《OA产品白皮书》word版.doc

目 录 第一章 前言 1 第二章 产品概述 2 第三章 产品设计理念 3 3 1 广义的管理 3 3 2 构件化 3 3 3 组织架构的可伸缩性 3 3 4 岗位 角色 的管理模式 3 3 5 集中式的管理中心 4 3 6 结构化 非结构化数据并存 4 3 7 行业解决方案 4 第四章 产品架构 5 4 1 总体架构 5 4 2 产品包之间的关联聚合 6 4 3 内外网一体化 7 4 4 总体业务架构 9 第五章 产品特点 10 5 1 纯 B S 结构 10 5 2 系统可自由构件化 10 5 3 工作流全面贯穿各产品包 10 5 4 数据整合 多重入口 10 5 5 多重安全手段 11 5 6 统一的系统管理中心 12 5 7 全面系统监控 12 5 8 强大灵活的工作流 13 5 9 人员可同属多个部门 岗位 群组 14 第六章 为集团型企业特别设计 15 6 1 上下级文件交换 15 6 2 分支机构 部门级站点 16 6 3 集中与分散的系统架构 16 6 4 逐级信息发布 16 6 5 分级分权管理 17 6 6 可灵活扩展 17 6 7 性能优化 18 6 8 专为非 WINDOWS 平台优化设计 19 第七章 后台管理配置 20 7 1 全系统配置 20 7 2 各机构系统配置 20 7 3 流程配置 21 7 4 菜单管理 21 7 5 管理工具 21 7 6 字段定义 21 7 7 编号配置 22 7 8 公文配置 22 7 9 工作代理 工作授权 22 7 10 报表配置 23 第八章 公文管理 24 8 1 业务模型综述 24 8 2 发文 25 8 3 收文 25 8 4 签报 26 8 5 部门阅办 27 8 6 归档 27 8 7 上会讨论 28 8 8 自定流程 28 8 9 公文配置 29 8 10 主题词 29 8 11 公文发布 29 第九章 行政管理 30 9 1 业务模型综述 30 9 2 常用行政审批 30 9 3 公务接待 31 9 4 行政费用 31 9 5 物品管理 31 9 6 会议管理 32 9 7 车辆管理 33 9 8 信访管理 33 第十章 人力资源 35 10 1 业务框架图 35 10 2 人事信息 36 10 3 劳动合同管理 36 10 4 招聘管理 36 10 5 转正管理 36 10 6 考勤休假 37 10 7 培训管理 37 10 8 离职管理 37 第十一章 商务管理 39 11 1 供应商管理 39 11 2 采购申请 39 11 3 采购合同管理 40 11 4 付款申请 40 第十二章 日常办公 41 12 1 日程安排 41 12 2 内部通讯录 42 12 3 外部通讯录 42 12 4 网上论坛 42 12 5 资料中心 43 12 6 工作日志 45 12 7 信息发布 45 12 8 网上调查 46 第十三章 财务管理 47 13 1 报销 47 13 2 借款申请 48 13 3 预核算管理 48 13 4 付款管理 49 13 5 收款管理 49 第十四章 运行环境要求 50 第一章 前言 随着我国正式加入 WTO 企业在遭遇巨大挑战的同时 也面临着前所未有 的机会 企业要在新的经济环境中不断地求得发展 其信息化建设有着前所未 有 至关重要的作用 而工作流的信息化和办公自动化不但是企业信息化建设 过程中必不可少的步骤 也是企业实现现代化经营管理的必要条件 传统 系统仅是简单的文件 行政事务的处理 而现在的办公系统其目 的是达到一个企业或者单位的某个最终目标 为了达到这个目标不是靠自动化 的手段就能够保证得 更多的是靠一些管理的思想和办法 因此 现代办公不 是简单的 传统的办公自动化 而应该是办公应用 办公实际上是一个管理的 过程 管理的核心是人而不是计算机 所以真正提高办公效率不能完全依靠自 动化 而是应该提高管理的规范化和人的主观能动性 奥尊综合管理平台是以网络为依托 使组织内部信息交流畅通 在这种模 式下 将组织变为一个大办公室 下面的财务 人事 行政 业务等部门都成 为其信息流中的一个环节 而不再是一个一个的信息孤岛 依靠这种模式 组 织的结构能够得到简化 各个部门在信息共享的基础上进行协作 便于明确各 个部门甚至每个员工的责任 而决策层可以迅速综合来自各个方面的信息 并 以此为依据制定企业的战略决策 第二章 产品概述 奥尊综合办公系统基于目前世界最先进的群件平台 IBM Lotus Domino 全面支持 B S 系统结构 该系统不但继承了传统 OA 的精华 同时还针对现代 企业的特点和需求 以整合企业内部信息管理系统 为用户提供统一的信息门 户 为用户提供协助的办公环境为目的的构件化的综合办公系统 构件化的设计让企业根据不同的需求灵活搭建所需要的功能 所有需求的 搭建都是按照 即插即用 的方式进行 对外标准的接口让企业很方便与其他系 统对接 系统不但包含传统 OA 系统中适合政府机构和传统企业特点的收文 发文 档案等公文管理 更强调强调为现代企业夺身打造 以企业日常协同办公为主 线的销售管理 商务管理 项目管理等构件 目前包括以下九大子产品 1 公文处理 包括收文 发文 签报 部门办理等 2 行政办公 包括物品 车辆 会议 资产 制度等 3 人力资源 包括人事档案 绩效考核 培训 考勤 转正 劳动合同 升迁 奖惩 调动 工资 薪酬福利 招聘 离职等 4 商务管理 包括供应商 采购 库管 付款 5 财务管理 包括费用 报销 预算 核算 成本 6 项目管理 包括立项 阶段 结项 任务 事件 文档 报告 7 销售管理 包括客户 销售过程 合同管理 收款 8 工作管理 包括周报 月报 计划 总结 部门协作 工作任务 9 知识管理 提供强大功能的知识管理工具 汇集来自多个产品的有价值 的资料信息作为知识管理 包括分类管理 版本管理 附件管理 附件 权限管理 强大的搜索能力等 第三章 产品设计理念 3 1 广义的管理 办公不仅仅是做好公文和行政事务 还应为企业的日常运营和业务管理提 供辅助 支持功能 基于此思想 我们的产品是一个有着统一平台的覆盖到企 业日常管理各个方面的系列内部管理产品 3 2 构件化 可构件化的软件对于一个企业甚为重要 各个模块可以独立存在 解决企 业相对独立的一片业务 亦可快速组合 成为更广泛业务的处理系统 不同产 品模块之间的流程和数据关联成一体 保证信息可以在组织内各层级纵向 横 向的快捷流转 对于用户 既是不断调整和优化管理 与之相适地推进 IT 建设 的需要 也是体现用户按需选择的个性化需要 3 3 组织架构的可伸缩性 组织架构体系作为整个企业最基本最重要的内容 同样要反应到系统的基 础设计结构中 当企业的组织结构变化时 可以通过统一的 管理中心 轻松 完成 而系统的底层基础也充分考虑了组织架构的变化 完全符合单一机构和集 团型架构的转换 3 4 岗位 角色 的管理模式 任何一个企业的管理模式都是采用面向岗位 角色 而不是具体的个体进 行的 本产品的管理体系也顺应了企业的管理模式 着重于工作岗位而不是个 体 主要表现在 1 岗位和组织架构的关系 2 岗位和权限的关系 3 岗位和人员的关系 4 岗位在工作流程中的体现 3 5 集中式的管理中心 所有的操作都在 web 上实现 大量的批量操作都通过 管理中心 一步解 决 这就避免了管理员需要全面了解系统 认真阅读操作手册 操作的繁琐 以及潜在的操作失误 3 6 结构化 非结构化数据并存 现实生活中的数据可分为结构化和非结构化两种 本系统在实施多个大型 企业的全面管理系统的基础上 对企业的这两大类数据如何统一进行了技术分 析 并逐步打破了同时访问这两类数据的技术限制 达到企业各类数据的管理 融为一体的高度 3 7 行业解决方案 产品提供了系统的基础 个性化解决了行业的要求 随着用户的细分以及用户业务的不断深入 产品必须面向特定的行业特点 而不仅仅是着眼于传统的办公内容 目前本产品在如下的行业里积累并应用了大量特定的管理业务 政府 地产 银行 证券 基金 税务 航空 报业等 特定行业的完整解决方案需要一个不断积累的过程 也是本产品不断发展 的目标 第四章 产品架构 4 1 总体架构 产品的总体架构如下图所示 该技术架构集中体现在以下几个方面 1 统一的企业内部办公信息门户 此门户不但可以提供给内部不同机构 不 同层次的用户 甚至可以同时为外部用户 无论何种用户 都可以通过此门 户访问系统 2 各分支机构 部门可拥有独立的站点 而这些用户都是从企业统一门户登 录系统 3 构件化的各产品包 通过产品包管理层 系统的产品包应用可以方便的扩 展 便于用户可分期选购所需的产品包 并在将来可以自由扩展 产品包管 理层的意义在于各产品包之间具有灵活强大的关联性 从而打破 信息孤岛 4 高度集中的管理中心 系统所有的管理和运行维护都集中在 管理中心 并且完全实现 web 操作 5 完备的系统监控 包括组织架构级 产品包级 模块级和文档级 都可进 行完备的记录 以提升系统应用的安全性 6 工作流贯穿所有产品包 所有的产品包都基于统一的工作流引擎 7 方便地集成外部数据 使用多种统一的访问连接技术 跨越平台限制 可 方便地存取关系型数据库中的数据 8 内外网一体化 内部系统的信息发布和管理维护同步 统一 9 客户端纯 B S 技术 充分采用 JAVA servlet JavaScript HTML DHTML HTC JSP XML 等多种 B S 技术 服务器端不局限于某一种平台 如 domino 4 2 产品包之间的关联聚合 本产品的所有产品包都是基于统一的 构件化平台 建立 并具有如下的 特点 动态数据交互 在每个产品包的内部流程中 都可以从其他产品包获得数据信息 又可以 反过来动态生成其他产品包中的数据信息 通过流程 各产品包之间的数据进行了充分的交流 从而打破各产品包所 代表的 信息孤岛 的界限 数据的交互采用统一的接口进行 静态数据查询 这主要体现在产品包之间的数据关联上 产品包内部的业务自成体系 但产品包之间又有一定的关联 例如通过人事产品包中的人员信心可以关联到该人员的合同 项目 财务 销售等信息 项目管理产品包中的项目信息又可以查询到其他产品包中的 人员 财务 费用 销售 客户等数据资料 知识中心 所有产品包的数据信息可汇集到企业的知识中心 知识如何进行分类 管理 整合是企业知识管理的重点和难点 中心 的集中式和分布式架构有各自的优缺点 本产品的知识中心同时 提供两种 一是各产品包中各自相对独立的 业务知识中心 另一个是全 系统集中的 企业知识中心 业务知识中心 里的知识信息可以复制到 企业知识中心 这两种中心的同时存在可解决两种架构各自的缺点 产品包中的业务数据可在任何时候经过业务人员对其价值的分析后 简单 操作即可自动归入到产品包中的 业务知识中心 再由 业务知识中心 的业务人员进行再整理 加工 分配等 最后汇集成统一 企业知识中心 产品包中的业务数据进入 业务知识中心 业务知识中心 可通过统一 的接口进行 4 3 内外网一体化 对于一个企业而言 不但要有内部的办公系统 还要对外建立自己独立的 网站 以宣传企业的理念 产品信息等 针对企业的外部网站特点 奥尊公司专门推出了一个单独的外网产品 该 外网产品的架构和内网的类似 可充分实现内外网的一体化 主要功能特点 在内部进行信息发布后 可无缝地自动同步到外网的信息发布 内网数据 变化后 外网数据也能同步改变 外部用户反馈各类信息 文档后 可以同步到内网的 客户反馈 中 并 给相应负责人发送待办事宜 从而使业务人员在内网系统即可管理外网系 统 内网和外网无论在架构 权限管理 维护方面等相似 便于管理维护 内网的基础平台架构很容易实现 内容管理 因此在相似架构的外网上进 行信息发布时 技术维护 管理配置 信息模板 稿件提交 内容编辑 审阅 发布这几个方面都可以分别独立 除了技术维护外 其他都可以交 给普通的办公人员 实现日常的 内容管理 过程不再需要技术人员的参 与 同 企业统一门户 配合 在外部网站上开通内部系统的登录入口 即可 实现内部用户也可以外网进入内部办公系统 从而实现 EIP 企业信息门户 系统 部分企业在建设办公系统之前已建立了自己的外部网站 这些网站的特点 是数据都存放在关系型数据库中 而且数据结构也不太复杂 本产品也可以实 现同步内外网信息发布的功能 这些集成同步的能力可由配置完成 但需要根 据实际情况做适当的开发 外网产品的主要特点 设计简单 精巧 突出实用性 以信息发布为主 外网采用目前 internet 上的主流界面架构 同内网相比更注重外观 同内网类似 外网采用了同一套人员权限分配机制 因此外网的信息文档 也可以充分利用内网的优点 对不同用户分配不同的权限 分别提供给不 同用户访问 例如代理商 合作伙伴 供应商等 同内网类似 外网的界面和栏目等均可配置 4 4 总体业务架构 奥尊综合办公管理平台提供的 项目管理系统 是广义的项目管理系统 涵盖了以 项目 为中心的所有上 下游业务 1 其中中间层的狭义项目管理包括了项目的进度管理 成本费用管理 和资料管理等 2 下游是以客户为中心的销售管理 3 上游是以供应商为中心的商务管理 通过对项目实施 销售 商务的立体管理达到对项目过程的全面支撑和监控 达到动态掌控项目盈亏的目的 第五章 产品特点 5 1 纯 B S 结构 系统完全采用 B S 架构 从用户的操作到系统的管理维护 全部都在浏览 器上操作完成 基本实现系统的零培训和简单维护 5 2 系统可自由构件化 各个产品可以独立存在 以解决企业的一整片业务处理 各个产品也可以集成在一起运行 各产品之间的数据信息存在一定的关联 和集成 例如 项目管理 产品和 商务管理 产品可以集成在一起共同运行 实 现项目中的商务类业务处理同项目挂钩 也可以再同 财务管理 集成在一起 共同运行 实现对项目中的费用进行财务方面的管理 5 3 工作流全面贯穿各产品包 为企业打造全面的信息化管理系统 充分应用 流程为舟 数据为屿 的 信息化管理理念 奥尊公司提供的各模块应用基本上都包含了工作流处理 5 4 数据整合 多重入口 一般说来 各个模块都可以解决一项具体的业务 多个模块可以组成一个 完整的子系统 可以解决一片具体业务 但这还不够 麻雀虽小 五脏俱全 一个再小的企业也有多个不同种类的信息 这些 信息相互交叉 相互关联 错综复杂 而所有这些信息都是企业所关注的 又都属于企业经营者考察企业经营状 况的入口点 例如人员 财务 项目 合同 生产 订单 产品等等 基于对各类企业经营的了解和分析 奥尊公司提供的各产品相互之间都有 一定的关联性 可独立存在 也可以集合在一起 例如 在 项目管理 产品中的 项目中心 模块 可以从一个项目考察 该项目的成本分析 销售活动 销售合同 项目预算 业务应酬 出差预算 销售预算 开票记录 收款记录等等 而这些信息不仅仅只是信息记录 而是 分散在各个具体的业务模块中 同理 在 人事管理 产品中的 人员档案中 可以查看该人员的职位升 迁历史记录 所负责的项目情况 出差记录 费用状况等等 5 5 多重安全手段 智能卡身份验证 应用系统可在系统登录的入口处利用标准控件读取智能卡中的数据信息进 行认证 每个用户都使用独立的智能卡 在登录系统时必须插入智能卡才能以该用 户身份登录系统进行各项业务处理 一旦拔出智能卡 计算机即自动锁定 只有再次插入该用户的智能卡才能 解锁 此智能卡是经过加密处理的 无法使用一般的设备读取里面的信息 动态口令认证 动态口令技术即通过口令计算器 令牌 得到随时变化的 不可预知的 一次性有效的口令 我们推荐采用基于时间同步的动态口令认证系统 令牌内集成了经国密办 坚定的专用算法 内置用户和令牌的个性化信息 并设有开机口令 令牌 开机并输入开机口令后 令牌通过算法和令牌内的密钥加上其他要素每分 钟计算出一个口令 中心认证端根据相同的算法和要素计算出同一时刻的 登录口令 和令牌产生的口令对比 进行身份认证 由于每个令牌的令牌 信息和用户注册的个人信息以及注册时间各不相同 因此不同的令牌在同 一时间产生的口令也不相同 令牌在使用时不需要任何在线读入设备 操 作方便 适合用户在任何客户端上使用 校验码 在网络技术上 存在一些恶意程序能够对密码进行高强度的密码试验 俗 称 暴力破解法 为解决此问题 我们的产品可要求用户在登录系统时 除了密码外 还要 对照随机生成的数字字母输入 此随机数字字母以图片的形式存在 无法使用一般的程序读取 支持 CA 认证 可以支持 domino 或第三方建立的 CA 认证中心 5 6 统一的系统管理中心 全系统的所有管理和运行维护 包括 RTX 的部门 人员 个人信息 都集 中在一个管理中心完成 无需其他任何工具 包括 用户管理 组织架构管理 岗位管理 权限管理 群组管理 业务模块的权限管理 其他方面的管理 如权限的批处理 管理员和业务人员都在这个管理中心进行管理和配置 5 7 全面系统监控 系统的任何重要操作都能自动记录在案 主要包括 登录信息 文件查看 删除文档 组织机构调整 工作代理 授权 历史 5 8 强大灵活的工作流 奥尊公司经过多年的系统实施 总结了大量的用户的实际情况 并完美地 整合到产品中 奥尊公司的工作流侧重于灵活性 可扩展性 可定义 操作简单 功能强 大 主要如下 流程完全可定制 支持 C S B S 的操作模式 图形化流程配置 流转过程中可随时查看当前在流程图的位置 全部采用岗位 群组配置 多达几十种的人员选择方式 让用户在无需技术人员协助的情况下 即可 独立地充分应对企业各种复杂和多变流程 动态逻辑流转 根据给定的逻辑条件自动流转 详细完整的流转日志 统一简单的流转操作 收回 退回 直接返回拟稿人 多人 多部门同时会签流转 并可指定串行流转和并行流转 多人表决 全面支持授权 工作代理 并可支持对不同审批业务流程进行不同的授权 不同流程的串接 流程中嵌套子流程 可支持文件作废 支持文件的办理期限 到期自动提醒 自动催办和人工催办 文件字段的可编辑 可读 完全由用户自行指定 可支持手工输入意见 手写笔意见签名和图片签名 每个用户自行定义自己的常用意见 用户可自行定义每个节点的名称 随时查阅和调整文档的阅读范围 与 RTX 消息和短信集成 支持可定制的短信内容 5 9 人员可同属多个部门 岗位 群组 在一个单位里 经常有一些人员兼任多个部门职位的情况 奥尊公司在总 结大量的实施经验的基础上 提供如下的功能 仅使用一个用户身份即可 无需注册多个不同的用户身份 文件的签名落款显示正确的部门名称 文件流转时自动根据该人员的部门身份提供正确的处理人员列表供选择 无需频繁的更换登录的身份 同实际工作习惯一样 可随时处理不同部 门的文件 更特别考虑这类特殊人员在操作上的简便性 第六章 为集团型企业特别设计 奥尊公司多年来一直为大量的集团性企业建设具有高度灵活扩展性的综合 办公系统 OA 并在各方面都积累了大量的经验和解决方案 6 1 上下级文件交换 奥尊的上下级 包括平级 文件交换在多年前就已成功地在深圳国税和兴 业银行实施过 具有如下特点 可完全实现任意文件信息 包括签收情况 处理结果反馈等 的上下级交 流的要求 并可延伸到多级下属机构 只处理必要的同本单位相关的文件 减少网络流量 保证文件和邮件提醒 代办事宜等同时到达和数据的一致性 允许总部和下属企业的相同业务模块可采用不同的设计 这样各下属企业 可拥有自己独特的业务处理 隔离复制冲突的文档 不会对其他服务器系统造成影响 不受接收方服务器没有响应的影响 便于管理 无论有多少的业务数据需要交换 都通过统一的管理入口进行 监控 分为两种情况 1 全面集成 上下级的公文各自拥有独立完整的电子审批处理 并可将文件通过电子化 的形式分发给上级 下级以及平级的机构 2 仅提供简单接口接入 部分下属机构并不要求拥有自己独立完整的文件电子化审批处理 只要求 能收发文件 浏览总部信息即可 6 2 分支机构 部门级站点 各分支机构 总部各部门都可独立建设自己的站点 首页 每个站点中的 应用模块都属于各自的应用范畴 主要功能特点 总部站点可以作为统一的入口点 可以转到各分支机构和总部部门站点 各机构 部门站点可以拥有各自独立的登录口 所有人员的待办事宜和邮件等常用信息不但在自己机构 部门 的站点 上显示 也可以在总部站点上直接显示 6 3 集中与分散的系统架构 在我们实施过的多个大型集团型单位系统中 可以提供如下的灵活完整的 解决方案 总部和各分支机构使用各自独立的服务器 总部和分支机构的服务器统一使用总部的一台大型服务器 并且只需安 装一个 domino server 总部和分支机构的服务器统一使用总部的一台大型服务器 并且可以安 装独立的 domino server 以上各种情况除了独立的 domino server 外 都可以再拥有备份 server 邮 件 server 群集 server 等 6 4 逐级信息发布 在一个集团型单位中 下属机构 包括总部的部门 经常需要提请信息发 布到各上级的首页信息发布中 例如下属机构的部门首先申请发布的该机构的部门站点 再申请发布到下 属机构的机构站点 最后还可以申请发布到集团首页中 主要功能特点 任何一级的信息都可以提出申请发布到上一级的首页发布中 整个申请审批流程可以充分利用奥尊公司灵活的流转机制 同一份信息经过各级的审批 可以发布到多个首页中 6 5 分级分权管理 目前随着网络技术的发展 现在的系统一般都采用大集中的架构 随着系统应用的发展 更多的分支机构 更多的业务在这个集中式的平台 上运转 由于数据安全等原因 这些分支机构相同的业务模块也要分开独立管 理 这时系统的应用模块就会多达上百个 针对这种情况 我们提出了 数据集中 管理分权 的解决方案 主要功 能如下 由总部管理员统一部署全系统的应用模块 总部管理员指定各下属机构的管理员 并为这些管理员分别指定管理范 围 总部管理员可以管理全系统的所有应用 而各机构管理员仅能管理所属 机构的系统应用 包括岗位 角色 群组 人员 组织架构 应用模块 的权限等 6 6 可灵活扩展 6 6 1 重要性 系统能否随着企业发展而扩展是非常重要的 即使目前仅是单一组织架构的企业 经过一段时间的发展后 都有可能发 展为集团型企业 这就面临着系统是否能满足企业发展需要的问题 如果一个系统没有可扩展性的能力 那么随着企业的发展 必然要对系统 进行大量的改造 甚至重新开发系统 浪费了大量的费用 甚至有些企业在系 统上线时期 企业的组织架构就改变了 导致系统无法满足实际应用要求 本产品在基于大量集团型企业的实施经验中 总结了一整套集团型企业的 解决方案 已在这方面做了充分的考虑 为企业节省了信息化建设的费用 6 6 2 本产品在扩展性方面的特点 系统在建设时 一般是从企业的总部 或者单一组织架构 开始 并逐步 扩展到总部各部门和下属企业 本产品构建的系统完全可以支持一个集团型企业的如下建设过程 1 最初只有总部应用系统 和全集团的 intranet 和 internet 邮件 2 逐步建立总部的各部门独立的应用站点 3 部分或全部下属机构接入总部系统 浏览总部信息 和总部之间收发各 种文件 4 部分下属机构集成到总部系统 成为全系统的一个子系统 5 部分下属机构随着应用扩展的需要 建立仅属于本机构的独立应用服务 器和应用系统 并和总部系统以接口的形式集成 6 随着网络发展 主机升级和应用系统大集中的需要 部分下属机构重新 回归到总部系统 7 集团包括总部在内的组织机构 人员 岗位 权限等调整 8 集团各机构之间可实现单点登录 即访问其他机构的系统时无需再重新 登录 奥尊公司拥有以上所有过程要求的全面解决方案 并已在多个大型用户中 实施过 而且以上所有的情况从系统建设开始就已全部考虑 并预留这些扩展 能力和接口 6 7 性能优化 集团性企业的用户数量一般都很多 数量在几百到上千 上万 对于这么 多用户并发使用 就需要对全系统各方面的性能进行优化 才能保证在访问高 峰期时系统仍能保持顺畅平滑的运行 另一方面 集团型企业的数据量增长得非常快 几个月后部分单一的数据 库中就有可能会高达几万条数据 几个 G 的数据量 这也需要特别的解决方案 考虑 一个典型的例子是 待办事宜中心 由于所有的审批事宜都存储在该库 中 在经历一段时间后 待办事宜中心就必然成为系统的瓶颈 导致用户在查 看待办事宜时速度非常慢 6 8 专为非 windows 平台优化设计 集团型企业除了少数全部采用 PC 服务器外 一般都采用小型机等高端服务 器 例如 AS 400 RS 6000 而相应的操作系统并非 windows 系统 虽然目前的系统平台本身就具有跨多种服务器 多种操作系统的能力 但 是具体反应到系统平台上的应用系统 还必须对此做各种优化设计 和 PC 服务器上 windows 系统的主要差异表现在 文件存储结构的不同 安全体系的不同 系统监测工具的不同 第七章 后台管理配置 后台管理作为系统的综合管理中心 支撑着整个系统正常运行 共包括 全系统配置 各机构系统配置 流程配置 菜单定制 管理工具等模块 其他还有系统级的管理监控模块 字段定义 编号配置 公文配置 人事档案 工作代理 报表配置 监控 日志 删除日志等 以上这些完善的后台管理配置模块构成了系统运行和管理维护的基础 保 证了系统可根据用户的需要而自行修改各项配置信息 极大地方便用户的管理 维护工作 7 1 全系统配置 为整个系统的全局做配置 保证系统的正常运行 主要功能包括 系统关键字 全系统的基础配置 机构路径定义 定义同一服务器上不同的机构的访问路径 实现简单配置 即可管理各机构独立的系统 管理员定义 定义不同的管理员所能管辖的机构 实现集中 分权 区域 性的管理 7 2 各机构系统配置 维护同一服务器上不同机构各自独立的配置信息 系统关键字 该机构上的 ftp 服务 单位名称等 7 3 流程配置 对于应用中的流程进行配置 包括定义流程和流程节点的相关属性 以满 足应用的需求 通过对流程引擎的配置 用户可以自定义出任何复杂的流程 流程配置 7 4 菜单管理 主要功能 模块配置 定义全系统的栏目 模块 数据库信息 根据配置信息可动态生成所需要的系统菜单 总部管理员和分支机构管理员可以在此分别管理所属机构的系统首页菜 单 管理用户所设置的属于个人的 快速通道 7 5 管理工具 这是整个系统的管理和运行维护中心 主要功能包括 用户管理 用户的注册 所属部门设置和调整 离职 设置人员所属岗位 机构 部门管理 机构 部门的增加 删除和改名 群组管理 群组的增加 删除和改名 查看人员的所属群组 岗位管理 岗位的增加 删除和改名 岗位具体权限配置 配置具体数据库模块的权限 其他 索引管理 批量设置权限 7 6 字段定义 实现全系统各模块的业务数据字段定义表 使用户无需查看设计即可使用 各种英文字段名 也使得将来业务数据移植到关系型数据库和自定义报表时变 得更人性化 7 7 编号配置 系统中有很多文档都需要有编号 而且各类文档的编号规则都不相同 该 模块在系统中起着自动编号器的作用 主要功能有 配置所有模块的编号规则 适应绝大多数文档的不同编号规则 可通过此集中的编号管理监控各类文档的最新编号情况 并可由管理员 进行调整 7 8 公文配置 由于公文业务相对比较严谨和复杂多变 系统专为公文系统提供了大量可 配置信息 主要功能有 文号配置 上会讨论配置 公司打印件红头配置 部门打印件红头配置 Word 图形印章的配置 公文在成文后的分发范围配置 7 9 工作代理 工作授权 员工有事不能处理日常工作时 可以设置工作授权 将工作授权给其他人 员代为处理 由于所有模块都采用了统一的工作流引擎 因此在所有流程审批 类模块都可以支持工作代理 授权 主要功能有 每个员工都可以设置代理 授权 信息 可分不同业务类别分别设置给不同的工作代理人 由管理员代员工设置授权 方便当前用户不方便连上系统时也能设置工 作代理 授权 信息 7 10 报表配置 本系统提供了标准完善的统计报表生成器 并且可由用户自行配置完成 主要功能有 可方便地 配置 出各模块的统计参数 系统可自动根据这些参数形成所需 要的报表统计 查询详细信息 可对结果按指定的不同类别进行分类 对查询结果进行排序 按不同类别进行 可直接打印查询结果 可将统计结果导出到 Excel 支持图形化统计分析结果 第八章 公文管理 公文管理系统包括发文 分为公司级和部门级 收文 签报 部门办理 上会讨论 归档 自定流程等 公文管理系统遵循标准的国家规定的文件格式和操作规范 既适合于政府 机关和各类大型集团型企业 也提供了适合于中小企业的灵活的文件处理方式 8 1 业务模型综述 发文 收文 签报 部门文件办理 档案 文档库 首页等有机完整地 结合成为一个整体 并可追溯文件历史来源 发文 收文和签报各自拥有完整独立的流程 主办 协办 阅办等多种处理方式相互融合 适合业务的灵活需要 与专业档案系统的无缝集成 可直接发布到首页和各类知识管理模块 形成知识沉淀的自动化 集团总部与分支机构之间文件交换的平滑衔接和转换 支持手写签名功能 word 集成 8 2 发文 发文管理主要完成发文所涉及的一系列操作 起草公文 呈批 批阅 批 示 会签 签发 打印 部门传阅等 系统对发文流程进行全程提醒和跟踪 详细记录公文的当前状态 发文审核的过程和批阅 批示 会签 签发意见 系统可以根据实际的业务流程自己定义计算机中的发文办理流程 功能特点 无缝集成 word 多步修改痕迹的自动保留 自动生成红头文件 可分为套印件 打印件 并支持平行文和上行文 自动生成 pdf 文件 并以 pdf 文件下发 可以盖电子图章 并可根据文件的级别选择不同种类的印章 灵活的红头定制 各部门发文能够采用各自的红头 自动文件编号系统 主题词库提供自动搜索功能 奥尊流程机制中所能实现的各种灵活的流转方式 公文可发送到部门进行逐级传阅 也可直接发布 8 3 收文 收文管理实现收文登录 拟办 呈批 批示 批阅 部门办理等 系统对 收文流程进行全程提醒和跟踪 详细记录公文的当前状态 收文审核的过程和 相关拟办意见 系统可以根据实际的业务流程自己定义计算机中的收文办理流 程 功能特点 可同时发送给部门 包括主办部门 协办部门和传阅部门 呈 领导 和个人 每个部门和人员收到后都可以同时办理 主办部门和协办部门 包括部门领导和普通人员 都可反馈意见到收文 处理表格中 并可实时地互相查看办理情况 主办部门可在中途转而起草签报 公司发文 部门发文 这些文件都会 将部门收文中的附件以及其他信息自动填写 并在流转时可随时查看原 收文处理单 收文分发者从收文文档即可掌握文件分发后的各部门办理情况 便于办 公室对文件的综合管理 8 4 签报 签报管理主要完成签报所涉及的一系列操作 起草 呈批 批阅 批示 会签 打印 部门传阅等 系统对签报流程进行全程提醒和跟踪 详细记录公 文的当前状态 签报审核的过程和批阅 批示 会签意见 系统可以根据实际 的业务流程自己定义计算机中的文件办理流程 主要功能特点 充分利用发文的功能 例如无缝集成 word 多步修改留痕等 充分利用收文的功能 例如下发到个人和各部门进行办理和传阅 充分利用奥尊流程机制中所能实现的各种灵活的流转方式 8 5 部门阅办 奥尊公司的公文系统都可以支持多部门同时办理 涉及的业务有 部门会 签 部门办理 部门传阅 收文主协办部门等 主要功能 各部门可以同时办理 互不影响 也可以串行办理 各部门文件的接收人可以指定 一般为部门领导或部门文件管理员 各部门处理意见可以互相查阅 也可以互相隐藏 各部门最终意见都可以反应到文件处理单上 可以方便地从一个文件入口查看各部门的详细办理情况 主办部门可以起草新的发文 签报 并可从新文件查看到文件 主办部门和协办部门具有一定的制约性 只有协办处理完后才允许主办 部门办理结束 8 6 归档 公文系统都可支持和专业档案系统无缝集成 但一个单位里也可能暂时没有专业的档案软件 我们提供了一个 归档库 作为公文的简单档案管理 主要功能有 所有公文在归档时都能保存到此归档库 所有文件在此库都不可编辑 但保存了所有已归档的文件信息 可按文件类型分类查阅 权限同原公文权限保持一致 将来有了专业的档案管理软件后 通过我们提供的接口 这些已归档的 文件将自动归档 8 7 上会讨论 在一个单位里 经常出现某些文件尚未提交给一些领导审批 但在会议上 又需要立即进行讨论的现象 传统做法是将文件正文单独发送给领导的邮箱中 甚至是将文件打印出来 奥尊公文提供的解决方案是在文件可以提前发送给这些领导 并作为单独 的 上会讨论 业务进行管理 主要功能 操作人员执行 发送上会讨论 将文件链接归入 上会讨论 同时发送文件链接到上会讨论人员的邮箱中 上会讨论 由专门的人员进行管理 8 8 自定流程 在一个单位内部 除了规范化的文件采用发文 收文 签报进行处理外 还有大量其他类型的文件 这些文件具有如下特点 1 数量多 甚至可达几十种 2 使用量小 有些甚至 1 年才几次 3 不属于严格的文件规范范围 各单位的格式各有不同 且经常变更 4 使用范围不定 5 流程步骤灵活多变 奥尊公司提供了这类文件需要电子化处理的解决方案 无需通过开发即可 由用户自行定义 并给定通用的节点配置信息 每个节点可由流转时的当前操 作人员自定 并由于采用了和公文统一的 流程配置 后 能充分利用奥尊公 司灵活的流转机制 功能说明 使用 word 即可自行定义文件格式和内容 可定义此文件的所属部门 可修改流转节点信息 操作人员可自行定义下一步的处理步骤 包括名称 和处理人员 8 9 公文配置 公文配置是用来设置关键字 上会讨论 打印红头文件 部门打印红头 印章 分发范围等 以保证公文的正常流转 8 10 主题词 每份公文都可以有一个于公文内容活性质相关的主题词 方便以后查询 主题词库就是用来建立主题词 新建发文的时可以搜索主题词库 以选择 一个适用于该公文的主题词 8 11 公文发布 公文发布中登记了所有的公司公文 公文分类 具有特定权限的人员可对公文的分类进行管理 本系统支持公文的多级分类 公文发布 具有特定权限的人员可新建 维护公文信息 指定公文的阅读范围 发布后的公文可供全体员工或指定范围人员进行查看 同时还可将公文发布到首 页 公文查询 用户可通过全文检索或高级查询 也可通过公文分类目录树查看特定类 别的公文 也可按作者 按发布时间进行查看 第九章 行政管理 行政管理系统包括日常办公 行政费用 办公用品 固定资产 车辆管理 图书管理 报刊管理 会议管理等 任何一个企事业单位要正常运转 必不可少的一部分就是行政类管理 这 部分业务管理并不属于核心业务 但具有类别多 处理繁杂 涉及全体人员等 特点 进行信息化管理后 这些日常行政类的事务处理量将大大简化 有助于将 办公人员从繁杂的日常事务中摆脱出来 以将更多的精力放在为业务部门为企 业服务 另外 企业使用信息化进行日常行政类的管理后 更容易做到 精打细算 例如物品如果管理不善 一年下来 浪费的支出将是一笔不小的数目 9 1 业务模型综述 这一类的业务相对之间都非常独立 9 2 常用行政审批 该模块主要是处理公司的日常办公事宜 如用章申请 执照借用 名片申 请 礼品管理等日常事宜 主要功能 用章申请 管理公司所有用章申请 申请人填写用章申请表 经领导批 准后 再转交章印管理员审批 审批通过后返回给申请人 申请人则可 领取用章 执照借用 管理公司所有执照借用申请 申请人填写执照借用申请表 经领导批准后再转交执照管理员审批 审批通过后会返回给申请人 申 请人方可领取执照 名片申请 管理公司所有的名片印制申请 申请人填写名片印刷申请表 经部门领导批准后 再转交给名片印刷负责人办理 同时会将审批结果 通知给申请人 行政费用申请 管理行政类费用的申请 申请人填写申请表 说明申请 理由 经相关人员审批后 审批结果可以返回给申请人 9 3 公务接待 公务接待用于安排公司的各类接待工作 有权限的人员可建立公务接待 安排接待人员和接待时间 接待类型维护 有权限的人员可对接待类型进行新增 删除 修改 安排公务接待 特定角色用户 可进行接待安排 输入接待的日期 时间 部门 相关人员等 发布接待安排 确认安排后 将接待安排发布给接待人员和其他相关人员查看 用户还可选择邮 件通知本公司的接待人员 查看接待安排 系统提供了两种查询接待安排的方法 全文检索和高级查询 用户可以 通过任何一种方式检索领导的接待安排 用户还可以分别查看本周 下周 上周的接待安排 9 4 行政费用 管理和记录行政费用情况 主要功能 费用报销 所有行政类费用的报销统一管理 申请报销人员在此填写费 用报销单 交给财务处的会计处理 9 5 物品管理 此模块是通用的所有办公用品 礼品 零件 配件等的管理 本模块主要用来管理小额的办公用品 大额设备另有固定资产管理模块处理 管理物 品的登记 购买入库 领用出库 查询统计等 主要功能 登记现有的物品 外购物品的入库 物品的分类管理 如 笔 复印纸等等 提供物品直接出库的功能 出库之前能够检测最低库存 按照部门 年月查询物品的领用记录 计算领用总价值 按照年月查询物品的外购记录 计算外购总价值 实现办公用品的使用申请审批 申请流程从申请人 审批人 办理人 申请人可以查询自己的申请单历史记录 对于审批通过的申请单 提供从申请单直接出库的功能 可支持无需入库的情况下也可申请和出库 即 零库存 可由用户自行定义其他更符合本单位要求的其他具体名称 如 礼品管 理 零件管理 等 以此可以灵活根据需要管理不同的物品 可统计年度和各月份的出库 入库 领用 库存的数量和总金额 9 6 会议管理 会议管理的功能是维护会议室信息 预定会议室 会议申请 会议通知 会议纪要等 主要功能 会议室管理 会议室管理功能提供了会议室资源的登记 会议的发布与 查询 会议室预定 有会议室预定权限的人可以预定会议室 通知与会人员 系统可以自动发邮件通知相关人员 这一功能的目的是便于用户通过网 络来预定会议室 以免冲突 会议申请 申请人起草会议申请 提交领导给审批 会议通知 发布会议的通知 使会议通知接收人收到通知并对通知进行 到会确认 会议纪要 会议纪要将会议文档进行有效管理 其具体功能包含 新建 会议类型与会议纪要 按会议分类 按发布时间 按作者来查询会议纪 要 会议管理还可以与日程管理模块关联起来 即发出会议通知后 在收到 通知的人员的个人日程中变自动安排了对应的事项 9 7 车辆管理 车辆管理的功能是维护车辆信息 驾驶员信息 用车申请 出车安排 用 车记录等 主要功能有 车辆信息 具有相关权限的人员可以新建 维护车辆信息 车辆信息包括牌照好 车 型 每公里所需费用等 驾驶员信息 具有相关权限的人员可以新建 维护驾驶员信息 驾驶员信息包括工号 姓名 联系方式等 用车申请 申请人起草用车申请 填写好必要信息后提交给相关领导审批 领导审批 通过后交办给车辆调度处审批 车辆管理员判断是否可以出车 如果可以 则通知申请人出车 在流程流转过程中 相关人员可以查询申请单的处理 状态 用车记录 用完车后 车辆管理员填写用车记录 填写好必要信息后保存 系统会自 动计算本次出车所花费用 查询统计 可查询本周及下周车辆预定 系统可以按部门 按月统计用车记录 形成简易报表 还可按驾驶员姓名查询其用车记录 9 8 信访管理 本模块提供对信访登记 处理等管理 信访类型维护 具体特定权限的用户可创建和维护信访类型 登记信访件 具有特定权限的用户可新增信访 填写好相应的信息后 即可将信访单提交领导 审批以提交有关人员进行处理 审批通过后 系统根据流程的配置 自动通知信访登记人以及其他相关人员 处理状态跟踪 信访登记者以及相关人员可以随时跟踪信访的处理过程和当前处理状态 信访查询 信访登记者及其相关人员可通过两种方式查询费用报销情况 全文检索 和高级查询 还可以按信访类型 登记日期 办理状态 信访标题进行 查看 第十章 人力资源 随着市场竞争的进一步发展 企事业单位的管理逐渐从以物的管理为中心 转向以人的管理为中心 人力资源 是企业所有资源中最为活跃与昂贵的资源 全面人力资源的规范化与量化管理 已成为现代先进企业管理中不可缺少的重 要组成部分 因此 人力资源管理体系及人力资源管理信息化的建设 将有力 的推动企业核心竞争力的持续提升 并已经成为现阶段国内外大型集团 股份 制公司继企业战略管理之后的一项重要且紧迫的任务 奥尊人力资源管理系统包括人事信息 考勤休假 培训管理 薪酬 招聘 绩效考核 人事管理知识等 10 1 业务框架图 10 2 人事信息 记录员工从入职到离职的全部信息 可进行人事资料的录入 修改 查询 支持员工照片显示 重要事件 如生日等 自动提醒 人力资源报表生成等 10 3 劳动合同管理 对劳动合同进行综合管理 包括合同期满人员系统提示和通知功能 自动 生成和打印劳动合同文本功能 合同执行情况跟踪管理功能 存储和查询劳动 合同的历史记录功能 10 4 招聘管理 人才招聘模块为企业建立长期的人才储备库创造条件 各部门或分支机构向人力资源部提出人才招聘申请 审批通过才可以开展 招聘事宜 本模块对各部的招聘申请进行审批管理 提交招聘申请 部门经理可新增招聘申请单 填写好相应的信息 即可进入招聘申请流 程 提交给流程处理人员进行处理 审批通过后 系统根据招聘申请流程中的设置 自动通知申请人以及相 关人员 招聘申请跟踪 招聘申请单的提交者 相关人员可以随时跟踪招聘申请单的处理过程和 当前的状态 10 5 转正管理 本模块用来管理员工转正的申请审批 员工首先须在此起填写转正申请表 交给相关领导审批 再通过人力资源 部审核后决定是否具备转正的条件 10 6 考勤休假 该模块可提供员工的考勤信息和请休假管理 主要功能 请假申请 该功能可以对公司员工请假事宜进行规范管理 申请流程中 的各种状态文档都记录在案 相关人员可按日期 按办理状态 等方式 来查询员工的请假情况 请假标准配置 由具有相关权限的人事管理人员配置各种请休假标准 出差申请 申请人起草申请单 说明出差事由 做简单的费用预算 交 部门经理 其他相关领导 人事部审批通过后 方可出差 10 7 培训管理 通过培训管理模块 企业可形成一套标准的 规范的培训管理机制 实现 企业对员工有计划的培养 年度培训计划 人力资源部门根据公司情况和员工要求制定年度培训计 划 并公布给全体人员 培训信息 人力资源部门公告最新培训信息 可按分类查看 培训需求 培训部门通过该模块向各部门下发培训需求调查表 各部门 签署意见后将培训需求调查表返回给培训部门 以便对培训部门制定培 训计划提供有力的依据 培训申请 针对员工个体需要培训的申请管理 从个人培训申请的起草 到提交审批 系统详细记录流转情况 以便跟踪培训申请的进展情况 外训评价 企业内部员工可以发表关于外部培训的意见和看法 培训成绩 管理和记录每位员工的培训成绩 培训资料 登记培训资料 逐渐加入到 知识管理中心 以让员工能 够通过系统查阅培训资料 自我学习 10 8 离职管理 管理员工离职的离职申请 员工提前一段时间在此填写离职申请表 交给 相关领导审批 通过人力资源部审核 工作事务交接完毕方可离开公司 招聘申请单的提交者 相关人员可以通过全文检索或高级搜索查询招聘申 请单 可以按申请人 按申请的处理状态查询 第十一章 商务管理 商务管理子产品包括供应商管理 采购申请 采购合同管理 库存 付款 申请等五个模块 通过以上 5 个子模块的有机联系 并结合以项目为中心的特点 流程式的 运作方式 全面简洁的商务管理理念 可将用户公司日常商务事务规范高效的 管理起来 11 1 供应商管理 供应商管理是商务管理模块中的基础模块 此模块注重的是供应商资料的 规范管理 并便于供应商资料的查询和使用 其主要功能如下 维护供应商资料 商务采购人员可将供应商的信息 如供应商名称 地址 财务信息等 维护联系人资料 商务采购人员还可为供应商建立多个联系人信息 统计查询 系统提供了两种查询方法 全文检索和高级查询 用户可以通过任何一 种方式查找供应商或联系人信息 用户还可以按分类查看供应商信息 按照供应商查看联系人信息 发送电子邮件 系统将供应商资料和邮件系统无缝集成 用户通过邮件系统可直接选择 供应商联系人 发送电子邮件 查看相关信息 通过供应商信息 用户可以直接查看和此供应商相关的 付款记录 采购合同 联系人信息 等 11 2 采购申请 采购申请模块以项目为基础 商务人员根据销售合同内容来办理采购事宜 本模块主要对采购申请过程进行管理 采购申请 根据项目需要 销售人员提供客户所需设备清单 并起草 采购申请 审批通过方可进行下一步的采购工作 以上操作 起草人员 只需选择好项目名称 系统可自动将相关的项目信息动态链接到采购申 请表单中来 相关人员可按办理状态来查看采购申请 11 3 采购合同管理 本模块主要对采购人员起草的采购合同进行审批 采购合同审批 当采购申请通过审批之后 采购人员起草采购合同 交 领导审批 实现了合同的审批流程动态跟踪 具有权限的人员可以按各 种办理状态来查询采购合同 采购合同中心 可以在采购合同中心查询合同 系统提供两种查询合同 的方式 按时间 按状态 所有采购合同 被系统自动记录到采购合同 中心 根据权限的设置 相关人员不用打开具体合同 就可系统的查询 到公司所有的采购合同 与采购合同的相对应的销售合同编号 项目信 息 以及相应的到货时间 收付款情况等等必要信息 11 4 付款申请 在本软件的商务管理模块中 所包含的各个模块 后者都以前者为基础 只有建立了采购合同 按照采购合同的商务条款 才会进入 付款 模块 本模块主要用于采购人员申请支付采购合同费用 向公司提交付款申请所 进行的审批 付款申请 能实现提交申请 审批状态跟踪 付款申请查询功能 依据 项目中牵涉到的采购合同 商务采购人员可通过这个模块起草付款申请 通过一系列审批之后 方可领到货款付给供货商 它还提供查询功能 可按审批的各个状态去查询 如 已办结 办理中两种状态 第十二章 日常办公 12 1 日程安排 日程安排模块是用来制定用户的工作安排 包含的功能有新建日程安排 图形化查看当前用户的日程及他人日程 与外部和日程相关信息结合 主要功能有 新建日程 新建日程新建日程安排表单有以下几个重要字段 1 安排对象 一般情况下安排缺省的对象都是当前用户 但是秘书可以更 改安排对象 2 安排类型 有几种可以选择的类型 其他 是自定义类型 3 可以安排周期 仅一天 只安排当天的日程 连续几天 可选择连续的几天 每周 选择从一周内的任意一天或几天 如果当前日期不是周一则从下 周一开始按周循环 直到本前年度结束 每月 选择一个月内的任意一天或几天 如果当前日期不是本月的一号 则日程从下月一号按月循环 直到本年度结束 4 时间安排 选择开始时间和结束时间 5 可以选择相关人员 6 保密设置 可以设置能查看日程安排文档的人员范围 保密类型 仅作者可见 完全公开 对指定范围内的人公开 阅读范围 仅作者可见 阅读范围是作者本人 完全公开 是所有登录用户都可看到 对指定范围内的人公开 需要选择阅读范围 查看我的日程 可上下周翻页查看当前登录用户的日程 缺省状态下是看到的是当前日期 所在周的日程 也可以选择日期查看 看到的是所选日期所在的一周的日 程 查看我的全部日程 可以看到当前登录用户的所有日程 可按时间升降序排列 查看他人日程 看选择人员及日期查看他人日程 一次可同时查看多人日程 最多可选 12 个人员 同外部信息结合 目前可与会议管理关联起来 即在会议管理模块发出会议通知后 系统可 自动在所有与会人员的日程安排中安排相应的事项 12 2 内部通讯录 内部通讯录是单位