发货单签收管理办法.doc

北京突破电气公司文件拟制/更改/审批单 文件名称：发货单签收管理办法文件编号：公司字 号拟制人： 刘晓伶、由荔 发放范围： 网上发布、抄送外地办事处人员及各城市经理需会签部门：无审批人： 财务总监提出日期：2011-09-28希望完成日期：201-09-30审批人：同意 无修改 不同意 时间：已修改 （请画）发布时间：开始执行时间： 发货单签收管理办法 公司字 号 2011年，第 版1 目的：确保公司发出货物安全到达客户，清晰公司货物资产状态，及时开出客户发票，加快应收账款周转，同时保证应收账款的准确性，制定本办法。2 目标：2.1 定期跟踪需要签收的发货单是否签收。2.2 定期跟踪已经签收，有拒收的发货单是否办理了退货手续。2.3 定期跟踪已经退货到客户退货在途库的是否已经收到实物。3 操作流程：（签收流程图见附件1，操作指导书见附件2）客户部物流跟单员根据客户确认收货的验收单（各种体现客户收货的单据或客户签字的发货单）做U8发货单签收。3.1 对于客户全部确认收货的单据，签收确认为“全部签收，没有拒收”3.2 对于客户有拒收部分货物的情况，签收确认为“部分签收，有拒收”，对于拒收的货物直接根据发货单生成退货单：3.2.1 拒收货物已经实际收到，退货仓库选择发货时的仓库或“不合格品库”，库房收货人按实际收到的货物，进行单据审核3.2.2 拒收货物尚未实际收到：3.2.2.1 退货仓库选择“在途退货库”，并保存审核单据3.2.2.2 实际收到全部拒收货物时，签收实际收回数量，由客户服务部填写调拨单，部门为“客服部物流组”，调出仓库为在途退货库，调入仓库为实际仓库。3.2.2.3 实际收到部分货物，部分损失的情况时，签收实际收回数量，由客户服务部填写调拨单，部门为“客服部物流组”，调出仓库为在途退货库，调入仓库为实际仓库；对于损失的货物，填写“其他出库单”，出库类型为“运输损失，同时进行实际收货及损失货物的签收（变更）。3.2.2.4 客服部负责对在途退货库进行管理，对其库存货物的收回负责，定期出具相应的报表。3.3 正常退货3.3.1 对于实际已经收到货物的情况，根据退货申请单，填写U8退货单，仓库直接选择实际仓库，录入退货的品种和数量。3.3.2 对于没有实际收到货物的情况：3.3.2.1 根据退货申请及客户出具的退货单，填写U8退货单，仓库选择“在途退货库”，录入退货的品种和数量。3.3.2.2 实际收到货物时，签收实际收回数量，由客户服务部填写调拨单，调出仓库为在途退货库，调入仓库为实际仓库。4 由财务结算人员对发货单据的签收进行跟踪报表，对于未能及时按规定进行签收的财务有权给予每单10100元的处罚。5 此文件自2011年10月1日起执行。文件最终解释权为财务结算中心及财务总监。文件不完善或不明确的后续补充。 北京突破电气有限公司 2011-09-28附件1： 发货单签收流程图发货签收流程描述1.重点监控内容：1 定期跟踪需要签收的发货单是否签收（是否有签收人和签收日期）2 定期跟踪已经签收，有拒收的发货单是否办理了退货手续（发货单列表拒收数量是否等于累计退货数量）3 定期跟踪已经退货到客户退货在途库的是否几经收到实物（发货单列表拒收数量是否等于收回数量2.单据设置方案2.1档案设置1. 表体自定义项1（文本60字符）名称：签收状态 定义档案：未签收；全部签收；部分拒收2表体自定义项3（文本60字符）名称：是否完成 定义档案：未完成，完成3表体自定义项5（数值，小数0）名称：拒收数量4表体自定义项6（数值，小数0）名称：收回数量5表体自定义项11（文本，120）名称：原发货单号6表体自定义项13（整型）名称：报损数量7表头自定义项2（文本，20）名称：托运单号8表头自定义项3（文本20字符，名称：计费方式档案与原出库类别重复，需要手工输入9表头自定义项4（日期）名称：签收日期10表头自定义项11（文本120字符）名称：退货类型 增加定义档案：01签收损失，02正常退货11表头自定义项16（数字，小数2位）名称：运费2.2单据设置：发货单：表头自定义项2：托运单号（手工输入）表头自定义项3：计费方式（手工输入）表头自定义项4：签收日期（手工输入）表头自定义项16：运费（手工输入）表体自定义项1：签收状态 （默认值：未签收）表体自定义项3：是否完成 （默认值：未完成）表体自定义项5：拒收数量（默认值：0）表体自定义项6：收回数量（默认值：0）表体自定义项13：报损数量（默认值：0）退货单：表头自定义项11：退货类型 调拨单：表体自定义项11：原发货单号（手工输入）其他出库单：表体自定义项11：原发货单号（手工输入）3.流程图4.重点操作步骤描述4.1发货部分填写发货单流程与原流程一致，表体上增加了自定义项内容1 签收状态：自动带出未签收，2 是否完成：自动带出未完成，3 拒收数量=0，4 收回数量=05 损失数量=0填写流程与以前一样，新增加的自定义项内容在第一次填写时不用填写4.2签收部分发货流程与原流程一致，收到客户的签收回执后在系统中变更对应的发货单（此时发货单已经审核出库，不能弃审修改，只能变更）签收分情况处理：第一种：全部签收，没有拒收操作步骤：1。在表头签收日期处修改签收日期2变更表头相应内容，如计费方式，托运单号，运费等信息，如果与签收不同步，可以进行多次变更3在表体签收状态处修改为：全部签收4在表体是否完成处修改为：完成修改后保存数据，签收结束第二种：部分签收，有拒收情况发货单变更操作步骤：1。在表头签收日期处修改签收日期2。变更表头相应内容，如计费方式，托运单号，运费等信息，如果与签收不同步，可以进行多次变更3在表体签收状态处修改为：部分拒收4. 在表体拒收数量处修改客户拒收数量4如果是收到实物在表体收回数量处录入实际收到数量，如果未收到实物则不修改此项，待收到实物时再变更。5。在系统中填写退货单，退货分两种情况：第一种：实物已退回1 增加退货单，根据对应的发货单生成2 注意退货类型：应为A签收损失3 根据实际情况选择对应的仓库信息（如不合格品库，或其他仓库）4 根据实际拒收数量修改退货数量（负数表示），变更是否完成为完成5 保存，提交库管审核退货单，结束退货流程第二种：实物未退回，只是收到拒收通知1 增加退货单，根据对应的发货单生成2 注意退货类型：应为01签收损失3 仓库选择12客户退货在途库4 根据实际拒收数量修改退货数量（负数表示）5 保存，并审核退货单。6 实物退回时，先变更发货单，表体项目：收回数量，如果退回数量小于拒收数量，则应同时变更损失数量，再变更是否完成为完成，同时填写其他出库单，把损失的数量做报损出库，出库类别为225销售退货损失，部门为：0403客户服务部_物流组，仓库为12客户退货在途库，在表体原发货单号处填写实际损失的发货单号7 将收到的货物部分，由客户服务部填写调拨单，调出仓库为12客户退货在途库，调入仓库为实际仓库，并在表体原发货单号处填写实际退货的发货单号，出入库类别为调拨出库和调拨入库收到货物的品种和数量，保存调拨单，库房收到货物后审核调拨单。4.3正常退货正常退货是指不是签收时造成损失的，手工填写退货单，不能根据发货单生成，退货类型选择：正常退货，仓库直接选择实际仓库，录入退货的品种和数量开票主要事项：如果是根据发货单生成的退货单，开具发票时系统会自动减少原发货单的可开票数量