会议质量控制.doc

文秘知识/秘书基础 会议质量控制 会议质量的高低主要取决于下列因素：会议的召开是否必要；召集会议的单位是否具备必要的行政权力；会议准备是否充分；与会人员范围与人数是否有利于必要的信息交流；会议期间能否排除各种相关的干扰；主持人、与会者的学识、业务水平、工作作风、心理状态等条件；环境卫生条件；技术设备条件；议程是否合理科学；对会议决议的执行是否实施有效的监督等。要做好会议的质量控制，应该注意下列几个方面的问题。1注意会议的人员构成与会者应组成合理的知识和智能结构。据说有这样一件事：一家大公司决策层开会讨论一些事情，第一个议题是关于购买一项新技术的事，由于大部分人对这项技术根本不懂，听了职能部门的汇报后，只有一个人提出价格高了些，别人都不发言，这个议题只好不了了之。第二个议题是讨论公司迁址问题，大家发言异常踊跃，气氛非常热烈，讨论效果很好，提出了不少积极的建议。两个议题讨论的不同结果说明：会议成员的群体结构对会议质量影响很大。选择与会人员应多考虑那些具备相应专长、有能力发表见解的人。2严格控制参加会议的人数会议效率与参加会议人员的数量成反比，即在实现相同的会议效果的前提下，参加会议的人越少，会议效率就越高，所以开会往往不是规模越大越好。人员增多，不仅表现为会议效率降低，而且必然带来沟通的困难和协调的问题。所以会议人数应尽量控制在能有效交流信息，并形成有效决议的限度内。3不开可开可不开的会要树立效率观念，就应该在处理每个会的时候先来3个自问：一问能不能取消?可开可不开的会应该坚决不开。二问能不能与其他会合并起来开?合并将意味着时间的节省和效率的提高。三问能不能以更有效的途径、更简便的方法达到同样的目的?遇事择优是生活和工作中的一般常识。4做好充分的会前准备要做到让大家有备而来，注意使每一位与会者在会前明确会议的目的、议题和要求，掌握有关的文件材料，并做好发言的准备，不开“空手会”、无准备之会或准备不足之会。仓促行事是最容易出问题的。