关于实施集中采购、集中配送的工作方案

关于实施集中采购、集中配送的工作方案宗旨为了适应我公司经营与管理的进一步发展，学校、城镇的连锁超市的逐渐形成，奠定了以点带面，发展连锁的有利基础。公司以零售为主，重点转移到以配送为主，零售为辅的工作重点上来，实行集中采购、集中配送、门店管理，进、销分离的策略。使我们公司的运营逐渐强大，形成集团优势的大环境。一、 组织机构1、 后勤服务部门仍按现状做到为一线工作部门的服务与协助。2、 配送中心采购部工作重点是采购、物流配送及分店的开设。3、 各门店实行营运部门店管理与销售，实行门市店长制。4、 财务部实行二级核算进、销核算。5、 慧泰购物广场组织结构图董 事 长总 经 理财 务 部营 运 部人力综合部电 脑 部配送中心食品、百货采购部文体、办公采购部服装、鞋帽采购部各分店商品储运F1商场F2商场F3商场各分店会计核算出 纳收 银企 划人事工资行 政各分店人事收 货录 入维 护二、 配送中心的类别分类食品百货部：食品类、百货类、洗化类；文体家电部：学生用品、办公用品、文体用品、家电类。三、 进销分离的职能1、 进货权归采购部，供货商的审核、考察、签订合同、总经理审查批准。2、 门市管理与经营归营运部店长，对商场日常工作及人员管理，已进入卖场经营的供应商的促销管理。 四、 信息管理采购配送部按信息表格的要求搜集信息、分析收据，掌握一手资料，对畅销且有规律的品种，加大存货量，确保不断档。1、 在信息上要加强管理，建立信息档案，及时分析信息数据。2、 信息管理上要进行分类，如客户信息、采购价位信息；畅销与滞销品种的信息，以及各分店的销量规律信息、分店要货信息（详见表格）。3、 统计信息管理，对同类的信息要进行统计，加以分析，确定采购价格、采购期量。4、 采购部要学会管理信息，数字要快捷、准确，更要利用信息，加大谈判力度；在量上要以年度数字与供货商谈判，来显示公司的集团优势。五、 采购与配送工作重点在采购上要以最低的价格，最优惠的供货条件，来确定供货商；在采购量上要以低成本、周期量的方法。具体条件为： 具体条件为： 价格合适 以信息统计数字为基础质量优质 周期量以7-10天为一周期发货及时 畅销品不断档数量准确条件优惠服务良好在配送上要根据各分店的要求做出第一反应，快、准、好的三要素到位。快反应快捷，快速配货，快速送达。准配货单与要货单准确，配货及配货单数字准确。好良好的服务，良好地沟通协调。六、 采购部的工作流程配送中心的工作主要围绕着以下三大块工作流程进行：1、配送货品调拨货品 存储 分类配货 配袋 送货 清查 交接签字 清单返回记账（1）配货与接收：配送中心发出订单后，供应商根据订货要求组织送货。送货人员持配送中心订单的送货联将购进的商品送交配送中心，配送中心对送货的供应商及送到的商品进行确认验货。配送中心根据订单，与商品运营部、收货部对商品的数量、品种、质量等进行验收，对与合同规定不符的商品作拒收退货处理。由供应商到配送中心签订合同，由供应商发货至各连锁店，或直接送货至“中心”清点入库，交接签字，单据必须齐全完整。（2）存储：配送中心将需配送的货品移至“中心”仓库进行清查、分类、保管（交接后在本库内发生货品丢失、缺少，由配送中心分管人员进行赔偿。（3）配袋、送货：数量较大的品种如：矿泉水、肠、方便面等每个连锁店根据其每天销量的规律，一次配货送达57天的充足数量，以保证商品的正常销售。（4）清查货品、交接签字：货品配送至连锁店，由其班长收货，收货程序按配货表单、货号、品名、规格、单价、数量等项目逐一审核、清点、收货，并在一式四联的调拨单（连锁店、中心、商场、财务各一联）确认签字方可。（5）记账：一式四联的调拨单各部门按其调出调入的货品明细进行逐一记账。直接送货的供应商，配送中心人员要将各连锁店的收货单（按其供应商单位名称、单价、数量、金额要求填制清晰）收回两联（一联配送中心记账、一联报财务）。2、 信息管理（1）中心人员要准确熟练的掌握各连锁店的畅销品种，以及库存数量，做到配送及时、送货及时，不得断档、脱销。对滞销品种及时调整、退回。同时，中心人员要明确掌握食品类的保质期、经销方式，以及给供应商的退货期限，与商场经理及时沟通，保证各连锁店的库存结构合理，不得出现积压库存、过期库存的现象。（2）配送中心要求连锁店的补货清单每天以传真方式通知，中心人员按其要货清单配货并及时送达。（3）中心人员要经常与连锁店的工作人员沟通，了解信息及时反馈，同时要建立信息反馈记录本，对信息处理结果要进行纪实跟踪检查。（4）针对学生两大假期返校后，学生用品的需求信息及时了解并提前安排上柜展示。（5）价格信息要从学生意见、周围商铺中及时了解，如需调整价格的要由中心提出申请，商场经理、总经理研究同意后，方可进行调价。3、 帐务管理a) 各连锁店的记账方式为：零售价控制模式。即：收货、记账、销售、结算，全部采用零售价管理方式。b) 商场、配送、财务为零售价控制，进价成本核算模式，即：商场、配送调出后，记录商品零售价的同时记录进价。财务部门要抽出专人负责分管连锁店的账目及成本核算。c) 配送中心要根据零售汇总的信息做表分析，随时可查询各连锁店的销售数据。销售信息数据统计表要按周报、月报、季报、年报分别统计。d) 负责按时核对进、销、存表单。e) 月末要跟踪盘点，审核盘点表，以存记销的方式做出盘点结果上报领导，并及时反馈到连锁店。f) 配送中心经理要按租赁合同中的规定，定期到学校财务将销售款项收回。（以支票形式上交财务并做好回收款记录）。4、采购合同管理工作过程：制定采购计划 收集供方信息 明确我方对供方的要求 （洽谈） 起草合同或审核由供方提供的合同 供方评价 签订合同 履行合同 保管合同。（1）采购连锁店专供商品时，配送中心需要制定采购计划，采购计划经领导批准后才可以实施采购。（2）合同评审应在合同签订前进行，以确保合同的合法性、完整性和明确性及合同双方对合同内容的理解一致，本单位（部门）有能力满足合同要求。（3）配送中心负责评审配送、运输能力及价格情况，交付时间能否满足要求，并确保货物在运输途中不破损、不短缺。（4）合同正式签订后，合同正本由配送中心保存。合同复印件或另外一份正本留财务部保存。5、退货与坏货处理 当接到网点退货信息后，配送中心应合理安排车辆回收退货商品，再集中到配送中心进行清点整理，然后根据所退货的状况和退货的原因，按有关退货制度处理。七、 部门设置及人员构成1、 配送中心： 1人2、 食品、百货采购部： 1人3、 文体、家电采购部： 1人4、 服装、鞋帽采购部：1人5、 记帐：1人6、 物流配送人员：3人7、 司机：1人以上工作方案报董事会批准后实施。高永生2006年12月8日