档案资料整理的标准及要求1

档案资料整理的标准及要求为促进学校各部门档案资料整理的规范性，提升学校档案管理水平，根据学校实际情况，特制定郑州市第五十八中学档案资料整理的标准及要求。一、档案资料完整性要求：1档案资料的封面（对资料内容的概括）。2档案资料的目录（格式见附件）。3档案资料的内容：（1）相关文件或通知；（2）实施方案或工作计划；（3）相关制度；（4）简报或新闻报道；（5）图片；（6）其他佐证资料；（7）活动总结。4档案资料的文本格式要符合公文格式要求：（1）标题：大标题不能头重脚轻，用2号方正大标宋体居中，下面空一行写正文。（2）正文：字体颜色黑色；一级标题3号黑体，二级标题3号楷体，三级标题及正文3号仿宋，数字、年月均使用阿拉伯数字。（3）落款：正文结束空两行后落款（署名）3号仿宋；标题如果有单位名称，落款只写日期。（4）页边距：上边距4厘米，下边距3.2厘米，左边距2.5厘米，右边距2.6厘米。（5）行距：28磅；每页22行，每行28个字。（6）整篇内容的段落设置：段前段后0行，固定值28磅。（7）页码：小四阿拉伯数字，左右各放一条宋体小四一字线，页面下方居中。二、档案资料用纸要求：所有材料使用A4纸（除原件外）。三、档案资料印制要求：1正式文件必须是红头格式并加盖公章（红头格式见附件）。2提交的图片资料每页打印两张（每张大小：约410*260），图片下方用四号仿宋字居中注明时间、地点、人物、事件。3所有资料均双面打印。四、档案资料装订要求：1档案资料整理完成，用拉杆夹夹整齐，装入档案盒中。（如果一个档案盒中有多个拉杆夹文件，还需要另附总目录）2如果一项档案资料有多个档案盒，要在档案盒上有标注。五、档案资料归档要求： 1统一使用学校金色塑料档案盒。2档案资料的封面及档案盒的标签统一使用棕色牛皮纸。 六、附件：1档案盒标签示例。2档案资料的封面示例。3档案资料的目录示例。4正式文件的红头示例。5简报格式示例。6图片资料示例。 2018年12月12日 郑州市中学文明办布置各项工作资料 （3-1）文明办布置各项工作资料 （3-1）文明办布置各项工作资料二0一八年十二月卷 内 文 件 目 录序号文 件 材 料 题 名日期页码备注1相关文件或通知（仿宋小四）2018.1.1212实施方案或工作计划2018.1.1333相关制度2018.1.1374简报或新闻报道2018.3.1585图片2018.3.15116其他佐证资料2018.9.15137活动总结2018.12.2725891011121314151617181920郑58中【2018】19号（注：红头文件的落款格式示例如下，注意此落款 要在偶数页的下方。） 2018年12月12日印发 简 报 郑州市第 第19期 2018年12月12日（注：简报不需要落款）- 9 -