组织社会学期末作业讲稿：非正式沟通在组织沟通中的应用.doc

贵 州 大 学组织社会学期末考评作业 题 目：非正式沟通在组织中的应用 学 院： 法 学 院 年 级： 2006级社会工作专业 姓 名： 刘 勇 学 号： 060301110134 2009年6月24日组织社会学课堂讲稿非正式沟通在组织中的应用贵州大学法学院社会工作2006级 刘勇 （学号：060301110134）第一部分、讲稿结构设计：开场白 引出非正式沟通话题 1.定义理解：什么是非正式沟通 2.加强理解：阐述非正式沟通的表现形式 主要讲解 3.应用基础：非正式沟通利弊分析 4.应用加强：非正式沟通在组织中的应用（重点） 结语主要讲解方法：尽量使用生活中的例子，参与讲解，通俗易懂。主要掌握：重点：1. 非正式沟通的定义 2. 非正式沟通的表现形式 难点：1. 如何在组织中充分应用好非正式沟通，让其为组织发展起到推动作用第二部分、讲稿正文：大家好： 今天，我们要一起来探讨一下，非正式沟通在组织中的应用。在开始进入正式的讲解之前，我先让大家看一篇报纸文章（将该篇报纸文章复印发给学生，等待数分钟，让学生大致看完）这篇报纸文章是发表在“中华新闻报2006年3月1日第C03版聚焦国际”中的一篇文章，题名为英国报业：考核与报酬无关 依赖非正式沟通。你们呢，也不要太仔细的去看里面的内容，关键是这个题目“英国报业：考核与报酬无关 依赖非正式沟通”。这篇文章呢，也不是介绍什么非正式沟通的，它只是讲了非正式沟通在英国报业里起了个什么作用。今天，我们就要来了解一下非正式沟通，并且，我们将重点了解，非正式沟通在组织中的应用，如何在组织中用好非正式沟通的正功能，规避其在组织中的负功能。我们也许知道，在组织沟通的类型中，存在有正式沟通和非正式沟通两种沟通方式。那么，我们现在要来了解非正式沟通在组织中的应用，首先，我们得了解一下，什么是非正式沟通？一、 什么是非正式沟通顾名思义，从字面的意思来讲，非正式沟通就是和正式沟通相对的沟通了嘛。这个说法也许不错，但是显然不严密。那么，为了要更好的理解，我们也来看一下，什么是正式沟通。在于显洋教授的组织社会学一书中的定义，是这样的：正式沟通是指组织的信息按照明确的规章制度所规定的方式进行传递。 所要传递的信息是正式和成文的，是以明确公开的方式表达出来的，同时，各个传递环节也都是有明文规定的。他在书上还给我们举了个例子：一个组织的领导根据自己的权利和责任作出指令，然后按照组织规定逐级传达至最基层的执行工作人员，或者在某个特定的会议上宣布一项处理决定。于教授还写到：正式沟通是信息传递的基本方式，它是按照事本规则建立起来的沟通形式，沟通过程中不允许掺杂任何感情因素，每个角色的行动都具备可预测性，它是组织效率得以保证的前提条件。那么我们再来看一下，杨芳老师又是如何定义正式沟通的。在论组织中的非正式沟通一文中，说道：正式沟通系统指的是经过精心谋划而建立起来的信息沟通渠道及其媒介，包括指定的信息或指示经指挥链条向下传达，以及意见和建议经指挥链条向上汇报。那么通俗点来讲，正式沟通就是组织中有一定程序的信息沟通方式了。这个是白话文的理解，也比较易懂。现在我们已经大致知道了正式沟通是怎么回事，我们应该来了解，什么是非正式沟通了？非正式沟通，和正式沟通相对，于显洋教授在组织社会学一书中的定义为：指通过非正式渠道传递的非正式信息。这种传递信息的方式不是组织规定的，而是组织成员在长期相互作用中形成的一种互动方式，常常会对组织效率产生负面影响。或者通俗点说，非正式沟通是围绕组织成员间的社会关系而建立起来的，它是一种脱离组织机构的层次次序而不受组织监督，主要是以口头沟通为主的沟通形式。例如团体成员私下交换看法，朋友聚会，传播谣言和小道消息等。举个通俗点的例子，我们大家可能都看过一个电视剧，叫做什么石头剪刀布，里面有一个镜头，说的是韦氏企业的董事长装成一个清洁工，到厕所去做清洁，结果里面来了一个高管，和他说企业的一些高层不知道的黑幕，结果那个高管没有想到，那个清洁工就是企业董事长。其实这也就是一种非正式沟通，这个沟通是在人与人之间，没有书面的，只是口头的，有时候只是局限在一定的小圈子内，而不会扩散到整个组织。在这里，沟通是属于那个高管和那个清洁工的，而不是高管和企业董事长的，只是很不幸，那个清洁工是个冒牌的，而且是个超级冒牌的。一般我们在讲非正式沟通的时候，我们听得比较多的，也就是小道消息等之类的。小道消息，那可是不折不扣的非正式沟通。现在我们可以理解，什么是非正式沟通，也就是除了那些正式沟通以外的，通过非正式渠道，没有规定程序和规则而流通的信息。简单点，通俗点，就是组织内部人与人之间的一种非固有的信息交流方式。现在，我们了解了什么是非正式沟通，也大致的知道了是怎么回事，那么非正式沟通有哪些表现形式呢？二、 非正式沟通的表现形式 根据于显洋教授组织社会学一书里的讲授，非正式沟通主要有两种形式。我们先来看第一种：当正式的渠道无法满足或妨碍了必要的信息沟通时，常常需要借助非正式沟通的方式来满足必要的沟通。在一个大型组织中，工作人员也许常常会遇到一些这样的情况，如果按照正式渠道提出某一申请报告，或协调某项工作，往往要花费很长的时间和精力，而且还可能由于长期的公文履行与繁文缛节的手续，依然得不到满意的答复或者等到反馈回来信息后早就已经错过了大好的时机了。每当遇到这种情况，为了组织的效率和效益，人们往往通过非正式渠道传播信息。举个例子：比如相关人员直接找到关键的办事人员，或者越级汇报工作，大部分情况下，就是直接找到熟人进行协调。在很多组织中，所谓的，找领导“打个招呼”就是属于此类的事。在我们的生活中，比如要去办什么事，通常，我们想到的，是想想有没有熟人或者亲戚在什么单位，能不能通过他们“打个招呼”。一般情况下，如果有了所谓的“打了个招呼”，办事的效率效果都会好很多。这就是非正式沟通在起作用。那么接着，我们来看一下第二种：第二种呢，通常是通过非正式沟通来补充或者是丰富正式沟通的信息。这是一种有意识的利用非正式沟通的方式来弥补正式沟通的不足。这个的表现形式就是所谓的小道消息了，小道消息有它自己的特性，这里我们简单的而来介绍一下：第一、传递信息的不确定性。如于显洋教授所说，一位美国学者通过对六家公司的调查后发现，在所研究的30道小道消息中，9件事确定的，5件歪曲，16件完全无根据。其他研究人员认为，如果小道消息不带什么感情色彩的话，准确率可以达到78%-90%，这个准确率是比较高的了。那么在中国是个什么情况呢，这个倒是还没有人去做过确切的调查，如果同学们有兴趣，倒是可以做一下。但是可以肯定的一点是，在中国，要让小道消息不带任何感情色彩，似乎非常的困难。第二、就是传递的速度很快。其实我们从身边也可以感受得到，小道消息传播的速度是比较快的，一般情况下小道消息一出来，要不了多久，就会被组织中甚至组织外的人知道。之所以在股市上有靠消息炒股发财，也就是这么回事。他们往往有人在上市公司企业里面工作，企业有什么动向，一般企业内的人要比企业外的人知道得要早。显然，这一部分人就可以通过小道消息，在股价还没有涨之前买进，等股价涨起来时卖出，大获其利。前几天的ST*九发就是这样，几个知道了九发要重组的消息，所以提前买入了大量的九发股票，当九发正式公布重组消息时，股价大涨，一连接着19个无量涨停板，股价从3元多一直涨到了5元多。公司市值涨了145%，那些得到小道消息的人，从而大获其利，账面浮赢达到了近两倍的盈利。所以我们的同学如果有人要去炒股的话，可以注意一下小道消息，但是要仔细辨别其真伪，这个难度还是相当大的。第三、消息来源具有模糊性。小道消息的传递是非正式的，因此很难追究道信息的准确来源，之所以在一些组织中，某些居心不良的人可以散发谣言，蛊惑人心，其道理就在于这里。第四、消息传递具有较大的弹性。简单来说，就是小道消息在传递过程中会发生许多改变，在传递时，会被不经意的将原有的意思传递成了另外一种意思。因为在传递过程中，消息会被进行多次加工，最后有的甚至被加工得面目全非，完全失去了原有的性质。比如说在一个企业里面，某个领导被检察院的人来谈了次话，说的是企业其他领导的犯罪问题，但是有时候小道消息就会将其说成该领导犯案，被检察院找上了。再流传，则有可能会变成该领导已经被相关部门逮捕等等更严重的传闻，原本什么事也没有，但是可以传出非常严重的传言来，这就是小道消息弹性的体现。第五、具有新闻性与现实性。小道消息之所以被传播，具有它自身的特点，一个是联系性，一个是新鲜性。一般情况下，这两者同时兼具，因此，具有了很强的现实性和新闻性。这个，我们可以观察一下身边的组织中的小道消息传播，就可以知道大概。上面，我们已经介绍了，非正式沟通他的表现形式及其一些特征，我们对非正式沟通，也已经有了一个大致的了解。因为我们主要是讲，如何更好的利用好非正式沟通，发挥非正式沟通在组织中的正功能，因此，下面，我们将对非正式沟通作一个利弊分析。很显然，要充分的发挥非正式沟通的正功能，规避非正式沟通的负功能，就必须对非正式沟通在组织沟通中的利弊做一个分析。只有这样，我们才能更好的应用非正式沟通，让它为组织沟通服务。三、非正式沟通的利弊分析非正式沟通是组织的必然产物，组织一经构建，非正式沟通必然产生。也就说，只要有组织的存在，就有非正式沟通的存在。可想而知，任何事情都具有两面性，因此非正式沟通对组织而言具有正反两方面的作用。那么下面，我们将从正面作用也就是正功能，以及负面作用也就是负功能两个方面，来做一个讲解。首先，我们乐观一点，先说它的正功能。经过前人的多方总结，非正式沟通的正面作用主要包括有以下几个方面：第一、 真实表达组织成员思想。在很多情况下，由于得不到显而易见的利益或者为了避免引起不必要的非议和麻烦，组织成员在正式场合正式沟通时往往隐匿自己的观点；而在进行非正式沟通时，人们往往不加掩饰，少有造作，更能表露自己的真实思想，坦陈自己的真实意愿。这个很好理解，就是在老师找你谈话的时候，同学们往往是不说真话的，有什么问题都是找着好的说；但是在背后就不同了，真实心理和意见就出来了，我们在寝室里面，每天晚上进行的卧谈会，不就是这种非正式沟通真实表达组织成员想法的体现么。有时候说出喜欢哪个女生啦，说某某老师怎么怎么了啊，这可是常有的事嘛。第二、发泄内心不满情绪。当组织成员对组织或组织中的其他成员具有某种不满情绪时，通过非正式沟通渠道，便于自由发表自己意见，发泄内心的不满，使自己的委屈从向他人倾诉中得以减缓，使自身的心理需要从非正式沟通渠道得到一种补偿性的满足。这个在同学们身上也可以体现，在教室里面课堂上被老师说了几句，当着老师的面，不敢发什么牢骚，但是，回到寝室，那就不一样了，什么话什么牢骚都一股脑的发泄出来，或者是对着寝室的同学一顿苦水倒出来，也就好了，也就不再那么郁闷了。第三、密切管理者与组织成员以及组织成员之间的人际联系。非正式沟通往往是在一种非正规、非严肃的场所进行，那么在这种情形下，管理者与成员的交流，不是建立在上下级关系的基础之上，而是建立在朋友式的平等对话的基础之上。这十分有利于融洽气氛，增进理解。同样，在非正式场合下的自由感情交流，能够缓和组织与外界环境之间，以及成员之间的紧张气氛，密切成员之间的人际关系，进而促使组织在轻松而有效的氛围下完成工作任务。上面，我们大概的讲了一下，非正式沟通的正面作用，也就是正功能，当然，非正式沟通的正功能，其实不仅仅是这几点，还有许多，这需要我们慢慢的去了解和引导。那么下面，我们接着再来看一下，非正式沟通的反面作用，也就是非正式沟通的负功能，主要表现在以下几个方面：第一、 容易歪曲事实，引起思想混乱。心理学研究表明，人在工作不满、情绪低落的时侯，所传递的信息往往夹带和掺杂着许多的个人感情色彩，对一些事实进行有意无意的夸张和曲解；再加之非正式沟通信息内容零碎不全，沟通双方随心所欲，使传播过程中出现以讹传讹，添油加醋，最终常常导致信息面目全非。从而引起组织成员思想混乱。这个就像我们刚才所举的领导被检察院的叫谈话，本来是没有什么事的，只是简单的了解情况，可是，如果刚好被一个对那个领导不满的员工看到，那么，通常，他就会添油加醋的说，将这个问题扩大化，最后弄成了什么什么那个领导被抓起来了等等，这个应该不难理解。第二、 形成逆反心理。通常情况下，当组织的权威发生动摇的时候，非正式沟通往往促使组织成员对正式沟通渠道所发出的信息从相反的方面去理解，使组织成员形成逆反心理和反权威心态。这种非正式沟通，非常不利于组织目标、工作计划的贯彻和实施。这个是十分可怕的，比如，就拿我们贵州大学的陈校长来讲，打个比方啊，这只是假如，不是事实，首先声明了。如果我们的陈校长因为贪污被逮捕，那么，这个时候，贵州大学的组织权威就动摇了，人们会不相信学校的高层领导，会怀疑到每一个领导是不是都有问题。因此，不管学校方面怎么说，同学、老师都会那样想，他们是不是都有问题啊。第三、 非正式沟通会被人利用，从而损坏组织利益。在特殊情况下，当非正式沟通被别有用心的人所利用，谣传者故意混淆是非颠倒黑白。轻则造成人心浮动，士气涣散，效率低下；重则破坏组织计划，搅乱组织次序，甚至会为组织带来致命性打击。上面，就是非正式沟通在组织中的利弊的简单分析，我们的这点分析，肯定不能将所有的优缺点全部包括，只是一些比较明显和普遍的情况，还有很多，是我们现在没有办法预测的，但是，我们现在，也可以根据这些，利用好非正式沟通在组织中的作用，充分发挥它的正功能，规避它的负功能，下面，我们将了解一下，在组织中，如何应用好非正式沟通。四、 非正式沟通在组织中的应用上面我们已经了解了非正式沟通的而一些相关知识，如定义、表现形式、利弊分析等，那么接着，我就要讲如何应用了。 在组织中，我们知道，非正式沟通是随着组织的存在而存在的，也就是说，只要存在组织，那么就一定存在非正式沟通，因此，我们在对待非正式沟通时，那一定要客观，可以从以下几个方面入手： 第一、正视非正式沟通渠道的存在。正像上面所指出的那样，非正式沟通自发地存在于组织内部，并且它的存在是一种必然，我们没有必要也没有办法将它从组织内部彻底根除。因此，我们不应该无视它的存在，而要注重因势利导，充分发挥它形式灵活、渠道广泛、及时准确、参与面广的优点。从而使它更好的为组织服务。诚然，一个必然存在的东西，客观存在的东西，我们要去反对它的存在，而不是因势利导，这样是绝对不行的。 第二、将非正式沟通作为正式沟通的有益补充。非正式沟通具有的正反两面作用以及它的自发性和随意性决定了它不能代替组织内部规范权威的正式沟通，而只能成为一种有益的补充形式。因此!我们在利用非正式沟通时，需要因势利导，充分发挥它的积极作用，化解它的消极作用。从发挥非正式组织的积极作用这个角度来讲，我们要利用非正式沟通增强组织凝聚力。非正式沟通轻松随意，对缓解工作压力、增进人际关系大有好处。我们可以有意识地创造机会，在组织内部正确引导非正式沟通，从而使上下级之间或同级之间有更多的机会了解和沟通，最终使组织能够健康发展。其次，我们要合理利用非正式沟通来提高组织内员工的参与度。通常，组织的重大决策都是由组织高层管理人员决定的，普通员工无从参与决策的制定。可这往往导致员工对出台新的管理措施和决策热情不高。要改变这一局面，我们可以在组织内部适当培育和利用非正式沟通渠道。比如，当组织要做出涉及员工自身重大利益的决策时，可以事先通过非正式渠道将这一消息传递出去，以观察员工的反应，同时收集相关的信息，为最终决策提供依据。这样就在无形中把员工纳入到了决策的制定过程中来，使他们对新政策有了更多的了解，同时也对决策的制定产生了一定的影响，将会使政策的制定更容易得到员工的拥护。 另外，在化解化解非正式沟通的消极作用时，我们要积极倡导企业内部民主开放的沟通氛围，要使组织内部的非正式沟通保持在适度的范围内，不引发负面的作用。其次，培育民主开放的组织文化是必不可少的。摩托罗拉公司在非正式沟通中的“open door”政策值得我们学习。在摩托罗拉，所有管理者办公室的门都是绝对敞开的，任何员工在任何时候都可以直接进去与任何级别的上司平等地交流。当然，这一点，在中国比较难以做到，可是，我们可以努力嘛。还有一点，就是我们要及时控制谣言的传播，非正式沟通所传递的小道消息。有些属于不符合实际的谣言的传播，往往会造成思想混乱，酿成不良后果。因而我们应当对于谣传及时做出反应，决不能听之任之。控制谣传，首先要排除谣传的起因。那么，我们又得从谣言的起因来说起。谣传的起因主要有组织成员不明了组织的信息，组织成员有不安全感，组织成员有抵触情绪等等。排除传播谣言起因，就需要对症下药，排除这些因素，缓解成员的消极情绪。其次，我们要及时地用事实驳斥谣传。对于其中严重失真且影响组织利益的信息，我们要充分利用事实材料。在第一时间予以澄清，从而正确引导组织内部和外部的舆论导向，避免信息传递失控给组织造成损失。第三、要建立通畅的正式沟通渠道。非正式沟通的产生往往是以正式沟通补偿为前提条件的，并且由于非正式沟通的不规范性和不严肃性，信息在传递过程中容易失真。因此，我们首先就应致力于在组织内部建立起一套完整通畅的信息沟通渠道，当组织成员在任何情况下有获得组织有关信息的需求时，都有一个正式合法规范的渠道获得真实的信息。其次，我们还要不断完善信息沟通的网络结构，改善沟通渠道的状况。举个例子，比如扩大渠道容量、增加渠道数量和开放时间等，从而避免非正式渠道过于泛滥。其实，只要有畅通的正式沟通渠道存在!非正式沟通给组织带来的负面影响就能降到最低程度。从而，我就可以更好的利用非正式沟通，更好的为组织服务。五、结语 在前面，我们已经比较详细的介绍了非正式沟通的一些相关知识，也从几个方面进行了分析，并详细的分析了在组织中我们如何应用非正式沟通，让其发挥正面作用，规避其负功能。当然，只凭这点讲解，是很难完全掌握非正式沟通的，也就更难很好的在组织中应用好非正式沟通。因此，我们还要通过阅读更多的关于非正式沟通的文献和书籍，希望大家有时间的时候去找一些看一看，以便更好的了解而非正式沟通，更好的在组织中应用好非正式沟通。那今天，我们就讲到这里，谢谢大家。附1：文章英国报业：考核与报酬无关 依赖非正式沟通