物业服务有限公司拓展部管理制度.docx

*物业服务有限公司拓展部管理办法*物业服务有限公司拓展部管理办法1.目的 建立和完善*物业管理服务有限公司拓展部管理机制，保证企业财产增值，增加企业经济效益；为了配合公司发展战略实现公司的经营目标；提升物业公司品质服务。确定操作流程，明确各部门工作协调配合程序流程,提高工作效率。 确定可操作的管理销售模式，为企业后续发展需要奠定基础。2.适用范围此制度适用于*物业服务有限公司拓展管理服务业务。3.拓展部人员配置及人员工作职责3.1 人员配置拓展总监一名，拓展经理一名；拓展专员一名；3.2 人员日常工作范围3.2.1在公司总经理的直接领导下，全面负责公司向外承接物业管理项目的相关工作。3.2.2深入调查、收集市场信息，在进行综合分析、预测的基础上制订切实可行的物业拓展计划。3.2.3面向国内市场广泛宣传公司的企业公众形象，并协助公司相关的策划、宣传工作。3.2.4参与社会上的物业招投标工作，积极的与有关单位（开发商）建立良好的合作关系。3.2.5负责编制拟接管物业的标书、管理方案。3.2.6准备物业管理合同文本，负责签署管理合同的相关事宜。3.2.7负责新物业介入的前期准备工作，协助小区（大厦）的接管验收。3.2.8完成领导交办的其他工作。3.3 工作职责3.3.1总监职责：对总经理负责，向总经理汇报工作，确定拓展工作目标，努力达成。3.3.2 经理职责：3.3.2.1在总监的领导下，协助总监开展公司对外物业市场的拓展，提升公司经营业绩；3.3.2.2分析研究本地区和外埠物业拓展状况，对部门的全面工作提出建议和意见； 3.3.2.3协助总监进行项目策划、调研，拟定项目的管理计划并提交总经理批准；3.3.2.4协助总监完成年度或阶段经营业绩指标，评估拓展计划执行情况，向总监提供建议；3.3.2.5参与协调公司相关部门，配合拓展业务的开展。3.3.2.6完成领导交办的其他工作。3.3.3专员职责：3.3.3.1在总监的领导下，积极开展公司物业市场的对外拓展，提升公司经营业绩；3.3.3.2参与分析研究本地区物业拓展状况，深入调查、收集市场信息；3.3.3.3宣传公司的企业公众形象，并参与相关的策划、宣传工作。3.3.3.4参与社会上的物业招投标工作，编写拟接管物业的标书及相关文件。3.3.3.5编写物业管理合同文本，做好签署管理合同的相关事宜。3.3.3.6参与新物业前期介入的准备工作，协助小区（大厦）的接管验收。3.3.3.7完成领导交办的其他工作。4.工作流程信息收集接单报公司评审小组评审制作标书投标中标签定合同接管团队准备实施物业管理项目团队接管实施。拓展团队从信息收集开始，到合同签订，即完成一个拓展工作。项目交由物业总监安排管理团队实施。5.信息收集5.1信息收集渠道在建楼盘，计划建设楼盘，政府采购网，企事业单位办公需求，物业管理达不到业主要求需要更换物业管理，内部渠道等其他信息。5.2 信息筛选整理，确定有用信息后，下载、打印或登门拜访了解有用信息，并归集整理，包括：项目名称，体量，服务范围，之前物业管理情况，通过招标网站收集的信息须包括招标单位情况，投标人资格要求等。6.接单6.1 拓展部根据筛选收集到的各种有用信息应通过OA及时报告给相关领导及部门，掌握工作动向，为下一步工作配合做准备。6.2 通过相关招投标网站获得信息需要购买标书的，必须提前将费用报请总经理批准后通过财务支付。方可进行下一步工作。6.3 不需投标的楼盘接洽必须及时报总经理、物业总监组织进行预先评估现场勘查，制作项目管理方案供甲方审阅和合同签订前的洽谈，并签订合同。6.4拓展部在收集招投标信息后，通过初步筛选及时上报总经理及物业总监，由公司总经理召开经理办公会议决定是否参加投标竞争，如决定参加投标，则由公司拓展部组成投标文件编制小组，并由公司领导班子负责组成评审小组，具体操作标书编制工作及项目评审工作。7. 成立公司评审小组7.1 工作职责：财务部抽调业务骨干负责开办费、管理成本、预期效益的测算；物业部抽调业务骨干负责日常管理工作方案、难点、重点管理方案、设备、设施、人员配置编制、管理目标、管理计划、质量保证措施、服务承诺编制的拟定；办公室抽调业务骨干，依据物业部提供人员配制编制，负责拟接项目的人员配置信息简历，所获证书，人员工作情况，公司培训情况，培训计划的拟定及公司投标相关证照合同的提供和扫描，拓展部抽调业务骨干及时与招标方及各部门沟通联系，负责及时全面地收集拟接项目的外部及内部信息资料。7.1.1研究物业管理投标书的结构与内容。7.1.2拟接物业的基本情况。7.1.3公司接管后准备采取的管理方式。7.1.4针对管理的难点、重点所采取的针对性措施。7.1.5为开展物业管理所配置的人力、物力资源。7.1.6开展物业管理一段时间后所力争达到的管理目标。7.1.7为有效地提高物业管理水准所必要的服务承诺。7.1.8费用投入和成本测算。7.1.9经济效益分析。7.1.10社会效益预测。7.1.11需要招标单位协助解决的问题。 7.1.12本公司的优势和长处。7.1.13物业接管后的工作进度安排。7.2评审小组提供信息要求：7.2.1“拟接管物业的基本概况”要求详细列出拟接管物业的地理位置、环境、占地面积、建筑面积、栋数、层数、楼宇结构特点、基本设施、设备、住户基本构成、验收移交情况等。7.2.2“准备采取的管理方式”要求针对拟接管物业的自身特点编制出总体管理方案和分项管理方案。7.2.3对拟接物业的管理难点、重点应针对性地列出具体的管理措施。7.2.4人力、物力资源要求详细列出。7.2.4.1拟接管物业的组织架构。7.2.4.2拟接管物业的人事定编和岗位设置、岗位描述。7.2.4.3主要业务骨干的配置人选和人员素质介绍。7.2.4.4公司内部培训计划及实施情况。7.2.4.5为开展工作前期投入的设备、设施。7.2.5管理目标要求具体列出明确的总体目标和详细分项目标，目标要求有可操作性和可考核性。7.2.6服务承诺要求针对小区业主的要求和物业管理服务的特点列出有鲜明特色的服务措施来。7.2.7费用投入和成本测算要求针对拟接小区的现状和管理要求、难度逐项测算出前期投入和管理成本。7.2.8经济效益分析要求按照物业管理“以区养区、保本微利”的特点详尽地计算出拟接物业后的经济效益。7.3. 评审小组人员组成组长：物业总监，副组长：拓展总监，组员：财务、人事、环境、工程、安保经理或主管。8. 制作标书8.1总经理依据拓展部收集到的拟接物业的信息和现场实地考察的结果给出编制投标书的原则和要求。8.2拓展部经理依据招标文件要求组织协调收集相关部门须提供投标资料。8.3评审小组开始详细依照本方案7.2条的要求逐条完成单项评审编制工作。8.4拓展部专员在单项工作编制完毕后开始组织汇编。8.5汇编完成后报总经理审批及定稿。8.6针对具体项目，拓展专员根据评审小组报总经理同意执行价格在投标时间前2天，报总经理审核同意，制作标书。8.7 投标时间前一天，保质保量完成投标文件制作汇编工作，需要光盘的同时一并制作完成，并按招标文件要求装裱、密封。9.投标9.1 拓展总监根据投标文件要求及时间、地点做好投标准备，结合项目情况直接参与投标或邀请总经理参与。9.2投标时依据现场情况，须改动投标文件重要内容的，如：有价格变动等，须口头上报总经理，经总经理同意后方可改动。10.投标结果及投标保证金的收回10.1 投标完成后，及时跟进招标单位的中标结果，及时收回投标保证金，如果中标，积极与招标方联系进行合同签订的讨论及签订工作。10.2 流标：流标后，根据招标方给出的意见，分析流标的问题所在，及时修正工作不足，积极应对，调整策略为下一步工作总结经验吸取教训。11. 物业入场实施管理11.1 配合物业部成立物业接管领导小组：公司在业务拓展的同时，成立以物业总监为组长的物业接管领导小组。11.2负责物管部与招标方的入场衔接及联系沟通。11.3及时根据拓展合同安排入场实施管理。附件1工作流程评审小组职责：1、 研究招标文件及招标方服务要求，质量标准。2、 实地勘察招标场地体量。3、 研究投标项目拟投入人员、及服务方案，所需资金情况，实施计划，管理措施，项目合理性建议。楼盘项目信 息 源报物业总监，组建项目班底，人、财、物准备入场总结分析流标原因制作完标书报总经理同意，签发进入下一步评审小组组成组长：物业总监副组长：拓展总监组员：财务经理 人事经理 环境 工程 安保评审确定投标价报总经理批复网上下载投批总经理研究体量后购买标书物业部入场实施管理接管小组准备实施流标中标签订合同投标制作标书公司评审小组研究接单附件2招投标拓展项目基本情况表招标内容地址招标单位地址规模项目期价格联系人电话投标单位资格要求投标文件获取投标文件递交备注附件3服务要求评审表客户名称开标日期服务期间服务方式信息来源 c 电话记录 c附招标书或合同草案等 共 页顾客对服务明示与潜在的要求（技术要求、质量要求、支持服务、价格等）填写人： 日期：本公司为满足顾客要求作出的承诺填写人： 日期：物业部（日常管理工作方案、难点、重点管理方案设备及人员配制）填写人： 日期：采购部（设备及物料供应能力）填写人： 日期：财务部（开办费、管理成本、预期效益的测算）填写人： 日期：人力资源部（拟接项目的人员配置招录情况）填写人： 日期：评审结论（由总经理或分管副总经理签名批准）填写人： 日期：备注10附件4物业项目信息汇总表序号项目名称服务内容服务面积开标日期采购预算备注12附件5评审小组人员名单项目名称：项目地址：姓名部门小组职务主要职责