物品采购、领用及仓库管理规定.doc

物品采购、领用及仓库管理规定第一条 为规范物品采购及领用程序，减少物资浪费，节约企业成本，提高采购及领用工作的效益，结合物业公司实际情况，特制订本制度。第二条 本制度适用于物业公司的办公用品、固定资产、操作工具、配件、绿化植物等物资采购及领用。第三条 各部门每月25日前向行政部提交次月物品采购申请，注明物品型号、规格、数量及使用用途。第四条 行政部收集物品采购申请，根据现有库存情况，每月26号前制定月度物品采购计划（表1），报项目经理、公司总经理审批后方可购买。第五条 物品采购原则上不主张临时购置，确需采购的应先知会有关领导，1000元以下的，经项目经理批准后可购买，1000元（含）以上的，经公司总经理批准后可购买，三个工作日内应补办申购手续，提报物品请购单（表2）。第六条 所有物品由采购部统一采购，采购人员应货比三家，确保物品质量，并以市场优惠价格置进。第七条 大型固定资产的申购需制定可行性报告，提报物品请购单，经项目经理、公司总经理批准后，由集团采购部置进。第八条 印刷品须由使用部门提供格式，经项目经理、公司总经理批准后，采购部统一印刷。第九条 物品申购如遇公司总经理出差期间，可电话授权项目经理，物业经理，之后补办申购手续。第九条 采购物品属于专用设备的，采购过程应有专用设备使用人员全程参与。第十条 采购价格上涨超过10%时，采购人员应将相关信息报部门负责人、公司总经理，经同意后方可采购。第十一条 采购所有物品，在尾款付清前，必须向供应商索取正规发票。第十二条 办公用品的分类：办公用品包括：低值易耗品和高保值管理品。低值易耗品包括：铅笔、裁纸刀、胶水、胶带、大头针、图钉、笔记本、复写纸、卷宗、标签、便条纸、信纸、纸巾、橡皮擦、夹子、签字笔、荧光笔、修正液、电池、直线纸、剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、钢笔、打码机、姓名章、日期章、日期戳、计算器、印泥等。高保值管理品包括：电脑、打印机、复印机、文件柜、空调、相机、投影仪、办公桌椅等。第十三条 办公用品的领用：每个员工申请低值易耗品标准为10元/月，新员工入职当月根据实际需要领用，专业设备、工具可予配发。高保值管理品的领用按照大型固定资产的申购程序，由申请人领用并负责保管。第十四条 工程、保安、清洁、绿化等部门领用专业设备或工具时，原则上以旧换新，仓库管理员依据月度物品采购计划、物品请购单发放。第十五条 领用低值易耗品填写物品领用登记表（表3），领用高保值管理品及其它专业设备、工具填写物品领料/出库单。第十六条 仓库管理员严格监督物品领用登记程序，先签字后领用、不签字不发放，分部门按月登记，月底最后一天将登记情况录入系统。第十七条 仓库管理员是仓库管理的直接责任人，部门主管是直接负责人，保障物品供给及时，数量统计准确无误，安全无事故。第十八条 物品入库填写入库单（表4），一式三联，仓库、财务部、采购部各一联。物料合格才办理付款、入库手续。第十九条 物品出库填写物品领料/出库单（表5），一式三联，仓库、财务部、领用部门各一联。相关责任人签字后可办理出库手续。第二十条 物品出入库应建立两套账，仓库管理员、财务人员各自建账，电脑与纸质台账应同时具备，集团财务负责审核工作。第二十一条 燃料等物品不需入库的，仓库管理员应现场核对数量、质量。所有不能入库的设备、工具等，须严格办理入库、出库手续。第二十二条 物品报废应填写报废申请单（表6），一式三联，仓库、财务部、申请部门各一联，相关负责人签字后办理报废手续。原购买价值单价超过500元的，须报请公司总经理同意，方可归置进废品仓。第二十三条 仓库管理员每月5号制定月度物品入/出库统计表（表7），项目经理签字后，报请公司总经理审阅。第二十四条 仓库管理员需将物品按区编码分层摆放，对干货、温货、轻重、危险品需区分，留意仓库室温情况，注意防火安全，定期检查，对霉变或过期品及时处置。第二十五条 每月度应组织开展仓库盘点工作，每半年组织开展固定资产盘点工作，盘点工作应做到账、物、卡三相符。制定季度仓库盘点表、季度固定资产盘点表（表8、表9），由行政部主导，财务部参与，项目经理签字后，报请公司总经理审阅。第二十六条 本制度由物业公司授权行政部负责解释。第二十七条 本制度自2012年4月1日起施行，之前有关物品采购、领用及仓库管理、固定资产管理的制度自行废止。