房地产开发公司材料设备采购管理制度.doc

房地产开发公司材料设备采购管理制度第1章 总则第1条 目的1规范公司的采购行为，降低采购成本。2兼顾质量和成本，在保证公司开发项目正常施工的前提下提高材料设备质量。3提高对供应商的谈判能力，以获得较优性价比的采购材料设备。第2条 适用范围公司工程项目材料设备采购管理相关工作需参照本制度执行。第2章 职责分工第3条 材料设备部职责1负责制定和完善材料设备采购管理制度和流程。2收集市场信息，建立材料设备和供应商信息库。3负责对供应商进行评审、考核，建立供应商档案和合格供应商名册。4制订项目总体的材料设备采购计划。5负责组织制定各类材料设备的采购准备文件。6负责材料设备采购合同的谈判和拟订。7负责材料设备采购合同的报审和修改。8负责组织材料设备的进场及进场检验。9负责组织材料设备质量验证的对外送检工作。10参与协调施工过程中与供应商的关系。11负责跟踪记录材料设备的使用情况。12负责收集整理各种质量合格证书和检验试验文件。13参与采购设备的竣工报验。14负责协调和管理材料设备的保修服务工作。15负责对供应商进行考核评价。第4条 工程技术部职责1参与制订项目总体采购计划。2负责提出材料设备需求计划。3参与制作相关的采购准备文件。4参与进场材料设备的检验和试验。5负责监督材料设备的保管、标识及出入库管理工作。6负责组织和协调设备安装施工。7负责反馈材料设备使用情况和供应商的服务情况。8负责组织设备的竣工报验。第5条 造价管理部职责1参与制订项目的材料设备采购总体计划。2负责提出材料设备采购的计划成本。3收集整理市场材料设备价格变化动态，对报价进行监督审查。4负责审查材料设备采购合同。5负责汇总材料设备价款及变更，及时调整工程总造价。第6条 财务部职责1参与对供应商的银行信用及财务状况的调查。2参与制定合同的付款条款。3汇总、制订材料设备资金需用计划。4负责向供应商支付材料设备价款。第7条 公司主管副总职责1监督和指导材料设备采购全过程工作的开展。2负责选择材料设备供应商。3负责审核材料设备采购合同。4负责处理材料设备进场和施工过程中的重大事件。5负责审核供应商考核结果。6负责审查材料设备履约完成证明，对材料设备价款支付出具意见。第3章 采购申请第8条 提出采购需求所有工程需用的甲供设备材料、配件由工程技术部在使用前一个月根据设计要求、施工图及施工预算书编制甲供材料设备需求表，报项目经理审核通过后交材料设备部。第9条 编制采购计划材料设备部根据工程技术部提供的材料、设备清单进行市场调查，编制采购计划，交造价管理部、财务部审核后报项目经理审核确定。第10条 采购申请审批1一般材料设备采购由设备材料部编写调查报告，报总工审核后实施。2重要设备及大宗物件的市场调查报告由项目经理审核后报公司副总、总经理审核。第4章 实施采购第11条 采购市场调查1收集产品和供应商的资料和信息。2收集各类材料设备的市场信息，针对计划采购的材料设备建立专项数据库，数据库中每项必须收集不少于5家以上供应商的产品信息。3向各类材料设备厂家询价，索取产品说明书、样本等资料和信息，并进行分项编目、登记、保管，以备查用。4了解市场上新产品、新材料的情况，定期上交专项分析报告。5了解政府对材料设备使用的政策、法规。第12条 制作采购准备文件材料设备部组织制作“材料设备采购清单”，明确采购的详细需求，以作为采购实施的依据，其内容应包括相关图纸、设备型号、性能要求、技术参数、品种、加工要求、数量、交货期、验收标准、现场安装要求、质量保修条件等。1造价管理部负责提供材料设备的数量、计划采购成本等。2工程技术部负责提出材料设备的进场时间要求、现场安装要求、设备型号、参数等，并负责与监理公司沟通，确认采购的相关需求。3由材料设备部负责归档管理相关材料设备的国家标准和部颁标准，作为材料设备进场检验的依据。第13条 供应商资格预审1材料设备要求供应商递交各类证明文件，包括企业介绍、企业资质证明资料、产品质量证明资料、进口物资的相关证明、获奖证书等，并对其资格进行评审。2材料设备部填写“供应商资格评审表”，上报主管副总审批后确定入围的供应商。3入围的供应商不得少于两家。第14条 供应商评价针对不同的材料设备特点采取不同的评价方式。1对能提供标准产品的进行样品检测，检测结果作为评价依据。2对不能提供样品的，进行厂家或其承包项目的考察，考察结果作为评价的依据。第15条 样品检测和评价1材料设备部要求各供应商按要求数量送样，并附鉴定书或检测报告。2材料设备部收到样品后，立即填写委托单，将样品送到经过认证的专业检测机构检测。3材料设备部负责取得检测报告，并按检测结果对产品进行质量性能评价。4监理单位和公司的工程技术部、质量管理部参与对样品的确认，并进行封样。第16条 对厂家或其承包的项目考察材料设备部组织工程技术部、造价管理部、质量管理部及其他专业人员对厂家或其承包项目进行考察，必要时应邀请监理单位参与。第17条 考察报告材料设备部提交考察报告，报告的内容应包括企业规模、生产能力和装备、领导质量意识、员工素质、质量管理体系建设、售后服务、设计开发能力、客户满意度反馈等。第18条 报价和审价当供应商样品符合要求或考察合格后，可通知各供应商报价，材料设备部负责具体的谈判工作。谈判价格必须经过造价管理部审核。第19条 选定供应商1材料设备部负责向主管副总提交材料设备检测报告或考察报告。2造价管理部向主管副总提交“供应商报价审核表”。3采购金额在 万元以下的，由主管副总选定供应商；采购金额在 万元以上的，由主管副总提出选择建议，上报高层领导审批确定。4材料设备部负责将选择结果通知各供应商，同时要求中选的供应商前来办理有关合同事宜。第20条 合同谈判与签订具体的执行程序和规定见本公司“工程物资采购合同管理制度”。第5章 材料设备进场检验第21条 编制进货检验计划材料设备部需编制“材料设备进场检验计划”，明确检验地点、检验的方式、检验记录方式、抽样的方式和比例、检验量具和仪器、检验记录表格等，为材料设备进场检验工作作好充足的准备。第22条 材料设备进场准备材料设备的进场时间及安排，至少提前5天通知项目管理部，要求承包单位和监理单位作好相应的准备。第23条 检验地点1进场检验一般在施工现场进行。2对体积特别大的采购材料设备，可送到施工现场的工作地，在工作地开展质量检验工作。3当现场安装要求特殊的材料设备时，则可由材料设备部派出专业工程师常驻供应商生产现场，由其进行过程检验和出厂检验。4要进行报关商检的进口材料设备，材料设备部的专业工程师应到海关进行检验。第24条 检验方式1材料设备部组织工程技术部、承包单位和监理单位、供应商几家联合验收验证，填写相关的表格并签字确认。2对重要的材料设备要现场录像或照相，作为将来备查的依据。第25条 检验和试验的执行1在进货检验中，材料设备部专业工程师可根据外购材料设备的质量重要程度等级和供应商质量保证能力评级，适当调整材料设备的检验数量和质量特性的检验重点。2物资检验首先要对材料设备质量证明文件进行检验，确保证明符合合同和国家有关规范的要求。3按照采购合同（或采购计划）对物资的名称、型号、规格、产地、材质、数量进行核对。4对规定必须经过检测试验的材料设备，由专业工程师进行抽样，委托经过认证的检测中心进行检测和试验。5材料设备部负责收集、整理材质证明及相关证明资料。第6章 不合格材料设备的处理第26条 退货处理1当材料设备不合格的程度比较严重，影响到工程质量时，采购专业工程师应通知供应商办理退货事宜。2为防止供应商以后将这类不合格品混入合格品再次交货，材料设备部应扣留这类不合格品，或在不合格品上作出破坏性标志后再交供应商运回。第27条 返工处理当材料设备不合格时，材料设备部与供应商谈判后，办理退货手续，供应商将材料设备运回进行检验筛选或返工，将筛选出的合格品及返工后的合格品再送检。第28条 回用1材料设备的不合格特性不会给工程质量带来影响时，公司可以作让步处理。2回用包括不降价回用和降价回用，是否回用由工程技术部、质量管理部、监理单位共同出具意见，决定是否降价由造价管理部出具意见，最终报主管副总审批通过后执行。第29条 不合格处理记录在上述几种不合格品的处理过程中需填写“不合格材料设备记录表”，并将供应商的不合格行为记入“供应商履约过程记录表”。第7章 采购纪律第30条 公司工作人员在供应商考察和样品检测中接受供应商行贿，但未给公司造成损失时，给予警告处分，调离原岗位，并处以 元的罚款。第31条 公司工作人员接受供应商行贿，不能客观公正、公平地评价、选择供应商时，调离原岗位，处以 元的罚款；给公司造成重大经济损失时，应予除名，并追究其法律责任。第32条 材料设备进场检验人员如不能严格把关，让不合格材料设备进入施工现场时，处以 元的罚款。第33条 采购的各类记录不齐全，导致重要的过程文件缺失或遗漏的，追究当事人的责任，并处以 元的罚款。第34条 对供应商考核不公正的，追究责任并处以 元的罚款。第8章 附则第35条 房地产项目各类采购申请应严格以公司总部年度采购预算为依据，由公司总部财务室复核，所有的采购材料设备相关资料都必须报公司总部办公室备案。第36条 本制度由公司总部办公室制定并负责解释与修改。第 37条 本制度自发布之日起执行。附件： 1.年度设备采购计划表2.月度材料采购计划表3.材料设备考察信息表4.材料设备采购询价表5.供应商评价记录6.合同谈判记录表年度设备采购计划表序 号设 备 名 称型号、规格采购数量单 价总 价备 注注：设备采购主要采取招投标采购的方式进行，对于特殊设备可对原产地进行限制，以确保设备采购质量。编制： 日期： 审核： 日期： 批准： 日期：月度材料采购计划表材料名称型号规格库存量预计材料消耗量订购量单价总价备注上旬中旬下旬编制： 日期： 审核： 日期： 批准： 日期：材料设备考察信息表填表日期： 年 月 日 编号： 材料设备名称规格型号数量供货厂家联系方式厂家报价情况考察情况记录考察结论相关部门意见材料设备部项目经理部工程总监总经理经办人：材料设备采购询价表采购计划单工作号询价单工作号申请采购商品序号供应厂商电话厂商报价（单价）（单位：元）备注出厂价批发价零售价询价员询价员员工号询价日期供应商评价记录供应商编号：企业名称成立时间详细地址邮政编码企业性质网址职务姓名电话传真手机E-mail业务联系人开户行账号货款结算方式使用或依据的产品标准国际标准名称、编号国家、行业标准、编号企业标准、编号其他产品体系认证情况 ISO9001 ISO14001 其他产品认证情况 ROHS CCC UL CE 其他同本企业的交易记录交易日期产品名称规格型号单价（含税）（元）供应量交易总价款交货（天）运输方式填表人： 填表日期：合同谈判记录表记录人： 记录时间：供货方谈判时间供货时间谈判地点采购产品名称数量产品规格和型号目标价格技术要求质量要求谈判内容描述：（内容较多可以附表）谈判主要争议点：谈判结果：谈判参加人员谈判日期主管领导审批意见： 签字： 日期： 年 月 日