办公室5S管理案例(PPT 123页)

办办公公室室 目前在许多公司企业的办公现场中，都经常会出现很多不良的现象，例如：工作人员仪容不整、办公设备的摆放和保养不当、工具随意乱摆放等。这些不良现象的存在，会在资金、场所、人员、士气、形象、效率、品质、成本等多方面给企业造成严重的浪费。面对此时的场景，你是否会焦头烂额？如果你的办工桌上摆的是这样，你会崩溃吗？经5S改善后的办公桌，井井有条，赏心悦目。如图：在这样的办公环境下，也是一种享受 5S它是管理的基础，是全员高效工作的前提，是TQM的第一步，是推行ISO9000的结晶。公司办公室的活动，如果有了5S的推动，就能收到事半功倍的效果。5S就是这么的神奇，只有你想不到的，没有你见不到的。5S效果看的见，持之以恒是关键！1.“5S”有助于改变公司的形象。2.整齐、整洁的工作环境，容易吸引顾客，让顾客心情舒畅；同时，由于口碑的相传，企业会成为其它公司的学习榜样，从而能大大提高企业的威望。可以说，“5S”是公司的最佳推销员 2 “5S”有助于提高工作效率。当所有物品分类、摆放整齐后，一方面可以提高统计的工作效率，另一方面则将可能出现的错误降至最低点，如下图所示。3“5S”有利于节约有限的空间。很多企业都苦于办公空间太小，但是，如果有效的实施“5S”，将会极大节约空间，将原本狭窄的办公室空间变为整齐、有序、宽敞。4 提高工具、机器设备的最大使用寿命。当实施“5S”后，原本长时间不保养的办公设备，有了习惯性的维护、保养、清洁、有利于降低磨损，提高寿命；原本随意丢弃的物品则放置于固定场所，避免了践踏或其它无意的损坏，当然可以提高其现有寿命。5 实施“5S”对工作人员的身心健康有极大好处。可以提高士气，提高工作效率，当实施“5S”后，空间大了，摆放整齐了，污渍灰尘少了，看的是赏心悦目，员工感觉很舒服，士气自然高涨，同时由于都有明显标志，摆放又整齐，搬运，寻找时间减少，工作效率便会大大提高。5S是什么整理整顿整顿清扫清洁素养5S区分要物与不要物，将不要物处理掉。将要物规范放将要物规范放置，使寻找时置，使寻找时间为零间为零。使工作环境变得无灰尘、干净整洁。保持前3个S，制度化，规范化。形成习惯，提高整体素质。内容及要求：1、每半年对文件（包括电子文档）作盘点，把文件分 为必要（有效）和不要（过期无效）的，不要的 全部销毁。根据公司要求，必要文件上交法务部 送档案室归档。2、每半年对表单记录（包括电子文档）作盘点，根 据公司要求，盘点后的有效表单记录上交法务部 送档案室归档。3、各中心对所辖区域的物品、设备、空间做盘点，并区分其“要”和“不要”，分类如下：4、依据必要品的使用频率和常用程度基准决定 物品的“要”与“不要”。常用程度使用频率处理方法低过去一年都没有使用过的物品，而且不能再用丢弃中在过去的6个月中只使用过一次的物品;或一个月使用一次的物品集中存放例如归档或存放在库房中高一周使用一次的物品;或每天/每小时都使用的物品保存在办公桌或随身携带5、“不要”物品经各部门经理判定后，集中报行政部报废。1）用与无用物品的判定（二）、要 1、正常的设备、机器、照明或电气装置；2、附属设备（工作台、料架）；3、正常使用中的工具；5、尚有使用价值的消耗用品；6、使用中的垃圾桶、垃圾袋、清洁用品；8、办公用品、文具；9、推行中的海报、目视板、看板、文件；11、消防设施、安全标识；12、使用中的工具柜、个人工具柜和更衣柜 13、饮水机、茶具；14、最近三天的报纸、未枯死发黄的盆景；15、其他物品。不要 1、地面上（或地板上）的 、废纸、灰尘、杂物、烟蒂；、不再使用的办公用品、垃圾桶；、过时的定置线、标识。2、桌子或柜子 、破旧的书籍、报纸；、无用的劳保用品、须丢弃的工作服；、损耗的工具、余料、样品；3、墙壁上（目视板上）的 、蜘蛛网、灰尘、污渍、胶渍；、过期的海报、公告物、标语；、乱写乱画的字迹、残留的张贴物。要与不要，（四）、不需要品的处置 1、经整理出的不需要设备、工夹具、模具或产品，以“5S标示基准”贴上红牌，并按类别登记到“5S红牌作战统计表”上；红牌样板如下图。2、对有一定变卖价值的不要设备等，固定每月的一天须呈请总经理核准批示，做是否变卖结论。责任部门希望完成日问题描述：对策：完成日期审核验收结果：验收日期审核责任人2）判定后的处理一般有以下几种处理方法：退货或作价卖掉；挪用于其他项目或部门；修理、修复，恢复其使用价值；无使用价值废弃处理；3）建立一套无用物品废弃的程序 要领：马上要用的、暂时不用的、长期不用的要区分对待；即使是必需品，也要适量；将必需品的数量降到最低程度；在哪儿都可有可无的物品，不管是谁买的，有多昂贵，也应坚决处理掉，决不手软！整理前根据一要一不要原则，贴上彩色标签 内容及要求：彻底地进行整理确定放置场所规定放置方法进行标识 整顿的 流程整顿不必要不能使用不大可能用到很少使用偶尔使用抛弃或删除抛弃、删除或捐出来远距离或电子形式存放存放在附近，便于取到使用频度 处置经常使用存放在手边，随时能拿到5S过程过程办公室必备的办公用品项次项次检查重点检查重点评评 价价0分分(差差)1分分(较差较差)2分分(合格合格)3分分(良好良好)4分分(优秀优秀)1是否将不要的东西丢弃？（抽屉、橱、柜、架子、书籍、文件、档案、图表、文具用品、墙上标语、海报、看板）2地面、桌子是否会显得零乱3垃圾筒是否装得太满4办公设备是否会沾上污浊及灰尘5下班时桌面整理清洁6文件有无归档规则并且是否按归档规则加以归类7文件等有无实施定位化（颜色、标记）8需要之文件容易取出、归位文件柜是否明确管理责任者9办公室墙角没有蜘蛛网10桌面、柜子上没有灰尘11公告栏没有过期的公告物品12饮水机是否干净13管路配线是否杂乱，电话线、电源线固定得当14抽屉内是否杂乱15私有品是否整齐地放置于一处16报架上报纸整齐排放17是否遵照规定著装18中午及下班后，设备电源关好19办公设备随时保持正常状态、无故障20盆景摆放，没有枯死或干黄21是否有人员动向登记栏22当事人不在，接到电话时，是否以留话备忘来联络24工作态度是否良好（有无谈天、说笑、看小说、打磕睡、吃东西）合计问 候、礼 貌 语您好!早上好!下午好!大家好!语言着装办公室布局过 道过 道花木花木花木花木花花内容及要求：整理：以“5S标示基准”贴上红牌，并按类别登记到“5S红牌作战统计表”上责任部门 xxx部门希望完成日年 月 日问题描述：物品摆放混乱，不规整。对策：红牌标记，分类处理完成日期 年 月 日审核李xx验收结果：完成效果较好。验收日期年 月 日审核赵xx责任人孙xx经过贴上红牌，进行分类。分类整顿 整顿抽屉抽屉文件夹的5S活页夹管理 活页夹颜色管理：管理类 ：制造、其他类 ：蓝图类 ：标准规格类蓝色绿色黄色红色 分类方式：按客户分类 按形式分类 按一般文件分类 按标题分类文件夹编号，必要时用斜线S/L标准书责任人：xx保管期限：N年简单的目视化管理体系清楚显示了归属和是否遗失什么东西。目视化管理使你能进行“例外管理”整顿前整顿后屏风的5S 屏风作用：似隔非隔,在空间上起着神秘作用,功能与美感相结合的东西.既起分隔作用,又是艺术点缀,而且可以挡风,在空间上还是流动的.红牌标示5s之后的效果清理办公桌资料柜桌面文件转移到文件柜素养 屏风在使用过程中，及时清洁，不但不会影响到它的美观，还会增加它的使用寿命，要习惯的定期对它进行清洁保养，保持洁净的美好环境。正确的清洗屏风步骤，也能省掉不少成本。电话5S的管理 电话是必不可少的办公工具，给工作带来了方便。经过5S管理后，电话的位置应该固定，放在离手能够够得着的范围内。台历的摆放 台历的作用就是醒目的提醒人日期的工具。他的摆放直接影响到人对时间的计划。因此，经过5S的目视化管理，进行定点放置在电脑左侧。让人一目了然。电脑的5S 整理 发现问题：不用的图标很多 不用的程序较多 旧文件或将旧文件存档较乱、无规则整顿 一.建立快捷键收藏夹 二.建立“菜单”三.增加快捷方式 四.关闭工具栏文件划分文件夹和内容没有有意义的名称清扫 改善前改善后电源线进行5S前后的对照改善前改善后电源线的捆绑束缚清洁要即时整理自己创建或者下载的文件，分门别类地去保存。经常注意电脑周围环境的干急整洁，市场清理电脑旁边的污物。素养：养成良好的习惯 习惯是养成的，需要你长期不懈地去努力。这样，你就可以享受每次打开电脑的整洁了。座椅的5S管理 工作椅摆放标准人离开办公室短时外出，座位半推进；桌子人离开办公室短时外出，座位全推进；外出标识 办公桌抽屉合理的利用，为办公人员暂时储存、保存提 供了便利。充分利用了抽屉的内部空间，而且还整洁了外部空间。整理 凌乱的抽屉内部不禁让人反感，而且为自己寻找东西的时候带来不便。有时还需要话费大量时间去找寻自己所需要的物品。下面两个图的截然不同，就会得出结论。改善前改善后整顿清理、清扫 在抽屉里，任何超过最大数量的物品，均需从抽屉中剔除，放在室内一个角落的办公用品储存区，即“循环金库”素养 办公桌整体完成后的效果 这一切的一切都是这么清晰、整洁、赏心悦目，只要坚持，工作效率不高都难！文件柜 整理：资料柜摆放不合理，内部混乱。直接影响办公效率。整理前定 位、标 识 方法连接线标识影绘表示（形迹管理）文件柜的整顿连接线标识清扫对文件柜做整体定置线，且制定文件借阅一览表以防文件的丢失清洁自己动手，不依赖外人(所有部门、人员都一起执行)责任人一定要负起责任，做好清扫文件柜里外的任务。素养 长持以往，坚持整理、整顿、清理、清洁的任务和工作，必定能保护好并能维护好文件柜，时时保持着文件柜的干净整洁。5S后的效果打印机通过对打印机进行5S能够：使工作人员正确处理及操作打印机，增强操作人员的安全性 延长打印机使用寿命 减少打印机损耗 打印机的整理 a.打印机应放置在平稳的桌面上使用，严禁放在不稳定的推车、椅子或桌面上，以免滑落损坏；b.打印机上的槽及开口不得堵塞，不得将物体插入这些孔槽中；c.使用打印机时应尽量避免潮湿、极端温度、震动、阳光直射及落尘量多的环境。打印机的整理 把打印机旁边的书籍及文件夹贴上标签，进行“红牌运动”，不能让物体挡住打印机的槽及开口。整顿 把不需要的物品清理掉，需要的物品进行分类。贴上彩色标签，按照分类进行摆好。清理 打印机周围的物品及场所不间断的进行打扫，维持打印机周围物品和环境的较好的状态 清洁 经常性的进行整理、整顿、清理活动，保持打印机的清洁。素养 把打印机的5S责任进行宣传教育，责任到人。让员工正确的按打印机操作规程操作打印机，保持打印机的干净整洁。最终养成习惯。打印机更能完成机器本身的任务。员工休息室 员工休息室主要用于当班员工中午、晚上吃饭，上班前更衣及储物使用。为使员工休息室保持良好的清洁卫生，整齐的环境及公共秩序，使员工获得充分的休息，以提高工作效率，特制定本制度无指印、无污渍、无水印、无灰尘完整无破损，纸张半露扯平于盒外。无指印、无污渍、无水印、无灰尘、无破损。无破损、无灰尘、无水渍，糖果数量标准为糖盘整体的三分之二，糖果数量即缺即补。饮水机饮水机的使用说明：初次使用饮水机时，应用清水对饮水机各容器及管路进行清洗，然后旋开排水阀，待排完机内余水后拧紧排水阀。加上大瓶水后，打开热水龙头，有水流出后方可插上电源、打开加热开关，避免干烧，延长机器寿命。建议根据具体情况3个月左右清洗消毒一次，使用一年，可请专业维修人员对聪明座及内胆进行清洗。家长应该注意，小孩勿在饮水机旁边玩耍，有必要的可把热水龙头换上安全型水龙头，防止烫伤小孩。饮水机 整理：人们喝桶装水图的是水质纯净、有益健康，但饮水机的给水环节如果清洗不彻底，也会导致水质的二次污染。整顿 饮水机摆放位置：摆在沙发旁边或矮柜边上，要放在不挡事又方便够到的地方。尽量放到边角,别摆在太显眼的地方.客厅沙发边的墙角清扫洗饮水机的几个步骤：1.拔掉电源插头，取下水桶，打开饮水机后面的排污管口。然后，再打开冷热水开关放水。2.往逆时针旋转，取下“聪明座”（就是饮水机内接触泉水桶的部分），用酒精棉仔细擦洗饮水机内胆和盖子的内外侧，为下一步消毒做准备。3.按照去污泡腾片或消毒剂的说明书配置消毒水，导入饮水机，使消毒水充盈整个腔体，留置10-15分钟。4.打开饮水机的所有开关，包括排污管和饮水开关，排净消毒液或开水。为确保消毒液被排出干净，尽量用开水或纯净水反复冲洗几次。5.冲洗几次后，把饮水机向后侧倾斜，排出清洗过程中不慎滴入的液体，并用干抹布擦拭机身外侧和后背。6.饮水机清洗完后，还可能有微量的饮水机清洗液残留，不能马上饮用。应该先放水，直到排出的水没有氯气味才能放心饮用。清洁 坚持整理、整顿、清扫三个环节。把饮水机的5S进行到底，完成清洁工作。素养 养成清理饮水机的习惯。责任到人，为了自己和他人的健康，必须对饮水机进行彻底的保护。办公室的花木 整理：随着办公自动化的普及，打印机、复印机等设备的应用，加上地毯、壁纸、粘合剂等，不同程度地污染了室内空气。要有效治理办公室污染，除加强通风透气外，最简单有效的方法就是摆放盆栽花卉，因为绿色植物是办公室内有害物质的“吞噬者”。整顿：1.有枯枝败叶及时剪掉，2,不能摆有刺的。3.树的外表形状要好看，不要有断枝。4.注意花盆上的字及画，这个影响也很大。5.尽量放崔财的，吉祥的，又能净化空气的。如发财树，虎尾兰，步步高，红运当头，米兰，黄金万两，开运竹，红掌，滴水观音等等。各种树要各得其位，各尽其用。风水与美化融为一体。清扫 为了有效清除办公室内多种污染物，应同时摆放不同种类的花木，每十平方米的面积至少摆放治污花木1至2种。吊兰、非洲菊、长春藤、铁树、菊花、红颧花、龙血树 清洁（1）阳光：明亮到半阴。.环境：温暖，适量的湿度。.施肥：每半月一次肥，冬季每月一次。.浇水：保持湿润，对水分需求量较大，避免积水。.备注：可吸收丙酮、苯、甲醛、能吸收空气中化学污染、可清除二氧化硫等。素养 绿色能缓解办公室一族的情绪。除此以外，不少植物还具有很好的净化空气、杀灭细菌的作用。这种种的好处，都需要让每个工作人员对花木进行保护到底。办公室花木的养护方法养护标准：1、植株丰满健壮，株型自然匀称。叶面干净光亮，无灰尘赃物，无明显病斑，无明显虫害，无残留害虫。2、植株无残枝、黄叶。3、保证植物见干见湿，不过量浇水，又不缺水份，保持植物对生长水分的需求。4、保持植物的花盆、器皿干净整洁，无赃污，花盆内无杂物、垃圾，对损坏残缺的花盆套缸及时更换，做到进场无烂盆坏盆。5、植物的底碟、套缸、花盆应合适配套，不大不小美观大方，底碟、套缸、花盆的颜色搭配适当。6、保持花盆、底碟，套缸内无泥垢，脏水，定期清洗，干净整洁，每次养护完毕，清理现场保持现场清洁。7、植物花卉在摆放期间要保证其生长需要，必需定期施用肥料，施用的肥料应无异味、无毒的有机肥或高效无机肥。但要保证无刺激性气味，保证摆放环境清新自然。对虫害严重的应更换。8、保证摆放植物观赏性，对叶片少于植株1/2以上的、或没有观赏性的植物定期更换，公司护理人员每周反映并登记植物情况，公司主管安排下周更换。原则上每月换花不少于二次，对特殊情况，配合甲方做好更换调整。9、养护人员每次养护工作完毕必须接受客户监督并检查，给予评定，对服务态度，工作不到位的可以要求改正，客户在护理卡上签实评定，本公司主管每天检查护理卡及时解决客户反映的问题。10、保持植物历旧常新，植物摆放时间较长或客户提出的更换植物，公司应安排定期更换调整。进行5S前进行5S后清洁用品的管理 整理：垃圾桶、抹布、扫帚、簸箕、拖布 垃圾桶的摆放影响过道通畅；抹布、扫帚、簸箕、拖布等保洁用品随处乱放。整顿 垃圾桶的：垃圾桶一般置于个人办公桌下方右侧位置，公共垃圾桶放于空间适当且方便使用的办公区域 清扫 垃圾桶的定制管理：垃圾桶根据情况合理放置，放置时要注意 美观且不影响过道通畅；抹布、扫帚、簸箕、拖布等保洁用品不可 放在显眼位置，要合理放置，不可随处乱放。清洁 保持垃圾桶、抹布、扫帚、簸箕、拖布在规定位置的整齐摆放，责任到人。进行值日生制度，来管理清洁用品。素养 办公室人员共同监督清洁用品的使用，全员参与。值日生管理好清洁用品。每个人养成保护公共环境卫生的好习惯。整顿对办公室内的进行划分。分为公共部分、个人部分。公共部分的墙面需要挂或张贴值日、出勤以及各项公司规定的看板。个人部分就是个人负责的整洁、干净。清扫 把墙面旧的或者不用的看板清理掉，并打扫墙面。进行墙面的修饰。方法：办公室墙面：白色墙面，室内明亮 办公室墙面：墙面上做点造型，让员工安心工作 办公室墙面：挂点壁画，绘点图案清洁 时时保持并监督办公室的干净、整洁。每天下班前几分钟来打扫。素养 持续保持整理、整顿、清扫、清洁，干净的办公室能够让大家有：归属感，安全感，和舒适感。同时也能够让大家缓解疲劳，大家能够得到休息。会议室的平面布局图 会议室除了要满足传统简单的会议要求外，还应具有高雅格调和优美音质、清晰图像演示,还可以根据要求配备同声传译系统和投票表决功能以及会议电视系统。投影仪的摆放 投影仪的布局常放置在相对于与会者中心的位置，距地高度大约一米左右，人与投影仪的距离大约为46倍屏幕高度。各与会者到投影仪的水平视角应不大于60度。所采用的投影仪屏幕的大小，应根据会议电视的数据速率，参加会议的人数，会议室的大小等几方面的因素而定。对小型会议室，只需采用29寸至34寸的投影仪即可，或者大会议室中的某一局部区采用；大型会议室应以投影电视机为主，都采用背投式，可在酌情选择电视机的大小，最好将电视机置于会议室最前面正对人的地方。谢 谢 观 看结束结束