《表的基本操作》PPT课件.ppt

第3章表的基本操作 本章学习内容 3 1表3 2创建新表3 3表中数据操作3 4维护表结构3 5设置表格外观3 6数据库的表关系 3 1表 3 1 1表的概念1 表是一种实体的描述实体是数据库中包含的各种对象 体现了现实中的事物或事物间的联系 在数据库中 同一类的所有实体用一个表来描述 2 表名唯一数据库中每个表的表名必须是唯一的 不能出现重复的情况 因为每个表反映了一个实体 所以要避免重复 同样的原因 表尽量使用该实体的名称作为表名 3 表有记录和字段组成数据库中的表是由行和列组成 表中的一行称为记录 记录下来某一个具体实体的信息 表中的一列称为元组 记录了这些实体的某一个属性 4 表与表之间存在关系数据库中的表与表之间多数存在关系 基本上不存在单独存在于数据中的表 3 1 2表的结构Access作为一个关系数据库 每一个表就对应一个关系 所以表也是二维结构 由行和列组成 行 也称记录 用来记录一个实体的相关属性 列 也称字段 属性 用来记录实体的某种特征 表的结构如图3 1所示 其中由 计算机应用05 1 45 张国庆 等信息组成的一组数据 都是关于 计算机应用05 1 这个班级实体的 称为行 人数 是用来描述所有实体的某一个特征的 称为列 图3 1表的结构 图3 1表的结构 3 1 3Access的数据类型在数据库中 每个字段都拥有自己的数据类型 字段的数据类型决定了该字段中可以存储哪一类的数据 例如 年龄 字段如果设定为 数字型 那么在向该字段内输入数据时 只能输入一些数字 而不允许输入字母或汉字 如果使用向导或者是输入数据的方式 表中字段的数据类型 字段大小以及字段属性等信息由系统自动生成 只需进行简单的调整就可以了 但是在实际应用中 多数情况下使用 表设计器 设计并建立表 此时就要求选择字段的数据类型 Access一共向用户提供了10种数据类型 图3 2选项卡窗口 1 字段的数据类型1 文本型 Text 可以使用字符和数字的组合 如姓名 地址等 或者是不需要计算的数字 如电话号码 最长为255个字符 默认大小为50字符 可以根据需要修改这个默认值 在 工具 下拉菜单中选择 选项 命令 在弹出的 选项 对话框中选择 表 查询 标签 如图3 2所示 该窗体还可以对其他的一些默认值进行设置 2 备注型 Memo 长文本与数字的组合 最多为65535个字符 但是备注型的数据不允许进行排序操作 也不允许设定索引 在为 备注 型数据字段添加数据时 可以通过 Shift F2 来打开 现实比例 窗体 如图3 3所示 在该窗体内 用户可以设定和编辑备注的内容和格式 并可以设置备注的字体 如果需要另起一行 可以通过 Ctrl Enter 实现 图3 3备注数据类型 显示比例 窗口 3 数字型 Number 可以存放数字型的数据 并可以对数据进行计算 该数据类型又可详细分成 字节 表示一个单字节整数 范围为1 255 整数 表示一个两字节整数 范围为 32 758 32 768 长整数 表示一个四字节整数 范围为 2 147 483 648 2 147 483 648 单精度型 表示一个四字节浮点数 范围为 3 4 1038 3 4 1038 双精度型 表示一个八字节浮点数 范围为 1 797 10308 1 797 10308 4 日期时间型 Data Time 100 9999范围内的日期及时间值 并可以对其进行比较 大小为8个字节 5 货币型 Currency 货币值或者是用于数学计算的数字数据 这里的计算指带有1 4位小数的数学运算 精确到小数点左边15位和小数点右边4位 输入时系统自动键入货币符号和千位分隔符 占用8个字符 6 自动编号 AutoNumber 在添加记录的同时自动按照事先的约定进行数据有规律变化的添加 例如从1开始每次递增1 占用4个字节 自动编号会永久的与记录连接 如果某条记录被删除 那么它所对应的编号也被永久删除 添加的新纪录不会再次使用该编号 而是仍然按照顺序赋值 7 是 否型 Yes No 用于记录逻辑型数据 只能取两个值中的一种 例如 Yes No True False On Off 占用一个字符 8 OLE对象型 Object 可链接或嵌入其他使用OLE协议的程序所创建的对象 如Word文档 Excel电子表格 图像 声音或其他二进制数据等 这些对象可以保存在Access数据库表中 但是部分程序只能通过窗体或报表中的控件才能显示 占用最大空间为1G 9 超链接型 Hyperlink 用于保存超级链接的数据 以文本或数字的形式表现 以文本形式存储 超链接地址可以是UNC路径或是URL 最大字符为64000个 10 查询向导型 LookupWizard 通过向导的方式自行创建的字段 允许使用组合框来选择一个表或一个自行设计列表中的值 当选中该数据类型后 将自动打开对应向导 其数据类型将由系统根据选择的列表值来进行自动设置 通常占用4个字符 2 数据类型的选择 数据类型对于表中数据有着很重要的意义 设定的时候要根据实际情况选择数据类型 在定义表中字段的数据类型时 可以从以下几个方面考虑 字段中允许使用值的数据类型 例如 数值 型字段中不能包含非数字字符 字段宽度的设定 该字段可能进行什么类型的运算和统计 例如 Access能对数字或货币字段中的值进行求和平均值等运算 但不能对文本或OLE对象字段中的值求和 是否需要排序或索引字段 文本 超链接以及OLE对象字段都不能排序或索引 是否需要在查询或报表中使用字段对记录进行分组 备注 超链接以及OLE对象字段都不能用于分组 如何排序字段中的值 在文本字段中 数字以字符串形式排序 如1 10 100 2 20 200等 而不是按其值排序 数字或货币型字段以数值形式排序 如果将日期数据输入到文本字段中 则不能正确地排序 3 2创建新表 Access数据库管理系统提供了6种创建数据库表的方式 数据库向导 表设计器 表向导 输入数据 导入表 链接表 其中 导入表 与 链接表 是从其他文件中导出数据的同时建立新表 数据库向导 是指在通过向导建立数据库的同时建立表 这三者并不是常规意义上的建立新表 本章重点介绍 表设计器 表向导 输入数据 三种创建新表的方法 图3 4 新建表 对话框 3 2 1使用表设计器创建表结构表设计器是最常使用的一种创建表的方法 例3 1 使用表设计器创建班级表 第一步 打开tushu数据库 选择 表 模块 双击 使用表设计器 选项 或单击 新建 按钮 弹出 新建表 对话框 如图3 4所示 选择 设计视图 单击 确定 按钮 第二步 弹出如图3 5所示的 表设计器 窗体分成上下两个部分 上部分用来设定表内各个字段的名称和数据类型及说明等信息 下面部分用来对选中字段进行详细设定 例如 字段大小 默认值 规则等等 在使用设计器来定义表或修改表结构的时候 需要对各个属性字段进行一定的设置 通过对这些属性的设置可以保护数据的准确性和完整性 例如 可通过设置文本字段的 字段大小 属性来控制允许输入的最大字符数 字段的数据类型不同 其属性也不相同 字段的主要属性有以下几种 1 字段大小 指定文本型字段的最长长度 或数值型字段的类型和大小 图3 5 新建表 对话框 文字型字段的长度是1 255个字节 默认值为50 在 字段属性 框中直接输入 数字型字段的长度不能设定具体的数值 而是设定它的类型 不同的类型长度不同 取值的范围和精度也不同 如表3 1所示 数字型字段默认为长整型 表3 1数字型数据类型 2 格式 用来定义数字 及货币 日期 时间 文本 及备注 的显示和打印方式 可以使用某种预定义格式 也可以使用格式设置符号来创建自定义格式 1 文本和备注数据类型的格式 只有自定义格式 其自定义格式的符号和说明如表3 2所示 表3 2特殊格式 2 数字 货币 型格式 有预定义和自定义格式 系统提供的预定义格式及简单示例 有 常规数字 货币 固定 等7种 3 是 否型格式 可以按照预定义格式选择是 否 真 假 开 关 也可以设为自定义格式 4 日期 时间型格式 也有预定义和自定义格式 系统提供了 长日期 短日期 等7种 3 小数位数 对于数字字段或者货币字段 可以设置数字的小数点位数 默认值为 自动 自动能显示货币 整型 标准和百分比格式种的两个小数位 并显示出一般数字格式中数字值的当前精度 设置 小数位数 属性只影响可显示的小数位数 而不影响实际存储的小数位数 4 输入掩码 指定输入数据时的格式 可用 输入掩码向导 来编辑输入掩码 输入掩码 属性主要为字段的内容做一个详细的设定 在输入数据的时候可以根据掩码的提示进行输入 如果数据的格式不符合要求 系统就会拒绝操作 1 输入掩码中使用的格式字符输入掩码中出现的字符都有其固定的含义 表3 3列出的是常用的几种字符 表3 3输入掩码的字符 表3 4输入掩码的示例 2 输入掩码示例 5 输入法模式 在设定对于包含中文字符的字段时 可以设定输入法方式 6 标题 字段的显示名称 在数据表视图中 它是列头 列标题 显示的字样 7 默认值 指定当添加新记录时 如果用户不做设定 自动填入字段中的值 8 有效性规则 用于限制输入数据的表达式 设计表中的某个字段时 可以包括一个有效性规则 用来指定字段本身需要遵守的输入范围或格式 有效性规则会检验用户输入的信息 只有在数据符合规则的时候才允许操作 例如 规定 班级 表中 rs 人数 字段的规则为 0 如果输入不符合条件 就会拒绝操作 有效性规则的设定就是在对应的栏目中添入一个条件表达式 表达式主要由运算符和数值构成 1 运算符1算术运算符用于连接数字操作数 得到数字结果 包括 整除 MOD 取余 2 关系运算符关系运算符包括 Between and 指定一个数字范围 3 逻辑运算符逻辑运算符在表达式中起连接 声明等作用 常用的逻辑运算符包括以下几种 And 与 前后两个条件都为真时 表达式的值才为真 Or 或 前后两个条件只要有一个为真 表达式的值即为真 Not 非 条件的相反值 字符串合并 将运算符两边的文本连接在一起 表3 5表达式的例子 2 表达式的例子表3 5是一些常用的表达式的实例子 如果表达式中输入的数据是日期 Access将自动用 包围 如果是文本 将自动用 包围 9 有效性文本 设置在输入的数据不符合有效性规则时所提示的错误信息 10 必填字段 指定该字段在输入时是否必须输入数据 属性为 是 和 否 如果选择 是 则填写数据时 该属性必须赋值 通常只有主键属性会默认为 否 即不允许空 其余字段都默认为 是 11 允许空字符串 文本型字段特有属性 是否允许输入空字符串 表3 6班级表的表结构 12 索引 设置是否在该字段上建立索引 以及索引的类型 这里有三个选项 无 有 有重复 有 无重复 主键会自动设置为 有 无重复 在如图3 5所示的表设计器窗体中输入如表3 6所示内容 第三步 表的内容设定结束后 单击窗体上方的 保存 按钮或者是直接选择关闭 表设计器 窗体 系统弹出要求输入表名的对话框 如图3 6所示 输入后单击 确定 完成新表的建立 图3 6数据表命名 例3 2 使用表向导创建 学生信息表 具体的创建步骤是 第一步 打开tushu数据库 选择 表 模块 选择 使用向导创建表 再单击 设计 弹出图3 7所示的 表向导 对话框 或者选择 表 模块后单击 新建 在弹出图3 4所示的 新建表 对话框中选择 表向导 选项 并单击 确定 按钮 图3 7表向导 选择表类型 3 2 2使用表向导创建表结构 第二步 在 表向导 对话框提示选择新表的类型 该窗体分成三个部分 左侧上部分用来选择是 个人 类型还是 商务 类型的表格 左侧下端的 示例表 选项框列出了该类型所提供的示例表格模版 这里选择 个人 类型中的 作者 表 窗体的中部的 示例字段 选项框列出了该表可供选择的示例字段名称 通过功能按钮 可以将需要的字段添加到窗体右侧的 新表中字段 选项框中 这里添加 作者ID 名字 生日 出生地 照片 和 附注 字段 此外 还可以通过 重命名字段 按钮将已经选择的字段进行重新命名 设定结束后 单击 下一步 按钮 图3 8表向导 表名称设定 第三步 弹出的窗体要求输入新表的名称和是否建有主键的设定 如图3 8所示 输入表名称为 学生信息 下一步 第四步 弹出的 表向导 关系设定 窗体要求设定该新表与原有表格的关系 如图3 9所示 单击右下方的 关系 按钮 可以对目标表之间的关系进行设定 设定后单击 下一步 图3 9表向导 关系设定 图3 10表向导 完成 第五步 要求选择表设计结束后进行的下一步操作如图3 10所示 选择 修改表的设计 可以对该表的结构进行调整 选择 直接向表中输入数据 选项在新表建立后马上向表内添加数据 选择 利用向导创建的窗体向表中输入数据 可以使用系统自动提供的窗体向表中添加数据 单击 完成 按钮 3 2 3在数据表视图下创建表结构数据表视图创建表也称为直接添加数据创建表 如果没有确定表的结构 但是手中有准备存放在该表中的数据 可是选择使用该方法 系统会根据原来输入的数据来判断数据的类型和长度等信息 自动生成一个新表 当表格建立好后 用户还可以根据实际的情况再对表和字段的信息进行适当的调整 例3 3 在数据表视图下创建 读者 表具体的创建步骤是 第一步 打开tushu数据库 选择 表 模块 选择 通过输入数据创建表 再单击 设计 弹出图3 11所示的 数据表 对话框 或者选择 表 模块后单击 新建 在弹出图3 4所示的 新建表 对话框中选择 数据表视图 选项 并单击 确定 按钮 第二步 在弹出的 数据表 对话框中输入目标数据 如图3 11所示 图3 11输入数据创建表 第三步 数据输入结束后 单击工具栏上的 保存 按钮 或直接关闭窗体 系统会要求输入表名称 这里输入 读者 此时 系统已经根据所填入的数据自动生成了一个新表 3 2 4主键与索引1 主键主键 primarykey 是表中的一个字段或多个字段的集合 这些字段可以唯一的标识表中的某一条记录 多数表建有主键 特别是要在表与表之间建立关联时 必须指定关联表的主键 利用一个表中的主键字段关联到另一个表中相匹配的字段上 就能够在表之间建立关联 主键字段要求其中的数据不能出现空值 不能出现重复值 目的是保证数据库数据的完整性 表中如果定义了主键 表中的数据会自动以主键的次序显示 主键能够加快查找和排序的速度 主键具有以下特征 主键不能为空 主键不能重复 主键不能轻易修改 主键的建立比较简单 可以在表格建立的同时创建主键 也可以在表格建立后再创建主键 不过此时要保证要创建主键的字段内没有空值 没有重复值 要创建主键 首先要进入 表设计器 窗体 然后选中要创建主键的字段 然后单击 工具栏 上的 主键 按钮 如图3 13所示 如果主键是一个字段组 创建时要一次将这些字段都选中后再单击 工具栏 上的 主键 按钮 2 索引1 索引的概念索引简单来说就如同图书的目录一样 是一个记录数据存放地址的列表 索引本身也是一个文件 一个用来专门记录数据地址的文件 在查找某个建有索引的字段内的数值时 首先在索引中搜索该值 然后按照索引中记录的该值的地址 将指针直接跳转到所指地址的内容上 因为在索引内的数据要远远少于表中的数据 所以在索引中查找某个数值远比在原表中查找快捷得多 因而 使用索引可以提高对表中特定数据的查找速度 2 索引的用途1 提高数据查询速度2 保证数据唯一性3 加快表连接的速度 3 建立索引的注意事项1 索引的创建与维护应该由DBA和DBMS完成 2 表的主键将自动建立一个无重复值的索引 3 应该在经常进行查询操作的表中创建索引 4 数据量不大的表不易建立索引 5 包含太多重复值的列不易建立索引6 值很长的列不易建立索引 7 经常更新的列不易建立索引 3 索引的分类在Access数据库系统中 索引基本上可以分成有重复值和无重复值两种 有重复值是指索引字段中的值允许出现重复的情况 无重复值是指索引字段中的值不允许出现重复的情况 4 索引的创建 1 简单创建索引在表的设计视图中 选定要创建索引的字段 然后在其下方的属性设定栏目中的 索引 栏目中进行选择索引的类型 2 详细创建索引 例3 4 以 例3 1 中建立的 班级 表中的 bjdm 班级代码 创建索引 第一步 打开tushu数据库 单击 表 模块 选择 班级 表 单击工具栏中的 设计 按钮 打开 表设计器 选择 bjdm 字段 第二步 单击 视图 菜单中的 索引 命令 出现如图3 12所示的窗口 窗体上部用来设定某个索引的名称 对应字段和索引项的排序方式 其中前面带有钥匙符号的是该表的主键 窗体下方用来设定索引的其他属性 主索引 只有在主键上创建的索引才是主索引 所以一个表只有一个主索引 唯一索引 建立索引的字段中是否允许出现重复数据 忽略Nulls 是否对字段中的空值地址进行登记 第三步 保存设置 关闭 表设计器 每个表根据需要可以创建多个索引 在表设计视图中 可以随时添加或删除索引 索引的内容会在保存表时自动保存 其内容会根据对应数据的更改 删除或添加而自动更新 图3 12索引详细设计 3 3表中数据操作 3 3 1打开表打开数据表的方式有两种 一种是在表模块内双击要打开的目标表 另一种是首先选中要打开的数据表 然后单击窗体上方的 打开 命令 3 3 2输入数据输入数据是指将数据添加到表中的操作 Access中 数据的输入可以通过两种方式 直接录入和利用自动窗体录入 直接录入是通过打开的数据表 用鼠标或键盘定义到单元格 然后输入数据 图3 13数据输入窗体 利用自动窗体输入数据是通过Access提供的窗体进行输入 选中要输入数据的表 如 例3 1 中创建的班级表 然后选择 插入 菜单中的 自动窗体 命令 利用弹出的如图3 13所示的窗体进行数据的输入 数据输入结束后关闭窗体即可 关闭时系统会询问是否保存窗体 保存与否不影响刚才输入的数据 在Access中 一些特殊数据类型的录入与普通数据不同 1 是 否 型数据 是 否 型数据在录入的时候 就是在对应的方框内打勾 打勾代表 是 1 没有勾代表 否 0 2 日期与时间型数据在输入时期型数据时 系统按照该字段设定的格式自动调整输入的结果 例如 借阅日期 创建时定义成 短日期 的日期型 输入的是 86 6 13 但是在保存的时自动调整成 1986 6 13 进行保存 如果定义为 长日期 将以 1986年6月13日 保存 此外 输入简化日期时 Access自动判断是20世纪还是21世纪 当前分界点为30 例如 30 1 1系统认为是1930 1 1 而29 1 1作为2029 1 1 图3 14插入对象对话框 插入新建对象 3 OLE对象型数据OLE字段使用插入对象的方式来输入数据 第一步 在填入数据的时候 在需要插入对象的数据项上单击右键 选择快捷菜单中的 插入对象 命令 打开 插入对象 对话框 如图3 16所示 第二步 如果是创建新对象 需要选中 新建 选项 然后在右侧的 对象类型 中选择新建文件的类型 单击 确定 后系统会自动打开该对象 可以在其中自行设计 如果是插入一个已经存在的对象 则选择 由文件创建 选项 则对话框中的对象类型列表框变为显示文件名的文本框 如图3 15所示 单击 浏览 按钮 弹出 浏览 对话框 在其中选择一个需要插入的对象 再单击 确定 按钮 则 浏览 对话框关闭 且 插入对象 对话框的文件名文本框中显示所选中的文件的路径名 图3 15插入对象对话框 插入已有对象 第三步 单击 确定 按钮 所选对象会插入到相应位置 4 输入超链接型数据超链接数据可以使其保存的字符串变成一个可以链接的地址 当在该类型的字段中输入内容的时候 输入的内容会自动变成超链接方式 3 3 3查阅列现实世界的数据表中 数据的冗余是不可避免的 这些冗余体现在不同表之间存在相同的字段 例如 图书 表中有书的编号 借还记录 表中同样有该属性 同一个表内 字段内会出现大量重复的数据 例如 性别 字段的 男 和 女 这些数据在输入的过程中 不仅很繁琐 而且还容易造成数据的不一致性 破坏数据的完整性 Access提供了查阅列功能 即使用列表框或组合框进行数据的选择性录入 即方便输入 又保证了数据的一致性 杜绝了错误数据的输入 例3 5 在 tushu 数据库中建立 图书 表和 借还记录 表 两表结构是 表3 7图书表的表结构 表3 8借还记录表的表结构 将 借还记录 表中的 txm 字段的查阅列设置为 图书 表中的 tsgtm 字段 说明 图书 表中的 tsgtm 字段与 借还记录 表中的 txm 字段 都是指图书的唯一标识编号 借还记录 表中的 txm 字段应依附于 图书 表中的 tsgtm 字段 如果将 借还记录 表中的 txm 字段的查阅列设置为 图书 表中的 tsgtm 字段 一来可以简化操作 二来可以保证数据的一致性和完整性 杜绝错误数据的输入 称 借还记录 表为查阅表 图书 表为被查阅表 第一步 首先进入查阅表 借还记录 表的设计视图 第二步 选中需要设置查阅属性的字段 txm 字段 并更改其数据类型为 查阅向导 型 此时会弹出如图3 16所示的对话框 图3 16查阅列 获取方式 第三步 在打开的 查询向导 对话框中选择 使用查阅列表查阅表或查询中的值 单击 下一步 按钮 第四步 在如图3 21所示的界面中需要设置被查阅表 这里选择 图书 表 第五步 接下来设置被查阅列 也就是数据来源的列 这里设置为 tsgtm 如图3 18所示 图3 17查阅列 数据来源 图3 18查阅列 查阅列设定 第六步 然后系统需要设置排序的方式 设置好后单击 下一步 按钮 如图3 19所示 图3 19查阅列 排序 第七步 适当调整列宽度 单击 下一步 按钮 在弹出的 设定宽度 对话框中调整宽度 单击 完成 按钮 退出向导 系统提示创建关系前要保存表 选择 是 Access自动创建两表之间的关系 选择 否 则不创建关系 两表之间的查阅列设置后 当打开查阅表的查阅列输入内容时 就可以通过右侧的按钮来从被查阅列中选择数据 保证数据的正确性 3 3 4值列表如果某字段中存在大量的重复数据 如 性别 字段的 男 和 女 则可以通过设置该字段的查阅属性为 值列表 来简化的操作 值列表的创建有两种方式 图3 20值列表 设置显示控件 1 字段属性设置 例3 6 以 tushu 数据库中 借还记录 表为例 设置 jh 字段的值列表 第一步 打开目标表的设计视图 选中目标字段 jh 并在下方的字段属性窗口中选择 查阅 选项卡 单击 显示控件 属性右侧的下拉按钮 从中选择 列表框 如图3 20所示 选择 列表框 第二步 出现如图3 21所示的对话框中 行来源类型 设置为 值列表 并在 行来源 中输入 借 还 续借 注意 这里的分号要使用英文半角符号 图3 21值列表 具体设定 第三步 保存数据表结构并退出 2 字段数据类型设置第一步 首先进入查阅表的设计视图 例如 学生信息 表 第二步 选中需要设置查阅属性的 xb 性别 字段 并更改其数据类型为 查阅向导 型 此时弹出如图3 16所示的对话框 第三步 在打开的 查询向导 对话框中选择 自行键入所需的值 单击 下一步 按钮 第四步 在弹出的对话框中填入需要设置的列值 男 女 如图3 22所示 单击 下一步 按钮 图3 22值列表 设定值 第五步 在弹出的对话框中设置该值列表的标签 单击 完成 按钮 当需要输入 性别 字段的内容时 就可通过 性别 字段数据项右侧的下拉菜单选择 男 女 3 3 5导入数据导入数据是指从外部Access所识别的文件中获取数据后形成数据表的操作 比较常用的是从另一个Access表中导入或从Excel导入 1 导入Access表1 打开需要录入数据的数据库 2 在 文件 菜单中选择 获取外部数据 子菜单中的 导入 命令 也可以单击 新建 按钮 在弹出的 新建表 对话框的列表中选择 导入表 选项并单击 确定 按钮 此时会弹出 导入 对话框 图3 23导入表 确定源表 3 在 导入 对话框中找源表所在的数据库 并打开 4 在弹出的如图3 23的 导入对象 窗体中选择源表 并单击 确定 按钮 图3 24导入表 选择区域 2 导入Excel表导入Excel表的前两步与导入Access表相同 然后在弹出的 导入 窗体中选择目标Excel文件并打开 系统会打开导入向导界面 注意首先要将窗体下方的文件类型设置成Excel类型 如选择 专业名 1 导入向导首先要求设定需要导入的工作表 如图3 24所示 设定结束后单击 下一步 2 然后设置新表中是否使用Excel数据表的第一行作为字段标题 如图3 25所示 单击 下一步 按钮 图3 25导入表 设定列标题 3 接下来设置数据导入的目的表 可以选择导入到一个新表 也可以选择导入到数据库中已经存在的表中 4 如果选择导入到新表中 出现如图3 26所示的向导窗体中 可以对新表中的列逐一设置字段名 可以选择使用默认名称 也可以对字段名进行修改 设置结束后单击 下一步 按钮 图3 26导入表 字段名称设定 5 弹出的界面用来设置新表的主键 如图3 27所示 系统提供三个选项 1 让Access添加主键 在表的最前方添加一个自动编号字段 作为主键 2 我自己选择主键 可以从表的现有字段中选择一个作为主键 3 不要主键 暂时不设置主键 图3 27导入表 设定主键 6 最后设置新表的名称 完成数据的导入 3 3 6增加记录首先打开需要添加数据的数据表 在数据表视图中 选择 插入 菜单中的 新记录 命令或单击 记录指示器 中的 新记录 按钮可插入一条新记录 3 3 7删除记录删除记录时 在数据表视图中 选定一条或多条需要删除的记录 再按Del键或单击工具栏中的 删除记录 按钮 3 3 8查找数据通常数据库中存储的数据量比较大 如果逐条寻找目的数据需要浪费大量的时间 可以使用查找命令来快速定位目标数据 例3 7 在 例3 1 建立的 学生信息表 表中查找姓名为 王也 的第一步 打开 读者 表 第二步 选择 编辑 菜单中的 查找 命令或单击 查找 工具按钮 在出现的对话框中选择 查找 选项卡 如图3 28所示 图3 28查找与替换 第三步 对话框中 各项内容对查找进行设置 查找内容 项目中输入要查找的内容 查找范围 可以设定查找的范围是某列或是整个表 匹配 选项设定查找过程中遵循的规则 设置成 字段任意部分 则只要数据中包含 查找内容 中输入的内容即可 设置为 整个字段 则需要查找的内容与 查找内容 中输入的内容完全一致 设置为 字段开头 这需要查找内容的开头与 查找内容 中输入的内容一致 后面任意字符 搜索 用来设置查找的方向 有三个选项 向上 向下 全部 区分大小写 用来确定查找时是否大小写完全匹配 第四步 单击 查找下一个 按钮完成查找 如果有符合条件的数据则反白显示 否则弹出对话框提示没有符合条件的数据 3 3 9数据的替换操作数据的替换与数据的查找基本相同 在图3 28的 查找和替换 对话框中选择 替换 选项目卡 首先在对话框的 查找内容 文本框中输入需要替换的原有数据 然后在 替换值 文本框中输入用于替换的数据内容 其他选项的功能与查找相同 右侧的按钮实现不同的功能 查找下一个 按钮用来将光标定位到第一个与 查找内容 文本框中所输入的数据匹配的字段上 替换 按钮用来将当前与 查找内容 文本框 中输入的数据匹配的字段内容替换为 替换值 文本框中输入的数据 全部替换 按钮一次性将所有符合条件的数据全部替换 3 3 10记录排序很多时候 需要按照一定的排序方式来查看数据 例如图书价格的升降序 学生成绩的升降序 数据库系统提供了按照一个或多个字段的内容对记录进行排序的方法 以便按某种方式观察数据 设置排序的方法如下 选中需要排序的字段 单击表工具栏上的 降序 或 升序 按钮 或在需要排序的字段上单击右键 选择菜单中的 降 升序 命令 取消按字段对记录排序的方法是选择 记录 菜单中的 取消筛选 排序 命令 或右键单击需要取消排序的字段 选择菜单中的 取消筛选 排序 命令 3 3 11修改筛选如果表中记录太多 会给查询带来不便 此时可使用数据的筛选功能 将无关的记录暂时筛选掉 只保留感兴的记录 最常用的筛选方式有三种 按选定内容筛选 按窗体筛选 和 内容排除筛选 1 按选定内容筛选首先选中感兴趣的数据 例如查看 清华大学 出版社的图书 就首先选中表中任何一个 清华大学 数据项 然后选择 记录 菜单中的 筛选 子菜单的 按选定内容筛选 命令 或单击表工具栏上的 按选定内容筛选 按钮 或右键单击该网格 选择快捷菜单的 按选定内容筛选 命令 系统就会自动将目标数据筛选出来并显示 2 按窗体筛选首先打开要筛选数据的表 单击工具栏上 按窗体筛选 按钮 或从 记录 菜单中选择 筛选 子菜单中 按窗体筛选 命令 弹出 按窗体筛选 对话框 选择需要设置条件的字段 并在其下拉列表中选择想要的值 也可以直接将值输入到该字段中 可以输入多个条件进行筛选 输入条件后 单击工具栏上 应用筛选 按钮 或从 筛选 菜单中选择 应用筛选 排序 命令即进行筛选 3 内容排除筛选首先选中不想显示的数据内容 然后选择 记录 菜单的 筛选 子菜单的 内容排除筛选 命令 或右键单击该网格 选择快捷菜单的 内容排除筛选 命令 系统就会自动将选中的内容筛选掉 不予显示 4 取消对记录的筛选 选择 记录 菜单的 取消筛选 排序 命令 单击表工具栏上的 删除过滤器 按钮 选择快捷菜单的 取消筛选 排序 命令 都可以取消对记录的筛选 3 4 1插入新字段在表的设计完成后 可以增加新的字段 方法有两种 具体步骤如下 表视图方式 1 打开需要添加新列的表格 单击需要在其前添加新列的目标列 2 单击鼠标右键 在弹出的快捷菜单中选择 插入列 命令 或者选择 插入 菜单的 列 命令 此时即可在该位置的前面插入一个新的字段 系统默认其字段名为 字段1 3 用鼠标双击 字段1 可以对其字段名进行修改 设计表方式1 进入需要添加新列的表设计视图 选中要在其前添加新列的字段 2 单击鼠标右键 在弹出的快捷菜单中选择 插入行 命令 或者选择 插入 菜单的 行 命令 3 对新字段进行属性上的设置 3 4维护表结构 3 4 2修改字段名与字段属性在数据库的使用过程中 如果发现某字段的名称不合理或不符合要求 可以对其进行修改 与插入字段相同 修改的方式也分为两种 表视图方式1 打开需要表 双击需要改名的目标列 2 当列名反白后直接修改即可 注意 如果该字段使用了标题 那么修改的新名为字段名 标题将不存在 设计表方式在设计视图下打开表 直接修改字段的名称 字段属性的修改需要进入到表的设计视图 然后在设计视图中对字段的相应属性进行设置 设置方法与创建表时相同 3 4 3删除字段如果需要将表中的无用字段进行删除 可通过两种方式进行 表视图方式1 打开需要删除列的表 选中目标列 2 单击鼠标右键 在弹出的快捷菜单中选择 删除列 命令 或者选择 编辑 菜单中的 删除列 命令 注意 列一旦删除 该列内的所有内容也一并删除 设计表方式1 进入表的设计视图 选中要删除的字段 2 单击鼠标右键 在弹出的快捷菜单中选择 删除行 命令 或者选择 编辑 菜单的 删除行 命令 3 5设置表格外观 图3 29手动设定行高 当数据表创建好后 在使用的过程中可以设置表格的外观样式 例如行高 列宽 表格样式 字体等等 通过设置可以使表格的外观更加美观大方 或者更加适合使用要的求3 5 1设置表的行高表创建后 行的高度为默认值 行高的设置比较简单 可以分为手动和精确设置两种 1 手动设置 将鼠标放在需要修改行的任意一段分隔线 当出现双向箭头后 按下左键拖动到适当的高度即可 如图3 29所示 2 精确设置 选择 格式 菜单中的 行高 命令 弹出 行高 的对话框 根据需要进行设置即可 如果选中 标准高度 复选框 行高会恢复到系统默认的行的高度 注意 行高的设置是作用在所有行上 而不能对某一行单独设置 3 5 2设置列宽与行高一样 列宽的设置也可以分为手动和精确两种 1 手动设置 将鼠标放在需要修改列与后一列的分隔线上 当出现双线箭头后按下左键拖动到适当宽度松开即可 2 精确设置 选择 格式 菜单中 列宽 命令 或者在需要设置的列上单击右键选择 列宽 命令 在弹出的如图3 45所示的对话框中设置列的精确宽度 如果选中 标准宽度 选项 那么列宽会恢复到系统的默认值 如果选择 最佳匹配 命令 根据该列最长数据的长度来设置该列宽度 达到匹配效果 此外 如果双击某列后面的分隔线 将会按照最佳匹配命令来设置该列的列宽 注意 与行不同 列宽的设置只对选中列起作用 3 5 3隐藏列查看表中数据时 如果表中字段太多 需要不断调整窗体下方的横向滚动条 才能看到没有需要的字段 需要打印某个表时 有些列是不需要打印的 此时可以暂时将某些暂时不关心的字段隐藏 需要时再重新显示 隐藏列的操作方法 打开目标数据表 然后选中需要隐藏的字段 再选择 格式 菜单中的 隐藏列 或者直接在目标列上单击右键 选择 隐藏列 命令 注意 被隐藏的列仍然为该表的一部分 在该表的设计视图中仍可以看到 图3 30取消隐藏列对话框 3 5 4显示列需要重新显示被隐藏的列时 需要选择 格式 菜单中的 撤销隐藏列 命令 在弹出的如图3 30所示的 撤销隐藏列 对话框中进行设置 在复选框中被选中的是已经显示出来的 没有被选中的是隐藏的 如 图书馆条码 图书分类 出版社 三个字段被隐藏 如果需要显示某个字段 就新选该字段 3 5 5冻结列当表中字段较多时 只有滚动窗体下方的滚动条才能看到后面的字段 而此时又可能看不到前面重要的字段 这时可以使用冻结列方法 使某些列始终在窗体的左端 不会受滚动条所影响 即在滚动字段时 这些列在屏幕上的左端是固定不动 一般冻结主键这样比较重要的字段 冻结列的操作方法 在打开的表中选中需要冻结的列 选择 格式 菜单中的 冻结列 命令 取消对列的冻结的方法 选择 格式 菜单的 取消对所有列的冻结 命令 3 5 6设置数据表格式数据表在创建好后 可以根据需要来设置表的结构和外观 图3 31设置数据表格式 选择 格式 菜单中的 数据表 命令 在打开的 设置数据表样式 对话框中可以根据需要来设置表格的样式 如图3 31所示 设置数据表格式 对话框主要用来设置表格的样式 例如单元格的效果 网格的颜色等等 所有的设定都可以通过窗体中下部的 示例 查看效果 此外 还可以利用 工具 菜单中的 选项 命令打开 选项 窗口来设置 在这里进行的设置将做为系统的默认设置 3 5 7字体选择 格式 菜单中的 字体 命令 在打开的 字体 对话框中可以根据需要来设置字体 3 6数据库的表关系 表3 9三种表之间的关系类型 3 6 1表关系的作用及关系的类型表关系是指利用两个表之间的共有字段创建的关联性 数据库系统利用这些关联性 可以将表连接成一个整体 关系对于整个数据库的性能及数据的完整性起着关键的作用 关系的主要作用是使多个表之间建立联系 数据协调一致 以便快速 准确的进行数据交换 关系的建立是通过键来实现的 表之间的关系分为 一对一关系 一对多关系和多对多关系 三者的区别如表3 9所示 在Access系统中创建关系是比较重要的 关系在整个系统中的作用主要有 对数据实施参照完整性 自动级联更新相关字段及自动删除相关记录 可以在数据表视图中显示与之关联的子数据表 在查询的创建过程中 自动设置表与表之间的关联 Access要求创建关系的两个字段必须具有相同的数据类型 而名称则可以不同 3 6 2建立和修改关系关系的建立比较简单 关键要掌握关系创建过程中各项设定对于关系的作用 例3 8 在 tushu 数据库 建立 读者 表 图书 表 借还记录 表之间的联系 第一步 打开 tushu 数据库 选择 表 模块 在对象栏的空白处单击鼠标右键 从弹出的菜单中选择 关系 命令 如图3 32所示 图3 32创建关系 关系命令 第二步 弹出关系对话框 单击右键 如图3 33所示 选择 显示表 或者选择工具栏中 关系 下的 显示表 命令 将 读者 借还记录 和 图书 表添加进关系表 添加后如图3 34所示 图3 33关系对话框 图3 34创建关系 添加表 第三步 首先创建 读者 与 借还关系 表之间的关系 在 读者 表的主键 jszh 上按下左键 拖动到 借还记录 表的 jszh 字段上松开 此时 会弹出设定关系的窗口 如图3 35所示 图3 35创建关系 关系设定表 第四步 关系进行设定 在该窗体中需要设定的信息有 连接字段 上面的操作中 是将 读者 表的主键 jszh 与 借还记录 表的 jszh 进行连接 连接字段由系统自动设定 否则用户需要手动设置连接表和相关的连接字段 完整性要求 窗体下方有一个 实施参照完整性 选项 如果需要在建立连接的同时对两个表的相关数据实施参照完整性检查 就需要选中这个选项 如果选中 下放的两个选项也被激活 级联更新相关字段 是指 如果主键的数据发生变化 附表中相对应的字段也会做出相应的更新 例如 主表 读者 的主键是 jszh 当一个读者的编号由原来的 001 变为 B001 后 相关表 借还记录 中凡是 001 的编号也都变为 B001 级联删除相关纪录 是指 主表中的数据被删除 附表中相对应的数据也要被删除 例如 删除主表 读者 中的一个读者记录 则将同时删除 借还记录 中该读者所有的借阅记录 注意 在选择 实施参照完整性 选项时 必须要保证现有数据符合参照完整性要求 否则关系就不能正常创建 因为关系的这种特征 最好在向表内添加数据之前创建关系 首先 先创建关系 因为表中没有数据 所以可以保证关系的顺利创建 其次 关系创建好后输入数据 有了关系的约束 可以保证数据的准确性 窗体的最下方声明了连接的类型 类型是由系统根据连接字段的情况确定的 设定结束后 单击 确定 创建关系 创建好的关系图如图3 36所示 关闭关系窗体 退出关系管理界面 图3 36创建关系 关系图 在使用的过程中用户可以对其进行修改或删除 首先通过工具栏上的 关系 命令打开关系视图 然后在需要修改或删除的关系的连线上单击鼠标右键 弹出如图3 37所示的菜单 选择 编辑关系 选项 进入到编辑界面 编辑界面与创建界面的设置方法一致 如果选择 删除 选项将删除两表之间的关系 图3 37创建关系 编辑关系 如果从关系中去掉某个表 可选择菜单 编辑 下面的 删除 也可按 Delete 键 如果在表标题上单击右键 从弹出的菜单中选择 隐藏表 命令 这里只是将该表在关系中隐藏 并不是将该表删除 3 6 3使用参照完整性在关系的所有设置中 最重要的是 参照完整性 的设置 数据库系统通常使用参照完整性来确保相关表中记录之间关系的正确性 防止意外地删除或更改相关数据 并保证数据的准确性 如果两个字段只实施了参照完整性 而没有设置级联删除与级联更新 则这两个段就遵守以下规则 1 外键字段只能输入主键字段中的值 例如 借还记录 表的 jszh 字段为外键 他只能输入主键 读者 表的 jszh 字段 内的值 如果主表 读者 表 的 jszh 中没有编号为 010120050101 的记录 则不能在 借还记录 表中输入读者编号 010120050101 2 在没有设置 级联删除 的前提下 如果在相关表中存在匹配的记录 不能从主表中删除这个记录 例如 借还记录 中有一条读者编号为 010120050101 的读者的借书信息 则不能从主表 读者 表中删除读者编号为 010120050101 的读者的记录 从现实意义上讲 杜绝了 借还记录 表中还有其借书信息 就从 读者 表中删除该读者的信息 造成图书的流失 3 在没有设置 级联更新 的前提下 如果某个主键在相关表中存在对应记录 这不能修改其值 例如 借还记录 中有一条读者编号为 010120050101 的借阅信息 则不能在主表 读者 表中修改该记录的主键值 如果两个表格的关系设置了 实施参照完整性 那么在主表每个记录前面都会出现树状结构的图标 在打开状态下 可以显示出该记录在相关表中对应记录 用户可以对这些相关表中的记录进行添加 修改和删除操作 如图3 55所示 图中为打开的图书表 单击 VisualFoxPro数据库基础 字段前面的结构图标 就可以看到该书在 借还记录 表中的相关记录 图3 55具有参照完整性的表 这种结构可以同时对两个关系表中的相关联数据进行管理 保证了关联数据的准确性 减少了操作引起的数据不一致性几率 同时也可以从一个表中查看与其关联的数据 提供了更加简便的操作环境 本章小结本章重点介绍数据表的概念 表的创建方法 表结构的修改 数据的输入 查询与修改方法 通过学习可以掌握数据表的基本概念 学会不同方式创建表 学会操作表内数据 例如添加数据 修改数据和删除数据 学会通过不同方式管理数据表 如筛选 查找和替换等 学会设计表与表之间的关系