办公资产管理办法

办公资产管理方法二一一年月目 录一、总则2二、办公资产种类3三、管理职责4四、固定资产管理流程5五、低值易耗品管理流程13六、须知15七、附则15一、总则（一）为了加强公司非生产用、办公用固定资产和低值易耗品（以下简称“固定资产”、“低值易耗品”，统称“办公资产”）的管理，保证公司办公资产的安全和完整，提高办公资产使用效率，维护正常的经营管理秩序，特制定本方法。 （二）本方法适用于公司围办公资产的管理。（三）办公资产管理是指对资产的申购、审批、采购、验收、登记、领用、转移、维护、报废等全部过程的管理。二、办公资产种类（一）固定资产1.指公司所有或所管理的，满足公司经营管理需要，使用期限超过一年，单位价值在2000元与以上，在使用中能保持原来实物形态的资产。2.根据固定资产性质，共分为三类：（1）办公家具类，部编号为BN/GDZC/BGJJ/001、BN/GDZC/BGJJ/002，以此类推；（2）电子设备类，包括台式电脑、备用笔记本电脑、打印机、 机等，部编号为BN/GDZC/DZSB/001、BN/GDZC/DZSB/002，以此类推；（3）运输设备类，包括所有权归属公司的汽车、轮船等运输工具，部编号为BN/GDZC/YSSB/001、BN/GDZC/YSSB/002，以此类推。（二）低值易耗品指公司所有的，单位价值在饮水机、机、办公文具、打印纸、墨盒、U盘等，凡价值在2000元以下，使用年限在一年以下不作为固定资产核算的物品。三、管理职责（一）行政与人力资源部是办公资产的实物管理部门，其主要职责为：1.审核和编制固定资产和低值易耗品的增减计划，负责办理固定资产和低值易耗品的增减变动手续，包括固定资产的报批、购置、报废、丢失赔偿；低值易耗品的申购、发放和保管。2.建立固定资产和低值易耗品档案并定期进行清查盘点。3.负责固定资产的维护维修。（二）行政与人力资源部行政管理岗办公资产负责人（以下简称“办公资产负责人”）为公司固定资产和低值易耗品的专门负责人，其主要职责为：1.负责购入的固定资产的使用、保管与日常保养工作，规合理地使用和指导他人使用固定资产。2.若发现损失或丢失，应与时如实地向行政与人力资源部总经理反映情况，并负责维修、赔偿工作。3.负责核查低值易耗品并提出购置计划。4.每年底组织固定资产清查盘点，负责固定资产的报废、丢失赔偿的审查。（三）财务部是固定资产的价值管理部门，其主要职责为1.正确计算固定资产入账价值，建立和完善固定资产台账。2.负责固定资产核算，按规定计提折旧。3.配合行政与人力资源部做好固定资产清查盘点，参与固定资产的报废、丢失赔偿的审查。（四）固定资产使用(领用)部门，其主要职责为1.根据部门需要，履行领用本部门专用的固定资产的手续。2.负责指定专人保管、维护部门专用的固定资产。3.配合办公资产负责人办理日常维护、资产转移、清查盘点、维修等手续。四、固定资产管理流程（一）申购、审批1.预算的、日常的、非高价的固定资产（如办公家具、打印机、电脑等）的购置，由需求部门填写固定资产购置申请表（附件1），报需求部门总经理、行政与人力资源部总经理和总裁签批。2.预算的、用于特殊用途的、价值高昂的固定资产（如音频会议系统机、运输设备类）的购置，由需求部门自行询价、比价，并起草部签报，将比价结果附在签报。签报须报部门总经理核稿，行政与人力资源部总经理会签（复核价格的合理性），最终报总裁签批。3.预算外的所有固定资产的购置，由需求部门向行政与人力资源部提出申请，行政与人力资源部负责以董事会签报的形式，报总裁签发后，上报董事长签批。（二）采购1.获批后，采购经办人员负责对拟采购的固定资产的质量和价格把关，坚持货比多家、经济适用的原则。2.原则上，所有固定资产的采购由行政与人力资源部统一办理。 以下情况除外：（1）员工自带或自购笔记本电脑，具体要求参照员工笔记本电脑管理细则；（2）申请人在外地时，因故需要在当地购置固定资产，须在固定资产购置申请表或签报注明外地购置原因，获批后，申请人方可在异地比价后采购。（三）验收、入库1.收到新购入的固定资产时，办公资产负责人应立即进行开箱检查并试运行，如新购入的固定资产为运输设备，须由办公资产负责人和驾驶员或使用人共同检查并试运行。2.验收正常后，办公资产负责人负责核对该固定资产的采购合同或订单，核对无误后填写固定资产入库单（附件2），详细列明该固定资产的名称、数量、规格型号、出厂编码、出厂日期、制造单位、购买日期、购买价格、保修期限、保修单位、部编号等信息，并交由供应商代理人（送货人）签字确认；如验收发现问题，应当场要求或马上联系供应商进行换、退货。3. 办公资产负责人将填写完毕的固定资产入库单交由行政与人力资源部总经理、需求（使用/领用）部门（如有）签字确认。4.根据经相关人员签字确认的固定资产入库单，办公资产负责人将新购入的固定资产登记入固定资产统计表（附件3）中，入库手续履行完毕。5.电子设备中的笔记本电脑和台式电脑除履行以上验收、入库手续外，办公资产负责人还须参照员工笔记本电脑管理细则（试行）中相关规定将笔记本电脑和台式电脑的相关信息登记入办公电脑管理登记表中。6.办公资产负责人保存固定资产入库单的原件，并将电子版连同固定资产统计表的电子版发送给财务部，配合财务部更新固定资产台帐（附件4）。（四）领用1.固定资产中，部分电子设备类须办理领用手续，如个人使用的台式电脑，部门或个人专用的打印机、复印机、碎纸机等。部门专用的电子设备类的固定资产，由各部门的行政管理岗或综合管理岗作为领用人。2. 办公资产负责人根据部门或个人需要，填写固定资产领用单（附件5），交由领用人签字后，报领用人部门总经理和行政与人力资源部总经理审批后，办公资产负责人负责为领用人发放和安装领用的固定资产。3.办公资产负责人负责保存固定资产领用单原件和更新固定资产统计表中相关容，同时配合财务部更新固定资产台帐。（五）转移1.部调拨（1）固定资产原使用（领用）部门（即调出部门）根据实际工作需要，与现需求部门（即调入部门）协商一致后，由调出部门填写固定资产部调拨单（附件6），并报调出部门、调入部门、行政与人力资源部与财务部总经理审核后，交由办公资产负责人办理调拨手续。（2）办公资产负责人负责保存固定资产部调拨单的原件和更新固定资产统计表中相关容，同时配合财务部更新固定资产台帐。2.出租（1）固定资产出租方式分为经营租赁和融资租赁，行政与人力资源部的处理方式相同，财务部则将两种出租方式分别依据相关会计政策进行账务处理。（2）由行政与人力资源部就出租事项起草部签报，并将承租方的有关资料、相应的分析报告与租赁合同或协议作为签报附件。（3）签报履行以下流程：报行政与人力资源部总经理核稿。报财务部总经理和财务总监会签，对出租事项进行审核评估，对待租固定资产的价值进行分析，并提出相关意见。报总裁签批。（4）行政与人力资源部作为出租固定资产的管理部门，负责代办公司同承租方商谈相关合同或协议，对固定资产的出租期限以与出租期间的保养、完整、损毁等事项作出详细规定。（5）办公资产负责人负责保存出租固定资产的相关资料和更新固定资产统计表中相关容，同时配合财务部更新固定资产台帐。3.外借（1）固定资产借给公司以外的单位或人，须由行政与人力资源部起草部签报，签报正文须说明相关情况，包括拟外借固定资产是基本信息、借用单位/人承诺支付的押金和损坏赔偿等。（2）签报履行以下流程：报行政与人力资源部总经理核稿。报财务部总经理和财务总监会签。报总裁签批。（3）外借事项经过核准后，由行政与人力资源部会同财务部拟定方案，与借用单位/人签订固定资产借用协议。详细列明固定资产的型号、规格、数量、用途、借用期限、押金与支付方式、损坏赔偿等事项。（4）办公资产负责人负责保存外借固定资产的相关资料和更新固定资产统计表中相关容，同时配合财务部更新固定资产台帐。（六）维护1.日常维护（1）办公资产负责人应当定期或不定期检查固定资产的使用情况，负责日常维护、保养，与时消除风险，还需公司全体员工配合的具体日常维护容有：公司员工均有义务妥善使用固定资产，注意防尘清洁和在不使用的情况下与时关闭电源等。未经许可，所有人不得擅自修改固定资产的系统配置，不得安装和使用来历不明的软件，不得使用、传播、编制、复制病毒等。为确保公司文件不外泄，公司员工应设置进入电脑的开机和屏码，设置进入电脑重要文件、数据的密码、口令或权限；对重要文件还应注意数据备份。为了确保打印机/ 机/验钞机等类型的固定资产正常使用，若提示缺纸时，公司员工应与时添加打印纸；提示缺碳粉时，应与时告知办公资产负责人，联系供应商添加碳粉；当出现其他故障无法解决时，应与时告知办公资产负责人，并由相关责任人履行固定资产报修程序。对于超出办公资产负责人维护围的，应委托相关外部单位进行定期或不定期的维护工作，如电脑在使用过程中，出现技术问题无法解决的，办公资产负责人负责联系计算机外委维护单位维护解决。（2）固定资产投保行政与人力资源部总经理应当根据固定资产性质和特点，确定需要投保的固定资产投保围和政策。投保围和政策应足以应对固定资产因各种原因发生损失的风险。办公资产负责人对应投保的固定资产项目按规定程序进行询价比价，起草部签报，并将可选择的保险公司的有关资料、报价服务等综合分析结果、保险合同或协议作为签报附件。签报先报行政与人力资源部总经理核稿，由财务部总经理和财务总监会签，最后报总裁签批。签报获批后，办公资产负责人办理投保手续、保存相关保险资料和更新固定资产统计表中相关容。（3）已投保的固定资产发生如发生损失，办公资产负责人应当与时办理相关索赔手续。2.清查盘点（1）公司行政与人力资源部于负责每年12月25日左右组织固定资产清查盘点工作，会同财务部专人对公司围所有固定资产的明细与标签进行盘查，保证账实相符。（2）清查盘点情况如实登入固定资产盘点表（附件7）。（3）如盘点期间发现某项固定资产有数量差异，在差异数字前加入“+”或“-”的符号，来表达盘盈和盘亏，查实原因后，在“备注”中简要说明；如数量无异，用数字“0”表示。（4）如盘点期间发现某些固定资产有损毁情况，查实原因后，须在“备注”中简要说明原因。（5）盘点完毕后，由办公资产负责人起草专题报告，对盘盈、盘亏或损毁的情况要着重说明。办公资产负责人须将专题报告附在固定资产盘点表之后，交由一同进行清查盘点工作的财务部专人签字确认后，报行政与人力资源部总经理和财务总监复核后存档。（6）办公资产负责人负责清查盘点的相关资料和更新固定资产统计表中相关容，同时配合财务部更新固定资产台帐。3.报修程序各使用（领用）部门/人负责固定资产的管理、保养、维护与保管工作，要文明、节约使用，严禁出现恶意破坏现象。若固定资产出现故障，各使用（领用）部门/人应与时填写资产维修申请单报使用（领用）部门总经理、行政与人力资源部总经理、财务部总经理签批后，由办公资产负责人按规定程序通知保修单位或外委修理单位上门维修。（七）报废和处置程序1.固定资产的使用年限已到，且设备没有继续使用的价值，可以履行报废程序。资产报废程序须符合国家有关规定和报废条件，尽量提供固定资产的利用率和完好率。2办公资产负责人在年终清查盘点时，如发现有符合报废条件的固定资产，填报固定资产处置申请单（附件9），说明处置原因与处置方式，报行政与人力资源部总经理和财务部总经理审核资产报废是否符合有关制度、规定、手续是否齐全、容是否真实并签字确认后，报总裁签批。3.办公资产负责人凭固定资产处置申请单对固定资产进行相应的处置、保存资产处置的相关资料和更新固定资产统计表中相关容；财务部则进行相应的账务处理和更新固定资产台帐。4.因特殊原因，固定资产需要在报废之前进行处置的，视同固定资产报废，并履行相同的处置程序。五、低值易耗品管理流程（一）原则上，包括办公用品、卫生用品、小型办公家具、小型电子设备、工具、电脑配件、上网卡、移动硬盘、U盘等价值在2000元以下的低值易耗品均由行政与人力资源部统一办理申购和采购。（二）申购、审批（1）预算的低值易耗品申购、审批每月25日左右，办公资产负责人根据实际日常用低值易耗品（如办公用品、卫生用品、电子设备耗材等）的使用情况和库存状况，填写低值易耗品申购单（附件10），经行政与人力资源部总经理签批后集中购置。各部门如因工作需要在日常需求之外的围领用低值易耗品（如移动硬盘、录音笔、U盘、电脑配件等），须于每月的20日左右自行填写低值易耗品申购单，说明需采购的原因，经部门总经理和行政与人力资源部总经理签字同意后，交由办公资产负责人实施采购任务。如因会务而发生的大批量的低值易耗品采购，需求部门除填写低值易耗品申购单之外，还需附上相关的审批文件，具体参照会议管理规定中的相关规定执行。有单价高于1000元的低值易耗品的购置需求均须填写固定资产购置申请单，经需求部门总经理、行政与人力资源部总经理和总裁签批后，方可购置，并办理入、出库手续。（2）预算外的所有的低值易耗品购置，由需求部门向行政与人力资源部提出申请，行政与人力资源部负责以董事会签报的形式，报总裁签发后，上报董事长签批。董事会签报获批后，由行政与人力资源部统一购置，并办理入、出库手续。（二）采购低值易耗品的采购由办公资产负责人通过询价、谈判等方法确定供应商，须从严把关，做到采购的透明化。对采购量较大、单位价值较高的产品，根据供应商的报价确定2-3家供应商，根据报价、售后服务质量，最终确定1-2家供应商作为长期合作的对象。（三）入库、保管、领用（1）各类低值易耗品均须办理入库登记和领用登记工作。（2）入库时，由办公资产负责人按照种类分门别类登记在低值易耗品管理登记表（附件11），并在指定保管点妥善储存。（3）新员工入职时，办公资产负责人根据员工办公用品配置标准代为领用和发放相关低值易耗品。此后，如某件办公用品消耗完毕，需要重新领用时，员工应根据配置标准，按实际使用需要领用，如超出正常围和领用频率，办公资产负责人可拒绝发放。配置标准如下：名称黑色签字笔红色签字笔铅笔订书机订书针橡皮擦美工刀剪刀胶水透明胶双面胶单位支支支个盒个把把瓶卷卷数量21111111111名称软面抄计算器名片册座机回形针笔筒纸篓资料架文件夹长尾夹便利贴单位本个本个盒个个个个盒本数量11111111211（4）公司员工申请领用低值易耗品时，须到办公资产负责人处填写低值易耗品管理登记表，注明种类与数量；部门的非员工个人用低值易耗品（如部门移动硬盘、录音笔、U盘等），由部门总经理负责领用，并填写低值易耗品管理登记表。（5）办公资产负责人须认真配合领用人填写低值易耗品管理登记表，并严格控制办公用品费用的支出。（6）行政与人力资源部总经理负责每季度进行一次低值易耗品核查，容包括库存与登记表是否相符，办公用品的购买价格是否合理，发放是否符合规定等。六、须知（一）公司员工对办公资产均有爱惜、维护与监管的义务，要文明、节约地使用，严禁出现恶意破坏现象。（二）当公司员工的工作场所和岗位发生变动或调离公司、辞职、辞退时，应将个人领用的办公资产全部移交公司，由办公资产负责人负责监督和办理移交手续，并更新相应的登记表格。（三）因使用不当造成办公资产损坏、丢失的，造成的经济损失由当事人负责，人为故意损坏的，一经查实，照价赔偿；因保管和看管不善造成公用办公资产损坏、丢失的，由办公资产负责人全权负责。七、附则（一）本方法由行政与人力资源部负责解释。（二）各项目公司、各指挥部可参照本方法，结合本单位实际情况，制定本单位的固定资产与低值易耗品的管理方法。（三）本方法自2011年8月24日起实施。附件1：固定资产购置申请单附件2：固定资产入库单附件3：固定资产登记表附件4：固定资产台账附件5：固定资产领用单附件6：固定资产部调拨单附件7：固定资产清查盘点单附件8：固定资产维修申请单附件9：固定资产处置申请单附件10：低值易耗品申购单附件11：低值易耗品管理登记表附件1固定资产购置申请单 申请部门申请人拟购置资产名称数 量拟购置资产品牌市场价围申请日期需要使用日期功能、用途办公用部门总经理：行政与人力资源部总经理：总裁意见：办理结果办公资产负责人：年月日 附件2固定资产入库单单号：固定资产名称型号规格数量单位（台/件/套）单价部编号出厂日期出厂编码入库时间保修期限供应商联系人联系制造单位联系人联系保修单位联系人联系购货合同编号发票号发票日期办公资产负责人： 供应商代理人：注：本单一式两联，第一联由行政与人力资源部保存，第二联交经办人办理付款并作为财务计帐联。 固定资产入库单 单号：固定资产名称型号规格数量单位（台/件/套）单价部编号出厂日期出厂编码入库时间保修期限供应商联系人联系制造单位联系人联系保修单位联系人联系购货合同编号发票号发票日期办公资产负责人： 供应商代理人：注：本单一式两联，第一联由行政与人力资源部保存，第二联交经办人办理付款并作为财务计帐联。附件5固定资产领用单 部 门领用人/保管人岗位/职务入职时间领用资产类型电子设备类资产名称资产出厂编码资产部编号资产购买价格资产账面价值领用日期预计归还日期使用方式部门公用 个人使用 本人承诺：该公司固定资产暂由本人领用、使用和保管，公司有权随时回收。如有损坏与遗失，本人愿意照该资产账面价值赔偿。承诺人/领用人/保管人：部门审核意见：行政与人力资源部意见：办公资产管理人办理结果：附件6固定资产部调拨单调出部门名称调入部门名称调出部门领用时间调拨时间原保管人现保管人调拨原因调拨固定资产明细资产类型资产名称部编号购买价格账面价格使用年限已使用年限电子设备类调出部门 调入部门 行政与人力资源部 财务部 办公资产管理人办理结果：附件7固定资产清查盘点单类别：办公家具类电子设备类 运输设备类 页 次： 序号部编号设备名称购买日期购买价格账面价格存放地点登记数量盘点数量盘点差异备 注年月日办公资产管理人： 财务部清查盘点人员：行政与人力资源部总经理: 财务部总经理：日期: 年 月 日附件8固定资产维修申请单资产名称部编号规格型号使用部门/人故障日期存放地点购置日期是否在保修期保修单位保修单位联系方式故障情况申请人申请部门总经理行政与人力资源意见财务部意见办理结果办公资产负责人： 年月日附件9固定资产处置申请单使用部门处置部门行政与人力资源部资产名称规格型号购置时间报废/处置时间购买价格账面价值报废/处置理由处置形式与容行政与人力资源部意见：财务部意见：总裁签批：办理结果办公资产负责人：年月日附件10低值易耗品申购单申购部门申购日期序号名称型号单价数量用途123456789101112申购部门总经理行政与人力资源部总经理意见办理结果办公资产负责人：年月日附件11低值易耗品管理登记表种类： 办公资产负责人：序号入库数量入库时间出库数量出库时间领用人签字库存数量1234567891011121314151623 / 23