公司费用报销制度

北京首信股份有限公司费用报销制度第一章总则第一条为加强各项支出的监控力度，规范借款报销行为，有效控制费用规模，最大限度节约开支，特制定本制度。第二条本制度的具体内容划分为总则、借款制度、报销制度、差旅费报销制度、移动话费报销制度、借款报销审批权限的规定、罚则和附则八部分。第三条 本制度所指的借款报销范围包括年度预算内的支出、超年度预算的部分和预算外的支出。具体支出项目包括业务性支出和费用性支出两部分，其中费用性支出是指日常费用、劳务费用、设备购置费用、各类会议（含展览会、展示会）支出、广告费用和其他支出。第四条 本制度的适用范围包括公司总部各部门、公司所属各事业部、研究院各研究所。第二章借款制度第五条 各类借款（现金、支票、汇款）均需填写经营财务部规定的专用单据。1、现金借款：需要填写“北京首信股份有限公司现金借款单”一式三联。第一联为财务记帐联，第二联为存查联，第三联为借款人留存联。借款人应妥善保存留存联，报销时出具此联进行借款核销。2、非现金借款：需要填写“北京首信股份有限公司支票申请单”3、借款人应将借款单据的各项目填写齐全，按借款审批权限经有关领导批准后方可去财务部领款。4、对下列特殊事项，除填制经营财务规定的借款单据外，还应填制规定的特殊单据(1) 购买固定资产需填写“固定资产购买申请单”一式三份。具体操作明细见固定资产管理规定。(2) 办公用品，礼品的借款需填制“办公用品，礼品审批单”，经总裁办批准后到经营财务部办理借款手续。(3) 差旅费借款应填制“出差申请表”（具体格式及填列方法见人力资源部下发的“员工考勤休假管理办法”），经相关领导审批后到财务办理借款手续。第六条 凡借支现金 1 万元以上（含 1 万元）者均需提前一天电话通知经营财务部，以便经营财务部备款。第七条 借款人应严格遵守费用报销的时限规定，否则不得再次借款。特殊情况不能及时报销而仍需借款者，须部门总经理核实并予以特殊说明后方可办理借款手续。对于无正常理由逾期两个月没有履行报销手续者，将按本制度第七章罚则的有关规定给予处罚。第八条 对各部门年度财务支出预算实行分类总量控制，凡超预算开支和预算外开支将严格审核严格控制。第三章报销制度第九条经营财务部的报销时间为上午 8：30 到 11：45；下午 1：00到 4：30，请各部门在规定的时间内报销，财务部门有权根据实际操作情况调整报销时间。第十条 因报销需要支取现金超过1 万元（含 1 万元）的，均需提前一天电话通知经营财务部，以便财务部备款。第十一条 报销的基本操作程序（1）报销时：市内单据报销，应填写“本市费用报销单”，经手人、验收人、审批人均应在原始单据上签字，如原始单据金额较小且数量较多，可加盖骑缝章，原始单据为单张报销时可不填“报销单”；外埠差旅报销，应填写“外埠借款报销单”，与差旅相关的单据（飞机票除外）可由审批人在“报销单”上统一签字，其他单据（如：餐费、礼品、招待、食品等）必须有审批人在原始单据上逐笔签字，如单项费用超过500元应有主管副总裁审批签字。（2）如报销借款，需携带原借款单第三联，用以注销。（3）报销单据应于粘贴单左侧分类均匀粘贴，发票正面向上，大小不能超出粘贴单。（4）各事业部的现金报销单据按上述规定粘贴签字后，经办人首先到事业部的财务部门，由主管财务人员对票据审核签字后，方可到总部经营财务部办理报销手续。各事业部的财务人员要对单据粘贴是否正确，单据是否合法，单据计算是否正确进行认真审核。（5）各事业部及研究院应指定专门人员负责办理报销及请款事宜。第十二条费用性借款的报销规定1、费用性借款指除采购、销售以外的所有借款。2、各类借款的报销时间限制：（ 1）市内借款限 5 日内报销完毕；外埠借款限 15 日内报销完毕，否则一律不再借支。（固定资产报销时限见固定资产管理制度）（ 2）个人借支的差旅费等借款，必须在报销上一次借款后，才借支新的款项。（3）因特殊情况不能按时报销而仍需借款者，须在借款时提交经部门总经理审核批准的情况说明，并应注明未报销款项的预计报销时间，方可办理再次借款手续。循环出差者其每次的差旅费借款不能混用应分次结算报销，出差周期超过两个月者应将票据寄回，由部门委派其他人员代为报销。3、报销劳务费等无法取得原始单据的支出，应填写支出证明单。4、凡购买固定资产、礼品、大额办公用品在报销时，应在发票上注明供货单位详细地址、电话、联系人，办公用品金额超过 1000元的应附清单。5、各单位如需自行购买办公用品、礼品，需经总裁办审核批准并办理审批手续后方可报销。6、市外差旅报销时需持“出差申请”，如乘坐飞机需持“首信股份机票订购结算单”。第十三条业务性借款的报销规定与开具各类发票的手续1、为销售而进行的采购借款报销规定（1）以销售为目的而进行的商品、产品采购均应以转帐方式（支票或汇款等）进行结算（指各事业部发生的采购业务），对方单位必须开具增值税发票。借款时需向经营财务部提供购销合同，按照购销合同中的供货单位付款，因金额较小无购销合同的需在借款单上注明供货单位的详细名称、地址、电话、联系人，并提供经营财务部需要的其他证明资料。（2）借款后两周内持增值税发票和“商品、产品入库单”到各自财务部办理报销手续。2、开具各类发票的手续（1）资金往来发票：经办人持向对方单位收取的属于销售合同预收款项性质的现金、转帐支票、汇款单直接到财务部办理开具资金往来发票（国税）的手续；对于收取的除此以外的其他属于往来性质的款项，在申请开具相关票据的同时，应向财务部提供该款项属于资金往来关系的证明。（2）服务性发票：凡技术服务、技术开发类收入均应开具服务性发票，经办人持向对方单位收取的现金、转帐支票、汇款单和技术服务（技术开发）协议以及“发票申请单”到财务部办理开票手续。（3）销售发票（包括普通发票、增值税发票）：凡需开具销售发票者均须填制“发票申请单”，经办人对申请单上各项目应严肃对待，认真填写，并按规定程序签字审批，同时持销售合同、收款证明（指汇票、支票、现金等）或收款承诺书、“商品、产品出库单”以及“商品、产品销售清单”（见下表）到财务部办理。商品、产品销售清单销售部门：销售合同号码：年月日单位：元产品、商品名称规格型号计量单位销售数量销售单价销售额合计注：本表各项应填写齐全，不可缺项填报，（4）如与销售对应的采购环节尚未履行增值税发票报销手续，而要求开具销售发票的，除填制“商品、产品出库单”和“商品、产品销售清单”，并由部门总经理审批外，还须报至财务总监审批后方可予以办理开票手续。第四章差旅费报销制度第十四条关于交通工具公司一般人员因公出差时，可乘坐以下交通工具：1 、汽车或火车。2 、轮船：只限三等舱，超出标准的须经主管副总裁事先批准。3、飞机：只限经济舱，但须经主管副总裁事先批准；对经过批准允许乘机的人员，其往返机场的专线汽车费及机场建设费等可凭单据实报实销，不计算在包干费用中。4、其他交通工具：实报实销（不含出租车费）。公司中层以上干部（含）出差可根据具体情况自行选取交通工具。第十五条关于出差住宿标准人员标准（元/天）一般人员150中层干部200副总裁以上及董事会人员实报实销说明：l 、在出差期间内，上述标准可以按照一次出差的总天数滚动累积核算，对超出标准的部分，按照以下规定报销：（ 1）超出标准不足 50（含）以内部分，报销 70，自己承担30；（2）超出标准 50%以上部分，报销50%，自己承担 50%。2 、当两人或两人以上共同出差时，住宿标准以同行中最高的为准（除副总裁）。3 、当单人出差或同行人员中男或女为单数时，单数方住宿标住可在相应规定的标准上增加 60 元。4 、对于经公司批准的赴外地参加各类会议、学习班、培训班的人员，会议安排住宿的实报实销，会议不安排住宿的人员，按公司相关出差住宿标准执行。5 、对在外地出差人员，因住亲友家而无住宿发票，有本人写出申请，经主管副总裁批准后，按每天 20 元核销住宿费。第十六条 关于伙食补贴公司员工出差补贴不分部门和级别一律实行包干制，具体标准如下：1 、对于经公司批准的赴外地参加各类会议、学习班、培训班的人员，按照出差总天数给予每人每天 50 元伙食补贴。2 、除了以上原因出差外，因公出差的人员，按照出差总天数每天给予一定的伙食补贴，标准为 100 元/ 天。（注：出差总天数以来回程票据为准计算）。3、对于在出差期间因公请客户用餐的，按照每请客一次扣除30元的标准，核减当日伙食补贴（以报销餐费票据为准）。4 、对于去北京远郊区出差而当天不能够返回的人员，每天按照50 元给予伙食补贴，其住宿标准参照外地出差标准执行。第十七条 关于出租车等交通费在外地出差期间因公发生的出租车费用按照以下标准进行报销：1 、中层以上干部（含），按实际票据每天报销 50 元。2 、一般人员，按实际票据每天报销 30 元。以上标准在出差期间累积计算。第十八条关于订购机票的规定1、出差乘坐飞机必须于出差前在“出差申请”上注明，经过主管副总裁批准后方可购买机票.2、购买机票必须到总裁办指定的机票供应商处订购，认证机票供应商如下：禾田假日（24 小时服务，可提供上海，广州异地订、送票服务）：订票电话：（卡号：010768）保时捷客货航空服务有限公司（24小时服务，不能异地订票）：订票电话：如有变更见总裁办公室通知。3、在广州、上海和苏州订购机票，须在总裁办指定的认证机票供应商处购买，其他地点可暂时由个人自订机票。打折机票，按实际费用报销，报销金额最高不超过票价的90%。第五章移动话费报销制度第十九条本规定适用于公司内部所有部门和员工。因工作需要，公司为部分工作人员报销移动电话费用，费用在规定的标准范围内凭发票报销。第二十条除了公司已经配备移动电话的干部外，公司为中层及中层以上干部配备首信牌移动电话，由本人自备SIM卡，供工作中使用，其他人员一律自备移动电话和SIM卡。第二十一条 各类人员须在以下标准范围内报销移动电话话费，超过部分自付：单位（元）类别范围职别每月额度公司级领导副总裁 , 财务总监800中层管理人员市场总部正、副职500业务单元正、副职500总裁办正职500其他管理部室正、副职350研究所正、副职350一般人员市场/ 销售/ 服务250其他人员200第二十二条 中层及中层以上级别干部移动电话话费报销的名单及标准由总裁办公室提出，报总裁批准后，在总裁办公室和经营财务部备案。第二十三条 业务单元和市场总部固定从事市场开发、销售和客户服务工作的人员（统称市场人员）移动电话话费报销的名单经本单位审核把关、主管副总裁批准后，报总裁办公室和经营财务部备案。第二十四条 各管理部室、研究所和业务单元可为主管及部门经理以上人员报销移动电话话费，其他人员一般不予报销移动电话话费，移动电话话费报销的名单经本单位审核把关、主管副总裁审核签字后报总裁批准，在总裁办公室和经营财务部备案。第二十五条公司内其他人员因公报销移动电话话费，需提出书面申请，经单位领导同意，由主管副总裁审核签字后，报总裁批准，在总裁办公室和经营财务部备案。第二十六条 所有人员的话费报销程序为：在规定范围内，各单位直接到经营财务部报销。移动电话话费限额采用累计报销方式，每月 20-25 日由各部门统一将移动电话话费报销统计表和本部门员工移动话费单据收集后统一到经营财务部报销，全年累计话费数额超过限额后将不予报销。因工作调整或离职，将根据在职时间计算话费累计标准，超标部分由个人负担。第二十七条 外单位赠予公司的移动电话话费，以及外单位赠予或借给中层及中层以上干部使用的移动电话话费，须到总裁办公室登记备案，由总裁统一分配使用。第二十八条 由公司购置的移动电话要妥善保管、使用，如有丢失，由个人赔偿购机费。第二十九条 因各种原因离职，使用公费购置移动电话的人员须及时到总裁办公室办理移动电话移交手续，方可办理离职手续，否则公司有权采取措施追回或收取费用。第三十条 各单位应将本单位报销移动电话话费的人员姓名、移动电话号码和报销标准报总裁办公室备案，纳入统一管理。工作发生变动时，须及时调整话费标准，报总裁办公室和经营财务部备案。凡是在公司报销移动电话话费的员工，必须保证通信正常，若两次不能保证正常联系，公司将不予报销当月移动电话话费；两个月不予报销话费，公司将取消话费报销资格。第三十一条 经营财务部每季度将报销移动电话话费的情况反馈给总裁办公室。第六章借款报销审批权限的规定第三十二条年度预算内各项支出的借款、报销审批权限1、日常费用：（1）公司总部各部门、研究院各研究所：2000 元以下由部门总经理、研究所所长审批，2000 元以上（含 2000元）、1 万元以下的支出由分管本部门、本研究所工作的副总裁审批；超过1 万元（含 1 万元）的应由主管副总裁、财务总监同时审批；10 万元以上（含10 万元）的开支除应由主管副总裁、财务总监签字外，还需总裁审批。（2）各事业部：2 万元以下由事业部负责人审批，2 万元以上（含 2 万元）的支出由分管本部门工作的副总裁审批，同时报财务总监审批，10 万元以上（含 10 万元）的开支除应由主管副总裁、财务总监签字外，还需总裁审批。2、差旅费：（1）公司总部各部门、研究院各研究所：一律由主管本部室工作的副总裁审批。按规定进行报销。（2）各事业部：由事业部负责人审批。按规定进行报销3、劳务费：（1）劳务费的审批权限视同对公司日常费用的审批权限。（2）所有劳务费开支需报人力资源部审核、备案并统一发放。（3）报销金额为含税金额，财务部门据以代扣代缴个人所得税，税率见下表：序号金额税率11000元（含）以下不上税210004000元（含）扣除 800元后，按 20%3400020000元（含）扣除 20%后，按 20%42000050000元（含）扣除 20%后，按 20%再加征 5 成550000元以上扣除 20%后，按 20%再加征 10 成4、对于各类展览展示费、在各类媒体（包括报纸、电视、杂志、户外广告牌等）发生的广告宣传费、新闻发布会、国外的市场开发等有关企业对外宣传方面的事宜，一律由各个单位提出计划，报市场部初审，经总裁批准，在预算计划内使用。金额在10 万元以下（含）的，由分管市场方面工作的副总裁审核，财务总监批准；金额在10万元以上（不含）的，由分管市场方面工作的副总裁、财务总监审核后，报总裁批准；超计划部分一般不得报销，特殊情况，必须经总裁批准。5、为统一企业对外形象，对于经营公关的纪念品、宣传品等，统一由总裁办公室提出计划办理采购，建帐入库、填单发放，领用单位应写明物品去向，否则，罚总裁办。总裁办申请的采购礼品计划报总裁批准。执行时，金额在10 万元以下（含）的，由主管副总裁审核，财务总监批准；金额在10 万元以上（不含）的，由主管副总裁、财务总监审核后，报总裁批准。如各单位需自行采购或制作纪念品，宣传品。需事先向总裁办公室提出计划。经总裁办公室批准后办理。6、有关福利性质的费用一律由总裁办公室统一办理。其他各部门、各事业部、研究院各研究所均无权自行使用。7、对于列入年度财务预算的基本建设项目、基建房屋大修项目，由投资管理委员会审核，董事会批准，并按归口管理的办法，由部门领导签署意见后，一次使用资金在50 万元以下（含）的，由归口处室的主管副总裁、财务总监批准，使用资金在50 万元以上（不含）的，加由总裁批准。8、租赁费：各个单位向外单位租赁汽车（一个月以上或变相租赁汽车）、厂房，都必须经过总裁批准后据实报销。9、固定资产支出：根据公司固定资产管理的规定，有关部门、事业部、研究院各研究所负责人签署意见后，一次使用资金在10 万元以下（不含）的，由各部室，事业部，研究院各研究所负责人批准，使用资金在 10（含） -30 万元（不含）的，由主管副总裁批准， 30 万元以上（含）由总裁批准。第三十三条超年度预算支出的审批权限对于超出年度预算的借款和报销，1 万元以下由部门主管副总裁和财务总监审批，1 万元以上还应报总裁审批。第三十四条预算外支出的审批权限对未列入年度预算的支出事项，须由所在部门提交专门报告，财务部总体控制，专项核定，报主管副总裁、财务总监和总裁审批第三十五条授权规定经营财务部依据总裁对总部各部门、各事业部、研究院各研究所的书面授权书明确的权限受理借款、报销业务；部门急需借款而无授权手续，需经有授权的领导电话通知经营财务部之后，方可办理借款手续，事后借款人应请有关领导补办签字手续；如因各部门、各事业部、研究院各研究所的正职负责人出差或其他原因不能履行审批权限，应在自己的权限范围内对副职负责人书面授权，留存财务备案并据以审核。各种现金或非现金借款，必须经财务部总经理审批。第七章罚则第三十六条 本章内容是指无相关部门总经理书面确认的理由而逾期两个月没有履行报销手续，属于严重违反公司规章制度和财经纪律者，应当接受的处罚第三十七条处罚规定包括：1、由财务部书面通知本人及所在部门总经理、副总经理。2、由财务部书面通知人力资源部，人力资源部从接到通知当月起扣发或停发借款人全部绩效奖金（15 日前当月起执行，16 日后次月起执行），直至其按公司制度履行完报销手续之月止。3、如属于部门领导的原因造成无法报销者，由财务部书面通知其部门经理、直接责任人及该部门的公司主管领导。4 、由财务部书面通知人力资源部，人力资源部从接到通知当月起扣发或停发其责任领导人全部绩效奖金，直至其按公司制度履行完报销手续之月止。5 、如按以上规定执行两个月后仍不报销并导致公司违反国家相关财税法规且造成一定的经济损失的，财务部将书面通知人力资源部，人力资源部将视其给公司造成损失的轻重程度给予降薪、降职并应赔偿相应的经济损失。第八章附则第三十八条本制度自颁布之日起开始执行。第三十九条本制度的解释权在经营财务部。