会计电算化管理制度

附件：大唐广源水力发电有限公司昭平广能电力有限公司会计电算化管理制度第一章 总则第一条 为了加强公司会计电算化工作, 确保会计核算在电子计算机核算中的准确、安全、有序地运行，特制定本制度。第二条 本制度适用公司本部及所属各控股子公司。第二章会计电算化岗位责任第三条 会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。基本会计岗位可包括：会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等工作岗位。电算化会计岗位包括直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的工作岗位。第四条电算主管岗位工作职责 负责协调计算机及会计软件系统的运行工作，履行会计电算化系统管理员职责,包括: （一）负责系统运行的日常管理工作，监督并保证系统有效、安全、正常运行，随时掌握系统运行情况，在系统发生故障时，及时与有关人员恢复系统的正常工作，并做好书面记录；（二）掌握各工作站点地址、注册名及口令，并保存书面资料；（三）参与系统运行环境的建立，以及系统建立时各项初始化工作；（四）负责系统配备有关资源（包括设备、软件、数据及文档资料等）的调用、修改和更新的申报工作；（五）负责系统操作运行的安全性、正确性、及时性的检查；（六）负责做好系统运行情况的总结，对软件的升级或更新提出书面报告。第五条 电算主管要求必须熟悉公司的财务和会计业务，由较高的计算机应用水平和会计电算化组织管理的经验，并能熟悉地使用与维护公司在用的财务系统，对整个系统的运行负责，可由会计核算处处长兼任。 第六条核算岗位工作职责负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，输出记账凭证、会计账簿、报表，和进行部分会计数据处理工作，履行会计电算化系统操作员职责,包括:（一）严格按照系统的操作说明进行操作；（二）负责系统的数据登录、数据备份和输出账表的打印工作；（三）遵守会计法和国家颁布的会计准则及有关财经法规，严格按照经领导审签无误的原始凭证的数据进行录入，录入完毕进行自查核对，核对无误后交数据审核员复核，对非法数据不得录入 ；(四)在数据录入过程中，如发现原始凭证有疑问或错误时，应及时向有关领导反映，不得擅自作废或修改；（五）每次数据录入结束后，应及时作好数据备份；（六）当天的日记账数据，做到当天登录，登录后经复核即打印出当天的账表，对日记账要做到日清月结；（七）月底对有关会计业务进行自动转帐，经审核无误后，按要求打印出自动转账凭证、明细账、总分类账和会计报表，并装订成册后妥善保管；（八）注意安全保密，各自的操作口令不得随意泄漏，备份数据应妥善保管；（九）操作过程中发现故障问题，应记录故障情况并及时向系统管理员报告。第七条 核算岗位要求必须熟悉本公司财务业务，有一定的计算机知识，熟悉在用系统的使用，应熟练地录入所需数据，达到会计电算化初级知识培训的水平。其对所调用功能的安全运行，负有一定的责任。可由基本会计岗位的会计人员担任。第八条审核记账岗位工作职责负责对输入计算机的会计数据(记账凭证和原始凭证等)进行审核，操作会计软件登记机内账簿，对打印输出的账簿、报表进行确认，履行数据审核员职责，包括：（一）负责输入数据凭证的审核工作，包括各类代码（科目）的合法性、摘要的规范性和数据的正确性；（二）负责计算机输出的账表数据正确性和及时性的审核、检查工作；（三）对不符实、不合法、不完整、不规范的凭证，按问题所在环节通知有关操作员予以更正、补齐后再审核；（四）对不符合要求的凭证及不正确的输出账表数据，不予复核确认；（五）审核员应及时审核凭证，确保操作程序的连续和经济业务的规范。第九条 审核记账岗位要求应熟悉本公司的经济业务和全面的会计业务，达到会计电算化初级知识培训的水平，可由核算软件操作以外的符合条件的会计人员担任。 第十条电算维护岗位职责：负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据，此岗要求具备计算机和会计知识，经过会计电算化中级知识培训，应由专职人员担任。 第十一条数据分析岗位职责：负责对计算机内的会计数据进行分析，要求具备计算机和会计知识，达到会计电算化中级知识培训的水平，可由会计核算处处长兼任。 第三章会计电算化操作管理第十二条 正确操作使用是网络系统正常、安全、有效运行的关键，因此，必须健全操作管理制度并严格实施。具体主要包括以下内容：上机运行系统的规定、操作权限、操作程序等。第十三条上机运行系统的规定上机运行系统的规定主要是指明哪些人员能上机运行系统，哪些人员不能上机运行系统。具体包括以下内容：（一）电算主管、核算软件操作、审核记账、电算维护、数据分析及其他经电算主管许可的有关人员，有权上机操作运行系统，非指定人员严禁上机运行系统；（二）操作人员对操作密码要严格管理，定期更换密码；（三）电算主管、核算软件操作根据业务需要进行确定；（四）与财务核算业务无关人员及脱离会计工作岗位的人员不得上机运行系统；（五）进行系统操作的人员需要经培训合格后方可上机运行系统。第十四条操作权限操作权限是指系统的各类操作人员所能运行的操作权限，主要包括以下内容：（一）系统操作员应严格按照正确、合法的原始凭证录入，不得擅自修改原始凭证数据，如发现差错，应在输入计算机前及时反映给领导或经办人员。已输入计算机的数据，在结帐前发现错误，可按原始凭证数据进行修正，如在结帐之后发现差错，必须另作凭证，以红字冲销原凭证，再制作正确凭证；（二）出纳人员不允许进行系统性的操作（如凭证录入、账表打印等）；（三）存档的数据软盘、账表、凭证、各文档资料等由档案管理员按统一规定复制、核对、保管。第十五条操作规程操作规程主要指操作运行系统中应注意事项，它们是保证系统正确安全运行，防止各种差错的有力措施。主要包括以下内容：（一）每日上班后，由系统管理员和指定人员及时打开网络服务器及主工作站，并进入系统；（二）各操作人员上机操作前，应进行上机操作登记，填写姓名和密码，系统会自动保存操作人员上机时间、操作内容、故障情况等上机操作日志内容；（三）操作人员的操作密码应注意保密，不能随意泄露；（四）操作人员必须严格按操作权限操作，不得越权或擅自操作；（五）操作人员应按照会计基础工作要求和国家财经法规及公司制度规定对原始凭证进行认真审核，按原始凭证的内容正确处理经济业务，准确使用科目、辅助账及专项核算代码制作机制凭证，经审核员复核后及时打印，与原始凭证粘贴在一起，月末按要求打印账表：（六）出纳根据审核无误的记帐凭证办理收付业务，对每天发生的收付款业务及时登账，并根据现金日记账核对库存现金，做到日清月结、账实相符，月末根据银行对账单编制银行存款余额调节表；（七）每次上机完毕，应及时做好所需要的各项备份工作，以防止发生意外事故；（八）操作人员下机前应执行相应命令退出会计软件，各工作站也应做到人走退网关机，系统管理员在检查所有工作站点正确下网后，方可退出服务器并关机断电；（九）系统管理员应及时对当前凭证进行软盘备份，以保证数据恢复的正确性；（十）月末及时结账，并将账务系统的结账数据进行光盘备份。第四章 设施和硬件、软件管理第十六条 为了给系统创造一个良好的运行环境，保护硬件、软件、数据的安全，同时防止各种非法人员进入机房，必须有严格设施及数据管理制度，它包括：机房管理，硬件、软件管理。第十七条机房管理对机房人员予以严格限制，非主要领导、系统管理员、操作员、审核员及其他经批准可入内的有关人员，其他未经许可的人员不得随意出入机房；（一）机房内应保持清洁、卫生、严禁吸烟；（二）打印纸、软盘等耗材必须摆放整齐，不得随意乱丢乱放，机房内严禁存放易燃、易爆、污染的物品；（三）必须保证机器正常运行的工作环境，机器工作时，室温应保持在度，相对湿度；（四）严禁在机房内玩电子游戏及观看影碟；（五）工作人员离开机房前应检查机器、电源是否关好并及时对门窗落锁。第十八条硬件、软件管理计算机硬件及软件是会计电算化的基础，为了确保会计电算化后核算准确和整个过程万无一失，应必须严格硬件和软件管理制度，具体内容包括：（一）财务人员固定上机，每个操作人员必须对计算机细心保养和准确操作，未经领导批准，不得随意搬动终端及附属构件和设备；（二）为防止外来人员随意操作及内部人员串用电脑，各微机应设置开机密码，并报领导保存备用；（三）电算主管应根据财政部、中国证监会及公司经济业务的具体情况，正确设置主账、辅助账、专项核算账务体系，满足股东、公司内部及社会有关各方面对财务资料的要求；（四）报表的设置要符合上市公司的要求，正确设置数据来源、运算关系和勾稽关系，保证报表数据的正确完整；（五）为确保数据和软件的安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除，网络由系统管理员统一维护，其余人员无权在服务器上修改及删除文件，并建立如“口令”、只读等措施；（六）网络出现故障时，由系统管理员统一处理，工作站出现操作员无法排除的故障时，报系统管理员处理；（七）健全计算机硬件和软件出现故障时进行排除的管理措施，保证会计数据的完整性，如安装不间断电源，保证停电时，能有时间保存资料。进入财务系统后出现意外中断，要及时做中断处理（重新进入程序，补做凭证等）；（八）健全必要的防治计算机病毒的措施：如安装杀毒软件，且每星期更新杀毒软件，每星期扫描内存。严禁使用来历不明的软盘和进行非法拷贝工作，严防计算机病毒的传入；（九）对正在使用的会计核算软件有必要升级或修改程序时，以及计算机硬件设备进行更换等工作，必须经财务部主任批准；在软件修改、升版和硬件更换过程中，要保证实际会计数据的连续和安全，并由有关人员进行监督。（十）软盘、光盘应存放在阴凉干燥处，禁止阳光暴晒，禁止靠近强磁设备，不得使用污损和变形的磁盘和光盘，不得用硬笔在已贴标签的盘上写字；（十一）操作员严禁在微机上玩电子游戏及观看影碟；（十二）严禁外来人员上机操作，外来查账人员所需资料，在经有关领导批准后，由操作人员演示和打印。（十三）建立系统风险评价体系，由电算主管及电算维护人员定期分析。 第五章 电算化会计档案管理第十九条 电算化会计档案是整个会计档案的重要组成部分，必须严格按照财政部的有关规定，由会计档案管理人员负责管理。第二十条 电算化会计档案包括储存在计算机硬盘中的会计数据以及其他磁性介质或光盘储存的会计数据和计算机打印出来的书面材料等。第二十一条 对电算化会计档案要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点。第二十二条采用磁性介质保存的会计档案要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。第二十三条 会计核算软件的全套资料及会计软件程序视同会计档案保管，保管期截止到该会计软件停止使用或有重大更改后的五年。第二十四条 各工作站点、用户注册名及口令应作为会计档案保管，如有变动，应及时更新。第二十五条 账务、报表系统各种初始化资料及双轨运行的各种资料，应及时规范保存。第二十六条 每月所有的凭证、科目汇总表、账簿、报表、各种清单资料等，应及时归档保存。第二十七条 所有备份软盘应贴明标签，进行科学分类编号，及时归档，做到妥善保管、存放有序、查找方便。第二十八条 年底应将当年结账前的所有数据及会计系统程序备份到服务器另一目录下，以备以后年度查询。第二十九条 按国家规定期限的到期档案，按规定清理登记后，经批准监证进行统一销毁，销毁前应认真清点核对。第三十条 严格执行安全和保密制度，对电算化会计档案要严防毁损、散失和泄密。外单位人员调阅档案，要有正式介绍信，由财务主管提请总会计师和总经理批准后，办理调阅手续，所有调阅的档案，均应进行登记，并限期归还。第六章 附则第三十一条本规范由公司财务部负责解释和修改。第三十二条本规范自印发之日起实行。