《企业内部控制规范手册》

资源描述

1 弗布克企业内控手册系列企业内部控制规范手册配套光盘配有本书部分控制制度及文案姜涛编著 2 目录第 1 章企业内部控制规范资金 1 1 岗位责任与授权批准制度 1 1 1 资金岗位责任制度 1 1 2 关键岗位轮换制度 1 2 现金和银行存款管控制度 1 2 1 企业现金管理办法 1 2 2 现金集中收付制度 1 3 票据及有关印章管理办法 1 3 1 企业票据管理办法 1 3 2 企业印章管理办法 1 4 资金管理的相关文件资料 1 4 1 银行对账单 1 4 2 资金支付申请第 2 章企业内部控制规范采购 2 1 岗位责任与授权批准制度 2 1 1 采购岗位责任制度 2 1 2 采购授权审批制度 2 2 请购与审批管控办法 2 2 1 采购申请管理办法 2 2 2 采购预算管理办法 2 3 采购与验收管控规范 2 3 1 采购管理制度 2 3 2 验收管理制度 2 4 采购付款管控制度 2 4 1 预付账款及定金审批制度 2 4 2 采购物品退货管理办法 2 5 采购管理的相关文件资料 2 5 1 请购单 2 5 2 采购订单第 3 章企业内部控制规范存货 3 1 岗位责任及授权批准制度 3 1 1 存货业务岗位责任制度 3 1 2 存货业务授权批准制度 3 2 存货请购与采购规范 3 2 1 存货采购申请审批制度 3 2 2 存货预算编制管理细则 3 3 验收与保管管控规范 3 3 1 存货入库验收管理制度 3 3 2 企业存货保管管理制度 3 4 领用发出与盘点规范 3 4 1 存货领用发出管理制度 3 3 4 2 企业存货盘点管理细则 3 5 存货管理的相关文件资料 3 5 1 仓库请购单 3 5 2 订货合同书第 4 章企业内部控制规范销售 4 1 岗位责任与授权审批制度 4 1 1 销售业务岗位责任制度 4 2 销售与发货管控规范 4 2 1 销售业务预算制度 4 2 2 销售价格管理办法 4 3 销售收款管控规范 4 3 1 应收账款账龄分析制度 4 3 2 逾期应收账款催收制度 4 4 销售管理的相关文件资料 4 4 1 销售价目表 4 4 2 客户信息单第 5 章企业内部控制规范工程项目 5 1 岗位责任与授权批准制度 5 1 1 工程项目岗位责任制度 5 1 2 工程项目授权审批制度 5 2 项目决策与招标管控规范 5 2 1 工程项目决策管理制度 5 2 2 工程项目招标管理细则 5 3 工程项目概预算管控规范 5 3 1 工程项目概预算编制制度 5 3 2 工程项目概预算审核办法 5 4 价款支付与工程实施规范 5 4 1 工程进度价款支付制度 5 4 2 工程项目材料管理办法 5 5 工程竣工决算管控规范 5 5 1 竣工决算管理制度 5 5 2 竣工清理管理制度 5 6 工程项目管理相关文件资料 5 6 1 企业产能扩建工程项目建议书 5 6 2 项目工程总承包合同第 6 章企业内部控制规范固定资产 6 1 岗位责任与授权批准制度 6 1 1 固定资产业务岗位责任制度 6 1 2 固定资产业务授权批准制度 6 2 取得与验收管控规范 6 2 1 固定资产预算管理制度 6 2 2 固定资产请购管理制度 6 3 使用与维护管控规范 6 3 1 固定资产日常管理办法 4 6 3 2 固定资产目录管理制度 6 4 处置与转移管控规范 6 4 1 固定资产处置制度 6 4 2 固定资产转移制度 6 5 固定资产管理相关文件资料 6 5 1 固定资产明细表 6 5 2 固定资产请购单第 7 章企业内部控制规范无形资产 7 1 岗位责任与授权批准制度 7 1 1 无形资产业务岗位责任制度 7 1 2 无形资产业务授权批准制度 7 2 取得与验收管控规范 7 2 1 无形资产预算管理制度 7 2 2 外购无形资产请购审批制度 7 3 使用与保全管控规范 7 3 1 无形资产日常管理规范 7 3 2 无形资产目录管理制度 7 4 处置与转移管控规范 7 4 1 无形资产处置管理制度 7 4 2 重大无形资产处置审批制度 7 5 无形资产管理相关文件资料 7 5 1 无形资产请购单 7 5 2 无形资产报废单第 8 章企业内部控制规范长期股权投资 8 1 岗位责任与授权批准制度 8 1 1 投资业务岗位责任制 8 1 2 投资授权审批制度 8 2 投资可行性研究评估与决策管控规范 8 2 1 可行性研究及评估制度 8 2 2 投资决策审批管理制度 8 3 投资执行管控规范 8 3 1 投资执行管理办法 8 3 2 外派人员适时报告制度 8 4 投资处置管控规范 8 4 1 投资处置管理规定 8 4 2 投资处置文件资料审核制度 8 5 长期股权投资相关文件资料 8 5 1 投资建议书 8 5 2 可行性分析报告第 9 章企业内部控制规范筹资 9 1 岗位责任与授权批准制度 9 1 1 筹资业务岗位责任制度 9 1 2 筹资授权批准管理制度 9 2 筹资决策管控规范 5 9 2 1 筹资决策流程管理制度 9 2 2 筹资方案制定办法 9 3 筹资执行管控制度 9 3 1 筹资决策执行管理制度 9 3 2 企业筹资业务公告制度 9 4 筹资偿付管控制度 9 4 1 筹资业务偿付制度 9 4 2 筹资业务对账管理条例 9 5 筹资管理相关文件资料 9 5 1 筹资合同 9 5 2 承销合同第 10 章企业内部控制规范预算 10 1 岗位责任与授权批准制度 10 1 1 预算业务岗位责任制度 10 1 2 预算管理制度 10 2 预算编制管控规范 10 2 1 预算编制管理制度 10 2 2 年度预算方案制定规则 10 3 预算执行管控规范 10 3 1 重大预算项目管理办法 10 3 2 预算资金支出审批制度 10 4 预算调整分析考核规范 10 4 1 预算调整管理办法 10 4 2 预算执行分析制度 10 5 预算管理相关文件资料 10 5 1 年度预算表 10 5 2 预算执行分析报告第 11 章企业内部控制规范成本费用 11 1 岗位责任及授权批准 11 1 1 成本费用业务岗位责任制度 11 1 2 成本费用授权审核批准制度 11 2 成本费用预测预算管控规范 11 2 1 成本费用预算管理制度 11 2 2 成本费用预测方案制定办法 11 3 成本费用执行管控规范 11 3 1 成本费用支出审批制度 11 3 2 内部劳务与产品转移成本管控办法 11 4 成本费用核算管控规范 11 4 1 成本费用核算制度 11 4 2 成本费用内部结算办法 11 5 成本费用分析与考核管控规范 11 5 1 成本费用分析制度 11 5 2 成本费用考核制度 11 6 成本费用管理相关文件资料 6 11 6 1 成本费用支出申请表 11 6 2 内部劳务物品转移记录第 12 章企业内部控制规范担保 12 1 岗位责任与授权批准制度 12 1 1 担保部门岗位责任制度 12 1 2 担保授权审核批准制度 12 2 担保评估与审批管控规范 12 2 1 公司对外担保管理制度 12 2 2 公司担保风险评估制度 12 3 担保执行管控规范 12 3 1 担保合同管理方法 12 3 2 担保信息披露控制制度 12 4 担保执行管控规范 12 4 1 担保合同 12 4 2 担保事项台账第 13 章企业内部控制规范合同 13 1 岗位责任与授权批准制度 13 1 1 合同岗位责任制度 13 1 2 合同订立权限分级授予制度 13 2 合同编审管控规范 13 2 1 合同风险防范制度 13 2 2 合同编制制度 13 3 合同订立管控规范 13 3 1 合同保密制度 13 3 2 合同档案管理规定 13 4 合同履行管控规范 13 4 1 合同变更管理方法 13 4 2 合同履行验收制度 13 5 合同管理相关文件资料 13 5 1 谈判记录表 13 5 2 合同草案审核表第 14 章企业内部控制规范业务外包 14 1 岗位责任与授权批准制度 14 1 1 业务外包岗位责任制度 14 1 2 业务外包授权审批制度 14 2 外包策略及承包方选择规范 14 2 1 承包方资质审核遴选制度 14 2 2 外包合同管理制度 14 3 外包业务流程管控规范 14 3 1 外包业务流程控制制度 14 3 2 外购存货授权管理制度 14 4 外包业务管理相关文件资料 14 4 1 承包方资质审查表 14 4 2 外包项目保密协议书 7 第 15 章企业内部控制规范对子公司的控制 15 1 子公司组织及人员控制 15 1 1 子公司管理办法 15 1 2 母公司委派董事制度 15 2 子公司业务层面管控规范 15 2 1 子公司业务授权审批制度 15 2 2 子公司内部审计实施条例 15 3 母子公司合并财务报表管控规范 15 3 1 母子公司合并财务报表管理办法 15 3 2 母子公司合并财务报表编制规范 15 4 母子公司管理相关文件资料 15 4 1 子公司内部审计报告 15 4 2 子公司利润分配方案第 16 章企业内部控制规范财务编制报告与披露 16 1 岗位责任与投诉举报制度 16 1 1 财务报告编制与披露岗位责任制度 16 1 2 财务舞弊和造假行为投诉举报制度 16 2 财务报告编制管控规范 16 2 1 公司账务调整管理办法 16 2 2 重大交易会计处理办法 16 3 财务报告报送与披露管控规范 16 3 1 会计师事务所选聘实施细则 16 3 2 财务报告报送披露管理制度 16 4 财务报告编制与披露相关文件资料 16 4 1 年度财务报告编制方案 16 4 2 企业财务报告样例示范第 17 章企业内部控制规范人力资源政策 17 1 岗位职责与人员管理制度 17 1 1 岗位说明制度 17 1 2 岗位责任制度 17 2 招聘培训与离职管控规范 17 2 1 人员招聘制度 17 2 2 培训管理制度 17 3 人力资源考核管控规范 17 3 1 人力资源绩效考核制度 17 3 2 人力资源考核记录制度 17 4 薪酬与激励管理规范 17 4 1 薪酬管理制度 17 4 2 年终奖发放办法 17 5 人力资源政策相关文件资料 17 5 1 需求分析报告 17 5 2 员工招聘计划第 18 章企业内部控制规范信息系统一般控制 18 1 岗位责任与授权审批制度 8 18 1 1 计算机信息系统岗位责任制度 18 2 信息系统开发变更与维护规范 18 2 1 信息系统开发制度 18 2 2 信息系统应急制度 18 3 信息系统访问安全管控规范 18 3 1 信息授权使用制度 18 3 2 访问安全管理制度 18 4 硬件管理方法 18 4 1 硬件设备日常管理办法 18 4 2 硬件设备应急处理办法 18 5 会计信息化管控规范 18 5 1 信息化会计档案管理制度 18 5 2 会计信息化操作管理办法 18 6 信息系统一般控制相关文件资料 18 6 1 信息密级划分表 18 6 2 灾难恢复计划书第 19 章企业内部控制规范衍生工具 19 1 岗位责任及授权审批制度 19 1 1 衍生工具业务岗位责任制度 19 1 2 衍生工具业务风险管理制度 19 2 衍生工具交易管控规范 19 2 1 衍生工具业务风险评估办法 19 2 2 衍生工具交易管理控制制度 19 3 监督与检查管控规范 19 3 1 衍生工具交易记录审查办法 19 3 2 衍生工具业务执行审查办法 19 4 衍生工具管理相关文件资料 19 4 1 衍生工具业务风险评估报告 19 4 2 衍生工具交易部门业务台账第 20 章企业内部控制规范企业并购 20 1 岗位责任与授权批准制度 20 1 1 并购交易岗位责任制度 20 1 2 并购交易草案审核制度 20 2 并购交易准备调查及信息管控规范 20 2 1 并购交易商业机密保密制度 20 2 2 并购交易前期文档保存制度 20 3 公司并购相关文件资料 20 3 1 并购保密协议书 20 3 2 并购意向书第 21 章企业内部控制规范关联交易 21 1 关联交易与报告披露管控制度 21 1 1 关联方披露准则 21 1 2 关联交易询价制度 21 2 关联交易相关文件资料 9 21 2 1 关联方声明书 21 2 2 关联方名录表第 22 章企业内部控制规范内部审计 22 1 审计机构和人员管理制度 22 1 1 审计人员后续教育制度 22 1 2 审计人员工作纪律规范 22 2 审计内容与程序管控规范 22 2 1 内部审计工作制度 22 2 2 审计报告编制规定 22 3 舞弊预防检查与汇报制度 22 3 1 舞弊预防管理制度 22 3 2 舞弊内部审计准则 22 4 内部审计质量管控规范 22 4 1 外部评价制度 22 4 2 内部审计督导制度 22 5 内部审计相关文件资料 22 5 1 审计通知书 22 5 2 审计意见书 10 第 1 章企业内部控制规范资金 1 1 岗位责任与授权批准制度 1 1 1 资金岗位责任制度内控制度名称资金岗位责任制度执行部门内控制度编号监督部门制度受控状态生效日期第 1 章总则第 1 条目的为明确资金业务管理的相关部门及岗位的职责权限确保办理资金业务的不相容岗位相互分离相互制约和监督特制定本制度第 2 条资金业务不相容岗位至少应当包括以下三个方面 1 资金支付的审批与执行 2 资金的保管记录与盘点清查 3 资金的会计记录与审计监督第 3 条出纳人员不得兼任稽核会计档案保管及收入支出费用债权债务账目的登记工作第 2 章资金业务管理岗位责任第 4 条总经理岗位责任 1 制定公司开户的政策程序并进行适当的授权 2 审批有关资金管理制度 3 审批现金银行存款的支付申请第 5 条财务总监岗位责任 1 审核有关资金管理制度 2 批准银行开户与金融机构接洽 3 权限范围内审批现金数目第 6 条财务部经理岗位责任 1 组织制定有关资金管理制度 11 2 权限范围内审批现金数目 3 负责与金融机构进行接洽 4 指导协调资金管理工作 5 抽查现金盘点表支票登记本银行余额调节表等资金管理表单第 7 条资金主管岗位责任 1 制定相关的资金管理制度 2 办理银行开户撤销等工作 3 复核现金盘点表银行余额调节表部门及个人用款申请现金记录和支票登记本等第 8 条资金专员岗位责任 1 盘点现金填制现金盘点表 2 核对银行存款对账单编制银行存款余额调节表 3 办理部门及个人用款申请手续 4 银行预留印鉴和有关印章的保管 5 各种记账凭证报表文件的整理归档第 9 条出纳岗位责任 1 填制银行日记账和现金日记账 2 保管现金控制现金数目 3 按规定办理部门及个人用款支付开出支票并进行登记 4 定期与总账核对银行现金日记账购买保管空白收据支票等票据第 10 条会计岗位责任 1 编制记账凭证填制资金总账 2 审核业务经办人取得或填制的原始凭证第 11 条审计人员岗位责任 1 审核资金日记账资金总账以及资金办理手续等 2 定期盘点库存资金监督资金使用情况第 12 条各部门管理岗位责任 1 提出部门用款申请 2 授权范围内审批部门个人用款申请 12 第 3 章附则第 13 条本制度由财务部会同公司其他有关部门解释第 14 条本制度自年月日起开始实施编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期 1 1 2 关键岗位轮换制度内控制度名称关键岗位轮换制度执行部门内控制度编号监督部门制度受控状态生效日期第 1 条为促进公司资金管理人员全面熟悉业务不断提高业务素质更好地服务于资金管理等各项工作根据企业会计准则基本准则的要求特制定本制度第 2 条本制度所称岗位轮换又称轮岗是指公司内从事资金业务管理的专职人员有计划地调换岗位第 3 条实行岗位轮换的资金业务管理的关键岗位由公司根据实际情况确定并在内部公布第 4 条资金业务管理岗位轮换是人才识别与培养工作的一部分应坚持工作需要与个人发展相结合的原则使轮岗工作尽量为资金管理人员提供可以选择的成长空间第 5 条资金管理人员实行定期轮岗制度原则上每 3 年轮岗一次因工作需要或特殊原因经批准可适当提前或延期第 6 条公司关键财会岗位可以实行强制休假制度并在最长不超过 5 年的时间内进行岗位轮换第 7 条所有确定为轮岗的资金管理人员应无条件服从分配及时办理移交手续对不认真履行资金业务管理职责无正当理由不轮岗的资金管理人员调离资金业务管理岗位第 8 条财务部确定资金管理关键轮换岗位及对应人选计划经财务总监同意报人力资源部备案后实施第 9 条轮岗前应制订轮岗计划内容包括对轮岗目的轮岗具体安排新岗位的职责描述等第 10 条轮岗人员的工作交接资金管理人员必须将本人所经管的资金业务管理工作全部移交给接替人员接替人员应当认真接管移交工作并继续办理移交的未了事项第 11 条资金管理人员在办理移交手续前要做好以下八项工作 13 1 已经受理的经济业务尚未填制会计凭证的应当填制完毕 2 编制移交清册列明应当移交的会计凭证会计账簿会计报表印章现金有价证券支票簿文件其他会计资料和物品等内容 3 移交会计电算化工作的有关电子数据应在实际操作状态下进行交接同时系统管理员在会计交接之日更换岗位操作员 4 资金管理人员办理交接手续必须有监交人员负责监交一般资金专员交接由资金主管负责监交资金主管交接由财务部经理负责监交财务部经理交接由总经理负责监交 5 移交人员在办理移交时要按移交清册逐项移交接替人员要逐项核对点收 6 对需要移交的遗留问题应当写出书面材料离岗者对继任者面临的问题可提出解决建议并可协助解决 7 及时对轮换岗位的人员进行相关的培训使轮岗人员迅速了解工作内容及业务知识保证工作能顺利进行 8 人力资源部会同财务部对轮岗工作进行检查监督对轮岗效果进行调查评估进一步完善轮岗制度编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期 1 2 现金和银行存款管控制度 1 2 1 企业现金管理办法内控制度名称企业现金管理办法执行部门内控制度编号监督部门制度受控状态生效日期第 1 章总则第 1 条目的为规范企业的现金管理防范在现金管理中出现舞弊腐败等行为确保企业的现金安全特制定本办法第 2 条适用范围本办法适用于现金限额管理库存现金管理以及盘点监督管理 14 第 3 条现金管理原则 1 企业的现金管理按照账款分开的原则由专职出纳负责 2 出纳与会计岗位不能由同一人兼任出纳也不得兼管现金凭证的填制及稽核工作第 2 章现金限额管理第 4 条企业按规定建立现金库存限额管理制度超过库存限额的现金应及时存入银行第 5 条企业应当根据现金管理暂行条例的规定结合本企业的实际情况确定本企业的现金开支范围和现金支付限额不属于现金开支范围或超过现金开支限额的业务应当通过银行办理转账结算第 6 条财务部要结合本企业的现金结算量以及与开户行的距离合理核定现金的库存限额第 7 条现金的库存限额以不超过 2 3 个工作日的开支额为限具体数额由财务部向主办银行提出申请主办银行核定第 8 条核定后的现金库存限额出纳必须严格遵守如果发生意外损失超限额部分的现金损失由出纳承担赔偿责任第 9 条需要增加或减少现金的库存限额时应申明理由经会计人员财务部经理总经理审批后向主办银行提出申请由主办银行重新核定第 10 条库存的现金不准超过银行规定的限额超过限额要当日送存银行如因特殊原因确需滞留超额现金过夜的如待发放的奖金等必须经有关领导批准方可并做好保管工作第 3 章现金保管第 11 条现金保管的责任人为出纳出纳应由诚实可靠工作责任心强业务熟练的会计人员担任连续担任出纳岗位一般不得超过 5 年第 12 条超过库存限额以外的现金应由出纳在下班前送存银行企业的现金不得以个人名义存入银行银行一旦发现公款私存可以对相关企业处以罚款情节严重的可以冻结单位现金支付第 13 条为加强对现金的管理除工作时间需要的少量备用金可放在出纳的抽屉内其余则应放入出纳专用的保险柜内不得随意存放保险柜应存放于坚固实用防潮防水通风较好的房间房间应有铁栏杆防盗门第 14 条限额内的现金当日核对清楚后一律放在保险柜内不得放在办公桌内过夜保险柜密码由出纳自己保管并严格保密不得向他人泄露以防为他人所利用出纳调动岗位新出纳应更换并使用新的密码第 15 条保险柜钥匙密码丢失或发生故障时应立即报请领导处理不得随意找人修理或修配钥匙第 16 条纸币和铸币应实行分类保管出纳对库存票币分别按照纸币的票面金额和铸币的币面金额以及整数即大数和零数即小数分类保管 15 第 17 条现金应整齐存放保持清洁如因潮湿霉烂虫蛀等原因而发生损失的由出纳负责第 18 条出纳向银行提取现金应当填写现金提取单并写明用途和金额由财务部经理批准后提取第 4 章现金盘点与监督管理第 19 条出纳要每天清点库存的现金登记现金日记账做到按日清理按月结账账账相符账实相符 1 按日清理是指出纳应对当日的经济业务进行清理全部登记日记账结出库存现金的账面余额并与库存现金的实地盘点数进行核对以确认账实是否相符 2 按日清理的主要工作内容如下 1 清理各种现金收付凭证检查单证是否相符并检查每张单证是否已经盖齐收讫付讫的戳记 2 登记和清理现金日记账 3 现金盘点 4 检查现金是否超过规定的库存限额第 20 条每月会计结账日后出纳应及时与负责账务处理的其他会计人员就现金日记账和现金明细账进行核对并编制现金核对记录表由财务部经理出纳会计三方签字以确保账账相符第 21 条出纳有义务配合财务部经理或其他稽查人员不定期地抽查现金盘点工作并确保抽查现金没有差异第 22 条财务部经理资金主管应定期监督盘点现金确保账账相符账实相符发现长款或短款的应及时查明原因按规定程序报批处理因出纳自身责任造成的现金短缺出纳负全额赔偿责任造成重大损失的还应依法追究责任人的法律责任第 23 条财务部经理资金主管应高度重视现金管理工作对现金收支进行严格审核不定期进行实地盘点对现金管理中出现的问题提出改进意见报主管领导批准后实施第 5 章附则第 24 条本办法由财务部会同企业其他有关部门解释第 25 条本办法自年月日起开始实施第 26 条相关文件表单 1 现金管理暂行条例 2 现金提取单 3 现金核对记录表 16 编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期 1 2 2 现金集中收付制度内控制度名称现金集中收付制度执行部门内控制度编号监督部门制度受控状态生效日期第 1 章总则第 1 条目的为加强公司现金收取与支付管理规范收取与支付行为特制定本制度第 2 条适用范围本制度适用于公司现金收取和支付业务第 3 条公司所有经济往来除本制度规定的范围可以使用现金外其他均应当通过开户银行进行转账结算第 2 章现金收取和支付范围第 4 条现金的收取范围 1 个人购买公司的物品或接受劳务 2 个人还款赔偿款罚款及备用金退回款 3 无法办理转账的销售收入 4 不足转账起点的小额收入 5 其他必须收取现金的事宜第 5 条在下列范围内可以采用现金支付不属于现金支付范围的业务应当根据规定通过银行办理转账结算 1 员工薪酬包括员工工资津贴奖金等 2 根据国家规定颁发给个人的科学技术文化艺术体育等各种奖金 3 各种劳保福利费用及国家规定的对个人的其他支出 4 支付给公司外部个人的劳务报酬 5 出差人员必须随身携带的差旅费及应予以报销的出差补助费用 17 6 结算起点以下的零星支出 7 向股东支付红利 8 根据规定允许使用现金的其他支出第 6 条除第 5 条第 2 点第 3 点外公司支付给个人的款项超过使用现金限额的部分应当以支票或者银行本票支付确需全额支付现金的经会计及财务部经理同意后报开户银行审核后可予以支付现金第 3 章现金收支工作总体规定第 7 条现金收支必须坚持收有凭付有据堵塞由于现金收支不清手续不全而出现的一切漏洞第 8 条除财务部或受财务部委托的出纳外任何单位或个人都不得代表公司接收现金或与其他单位办理结算业务第 9 条出纳不准以白条抵充现金现金收支要坚持做到日清月结不得跨期跨月处理现金账务第 10 条出纳不得擅自将公司现金借给个人或其他单位不得谎报用途套取现金不得利用银行账户代其他单位或个人存入或支取现金不得将单位收入的现金以个人名义存入银行不得保留账外公款第 11 条出纳因特殊原因不能及时履行职责时必须由财务部经理指定专人代其办理有关现金业务出纳不得私自委托第 4 章现金收取工作规定第 12 条出纳在收取现金时应仔细审核收款单据的各项内容收款时坚持唱收唱付当面点清应认真鉴别钞票的真伪防止假币和错收若发生误收假币或短款由出纳承担一切损失第 13 条因业务需要在公司外部收取大量现金的应及时向公司财务部和公司负责人汇报并妥善处置任何人不得随意带回自己的家中否则发生损失由责任人赔偿第 14 条现金收讫无误后出纳在收款凭证上加盖现金收讫章和出纳个人章并及时编制会计凭证第 15 条公司每天的现金收入应及时足额送存银行不得坐支不得用于直接支付本公司自身的支出应及时入账不得私设小金库不得账外设账严禁收款不入账第 16 条非现金出纳代收现金时要及时登记现金收付款项交接簿办理交接手续现金收付款项交接簿要同现金日记账一起保管归档第 5 章现金支付工作规定第 17 条公司支付现金可以从本公司现金的库存限额中支付或者从开户银行提取不得从本公司的现金收入中直接支付即坐支因特殊情况需要坐支现金的必须经会计财务部经理和总经理同时 18 批准同意第 18 条对于需支付现金的业务会计人员必须审查现金支付的合法性与合理性对于不符合规定或超出现金使用范围的支付业务会计人员不得办理第 19 条办理现金付款手续时会计人员应认真审查原始凭证的真实性与正确性审查是否符合公司规定的签批手续审核无误后填制现金付款凭证第 20 条出纳必须根据审核无误审批手续齐全的付款凭证支付现金并要求经办人员在付款凭证上签字第 21 条支付现金后出纳要在付款凭证上加盖现金付讫章和出纳个人章并及时办理相关账务手续第 22 条任何部门和个人都不得以任何理由私借或挪用公款个人因公借款按员工借款管理制度的规定办理公司员工因工作需要借用现金需填写借款单注明借用现金的用途经部门经理批准后送财务部会计人员审核经财务部经理审批后方可支取各业务人员应及时清理借款公司应视业务需要制定还款期限及措施第 23 条办理现金报销业务时经办人要详细记录每笔业务开支的实际情况填写支出凭单注明用途及金额出纳要严格审核应报销的原始凭证根据成本管理费用管理有关审批权限进行审核审核无误后办理报销手续第 24 条支付个人的临时工工资顾问费等出纳根据有关规定和公司领导的批示以及经过审核的支出凭单并由经办人收款人签章后支付现金同时办理代扣个人收入所得税手续第 25 条因采购地点不确定交通不便银行结算不便且生产经营急需或特殊情况必须使用大额现金时由使用部门向财务部提出申请经财务部经理及总经理同意后准予支付现金第 6 章附则第 26 条本制度由财务部会同公司其他有关部门解释第 27 条本制度自年月日起开始实施第 28 条相关文件表单 1 借款单 2 员工借款管理制度 3 现金收付款项交接簿编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期 19 1 3 票据及有关印章管理办法 1 3 1 企业票据管理办法内控制度名称企业票据管理办法执行部门内控制度编号监督部门制度受控状态生效日期第 1 章总则第 1 条为提高企业票据的规范化管理水平加强对票据的传递和保管控制票据的有效使用根据票据法的相关规定结合本企业的实际情况特制定本办法第 2 条本办法所称票据是指与企业日常经营相关的各种有价证券和凭证包括发票支票汇票等第 3 条企业各部门在开展与票据相关的各项业务时均应遵守本办法的相关规定第 2 章发票管理第 4 条发票领购 1 企业财务部指定专人向当地税务机关领购发票本企业的发票指税务机关监制印刷的增值税专用发票和普通发票 2 申请领购发票时财务部指定人员应当提前准备经办人身份证明税务登记证以及财务印章或者发票专用章的印模以备主管税务机关审核 3 主管税务机关审核相关资料和证件后财务部指定人员领取发票领购簿按照税务机关核准的发票种类发票数量从主管税务机关处领购发票第 5 条发票开具 1 企业开具发票必须按发票号码顺序填开应确保填写项目齐全内容真实数字准确字迹清楚全部联次一次性开具并加盖企业财务印章或发票专用章 2 企业严禁涂改挖补或撕毁发票发票不得转借转让倒买倒卖不得为其他单位或个人代开 3 如发票开具后发现错误要取得发票联加盖作废章整份保存已整本填开的发票必须及时收回并妥善保管 4 如发现遗失发票或有违反发票管理行为的情况要及时报告企业财务部及税务机关以便及时处理使企业免遭损失 20 第 6 条企业销售商品或从事其他经营活动对外发生经营业务支付款项时应向收款方索取发票取得发票时不得要求变更品名和金额第 7 条发票登记企业须建立发票使用登记制度通过发票登记簿对发票的使用情况进行登记并定期向主管税务机关报告发票使用情况第 8 条发票保管企业按照税务机关的规定存放和保管发票不得损毁已开具的发票存根联和发票登记簿应当保存 5 年第 9 条发票使用检查财务部门应当定期对其从税务机关领购的发票和从其他机构获得的发票进行检查第 10 条企业要建立健全发票收据登记制度领购使用核销发票收据要严格按照税务机关的规定在发票领购簿发票登记簿上进行详细登记第 11 条企业财务部指定专人保管发票发票需存放在保险箱内妥善保管不得丢失发生发票丢失的将追究有关人员的责任第 3 章支票管理第 12 条企业各部门需要领用支票时必须填写支票使用申请单经所在部门经理审核总经理审批后方可向财务部领取第 13 条领用支票必须填写支票领用登记表并经主管该业务的财务人员签字后方可到出纳处领取经财务部经理批准签字加盖印章填写日期用途登记号码领用人在支票领用登记表上签字备查第 14 条企业财务部办理支票领用手续时按照支票号进行逐笔登记和签收并负责填妥支票签发日期用途金额等如金额难以确定时需在用途栏加盖限额章并确定最高限额加以控制第 15 条企业的支票和印鉴由两人分开保管实行票章分离支票填妥后由印鉴保管者加盖印鉴对领取的所有支票需在支票上注明不允许转让的字样第 16 条支票的使用 1 外出采购物品携带的支票确实无法确定具体受票单位的受票单位空白但日期用途金额必须注明 2 支票在使用后按期报账逾期不报不得领用新支票第 17 条支票付款后支票领用人将支票存根和付款发票交会计核对并报请总经理审批审批后交 21 出纳出纳统一编制凭证号按规定登记银行账号第 18 条支票管理的注意事项 1 签发支票必须在银行账户余额范围内按规定向收款人签发严禁签发空头远期支票严禁出租支票或将支票转让给其他单位或个人使用严禁将支票交收款单位代签 2 不准携带空白支票外出确需带空白支票外出的经主管领导和财务主管批准并登记清楚用途及限额后方可携带外出 3 支票领用人发生支票遗失时应及时与财务部联系由财务部相关人员到开户银行办理挂失如果发生无法挽回的损失则由领用人负责全额赔偿 4 已签发支票的存根连同原始发票均需附在记账凭证上作为记账依据第 19 条支票的收取收取外单位支票时出纳要认真审核有效期及各项内容的填写是否符合银行要求有银行密码的支票不得遗漏密码及时送存银行如支票被银行退回出纳要尽快通知经办人向出票单位索换第 4 章汇票管理第 20 条汇票包括银行汇票和商业汇票第 21 条汇票的签发和审核 1 企业各部门在业务开展过程中需对外使用汇票时必须填写汇票付款申请书注明款项用途金额收款单位付款内容及所需票据种类等内容经所在部门经理签字确认后报请总经理审批总经理审批通过后到财务部门办理 2 财务部门收到汇票付款申请书后必须对申请书的内容进行复核无误后及时办理汇票签发手续要严格按照票据的格式签发不得缺项或漏项防止票据无效或作废在签发汇票时需要重点检查汇票的金额付款人名称付款日期收款人名称出票日期是否齐全及出票人是否在票据上签章 3 汇票签章的规定 1 银行汇票的出票人的签章为该银行的汇票专用章加本公司法定代表人或者其授权的代理人的签名或者盖章 2 商业汇票出票人的签章可以是该单位的财务专用章或公章加法定代表人或其授权的代理人的签名或者盖章第 22 条已经签发并交付收款方的汇票出纳必须及时登记应付票据登记簿详细记录汇票的种类收款单位金额签发日期到期时间等信息第 23 条所收汇票的管理 22 1 各业务部门在经济活动过程中所收取的汇票必须及时交财务部的银行出纳 2 出纳必须对所收票据的真实性合法性有效性进行审核对金额较大或有疑问的票据应向签发单位开户行进行核实确认无误后向对方开具收款收据 3 出纳将所收票据进行复印并将复印件及收据交由会计处理会计复核无误后制单入账 4 出纳对所收汇票需在应收票据登记簿上进行登记详细记录所收汇票的种类金额到期日付款单位等内容同时将收到的汇票存放到保险柜中妥善保管 5 所收汇票如不慎遗失必须按照票据法的有关规定及时办理挂失止付及公示催告等手续因遗失而造成的损失由相关责任人承担第 24 条汇票的背书 1 企业相关部门和人员可以根据业务需要经总经理审批后对汇票进行背书转让汇票权力支付款项 2 汇票的背书一定要严格按照票据法的规定进行防止背书无效背书或接受背书时应检查背书人签章背书日期被背书人名称是否齐全 3 被拒绝承兑的汇票拒绝付款的汇票和超过付款提示期限的汇票不得背书 4 汇票背书后应及时在应收票据登记簿中进行登记第 25 条汇票的贴现 1 根据企业资金周转状况和对流动资金的需求量经审批后可以按照票据法的有关规定向银行申请对所收汇票进行贴现 2 对已贴现的汇票必须及时在应收票据登记簿中进行登记第 5 章附则第 26 条本办法自年月日起实行第 27 条本办法由企业财务部负责解释修改权归企业财务部第 28 条相关文件表单 1 票据法发票领用簿发票登记簿 2 支票使用申请单支票领用登记表 3 汇票付款申请书应付票据登记簿编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期 23 1 3 2 企业印章管理办法内控制度名称企业印章管理办法执行部门内控制度编号监督部门制度受控状态生效日期第 1 章总则第 1 条为规范企业财务印章管理减少因印章使用不当给企业带来的损失特制定本办法第 2 条本办法适用于涉及印章使用的所有人员第 2 章印章的制作保管废止第 3 条企业财务方面的印章由企业指定的部门统一制作相关人员严禁私自制作印章第 4 条经相关管理人员授权后由行政部负责制作财务方面的印章具体分为事项印章财务专用章与人名章 3 类第 5 条企业财务方面的事项印章由财务部指定专人进行保管人名章由章上所刻的人员自己保管或由本人授权他人保存财务专用章由财务总监负责保管未经授权的人员一律不得接触使用印章第 6 条各印章的保管人员一律不得将印章转借他人否则所造成的后果由印章保管人员负责第 7 条印章保管人若管理不慎使印章遗失被盗或损毁需立即上报行政部由行政部登记后申明作废并制作新的印章第 8 条财务部须制定财务方面的印章登记簿说明印章制作时间内容印章发放时间保管人等第 9 条出纳要将财务的有关印鉴簿交给银行当印章变动时要及时与银行联系更新印鉴簿第 3 章印章的使用第 10 条使用印章时使用人必须填写印章使用申请单说明使用印章的理由起止时间印章的种类材质及申请人等第 11 条印章使用申请单经有关领导审批后连同需用印盖章的文件一同交由印章保管人盖章第 12 条印章保管人要仔细审核印章使用申请单的事项和相关管理人员的批示若认为不符合相关规定可拒绝盖章第 13 条经授权的印章代理人员使用完印章后要将盖章依据与印章使用申请单交由印章管理人进行审核 24 第 14 条企业财务方面的印章原则上不允许带出确需带出企业使用时必须在印章使用申请单上说明事由经企业总经理批准后方可带出第 15 条印章使用申请单由各盖章人员保存每月月底汇总后交予企业指定部门存档第 16 章印章保管人应及时填写印章领用登记簿说明印章使用事由使用对象盖章时间等并由申请人签字确认第 4 章印章使用的其他规定第 17 条印章保管人员离职或调动时必须将所保管的印章及相关文件交割否则不允许离职或调动第 18 条企业中任何涉及财务印章的使用事项均需按本办法规定的程序执行严禁擅自使用印章第 19 条未经授权擅自使用企业财务方面印章所造成的后果由使用者与印章保管人共同承担后果严重者移交司法机关处理第 5 章附则第 20 条本办法由财务部会同企业其他有关部门解释第 21 条本办法自年月日起开始实施第 22 条相关文件表单 1 印章使用申请表 2 印章领用登记簿编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期 1 4 资金管理的相关文件资料 1 4 1 银行对账单账号户名上期余额日期交易类型凭证种类凭证号对方户名摘要借方发生额贷方发生额余额记账信息截止日期账户余额保留余额冻结余额可用余额 25 1 4 2 资金支付申请 1 零星费用支付申请表申请项目申请日期费用科目成本归属代号领用金额领用部门申请说明领用人部门经理财务总监 2 项目经费支付申请表单位元项目名称所属专项合同编号收款人开户名称收款人银行账号收款人开户银行合同总额已付款金额第 1 笔支付第 2 笔支付第 3 笔支付第 4 笔支付第 5 笔支付本次支付付款时间支付信息财务部填写项目部经理签字日期年月日经办人签字日期年月日会计签字日期年月日出纳签字付款日期年月日 26 第 2 章企业内部控制规范采购 2 1 岗位责任与授权批准制度 2 1 1 采购岗位责任制度内控制度名称采购岗位责任制度执行部门内控制度编号监督部门制度受控状态生效日期第 1 章总则第 1 条目的为明确采购业务管理的相关部门和岗位的职责权限确保办理采购业务的不相容岗位相互分离制约和监督特制定本制度第 2 条采购业务的不相容岗位至少应当包括以下五个方面 1 请购与审批 2 供应商的选择与审批 3 采购合同的拟订审核与审批 4 采购验收与相关记录 5 付款的申请审批与执行第 2 章采购业务管理岗位责任第 3 条总经理岗位责任 1 审批采购部门的各项规章制度 2 审批年度采购预算和采购计划 3 审议批准合格供应商名单 4 审批预算及计划外采购项目 5 审批采购订单和重要采购合同第 4 条财务总监岗位责任 1 审核采购部门各项规章制度 2 审核年度采购预算和采购计划 27 3 审核预算及计划外采购项目 4 根据权限审批采购订单和采购合同第 5 条采购部经理岗位责任 1 制定采购部规章制度和工作流程 2 编制年度采购预算和采购计划 3 审核采购合同和采购订单 4 在授权范围内签订采购合同 5 办理大宗物资及重要物资的采购项目 6 组织进行合格供应商的选择和评审工作第 6 条采购员岗位责任 1 进行市场调查填写询价比价单 2 负责起草采购合同和编制采购订单 3 提出采购付款申请 4 实施采购办理退换货事宜 5 建立更新与维护供应商档案 6 参与对供应商质量交货情况等的评价工作第 7 条财务部经理岗位责任 1 审核采购合同及付款申请 2 审议会计提交的付款凭证 3 参与合格供应商的评审工作 4 参与商定对供应商的付款条件第 8 条应收账款专员岗位责任 1 核对原始单据并入账 2 根据原始凭证开具付款凭证第 9 条出纳岗位责任根据采购凭证和原始票据支付货款第 10 条请购部门经理岗位责任 1 编制本部门年度采购预算和采购计划 2 推荐提供部门所需物资的合格供应商 28 3 根据物资需求情况提交请购单 4 参与检验采购物资的质量以及合格供应商的选择评审 5 对不合格及报废物资提出处理意见第 11 条质检部经理岗位责任 1 事先检验采购物资样货质量 2 负责检验所购物资的质量第 12 条技术部经理岗位责任 1 提供对所购物资的专业技术建议 2 参与对特有物资的技术检验工作第 13 条仓储部经理岗位责任 1 负责外购物资的入库验收工作 2 负责外购物资的标识保管以及收发工作 3 负责提出外购物资的补仓申请第 3 章附则第 14 条本制度由采购部会同公司其他有关部门解释第 15 条本制度自年月日起开始实施编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期 2 1 2 采购授权审批制度内控制度名称采购授权审批制度执行部门内控制度编号监督部门制度受控状态生效日期第 1 章总则第 1 条目的为明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式权限程序责任和相关控制措施规定经办人办理采购与付款业务的职权范围和工作要求特制定本制度第 2 条采购业务中审批人应当在授权范围内进行审批不得超越审批权限 29 第 3 条严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务 1 采购员应当在职权范围内按照审批人的批准办理采购与付款业务 2 对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务采购员有权拒绝办理并及时向审批人的上级授权部门报告第 4 条对于重要和技术性较强的采购业务采购部应当组织专家进行论证实行集体决策和审批防止出现决策失误而给公司造成严重损失第 2 章采购业务程序第 5 条请购使用部门仓储部门及其他相关部门根据公司采购预算实际经营需要等提出采购申请经部门经理签字后及时向采购部门提出采购申请第 6 条审批采购部经理财务总监总经理根据规定的职责权限和程序对采购申请进行审核审批 1 采购预算内采购金额在 2 万元以内的采购部经理审批采购金额在 2 万 5 万元的采购部经理审核报请财务总监审批采购金额在 5 万元含以上的由财务总监审核报请总经理审批 2 超预算或预算外采购项目均由财务总监审核总经理审批 3 对不符合规定的采购申请审批人应当要求请购人员调整采购内容或拒绝批准第 7 条采购 1 采购部经理根据经过审批的请购内容组织采购员进行采购 2 采购员进行市场调查进行比质比价拟定供应商名单经采购部经理审核并提出参考意见后交总经理最终确定合格供应商名单 3 采购部根据合格供应商名单进行采购谈判采购员拟定采购合同后交采购部经理审阅报相关负责人审批后签订采购合同 1 采购计划范围内金额在 2 万元以下的采购合同需由财务部审核后交采购部经理签订采购合同即可 2 采购计划范围内金额在 2 万 5 万元以内的采购合同需交财务部审核财务总监审批后授权采购部经理签订采购合同 3 采购计划范围内金额在 5 万元以上的采购合同经财务总监审核总经理审批后交授权采购部经理签订采购合同 4 采购计划外的所有采购合同需由财务部核对后交财务总监审核总经理审批后授权采购部 30 经理签订采购合同第 8 条验收质检部门根据公司有关验收规定对采购的物资进行验收并入库对于在验收中发现的问题应及时通知采购部采购员根据验收情况进行办理 1 验收过程中出现的采购商品或劳务数量不符合公司规定的情况采购员需提出解决方案报采购部经理审批 2 采购商品出现重大质量问题由采购部经理组织召开问题解决会议邀请质检部财务部技术等相关人员参加采购部负责编写问题解决方案经总经理审批后负责处理第 9 条付款 1 财务部应付账款会计对采购业务的各种原始凭证进行审核具体审核采购的各种单据和凭证是否齐备内容是否真实手续是否齐全计算是否正确 2 应付账款在 2 万元以内的财务部经理审批应付账款在 2 万 5 万元的财务部经理审核财务总监审批应付账款在 5 万元以上财务总监审核总经理审批 3 预付款与定金在 1 万元以内的财务部经理审批即可预付款与定金在 1 万 3 万元以内的报财务总监审批预付款与定金在 3 万元以上的由总经理审批 4 审核无误后交财务部应收账款会计开具付款凭证交出纳办理货款支付并通知采购员联系供应商第 3 章采购账务处理第 10 条财务部在采购单据齐全的情况下按照会计核算规定及时准确地编制记账凭证第 11 条将请购单订购单验收单外购物资入库单专用发票以及进口物资的报关单等支持性凭证附在记账凭证的后面如凭证资料较多也可另外装订成册注明索引号后存档第 12 条每月应根据记账凭证准确及时地登记入存货及货币资金应付账款分类明细账第 13 条对账 1 财务部门应于每月末与供应商进行货款结算的核对 2 取得供应商对账单审核其余额与企业应付账款余额是否一致在考虑买卖双方在收发货物上可能存在时间差等因素之后公司与供应商的月末余额应保持一致第 4 章附则第 14 条本制度由采购部会同公司其他有关部门解释 31 第 15 条本制度自年月日起开始实施第 16 条相关文件表单 1 问题解决方案 2 会计核算规定编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期 2 2 请购与审批管控办法 2 2 1 采购申请管理办法内控制度名称采购申请管理办法执行部门内控制度编号监督部门制度受控状态生效日期第 1 章总则第 1 条公司为明确商品或劳务采购的申请与审批规范特制定本办法第 2 条本公司所有部门的请购除另有规定外均依本办法的规定处理第 3 条责权单位 1 采购部负责

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《企业内部控制规范手册》

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