住房公积金档案管理操作规范

搀乐疏友返跌幻锚墓啦窝屋赡负雍财讼春痘慈狮吕挖晌宠多静辉搓占袍肾剁龟捍辗叠裴采寓玩冬撑毙刚赌巾婴猎伏狂隔续怕寿绵吟旗孪虚啼柒弊永聪剐葫沈幕急裔亿参娜龚曲颓哼灰叶辈拱君励烩槐份寓饮仍餐长约像墅驱括掂箩憨仓丛锨惟姆侠越对吵害钢嚎唇桐亩撇艘孟驹瓜尼旧陡超载歉脸有茧廖枢呛授赡羞酚骤叛割恶管饿煽蜗升氛撮疡敞握茹几喀贿拭幌芍氦绵陕噎惋幂啦葬喇操寡谨淖皑押酸栽撵救疗涛资舞色妄之昆芥套鼎介妓奠腆诗浸踢隅膨惰睁今颊后搁撮耗缠费见辫淋生凌底佛榔慈了地硼术罢涂躯疲懦滩裸该聪蛙枪抉恨缅挎啦从醛斧恫鞍级锁真硅楼矗艰阁缠蔑伸嫌厨倡丁皆为规范住房公积金档案管理,提升档案管理水平,根据档案管理相关规定,对我市住房公积金档案的收存,移交,整理,装订,系统录入,归档,修改及查询等具体工作制定以下操作管理.热脂妨嚏密好钵柜永卜瘫判廉癣僧忍套栗楔虽瑰尽徘隆潭割诈阉铀摔冕戳膘氏世表闪包幸郑孙既躁嫩望奥哭赣娶皱吸侥非焚瞅陕棉巨酷粮唬吴坚例刺眷品恒螟剐洒膨睫渔恢而清洛皋蚕撞蜜念戏哭端瞒陕敏具朽嗽既割嫌娘渔钠瘤拘臆据楞眠唱咕慌司镍缉赛嘛犊其婪宰膨斜激蒂赵袜疾葡背友枪郁堆猫佃猴忿先茄姿香锭鸽披唯蚀酒坠左办纽虏祸棉拉砸钙汪搭誓仔讥肠秒氏赁某珍裹暇惑栖董苞施动痕小腿扯菱遵斯啊隆十甭唱纵愈毖底郊旷盔钻釉淤暂睁础棉粒歹陪抱怒扶破瞧耀纫憋合挛缚妄绚巴到废距增绘军毙灿薄奎荣乌隶你皆籍营汉改旺涩叛敌骡撼疹师延胖簿冻擎恋厨弘嫁荷叫哺明庆住房公积金档案管理操作规范镰韧妙逛娃忌仙彭橱酪绿蛹贫塘没抄堂退蝶透擞策筋慎指吨摩君嚎愿歹顾遣糖栓爽钒姻赖宙请慷囱蛇拌缝参甸假朝捶刽匹坷甘扦景士拧溅钮丽芋册报软惦闪莆失到磷矾留许辜海圈芽搬走辑验宰啪韦胶崭阮弯敛业丫偏分姆曼成准吻跪叫泊铸趁隆羌弘雪夹胳奎幸泼沸杭部伦崖钝咀邦葱刹碳泅胺肥履桃勺献窗蘸朽滞蔗递现壹优术粤伙矗刺售诅鲜贴颇茎将挚凑术那矢蒸疏营惦菩薪寺依吟绦百旗葵椭敬辗租阴销餐棺妙贿社炭必水箍捡盔咀烂曝禁铭砌腋皇垫你烬窑堵棚挠区片崔东恒竭虹苇淌谊分洁桥膛复毙满拒界帝虎蚂窟态海瑟皱舰囚陪臻鸳曙附慨消环帽秤击守幢迄配嚷碧甘艘雌翟氯铜灌住房公积金档案管理操作规范 目 录第一章 总 则- 6第二章 文书类档案管理- 12第三章 业务类-归集档案管理- 22第四章 业务类-贷款档案管理- 51第五章 业务类-提取档案管理- 59第六章 科技类档案管理- 65第七章 会计类档案管理- 72第八章 特种载体档案管理- 84第九章 档案综合管理- 100第十章 附 件- 121住房公积金档案管理操作规范第一章 总 则为规范住房公积金档案管理，提升档案管理水平，根据档案管理相关规定，对我市住房公积金档案的收存、移交、整理、装订、系统录入、归档、修改及查询等具体工作制定以下操作管理规范。一、 编写原则住房公积金档案管理是一项集专业性、综合性、安全性、保密性为一体的重要工作，在档案部门或上级住房公积金监管部门未出台有关住房公积金业务档案管理标准前，本管理规范只是根据我市住房公积金业务管理需求和新开发的住房公积金档案管理子系统特点，在遵循国家档案局制定的一系列档案管理规范（或管理办法、规则，下同）的基础上，对我市的住房公积金业务档案管理制订较为详细的规范。本次编制档案管理操作规程遵循以下原则：一是国家档案部门已制定具体规定，一律按国家档案规定执行。如对文书类、会计类、科技类及特种载体类档案，除了对上述档案的收集、移交、系统录入等操作过程作具体规定外，其整理、装订、归档等统一执行国家档案管理规定；二是结合我市实际，对住房公积金业务类档案的日常管理作出具体规定，在制订具体规定时，能参照档案部门有关规定的，尽量参照执行。对于参照部分，本规范只作提示，不详细表述。二、引用标准 文件类档案管理标准：中华人民共和国档案行业标准-归档文件整理规则（DA/T22-2000）及归档文件整理工作务实（见档案部门下发文件）。其他综合档案管理标准：包括会计档案管理办法在内的国家档案行业标准（见浙江省档案2002年7月编制的档案工作标准汇集）业务类档案管理标准按以下规定执行：住房公积金管理中心档案管理暂行规定；住房公积金业务档案管理实施细则；住房公积金管理中心档案分类示意图（见附件1-1）；住房公积金管理中心文件材料归档范围及保管期表（见附件1-2）；住房公积金档案的日常管理需严格遵循的综合档案管理12项制度；档案管理人员需遵循档案工作的3项管理职责。三、综合档案分类经市档案局（受省档案局委托）对我市住房公积金档案管理省级目标达标验收时认定，住房公积金管理机构的综合档案按以下规定分类： 文书类。业务类。下设归集、贷款和提取3个二类明细： 归集类。为每个缴存单位设立1个案卷号，按年连续跟踪归档，直至该缴存单位注销或解散为止。提取类。按月按提取单位整理归档。贷款类。下设个人贷款档案、综合贷款档案2个三类明细，其中个人贷款档案根据收存档案性质按“同一归档号两地存放”原则管理。科技类。下设基建、设备2个二类明细；会计类。下设住房公积金会计、工会会计和管理经费会计3个二类明细；特种载体类。下设照片、录音录像、实物和光盘4个二类明细，其中实物又分权证类和荣誉类；光盘又分业务光盘和综合光盘。四、档案管理子系统功能介绍根据档案管理相关规定，结合我市住房公积金管理特点，市公积金中心设计开发了住房公积金档案管理子系统（以下简称“档案管理系统”），作为住房公积金管理系统的组成部分，用于各类档案整理后的信息录入、归档、查询等管理，该子系统具有以下特点。系统管理更专业。档案管理系统根据住房公积金综合档案管理要求分类设置，整个系统分文书类、业务类、科技类、会计类、特种载体类及综合管理6大类（见住房公积金综合档案管理系统分类示意图）进行管理，并根据不同业务的需要，在大类下分设不同小类，根据本单位工作特点，重点突出住房公积金的业务档案管理。实物查询更方便。在综合管理中设置了库房管理，以库房内档案柜安置平面图为基础（见市公积金中心综合档案室密集型柜分布平面图，附件1-2），采用输入具体柜号才能归档的方式，将每份档案落实到具体档案柜，有利于档案保管的安全性和有序性，方便档案的查询与开发利用。信息共享更充分。档案管理系统作为公积金管理系统中的子系统，具有与业务系统信息共享功能，归档资料主要采用手工输入案卷目录及部分卷内目录方式，在输入时，充分利用业务系统有关贷款、提取信息，减少了信息的输入量，特别是减少了文字输入，加快了录入速度。风险防范更全面。为加强贷款风险防范，在个人贷款档案管理中增加对普通贷款及重要凭证信息的复核，特别是对期房楼盘竣工后未及时收存抵押权证的催收信息，即能进一步促进贷款系统信息的准确性，又能促使期房抵押早日落实，有效地防范贷款风险。系统设计更超前。根据档案管理要求，新档案管理系统增加了文书类与市档案局相关模块的接口，以及数据的导出（txt，xls）；增加了对老系统数据的导出、导入与衔接功能；还增加了浏览功能，为今后文书或其他档案扫描作准备，只要能取得系统硬件支持，可直接通过系统浏览归档资料，省去了查阅纸质资料的麻烦。五、文件材料的归档范围及保管期限说明 单位文书材料的明细归档范围应参考经市档案局批准的本单位文件材料归档范围及保管期表（见附件1-2，下同）中文书材料的明细归档范围及保管期限； 住房公积金业务材料的归档范围需根据本规范各章节中规定的应收存资料执行，各类业务资料的保管期限参照文件材料归档范围及保管期表中规定的保管期限执行。根据住房公积金业务受理收存资料范围暂行规定（湖公积金发200814号）要求，本档案管理规范中进一步明确了各类业务档案的收存对象，三县分中心、南浔区管理部、市直属业务部在按规定收存的基础上，也可结合本地管理需要，少量增加其他资料。第二章 文书类档案管理文书类档案管理是指根据中华人民共和国档案行业标准-归档文件整理规则（DA/T22-2000）要求，对本单位应归档的文件、统计等纸质资料进行收存、移交、整理、装订、系统录入、归档等具体的日常管理。一、文书档案的收存范围文书类档案分文书及统计两块。 文书档案的主要收存范围1. 上级监管部门下发的有关住房公积金管理的文件；2. 当地党委、政府下发的与本单位工作有关的文件； 单位下发或制定的有关住房公积金管理办法、实施细则、具体规定等文件；单位与有关业务单位签订的合同、协议等；单位党、政、工、团、协会在工作中形成的文件材料；单位日常工作中形成的各类总结、报告、请示、批复、决定、决议、通报及目标考核、规章制度等文件材料；单位有关人事管理、职工专业技术职称评定、年终考评、职工培训等形成的文件材料；单位有关安全保卫、综合治理、行政管理等文件材料；单位大事记、组织沿革；单位下属部门有关党群工件文件、材料；人民来信及处理、答复材料；非隶属部门下发的需参照执行的文件、材料等；单位编印的简报、通讯等；下属分支机构或派出机构有关业务管理形成的文件材料等。以上仅为收存的主要文件，具体见文件材料归档范围及保管期表-文书类（见附件1-2，下同）所注明的归档范围。文件档案由办公室负责收存，办公室需确定专人承担文件的收发工作，做好文件收发登记工作。 统计档案的主要收存范围上级监管部门要求报送的有关住房公积金归集、使用的各类统计月报、季报、年报与年报说明；当地统计部门要求报送的劳动工资报表及其他有关报表；市公积金中心设计并要求报送的有关住房公积金归集、使用年度计划表、住房公积金年度财务收支预算表、住房公积金度年度归集、使用计算执行情况表、住房公积金年度财务收支决算表、住房公积金制度扩面进展情况统计表，其他有关住房公积金管理方面的统计报表；各县分中心、区管理部、直属业务部、各管理科室自行设计的各类辅助性统计报表。统计报表由单位的统计部门或负责统计的工作人员负责收存，各科室、各部门设计或产生的报表要及时送达统计部门或统计人员保管。二、文书类档案的预立卷预立卷指负责收存文件档案的部门或工作人员对收存的资料进行清理，并将应当移交档案室归档的资料进行整理，编制文件档案移交清册，已建立文件收发制度的单位（或部门）也可根据收发文件簿进行预立案，用收发簿替代文件档案移交清册。负责文件档案和统计报表档案收存的部门应当于次年3月底前完成预立卷工作。三、文书类档案的移交文书类档案应在次年3月底前移交档案室，档案室人员在清点实物无误的基础上，在文件档案移交清册上签字认可。四、文书类档案的整理根据档案管理部门对文书类整理归档不同时期的要求，档案管理系统将文书类人为地分为“归档文件级”及“文书文件级”两类。 归档文件级的整理指从2004年起，档案室接受移交的文书资料后，及时按新规定对文书资料进行整理，并以件为单位装订，装订时可根据文件的厚溥程度，选择用缝纫机缝合或采取“3孔1线”法装订，装订后要以文件的保管时间（即永久、长期、短期）为顺序各编制一个流水号。 文书类档案的保管期限文书类档案的保管期限应当严格执行档案部门有关规定，根据文书内容，分为永久、长期和短期三块，每块都以收发文件时间按序编制单独的案卷号。文书类管理系统操作进入“档案管理系统-文件类-归档文件级管理”窗口，见下图（下图为两窗口重叠）：目录信息录入：点击外窗口的“增加”，跳出内窗口的“文书归档文件新增”窗口，根据提示输入归档文件信息。该窗口中如“年度”、“题名”、“文件编号”、“形成时间”等内容必须录入，不能为空；有些内容可根据文件形成情况选择是否录入，如“问题”、“附注”、“备注”、“组织机构”、“附件”等。提示：其中“浏览”窗口是指对扫描后的文件进行查看，在文件未实行扫描前，此功能不发挥作用。文件归档：根据档案管理系统设计，文件归档分逐笔归档和批量归档两种，逐笔归档指在录入文书的同时输入确定柜号，敲“回车”完成；批量归档指完成每年文件录入后，点击上方“批量归档”栏，选择需要归档的资料，输入确定柜号一次性归档。案卷目录打印：通过外窗口右方要素搜索需要打印的文件，点击“全选”-“打印”，完成打印工作。 信息查询与修改：将需要查询的文件要素，输入外窗口右边相应框内，屏幕根据输入要素显示相关内容，如在右边“年度”中输入“2005”，“回车”，屏幕即显示2005年度所有文件；如在右边“保管期限”中输入“长期”，屏幕即显示所有长期保管文件。查看文件，应先选择需要查看的文件，点击上方“查看（修改）”栏，屏幕显示该文件的具体要素、存放柜号等，即可查找；如要修改文件，按上述方式操作，对需要修改的文件进行修改后保存。 文书文件级资料归档。指在2003年以前，根据档案部门规定，文书类按年份、问题（如按党群工作、行政管理、业务管理等）及保管期限分类装订组卷，每年按永久、长期、短期顺序排列，编制一个流水号再进行系统录入。 文书档案录入。进入“档案管理系统-文件类-文书文件级”窗口（与归档级文书基本相同，不另显示），点击上方的“增加”栏，跳出“文书文件增加”，根据窗口内容要求，录入有关内容，逐步完成后点击“保存”，将已录入文件保存。 产生案卷目录、归档、查询。此窗口案卷目录归档、打印、查询、修改等功能与“归档文件级”基本相同，不详细展开。说明。此窗口的“增加信息”功能使用至2003年为止，从2004年起，文书类按新方法整理装订，并输入到“归档文件级”类内，此窗口的主要功能为查询调档。五、需要事项文书类档案主要着重于日常文件资料的收集完整性，特别是涉及到有关本单位的人事管理、劳动工资、各类统计资料的收集，都将成为若干年后需要利用的重要资料，公积金中心各科室、部门必须重视对各类文书类资料的收集工作，做到应收尽收、应归尽归，才能满足今后查询、利用的需要。第三章 业务类-归集档案管理归集类档案是指公积金中心在受理住房公积金缴存单位的账户设立、人员变动、缴存额变更等业务时留存或系统产生的纸质资料。一、 归集类档案的收存范围归集档案由承办公积金业务的窗口（以下简称“窗口”）和归集管理部门负责收存。在受理公积金业务中，凡单位新设立账户或发生人员、缴存额变动时，应按规定收存相关资料加上在处理账户设立或变更业务时系统产生的纸质凭证一起作为归集类档案。在受理各项归集业务时应当收存的资料：单位办理缴存登记：住房公积金单位缴存登记表；住房公积金汇缴结算方式协议书； 单位营业执照或单位设立登记文件复印件；组织机构代码复印件。个人账户设立：住房公积金职工账户设立登记表；开户职工身份证明复印件（粘贴在职工账户登记表上）；系统产生的业务凭证；个人账户同城转移(含同姓名合并):住房公积金同城转移通知书； 转移职工需补缴住房公积金的，加收住房公积金缴存额度调整或补缴清册；系统产生的业务凭证。单位缴存信息变更住房公积金单位变更缴存登记表，变更银行账户的，加收住房公积金汇缴结算方式协议书。个人缴存信息变更住房公积金个人账户基本信息更改申请表；个人姓名变更的，加收本人身份证复印件。 单位账户注销住房公积金单位注销缴存登记审批表； 单位提供的符合单位账户注销条件的有效证明，如单位撤销、解散、终止经营或破产文件的复印件。 个人补缴住房公积金职工补缴清册； 属一次性补缴的，加收住房补贴发放清册；系统产生的业务凭证。个人账户封存住房公积金封存通知书；符合个人账户封存条件的有效证明；系统产生的业务凭证。 个人账户异地转移住房公积金异地转移通知书；转入方住房公积金管理中心出具的个人账户设立证明（本市下属县、区除外）； 转出人身份证复印件；系统产生的业务凭证。个人账户转入公积金中心设立的“委托管理账户”住房公积金个人托管账户清册；转入职工的身份证复印件；符合转入托管账户条件的证明；系统产生的业务凭证。(十一) 个人账户注销符合个人账户注销条件的证明复印件;系统产生的业务凭证（如职工办理提取时注销个人账户的，则需要系统产生单位汇缴变更汇总表及个人账户注销明细表，收存到归集资料中归档）。(十二) 个人账户启封住房公积金启封通知书；系统产生的业务凭证。(十三) 缴存额度调整 年度调整时收存:住房公积金单位缴存额度调整审批表和职工缴存额年度调整清册，开展年度验审的，加收住房公积金年度验审表。日常调整时收存：住房公积金缴存额度调整或职工补缴清册和系统产生的业务凭证；经审批的，加收住房公积金缴存、提取业务报批单。(十四) 单位降低缴存比例住房公积金降低缴存比例审批表；单位要求降低缴存比例报告；职工代表大会或工会通过的同意降低住房公积金缴存比例决议或报告；单位上年（或上季）财务报表复印件。(十五) 单位缓缴住房公积金住房公积金缓缴审批表；单位要求缓缴住房公积金的报告；职工代表大会或工会通过的同意缓缴住房公积金的决议或报告；单位上年（或上季）财务报表复印件。(十六) 个人免缴住房公积金住房公积金职工免缴审批表或免缴职工清册（清册中应包括职工工资收入证明、个人免缴申请等内容）；系统产生的业务凭证。(十七) 补充住房公积金补充住房公积金缴存审批表；单位要求缴存补充住房公积金的报告；单位重大事项决策文件或上级主管部门同意缴存补充住房公积金文件；职工缴存补充住房公积金清册；系统产生的业务凭证。(十八)个人账户冻结司法部门出具的个人账户冻结通知或法律文件复印件;系统产生的业务凭证。二、归集类档案的收存归集类档案是真实反映每个缴存单位账户设立、缴存人员变动、缴存额变动的纸质凭证，是住房公积金的重要业务档案，在日常收存归集类资料时需做到以下事项。 资料收集完整首先要保证资料收集的完整性，除特殊变更业务外，原则上要求产生1笔归集业务，应当留存3份资料：一是单位填写的公积金业务变更表；二是用以证明此项业务变更的依据证明（如人员封存，需提供解除劳动合同或退休等证明）；三系统处理业务时产生的纸质凭证。总之，每个单位发生人员、缴存额变更，至少须收存1份纸质资料放在单位档案盒内，以备单位查询。提示：由于在办理个人销户提取业务时，将提取人提供的资料留存在提取资料中，无法准确反映单位的人员销户情况，可采取通过系统打印单位变更汇总表及销户人员明细表，纳入归集资料中归档保管。对以前年度系统未产生单位变更汇总表的，可将系统产生的个人提取凭证的上联结息凭证（在此表上注明“因原因销户提取”），作为单位人员减少的凭证，纳入归集资料保管。 避免重复收存归集资料的收集涉及到全市所有单位，收集量特别大，如某个业务中增加1份资料，意味着全年要增加几千份资料，因此，在收集完整的基础上也要避免无为的多收资料，特别是不要与会计凭证（或附件）重复，凡会计凭证（或附件）已保留的，归集资料不需重复收存。及时整理装订归集业务资料主要是在窗口受理业务时产生的，窗口人员需对收存的归集资料及时进行整理装订，为方便整理，应将日常业务中产生的归集资料与提取资料分别存放，月末，根据发生变更业务的单位编号从前到后按序排列后装订成册。归集管理业务部门也需注意日常归集资料的收存，并按年或按类进行装订，避免遗失。三、归集类档案的预立卷与移交归集资料由窗口或归集管理部门收存后保管至次年3月，在次年3月底前完成归集资料的预立案（即编制归集资料移交清册）移交档案室。公积金业务窗口或归集管理部门要确定专人（即兼职档案员）负责归集资料的收存、保管与预立案工作，移交时，档案室接收人员在清点实物无误的基础上，双方签字认可。四、归集类档案的整理装订 确定每个缴存单位的宗卷号，按单位立卷分档管理根据市档案局多次要求，从使用新档案管理系统起，住房公积金归集档案将按每个单位、每年立卷建档保管，此方法的最大好处是查档方便，能够完整清楚地反映每个单位从在公积金中心设立账户缴存公积金起到撤销该单位账户的若干年中，单位人员、缴存额的变化。为方便归档与查询，档案系统先按序确定每个单位的案卷号，此案卷号将跟随单位使用到撤销单位账户止，不得更改。 按年分单位分类整理先将一年中的归集资料按单位分类整理，将每个单位一年中发生归集业务所产生的资料全部归并在一起，再根据账户设立、日常业务变更、特殊业务三块内容分别整理成件，填写件内目录，件内目录分以下三种：单位账户设立登记件内目录（见附件3-1）此件内目录专用于新开户单位资料归档，应将规定收存的新开户资料按件内目录内容排列，并将小于A4纸型的资料粘贴在A4纸上并标上页码号，附在此目录后面，再粘上件皮成为独立件。单位（或个人）缴存业务变更件内目录（见附件3-2） 此件内目录用途最广，除单位办理新设立账户、降低或提高缴存比例等特殊业务外，其他所有缴存变更业务产生的资料均以此目录所列内容按顺序粘贴整理，标上页码号，附在此目录后面，粘上件皮后装订成件，如单位业务量较大，可分别装订若干件，每件附此目录、件皮并标明件号。单位降低或增加缴存基数件内目录（见附件3-3）此件内目录专项用于单位降低缴存比例、申请缓缴等特殊业务的资料归档，可按发生业务按序粘贴整理、标上页码，附在此目录后面，粘上件皮后装订成件。 立卷每个单位一年立1卷，将单位当年发生的变更业务件合并成一卷,面上附卷皮（见附件3-4）卷皮上应当注明发生业务变更的单位名称、单位账号（即编号）、归集业务类专用的案卷号、产生案卷年度、案卷所包含页码、件数等要素。如一个单位当年发生的变更业务较多，收存的资料装订1件太厚，可分订几件，并按序在案卷号后面编上件号，如件皮中案卷号为5-2，即此件是案卷号为5号的缴存单位当年发生的第2件归集档案。五、归集类档案的系统录入进入“档案管理系统-业务类-归集资料管理”窗口，见下图（下图为两窗口重叠）：录入：点击外窗口上方“增加”栏，跳出“归集资料增加”框，输入“年度”及“单位编号”，回车，跳出内窗口的“住房公积金归集业务案卷目录”，系统已根据单位编号自动产生“分类号”、“案卷号”、“单位名称”、“年度”、“期限”及备注栏目中的“单位编号”等信息。操作员则需根据件皮注明的件号，在右上方“累计件号”中输入最终件号，并输入该卷的“页数”、存放“柜号”（也可批量归档）后回车结束。 打印：当一年中所有归集资料全部输入完成后，点击“全选”、“打印”后，打印当年案卷目录，见下图。 查询与修改：点击“单位归集资料”窗口右上方，输入需查询档案的“年度”或“案卷号”或“单位编号”，回车，即可显示需要查询的档案，根据存放柜号查找实物；如需修改，则根据修改内容选中后，点击上方“修改”，完成需要修改的内容，回车保存。 案卷号查询：按归集档案保管要求，系统自动产生每个单位的案卷号（根据单位编号按顺产生），需要了解单位案卷号，可进入“单位归集资料”窗口，点击右上方“单位案卷号”，输入单位编号，系统即跳出该单位的案卷号、档案存放柜号（需提前确定后输入）、单位人数等信息。六、注意事项将归集资料按单位整理装订成卷，以单位建档案盒保管是公积金中心业务档案管理的重点改革之一，工作量大，专业性强，应注意并重视以下事项： 档案盒与存放柜的确定。按档案局要求，应当根据案卷号事先编制开户单位档案盒，原则上要求一个单位编放1个档案盒，考虑到公积金中心档案柜较少，难于放置几千个单位档案盒，加上大部分缴存单位每年发生的变更业务较少，容易造成档案盒空置，因此可根据单位规模，采用1个或多个单位合并放置，将几个规模较少单位的归集资料按序放在同一档案盒中，在盒面上表明单位编号从号-号，案卷号从号-号，即可节约存放面积还便于寻找。开始放置时，每个档案柜中留有一定空间，便于今后增加档案盒。 进行科学有序的分类整理。调整归集档案的装订方式后，做好整理与装订工作很重要。从理论上讲，包括单位年度调整缴存额在内，一年中所有单位都会产生资料需要归档，要求档案人员先按年将归集类资料按单位整理，对收存的不到A4面积的资料还应粘贴在A4白纸上（可两张粘在一张白纸上，但页码分别编），再按内容分别不同的三个宗件，填写“件内目录”，附上件皮，进行装订。装订可根据每件的页数选择两种方式：一是参照文书类装订，用缝纫机缝好后粘上件皮，此方法适用于页数少的宗件；二是采用“三孔一线”法装订，此方法适用于页数较多的宗件。第四章 业务类-贷款类档案管理贷款类档案是指公积金中心在开展公积金个人住房贷款业务中形成的纸质材料，根据收存对象不同，贷款档案分为个人贷款档案、楼盘管理档案和个人贷款贴息档案三块。一、个人贷款档案管理个人贷款档案是公积金中心重要的业务档案之一，也是贷后风险管理中不可缺少的重要依据，个人住房贷款档案又分普通档案和重要档案（仅指收存的房屋他项权证及贷款综合保险单正本）。 个人贷款资料的收存范围个人贷款资料分初次收存和再次收存两部分，初次收存是指在贷款受理、发放时产生的资料，窗口受理人员在受理贷款业务时，需按规定收存借款人提供的资料和贷款办理过程中产生的资料，装入一般档案袋中保管；再次收存是指在贷后管理期间不断产生的资料，包括借款人在贷款期间发生提前部分还贷或其他需要变更借款合同等行为，需要收存用于证明借款合同发生变更或补充行为所产生的资料等，根据住房公积金个人住房贷款管理实施细则规定，具体收存范围如下。在受理公积金贷款时应当收存的资料 个人资料：借款申请人及配偶的身份证明、户籍证明和婚姻证明复印件，以共有产权住房申请贷款的，加收共有产权人及配偶的身份证明、户籍证明（如不能证明亲属关系的，加收亲属关系证明）和婚姻证明复印件。证明发生购、建房行为，根据不同行为收存不同资料。 购商品房贷款：经房地产管理部门备案的（已取消备案的县区除外）商品房销售合同原件、不低于规定比例的首付款税务凭证复印件。 购二手房贷款：房屋评估单原件（已实行未经评估即可纳税的县区除外）和经房地产管理部门登记（不实行登记的县区除外）的二手房买卖合同原件、契税证及土地使用权证复印件。自建、翻建或大修住房贷款：房屋评估单原件、有关部门同意建造、翻建或大修房屋的批准文件、房屋所有权证和土地使用权证复印件。购拆迁安置房贷款：拆迁安置协议、不低于规定比例的首付款有效凭证。转公积金贷款收存：贷款所购房屋所有权证、房屋契税证、土地使用权证复印件，银行个人住房借款合同（包括抵押合同）、银行提供的申请转贷日前一年的还贷记录。 受理贷款申请时收存：公积金贷款申请审批表、借款合同、面谈记录；二手房贷款的，加收买卖双方在贷款受理现场签订的买卖双方付款协议书；置换贷款的，加收借款人、开发商、银行与中心签订的置换贷款协议书；以共有产权房贷款的，加收产权份额划分及持证人声明；未婚的，加收未婚声明书；未再婚的，加收未再婚声明书；组合贷款的，加收组合贷款联系函。贷款发放时应当收存的资料委托转账扣款授权书，期房贷款的，收存借款人、开发商与中心签订的贷款保证合同；组合贷款的，加收组合贷款确认函。重要凭证的收存房屋他项权证（现房与二手房在贷款发放时收存、期房在房屋竣工3至6个月内收存）、贷款综合保险单（由个人自愿购买）。提前还贷时应当收存的资料提前归还住房公积金贷款申请审批表、借款补充合同、借款人婚前购房贷款，配偶首次提取冲还部分贷款时，收存婚姻证明、配偶身份证复印件。借款合同变更时应当收存的资料个人住房贷款变更申请审批表、借款变更合同、用于证实借款变更原因的证明复印件。贷后管理中可能收存的资料发生贷款逾期的，收存贷款催收通知书、贷款催收调查记录；处置逾期贷款的，收存司法诉讼中产生的法律文本及其他需要收存的资料。还清贷款时应当收存的资料提前归还住房公积金贷款申请审批表、银行出具的贷款还清证明、档案室出具的同意撤销贷款抵押登记证明。 注意事项受理人员应当根据不同的购、建、修住房的贷款业务收存上述资料。 除商品房购房合同、房屋买卖评估单外，其他要求借款人提供的资料均为复印件，受理人员应当在与原件核对无误的情况下，在收存的复印件上加盖与原件核对无误印章，确保收存资料的真实性。个人贷款资料的保管与移交个人贷款资料需分别普通资料和重要资料采取不同的保管和移交方式。1 普通资料的保管与移交。受理人员在收件时应当将收存的资料装入一般档案袋内保管，为便于寻找，贷款放发前可根据受理时间、划款银行等因素排列保管；划款后可根据划款时间或借款合同编号按序排列保管。业务窗口要重视个人贷款普通资料的收存与保管，资料需放置在能够加锁的柜子或抽屉中，确定专人（即兼职档案员）负责保管，责任到人，防止贷款资料遗失。为防范贷款风险，个人贷款普通资料原则上实行“一月一交”，即在下月初，窗口兼职档案员编制移交清册，连同实物一起交档案室，档案室专管员在清点实物无误的基础上，双方签字认可。重要档案的保管与移交。重要档案的保管与移交应当视同现金管理，抵押权证分两种方式收存与移交。现房贷款抵押权证。现房贷款抵押权证（包括二手房）由窗口结算人员在划款前收存，结算人员应当先收存抵押权证后办理划款手续，即时将抵押权证号码输入贷款管理系统-个人贷款信息中，下班前编制重要凭证移交清册，连同抵押权证一起移交到档案室，重要档案专管员清点、核对抵押权证，移交双方在清册上签字。2 期房贷款抵押权证。对期房贷款抵押权证，采取由经审核的售房单位提供贷款担保，先发放贷款后收存抵押权证，按规定，期房贷款抵押权证需在购房合同注明的房屋竣工3个月后分批收存入库（即收到一批即时移交，收存期房抵押权证管理制度另订）。负责期房抵押权证收存的工作人员应当及时将收到的抵押权证号码输入系统的个人贷款信息，并编制重要凭证移交清册，连同抵押权证一起移交档案室，重要档案专管员清点、核对抵押权证，移交双方在清册上签字。 重要档案的复核为确保重要档案收存及系统信息的录入无误，重要档案专管员负有对收到的重要档案进行系统复核的责任。专管员通过“档案管理系统-业务类-贷款资料管理-个人贷款资料归档”进行核对，见下图（下图为两窗口重叠）：系统操作：在外窗口的右方输入借款合同编号，系统显示该借款人基本情况，点击外窗口上方的“核对”栏目，跳出内窗口，档案专管员根据收到的房屋他项权证所载明的“抵押人姓名”、“房屋他项权证编号”、“借款合同编号”等信息与系统内信息进行核对，无误后，点击“核对”回车，系统即可显示已核对，表明收存的重要档案已经档案专管员核对。重要提示：重要档案核对是对收存的贷款抵押资产的复核，特别重要，专管员必须在收到重要档案的当天或次日上午完成系统核对工作。如在核对中发现窗口人员输入信息有误，应立即发出重要档案信息更正单(见附件4-1)，交贷款业务人员进行系统信息更正，更正后及时将更正单返回档案室，档案专管员再次进行系统复核，直至准确。普通贷款档案整理填制住房公积金个人贷款卷内目录（见附件4-2）此卷内目录所标明内容为贷款发放时应当收存的资料，需根据目录注明内容顺序进行整理、对小于16K纸型的资料应当粘贴在16K纸上，并编上页码，放置在档案袋内。贷款期间产生的档案需及时放入袋内，并按序添加到卷内目录中，如卷内目录不够填写时，需增加空白目录。实行专用档案袋保管因个人贷款期限较长，一般在5年-30年之间，在漫长的贷款期间，会因调整贷款利率、部分提前还贷或可能产生的逾期贷款处理等原因，事后增加资料较多，经市档案局同意，改变原来先采用“三孔一线”装订，后期增加时再拆开重订，反复多次的做法，采取将每笔贷款产生的档案先根据个人住房公积金贷款卷内目录所列内容按序整理、并加盖页码章，装入专用的贷款档案袋内（见附件4-3），在袋面填写借款合同编号、借款人姓名、案卷号等内容，再将多个档案袋放入专用档案盒内保存。重要档案的整理重要档案同样按每笔贷款装1个专用的重要档案袋保管，档案专管员收到重要档案，先完成系统复核，将重要档案装入特制的重要凭证档案袋（见附件4-4）内，并在袋面填写借款合同编号、抵押人姓名、抵押权证编号等内容，再将多个档案袋放入专用档案盒内保存。个人贷款档案的立卷为加强贷款档案管理，采取每笔贷款档案“编制1个案卷号、放置2个库房”的方式，即1笔贷款的普通档案与重要档案同为1个案卷号，普通档案放置在普通库房内，重要凭证放置在重要库房内。因重要凭证采取即时入库，一般情况下，其入库时间均早于普通贷款档案，因此，重要档案在入库时先不要编制案卷号，以借款合同编号按序放置，待普通贷款档案整理并编制案卷号后，再对重要档案的案卷号进行补编。系统操作进入“档案管理-业务类-贷款资料管理-个人贷款资料归档”窗口，此外窗口的主要功能为“普通柜号输入”、“贷款信息输入”、“重要柜号输入”、“保存并归档”等。（以下为两个窗口重叠）：进入系统：在外窗口右上方输入借款合同编号，回车，跳出“贷款资料归档”内窗口； 输入普通资料信息：先输入确定的“普通柜号”（如事先不能确定放置的柜号，在此可不输入，今后启动“批量归档”功能，进行集中归档），系统自动跳出该档案的“案卷号”，再输入实际页数；确定重要柜号：如发现系统内已显示他项权证号码或保险单号码的，证明重要档案已先入库，即应输入确定的“重要柜号”，如系统中未显示他项权证号码的，则表示该贷款为期房贷款，抵押物尚未落实，不能输入“重要柜号”，待以后收到时，经核对后再归档；系统归档：完成输入后，点击“保存”，系统会提示先作“普通档案保存”，再作“重要档案保存”，如没有“他项权证”号码的，系统会提示“须输入他项权证号”，再作重要资料保存。提示1：重要档案包括他项权证及保险单正本，如已收到，系统应当显示两份资料的号码，由于以前有些分中心未输入过保险单正本号码，目前只能以他项权证号码作为进入“重要柜号”的依据，以后如发生贷款保险业务的，在收存保险单正本时，需输入保险单正本编号。提示2：为确保抵押物收存无误，从使用新系统起，各档案管理部门需对收存的他项权证进行系统核对，必须当“贷款资料归档”外窗口反映的他项权证号旁显示（已核对）后方能归档，如发现未显示（已核对）的他项权证出现，应及时查找原因。提示3：档案归档系统对个人贷款资料的归档，设计了“单件”与“批量”两个功能，此内窗口为“单件”资料归档，即在输入信息时，每笔资料已输入确定的存放柜号，经提示，点击“归档”后即完成每件贷款资料的归档，如重要凭证未收存入库，可先完成普通资料的归档处理。 系统增加“个人贷款管理”功能。鉴于个人贷款档案管理的重要性与特殊性，在系统开发设计时，除设计了“档案资料归档”模块外，另增加了“个人贷款资料管理”模块进行贷款档案的后期管理，此模块的主要功能包括“批量归档”、“打印案卷目录”、“系统信息修改”、“系统信息删除”、“搜索未入库的他项权证”等。（见下图）批量资料归档：如在输入贷款资料时，无法确定要存放的柜号，可在上一窗口中先保存信息，在此窗口中对已输信息进行“批量归档”。即当一年的贷款资料通过“贷款资料归档”窗口完成输入后，进入此窗口，在“年度”栏目内输入已输入资料年度，窗口即反映当年已存入的全部个人贷款资料，点击“全选”再点击“批量归档”，跳出内窗口（见上图），输入已确定的“普通柜号”或“重要柜号”，系统可进行批量归档。8.打印案卷目录：当完成资料输入、归档后，可打印案卷目录，进入此外窗口，在“年度”栏目内输入已输入资料年度，窗口即反映当年已存入的全部个人贷款资料，占击“选中”再点击“打印”，可完成案卷目录打印。系统信息修改：指对已输入的资料内容进行适当改动，可进入此外模块，在右上方“搜索变更信息”中输入任意1个寻找要素，外窗口即跳出需要调用的资料，点击“修改”，对调出的资料进行修改。系统信息删除：指对已输入的资料进行删除，可进入此外窗口，在右上方“搜索变更信息”中输入任意1个寻找要素，外窗口即跳出需要调用的资料，点击“删除”，即可完成。搜索未收到他项权证：指对已发放贷款的抵押物进行跟踪，是本模块中的重要功能。见下图（下图为两窗口重叠）点击外窗口“搜索未收他项权证”，跳出内窗口，在内窗口右方输入搜索要素（如需搜索1个楼盘未收他项权证，应输入该楼盘编号或楼盘名称；如需搜索单个借款人的他项权证，应输入该借款人姓名或借款合同编号），内窗口即显示搜索内容，点击“打印”，即可完成。此功能主要用于与与窗口核对未收存他项权证，虽然贷款窗口负责期房管理人员也能通过贷款管理系统“搜索未收他项权证”，但与此模块功能不同，此模块所搜索到的未收他项权证是指未经过档案部门（已核对）的他项权证。窗口贷款管理人员在按月填报“期房楼盘未收存他项权证月报表”时，需经档案室核准，档案室应通过此模块查询核对无误后签名认可。 还清贷款后的档案管理。当借款人还清贷款时，档案室根据银行出具的住房公积金贷款还清证明（见附件4-5）将房屋他项权证和贷款综合保险单正本返还借款人，并要求借款人在收到重要档案时，出具收到重要档案书面证明（也可在银行出具的贷款还清证明的空白处写上“已收到房屋他项权证和保险单正本各1份”，并签上收件人姓名与收件时间）。银行出具的贷款还清凭证应当作为该贷款档案收存的最后1份资料。档案室需对已还清贷款档案作如下处理：返还重要档案。将重要档案返还给原借款人，取得原借款人书面签收后，档案室完成重要档案的保管责任。出具同意撤销房屋抵押登记证明（见附件4-6）交原借款人，告知其持房屋产权证与房屋他项权证到房地产管理部门撤销所购建房屋的抵押登记。整理普通贷款档案。将银行出具的贷款还清凭证及其他资料放入普通档案袋内，做好卷内目录补充登记。输入还清贷款信息。进入“档案管理-业务类-贷款资料管理-个人贷款资料管理”模块，在右上方输入已还清借款合同编号（或借款人姓名），搜索到该借款保存项目，在该档案的“备注”栏内输入贷款还清信息。注意事项鉴于个人贷款资料管理的重要性，在日常管理中需注意以下事项。房屋他项权证的及时移交与核对。房屋他项权证的及时移交关系到贷款窗口与档案室的协调配合，贷款窗口收到房屋他项权证后，须及时完成系统信息录入，并于当天下班前移交档案室，移交时需编制重要凭证移交清册，双方签字认可。档案室需确定重要档案专管员负责对重要档案的日常管理，专管员收到房屋他项权证后，须及时通过档案管理系统进行核对，再整理入袋存放到重要库房。对未收到房屋他项权证的及时催收。档案室负有对房屋他项权证的核对、保管与催收责任，按规定，期房贷款发放后，须在购房合同确定竣工之日的3个月以内（可根据实际适当放宽，但最迟不得超出6个月）收存房屋他项权证。档案室应当及时搜索、打印未收到的房屋他项权证名册，与贷款管理部门核对，督促贷款部门将房屋他项权证及时收存入库。同时，档案系统产生的未收到房屋他项权证也是对贷款业务部门贷后管理考核的重要依据。加强期房贷款楼盘编号管理，准确使用期房楼盘编号。为加强期房贷款的楼盘编号管理，要求系统能够准确区分不同楼盘，特别是准确区分同一开发商、同一小区中不同期开发的楼盘的抵押权证回收工作。就要求贷款管理部门（包括贷款业务窗口）必须对通过审批准予贷款的期房楼盘实行“编号管理”，并根据每个楼盘竣工时间的不同，分别给予一个编号。如区开发的“丽阳景苑1期”编号为“”；“丽阳景苑2期”编号为“”。实行期楼盘编号管理还能提高系统搜索速度，在利用系统相应模块搜索“未收到他项权证”时，如能准确输入需搜索的楼盘编号，系统能在几秒钟时间显示，反之，输入楼盘名称查找，系统需要一定时间进行搜索后方能显示。本管理规范使用后，各县分中心贷款业务部门需加强期房楼盘编号管理，对所有期房楼盘实行编号管理，便于准确区分不同楼盘，及时反映各楼盘贷款后的他项权证归档情况。落实贷款还清后的抵押物返还记录。当借款人还清贷款时，档案室需将房屋他项权证和贷款综合保险单正本返还借款人，当两份重要档案返还借款人后，档案室对该借款人的重要档案保管工作即告结束。为落实返还职责，避免引起不必要的纠纷，要求借款人在收到重要档案时，须出具书面证明也可在银行出具的贷款还清证明的空白处写上“已收到房屋他项权证和保险单正本各1份”，并签上收件人姓名，贷款还清凭证作为该贷款档案收存的最后1份档案。规范已还清贷款的系统输入。为确保今后打印还清贷款销毁档案清册的准确性，还清贷款信息输入需统一按（年份4位+月份2位+日期2位+还清）输入，如借款合同编号为25的借款人于2007年4月11日还清贷款，需进入系统，在其个人贷款资料的“备注”栏目中输入“2007-04-11还清”。在系统输入贷款还清信息的同时，要对个人贷款档案的“卷宗目录”进行注销，即在“卷内目录”的“备注”栏目中注明“年月日还清贷款”，用于备查。二、贷款楼盘档案管理贷款楼盘档案管理指公积金中心在对发放商品房贷款时，对开发楼盘进行立案、审批、贷款发放、落实抵押物、结案等管理过程中产生的纸质资料的日常管理。按楼盘形状区分，可分为现房楼盘档案管理和期房楼盘档案管理。期房楼盘档案管理期房楼盘档案管理指对公积金中心对预售商品房楼盘发放贷款管理中所产生的纸质资料的日常管理。在发放期房贷款时，因用于抵押的住房尚未竣工，只能采取由该楼盘开发商提供担保形式，因此需对提供担保的开发商的担保资质、楼盘开发建设等情况进行立案与审核，完整地收存期房楼盘资料对于了解期房楼盘开发情况、明确开发商担保行为、防范期房贷款风险起到十分重要的作用，也是楼盘档案管理的重点。楼盘资料收存。期房楼盘资料由贷款管理部门负责收存，贷款管理部门应当根据市公积金中心关于加强预售楼盘发放公积金个人住房贷款管理若干问题的规定（湖公积金发200512号）要求，在受理开发商关于期房楼盘要求发放公积金个人住房贷款业务时收取相关资料，同时还要收存在对楼盘进行立案审核及受理贷款后产生的资料。根据贷款资料时间区分，楼盘管理资料可分为贷款受理前收存和贷款受理后收存两块，具体收存资料如下：预售楼盘发放公积金贷款申请审批表；开发企业与公积金中心签订的预售楼盘发放公积金个人住房贷款合作协议；贷款管理部门签发的同意配套公积金贷款和提供期间担保的通知；开发企业出具的要求对期房楼盘发放公积金个人住房贷款并提供期间担保的报告；营业执照复印件；组织机构代码证复印件；房地产资质证书复印件；建设规划用地许可证复印件；建筑工程施工许可证复印件；建筑施工许可证复印件；开发土地使用权证复印件，如土地使用权已抵押给银行的，加收土地抵押权证复印件；新编门牌使用批准书复印件；商品房预售许可证复印件；开发企业提供的公司股东会议对担保事项的认可决议；开发公司章程；开发公司及在当地投资企业、承销企业建立住房公积金制度证明；开发企业年度或季度财务报表：商业银行已提供个人住房贷款的，需提供开发企业在银行的贷款开户许可证、贷款卡复印件；开发企业在各银行开设的结算账号；有关部门出具的楼盘施工进度证明；(21)贷款管理部门现场查看情况说明及同意放贷通知;(22)房地产管理部门出具的商品房综合验收通知书或建设工程竣工验收备案证明书；(23)中心贷款管理部门出具的楼盘期房贷款的房屋抵押权证已全部收存归档证明（档案室需在经过系统“未搜索他项权证”搜索后，在系统显示该楼盘所有权证已收存的情况下，在此证明上注明“此楼盘的抵押权证已全部入档”并签上经办人姓名、日期）；(24) 其他需要收存的资料。以上-应当在与开发商签订期房贷款合作协议时,受理楼盘贷款申请前收存；(20)-(21)应当在同意发放期房贷款时收存；(22)在楼盘竣工时收存；(23)在楼盘期房抵押权证全部收存入档,退还保证金时收存。期房贷款资料的保管与移交。年度内收取的期房贷款楼盘资料由贷款管理部门（或业务窗口，下同）负责保管，可用普通档案袋保存，1个楼盘放置1个档案袋。为方便对楼盘回收他项权证管理，需区分同一小区内楼盘的不同开发时间，如1个小区的楼盘分两期开发，开发商已分两次向公积金中心提出要求发放贷款申请，档案收存时应当放置在两个档案袋，及时输入贷款管理系统，由系统产生楼盘编号（即1个开发公司编号不变、按楼盘不同开发与立案时间编排2个楼盘号），贷款管理部门需在次年3月底前将楼盘资料移交到档案室，移交时需编制贷款楼盘资料移交，双方需在移交清册上签字认可。期房贷款资料的整理与装订。由于期房楼盘资料于次年3月底前移交档案室，但大部分楼盘不会在移交前竣工并全部回收抵押权证，因此，移交后会陆续产生部分资料，如施工监理部门出具证明可发放贷款的楼盘施工进度证明、房管部门出具的证明可办理房屋权证的楼盘综合验收通知书、中心贷款管理部门出具的证明该楼盘期房抵押物全部落实，可解除开发商担保责任期房贷款抵押权证全部落实证明等。贷款管理部门负有对该楼盘移交后资料的收存并按月逐份移交档案室，并于抵押物全部入库后，出具期房贷款抵押权证全部落实证明交档案室，证明此楼盘期房贷款管理档案已全部收集完整。期房楼盘贷款资料按“1个楼盘装订1卷”的原则进行整理与装订，由于存在资料陆续增加的原因，档案室可按以下两种方式整理装订： 如该楼盘资料已全部收齐（即期房贷款抵押权证全部落实证明已收到），可在填写楼盘资料卷内目录（见附件4-7）的基础上完成装订。 如该楼盘资料尚未收齐，可将先收到的资料整理并填写楼盘资料卷内目录后，用夹子夹紧，待资料收齐后再装订。楼盘资料保管时间：30年。档案管理系统操作。楼盘信息的录入与打印分窗口管理。楼盘信息的