中山保利广场招商流程

2022-7-24目录BL2-G01 招商控制程序.P2-9BL2-G02 租赁管理控制程序.P10-12BL3-G01 品牌进场指引.P13-15BL3-G02 客户档案管理细则.P16-18BL3-G03 经营信息分析规范细则.P19-21BL2-G03 经营数据分析程序.P22-26BL3-G04 新增和合并/拆分铺位流程指引.P27-30BL3-G05 退铺流程指引.P31-38BL3-G06 商户经营信息汇总基础数据采集、录入指引.P39-422022-7-24BL2-G01 招商控制程序2022-7-24BL2-G01 招商控制程序1、目的为了完善保利中山购物中心的招商制度，建立程序体制，使招商工作规范化和程序化。2、范围适用于对保利中山开展的各项招商活动。3、职责3.1 租赁部职责3.1.1 负责制定、调整部门年度和阶段性招商计划，并按权限报批后组织实施。3.1.2 负责制定符合保利中山购物中心的经营状况的租金标准，按权限报批后组织实施。3.1.3 负责保利中山购物中心的招商工作，及时提出适合购物中心定位的经营调整方案和品牌引进计划，做好租户资源储备。3.1.4 了解行业、竞争对手等相关经营信息和经营动态，收集购物中心的经营信息和基本情况，进行分析、评估，为公司经营或决策提供支持。3.2 财务中心职责：负责认租书定金、各项保证金、合同规定的各种款项的收缴，并为商户开具相应的票据；根据合同（协议）的扫描版对科传系统电子合同进行核对、确认。客服部职责：负责协助商户完成收铺、进场、装修及相关后续管理工作。行政人事中心职责：负责科传系统的管理及监控；商户pos机的安装及管理；合同（协议）等重要文件的存档工作。分管领导职责：监控招商各环节并指导其有序开展；按权限对文件、合同（协议）等进行审批。总经理职责：按公司发展需要制定招商任务，对招商文件进行审批并作出相关指示。2022-7-24BL2-G01 招商控制程序4、工作内容4.1 招商计划：租赁部根据购物中心的经营状况以及行业、商圈的现状，对未来一指定周期或项目内容制定招商计划，为实施招商提供指引。4.2 租赁推广：总体推广定位及推广策略：结合推广项目的定位、主题、规划、前景等提炼符合市场推广的宣传语；制定整体推广策略和处于不同招商阶段、开业阶段的推广手段等。4.2.1具体商铺的推广方法：电话、短信、电子邮件、投递资料等，把具体商铺招商的信息发布出去给目标品牌商户。4.3 调查：定期或不定期对项目所在地的主要商业项目（或竞争对手）进行调查，了解它们的发展变化和租金发展趋势。（相关文件：竞争对手调查表）。4.4 租金标准制定及调整：根据对项目所在商圈的主要商业项目（或竞争对手）进行调查所得的租金数据、场内的销售数据、信息和公司的发展需要，制定符合自身发展需要的租金标准，并适时对其进行调整。2022-7-24BL2-G01 招商控制程序4.5 租赁流程 租赁流程如下图所示：（如下图）2022-7-24 P5-P7 为对以上流程的详细介绍2022-7-24BL2-G01 招商控制程序4.5.1洽谈4.5.1.1洽谈方式：有意向的商户上门洽谈或租赁员对目标品牌进行拜访、洽谈。4.5.1.2洽谈内容：相关租赁人员对商户及其品牌进行了解，并对其介绍中山商业项目的情况4.5.1.3洽谈附件。a)商户向租赁人员递交品牌资料。b)租赁人员向商户提交相关招商手册。c)租赁人员在洽谈期间做好笔录，用客户谈判登记表详细登记。4.5.2 评估：租赁人员对商户品牌的调查、了解，以及根据购物中心的现状及规划，进行初步评估。如认为有引入品牌的需要，应与上级及部门内部进行讨论研究，共同评估。如没有引进需要，应予以商户明确答复。品牌评估可参考品牌进场指引。4.5.3 确认：对于评估通过的商户，应与其进行深入洽谈，与商户确认租赁意向、意向位置、租值、递增比例、管理费、品牌授权证明、具体工程需求（商铺工程条件审批表）等。协商一致后，示意商户通过报批后便可签订商铺租赁合同，并把租赁合同签订须知给予商户，让其按照须知上的内容提前做好合同签订的准备工作。4.5.4 报批：在完成确认后，便根据确认内容填写租户租赁条件审批表和合同预呈批，并上传至明源系统给予公司上级领导审批。如超出审批权限，应使用呈批件递交公司上级领导及商用公司领导审批。4.5.4.1不通过审批：如不符合需求，放弃跟进；如不符合租赁条件，双方重新洽谈确认并报批。4.5.4.2通过审批：如审批通过，则进行合同签订流程。2022-7-24BL2-G01 招商控制程序4.5.5 签订认租书4.5.5.1签订目的：在我司未能及时为客户提供商铺（现铺），但需要提前落实有意向进驻的品牌商户时，我部先与该意向商户签订认租书。4.5.5.2操作流程：在通过4.5.4报批后，租赁人员与上述意向商户签订商铺的认租书，并收取商户合同最后一个月的月租金作为定金。租赁文员开具认租书定金收取通知单，并由租赁人员协助商户到财务中心缴纳定金。4.5.6 签订合同4.5.6.1审批通过后，租赁文员按审批内容出具商铺租赁合同（超出三年合同期的合同，租金明细应详见附表）、物业管理合同、会员卡协议、收银系统协议（如商户为餐饮商户，须同时签订食品安全责任书），并交给租赁人员。4.5.6.2租赁人员约对方前来签订合同，并对商户说明主要的合同条款；4.5.6.3商户阅读无误后，签订租赁合同。（需盖食指指模或公司印章；若商户对合同内容提出异议，则双方通过协商修改，修改内容以补充协议的形式向行政人事中心进行报批，通过后再另行签订。）4.5.6.4商户在签合同的同时须向我方递交相关文件（具体可参照租赁合同签订须知），及缴交各项合同保证金，包括有租赁保证金（两个月标准租金与合同最后两个月租金，两者取高）、物业管理保证金（两个月标准物业管理费）、能源保证金（按建筑面积计算，服饰零售10元/，餐饮/娱乐/休闲服务20元/）、pos机保证金（3000元）等。（具体操作：在商户签订合同后，由租赁文员系统录入保证金收取通知单，租赁人员引导商户凭保证金收取通知单到财务出纳处缴交各项保证金。完成缴纳后，财务出具保证金收据，租赁人员复印并附在合同一起存档。收据原件交还由商户妥善保管，以便退还保证金使用。）4.5.6.5租赁文员整理后，将合同、所需文件及审批通过的合同预呈批一同递交部门经理审核。4.5.6.6审核后交由行政人事中心走我司盖章流程。4.5.6.7公司盖章后，合同完成签订。2022-7-24BL2-G01 招商控制程序4.5.7 商户签收合同及收铺进场4.5.7.1 租赁合同完成签订后，由租赁人员通知商户前来签收合同，附合同签收登记簿。4.5.7.2 租赁专员出具商户进(退)场通知书，并分派给相关部门，如：财务中心、行政人事中心、客服部,让各部门配合商户完成收铺进场工作及其它后续管理工作。4.5.7.3 租赁员凭商户进(退)场通知书，引导商户前往客服中心，并协助商户与客服中心办理收铺、递交店铺施工图纸及审批、办理进场装修手续等工作。4.5.8 后续工作跟进4.5.8.1 合同扫描、存档，录入科传系统、审核及生效a)租赁文员要对合同进行扫描及存档，并把扫描文件发送给财务中心和科传系统管理员。（具体操作可参考客户档案管理细则）b)租赁文员将合同的主要数据(包括合同期、租金、管理费等)录入科传系统，生成系统电子合同，完成后通知财务中心和科传系统管理员进行审核，并确认生效。4.5.8.2 通知财务中心该合同的相关情况，以便财务按其规定对商户进行计费。4.5.8.3 完成内部存档后，将合同、相关商户资料、保证金收据等复印件交由行政人事中心门按其规定存档。2022-7-24BL2-G02 租赁管理控制程序2022-7-24BL2-G02 租赁管理控制程序1、目的为了完善保利中山购物中心的租赁管理制度，建立程序体制，使租赁管理工作规范化、章程化、明晰化，为日后工作提供指引。2、范围本程序适用于保利中山购物中心的场内租赁管理。3、职责3.1 租赁部职责3.1.1 监控租户对合同的履行情况，若出现异常，及时解决或提出解决的方案，报批后实施，确保合同条款的执行；3.1.2 按公司相关制度对租户进行管理，同时负责协调租户需要公司协办的各项工作，负责办理租户进退场手续；3.1.3 监控租户的合同期限，对到期合同提前提出处理意见，为领导决策提供支持；3.1.4 租赁信息数据分析。3.2 客服部职责：按期内部职责范围协助商户处理进场后的各项后续管理工作；3.3 推广部职责：协助商户进场后的各项企划活动及后续宣传活动；3.4 分管领导职责：监管租赁管理环节并使之有序进行；指导责任部门解决租赁管理过程中的困难及问题；对场内管理报批事项进行审批。3.5 总经理职责：根据业内状态及场内状况，制定管理任务及指标，对场内管理报批事项进行审批。2022-7-24BL2-G02 租赁管理控制程序4、工作内容4.1 商铺装修：由租赁员引导商户到物业中心，协助客服部门与商户办理收铺、装修申请、装修图纸审批等。4.2 商户开业：相关租赁专员对所辖商铺的开业进行督促跟进，让其能在约定之日内成功开业。如商户需要举办开业活动，则由租赁员引导其到推广部，协助商户与推广部沟通开业的企划活动。4.3 租户档案管理：租赁部在租赁管理中，对客户档案的管理不可或缺，因此制定出客户档案管理细则，相关人员须严格按照该细则对档案进行管理。4.4 特殊业态安全管理：对于饮食业态的商户，需在签合同的同时，签订饮食业安全责任书，以规范该类商户的管理。4.5 商场经营信息分析：对于公司上级领导对公司作出决策或监控，须建立在租赁信息数据之上，因此租赁部需对场内的经营数据或部分信息进行记录及分析，为此相关人员须按经营信息分析规范细则进行操作，确保分析的有效性。4.6 商户退场处理：根据商户退场性质可划分为违约退铺、期满退铺、法定退铺、约定退铺等。按照不同退铺性质实行不同的处理方法。（具体流程请参见BL3-G05退铺流程指引）2022-7-24BL3-G01 品牌进场指引2022-7-24BL3-G01 品牌进场指引1、目的统一品牌进场规范，以此优化场内业态配比、品牌组合，确保招商活动的有效开展。2、范围适用于在招商及场内调整过程中，对进场品牌进行了解、筛选、决定的一系列招商活动。3、职责3.1 租赁专员职责 3.1.1 了解意向进场品牌或目标品牌的业态、定位、配对情况。3.1.2 根据场内经营现状，结合意向进场品牌的情况，分析其进入的可行性。3.2 租赁部经理职责3.2.1 根据公司/场内需要，对所需业态、品牌进行拓展招商，引进合适品牌。3.2.2 在局部/整体调整中，按进场规范对部分品牌进行优化、重新组合。3.3 分管领导职责：按公司制度及需要制定品牌引进方向；适时对场内品牌组合情况进行调整、优化；设定品牌相关准入门槛；监控场内品牌进入情况。3.4 总经理职责：根据业内态及场内状况，制定场内品牌档次、品牌组合的大方向；并对品牌进入进行监控。2022-7-24BL3-G01 品牌进场指引4、工作内容4.1 目标品牌的确认4.1.1目标品牌的定义：就是拟引进购物中心经营的品牌。目标品牌常为一对多，即一个铺位需对应许多目标品牌。4.1.2 确认为目标品牌，应满足以下原则：4.1.2.1 在业态配比范围内。目标品牌的所属业态应在购物中心业态规划业态的范围内。购物中心的业态一般分为零售、餐饮、娱乐、生活配套等方面，我们在确定目标品牌时，首先将以上业态划分为业种，并依据每个业种将该业种的同档次的排名前列的品牌筛选出来，作为目标品牌。4.1.2.2 符合购物中心的整体定位，目标品牌的定位应与购物中心整体定位匹配，目标顾客在购物中心客群之内。4.1.3 如何确定目标品牌：我们无法武断地预测哪个品牌能与我们合作，但我们能确定方向，能确定哪些品牌是合格的目标品牌。根据购物中心规划确定的目标品牌进行招商，可保证购物中心科学定位的实现。4.1.3.1 规划确定：筛选目标品牌的前提就是规划确定，就是确定有什么业态、各业态比例是多少、各业态在建筑里的分布。确定了规划，我们可以把品牌按照规划的业态进行分类。4.1.3.2品牌资源库。按业态、业种进行分类，包括男装、女装、鞋、皮具、行李箱包、童装、内衣、中性服饰、餐饮、个人护理、饰品等等。4.2 品牌落位原则4.2.1 符合业种分布:品牌落位首先遵从的就是业种落位，按照商业规划中业种分布位置，选择该业种下的品牌资源，落入相应铺位中。4.2.2 知名品牌带动:用知名品牌平衡客流，使客流均匀分布，是商业通用的一种手段，一般在两端和中间的位置安排吸客能力较强的知名品牌，能达到客流均衡分布的作用。4.2.3 品牌匹配:品牌匹配，顾名思义就是相同档次品牌相邻。无论是不同业种还是不同业态的品牌相邻，均应考虑档次匹配问题，避免产生相邻品牌档次差异过大，影响经营。4.3 品牌进入流程：在确定目标品牌后，对其品牌持有商进行洽谈、协商及确认。如双方均有进驻意向，则按招商控制程序的招商流程进行操作。4.4 品牌资源管理：对暂未有意向进驻的目标品牌，租赁专员对其进行不定期维系及探讨合作意向，并在节假日送上祝福，为日后的调整进行资源储备。2022-7-24BL3-G02 客户档案管理细则2022-7-24BL3-G02 客户档案管理细则1、目的规范档案管理程序，树立客户档案管理机制，确保档案的完整、有效，为今后的各项租赁管理活动得以顺利进行。2、范围适用于租赁活动过程中遇到的档案资料整理、存档、提取等工作的进行。3、职责3.1租赁部职责：3.1.1对客户的档案进行有效分类并按照相关程序存放归档，便于日后提取。3.1.2对客户资料进行录入管理，使数据档案完整、有效。3.1.3 按照租赁活动需要提取档案，并进行记录监控。3.1.4对客户档案、资料数据进行保密，并妥善保管。3.2 行政人事中心职责：对合同（协议）及相关原文件进行归类存档；行政信息人员对科传系统的档案数据进行有效监管、控制等。2022-7-24BL3-G02 客户档案管理细则4、工作内容4.1 租赁部档案内容：租赁部在工作流程上，涉及到众多的客户档案资料，主要有：商户个人（公司）资料、合同（协议）资料、营业证照等。4.1.1 商户个人（公司）资料：包括商户姓名、联系方式、身份证或其他证件复印件；包括公司股东或法定代表的姓名、联系方式、股权情况、公司营业状况、品牌授予公司的权限证明等。4.1.2合同（协议）资料：包括商铺租赁合同、物业管理合同、补充协议、终止协议等4.1.3营业证照：包括个人（公司）的营业执照、组织结构代码证、国（地）税登记证件等4.2档案整理及存档4.2.1电子资料的存档4.2.1.1商户联系方式：商户姓名、联系方式的录入；4.2.1.2商户合同资料：商铺面积、租值、合同期限的录入4.2.1.3系统资料：Pos机系统的录入4.2.1.4 合同扫描版：对合同（协议）及相关文件进行扫描及保存。4.2.2实质文件的存档4.2.2.1整理：包括对各类证件原件（复印件）、合同（协议）及关于客户的纸质资料文件按不同性质进行分类整理。4.2.2.2存档a)甲方存档部分：租赁文员做好存档登记，交由行政人事中心相关人员存档时须由行政收档人签收确认；b)乙方存档部分：租赁文员做好存档登记，商户前来取走文件时，须取件人在指定签收簿上签收确认；c)除乙方未及时取走的文件外，租赁部原则上不保管实质文件档案，均交由行政人事中心相关人员进行存档。因此以下所述的档案，均指电子资料档案。（具体参见BL3-D03档案管理制度）4.2租赁部内部档案管理4.3.1部门档案管理责任人：租赁文员4.3.2档案管理的原则4.3.2.1严格保密：对部门、客户档案的所有数据要严格保密，如需提取档案，按4.3.3执行。4.3.2.2及时更新：保持数据、资料的同步性，及时更新档案，同时注意旧档案的保留。4.3.2.3有序整理：对档案的内容、时效、范围等进行有序整理，避免不必要的数据混乱。4.3.3档案的提取4.3.3.1租赁部内部需求的档案提取：可在租赁文员监控下查阅档案，仅供查阅，不复制、不传送，如因特殊需求，须经部门经理确认提取。4.3.3.2跨部门需求的档案提取：不对其他部门（财务中心除外）提供档案提取、查阅服务，如要查阅档案，须到行政人事中心查阅。如因特殊需求，须经部门经理、副总经理确认提取。4.3.3.3商户需求的档案提取：不提供档案提取服务。若商户合同（协议）等原文件丢失，要向我司取原件复印，须由合同乙方开具确认函或授权函，并经租赁部、行政人事中心经理确认方可取原件进行复印。原件不得外借，仅供监控下进行复印。取件人需在确认函或授权函上签字确认。函件由行政人事中心存档。4.3.4档案的日常管理4.3.4.1按照记录情况，对已过期的档案进行重新分类或标注。4.3.4.2定期检查档案是否保持更新状态。4.3.4.3检档案是否有缺失情况，查漏补缺。2022-7-24BL3-G03 经营信息分析规范细则2022-7-24BL3-G03 经营信息分析规范细则1、目的规范信息分析流程、确立经营信息的管理机制，加强管理力度，让分析数据有效、可靠，并以此支撑上级领导进行决策、监督。2、范围适用于对于场内经营数据的理解、提取、分析、确定等一系列信息管理活动。3、职责3.1租赁部职责3.1.1按需要获取、提炼场内各方面的经营信息、数据。3.1.2 根据场内发展需求，对经营信息进行有效组合、计算、分析。3.1.3 根据信息体系，有效反应经营状况，并对其进行归纳、总结。3.1.4 为上级领导决策提供信息支撑。3.2 分管领导职责3.2.1根据需要制定相关数据分析要求。3.2.2监管经营数据分析的活动过程。3.2.3对分析结果进行校对、归纳，获取相应信息。2022-7-24BL3-G03 经营信息分析规范细则4、工作内容4.1 主要数据类型：租值、面积、业态、租赁期限、商户数量、商铺数量、销售数据、外界数据等。4.1.1 租值：关于商铺的标准租金和发生租赁关系的租金单价、租金金额等数据。4.1.2 面积：包括商铺面积、外摆位置面积、仓库面积、临时场地面积、整体（楼层）的总面积、整体（楼层）的出租面积、整体（楼层）的开业面积等数据。4.1.3 业态：场内各商铺的经营种类的细分，具体细分方法见中山业态细分表。4.1.4 租赁期限：场内各商户的合同生效日至合同结束日的期限4.1.5 商户数量：场内整体（楼层）拥有的商户的数量（单位：个）。4.1.6 商铺数量：场内整体（楼层）拥有的商铺的数量（单位：间）。4.1.7 销售数据：场内整体（楼层、商铺）某时间单位内的营业销售数据（包括现金销售数据、pos机刷卡数据）。4.1.8 外界数据：包括政府发布的信息数据、商圈调查数据、其它商业项目的运营数据等。4.2 数据的获取途径4.2.1 场内数据：通过签订的合同、pos机系统等途径进行信息的获取。4.2.2 外界数据：通过政府官方网站、专业商业信息网站、外界走访、外界调查等途径获取。4.3 数据分析4.3.1 数据分析的基本原则4.3.1.1 确保数据的真实性、可靠性。对数据进行分析前，要对数据的真实性进行辨认，确保使用的数据有效、可靠。4.3.1.2 确保数据的统一性。分析数据前，对数据的单位、时效、适用场合等方面是否一致，是否具备可比性、计算性进行辨别。4.3.1.3 确保数据分析方法的科学性。分析数据时，要对分析数据的方法是否能够获得期望结果，是否最佳分析方法等方面进行思考确认。4.3.1.4 确保数据分析过程的严谨性。分析数据时，要对每一步骤的操作保持严谨态度，避免分析过程中发生误算或错误引导。4.3.1.5 确保数据分析结果的准确性：对分析结果要进行验算，保证分析结果的可用性。4.3.2 数据分析的作用4.3.2.1 数据分析能对场内管理现状进行科学的反馈。4.3.2.2 数据分析能对场内管理运行进行监视。4.3.2.3 数据分析能为租赁管理、场内管理提供决策依据。4.3.3.3 数据分析能够反应决策结果的可行性，如未能达到预期效果能尽早实行纠正措施。4.3.3 数据分析流程：4.3.4 数据分析结果的处理4.3.4.1 数据分析员将最终分析结果交由决策人员，为其决策、监控提供依据。4.3.4.2 数据分析员对最终分析结果进行备份记录，便于日后查阅历史状态或进行数据对比。2022-7-24BL2-G03 经营数据分析程序2022-7-24BL2-G03 经营数据分析程序1、目的 建立以经营数据为基础的经营分析报表体系，按不同汇报级别分别以日、周、月为统计汇报周期，形成经营报表及相关分析报告，使公司管理层及时了解并掌握各购物中心项目经营状况，为各购物中心项目的经营决策提供参考依据。2、范围 商用公司、商用公司管理的运营中或筹建中的商业项目。3、职责3.1 项目财务部：收集并上报项目经营财务数据。3.2 项目工程部:收集并上报项目经营能耗数据。3.3 项目行政人事中心:收集并上报项目人力资源信息。3.4 项目安防部:收集并上报项目车流数据。3.5 项目推广部:收集并上报项目推广活动信息。3.6 项目租赁部:收集并上报项目商户经营数据。3.7 项目负责人:整理并上报项目整体经营信息。3.8 商用公司:整理并上报商用公司各项目整体经营信息。2022-7-24BL2-G03 经营数据分析程序4 4、工作内容、工作内容4.1 流程图2022-7-24BL2-G03 经营数据分析程序（现在没有执行日报表，作废）4.2 项目日报表4.2.1 能耗日报表 项目工程部以日为周期在系统自动生成并上报项目经营能耗数据，反映项目每日用电量、用水量、用气量的使用情况。详见项目能耗用量日报表。4.2.2 提成商户经营日报表 项目租赁部以日为周期在系统自动生成并上报项目提成商户经营数据，反映项目各提成商户每日销售情况。详见项目提成商户销售日报表。4.3 项目周报表4.3.1 财务周报表 项目财务部以周为周期在系统自动生成并上报项目经营财务数据，主要反映项目每周各收费项目收款情况。详见项目收款情况周报表。4.3.2 能耗周报表 项目工程部以周为周期在系统自动生成并上报项目经营能耗数据，主要反映项目每周用电量、用水量、用气量的使用情况并作对比。详见项目能耗用量周报表。4.3.3 提成商户经营周报表 项目租赁部以周为周期在系统自动生成并上报项目提成商户经营数据，主要反映项目各提成商户每周销售情况并作对比。详见项目提成商户销售周报表。4.3.4 车流周报表 项目安防部以周为周期在系统自动生成并上报项目车流数据，主要反映项目每周车流量及车辆逗留时间情况并作对比。详见项目车流周报表。2022-7-24BL2-G03 经营数据分析程序4.3 项目月报表4.4.1 财务月报表 项目财务部以月为周期在系统自动生成并上报项目经营财务数据，制订月度管理报表，反映项目各项经营管理指标情况。详见项目月度管理报表（财务）。4.4.2 能耗月报表 项目工程部以月为周期在系统自动生成并上报项目经营能耗数据，制订月度能耗汇总表，反映项目各项能耗指标情况。详见项目月度能耗汇总表。4.4.3 商户经营月报表 项目租赁部以月为周期在系统自动生成并上报项目提成商户经营数据，制订项目提成商户销售月报表，反映项目商户月度销售情况。详见项目提成商户销售月报表。项目租赁部以月为周期在系统自动生成并上报项目固租商户经营数据，制订项目固租商户销售月报表，反映项目商户月度销售情况。详见项目固租商户销售月报表。4.4.4 人力资源信息月报表 项目行政人事中心以月为周期在系统自动生成并上报项目人力资源信息，制订项目人力资源信息月报表，反映项目人力资源流动变化情况。详见项目人力资源信息月报表。4.4.5 推广活动信息月报表 项目推广部以月为周期在系统自动生成并上报项目推广活动信息，制订项目推广活动信息月报表，反映项目推广活动收支及影响情况。详见项目推广活动信息月报表。4.4.6 出租及开业信息月报表 项目租赁部以月为周期在系统自动生成并上报项目出租及开业信息，制订项目出租及开业信息月报表，反映项目商铺出租及开业变动情况。详见项目出租及开业信息月报表。4.4.7 项目经营月报表 项目负责人以月为周期收集上报项目整体经营数据，制订项目整体经营月报表，反映项目整体运营数据。详见项目经营数据月报表。4.4.8 项目月度经营分析报告项目负责人以月为周期收集项目整体经营信息，制订项目月度经营分析报告，反映项目整体运营详细情况。月度经营分析报告内容如下：4.4.8.1 经营指标完成情况由项目财务部负责人撰写，从整体营业状况，以及营业收入、营业成本、营业利润三方面对项目经营的月度财务指标完成情况进行描述及分析说明。4.4.8.2 能耗情况由项目工程部负责人撰写，分能耗概述、能耗分述两方面对场内用电、用水、用气情况进行描述及分析说明。4.4.8.3 人力资源变动情况由项目行政人事部负责人撰写，对项目月度人员编制、流动，以及开展培训工作的情况进行描述及分析说明。4.4.8.4 推广活动情况由项目推广部负责人撰写，对项目月度推广活动作整体描述及分析说明。4.4.8.5 出租状态及租户经营分析由项目租赁部负责撰写，对项目月度出租和开业状态、租户经营状况进行整体描述及分析说明。租户经营状况部分应但不限于包含以下内容：a）总体经营概况（销售走势、车流走势等）；b）重点业态代表商户经营概况；c）普通商户经营状况（业态经营、楼层经营等）。4.4.8.6 总体经营情况及结论由项目负责人撰写，结合市场状况，对项目总体经营情况（主要针对推广活动部分和租户经营部分）进行分析说明，对当前阶段举办的活动和实施的经营决策进行总结并提出对应的建议意见。4.5 商用公司月报表4.5.1 商用公司项目运营月报表 商用公司以月为周期收集各项目月度经营报表及经营分析报告，整理提炼制订商用公司项目运营月报表向商业公司汇报，反映商用公司各项目运营情况并作对比。详见商用公司项目运营月报表。2022-7-24BL3-G04 新增和合并/拆分铺位流程指引2022-7-24BL3-G04 新增和合并/拆分铺位流程指引1、目的规范新增和合并/拆分铺位审批程序，确保原规划店铺面积之外，新增铺位的可行性。2、范围适用于需要对原规划店铺面积之外的面积进行店铺增加和对原店铺的规划进行合并或拆分的规范管理工作。3、职责3.1 租赁部3.1.1对原规划店铺面积之外的位置，提出增加店铺的需求或者对原店铺规划进行改造，提出合并或拆分店铺的需求。3.1.2对新增或合并/拆分店铺位置拟定业态规划及租金条件。3.1.3对新增或合并/拆分铺位经行可行性评估。3.1.4按权限提交意见向上报批。3.1.5出具新增铺位审批表或合并/拆分店铺审批表。3.2 工程部：审核场地设备设施，对场地的工程条件现状作评估，如不符合业态规划，则评估是否有改造可能性，提供改造建议。3.3 行政人事中心：对完成报批的新增铺位或合并/拆分的铺位进行备案，存档。2022-7-24BL3-G04 新增和合并/拆分铺位流程指引4 4、工作内容、工作内容4.1 新增或合并/拆分店铺审批流程（如下图）2022-7-24BL3-G04 新增和合并/拆分铺位流程指引4.1.1 租赁部对商场原规划面积之外的位置，根据实际情况，提出新增店铺的需求；或者租赁部对商场原店铺的规划，根据实际情况，提出合并/拆分的需求。4.2.1 租赁员填写新增或者合并/拆分铺位的基本情况，包括场地所处楼层，原场地用途，建筑面积，实用面积，实用率，拟定位置的业态规划及估算租金条件，填写新增铺位审批表或合并/拆分铺位审批表。4.2.2 工程部对场地的工程条件现状作评估及填写意见。a)审核场地设施设备b)评估场地工程条件可行性，对相关的业态需求作出工程方面的评估。c）根据场地的工程条件现状，在新增铺位审批表或合并/拆分铺位审批表填写相关意见。4.2.3 汇总：租赁部对新增或者合并/拆分铺位的相关信息及资料进行汇总，如通过评估，则进行报批。4.2.4 报批：将完成填写的新增铺位审批表或合并/拆分铺位审批表递交公司上级领导进行审批。a)审批结果为不同意，则需由租赁部根据不同意项重新评估，根据实际情况，作出重新提出需求或放弃新增需求。b）审批结果为同意，则租赁部进入招商流程；如涉及工程改造的，则进入相关审批流程。4.2.5 存档：所有评估文件行政人事中心备案。2022-7-24BL3-G05 退铺流程指引2022-7-24BL3-G05 退铺流程指引1、目的明晰退铺流程，责任按权限明确落实，使商户退铺程序有序展开。为商户提供优质服务。2、范围适用于场内商户合同期满、法定（约定）退铺及违约退铺等情况。3、职责3.1 租赁部：了解商户经营现状及退铺原因，对退铺情况作出评估；按权限提交意见向上报批；出具终止协议并完成签订工作；跟进退铺情况等。3.2 财务中心：确认止租期限；核算租金、管理费、水电等费用；确保商户缴清欠费等。3.3 物业中心：负责商户接待、处理商户诉求、协助商户完成商户撤场工作、解决商户退铺过程中遇到的困难、撤场过程中遇到的工程问题、硬件设施鉴证等；3.4 推广部：查核并处理退铺商户未完成的相关推广项目；3.5 行政人事中心：负责对商铺pos机的回收及检验。2022-7-24BL3-G05 退铺流程指引4、工作内容4.1 合同期满退铺合同期满的定义：合同期满指我司与商户签订的相关商铺租赁合同的合同期限届满，合同期结束日为合同期满日。具体退铺流程：（如下图所示）2022-7-24BL3-G05 退铺流程指引4.1.1 商户合同期满，若双方不再对合同进行续约，租赁部应出具商户进退场通知书及退铺审批附表并及时给予各相关部门（如客服部、推广部、行政人事中心、财务中心等）以作通知。4.1.2 办理退铺：商户须在合同规定期限内撤场并还原商铺。4.1.2.1 商户撤场时，由物业中心指导商户按照相关规定完成清场工作。同时由客服部相关工作人员发起及跟进退铺流程记录表。该记录表及相关附表须由物业中心、推广部、行政人事中心、财务中心共同填写，具体填写内容如下：a）物业中心填写内容包括商户清场情况、店员退场情况、商铺还原情况及物品回收情况等；b）推广部填写我司与该商户有合作的推广事项的终结情况。c）行政人事中心信息负责人填写pos机回收工作的最终情况。d）财务中心核实商户费用结清状态，并填写相关情况信息。4.1.2.2 若商户与上述相关部门存在未完成事项，各部门应抓紧进行处理并终结。4.1.3 退还保证金4.1.3.1 租赁部涉及的保证金类别：租赁保证金、物业管理保证金、能源保证金、pos机保证金。4.1.3.2 退还对象：合同期满商户可按租赁合同相关规定得以退还各项保证金。4.1.3.3 退还期限：根据合同规定期限内向乙方退还各项保证金。4.1.3.4 退还流程：a)在满足退还条件的前提下，商户应向租赁员提交各项保证金收据复印件和工商证照注销证明等相关文件。b)租赁员发起请款呈批件，同时附上退铺流程记录表及退铺审批附表复印件、各项保证金收据复印件和工商证照注销证明，向公司报批。c)请款呈批件及相关附件通过审批后，递交至项目总经理处复核并签名确认后，由租赁员通知商户前来进行相关保证金的退还工作。d)财务中心凭审批通过并有项目总经理签名确认的请款呈批件、相关附件、各项保证金收据原件向商户退还相关的保证金，并在请款呈批件上签字确认。完成保证金退还工作后，租赁部复印一份进行登记录入，并交由行政人事中心进行存档，原件交还财务部进行存档。2022-7-24BL3-G05 退铺流程指引4.2 4.2 合同期未满退铺合同期未满退铺 合同期未满退铺的定义：商户要求退铺的日期发生在双方签订的相关商铺租赁合同合同期限届满前。合同期未满退铺可分为违约退铺、法定（约定）退铺。违约退铺：指商户单方面放弃继续履行双方签订的相关商铺租赁合同，商户须负上违约责任。违约退铺分为两种情况：第一种是商户通过递交提前终止租赁合同的申请，并经双方协商无果后所发生的退铺行为（以下简称“普通违约退铺”）；第二种是商户未经申请无故停业十天以上，我司无法与其取得联系，或经联系但该商户不愿意配合我司完成相关退铺程序的行为（以下简称为“逃铺”）。法定（约定）退铺：指双方经过协商并同意放弃履行商铺租赁合同的权利义务，或在达到合同规定的某种特定条件下，双方可终止租赁合同等情况，以双方签订纸质文件的方式确立退铺事实的退铺，该类退铺双方无责。4.2.1 普通违约退铺及法定（约定）退铺的具体操作流程：（如下图所示）2022-7-24BL3-G05 退铺流程指引2022-7-24BL3-G05 退铺流程指引4.2.1.1 商户提出申请：商户凭退铺申请书到物业中心前台或租赁部提出退铺申请，由客服部发起函件呈批表给各部门及领导审批。4.2.1.2 处理退铺申请：4.2.1 a）对于普通违约退铺申请，租赁部与商户进行沟通，了解其经营现状及退铺原因，并告知违约退铺的后果。如商户放弃退铺申请，租赁部撤回申请；如商户坚持退铺，则继续走审批流程；b）对于法定（约定）退铺申请，租赁部与商户进行沟通、洽谈、确认。协商一致后按洽谈结果走审批流程。4.2.1.3 审批：a)租赁部按沟通结果发起相应的合同预呈批同时附上其附表（退铺审批附表），向公司上级领导进行报批。b)审批结果为不同意时，将不允许商户提前退铺，或租赁部根据审批结果与商户协商后重新报批；c)审批结果为同意，则双方签订终止协议。4.2.1.4 终止协议的签订a)租赁部文员按审批完成的合同预呈批出具相应的合同终止协议。b)租赁专员指导商户完成终止协议的签订。c)经部门审核后，按权限报批终止协议，并完成公司盖章流程。d)双方完成终止协议的签订，由租赁文员进行登记录入，原件交行政人事中心存档。4.2.1.5商户退铺：具体操作如本指引的4.1.2规定执行4.2.1.6签收终止协议：租赁部对退铺流程记录表及退铺审批附表进行查核，在确认商户已完成相关退铺手续并结清相关费用后，商户凭工商证照注销证明、合同原件（及与合同相关的协议），签收终止协议。4.2.1.7保证金退还工作：违约退铺商户原则上按合同规定不予退还各项保证金；法定（约定）商户将根据约定的内容进行保证金退还工作。对于允许退还保证金的商户，将按本指引的4.1.3.4进行操作。4.2.1.8 后续工作：包括对科传系统的相关合同进行终止操作、对退铺过程中的各项文件进行登记存档，原件交由行政人事中心进行作废处理，等等。4.2.2 处理逃铺的操作流程：（如下图所示）2022-7-24BL3-G05 退铺流程指引4.2.2.1 逃铺事实的确认：客服部在发现商户未按合同规定的营业时间进行营业时，应主动联系商户并了解其闭店的原因。如经沟通了解，得知商户无意继续经营且不愿配合完成相关退铺流程的，或商户无故停业10日，我司一直无法与其取得联系的，我司将视其为逃铺行为。4.2.2.2 处理该商户逃铺遗留问题的意见收集：客服部在确认商户属于逃铺行为后，应出具退铺流程记录表及保利中山函件呈批表并交由各相关部门（物业中心、财务中心、行政人事中心、租赁部、推广部等）进行填写。（退铺流程记录表用于记录该商户与各部门存在的遗留问题；保利中山函件呈批表用于各部门就其遗留问题提出相应的处理意见）4.2.2.3 审批：将完成的退铺流程记录表、函件呈批表递交至上级领导进行审批，以此确认该商户遗留问题的处理方法。4.2.2.4 处理：该相关部门就上级领导审批结果所示的处理方法进行后续处理，并将相关记录进行录入存档。2022-7-24BL3-G06 商户经营信息汇总基础数据采集、录入指引2022-7-24BL3-G06 商户经营信息汇总基础数据采集、录入指引1、目的为规范基础数据采集、录入工作，确保基础数据的完整、有效、准确，为经营数据分析工作提供支持，制定本制度。2、范围适用于商用公司运营中或筹建中的商业项目。3、职责3.1 项目租赁文员负责采集、录入“基础信息”“租金信息”“经营摘要”数据。3.2 项目财务会计负责“租金及管理费收入”数据。3.3 项目租赁专员负责采集、录入“销售额”数据。3.4 项目信息技术员负责利用信息技术或信息系统协助项目租赁文员、项目财务会计、项目租赁专员采集、录入、统计、汇总数据。2022-7-24BL3-G06 商户经营信息汇总基础数据采集、录入指引4、工作内容4.1 基础信息4.1.1 内容店铺名、店铺号、系统合同号、合作方式、建筑面积、套内面积、楼层、行业、子行业、品类、业态、商户类型、经营类型、合同生效日、合同终止日、合同实际终止日4.1.2 录入时间：新系统上线前/铺位出现变更后/新品牌进驻后/合同变更后4.1.3 录入人：租赁文员4.1.4 备注“面积”录入数据为商铺的建筑面积和套内面积。“合作方式”为对应选择录入，详见商户基础信息选择项目录。“行业”为对应选择录入，详见商户基础信息选择项目录。“子行业”为对应选择录入，详见商户基础信息选择项目录。“品类”为对应选择录入，详见商户基础信息选择项目录。“业态”为对应选择录入，详见商户基础信息选择项目录。“商户类型”为对应选择录入，详见商户基础信息选择项目录。“经营类型”为对应选择录入，详见商户基础信息选择项目录。4.1.5 格式：参见商户经营信息汇总表4.2 租金信息4.2.1 内容标准租金、合同租金、管理费、固租或保底、提成率、递增及备注4.2.2 录入时间：新系统上线前/新品牌进驻后/合同变更后4.2.3 录入人：租赁文员4.2.4 备注“标准租金”录入数据为商铺套内面积的租金标准。“管理费”录入数据为商铺套内面积的管理费标准。4.2.5 格式：参见商户经营信息汇总表2022-7-24BL3-G06 商户经营信息汇总基础数据采集、录入指引4.3 租金及管理费收入4.3.1 内容1-12月实收租金及管理费、回收率、年度累计、月度平均租赁收入4.3.2 录入时间：新系统上线前/每月3日前4.3.3 录入人：财务会计4.3.4 备注“回收率”录入数据为系统自动生成，无需人工采集录入。“年度累计”录入数据为系统自动生成，无需人工采集录入。“月度平均租赁收入”录入数据为系统自动生成，无需人工采集录入。4.3.5 格式：参见商户经营信息汇总表4.4 销售额4.4.1 内容1-12月、第一季度、第二季度、第三季度、第四季度4.4.2 录入时间：新系统上线前/每月3日前4.4.3 录入人：租赁专员4.4.4 备注“第一季度”录入数据为系统自动生成，无需人工采集录入。“第二季度”录入数据为系统自动生成，无需人工采集录入。“第三季度”录入数据为系统自动生成，无需人工采集录入。“第四季度”录入数据为系统自动生成，无需人工采集录入。4.4.5 格式：参见商户经营信息汇总表4.5 经营摘要4.5.1 内容年度销售、上年同期累计、累积同比、月均销售、月均坪销、全场月均坪销排行、业态月均坪销排行、租售比、贡献率、是否预警4.5.2 录入时间：新系统上线前/每月3日前4.5.3 录入人：租赁部文员4.5.4 备注“年度销售”录入数据为系统自动生成，无需人工采集录入。“累计同比”录入数据为系统自动生成，无需人工采集录入。“月均销售”录入数据为系统自动生成，无需人工采集录入。“月均坪销”录入数据为系统自动生成，无需人工采集录入。“租售比”录入数据为系统自动生成，无需人工采集录入。“贡献率”录入数据为系统自动生成，无需人工采集录入。“是否预警”录入内容不在基础数据收集范围内。4.5.5 格式：参见商户经营信息汇总表