学校档案管理的规范创新

学校档案管理的规范创新摘要：文献档案在中职学校的学校管理、教学活动、学科教学以及研究等领域中的有效应用，是顺应时代发展趋势的必然要求，将重要的数据提供给学校指导其进行监督并做出科学评估。本文在现实应用情况简要分析的基础上，着重探讨了如何进一步加强档案管理的信息化建设途径。 关键词：档案管理；中职学校；规范创新；信息化建设 一、中职学校档案管理工作现状 （一）管理方式相对落后，管理力量比较薄弱 中职学校的档案管理人员通常是由校办人员或者某些教师兼职，没有专职职位。大部分的工作人员一般情况下是没有受过系统的档案管理专业知识培训，他们缺乏对档案的重要性的深刻认识，同时对档案材料的整理收集、存档以及装订等操作也不是十分熟练，另外，投入档案工作的精力也无法得到很好保证1。同时，存档资料不真实、不完整以及存档不及时的情况时有发生，没有专门的档案管理软件来管理档案，大部分档案资料的收集和存取都是手工进行的，导致使用效率低下。 （二）自动化管理方式没能有效普及 目前，部分学校没有实施自动化管理，管理方法很简单，机械化操作尚未得到广泛推广。因此，这种传统的管理方法会带来更多工作量，不仅工作速度慢，而且工作时间也较长，档案管理工作人员整体档案的效率会大为降低。而导致出现上述种种问题的原因主要有以下三点：首先，有些学校对档案管理不够重视，因此没有能够投入更多的财力进行档案管理。其次，即使有些学校已经增加了购买更为先进管理档案的设备上的经费投入，但因有些管理人员在短时间内无法完全了解正确的操作流程，因而无法将所采购新设备的先进性充分地展现出来2。最后，有些档案管理人员十分欠缺现代化办公意识，虽然拥有先进的高科技设备时，仍然使用手工操作这种低效的方式进行档案管理。 （三）档案交接手续不严密，容易造成档案遗失 因中职学校很多的文件管理人员并不属于全职工作，在传输作业或转移作业时，不按程序处理移交的文件。应该及时清理的却不清理，应该进行检查的却不去检查，有些甚至还忽略了签字程序，有些人甚至会主观地认为转移以及交接档案仅是简简单单的一串钥匙交接的问题，非常容易导致出现档案遗失的严重问题。 二、规范学校档案管理工作的对策 （一）完善学校档案管理制度 保证档案管理工作制度的合理性和科学性，对高效开展此项工作具有十分重要的指导价值。可以从以下几个方面入手：一是建立或规范学校档案的收集制度，并将学校内部的所有数据汇集起来。根据不同的材料，在不同的类别中建立文件收集和整理分门别类的专栏，然后聘请专业人员来全面规划文件管理过程。其次，要明确不同部门的工作职责，使学生的档案工作能够各自履行职责，各部门之间的合作是完成学校档案工作的必要前提。三是建立评估管理体系和积累体系，提高档案管理质量。 （二）促使管理人员综合管理素养的进一步提升 为了实现档案管理的科学化，学校需要提高员工的工作质量，以便更好地管理档案，有效地将各种信息应用到教学管理中。同时，为了提高档案管理人员的知识水平，可以采取以下步骤：第一，在招聘档案管理人员时，学校领导最好对人员的道德素质首先进行考察，选择工作能力强、专业素质好的人才管理学校资料、档案。第二，学校在促使档案管理人员素质提升方面，要定期组织更具专业性的知识收集活动，通过加强先进工作理念的培训进一步落实高效的档案管理工作，并定期考核相关人员，促使其管理理念的转变以及管理能力的提升3。 （三）科学分类，挖掘档案资源 科学分类需要有机结合现实情况进行，同时要以档案部门规定的章程为指导开展日常管理工作，通常情况下我们都是以内容或者部门的差异为依据对档案进行不同类别的详细划分。通过科学合理化的逐一分类，实现对档案更加科学化的管理，以便能够切实的保证档案查阅上的便利以及存放的安全性。档案管理工作在某种意义上讲属于积累性工作，工作者首先要注意的是对各种档案资料的日常整理和收集，从不同方面和领域进行档案的收集。还要努力挖掘档案资源，拓宽档案的收集范围，像收集散落的知名校友档案等，丰富其内容。 三、对档案管理工作进行创新，实施多种类的信息化建设途径 （一）加大档案管理工作的硬件投入，提高信息化管理水平 目前，由于各种原因，中职学校档案建设未得到应有的重视，落后于学校整体发展，无法适应新时期学校面临的发展机遇。这不利于档案工作的整理收集，也不利于档案的有效使用。作者认为，首先，除了对各种硬件和设备进行升级之外，学校档案管理也应进行电子化升级，让那些手写笔迹认识难度大以及人工查询易出现遗漏的工作通过计算机来承担，从而降低员工的劳动强度，工作质量也会有所提高。其次，加强档案网络建设对于更好地利用学校档案资源至关重要。电子档案信息数据库的建立，提高了检索档案的效率和便利性，为更好地为师生提供服务创造了条件。在日常工作中，在传输文件时更容易接收纸质文档和电子文档，但几十年内形成的所有纸质文件都以电子方式记录并收集在数据库中。学校档案数字化和网络化是提高档案利用和管理效率的有效手段，可以加快学校档案信息化的步伐。 （二）做好电子文件收集及上传工作 管理电子档案的基础是进行电子文件的收集，电子文档因其与纸质文件的性质有很大差别，决定了其收集整理的方式也是有所不同的，对于草案类文件，因其缺乏正式文件应有的功能，通常在整理的时候不作保留。同时，应及时收集和整理发挥辅助或正式作用的文件，并以相应的纸质文件特别是无纸化系统生成的电子文件进行标记，同时应采取更加严格的措施加以处理，在收集期间应将其制成纸质副本，以避免在发生事故时丢失电子文件信息。与传统的纸质文件收集不同，许多电子文件是经由上传和下载等一系列操作而最终完成的，针对此项特点，档案部门可建立一个工作窗口，利用其在网页上及时地进行电子文件的上传以及收集。 （三）提高学校档案信息化建设效益 我们可以从如下几个方面来促使学校档案信息化建设效益的提升：一是以现代信息技术为提托促使档案文件有效性的提升，因此，学校新选聘的档案管理人员要具有更强的专业知识，或者对现有的管理人员进行综合技能培训，尤其注重对电脑操作熟练的综合型人才的培养。二是对保密工作和安全性同时进行发展，档案管理工作因其具备的特殊性质要求工作人员的保密意识必须更强。三是创建一个专门化的档案文件操作平台，平台设计要有全面的功能，尤其是在线查询的功能。同时构建效率高、功能全的存储中心来管理电子档案数据，实现信息文件的互传共享。四是进一步优化档案收集制度，做到对档案的及时保存，同时需要注意与学校整体的文化建设互相结合在一起，彰显校园文化。 （四）开展档案利用在线服务 档案管理人员可以积极开展档案的多样化服务，比如在线使用服务，使大家可以更加及时地获取相应的信息，在此期间，服务人员需要围绕“工作就是服务”的理念开展各项日常工作，提高服务质量。以便于更加迅速、准确地将后勤保障工作做好，促使学校档案服务职能的进一步强化，努力发展学校档案教育职能，使档案从以往收藏为主向现在的发展和利用转变。 （五）加强管理人员素质建设 在学校档案信息化建设进程中，档案管理团队将会对建设进程和质量产生直接的影响。若说更新设备是其客观条件，而促使档案管理人员综合素质的进一步提升则是必要的主观条件。可以从以如下几方面开展相应工作：首先是为其提供学习机会，像现代化的档案管理培训；其次是鼓励其通过自己的努力参与在职培训和进一步培训，提高自身素质，更新知识体系；最后是网络服务人才加强培养，进一步加以落实网络管理以及数据库建设工作。 四、结束语 总之，随着学校对档案工作的进一步加强，对其中涉及的制度不断加以规范，以成熟的网络技术为载体不断促使档案信息化管理水平的提高，中职学校档案将能够更好地为教学、研发和管理服务。