档案管理工作计划表

档案管理工作计划表 1 公司指定专人负责文件材料的管理 2 文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理 交总经理审 阅后归档 3 一项工作由几个部门参与办理的 在工作中形成的文件材料 由主办部门或人员收集 交行政部备案 会议文件由行政部收集 二 归档范围 1 重要的会议材料 包括会议的通知 报告 决议 总结 典 型发言 会议记录等 2 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书 3 本公司的各种工作计划 总结 报告 请示 批复 会议记 录 统计报表及简报 4 本公司与有关单位签订的合同 协议书等文件材料 5 本公司职工的个人档案 劳动合同 工资 福利方面的文件 材料 6 本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报 照片 录音 录像等 三 归档要求 1 档案质量总的要求是 遵循文件的形成规律和特点 保持文 件之间的有机联系 区别不同的价值 便于保管和利用 2 归档的文件材料种数 份数以及每份文件的页数均应齐全完 整 3 在归档的文件材料中 应将每份文件的正件与附件 印件与 定稿 请示与批复 转发文件与原件 分别立在一起 不得分开 文电应合一归档 4 不同年度的文件一般不得放在一起立卷 跨年度的总结放在 针对的最后一年立卷 跨年度的会议文件放在会议开幕年 5 档案文件材料应区别不同情况进行排列 密不可分的文件材 料应依序排列在一起 即批复在前 请示在后 正件在前 附件在后 其它文件材料依其形成规律或特点 应保持文件之间的密切联系并 进行系统的排列 6 案卷封面 应逐项按规定用钢笔书写 字迹要工整 清晰 四 档案管理人员职责 1 按照有关规定做好文件材料的收集 整理 分类 归档等工 作 2 按照归档范围 要求 将文件材料按时归档 3 工作人员应当遵纪守法 忠于职守 努力维护公司档案的完 整与安全 4 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整 公文 上的各种附件一律不准抽存 5 结案后及时归档 工作变动或因故离职时应将经办的文件材 料向接办人员交接清楚 不得擅自带走或销毁 五 档案的利用 1 公司档案借阅 1 公司内部人员可以借阅 借阅者都要填写 机密文件借阅单 报主管人员批准后 方可借阅 其中非受控文档的借阅要由部 门经理签字批准 受控文档的借阅要由总经理签字批准 2 外单位借阅档案时 应持有单位介绍信 经总经理批准后方 可借阅 且不得带离档案室 其摘抄内容也须总经理同意且审核后 方能带出 2 档案借阅的最长期限为一周 对借出档案 档案管理人员要 定期催还 发现损坏 丢失或逾期未还 应写出书面报告 报总经 理处理 3 公司档案只有公司内部人员可以复制 复制者都要填写 机 密文件复制单 报主管人员批准后 方可复制 其中非受控文档 的借阅要由部门经理签字批准 受控文档的借阅要由总经理签字批准 4 必须严格保密 不准泄露档案材料内容 如发现遗失必须及 时汇报 追究当事人责任 5 不准拆卷及任意抽 换卷内文件或剪贴涂改其字句等 不得 任意摘抄或复制案卷内容 如确有需要 必须经总经理批准才能摘 抄或复制 6 必须爱护档案 保持整洁 不准在档案材料中写字 划线或 作记号等 7 不准转借 必须专人专用 8 用毕按时归还 如需延长借阅时间 必须通知档案管理人员 另行办理续借手续 六 档案销毁管理 1 对已失效的档案 由档案管理员登记造册 经相关领导共同 鉴定 报总经理批准后 按规定销毁 2 经批准销毁的档案 可单独存放半年 经验证确无保留价值 时 再行销毁 以免误毁 3 销毁文件必须在指定地点进行 并指派专人监销 文件销毁 后 监销人应在销毁注册上签字 一 职工档案信息完善 企业职工档案是企业职能部门在招用 调配 培训 考核 奖 惩 选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历 政治思想 业 务技术水平 工作表现以及工作变动等情况的文件材料 是历史地 全面地考察职工的依据 是职工档案的组成部分 在实际档案整 理工作中发现少数员工档案材料存在不完善的情况 主要表现在以 下五类材料 一 学历材料 二 党群材料 三 奖励材料 四 职务变动 材料 五 薪酬变动材料 针对以上不完善的员工档案材料 做好查漏补缺工作 根据公 司发文文件和人力资源系统信息梳理员工档案信息 将梳理后的信 息与员工纸质档案材料进行核对整理 对缺少材料做好记录 并与 相关职能部门联系沟通 明确所需归档材料名称及归档材料移交时 间段 做到全面清理 逐步完善 年底完成原长期员工缺少材料补 充工作 逐步完成所有员工档案信息的建立健全工作 明年具体安排如下 针对不完善材料 采取措施如下 档案管理是一项持续地不断补充完善信息材料的工作 需要相 关部门领导 同事的支持与配合 树立档案材料归档意识 将归档 材料妥善保存并按规定时间段移交 让公司所有员工档案信息更加 充实 完善 二 档案信息化建设 积极开发档案信息资源 做好加工 整理 开发 利用工作 拓宽档案的信息功能 具体措施 1 购买计算机 扫描仪等硬件设施 2 与计算机软件系统开发人员沟通 为档案信息化提供数据支 持 3 做好数据输入的前期准备工作 参加相关业务的培训学习 4 拟定计划 分批次完成员工档案的数据输入和全文扫描工作 一 机关档案工作 根据区档案局推进立卷改革工作的要求 在区档案局督导科老师 的精心指导下 我镇20 xx年文书档案以 件 为单位整理归档 通 过立卷改革 我们体会 到 利用档案管理软件 方便快捷 而且规范安全 方便查找 借阅 提高了档案管理工作效率 同时完成荣誉档案 声像档案 会计档案的归档立卷工作 做好党委 政府文件汇编 档案利用 效果汇编 干部任免专题索引 文号对照表 获区以上的先进集体 先进个人专题索引等检索工具 各类案卷目录和有关资料汇编 实事求是地为领导提供决策依据和各部门提供可靠的事实依据 不 断提高档案的利用价值 二 基层档案工作 我镇村 居 委会档案工作紧紧围绕政府 七个一 工作部署 按 照陆文君分管镇长要求的 四个心 即做到 热心 恒心 耐心和 细心 不断完善档案制度 加强档案业务建设 不断探索创新 使 村 居 委会档案工作迈上了新的台阶 得到了区档案局好评 1 完善管理制度 制订了档案工作的领导与档案人员岗位责任 制 制定和完善了档案工作管理制度 狠抓薄弱环节 使我镇村 居 委档案工作逐步纳入规范化 制度化 2 加强档案业务建设 为确保村 居 委会档案建设工作有序发 展 我镇采用 请进来 走出去 的办法 加强村 居 会委档案 业务培训 专门邀请区档案局督导科老师来漕泾举办档案业务培训 班 提高业务素质 精心组织档案干部去先进单位学习 不断增强 档案意识 3 重点指导 培育了护塘 金光二个村 档案管理 示范点 并在此基础上组织村 居 委会档案干部 分成四个组进行了一次互查 互评活动 总结经验 取长补短 4 我镇又邀请档 案局督导科老师 再次举办机关有关部门和 五所二中心 档案业务 培训班 参加培训的档案干部普遍反映受 益匪浅 工作的实践使我体会到 作为一名兼职档案员 要想做好档案 工作 首先就要爱岗敬业 从心底里热爱档案工作 同时还要有一 定的社会责任感和脚踏实地的奉献精神 认真学习和掌握一些相关 的专业知识 掌握档案工作的内在规律 这样工作就会游刃有余 处于主动地位 忙而不乱 有条不紊 三 20 xx年度档案工作计划 通过20 xx年度工作回顾 档案管理工作确实存在着很多不足 决心在新的一年里 在区档案局以及镇党委政府的正确领导下 结 合实际 切实改进工作作风 树立进取争先的意识 使档案工作不 断趋向规范化 标准化 日常化 保证档案材料完整和齐全 明年档案工作思路着重分为四个方面 即 重点 热点 难点和亮 点 重点 深入开展业务指导 在做好机关档案工作同时 抓好基层 档案工作管理 进一步深化计算机辅助档案管理 实现档案管理工 作的现代化 热点 深化基层档案工作 举办一次学习档案法律 法规 业务 知识等竞赛活动 赴先进单位学习取经 不断提高完善档案管理的 业务素质 难点 指导并抓好基建等业务档案管理 落实专人保管及时归镇 档案室存档 确保档案的完整和安全 亮点 创新档案工作机制 进一步重点培育金光村为我镇 档案 管理 示范点 并总结经验加以推广 充分发挥典型示范作用 为 我镇基层档案工作树立新的榜样 档案工作是整体工作的不可缺少的重要部门 因而与漕泾镇展 望未来经济发展水平相适应 我们档案工作要站在新的起点和高度 不断加强档案意识完善档案制度建设 把档案的资源充分利用起来 确定档案服务重点方向 创造更多的服务方式 开拓收集范围 不断提高档案利用率 积极主动地为各行各业服务 努力实现档案 工作新发展 为档案事业贡献智慧和力量