开票员工作职责及制度.doc

哈尔滨世一百年健康产业有限公司石家庄仙乐生物科技有限公司文件河销通字2017AA030903 开票员工作流程及制度为提高开票员的工作效率，降低出错频率，做好售后服务工作，特指出以下注意事项及制度：1、 岗位职责及工作流程1. 开单 （1）、新客户：与业务经理核对好具体开票信息（开票名称、联系人、联系电话（2个）、QQ、微信，要货明细、发货地区）；（2） 老客户：报单后，如涉及到调换货问题（批号、效期等），核实好后，一定先跟公司申请。申请好后，确认是业务带回还是客户物流返回。如果业务带回，代收款可减去调货钱数（前提：欠条已发送给财务，并跟财务核实），并在金蝶软件备注中标明；（3） 业务经理报单时，要求其提供电子版的，否则不予出货。（详见模板）如开票员未要求业务经理发送电子版的计划单；（4） 每日业务经理的电子报单计划，必须做到每个业务经理建立一个文件夹，标注好日期，并做好保存(5) 一个老板好几家店的，要在一个药店名称上出单，避免账务入账出现混乱现象。(6) 出票时，开票员要认真审核，以防出现产品个数未更改的。(7) 出票时，如果计划里未标明产品的系列及包装的，必须与业务或者客户核对好包装，再出票。(8) 每日出票，凡是审核过的票据，必须当日票当日打印出来；并且每日票据，相关售后要做好审核工作。(9) 出票过程中，遵循先进先出原则，如遇老批号产品通过申请按折扣出货，必须提醒客户不调不退，并在摘要上标注，并留好相关证据，以方便日后查询。如发现没有在金蝶上注明或没有在粉票上体现的，导致客户调货的，相关开票人员还需承担往返运费。(10) 连锁药店或者是一个老板的要货，出票时要出在一个票头上面，做假票的要在金蝶里及时改回来。(11) 业务经理报单截止时间为每天下班前半小时，开票员要在下班前把当天所有的计划单全部出完；出不完自觉加班；下班半小时之后报单的全部计算在第二天；2、 价格 河北、山西地区的客户出票时，一定要核对好出货价格（尤其是含税客户及特殊客户）3、款项(1)开票员因为代收款的问题出现错误的，开票员有责任追回少代收的款项，如若货款追不回来，根据相应金额处以罚款。(2)客户打款后要及时以QQ方式告诉财务，写清楚客户名称，姓名，打款金额等，并告知财务要给客户及时入账；(3)如遇业务经理已经收款，相关售后要告知财务，并且未进行登记；（4）私自减少货款要填写表格，并发给库房存档。4、发货（1）如客户联系方式提供不到2个的，开票员不得擅自主张发货，确定没有固定电话的告知相应主管后方可发货；（2）因为开票员的错误，发货地址未标注清楚，导致货物发至异地的，开票员要承担来回运费外；（3）发货后，因为出票错误，导致货物原返的，视情节严重，处于50-200元罚款，并需承担往返运费。（4）新开发客户，第一次发货必须提供相关系列产品的价格表及资质（品种少的，可以手写一份出货价与零售价的）。（5）先发货后打款客户，一定要登记，财务签字后方可发货，如财务不在相关领导代签，未登记或无签字，一经发现，按制度执行。客户打款后，第一时间告知财务入账（周日除外）。在出票时金额摘要上面要备注清楚先发货后打款。（6）先发货后打款客户，货收到后一定要及时催款。货到五日内必须打款（特殊情况需经过领导审批同意后方可发货），款未打的货款由开票员和相关业务经理承担。（7）给打款的客户出货时，若是先发货后打款，在金蝶的摘要里不能写无代收。5、返货（1）如遇客户返货的，一定要告知客户留好返货的物流单据，以免出现我们收不到货的情况出现，避免损失；客户调换货一定要等到收到返货后，并且经核实符合调换货制度后，方可给予调换。（2）物流跟踪信息一定及时跟踪好，如遇到有原返货的，必须做好及时的跟踪，并告知发货人。6、日常事务（1） 每日的待办事项，一定在笔记本上标注清楚，养成良好的工作习惯；（2） 开票员值班时，一定帮相应的开票员笔记本上登记好出货记录，并标记是否已出及已打印；（3） 每日下班前，将回款表、出货表及发货物流信息表发送给相对应的业务经理和相应的主管经理。（4） 客户信息表要每天更新数据，以方便随时查询数据使用，每天下午5点要发给主管经理（5） 所有出的票当天都要打印出来，包括退票，不能手撕票据，发现一次未打印的，或者已打印出来的票据撕掉，按照制度执行。（6） 电子版计划文档必须每日更新及保存，售后主管会不定期检查；（7） 日常工作中出现问题，一定及时指出并告知领导，积极寻求解决方法。而不能为了避免罚款，去推卸或者找其他的理由；（8） 信息回复，业务经理单独找相关售后时，最晚10分钟之内给予回复；7、应急处理（1）如遇到客户着急发货的，一定在摘要上注明，并且QQ和电话要告知库房。(2)有关需要备注的事情，要在金蝶摘要上写清楚相关事宜，三联票上不允许出现手写备注。（3）所有开票人员不允许反审核票据，如发现出错票，可出退票，并将退票打印。如若票据审核未打印，超过一日的，视金额大小，对责任人处罚；（4）无论业务经理或客户报单，计划报上来后，如发现有缺货，直接和客户联系沟通。2、 日常工作易出错问题1. 保健品与日化一定要分开开票2. 发货地址的问题3. 代收款的问题4. 赠品的问题： 按照公司相应政策配发赠品，如遇特殊情况必须和相应主管申请方可出货。 三、资质问题每位开票员必须准备完整的资质、手续发送给客户；并且相关开票员需要审核清楚，不要出现客户或业务经理反应资质不全或引起客户或业务经理投诉。打电话问客户资质是否能要电子版。4、 处罚制度 以上工作流程及制度希望大家严格执行并改进，如有违反，视情节轻重对责任人给予50元-200元罚款！ 以上制度及注意事项，目的不在于处罚，而是为了培养各位售后人员的主人翁意识、保障更好的去完成开票员的基本工作。 为提醒大家，在保证工作效率的同时，也要保证我们的工作质量，工作一定要认真、细致，争取少出错，甚至不出错。以让客户及业务经理对我们达到绝对的信任，更好的完成售后辅助工作！即日执行！石家庄仙乐生物科技有限公司2017年3月10日主题词：制度呈：王总 送、发：各部门