企业信息化管理需求

分销资源计划系统市场解决方案金算盘软件开发公司2003年3月目 录一、现代竞争环境下企业的信息化管理需求31.1企业信息化管理需求3二、软件方案重点42.1 目前管理中的需求重点和解决方法42.1.1 集团财务及报表合并处理机多场所业务处理42.1.2 物流管理及成本控制52.1.3 批号跟踪52.1.4 销售分析52.1.5 市场、销售方面62.2金算盘整体解决方案82.2.1 市场、销售方面92.2.2 采购管理122.2.3财务管理17三、总体设计思想22一、 现代竞争环境下企业的信息化管理需求工欲善其事，必先利其器。面对中国及世界各行业的广阔前景，面对国际化的激烈的竞争环境，必须利用先进的管理手段，不断完善自身管理，适应形势发展的需要，加快新产品研发的时间，提高客户服务的响应时间，加强物料供应的计划性，强化成本核算。采用国际通用的商品化软件达到上述目的，这也是企业提高管理水平、逐步发展壮大的成功之路。1 1企业信息化管理需求国内市场经济的持续发展，国内外厂家的逐步投入使市场的竞争日益激烈，客户的要求越来越高，要求的交货周期短，利润越来越薄，促使企业必须在外抓市场获得客户的同时内抓管理，降低成本提高效率，增强竞争能力。在引进先进的管理系统的同时引进管理思想，调整组织架构，适应市场竞争的要求；借助软件建立规范化的管理体系及业务处理流程，提高整体管理水平。在管理系统的论证过程中，我们认为面对现代的竞争环境要有两大需求：1，规范和提高企业的管理体系，解决目前存在的实际管理问题；2，建立快速动态的市场适应机制，增强企业的竞争能力。“总体规划、分步实施”是建立企业管理信息系统的一个通常的做法，有鉴于此，我们试图从全局观念，给贵公司的整体方案提出建议。根据我们双方的多次讨论，我们认为，系统设计目标应定位在以下三个方面：A. 建立集中、统一、准确的企业基本数据，实时动态更新，使之形成迅速畅通的网络，为各部门实现信息共享，不仅有效地把各个部门结合成一个有机整体，也为经营决策和日常管理提供可靠的依据。系统建立后，目前管理上的一些问题可得到相应的解决。B. 利用计算机管理系统的建立，建立健全一套符合现代企业管理规范的管理流程。计算机管理信息系统高度融合了当今世界行之有效的DRP原理和最新的管理思想，提供了这样一套工具，并结合企业自身的实际情况，满足企业未来的发展需求。这是建立系统的基本目标。随着管理业务流程的优化及规范，随着应用先进管理工具带来的管理深化及细化，企业的管理水平和管理效率会有较大提高，给企业带来效益，加强企业的竞争力。C. 建立符合未来电子商务标准的、面向客户、跟随市场变化的管理体系，为企业的不断发展奠定基础。这是系统的长远目标，管理技术及计算机技术在不断发展之中，企业应用计算机管理的水平也应跟随技术的发展。二、 软件方案重点 2.1 目前管理中的需求重点和解决方法2.1.1集团财务及报表合并处理及多场所业务处理支持不同的企业控制结构 多公司多场所 统一的订单及采购管理 合并财务报表集团公司总部分公司分公司分公司多公司及多场所功能可以实现：公司本部及外地分公司及分销机构以及公司总体的多套财务报表具体的业务及财务处理在各下属单位中进行，总公司可以查 询分公司的具体业务，分公司可以设定不同的帐户。各套财务帐相互间的报表合并关系分公司的帐务可以汇总到总公司分公司间的内部往来帐务处理可以设定两各分公司间不同的核算级别，不带利润或带利润财务数据分析及追朔功能财务数据的逐层查询，并可在不同的场所间转换，直至查询到业务明细全局订单管理对同一订单可由不同的仓库或地点发货。全局客户管理统一控制客户的应收帐及付款及多币种处理全局存货管理指定某一物料的采购地点，实现不同仓库及地点间的统一采购统一管理调配不同的仓库及地点间的库存产品2.1.2物流管理及成本控制管理规范化办公自动化2.1.3批号跟踪批号跟踪提供对项目的完全控制，从采购到制造到发运给客户，这种能力包括：l 库存货位l 库存接收、转移、发出l 产品接收和移动批号跟踪还提供跟踪每一批的相关信息的功能。每个批号都有一个批号主文件帮助跟踪：l 批号建立日期l 过期日期l 供应商批号l 证书号l 来源l 文字说明这些特点对查找问题、质量保证、文档记录、业务计划非常有用。此外，的批号跟踪还提供各种报告、显示：l 批在哪里使用l 所有的子批（另一批的部分）l 根据批号的物料处理还允许您强制在需要的时候进行批号控制，批号可以在项目一级定义，并且可以根据需求控制批号的唯一性，尽管批号一般是由自动建立的，您还可以在必要的时候改写它。2.1.4销售分析客户订单销售分析分析客户从您企业订货的项目以及多长时间间隔是个非常重要的工作。的客户订单输入提供以下报告来帮助您的分析，对于每一客户，您可以用一个文件跟踪： 订货数量 退货数量 特殊价格销售分析报告的灵活报表功能为销售分析提供关于客户、产品、销售人员的重要的分析数据，这些报告包括： 根据产品码的订单报告 根据项目数量的报告 根据项目销售的报告 根据项目的客户报告 根据销售人员的项目报告 根据客户的项目报告 根据销售状态的销售分析 根据项目的销售分析2.1.5应收帐控制与分析信用暂停信用暂停的特点对于下列情况的客户非常有用： 按客户信用限额的信用控制 按帐龄时间的信用控制 按订单付款比例的信用控制 按集团客户的信用控制它可以停止发运未完成订单的货物给信用暂停的客户直到信用恢复。的应收帐提供了一种帮助企业管理帐单并收回所有的款项的工具。会计人员可以利用应收帐强大的财务功能，有效地跟踪： 发票 应收款 借贷通知单 客户信息应收帐客户主文件的客户主文件与应收帐功能和客户订单输入功能是紧密集成的，它存放着客户的详细信息。 信用历史 暂停信用的客户 当前未结的订单余额 应收帐详细历史 文字说明这些使您可以方便地查看不同的客户信息。例如：从一个屏幕就可以看到最大，平均，最近的余额。一个按键就可以显示详细的信息通过与客户订单输入功能的集成，使应收帐发票处理变得非常容易。当订单发货时，发票数据即准备就绪并且应收帐也同时产生。这不仅节省了时间，还减少了处理的环节。应收帐自动发票进行直接的处理，帐龄报告，催款信的帐龄报告给企业有关过期应收帐的信息，报表可以根据下面排列： 发票日期 到期日 姓名 数字 销售员通过设定适当的时间期段，您可以非常方便地查到过期应收帐的信息，还可以定制报表的格式以满足广泛的需求。订单输入人员可以从任何订单看到客户的信用信息。客户结帐单和报表通知客户过去月份发给它们的发票可以打印客户结帐单。此外，还有各种灵活的报表可供使用，包括： 付款处理表 现金收入到期 客户分析应收帐日记帐处理2.2 金算盘整体解决方案功能模块图结构件材料和辅件采购申请采购管理存货管理 采购申请 定单管理 单价管理 供应商管理 供应商定单 品种管理 仓库管理 库存管理 收付管理入库/退库信息交货销售管理债务管理 订单管理 出库管理 售价管理 客户管理总帐管理 客户交货订单债权管理金算盘提供的解决方案是一个面向整个企业的整体解决方案，也是将来要建立的一个目标管理信息系统，将涉及到企业的财务、分销等各个主要方面。以上正是DRP（分销资源计划管理）的逻辑结构图，事实上它提供了把一个企业变成一个有机的整体的多种途径，并可不断的、灵活的调整，以适应不断变化的市场形势，始终保持很强的竞争能力。这样一套系统的建立，至少可以得到如下好处：l 信息集成企业内部信息和业务信息得到集成，充分利用企业的有限资源，增强了企业的快速反应能力和市场竞争力。l 快速反应能快速得到用户的反馈，及时调整产品方向和提高服务质量，适应客户需求。不致于产生断货现象，丧失大好的商业机会。l 资本经营走向良性循环及时准确了解管理成本，找到灵活有效的定价策略，并有效控制资金流向，降低成本，达到资本经营的良性循环。l 高效率的决策支持 集成的销售分析，执行情况报告等功能，使您在掌握全面准确的信息，作出最佳的决策，远远地超出竞争伙伴。l 最大的投资回报率 企业在伴随着物流、资金流的同时，也伴随着信息流，这三流的通畅使企业不仅在微观上控制如库存占压、成本上升等问题，在宏观上给企业决策者以准确及时的信息，效益是非常明显的。2.2.1 市场、销售方面客户订单销售分析分析客户从您企业订货的项目以及多长时间间隔是个非常重要的工作。的客户订单输入提供以下报告来帮助您的分析，对于每一客户，您可以用一个文件跟踪：l 订货数量l 退货数量l 特殊价格销售分析报告的灵活报表功能为销售分析提供关于客户、产品、销售人员的重要的分析数据，这些报告包括：l 根据产品码的订单报告l 根据项目数量的报告l 根据项目销售的报告l 根据项目的客户报告l 根据销售人员的项目报告l 根据客户的项目报告l 根据销售状态的销售分析l 根据项目的销售分析灵活的数据输入的订单多行项目输入能大大加快订单的输入速度。订单准确性验证能自动检查每个订单（无论多复杂的订单）的准确性，包括：l 价格l 折扣l 信用额由于市场幅员辽阔，对不同的区域实行不同的价格政策是合理的，所以，需要对每个客户的详细信息进行管理，并可随时查询，提交相应的报告。价格的用户可以选择使用价格矩阵。价格矩阵允许用户建立价格公式来处理不同的数量段、促销期间、将来价格和特殊折扣的计算。此外，还可适应订单级的折扣，包括基于订单总价值的折扣百分比。当设置一订单时，用户只需输入具体的金额，将自动根据比例计算出折扣。详尽的在线客户记录除了客户主文件中存储的客户信息外，还提供对每个客户的几乎无限制的文字描述。这些文字描述可用来跟踪重要的细节，如发运说明、信用注解等。订单输入报告广泛的在线报告提供管理人员所关心的信息：l 订单状态报告l 客户订单审计和预定分析报告数量价格发货日期l 订单异常报告超过客户的信用限额零数量系统定义的价格被改写l 返回订单l 将发货的日期l 可供发货的销售模快具强大的功能：客户订单输入；货物发运；发票；库存预留；报价；多计量单位；多货币；信用证控制等。在作销售订单时有一个功能“时段库存”，销售人员与客户签订单可参考 这个报表，销售人员不仅可看当前库存，还可看未来某个时间点的库存 状况， 即在制品库存；对某些比较重要的订单，可对这个订单的物料作库存保留，即保证库存留有此订单上物料的数量而不被其他订单所用，直到对这个订 单的物 料发货为止；一旦发货和开发票后，系统自动将其联接到应收帐，并能处理预付款、定金，及所有付款与发票的匹配；软件的预算功能是专为报价而设计，结合产品配置功能在进行报价时可方便地确定BOM，快速地算出成本，根据系统提供的一个灵活的基于公式或基于矩阵的报价选择，可得出一个报价，企业能更好的参与竞争；系统的多计量单位功能可以一个 计量单位储存物料，而以另一个计量单位发货；客户订单管理将销售的各个环节紧密地联系在一起，包括如下功能：l 客户订单输入l 状态检查l 货物发运l 发票与相关系统的集成内部的集成意味着一旦一个客户订单的发生，系统中的其它相关数据将自动更新，它包括：l 库存客户订单输入产生基于时间的库存分配l 采购客户订单输入产生采购原材料的请购单集成意味着在每次接收到订单时不需要打电话到其它部门或亲自递交各种表格，大大节省宝贵的时间。此外，当产品发运之后，又能自动地修改相关功能模块中的信息，如：应收帐系统收集到各个市场的销售状况，及时调配各个仓库之间的库存。同时，由于系统的帮助，可预测到未来一段时间内的在库量，根据市场预测的销售量，迅速组织原材料的采购，开始生产，绝对不会因断货而白白丧失利润。库存预留金算盘系统提供订单保留功能，用户可以对整个订单或对订单中的某些产品进行保留。可以调整保留数量及保留的预计日期。可以指定保留的产品的仓库货位。也可以对保留进行撤销。对保留的订单和产品及可供保留的产品可以进行方便的查询。客户服务客户订单管理中的客户服务功能给客户服务人员提供有关客户订单的常用信息，如：l 订单查询订单状态的快速访问l 订单行项目查询列出某一客户的所有订单项目l 预算查询预算订单的状态的快速访问l 预算行项目查询列出某一客户的所有预算订单项目l 项目可用显示物品项目的可用性以及所有库存中的分布l 基于时间的库存状态显示将库存的预期的接收、发出、状态l 客户主文件显示客户有关的详细信息浏览功能客户服务人员能够方便地查看和检索客户和订单的有关信息。由于是与仓库、财务应收帐等集成在一起的，一旦发生了变化，那么，相关数据也会发生变化，所以，不会出现三方不匹配的问题。并且，在发货管理等方面有很强的功能。装箱、提单、发运的客户订单管理帮助您维护繁杂的各种细节：装箱单、提单、发运，同时，的集成功能意味着所有的发票和信用记录将自动转帐到应收帐中。装箱打印出来的装箱单将装箱变得非常方便，节省大量的时间将货物从仓库中提取出来。帐单提供3种方式的帐单：l 一般的，从发运处理中自动产生l 按比例或固定数量分批开发票，客户订单可以方便地按一时间表处理帐单而不是与发运日期相联系。l 发票调整允许同一客户的帐单到的地址和运货到的地址对于每个帐单到地址可以定义多个发货到地址（包括联系人、电话、传真号码等）。此外，的客户订单输入允许建立一个地址作为集团客户的帐单地址，籍此可以定义一个或多个客户作为该客户的子客户。发运万一客户要求将货发运到一个不是由发运到字段中说明的地址时，允许您将的可供发运物品报告说明所有项目的到期日期并准备发运，还可以存储此信息到一个发运批文件中，使您迅速、准确地处理所有的发运。当发运一个客户订单时，集成功能将修改相应的库存记录、客户活动记录和总帐。退货的订单管理功能还能帮助您管理退货。它还包括用户自己定义的退货原因代码来帮助您分析为什么发生退货，收集的信息将可用来分析质量问题并作出必要的改进。当然，客户通讯日志还将记录与客户的联系，帮助您确定为什么会发生退货。销售佣金提供全方位的佣金管理，包括：l 多段佣金l 佣金分配l 发票付款或收款时付款l 支付内部人员或外部供应商批号跟踪当发运一个批号控制的项目，用户必须选择一具体的批号来完成发运，每个批号主文件包括一系列用户定义的字段，用于跟踪重要的信息，如：l 接收数量l 参考源l 供应商批号l 证书号l 无限制的文字说明可选的客户订单管理功能除了内部的客户订单功能，还提供两种外接功能：条形码数据采集和EDI。2.2.2 采购管理普通采购单/总括采购单普通采购单可以包括多个采购项目，每个项目都有一个到货期。总括采购单允许建立一个总括的采购单，将项目在将来的一定时间段内分批分次地到货。这对于某些生产环境（如准时制生产），要求供应商将零部件分批分次地发货是非常有用的。为了保证原料的充足供应，总括的采购单可以包括多个项目行，每个项目又可以包括多个发货行。因此，总括的采购单能极大地减少重复采购单的数量。文字说明的存储与复制用内置的文本编辑功能可以跟踪并记录重要的采购信息。详细的信息可以包括具体供应商，具体部件的特殊说明及规范信息。非库存项目采购采购功能还可以处理非库存项目的采购，尽管采购的项目是一些特殊的或一次性项目，但是采购管理仍然可以正确地产生采购单，接收货物并付款。此外，不需要为非库存项目建立项目主文件记录。直接发运采购订单一个采购单中的货物可以直接发货到不同的地方。退货您可以跟踪退货的采购项目。包括含有用户定义的退货原因码，这些退货产生应付帐的凭证并修正相应的统计数据。事务跟踪采购管理提供跟踪各种信息的屏幕。如：l 应付帐（供应商）l 付款到期日l 可获得的折扣l 获得的折扣采购单关联每一个采购单的项目都可以直接关联到项目需要的地方，包括：l 工作令l 客户订单l 库存l 仓库转移计量单位换算提供不同的计量单位换算功能，允许您用一种计量单位采购，另一种计量单位接收，第三种计量单位入库。审计（跟踪）当您修改采购订单时（不论是内容还是状态），通过采购单改变的功能自动记录发生的变化。当采购单变化时，采购单表头说明采购单当前的版本，而采购变更单将记录改变的详细信息。此外，提供到岸成本功能，允许修改运费，税金及手续费的变化。货物接收的采购管理包括灵活的接收选项，所有的订单接收都会自动记录在供应商历史记录中，并提供效绩分析。在接收屏幕上您可以查看：l 是客户订单还是车间作业请求的项目接收l 采购单信息l 项目数量l 库存供应l 批号成批接收许多采购部门面临着大量的货物接收的工作，可以用的多行处理功能同时进行多个接收，这个特点允许建立一个成批接收单并方便地产生所有的数据。更少的事务处理和货物处理集成的功能将极大地减少事务处理和货物处理的工作：l 采购单的货物项目可以在接收的同时直接发送到一个工作令中l 采购单的货物项目可以在接收的同时直接发运l 货物项目可以直接送去检验三方匹配（对照）允许在线对照采购单，收货单与发票，根据这个对照，应付凭证报告列出已收到货物但还没有收到发票的采购单，以及收到货物但是发票价格与原始价格不同的采购单。供应商主文件有效地管理应付帐源于集成的供应商主文件。应付帐和采购。供应商主文件存储所有供应商的必要的信息，包括：l 姓名l 地址l 税号l 联系人l 付款信息l 采购活动l 文字说明供应商通讯日志的供应商通讯日志记录供应商以及与您企业的关系的详细信息，并查看企业与供应商的所有通讯将是非常有用的。这种通讯包括：l 联系人l 跟踪日期l 合同标题，订单状态，请求等l 会谈记录l 任何希望记录的信息对供应商的考核是非常完整的，可以根据所需要的信息制定出相应的报表，分别对应合格、不合格等五种状态进行排序等，列出首选供应商或次级供应商等，再进行配额分配，非常方便。供应商分析的采购管理包括所有过去采购历史的详细信息，即采购单没有被删除，而是存储起来作为历史变更。这些详细的信息可以帮助企业衡量供应商的效绩。供应商分析报告l 供应商分析报告显示每个供应商的供应量，以及折扣（包括本年和上年l 请购报告列出项目，在库量，订货量，已分配量，在制量以及安全库存。显示项目所有的消耗和补充信息，允许查看将来的需求量而无需运行MRPl 其它采购报告l 采购金额报告l 采购单状态（根据供应商，项目，采购单l 采购成本差异报告l 采购到期报告库存分类库存的项目可以分成几类。如：l 采购物料l 成品l 存货 l 非存货在线联机状态任何库存项目的状态都是在线可得的。即使是在不同的仓库的不同的货位上的项目。此外，库存事务处理立即自动进行更新，即可以看到最新的精确库存量。计量单位换算为了支持多种计量单位的适用，允许定义计量单位以及单位之间的换算。也即，可以：l 从供应商用一种计量单位购买l 工厂里用另一种计量单位使用l 用第三种计量单位销售给客户精确的库存为了维护精确的库存，提供了循环盘库和实际库存盘点来帮助企业控制库存的精确性。l 循环盘库帮助企业管理库存中项目的经常性盘库。这个工具可以建立一个盘库时间表，在系统库存最终修正之间可以打印盘库清单以及盘库差异报告，使您可以进行必要的重新清点。l 实际库存盘点还提供一种综合的盘库方法，在实际库存盘库时将冻结库存，类似于循环盘库，盘库清单和差异报告同样将帮助减少差错。任意的库存货位利用库存控制，可以在需要库存货位时快速建立库存货位，而不必预先定义。另外，如果库存量降为零时，将自动删除此临时货位。采购尽管应收帐与采购是集成的，还允许为车间采购并接受数据。供应商的发票将与接受数据匹配产生应付帐凭证。审核过后，凭证将过帐到应付帐日记帐。这允许您不断修正企业的真实财务状况，而不是在月末。重复凭证除了采购凭证，还允许您输入重复凭证，指每月都要发生的标准费用。如：l 用具l 抵押l 保险管理对所有供应商的付款是又一的灵活处理。的应付帐管理提供必要的工具：l 比较支票与付款凭证l 监视未付的凭证l 作必要的调整l 维护详细的供应商信息批号跟踪的批号跟踪提供对项目的完全控制，从采购到制造到发运给客户，这种能力包括：l 库存货位l 库存接收、转移、发出l 产品接收和移动批号跟踪还提供跟踪每一批的相关信息的功能。每个批号都有一个批号主文件帮助跟踪：l 批号建立日期l 过期日期l 供应商批号l 证书号l 来源l 文字说明这些特点对查找问题、质量保证、文档记录、业务计划非常有用。此外，的批号跟踪还提供各种报告、显示：l 批在哪里使用l 所有的子批（另一批的部分）l 根据批号的物料处理还允许您强制在需要的时候进行批号控制，批号可以在项目一级定义，并且可以根据需求控制批号的唯一性，尽管批号一般是由自动建立的，您还可以在必要的时候改写它。库存控制报告l 物料处理报告提供的物料处理报告可以根据项目、货位、仓库、工作令、采购单、客户订单报告，指定时间、指定项目范围。l 项目毛利报告显示指定范围内的项目相应的价格、成本和毛利。l 缩进式的使用报告显示项目的上级项目，并指明在BOM中的使用处。l 低于安全库存报告显示项目主文件中在库量低于安全库存的项目。l 货位库存价值报告显示根据货位的所有项目以及实际价格、标准价格、总价、货位总价l ABC分析允许您根据项目整体价格或数量将库存进行ABC分类，分析中可以包括采购件或制造件。2.2.4 财务管理财务几乎与各个部门都有联系。贵公司在财务上的要求很高。对销售货款的及时回收、销售费用管理等是重点。系统提供的功能比较丰富，更由于它是跟销售等其他部分紧密集成在一起的，所以，满足贵公司在财务方面的需求。应收帐最大的问题可以说是应收帐款的回收，如何控制客户的信用额度、帐龄分析、催款等都是一个难以查询和实施的问题。系统在这方面的功能可以说是非常强劲的。的应收帐提供了一种帮助企业管理帐单并收回所有的款项的工具。会计人员可以利用应收帐强大的财务功能，有效地跟踪：l 发票l 应收款l 借贷通知单l 客户信息应收帐客户主文件的客户主文件与应收帐功能和客户订单输入功能是紧密集成的，它存放着客户的详细信息。包括：l 名字l 地址l 联系人l 信用额度l 销售活动l 通讯记录此外，的客户文件维护：l 信用历史l 暂停信用的客户l 当前未结的订单余额l 应收帐详细历史l 文字说明这些使您可以方便地查看不同的客户信息。例如：从一个屏幕就可以看到最大，平均，最近的余额。一个按键就可以显示详细的信息。发票的灵活性可提供两种发票方法：l 自动的l 手工的自动发票通过与客户订单输入功能的集成，使应收帐发票处理变得非常容易。当订单发货时，发票数据即准备就绪并且应收帐也同时产生。这不仅节省了时间，还减少了处理的环节。应收帐自动发票进行直接的处理，允许用户：l 产生发票l 指定缺省科目l 在应收帐处理文件中查看进行的处理l 查看批文件列出所有的发票，借，贷，客户付款不通过产生的发票可以加入此文件l 进行必要的修正l 将其过帐到应收帐分配日记帐中如果在过帐之后需要修改，借项或贷项通知单将保证帐户的平衡和完整。的内部 安全性将保证只有授权用户才能修改和查看处理。手工发票也支持手工发票，对于不是由客户订单产生的应收帐是很有用的。分配付款快速发票付款提供一种快速发票付款，可极大减少付款时间。只要说明哪个客户需要付款，将列出客户的所有未结帐，已分配的现金将对应相应的发票。付未结款项如果客户付款但未说明具体的发票号，可自动将其对应一未结帐户。以后，此帐户还可以重新打开并且将付款贷记指定帐户。一个付款对应多个帐户允许集团用户科目结构，允许用一个帐户对应任意数的客户帐户。在线客户通讯日志有效的应收帐要求准确及时的客户信息。提供的客户通讯日志允许您存储跟踪所有的客户通讯。用客户通讯日志可记录与具体客户的电话交谈记录，或用它作为一个客户承付款诺的备忘录。其它希望跟踪的信息包括：l 联系人l 跟踪日期l 客户问题l 客户服务问题帐龄报告，催款信，财务罚款的帐龄报告给企业有关过期应收帐的信息，报表可以根据下面排列：l 发票日期l 到期日l 姓名l 数字l 销售员通过设定适当的时间期段，您可以非常方便地查到过期应收帐的信息，还可以定制报表的格式以满足广泛的需求。如果必要，将自动计算过期的应收帐的财务罚款。信用暂停信用暂停的特点对于下列情况的客户非常有用：l 不按时付款l 超过设定的信用限度它可以停止发运未完成订单的货物给信用暂停的客户直到信用恢复。订单输入人员可以从任何订单看到客户的信用信息。客户结帐单和报表通知客户过去月份发给它们的发票可以打印客户结帐单。此外，还有各种灵活的报表可供使用，包括：l 付款处理表l 现金收入到期l 客户分析l 应收帐日记帐处理银行对帐的应收帐允许维护多个现金帐户。银行对帐文件跟踪每个现金帐户，并产生对帐单。任何银行处理都能对帐。包括：l 现金支票l 存款l 服务费l 利息这些详细信息给您关于所有财务状况的迅速准确的了解。灵活的结帐应收帐提供灵活的基于日期而非期段的月结帐。这意味着在当前月未处理进行之前已经可以处理下月的事务了。内置的安全性（同总帐）应付帐应付帐分配日记帐通过为每个应付帐处理产生一个日记帐记录来集成应付帐和应付帐分配日记帐。应付帐过帐处理文件给您所有重要的供应商帐户信息。如：l 凭证l 付款l 调整l 至今总数这作为所有付款活动的存放地，更重要的是允许看到还有多少发票或付款。帐龄报告允许您显示关于供应商帐户和余额信息的帐龄报告。这些报告可以用五个用户定义的时段显示未完成的活动。年期段可以根据如下计算：l 凭证l 到期日30，60，90，120天等。帐龄报告可以按下列排序组织：l 供应商名字l 到期日l 凭证号l 具体的币种凭证付款提供工具来帮助您决定何时，如何对供应商付款。如：在支票打印前，可以查看，修改已产生的付款处理，接着可决定如何付款：l 指定标准范围内供应商范围期间内凭证范围l 计算机产生的支票l 手写的支票l 电汇快速凭证付款特点的快速凭证付款允许您快速选择凭证来付款，通过快速查看和总结未完成凭证，就可以决定对哪一个付款。自动凭证付款特点为更加方便，可以自动选择供应商付款。根据适当的折扣自动产生所有到期凭证。用户可以决定所付款的凭证或延迟某些凭证。付款暂停如果付款需要对某一特定供应商暂停。付款暂停的特点可以帮助您避免不需要的付款。应付款还包括原因码，说明暂停付款的原因。灵活的结帐的应付帐提供基于日期而非期段的月末结转。这意味着财会人员可以在本月结转之前就可以进行下月的凭证输入。内置安全性的内置安全性保护应付帐凭证不被非授权用户的访问。由于的安全性是由单独功能设置的，可以为付款建立检查平衡过程。如：一张发票到来，会计人员输入并产生相应的凭证，但是却无权去付款。灵活的报告l 应付帐事务日记帐列出应付帐分配日记帐中的内容l 现金影响显示一段时期内期望的现金流量。l 采购定现金显示某供应商的定金显示潜在的所有者权益，因为货还未到l 现金需求基于时间的付款表对应所有者权益l 供应商分析供应商的详细采购和付款信息l 付款凭证登记表 详细注册所有产生的凭证。 三、总体设计思想东软金算盘分销资源管理系统的设计思想是稳定、安全、完整实用、科学先进，具备开放性、可扩展性、可维护性。3.1稳定性东软金算盘分销资源管理系统具有很强的可伸缩性，既能在普通PC上运行，又能在高档工作站或小型机上运行。既能在方便易用的Windows98/NT2000上运行，也能在高度可靠、高度稳定、高度安全的Linux等类Unix系统上运行。东软金算盘分销资源管理系统从系统供电、系统设备装备水平、平台选用、软件开发等方面充分保证系统运行可靠，对故障有诊断功能和故障隔离功能。3.2安全性系统具有先进的加密技术，容错技术。对外界避免非法访问，盗用信息，破坏系统，防病毒感染。对系统内部进行层次权限管理，严格规定使用权限，防止盗用侵权、非法操作。对盗用权限操作，有严密的监视记录和报警功能。对外部侵入有严格的信息交换加密技术。对病毒有良好的防范、监视、处置技术。3.3完整适用性东软金算盘分销资源管理系统从企业全局出发，与东软其他管理系统紧密集成，以企业总体发展规划目标为依据，覆盖企业管理的需要，功能齐全，完成对企业管理的全过程支持。统筹规划，整体设计，充分考虑系统功能的变化改动。系统满足使用的功能要求。能全面应用于信息处理、存储、共享、管理、查询等实际的全流程业务处理。3.4科学先进性系统软件平台、硬件平台、网络通讯等技术具有一定的先进性、超前性，成熟可靠，能保证一定的生命周期和升级提高。系统开发广泛采用现代的管理科学、数学方法、管理经验，使系统具有国内先进水平的现代化企业信息系统。3.5 开放性系统具有良好的信息交换能力，对用户提供良好的互联、兼容。3.6 可扩展性东软金算盘采用j2ee 四层模型，业务表示和业务逻辑彻底分开包装，各个模块相互独立，业务模型发生变化，只要修改相应模块，互不影响。整个分销系统具有良好的可扩展性。