理论部分会务工作ppt课件

,第三讲 会务工作,1,目 录 第一节 会议的基本知识 第二节 会议情景训练,2,1.基本知识,3,。,一、会议的含义 一是指有组织有领导地商议事情的集会。 二是指一种经常商议事情并处理重大事务的常设机构或组织。如全国人民代表大会、中国人民政治协商会议等。,4,二、会议的种类 1按照会议的规模划分 2按照会议的内容含量划分 3按照会议召开的时间划分 4按照会议的级别划分 5按照会议的秘密程度划分 6按照会议的性质划分,5,按会议的性质分： 立法会议。权力机构的会议，如各级人民代表大会 党务性会议：政党内部召集的会议 行政性会议：单位召开的执行性、工作性会议 业务性会议：专业性会议 群众性会议：非专业性的表达群众意愿的会议 交际性会议：增进了解，发展友谊的会议，如会议茶话会、联欢会、交谊舞会。 (7)电子会议:采用某种通信手段，在各种电子设备的支持下举行。,6,三、会议的要素 1会议名称 2会议时间。包括通知开会的时间、会议开始时间、结束时间、每项议程时间。 3会议地点 4会议主持者 5会议参与者。出席者、列席者、特邀人员或者因讨论具体事项而特别要参会的人员。秘书、其他工作人员、新闻记者不属于会议成员。 6会议议题 7会议议程。会议中各项议题、活动安排的先后次序。 8会议的形式。如讨论、座谈还是协商。 9会议的文书。包括会议的书面材料。 10会议的结果,7,四、会务工作的内容 会务工作是指从会议筹备善后的一系列工作。 会务工作的总要求：充分准备、严密组织、服务周到，确保安全 。 会务工作的时间划分：可分为准备阶段，会议进行，会议结束。,8,（一）会议的准备工作 1、 安排议题，确定步骤 （1）安排议题须注意三点： 一是要将讨论同类性质的问题放在一起； 二是按轻重缓急程度； 三是保密性较强的议题放在会议后面； （2）确定会议步骤：即议程、程序、日程 议程是对已确定的议题列出的先后顺序，是程序的基础。 程序是对会议各项活动（如各种议式、报告、发言、活动等）按先后次序做出安排（由领导审定） 日程是对会议活动逐日做按排，是程序的具体化。,9,拟定会议名称: 会议名称的作用在于揭示会议内容、性质、范围等，便于写会议通知、会场布置、会议记录、会议宣传报道高。 揭示内容主旨、内容范围特征 国际金融危机防范对策学术研讨会 揭示会议主办者特征 深圳市2005年人才现场招聘会 揭示会议性质特征 北京大学教学科研工作经验交流会,10,揭示参会人员身份特征 市第六届人民代表大会第三次会议 揭示会议召开地点特征 扬州第三届国际红楼梦研讨会 揭示会议召开方式特征 全区2005年招生工作电视电话会议 公司2005年新产品观摩会,11,制定会议日程: 日程的安排、议程的拟定一定要做得细致周密，可以制成会议日程表发给与会者，其格式如下表。,12,13,制定会议程序:,会议程序是指一次具体的会议活动中按照时间先后排列的详细工作步骤。 会议程序的书面结构 1.标题：会议全称 + 程序。如： 桂林市第十届运动会开幕式程序 2.题注：标明会议活动的具体日期，用圆括号括起来。 3.正文：用序号或具体的时间列出相应的活动步骤、内容。 4.落款：一般为会议秘书处，也可省略。,14,15,2、拟定与会人员范围或名单 有固定成员的例会 担任一定职务的人参加会议 与会代表须通过选举或推举产生的会议 由单位指派出席人的会议 各种协商会、座谈会、茶话会、宴会等。 3、办理会议报批手续 会期4天以下，人数31人以上必需批准 4、发会议通知 及时、准确,16,5、准备会议文件与材料 1)制定会议须知。包括会议保密纪律、请假制度、会客制度、安全要求、作息时间和其他注意事项。 2)制发会议证件。会议证件可分为两类：一类是会议正式证件，包括代表证、出席证、列席证、签到证、旁听证、来宾证、入场证、请柬等；另一类是工作证件，包括工作证、记者证、出入证、汽车证等。各种证件的内容大致包括会议名称、使用者单位、姓名、性别、职务、发证日期、证件号码等。有些重要证件还应贴一寸免冠半身照片，加盖钢印，以防伪造。,17,6、选择和布置会场 （1）选择会场，要结合开会人数和会议内容来综合考虑，须： 大小适中太大显得松散，太小显得小气。 地点适中尽量离与会者的住所近一点，免受奔波之苦 附属设施齐全准备如照片、通风、卫生、服务、电脑、扩音设备等。 （2）布置会场。不同的会议，要求不同的会场气氛。 人民代表大会隆重庄严 庆祝大会喜庆热烈 纪念性会议肃穆典雅 座谈会会场和谐亲切 布置会场包括主席台（桌椅、话筒、茶水、饮料、纸巾、毛巾、座位牌、台签、围布等）、附属性设施（扩音、电脑、录音、投影、放映等必用设备，还要留意消防、安全因素 ）、装饰性设施（包括会标、电子显示频、会徽、旗帜、花卉、字画）,18,会场形式依会场的大小、形状、会议的需要，与会人数多少而定，还要符合美学原理与会者的审美观。 日常工作会议的会场布置形式多为圆型、椭圆型、长方型、正方型、一字型、T型、马蹄型，体现民主与团结的气氛；座谈会、讨论会的会场布置成半圆型、马蹄型、六角型、八角型、回字型，使人有轻松、亲切之感；中型会议的会场布置成而字型、M字型、扇面型，使人有正规、严肃之感；大型茶话会、团拜会的会场布置成星点式、众星拱月式为好。大型会议一般在礼堂召开，形式是固定的。,19,圆桌式（椭圆、方桌）可以无拘束地自由交谈，适合于召开15至20人左右的小型会议；,20,“口”字型。如果出席会议的人较多，可将桌子摆成口字形，内侧也可以安排座位。,21,“U ”字型，“V”字型，这种形式要注意主席位置，要有黑板或银幕。即将与会者的桌子与主席台桌子垂直相连在两旁。 （研讨会）,22,教室型。召开发布会或以说明情况，传达情况为目的的会议。在椅子前面有桌子，方便与会者作记录。,23,7、排列座次 主席占座次，以正中间座位为点，面向会场，依左为上，右为下的原则。 会场： 按汉字笔划排列 按地理位置排列 按行业系统排列 以上座次排列方案要报领导审定。 8、办妥后勤服务事宜 9、做好新闻发布工作,24,（二）会议期间的工作 1、搞好签到工作，是为了统计到会人数，同时也能够有效地保证会议的安全。 2、 热情接待会议成员，作好报到工作。 3、 传接电话。 4、 协助领导掌握情况，控制会议进程。 5、 会议记录，编写会议简报，撰写会议纪要。 6、 调派车辆。 7、娱乐活动安排,25,（三）会议的善后工作 1、安排与会者离会 2、会议文件回收与与归档 3、宣传报道 4、拟写会议纪要 5、会议精神贯彻与信息反馈 6、会务工作总结,26,五、会议筹备方案制定 1、确定会议主题。无论组织什么样的会议，都有会议主题，组织会议，必须明确会议要研究解决什么问题，达到什么目的。会议主题的确定的主要方法主要实际一是要有切实的依据；二是必须结合本单位的实际；三是要有明确的目的。 2、确定会议的时间与地点。会议时间包括会议实际进行时间和会议过程。 3、确定会议的规模。主要指会议出席人员（正式代表），特邀代表，列席人员，工作人员（包括服务人员）的总体数量。会议规模由会议的组织者根据实际情况掌握。,27,4、确定会议议程。 确定会议的主要方法： 一是根据列会主要领导的情况，确定会议主持人。 二是根据会议的主题，确定会议发言人。 三是围绕会议主题，确定会议讨论题目，并根据会议规模，确定讨论方式。 四是根据会议拟达到的目的，安排主要领导做好会议的总结。 5、确定会议文件和材料的准备。包括大会的主报告；大会发言单位的材料；会议日程表，参加会议人员名单、住宿安排，主席台座次，分组名单。讨论题目和分组讨论地点，作息时间表，会议的参阅文件。 6、确定会议组织和分工。包括会议有关的每项组织工作，每一个工作环节都必须有专人负责，责任到人，并明确任务和要求。会议组织分工包括文件起草和准备，会务组织，会场布置，会议接待，生活服务（含娱乐活动安排），安全保卫，交通疏导，医后救护等。,28,六、大型会议的会务工作 (一)会议的“前站” 1会务组织 一般会务工作人员分为四套班子，即：秘书组、接待组、宣传组、保卫组,29,秘书组在会前、会中、会后的工作,(1)撰写会议方案和所需的会议义字材料 大型会议方案中主要明确8项内容： 确定会议议题。 确定会议名称。 确定会议的时间。也称“会期”。 确定与会人员。包括会议出席人、列席人、特邀人员等，事先提出参会人员名单，供有关领导审查后确定。 确定会议地点。本着精简节约、方便工作的原则选择对大多数与会人员方便的地点而后报有关领导审查后确定。 拟定会议议程和日程。议程指对已确定的议题列出讨论的先后顺序，是安排日程的前提和基础。日程是结合会议议程对会议期间的所有活动作逐日的具体的时间安排。 第一，确定会议议程。凡属重要的大会，议程通常由领导机关提出，交大会领导班子(如主席团)讨论后确定下来。 第二，确定会议日程。,会前,30,编制会议经费预算。会议期间的每一笔开支详细列出，报经有关领导审查后确定支。 拟订会议文件材料的准备办法以及会议组织和具体分工。 会议的文字材料主要包括大会发言材料、会议日程表、全体参会人员名单(代表、出席人、列席人与工作人员分类表)、住宿安排、主席台座次、分组名单、讨论专题和分组讨论场所、作息时间表、会议参阅文件、会议下发材料等等。 (2)落实大会发言人、发言内容及时间，以确定和组织撰写、修改、审阅大会的典型材料、发言等，以便具体安排会议日程。 (3)落实文件材料的打印、校对、装订工作。 (4)编制“大会手册”，手册内容主要是会议名称(会标)、会议时间(安排)、文娱活动、作息时间，大会发言程序、讨论时间地点等等。 (5)准备与会人员名单与通讯地址联络方式的表格，用于编制大会名录。,秘书组在会前、会中、会后的工作,31,秘书组在会前、会中、会后的工作,1、会议前后相接 。如大会安排代表发言、演讲，要提前落实好发言、演讲人并按时把他们引领到指定地点等候准时发言或演讲。 2、组织会议决定、决议的修改和定稿 。 3、抓紧做会议总结，为领导准备会议后期发言。,会中,32,秘书组在会前、会中、会后的工作,(1)需回收的文书，大会结束后及时收回；遗失的，经查清，报领导处理。 (2)需公开发表的重要文件，报领导审批签字后及时交新闻单位发表。 (3)会议记录、发言稿、原始材料等均应立卷、归档。 (4)正式印发的文件及时印发。 (5)有些需要承办、转办以及要形成其他材料的文件，要及时交付有关人员，归口处理。,会后,33,接待组在会前、会中、会后的工作 (1)印制会议胸卡或代表证、工作证、服务证、资料袋、座签等。 (2)发送会议通知。大型会议的会议通知内容比较复杂，除了要通知的时间、会期、地点、内容之外，一定要加上回执单，回执单一般采用表格式，主要填报所有参会人的姓名、性别、职务职称、民族、年龄、会后返程交通要求等等，有的学术性交流会还要提交论文题目。 (3)准备必要的请柬和给领导人的会议邀请函。 (4)安排会议食宿、安排会议场所，包括主、分会场、讨论场所以及文娱场所。 (5)安排会议医疗保障工作。 (6)安排文娱活动、往返需用车辆、车场、司机及司机的活动。目前会议用车一般采用租用运营车队的方式，只要事先商定好具体用车时间，不必考虑停放车场和司机的安排。 (7)订购参会人员会后的车、船、航票。,会前,34,接待组在会前、会中、会后的工作,1、首先，要组织会议签到工作。 2、其次，是分发文件。分发的文件包括报告、讲话稿，演讲稿、计划、方案、决定讨论稿、草案、规定、章程、制度、开幕词、闭幕词、议案、提案、讨论的问题等。,会中,35,接待组在会前、会中、会后的工作,作好与会人员的财务结算，账目票据要结清；做好离会时的协助退房、返回送站工作，做好驻地、会场的善后工作。 要保证与会者及时离会，必要时，要协助寄发会议材料。,会后,36,宣传组在会前、会中、会后的工作 (1)以各种形式宣传会议的意义、目的、任务和要求。横幅、水牌，摄影摄像，联系必要的新闻媒体。 (2)设计并定制会标、会徽、会议宣传性标语、专栏和宣传展板。,会前,37,宣传组在会前、会中、会后的工作 结合会议要求组织各种形式的宣传工作，联系并协助新闻单位做好报道，保证信息的及时发布与交流。,会中,38,宣传组在会前、会中、会后的工作 与新闻单位共同协作，做好新闻发布会、新闻播发和会议宣传工作。向驻会场所表示谢意，必要时要发感谢信。,会后,39,保卫组在会前、会中、会后的工作 主要负责会议安全保卫工作的检查和落实。保卫组应注意必要的值勤、岗哨、门卫、消防、安全门、特殊事件处理等安全工作的准备。有的还要考虑主控室和有关安全保卫设备的使用工作。 目前有的采用临时与保安公司签订协议的方式，在会议期间雇佣保安人员；有的联系地方公安、消防等部门协助做好保卫工作。,会前,40,保卫组在会前、会中、会后的工作,会中,杜绝各种不安全隐患，必要时与有关交通管理和治安管理部门协调，保证会议顷利进行。,41,保卫组在会前、会中、会后的工作,会后,做好会后的一切物资清点清查工作，协助做好会议材料的妥善处理工作。,42,七、庆典活动的会务工作 (一)庆典的筹划与组织 1协助领导确定邀请对象 2印制分发请柬。含庆典名称、日期、地点。提前分送或邮寄)给邀请对象；对一些重要的客人，必要时要亲自上门邀请，以表示对对方的尊重。 3选择庆典会场。大多选择在公司大厦前坪或门前、组织的办公地点门前空地作为仪式的主会场。 4准备庆典设施。包括：音响设备，会场装饰物如花篮、彩球、悬幅、充气装饰等；剪彩用的红绸布、剪刀及托盘、礼品、纪念品等。 5准备相关资料。包括领导的发言稿，单位准备对外宣传的内部情况，历史资料、图片、实物等。如有必要在新闻媒体上公开发布消息，还应与记者一同商议拟好稿件，准备发表。所有相关资料必须先送领导审查批准后确定。,43,七、庆典活动的会务工作 6邀请司仪、礼仪小姐并交代仪程。必要时可以从礼仪公司请专业司仪主持庆典，请礼仪小姐担任礼仪服务工作。秘书要事先向他们交代庆典程序和他们所负责的工作。 7安排来宾接待工作。庆典举行日要安排专人检查来宾的接待工作。 8安排来宾的宴请、住宿等事宜。庆典后如安排宴请，必须事先做周密准备，专人负责。如果嘉宾在庆典结束后不当日返回，还需安排住宿或其他活动等。 9收集反馈意见，及时做好总结工作。要认真搜集与听取各方面的反馈意见，包括来宾的反映、新闻报道、公众的反响等，以便及时评估庆典效果，做好全面总结工作。 10.做好财务结算工作。之初做好经费预算并报请领导批准。所有费用情况应由专人负责，最后统一列出明细账目，与财务部门做好费用结算，并如实向领导汇报费用支出使用情况。,44,七、庆典活动的会务工作 (二)开幕式的筹划与组织 组织或系统召开的大中型会议都有开幕式。在开幕式上，往往由主持人首先发表有关大会意义、议程和主要精神的概括性讲话，或由主要领导作报告。各种展览会，如经济建设成就展览会、商业性的博览会、文化艺术展览会，工程项目的开(竣)工和交接仪式等均有开幕式。各类活动以及会议的开幕式大体相同，秘书人员应注意做好以下工作： 1确定参加人。结合活动性质，拟出开幕式的参加人，送领导审查批准后确定。开幕式的参加人员大体有三部分：主办方领导、特邀宾客、有组织的观众。 2制发请柬。根据确定的参加人员，采取相应的召集、邀请方法。对领导要请示和确认出席时间，对群众要安排好组织协调工作，对宾客要及时印制分送请柬。尤其是邀请主要嘉宾的请柬，应当专人送达，并请求对方确认出席，以便做好有关的其他准备工作。,45,七、庆典活动的会务工作 3布置开幕式的主席台。主要有以下工作： (1)撰写开幕词。为领导拟写开幕词，拟稿后经领导人审阅定稿并制作文本。 (2)统计贺电、贺信。事先统计好贺电、贺信，供主持人宣布或朗读。 (3)悬挂会标。 (4)安放座椅。座椅的安放要视主席台上就座的来宾与主人的人数确定摆放数量与摆法。 (5)排定座次。主宾与主要负责人的座位应摆放在前排正中。摆放座签或将写有姓名的小条贴在椅背上，以便宾主对号人座。简短的开幕式有时不必摆放桌椅，领导与宾客在主席台只站立一排，秘书需即时引导。 (6)安放麦克风。麦克风放主席台中间，亦可放在前排左右角上。 (7)安排摄影摄像。 (8)邀请新闻单位。开幕式如需公开报道的，须事先邀请新闻单位到场。 (9)做好开幕式举行期间的其他服务工作。,46,2.情景训训练,47,1.今天上午市制药厂副厂长来访，领导指示你把接待室整理一下，你将怎样做好这项工作？,48,2、福侨区政府拟于五月中旬召开一次区乡镇企业深化改革经验交流会，会期3天，各乡镇主要领导人和乡镇企业负责人参加，预计150人左右。 请根据上述条件拟制一份会议预案。,49,参考答案： (1)会议名称：“福侨区乡镇企业深化改革经验交流会”。 (2)会议主题：总结交流乡镇企业深化改革的经验，促进乡镇企业的发展。 (3)会议时间和地点：5月11日至20日内任选3天。地点在福侨区范围内任选。 (4)会议规模：150人左右。 (5)各乡镇主要领导人和乡镇企业负责人参加。 (6)会议议程和日程：第一天上午开大会，由区政府领导人作报告，下午分组讨论；第二天全天进行经验交流，由指定的乡镇企业负责人大会发言；第三天上午组织参观，下午召开总结表彰大会。(具体内容自定) (7)成立会议机构，由秘书组、材料组、宣传组、后勤组、保卫组等组成。 (8)与会人员的食宿安排，包括规格和标准。 (9)会议经费预算和开支办法。,50,3、某石化集团将举行一次1500人的总结表彰大会，会期半天，请问该总公司的办公室人员在选择会址时要考虑哪些因素？,51,参考答案： （1）交通便利； （2）会场的大小应与会议规模、主题相符； （3）会场要有良好的设备配置；（4）应尽量避开闹市区； （5）应考虑有无停车场； （6）场地租借的费用必须合理。,52,4、深圳富士康集团（中外合资大型企业）准备召开中外各地客户的经贸洽谈会议，出席人数2500人，会址在深圳国际会议中心，会期4天，其中第一天开幕式，第二天专家讲座与咨询，第三天专项项目洽谈，第四天游览“世界之窗”。身为秘书，请为懂事长草拟一份此次会议的方案。,53,方案如下： 1、提出会议经费预算（如会议费、资料费、食宿费、项目交流费、交通费等）。 2、拟定会议的议程和日程安排。 3、提出参加会议的客户单位和人员名单。 （1）打印与会客户单位牌（中英文）。（2）打印与会人员牌（中英文）。 4、在确定了国际会议中心租用的具体的会议厅和会议室之后，针对实际情况，拟定会场布置方案。 （1）在集团公司门口、公司车间、会场前挂横幅（中英文）、会场会标（中英文）的制作和悬挂； （2）电力供应、环境清扫、礼仪服务、摆放会场鲜花等； （3）音响调试。 5、拟订会议所需文件的准备方案。（1）开幕式与闭幕式讲话（中英文）。（2）会议交流材料（中英文）。 6、拟订会议所需用品的准备方案（如文具、茶具等）。 7、拟定与会人员的接待工作。（1）在机场、车站的迎接。（2）会议厅和会议室门前的接待。（3）落实相关中外宾的接待。（4）会议就坐的引见等。 8、拟定会议的后勤保障方案。（1）车辆调度。 （2）食宿安排。 （3）娱乐（如晚会、游览）安排。 9、拟定安全保卫工作。 （1）警卫。（2）会场内外安全保卫。,54,庆典,如：桂林电子科技大学建校50周年庆典 1、成立庆典领导小组及工作组 2、大会议程 3、日程安排 4、5、礼品装备 6、接待组（接待、住宿、车辆安排等） 7、秘书组（举办庆典请示、邀请函、讲话稿、主持词等） 8、宣传组（邀请媒体、发布新闻、摄影摄像、营造氛围等） 9、保卫组（邀请地方公安、消防、交通等部门，会场、车辆、校门等保卫） 10、校园环境建设组 11、场地布置 12、校庆总结,55,