。力。定向型问题定向型问题向全体提出问题，然后指定一人回答。如：向全体提出问题，然后指定一人回答。如：“这份财务报表存在三这份财务报表存在三个错误，谁来纠正一下？小王，你说说看。个错误，谁来纠正一下？小王，你说说看。”这种提问方式可以让这种提问方式可以让被问及的对象有一定的准备时间。被问及的对象有一定的准备时间。41如何圆满结束会议如何圆满结束会议42v 决定事项的落实决定事项的落实 行动计划行动计划谁？什么任务？何时完成？怎么完成？谁？什么任务？何时完成？怎么完成？v 催办催办v 催办的范围催办的范围一般综合性、交叉性的工作内容由秘书部门或综合部门一般综合性、交叉性的工作内容由秘书部门或综合部门负责催办；领导集团本身会议形成的决定，由秘书部门或指定单位负负责催办；领导集团本身会议形成的决定，由秘书部门或指定单位负责催办。业务范围明确、专一的工作，责成相关业务部门负责催办；责催办。业务范围明确、专一的工作，责成相关业务部门负责催办；几个部门、单位联合召开的会议的决定，由牵头部门或单位负责催办。几个部门、单位联合召开的会议的决定，由牵头部门或单位负责催办。43v 催办的方式催办的方式发文催办、电话催办、派员催办或约请催办部门来人汇发文催办、电话催办、派员催办或约请催办部门来人汇报等。报等。v 反馈反馈v 反馈的原则反馈的原则迅速及时、真实准确、渠道畅通迅速及时、真实准确、渠道畅通v 反馈的重点反馈的重点主要是妨碍会议决策落实活动的各种信息。主要是妨碍会议决策落实活动的各种信息。44v 会议记录会议记录45