办公室管理规定

0 办公室管理制度 实施日期 201 年 月 日 1 目 录 1 目的 2 适用范围 3 办公室行为举止规范 4 办公室仪容仪表规范 5 办公设备使用规范 6 办公室 5S 管理规定 7 办公室日常管理规定 8 违反制度处罚规定 9 实施时间 1 目的 2 1 1 为营造干净整洁的办公场所 合理 有效的使用办公资源 提升员工工作热 情 提高员工职场素养 塑造良好的企业形象 特制定本制度 2 适用范围 2 1 本制度适用于 3 办公室行为举止规范 3 1 聊天 在办公室内不可大声喧哗 聚众闲聊 影响他人工作 工作时间 不可闲聊与工作无关的话题 影响工作效率 3 2 言谈 员工应自觉提高个人职业素养 与人交往使用礼貌用语 如 麻烦 你 请 谢谢 不发布有损公司利益的负面或消极言论 公司倡导员工谈论正面 积极向上的话题 共同营造一个和谐 团结 高效的办公氛围 3 3 举止 坐 立 行举止端正 不可东倒西歪 抱二郞腿等不雅动作 3 4 接待 外来人员 前台文员要做好来访登记 未经通传的来客均安排在候 客区等待 由前台文员负责通传 经接待人同意后方可引见 4 办公室仪容仪表规范 4 1 着装 服装干净整洁无污渍 无破损 男生严禁穿着背心 女生严禁穿着 袒胸露背装或是奇装怪服另类服装 4 2 头发 女生头发梳理整齐 男生头发前不覆额 侧不遮耳 后不及领 面 不留须 保持干净 整洁 头发不染夸张怪异色彩 无异臭 无头屑 4 3 口齿 上班前不吃含刺激性有异味的食物 保持口腔清新无异味 4 4 指甲 随时保持双手干净清洁 指甲无污垢 女生不涂夸张色彩甲油 4 5 鞋子 不得穿着拖鞋 凉拖上班 5 办公设备使用规范 3 5 1 电脑 爱护公司配备的电脑 合理使用 外出及下午下班应及时将电脑关 闭 5 2 网络 合理 有效使用公司网络宽带资源 在上班时间不得上网浏览与工 作无关的网页或下载资料 影响公司整体网速 不得利用 QQ 进行与工作无关的聊 天 休息时间不得下载或在线观看影音视频资料 不得玩网络游戏 占用网络容量 5 3 空调 当气温超过 32 度时方可开启空调 下班前 10 分钟关闭空调 各部 门区域内的空调由部门负责 各单独办公室由办公室使用人负责 公共区域的空调 均由人力行政部负责 行政专员负责监督巡查各区域使用情况 一般情况下室内空 调温度保持在 25 度至 27 度 5 4 照明 公共区域灯光由人力行政部负责 各部门区域灯光由部门自行负责 区域由各部门将根据人员在岗情况酌情进行使用 无人或人员较少的办公区域应及 时关闭多余的照明电源 5 5 水笼头 水笼头使用完毕后应将水笼头关紧方可离开 避免导致水资源浪 费 5 6 打 复印机 复印及打印作废的纸张不得随处乱扔 尽量二次利用 打 复印完毕应及时将文件拿走 不能随意留在打印机上 6 办公室 5S 管理规定 6 1 5S 定义与目的 6 1 1 整理 定义 工作现场要区别要与不要的物品 只保留有用的物品 撤除不用的物品 4 目的 将空间腾出来活用 6 1 2 整顿 定义 把要用的物品按规定摆放整齐定位 明确数量 并做好标识进行管理 目的 不浪费时间找东西 6 1 3 清扫 定义 将不要的物品及时清除掉 保证工作现场无垃圾 无污秽 目的 清除脏污 保证工作现场干净 明亮 6 1 4 清洁 定义 将整理 整顿 清扫执行到底 并形成制度化 规范化 维持其成果 目的 通过制度化来维持其成果 6 1 5 素养 定义 培养良好的工作和生活习惯 严格遵守执行公司各项规章制度 按规定 行事 目的 提升 人的品质 成为对任何工作都讲究认真的人 6 2 5S 成员构成 6 2 1 为保证公司办公室 5S 管理行之有效 由人力行政主管 行政专员特设 5S 推行小组和检查小组 6 3 职责与权利 6 3 1 5S 推行小组 负责牵头组织 5S 实施过程中的各项工作 如 实施 检查 评比 督促及改善跟进等 6 3 2 5S 检查小组 在行政专员的带领下按规定执行各区域内的 5S 检查及评比 工作 5 6 3 3 各员工 积极参与并执行 5S 管理 根据 5S 要求持续改善工作现场 6 4 5S 推行要领及规范 序号 项目 推行要领 规范要求 1 整理 1 对工作现场进行全面检查 2 制定要与不要的判定 3 不要物品的清除 4 要物品的使用频率及用量 1 不再使用文件资料 办公用 品废弃处理 2 不常使用的文件放入柜子 常使用文件放在文件架 正在使 用的文件按已处理 未处理 正 在处理三类摆放 并有标识 3 各类物品 办公用品 设备 家具分类摆放整齐 4 办公桌面最低限度摆放整齐 2 整顿 1 落实整理工作 2 需要的物品明确摆放位置 3 摆放整齐 有条不紊 4 场所 物品标示清楚 1 各类物品定位摆放 有标识 2 文件资料放入相应文件夹 有标识 定位摆放 3 电脑线及其设备线源要捆绑 扎起 不零乱 4 办公桌 抽屉 柜子摆放整 齐有序 不杂乱 5 私人物品放入指定位置 3 清扫 1 明确清扫区域 室内 外 2 定期组织公司大扫除 3 每个角落清扫干净 1 将地面 墙面 天花板 门 窗 办公桌清扫干净 破损处及 时修理好 2 办公用品 设备擦拭干净 3 办公室通风 光线充足 4 无怪臭异味 4 清洁 1 落实前 3S 工作 2 制定奖惩办法 加强执行 3 部门负责人经常带头巡察 带动全动重视 5S 管理 1 每天上下班各花 5 分钟做好 5S 自查工作 2 每天随时进行自我检查 互 查 定期进行考评 3 对不符合的现象进行及时纠 正 4 保持整理 整顿 清扫的结 果 6 5 素养 1 制定和遵守公司各项规章 制度 2 实施 5S 宣导 培训 1 衣着整洁得体 仪容整齐大 方 2 言谈举止文明有礼 对人热 情大方 工作精神饱满 3 爱护公司财物 自觉遵守公 司制度 4 有团队精神 互相帮忙 积 极参与 5S 活动 5 严禁公物私用 6 工作场所不追打嘻闹 不大 声喧哗 坐立端正 7 养成节约习惯 充分利用可 再生资源 8 养成爱卫生的好习惯 主动 维护 保持办公场所卫生环境 6 5 物品摆放标准 6 5 1 办公桌面 桌面应随时保持清洁 无污渍 桌面仅限摆放如下物品 电 脑 电话 文件架 栏 笔筒 台历共 5 样 个人物品不得超过 3 样 一般为水 杯 小盆栽 6 5 2 座椅 下班时应将座椅推入桌面下面归位 6 5 3 电源线 座位上各类电源线应捆绑扎起 不能交叉零乱 6 5 4 抽屉 第一层 不常用的办公用品 第二层 文件资料 第三层 私人物品 7 办公室日常管理规定 7 1 安全规定 7 1 1 公司大门 公司由指定人员负责每天开门 大门钥匙由人力行政部配制下 7 发并进行登记 不得私下进行配锁 7 1 2 公司安全 晚上下班后 由指定人员负责关门 关门前应先检查门窗 水 龙头 空调电脑是否关闭 其次将玻璃关闭上锁 7 1 3 加班安全 因工作需要留在公司加班的人员 加班结束离开公司前 关门 前应先检查门窗 水龙头 空调电脑是否关闭 其次将玻璃关闭上锁 7 1 4 部门值班 各部门每天轮流安排一名员工值班 其主要职责为 序号 时间 项目 1 早上上班前 10 分钟 1 检查部门区域内公共卫生是否符合 5S 管理标准 2 检查部门同事桌面物品摆放是否符合 5S 管理标准 3 负责本部门区域的开窗透气 2 中午下班后 5 分钟 1 关闭部门区域电灯 2 检查座椅是否归位摆放 3 午休 1 负责接听部门内来电 2 上班前 5 分钟开启电灯 4 下午下班前 10 分钟 1 关闭区域内空调 5 下午下班后 5 分钟 1 关闭部门区域电灯 2 检查空调是否已关闭 3 检查座椅是否归位摆放 4 检查区域内电脑是否已关机 5 关闭窗户 7 2 个人卫生区域 7 2 1 员工个人办公桌面 座椅 柜子 电脑 电话 文件架等个人办公物品 7 2 2 员工个人使用桌柜 墙柜的卫生由使用人自行负责擦拭 整理 7 2 3 纸篓垃圾达到容量三分二或有异味时应自行更换 将垃圾袋捆绑打结后 8 扔到指定的位置 7 2 4 座位周边地面不得有纸屑 垃圾 应保持地面干净光洁 7 3 保洁员卫生区域 7 3 1 公司大门外部区域 高层办公室 及其他公共区域 7 3 2 公用设备 空调 打复印机 传真机等 擦拭 7 3 3 公用立柜等 7 3 4 其他指定清洁区域 7 4 电话使用 公司配备的办公电话主要用于对外业务联系 私人电话尽量少打 每次拨打或 接听不得超过 15 分钟 8 违反制度处罚规定 违反本制度任意一条规定 初犯扣绩效分 1 5 分 再犯扣 10 分 情节严重或屡 次就范者在扣分同时给予直接经济处罚 50 100 元不等 9 实施时间 本制度自 2015 年 6 月 1 日起开始执行 各部门负责人与人力行部门共同负责监 督执行 本制度未涉及或未完善事项请咨询人力行政部