会议与商务活动_04-05会后工作与管理

第第4章章 会后工作与管理会后工作与管理一、会场善后工作与安排与会人员离场一、会场善后工作与安排与会人员离场二、会后文书工作二、会后文书工作三、会议总结三、会议总结四、会议经费结算工作四、会议经费结算工作五、会议效果的评估方法五、会议效果的评估方法 六、会后的催办、反馈与落实工作六、会后的催办、反馈与落实工作七、会后文件的拟写七、会后文件的拟写（二）安排与会人员离场（二）安排与会人员离场（点击案例（点击案例4）安排与会人员返程安排与会人员返程（1）要事先了解外地与会人员对时间安排、交通工具的要求，根据）要事先了解外地与会人员对时间安排、交通工具的要求，根据会期长短、外地与会人数多少等实际情况，及早安排好外地与会会期长短、外地与会人数多少等实际情况，及早安排好外地与会人员的回程事宜。人员的回程事宜。（2）一般情况下要按先远后近的次序安排返程机票、车票的预定事）一般情况下要按先远后近的次序安排返程机票、车票的预定事宜，要掌握交通工具的航班、车次等情况，尽早与民航、铁路、宜，要掌握交通工具的航班、车次等情况，尽早与民航、铁路、公路、港口等部门沟通联系，提前预定好飞机、火车、汽车、轮公路、港口等部门沟通联系，提前预定好飞机、火车、汽车、轮船票。船票。（3）应编制与会者离开的时间表，安排好送行车辆，派人将外地与）应编制与会者离开的时间表，安排好送行车辆，派人将外地与会人员送到机场、车站、港口，待他们乘坐的交通工具启程后再会人员送到机场、车站、港口，待他们乘坐的交通工具启程后再返回。返回。（4）为了安排好与会者的离场，会议组织者必须对当地的交通状况）为了安排好与会者的离场，会议组织者必须对当地的交通状况有充分的了解，这需要会议组织者在会前就作出细致周到的安排，有充分的了解，这需要会议组织者在会前就作出细致周到的安排，会中根据会议进程以及与会者的要求做好随时调整的准备。会中根据会议进程以及与会者的要求做好随时调整的准备。二、会后文书工作二、会后文书工作（一）会务文书与会议案卷（一）会务文书与会议案卷p会务文书会务文书（会前文书、会中文书、会后文书）（会前文书、会中文书、会后文书）p会议案卷的内容会议案卷的内容（会议正式文件、参阅文件、发言稿、讲（会议正式文件、参阅文件、发言稿、讲话记录等材料的案卷）话记录等材料的案卷）1.文书清退工作文书清退工作（会议文书要在会后指定时间、地点内进行（会议文书要在会后指定时间、地点内进行收集清退工作）收集清退工作）2.会议文件收集清退的范围会议文件收集清退的范围（1）关于召开会议的请示与批复。）关于召开会议的请示与批复。（2）提交会议审议批准的文件）提交会议审议批准的文件（3）会议期间使用的文件）会议期间使用的文件（4）会议参考性文件）会议参考性文件（5）会议管理性文件）会议管理性文件（6）会议记录、简报）会议记录、简报（7）会议宣传性文件）会议宣传性文件（8）会议的照片、录音、录像等资料）会议的照片、录音、录像等资料（二）（二）会后文书清退、收集工会后文书清退、收集工作作（1）根据会议文件清单清退）根据会议文件清单清退（2）一般小型内部会议，如果参加会议的人数较少，人员又比较熟）一般小型内部会议，如果参加会议的人数较少，人员又比较熟悉，可以在宣布会议结束的同时，由主持会议的领导提出要求，悉，可以在宣布会议结束的同时，由主持会议的领导提出要求，请与会人员将需要退还的文件留下，也可由秘书人员在会场门口请与会人员将需要退还的文件留下，也可由秘书人员在会场门口随时收集。随时收集。（3）大中型会议收集文件，应提前发文件清退目录，先由与会）大中型会议收集文件，应提前发文件清退目录，先由与会人员个人清理，再由召集人收齐交大会秘书处。人员个人清理，再由召集人收齐交大会秘书处。（4）清退会议工作人员手中的文件，可采取按目录的限时交退。）清退会议工作人员手中的文件，可采取按目录的限时交退。（5）机密文件的清退。）机密文件的清退。3.清退文件的方法清退文件的方法（三）会议文件的立卷归档工作（三）会议文件的立卷归档工作1.概述概述2.会议文件立卷方法会议文件立卷方法（1）编制案卷目录）编制案卷目录（2）灵活运用文件的特征立卷）灵活运用文件的特征立卷（6特征：部门、时间、名称、作者、地区、通讯者）特征：部门、时间、名称、作者、地区、通讯者）3.会议文件立卷工作程序会议文件立卷工作程序v大型会议文件立卷大型会议文件立卷（1）收集资料）收集资料（2）鉴别整理）鉴别整理（3）分类归卷）分类归卷（4）组卷）组卷（5）卷内文件编目）卷内文件编目（6）填写卷内文件资料备考表）填写卷内文件资料备考表（7）拟定案卷标题）拟定案卷标题（8）填案卷封面）填案卷封面（9）案卷排列）案卷排列（10）编写案卷目录）编写案卷目录v日常工作会议文件资料立卷日常工作会议文件资料立卷 （点击案例（点击案例5）4.会议文书的归档会议文书的归档（1）平时归卷）平时归卷（2）定期归档）定期归档5.会议文件销毁工作程序会议文件销毁工作程序登记造册：凡需销毁的文件，均需登记造册，登记造册：凡需销毁的文件，均需登记造册，经主管领导审查签字，监销人核对无误后才能经主管领导审查签字，监销人核对无误后才能销毁，个人不得自行销毁文件。销毁，个人不得自行销毁文件。文件销毁的方法：文件销毁的方法：（1）焚烧。注意不留残片，当全部化为灰）焚烧。注意不留残片，当全部化为灰烬后方能离开。烬后方能离开。（2）直接送市国家保密局公文回收站。）直接送市国家保密局公文回收站。（3）送造纸厂化浆。）送造纸厂化浆。三、会议总结三、会议总结（一）概念（一）概念（会议总结是机关团体、企事业单位对自身某一阶（会议总结是机关团体、企事业单位对自身某一阶段或某一项工作进行总的回顾，找出内在规律，段或某一项工作进行总的回顾，找出内在规律，以指导未来实践而使用的公文）以指导未来实践而使用的公文）（二）特点（二）特点1.经验性经验性2.规律性规律性3.借鉴性借鉴性（点击案例（点击案例6）（三）会议总结的结构（三）会议总结的结构p标题标题p正文正文（1）前言）前言（2）主体（并列式、递进式）主体（并列式、递进式）（3）结尾（总结式、展望式）结尾（总结式、展望式）p落款落款四、会议经费结算工作四、会议经费结算工作（一）收款的方法和时机（一）收款的方法和时机（1）应在会议通知或预定表格中，详细注明收费的）应在会议通知或预定表格中，详细注明收费的标准和方法。标准和方法。（2）应注明与会人员可采用的支付方式。）应注明与会人员可采用的支付方式。（3）开具发票的工作人员，事先要与财务部门确定）开具发票的工作人员，事先要与财务部门确定正确的收费开票程序，不能出任何差错。正确的收费开票程序，不能出任何差错。（二）付款的方法和时间（二）付款的方法和时间会议效果的评估方法会议效果的评估方法（一）会议效果的影响因素（一）会议效果的影响因素会中影响会议效果的因素会中影响会议效果的因素，应应注意避免：注意避免：（1）外界的干扰；视听器材）外界的干扰；视听器材发生故障。发生故障。（2）主持人离题；少数人垄）主持人离题；少数人垄断会议；会中的交谊活动。断会议；会中的交谊活动。（3）与会者离题；与会者不）与会者离题；与会者不表明真正的感受或意见；与会表明真正的感受或意见；与会者之间争论；与会者与主席争者之间争论；与会者与主席争论；与会者欠缺热心；与会者论；与会者欠缺热心；与会者之间交头接耳；让没有必要留之间交头接耳；让没有必要留在会场的与会者留在现场。在会场的与会者留在现场。（4）会议超出预定时间；资）会议超出预定时间；资料不充足；决策偏颇。料不充足；决策偏颇。（5）主持人未能总结会议的）主持人未能总结会议的成果。成果。（二）会议评估方法与常见表格编制工作（二）会议评估方法与常见表格编制工作1.会议评估的方法w（1）调查问卷）调查问卷（现场手（现场手工填写现场电脑填写会工填写现场电脑填写会后电脑填写）后电脑填写）w（2）面谈）面谈w（3）电话调查）电话调查w（4）现场观察）现场观察w（5）会务人员述职报告）会务人员述职报告（点击案例（点击案例7）数据分析可以分为定量和定性分析。定量评估数据分析可以分为定量和定性分析。定量评估是将各种数字进行运算和统计分析，从而建立各种是将各种数字进行运算和统计分析，从而建立各种方式（方法、中介、模型），用以进行比较或深层方式（方法、中介、模型），用以进行比较或深层分析。近期，人们对定性评估仍比较困难。定分析。近期，人们对定性评估仍比较困难。定量研究比定性研究更容易设计、操作和分析，但在量研究比定性研究更容易设计、操作和分析，但在会议评估中两者都应充分应用。会议评估中两者都应充分应用。v（1）对主持人的评估v（2）对会议工作人员的评估v（3）对会议发言人的评价v（4）对会议管理工作的总体评估六、会后的催办、反馈与落实工作六、会后的催办、反馈与落实工作（一）会议决定事项的催办与登记（一）会议决定事项的催办与登记明确催办人员明确催办人员健全登记制度，建立催办登记簿，逐项列出检查催健全登记制度，建立催办登记簿，逐项列出检查催办的事项，并由催办人员根据实际情况，定期记录办的事项，并由催办人员根据实际情况，定期记录催办事项的进展状况催办事项的进展状况建立汇报制度，催办人员可采用口头汇报、书面汇建立汇报制度，催办人员可采用口头汇报、书面汇报、专题报告等多种方式向领导汇报催办事项的落报、专题报告等多种方式向领导汇报催办事项的落实情况，对一些重大问题不能自作主张，要听从领实情况，对一些重大问题不能自作主张，要听从领导的指示导的指示（二）会议决定事项的反馈（二）会议决定事项的反馈（三）会议的落实工作（三）会议的落实工作七、会后文件的拟写七、会后文件的拟写 n会议决定n会议纪要（1）会议纪要结构（2）写法要求（3）会议纪要与会议记录的区别第第5章章 商务会议与会展商务会议与会展一、商务会议与会展业一、商务会议与会展业二、商务会议承办二、商务会议承办三、会展业的组织经营三、会展业的组织经营四、会展的市场调研四、会展的市场调研五、会展的方案策划五、会展的方案策划六、会展的销售和营运管理六、会展的销售和营运管理二、商务会议承办二、商务会议承办（一）商务会议策划（一）商务会议策划 1.1.商务会议财务核算商务会议财务核算 p（1）会议成本）会议成本 交通费用；会议场地费用；住宿费用；餐饮费交通费用；会议场地费用；住宿费用；餐饮费用；视听设备、办公用品费用；嘉宾、发言人、娱乐用；视听设备、办公用品费用；嘉宾、发言人、娱乐节目、演员等费用；其他支出。节目、演员等费用；其他支出。p（2）会议收入）会议收入 会议赞助收入；会议广告收入；与会者、参展商、会议赞助收入；会议广告收入；与会者、参展商、联合主办方交费；文件资料汇编（音像）出版收入；联合主办方交费；文件资料汇编（音像）出版收入；宾客游览费、活动费；会议附加物售卖收入（标志、吉宾客游览费、活动费；会议附加物售卖收入（标志、吉祥物）；其他。祥物）；其他。2.制订策划方案制订策划方案l充分了解主办方要求充分了解主办方要求l设计符合主办方要求的主设计符合主办方要求的主题、宗旨题、宗旨l找出有创意的闪光点找出有创意的闪光点l设计有特色的会议模式设计有特色的会议模式l设计公关活动模式设计公关活动模式l设计媒体报道方式设计媒体报道方式l安排时间进程安排时间进程l制订实施计划制订实施计划（二）商务会议服务工作（二）商务会议服务工作 n（1）来宾管理）来宾管理n（2）现场组织协调）现场组织协调n（3）会场安全）会场安全n（4）活动服务）活动服务（三）商务会议评估工作商务会议评估工作 调查问卷表调查问卷表数据分析、报告数据分析、报告新的行动措施新的行动措施不同阶段的效果评估不同阶段的效果评估一、会前效果评估。在会议举行前，以下因素会影响会议效果：一、会前效果评估。在会议举行前，以下因素会影响会议效果：欠缺目标或目标不准确。欠缺目标或目标不准确。欠缺议程。欠缺议程。与会者人数太多或太少。与会者人数太多或太少。会议时间、地点不当。会议时间、地点不当。开会的通知时间不当。开会的通知时间不当。开会通知的内容欠周详。开会通知的内容欠周详。会议场地设备欠佳。会议场地设备欠佳。与会者没有作充分准备。与会者没有作充分准备。未定明会议的终止时间以及每一项议题的时间分配。未定明会议的终止时间以及每一项议题的时间分配。以前的会议太多，使与会者一听说要开会，都感到厌烦。以前的会议太多，使与会者一听说要开会，都感到厌烦。开会次数太少，使每次会议的议题过多。开会次数太少，使每次会议的议题过多。二、会中效果评估。在会议进行中，影响会议效果二、会中效果评估。在会议进行中，影响会议效果的有如下因素：的有如下因素：与会者离题。与会者离题。主持人离题。主持人离题。资料不充足，决策偏颇。资料不充足，决策偏颇。少数人垄断会议。少数人垄断会议。主持人未能总结会议的成果。主持人未能总结会议的成果。与会者不表明真正的感受或意见。与会者不表明真正的感受或意见。与会者之间争论，与会者与主席争论，与会者欠缺热心。与会者之间争论，与会者与主席争论，与会者欠缺热心。设备器材发生故障，会议超出预定时间设备器材发生故障，会议超出预定时间 三、会后效果评估三、会后效果评估会议结束后，经常会出现以下情况，应注会议结束后，经常会出现以下情况，应注意避免：意避免：欠缺会议记录。欠缺会议记录。对决议落实不力。对决议落实不力。不对会议的成败得失进行总结。不对会议的成败得失进行总结。不解散已完成任务的委员会或工作小组。不解散已完成任务的委员会或工作小组。与会者对会议感到不满。与会者对会议感到不满。（三）会展业的组合经营（三）会展业的组合经营 v（1）要有较为全面的管理）要有较为全面的管理知识与技能知识与技能v（2）有较强的能力素质）有较强的能力素质v（3）要有良好的心理素质）要有良好的心理素质和工作激情和工作激情v（4）较宽广的行业知识是）较宽广的行业知识是会展从业人员的必备条件会展从业人员的必备条件（四）会展的人员要求（四）会展的人员要求市长说市长说：会展是一项提升城市两个文明建设、利国利民的德政工程。会展是一项提升城市两个文明建设、利国利民的德政工程。学者说学者说：会展是智者的峰会，是理论与实践的组合，是新思想、新观会展是智者的峰会，是理论与实践的组合，是新思想、新观念的论坛。念的论坛。导游说导游说：会展场馆乃是著名城中景观，游客不可不去。会展场馆乃是著名城中景观，游客不可不去。农民说农民说：会展是种地，舍不得动脑子、卖力气，就收不到好果子。会展是种地，舍不得动脑子、卖力气，就收不到好果子。模特说模特说：靓女靠打扮，产品靠会展。会展梳妆台，企业争先来。靓女靠打扮，产品靠会展。会展梳妆台，企业争先来。建筑家说建筑家说：会展场馆规模宏大、气派，是城市标志性建筑会展场馆规模宏大、气派，是城市标志性建筑 预言家说预言家说：会展是充满活力、前途无量的朝阳产业。会展是充满活力、前途无量的朝阳产业。ITIT总裁说总裁说：会展是各种信息交流、碰撞、传递的信息加工机。会展是各种信息交流、碰撞、传递的信息加工机。大学生说大学生说：会展是外语练习与社会实践的市场实习基地。会展是外语练习与社会实践的市场实习基地。数学家说数学家说:会展的布展是排列与组合、平面与立体、黄金分割与数模会展的布展是排列与组合、平面与立体、黄金分割与数模运筹的应用。运筹的应用。美术家说美术家说：会展是我们生活中又一道丰富亮丽的色彩。会展是我们生活中又一道丰富亮丽的色彩。武侠小说爱好者说：武侠小说爱好者说：会展象会展象“葵花宝典葵花宝典”，有些最终成了碎片，随，有些最终成了碎片，随风而散。风而散。气象学家说：气象学家说：会展是经济发展的风向标、晴雨表。会展是经济发展的风向标、晴雨表。环保专家说：环保专家说：会展是会展是“不冒烟的工厂不冒烟的工厂”，是无污染的绿色产业。，是无污染的绿色产业。道桥专家说：道桥专家说：会展是国际经贸、科技、文化交流的桥梁。会展是国际经贸、科技、文化交流的桥梁。展览公司说：展览公司说：会展会展“展示别人即展示自己展示别人即展示自己”。老百姓说：老百姓说：会展是购买物美价廉货真价实物品的好去处。会展是购买物美价廉货真价实物品的好去处。参展商说：参展商说：会展是最经济、最实惠、最有效的立体营销广告。会展是最经济、最实惠、最有效的立体营销广告。便食店老板说：便食店老板说：会展是遍地设灶、新鲜出炉。会展是遍地设灶、新鲜出炉。软件小摊贩说：软件小摊贩说：会展是视窗，打开之后，不乏也有盗版存在。会展是视窗，打开之后，不乏也有盗版存在。投机招展商说：投机招展商说：展不在好，能办则赢；展不在精，能捞则灵。展不在好，能办则赢；展不在精，能捞则灵。居委会老大妈说：居委会老大妈说：会展是会展是“摆在家门口的大集市摆在家门口的大集市”。搭建商说：搭建商说：会展是会展是“奢华奢华”，一掷千金三、五天，是最短命的装饰工，一掷千金三、五天，是最短命的装饰工程。程。哲学家说：哲学家说：会展是企业经营理念的展示，是步入市场经济理性成熟的表会展是企业经营理念的展示，是步入市场经济理性成熟的表现。现。经济学家说：经济学家说：会展是经济发展的又一个新的增长点。会展是经济发展的又一个新的增长点。展台设计者说：展台设计者说：会展是受参展商资金与观念限制的艺术创作。会展是受参展商资金与观念限制的艺术创作。化学专家说化学专家说：会展过热，市场化合反应后，一部分生成的是会展过热，市场化合反应后，一部分生成的是“泡泡沫沫”。物理学家说：物理学家说：会展是国民经济增长的强力会展是国民经济增长的强力“助推器助推器”。（一）会展市场调研的概念（一）会展市场调研的概念（二）会展市场调研的步骤（二）会展市场调研的步骤 （1）确定调研目标）确定调研目标 （一般要经过三个阶段：（一般要经过三个阶段：提出市场假设，对问题进行梳理。提出市场假设，对问题进行梳理。初步发现问题后，开展试探性市场调研，以证实所确定的初步发现问题后，开展试探性市场调研，以证实所确定的调研方向的正确性。调研方向的正确性。确定市场调研活动的主题，形成基本确定市场调研活动的主题，形成基本假设。）假设。）（2）制订调研计划）制订调研计划（对调研主题的解释、拟定调研提纲、（对调研主题的解释、拟定调研提纲、说明信息来源、选择调研对象、经费预算以及人员培训等）说明信息来源、选择调研对象、经费预算以及人员培训等）（3）搜集市场信息）搜集市场信息（文案研究和实地调研）（文案研究和实地调研）（4）整理分析资料）整理分析资料 （5）撰写调研报告）撰写调研报告 （三）会展市场调研的内容（三）会展市场调研的内容（1）目标客户调研）目标客户调研（谁是我们的目标客户？谁是我们的目标客户？目标客户有什么样的需求特点？市场需求量目标客户有什么样的需求特点？市场需求量有多大？有多大？）（2）主题网站调研）主题网站调研（3）行业环境调研（）行业环境调研（产业发展水平、产业产业发展水平、产业规模、产业结构、产业布局、产业销售方式、规模、产业结构、产业布局、产业销售方式、产业技术含量和产业政策等）产业技术含量和产业政策等）（4）产品调研）产品调研（5）价格调研）价格调研（6）企业调研）企业调研（信誉、经营状况、品牌形（信誉、经营状况、品牌形象、资金实力、人力资源等）象、资金实力、人力资源等）（7）渠道调研）渠道调研（展览会的分销渠道是指产（展览会的分销渠道是指产品（包括实物、服务和创意）从生产者转移品（包括实物、服务和创意）从生产者转移到顾客过程中所经过的各中间商连接起来的到顾客过程中所经过的各中间商连接起来的渠道。）渠道。）（8）促销方式调研）促销方式调研（点击案例（点击案例9）（一）会展立项策划（一）会展立项策划（确定主题、名称、标志、地点、时间）（确定主题、名称、标志、地点、时间）（二）会展营销策划（二）会展营销策划 市场调研与预测市场调研与预测 制订营销计划制订营销计划 实施营销计划实施营销计划营营销效果评估销效果评估（三）会展常用策划文案的写作（三）会展常用策划文案的写作（六）（六）会展的销售和营运管理会展的销售和营运管理（一）会展的销售（一）会展的销售（1）三原则（创新性、服务性、客观性）三原则（创新性、服务性、客观性）（2）五元素（卖什么、怎么卖、卖给谁、谁去卖、何时）五元素（卖什么、怎么卖、卖给谁、谁去卖、何时卖）卖）（3）参展商的销售策略）参展商的销售策略 巧搭顺风车巧搭顺风车 流动的媒体流动的媒体 抢眼的礼仪小姐抢眼的礼仪小姐 现场的各种活动现场的各种活动（二）会展的营运管理（二）会展的营运管理（1）会展营运管理的内容）会展营运管理的内容 会展日常经营管理会展日常经营管理 会展现场管理会展现场管理（2）会展营运管理的流程（展前、展中、展后）会展营运管理的流程（展前、展中、展后）（3）会展销售和营运文案的写作）会展销售和营运文案的写作 邀请函邀请函 参展合同参展合同 参展手册参展手册 展览会快报展览会快报 感谢信感谢信 展览会工作总结展览会工作总结演讲完毕，谢谢观看！