word分节技巧

word 分节技巧 在建立新文档时 Word 将整篇文档认为是一节 为了便于对文档进行格式化 可以将 文档分割成任意数量的节 然后用户就可以根据需要分别为每节设置不同的格式 应用 分节符 可以将整个文件分成若干个节 并对每个节进行不同的格式设置 例 如 要想首页不编页码 而是从第 2 页由 1 开始排页码 应用分节操作就可以实现 1 文档中节的作用 在编排一本书时 书前面的目录需要用 I II III 作为页码 中文要用 1 2 3 作为页码 而有的用户此时就要将目录存为一个单独的文件 再设置不同的页 码格式 但是 书的前面还有扉页 前言等 这样的页一般不需设置页码 如果再把它们 都分为不同的文件 管理起来就不太方便了 特别是在批量打印时就非常被动 例如 在编排某些文档时 经常需要为每个节设置各自的页码 如果整篇文档采用统 一的格式 则不需要进行分节 如果想在文档的某一部分中间采用不用的格式设置 就必 须创建一个节 节可小至一个段落 大至整篇文档 节用分节符标识 在普通视图中 分 节符是两条横向平行的虚线 Word 将当前节的文本边距 纸型 方向以及该节所有的格式 化信息存储于分节符中 当要改变部分文档中的某些元素时 就可以创建新的一节 如下所述 行号及其显示行号的间隔 起始行号 垂直对齐文本的方式 页码的格式和位置 报版样式的栏数 页眉与页脚的文本 位置和格式 页边距 纸型 页面方向 2 使用分节符 1 插入分节符 插入分节符的具体操作步骤是 单击需要插入分节符的位置 单击 插入 分隔符 命令 打开如图 40 所示的 分隔符 对话框 在 分节符类型 中的选择需要的分节符类 型 分节符有几种类型和作用 如表 3 1 所示 注意 要查看分节符的类型 可以切换到普通视图下才可以看到 图 40 分隔符 对话框 表 3 1 分节符类型 类 型 作 用 下一页 插入一个分节符并分页 新节从下一页开始 连续 插入一个分节符 新节从同一页开始 奇数页 插入一个分节符 新节从下一个奇数页开始 偶数页 插入一个分节符 新节从下一个偶数页开始 2 改变分节符类型 如果需要改变文档中分节符类型 可以使用两种方法进行 1 单击需要修改的节 单击 文件 页面设置 版式 命令或选项卡 在出 现的 页面设置 对话框中 在 节的起始位置 下拉列表框中选择所需所需的分节符类 型 如图 41 所示 图 41 在页面设置中更改分节符类型 按照表 3 1 所列分节符类型和作用 在 新建页 新建栏 接续本页 奇数页 中根据需要选择要更改的分节符类型 接续本页 表示不插入分页符 紧接前一节排版文本 新建栏 表示在下一栏顶端开始打印节中的文本 新建页 表示在分节符位置进行分页 并且在下一页顶端开始新节 偶数页 表示在下一个偶数页开始新节 常用于在偶数页开始的章节 奇数页 表示在下一个奇数页开始新节 常用于在奇数页开始的章节 2 切换到 普通视图 下来查看分节符的类型 然后选定分节符 按 Delete 按 钮 把分节符删除 再重新插入需的的分隔符 要在页面视图或大纲视图中显示分隔符 也可以单击 常用 工具栏上的 显示 隐藏编辑标记 按钮 来显示分隔符 3 删除分节符 删除分节符的操作步骤如下 1 先单击 常用 工具栏上的 显示 隐藏编辑标记 按钮 来显示标记 然后 选定要删除的分节符 也可以切换到 普通视图 下来查看分节符的类型 查看分节符的 类型如图 42 所示 图 42 查看分节符的类型 2 选中分节符后 按 Detele 键 就可以删除指定分节符了 如果在页面视图中无 法选中分隔符 可以把光标定位在分切符前面 然后按 Delete 按钮 同样可以像删除 普通字符一样把分节符删除 特别注意 在删除分节符的同时 也将删除该分节符前面文本的分节格式 该文本将 变成下一节的一部分 并采用下一节的格式 3 使用分隔符 分隔符并不属于分节符的类型 但它与分节符同在于一个对话框中出现 在编辑一个较长的文档时 Word 会根据页边距的大小和打印纸张的大小在适当的位置 自动分页 当用户增 删或修改文本时 Word 将根据需要自动调整分页 这种由程序插入 到文档中的分页符叫做软分页符或浮动分页符 在普通视图下 Word 在屏幕上将把它显示 为一条水平虚线 但有时 用户需要在特定的位置插入一个 硬 分页符来强制分页 譬如 一本书的 每一章都须从新的一页开始 则在下一章的开头须加上一个硬分页符 在文档中插入硬分页符的方法很简单 只要将插入点定位到要分页的位置 然后按下 Ctrl 回车键就插入了一个硬分页符 这时 如果在普通视图下 用户将在屏幕上看到一 条带有 分页符 三字的水平虚线 与文本编辑一样 对 分页符 也可以进行选定 移动 复制和删除等操作 插入硬 分页符的另一种方法是 将插入点定位到要分页的位置后 选择 插入 菜单中的 分隔 符 命令 在弹出的 分隔符 对话框中选择 分页符 选项 单击 确定 按钮后 便 在插入点处插入了硬分页符 另外 分隔符类型中还有换行符和分栏符两种 换行符 结束当前行并使文本在图片 表格或其他项目之下继续 文本将会在不包含 与左或右页边距对齐的图片或表格的空白行中继续 分栏符 在插入点所在位置插入手动分栏符 4 分节后的页面设置 可以使用不同的分节符来进行分节 分节符表示节的结尾插入的标记 分节符包含节 的格式设置元素 例如 页边距 页面的方向 页眉和页脚以及页码的顺序 如果已将文 档划分为若干节 节 文档的一部分 可在其中设置某些页面格式选项 若要更改例如行 编号 列数或页眉和页脚等属性 请创建一个新的节 可以单击某个节或选定多个节 再 改变纸张大小 分节后 可以根据需要 为只应用于该节的页面进行设置 由于在没有分节前 Word 自动将整篇文档视为一节 故文档中的节的页面设置与在整篇文档中的页面设置相同 只 是注意要将 应用于 下拉的列表框中选择为 本节 选项即可 如图 43 所示 图 43 分节后的页面设置 5 分节后页码编号 分节后的文档可以为该节设置不同的页码格式 还可以为该节的页码重新编号 其具 体操作步骤如下 1 把光标移到要添加页码的节中 单击 插入 页码 命令 出现 页码 对 话框 2 单击 格式 按钮 弹出如图 44 所示的 页码格式 对话框 图 44 页码格式 对话框 3 在 页码编排 选项组选中 续前节 单选按钮 就可以与前一节的页码顺序接 排 如果重新编号 就选中 起始页码 单选按钮 然后在后面的微调框中输入起始的页 码号即可 6 分节后页眉与页脚的设置 分节后可以为该节设置新的页眉或者页脚 而不影响文档中其他部分的页眉和页脚 用户可以为某节页面或者页脚进行单独或者相同设置 操作步骤如下 1 把光标移到该节中 单击 视图 页眉和页脚 命令 在分节后的文档中弹 出 页眉和页脚 工具栏 2 在页眉或切换到页脚状态下 单击 页眉和页脚 中的 同前 按钮 让它 不处于凹下去的状态 即让它的页眉或者页脚与上一节相同 如图 45 所示 如果要使用分 节后采用不同的页眉和页脚 可以再次单击 按钮 恢复为初状态 然后重新设置或输 入自己的页眉和页脚文字即可 如图 46 所示 图 45 与上一节相同的页脚 图 46 与上一节不相同的页脚 7 保留文档原来的版式和分页 在默认情况下 Word 根据文档中的字体安排该文档的版式 这样 只要字体不改变 任何人都可以查看和打印该文档 而原来的分行和分页不变 但如果打开一篇用早期版本的 Word 或 WordPerfect 创建的文档 Word 会根据所用打 印机安排该文档的版式 如果要让一篇文档的版式与打印机无关 用户可不让 Word 根据 文档中的字体安排该文档的版式 其操作步骤如下 1 单击 工具 选项 命令 然后在弹出的 选项 对话框中选择 兼容性 选项卡 2 取消对 选项 列表框中的 用打印机标准设计文档版式 复选框的选择 如图 47 所示 图 47 选中 用打印机标准设计文档版式 复选框 因为在 Word 中处理文档时 只有选中 用打印机标准设计文档版式 复选框才影响 该文档的显示效果 此方法不能永远改变该文档 如果要恢复该文档原来的版式 则再次 选中该复选框 8 在同一页中使用多种版式 在对文档进行排版时 有时会需要分栏或不同的版式 应用 分节符 实现此操作很 方便 1 将光标放在需要添加 节 的位置 2 单击 插入 分隔符 命令 3 将 分节符类型 设置为 连续 4 单击 确定 按钮 5 分别为各 节 文本设置不同的分栏格式 如设置页面纵横混排 可以分别将各 节 的 纸型方向 页面设置对话框 设置为纵向或横向即可