招商局集团物流固定资产管理规定

招商局物流集团有限公司 固定资产管理规定 1 0 目的 加强固定资产管理 防止 发现和纠正固定资产业务中的各种差错和舞弊 保护固定 资产的安全完整 提高固定资产的使用效率 2 0 适用范围 公司总部 各分公司 子公司 简称各公司 参资公司可参照执行 3 0 引用文件 3 1 招商局集团内部控制规定 固定资产 3 2 招商局物流集团财务管理制度 4 0 职责 4 1 公司总经理对固定资产管理规定的建立健全和有效实施负责 公司分管总经理 财务 总监协助公司总经理管理固定资产工作 公司总经理办公会议负责审批年度固定资产 投资预算 4 2 公司运作管理中心负责公司货运车辆 仓库设备的预算 购置 调配 处置 指导 检查 乘用车的购置 4 3 公司信息技术部负责公司电脑设备的预算 购置 调配 处置 指导 检查 4 4 公司工程管理部负责公司基本建设工程的预算 组织 协调 监督 处置 检查 4 5 公司行政部负责除基建 运作设备 电脑设备外其他固定资产的预算 购置 不包括 乘用车 调配 处置 指导 检查 4 6 公司企划部负责公司固定资产的投保申请 购买 索赔 4 7 公司财务部负责汇总及对外上报年度固定资产购置 报废计划 主要侧重于固定资产 1 的日常核算工作和实施必要的财务监督 4 8 公司审计部负责固定资产管理规定执行情况的检查 监督 4 9 各公司负责本单位所使用的固定资产的保管和固定资产卡片的登记保管 4 10 各公司必须指定部门或专人管理本单位的固定资产 5 0 工作程序 5 1 固定资产范围 5 1 1 为生产商品 提供劳务 出租或经营管理而持有的 使用寿命超过一个会计年度 单位价值 2000 元人民币 或等值外币 或以上的有形资产 5 1 2 对大额低值易耗品按固定资产实物进行管理 大额低值易耗品的标准为单位价值在 500 2000 元人民币 不含 2000 元人民币 或等值外币 5 2固定资产管理岗位分工与授权批准 5 2 1 各公司应建立固定资产业务的岗位责任制 明确相关部门和岗位的职责 权限 确 保办理固定资产业务的不相容岗位相互分离 相互制约和监督 同一部门 同一岗 位 不得办理固定资产业务的全过程 5 2 2 固定资产业务不相容岗位至少包括 1 固定资产投资预算的编制与审批 审批与执行 2 固定资产的取得 验收与款项支付 3 固定资产投保的申请与审批 4 固定资产的保管与清查 盘点 5 固定资产处置的申请与审批 审批与执行 6 固定资产取得与处置业务的执行与相关会计记录 5 2 3 各公司应对固定资产业务建立严格的授权批准制度 明确授权批准的方式 权限 程序 责任和相关控制措施 严禁未经授权的部门和岗位办理固定资产业务 2 5 2 4 审批人员应根据固定资产业务授权批准制度的规定 在授权范围内进行审批 不得 超越权限审批 5 2 5 经办人员在职责范围内 按照审批人的批准意见办理固定资产业务 对于审批人员 超越授权范围审批的固定资产业务 经办人员有权拒绝办理 并应及时向上级主管 部门及原授权人报告 5 2 6 各公司应制定固定资产业务流程 明确固定资产投资预算编制 取得与验收 使用 与维护 处置等环节的控制要求 并应设置相应的记录或凭证 如实记载各环节业 务开展情况 及时传递相关信息 确保固定资产业务全过程得到有效控制 5 3 固定资产的产权 使用权 处置权 5 3 1 固定资产的产权归购置单位所有 5 3 2 公司根据各公司生产经营的需要 将固定资产调拨给各公司保管 使用 5 3 3 固定资产的处置由公司决定后实施 保管 使用单位无权处置 5 4 固定资产的购建 5 4 1 公司对各公司的固定资产购建实施预算管理 所有固定资产购建和大修理项目均应 列入本单位年度预算 1 固定资产的购置 无论是否已经列入年度预算 在实际执行时 均需报公司审批 2 凡单个项目 价值在 300 万元人民币或等值外币或以上的 无论是否已经列入年 度预算 在实际执行时 均须按照 招商局集团项目投资审批管理条例 的规定 报招商局集团审批 3 各公司需购置九座及以下的小轿车 越野车 面包车 吉普车等车辆 简称 乘 用车 须逐项报招商局集团审批 4 按招商局集团规定 公司可在经批准的年度预算额度的 20 内 在各公司或不 3 同项目之间进行调整 但仅限于同类固定资产之间调整并报备招商局集团 超过上 述额度或在不同类资产之间的调整须逐项报招商局集团审批 各公司不得自行随意 调整 5 预算外的固定资产购建项目 除公司审批外还须逐项报招商局集团审批 5 4 2 对未经批准的固定资产购建和大修理项目 财务部门不得付款 5 4 3 各公司因生产经营的需要而增加固定资产 须在每年规定的时间向公司财务部报送下 年度购建计划 由公司财务部收集后 交固定资产管理部门审核 再由财务部汇总 年度固定资产购建计划 经公司总经理办公会议通过形成年度固定资产购建预算后 报招商局集团批准 5 4 4 固定资产建造由公司固定资产管理部门会同实际建造单位负责监督执行 固定资产 购买 建造必须采用三家竞标方式 5 4 5 固定资产购建预算由公司财务部监督执行 1 支付购买固定资产货款由公司财务部根据预算审核 公司财务总监 分管总经理 总经理签字确认后付款 2 支付固定资产建造工程款由公司财务部根据预算审核 公司财务总监 分管总经 理 总经理签字确认后付给购建单位 3 工程验收后支付尾款 必须具备以下文件方可付款 包括设计文件 工程预决算 竣工图 工程结算表和验收合格证书及承建人开来的发票等 5 4 6 固定资产购置预算只限当年有效 购置额度未使用完毕的各公司不得自行滚入下年 度继续使用 5 4 7 各公司应当建立严格的固定资产交付使用验收制度 确保固定资产数量 质量等符 合使用要求 固定资产交付使用的验收工作由固定资产管理部门 使用单位及相关 部门共同实施 必要时 可聘请外部专业机构协助验收 验收合格后方可投入使用 4 5 5 在建工程的管理 5 5 1 无论是新建 改建 扩建 还是技术改造和设备更新工程 在施工前期准备 以及 正在施工中或虽已完工但尚未达到预定可使用状态的建筑工程和安装工程 均属在 建工程 5 5 2 按照有关工程管理规定 在招标 评标和选定施工单位后 须与施工单位签订工程 施工合同 5 5 3 工程合同 工程预算应交一份给财务部备案 财务部根据以上资料 按工程的进度 情况审核付款 每项工程完工后 都应有工程完工验收结算清单 各方签字认可后 施工单位开具总工程金额的正式发票 扣除规定的质保金 财务部方可付出最后一 笔工程款 5 5 4 对尚未办理竣工验收手续但已达到预定可使用状态的固定资产 应及时将 在建工 程 转为 固定资产 核算 5 5 5 在建工程的计价和核算 按照 招商局物流集团有限公司会计制度 执行 5 6 固定资产的核算及折旧 按 招商局物流集团有限公司会计制度 执行 5 7 固定资产的有关账簿 5 7 1 为反映固定资产的明细资料 由财务部设置 固定资产账簿 按固定资产类别 使 用单位 部门 对每项固定资产进行明细核算 5 7 2 固定资产管理部门须以单项 个 实物为基础建立固定资产卡片 卡片内容包括供 应商 购建时间 规格 型号 使用部门 存放地点 金额等内容 以确保有效识 别 便于盘点 固定资产管理部门和使用部门还须建立固定资产台帐 定期与财务 系统核对 公司财务部 固定资产管理部门定期或不定期到各使用单位检查 核对 5 5 7 3 各公司对于经营租赁 借用 代管的固定资产必须严格执行合同规定 设立登记薄 记录备查 避免与本单位的财产混淆 并应及时归还 5 8 对需要办理产权登记手续的固定资产 公司行政部应及时办理 相应权属证明 需 妥善保管 5 9 各公司应根据 招商局物流集团会计制度 规定 及时确认固定资产的取得成本 5 10 固定资产的维修及保养 5 10 1 为保证固定资产的正常运行 提高固定资产的使用效率 各公司须建立固定资产维 修 保养制度 5 10 2 固定资产使用部门负责固定资产日常维修 保养 定期检查 及时排除风险 5 10 3 固定资产大修理应由固定资产使用部门提出申请 经公司规定程序审批后安排修理 5 10 4 固定资产技术改造应先制定相应方案 并组织相关部门和人员进行可行性论证 经 公司规定程序审批后予以实施 5 11 封存的固定资产 各公司对封存的固定资产 应指定专人负责日常管理 定期检查 确保资产的安全完 整 5 12 固定资产的投保 5 12 1 各公司须对所有固定资产进行投保 公司根据固定资产性质确定投保政策 投保手 续的办理原则上由公司企业规划部负责 下属公司当地有特殊要求的应报公司审批 后方可自行办理投保 5 12 2 对已投保的固定资产因转移 毁损 报废及处置等原因而发生变动时 各公司应及 时通知公司企业规划部 由公司企业规划部按规定程序办理转移 理赔 撤保等相 6 关保险手续 5 13 固定资产抵押 固定资产如需办理抵押的 由固定资产管理部门提出申请 按照 招商局物流集团担 保管理规定 的有关规定办理 抵押义务完毕后 固定资产管理部门负责及时办理 固定资产抵押责任的解除 5 14 固定资产的盘点 5 14 1 各公司每年应对固定资产至少进行一次全面清查 由固定资产管理部门牵头 财务 部 审计部和使用部门派代表参加 组成清查小组 按照下列程序 进行清查工 作 1 清查前 核对固定资产管理部门 使用部门的台帐和财务部门的固定资产账 务记录 在账账核实基础上 制定清查用的固定资产清单 2 根据固定资产清单逐一核对 确认实物完好存放后 贴上固定资产信息标签 以确保资产的有效识别和清查盘点 并制定固定资产清查的盘盈 盘亏表 3 固定资产清查发生的盘盈盘亏 应由清查小组牵头逐笔查明原因 明确责任 提出处理意见 经授权部门和公司负责人或其授权人员批准后 由固定资产管理部 门 使用部门 财务部门及时调整有关账簿记录 单项固定资产清查盘亏的净损失 在 10 万元人民币 或等值外币 或以上的 须逐项将损失原因 相关证据资料和单 位审批意见 书面报备上级公司 4 根据清查结果编制固定资产清查盘点报告表 详细登记未使用 不需用 闲置 盘盈 盘亏 毁损的固定资产编号 名称 原值或重置价值 已提折旧或估计应提 折旧和净值以及盘盈 盘亏的原因 5 14 2 固定资产存在减值迹象的 各公司应按 招商局物流集团会计制度 的规定进行减 值测试 报招商局集团批准后 计提减值准备 7 5 15 固定资产的报废 出售或投资转出和出租 5 15 1 对使用期满 正常报废的固定资产 应由固定资产使用部门填制固定资产报废申请 单 经公司固定资产管理部门及财务等部门审核 再报授权人员批准后 方可对该 资产进行报废清理 5 15 2 对使用期未满 非正常报废的固定资产应由固定资产使用单位向公司提出报废申请 注明报废理由 估计清理费用和可收回残值 预计出售价值等 经公司固定资产管 理部门审核 公司财务部 公司财务总监 分管总经理审核 报公司总经理批准后 进行报废清理 如涉及专属配套性强 专业技术含量高的专用仪器设备等资产报废 的 在公司有关部门和人员审批前 还需提供技术专家小组或者机构对该报废资产 应予报废的专家鉴证咨询意见 单项固定资产净损失在 50 万元人民币 或等值外币 或以上的 须逐项报招商局集团批准 5 15 3 报废的固定资产 使用单位不得擅自处理 须与公司固定资产管理 财务等部门 商定意见后 按公司报废资产处理程序及时进行处理 5 15 4 对拟出售或投资转出的未满使用期的固定资产 应由有关部门提出申请 说明具体 原因和依据 并列明该项固定资产的原价 已提折旧 预计使用年限 已使用年限 预计出售价格或转让价格等 由公司固定资产管理财务部 公司财务总监 分管总 经理审核 报公司总经理批准后 方可予以出售或转让 单项固定资产原值在 300 万元人民币 或等值外币 或以上 或出售 转出 净损失在 50 万元人民币 或等值 外币 或以上的 须逐项报招商局集团批准 拟出售或投资转出固定资产 凡单项 或批量固定资产账面净值在 100 万元人民币 或等值外币 或以上 或其原值占公 司全部固定资产原值 20 以上的 须委托具有资质的中介机构进行评估 已评估结 果作为定价基础 并逐级上报招商局集团备案 财务部门须参与决策过程 如果资 产规模小于上述标准 评估与否 由各公司根据实际情况自行确定 8 5 15 5 各公司对完成处置手续的固定资产 使用部门 固定资产管理部门和财务部门应及 时更新资产台帐及核算信息 固定资产管理部门应通知企划部按公司保险业务管理 程序 及时解除保险手续 固定资产处置涉及产权变更的 固定资产管理部门应及 时办理产权变更手续 5 15 6 各公司对暂不需用的固定资产可以出租 由使用单位向公司提出申请 经公司批准 后方可进行 出租时须签订出租合同 对出租期间发生的维修保养 税负责任 租 金 归还期限等相关事项予以约定 固定资产管理部门负责按期催还资产 归还资 产时 应组织对资产认真验收 各公司原则上不允许出借固定资产 5 16 固定资产的内部调拨 5 16 1 各公司的固定资产如需在单位 个人之间转移调拨 由调入或者调出单位填写 固 定资产调拨转移单 须公司固定资产管理部门调入 调出单位和公司财务部门签署 确认后 报财务部 财务总监 分管总经理 总经理批准后实施 调入 调出单位 双方办理固定资产实物及其卡片和其他技术资料的交接和核实手续 5 16 2 调拨完成后 固定资产管理部门 调出 调入单位财务部根据调拨单核转资产及时 作相应的账务处理及变更固定资产台帐登记信息 5 17 各公司涉及固定资产损失确认及处理的 须按 资产损失处理管理规定 相关要求执 行 5 18招商局集团报批报备事项 5 18 1 报批事项 固定资产购建预算 单项价值300万元以上的实际执行 购置九座及以 下的小轿车 越野车 面包车 吉普车等车辆 同类资产内超过20 额度或不同类资 产之间的调整 预算外的固定资产购建 单项固定资产盘亏净损失在10万元人民币 或以上 非正常使用年限报废的 单项固定资产净损失在50万元人民币或以上 单 项固定资产原值在300万元人民币或以上或出售净损失在50万元人民币以上 计提减 9 值准备 固定资产存在减值迹象的 各公司应按 招商局物流集团会计制度 的规 定进行减值测试 报招商局集团批准后 计提减值准备 5 18 2 报备事项 同类资产内20 额度内的调整 出售固定资产账面净值在100万元人民币 或以上 或占全部固定资产原值20 以上 5 19 附 则 5 19 1 本规定自批准之日起施行 5 19 2 本规定由公司财务部负责解释 6 0 支持文件 6 1 预算管理规定 6 2 付款报销规定 6 3 采购与付款管理规定 7 0 记录 7 1 固定资产调动审批表 7 2 固定资产报废审批表 7 3 固定资产出售审批表 7 4 固定资产出租审批表 10 7 1 招商局物流集团有限公司固定资产调动审批表 单位名称 单位 人民币元 资产名称 原 值 规定使用年限 规 格 已提折旧 已使用年限 型 号 净 值 资产编号 数 量 购置日期 制造厂商 调出单位意 见 调入单位意 见 11 资产管理部 门意见 财务部门 审核 财务总监意 见 分管总经 理意见 总经理审批 12 7 2 招商局物流集团有限公司固定资产报废审批表 单位名称 单位 人民币元 资产名称 原 值 规定使用年限 规 格 已提折旧 已使用年限 型 号 净 值 资产编号 数 量 估计残值 制造厂商 报废原因 使用单位意 见 技术鉴定部 门意见 资产管理 部门意见 财务部门审 核 财务总监 意见 分管总经理 意见 总经理审 批 13 7 3 招商局物流集团有限公司固定资产出售审批表 单位名称 单位 人民币元 资产名称 原 值 规定使用年限 规 格 已提折旧 已使用年限 型 号 净 值 资产编号 数 量 评估价值 制造厂商 出售原因 使用单位意 见 资产管理部 门意见 财务部门 审核 财务总监意 见 分管总经 理意见 总经理审批 14 7 4 招商局物流集团有限公司固定资产出租审批表 单位名称 单位 人民币元 资产名称 原 值 规定使用年限 规 格 已提折旧 已使用年限 型 号 净 值 资产编号 数 量 购置日期 制造厂商 出租原因 使用单位意 见 资产管理部 门意见 财务部门 审核 财务总监意 见 分管总经 理意见 总经理审批