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第一章绪论 第二章行政公文 第三章事务文书 第四章日常文书 第五章经济文书 第六章诉讼文书 第七章科技文书 第八章礼仪文书 第九章传播文书 附录 附录一附录二附录三附录四附录五 第一章绪论 第一节应用文概述一 应用文的概念与沿革人类自从有了文字就开始了写作活动 人类最早的写作即是为了解决各种实际需要而开始的 就写作目的而言分两大类 一类是文学写作 一类是应用写作 文学写作主要用于抒发作者主观情感 反映社会现实 是为人们欣赏而进行的艺术创作 如诗歌 小说 戏剧 散文等 应用写作是为了处理公务和个人私务而写的 用于解决实际问题 人们通常把实用型文章的写作称为应用写作 而实用型文章是同欣赏型文章相对而言的 是指为解决实际问题而撰写的各类文章 是在社会生活中有着特定的用途的文章 应用文的使用非常广泛 几乎涉及各个领域 各个部门 各个阶层 每个个人 比如 科研单位的人员 需要用学术论文 政府机关指导工作 需要用公文 工商企业经营 需要用合同 打官司 需要用诉状 即使个人今天生病了 不能上课 也需要用到请假条 相对于其他文体来说 应用文的使用频率要高得多 许多人可以一辈子不写小说 剧本 诗歌 散文 但他在工作 生活 学习中却免不了要写应用文 小到写张请假条 大到计划 总结 论文等 正如叶圣陶先生所说的 那样 大学毕业生不一定能写小说诗歌 但是一定要能写工作和学习中实用的文章 而且非写得既通顺又扎实不可 可以这么说 应用文使用的广泛 已经到了无所不在的程度 今天在中国特色的社会主义市场经济条件下 应用文是任何企事业单位和个人日常工作 生活中不可缺少的一个重要工具 综上所述 应用文是国家机关 企事业单位 社会团体或个人在处理各项公务和日常事务中为解决实际问题时所使用的具有惯用格式的实用性文章的总称 我国应用文写作已有3500余年的历史 可谓历史悠久 源远流长 殷墟出土的甲骨卜辞 商周时期的钟鼎铭文 周易 中的卦辞 爻辞等 都可以看作是应用文的原始形态 所以 如果说 神话是中国文学的 祖先 那么甲骨文则是应用文的 祖先 了 从殷墟甲骨文中可以发现 其多数是生活 生产中某些事项的记载 主要内容是占卜记录 占卜的时间 原因 应验之类 这可以算是我国最早的实用文 尚书 序 中说 古者伏栖氏之王天下也 即画八卦 造书契 以代结绳之政 由是文籍生焉 书契 即文字 文籍 就是指 实用文 由此可见 实用文是随着文字产生而产生的 实用文的 诞生结束了人类结绳记事的历史 尚书 历来被认为是我国第一部散文总集 但同时也可以说是我国最早的应用文专集 书中记载了虞 夏 商 周四个朝代属于应用文体例的祝辞 誓词 诰言 法令等文书 还有反映各诸侯国之间关系的盟约文书等 可以说 从有文字开始 就有了应用文写作 秦汉时期 公文文体分类和公文格式已基本形成 皇帝制作的公文 命曰制 令曰诏 有了上行文和下行文的区别 臣下向皇上的文书有 章 表 奏 议 其作用是 章以谢恩 奏以按劾 表以陈情 议以执异 刘勰 文心雕龙 章表 皇上向臣的 圣旨 有 制 诏 策 戒 秦始皇时期对公文格式作了许多具体规定 例如上行文开头用 臣 言 结尾用 臣 诚惶诚恐 顿首顿首 死罪死罪 遇有 皇帝 字样时 另起一行 顶格书写 称之为 抬头 这些有明显等级观念的公文格式 被后来历代王朝沿用 汉以后的魏晋南北朝时期 公文无论从写作实践上还是从理论上看 都有明显的发展进步 主要代表人物首推曹操 曹丕父子 曹操亲自动手写过不少公文 代表作有 让县自明本志令 求贤令 等 曹丕的 典论 论文 把文 章分为4类8种 奏议宜雅 书论宜理 铭诛尚实 诗赋欲丽 这4类8种 多属应用文体 南朝梁人刘勰的 文心雕龙 中 把文章分为33类 其中属于应用文的就有2l类之多 萧统编的 昭明文选 选文37类 其中属于应用文的有二十多类 这些都对应用文写作理论研究做出了突出贡献 成为后人研究文体的的重要理论依据 唐宋以后 文学创作日趋发展 不少文人致力于诗 词 曲 小说的创作 但应用文写作仍处在 政事之先务 的主导地位上 著名的唐宋八大散文家就有不少可称为 应用文 的闻名作品 明清时期 文体分类日趋详细 繁杂 清代学者刘熙载正式提出 应用文 这一名称 他在 艺概 文概 中说 辞命体 推知即可为一切应用文字 应用文有上行 有平行 有下行 重其辞乃所以重其实也 纵观古代应用文写作 佳作如林 如西汉时期邹阳的 狱中上梁王书 晁错的 论贵粟疏 司马迁的 报任安书 三国时期曹操的 让县自明本志令 诸葛亮的前 后 出师表 嵇康的 与山巨源绝交书 西晋时期李密的 陈情表 张载的 剑阁铭 唐代韩愈的 祭十二郎文 刘禹锡的 陋室铭 魏征的 谏太宗十思疏 宋代欧阳修的 答吴充秀才书 王安石的 答司马谏议书 李清照的 金石录后序 文天祥 指南录后序 明代宗臣的 报刘一丈书 清代林觉民的 与妻书 等 都是古代应用文写作中的奇花异葩 至今仍煜煜生辉 1911年爆发的辛亥革命 推翻了清王朝 结束了长达两千年的封建制度 中国进入了一个新的历史阶段 巨大的社会变革 必然也推动了应用文新的发展 1912年 南京临时政府正式宣布废止几千年的体制 并颁布了 新公文程式 规定政府公文为令 谕 咨 呈 示 公布 状等 并取消了 老爷 大人 等称呼 代之以 先生 或以职务相称 1916年7月26日 北洋政府公布了 新公文程式 类增至13种 并明确规定 凡处理公事之文件为公文 对公文概念作出了明确界定 新中国成立后 我国的应用文更是有了长足的发展并逐步建立起现代应用文体制 从1951年到1981年的30年中 党和政府先后发布了十多个关于机关公文写作的文件 使我国公文写作逐步走上了规范化 科学化 系统化的道路 1987年 国务院办公厅公布了 国家行政机关公文处理办法 1993年 11月对此又作了修订 规定国家行政机关的公文为12类13种 这是对建国后四十多年公文写作系统的全面的总结 1996年5月3日 中共中央办公厅颁布了 中国共产党机关公文处理条例 规定了党的机关公文共14种 国务院于2000年8月24日发布 国家行政机关公文处理办法 规定了行政机关公文13种 标志着我国应用文写作进入了一个崭新的阶段 二 应用文的特点应用文同别的文体比较 有共性 也有个性 共性是他们都是对客观事物的反映 都要谋篇布局 用词造句 使用标点符号 讲究条理性 逻辑性 但同时必须体现其个性特征 具体表现在以下几方面 一 实用性 随着社会经济的不断发展和信息时代的到来 人们相互间的交往更加频繁 需要传递的信息日益增加 人们几乎随时随地都离不开应用文这个记录 传递信息 商洽 处理问题的工具 可以说 在各种文体中 应用文是使用范围最广 使用频率最高的文体 应用文文种繁多 应用广泛 无论是党政机关 企事业单位 社会团体撰写的公务文书 还是人们在日常生活 学习 工作中撰写的事务类文书 其根本目的都是为了处理或解决实际问题 都是具有 实用价值 为实现一定目的而写的 二 真实性 应用文书为解决实际问题而写 强调的是方针政策的正确和客观事实的真实 一切从实际出发 按照客观规律行文 事实确凿可信 不虚构 统计数据准确无误 不夸张 有根有据 这是应用文书写作对真实性的基本要求 三 简明性 应用文的写作目的是为了处理或解决实际问题 它的语言在准确得体的基础上必须做到简洁明快 通俗易懂 不能堆砌辞藻 滥用修辞 四 时效性 应用文为实用而作 为解决实际问题 应对突发事件 迅速及时传递信息情报而作 所以务必及时迅捷 否则贻误时机 错过解决问题的最佳时间 将会给学习 工作和生活带来诸多不利 例如 会议通知就一定要在开会前发出 若会后再写通知 就失去了它的效用 其次 应用文的处理 即传递 阅读 办理的整个过程都要讲究时效 五 规范性 各类应用文一般都有惯用的格式 也就是程式性 应用文在漫长的使用和发展过程中 形成了相对稳定的规范格式和语言 各种文体都有特定的适用范围 不可随意交换使用 三 应用文的作用 应用文的作用主要体现在以下几个方面 一 宣传教育作用 借助行政公文的法规制度 党的方针政策得以进行及时和权威的宣传 它们对个人组织作出道德和行为规范 以统一思想和行动 各级企事业单位也可以通过宣传类应用文使自己树立良好的社会形象 社会团体和人民群众则可通过报告等形式更好地贯彻执行党的路线 方针和政策 二 权威规范作用 应用文是行政管理的工具 党和国家的各级组织和各部门的组织系统以及企事业单位 从上到下都是通过公务文书来传达法律规范 方针政策 意见办法 来部署工作 实现领导职能 如下达的命令 决定 通知 批复 意见等 具有领导和规范作用 三 沟通协调作用 上级机关可以通过批复 命令等应用文下达指导 下级机关可以通过报告 请示等应用文报请有关事情 企事业单位和人民群众可以通过各种专用书信 启事 函件等应用文来沟通思想 传递信息 加强联系 四 依据和凭证作用 应用文还是单位 团体履行职责 开展公务活动的真实记录 大部分文种在宣传政策 指导工作 规范行为 沟通信息的同时 也具有便于检查 监督的凭证和 依据作用 一旦阅办完毕 便需立卷归档 以便查考 四 应用文的分类随着社会的发展和科学技术的进步 人们的社会活动领域不断拓宽 应用文的使用范围日益广泛 新的文体不断涌现 应用文的分类目前尚难统一 目前通用的分法是按应用文的适用范围 将其分为公务文书和私务文书 公务文书分为通用文书和专用文书 通用文书是指人们在日常的各种生活 学习 工作和生产活动中普遍使用的应用文 通用文书则又分为法定公文和事务文书 法定公文 即 国家行政机关公文处理办法 规定的13种公文文种 事务文书 如计划 总结 调查报告 简报等 专用类是指具有一定专业性的应用文 它包括传播类 如新闻 广告 演讲稿等 财经类 如经济合同 市场预测报告 经济活动分析报告等 科技类 如学术论文 科学实验报告 毕业论文等 司法类 如诉状 答辩词 公证书等 第二节应用写作的基本要素写作包含主题 材料 结构 表达方式 语言 修辞等基本要素 而应用文写作是写作学的重要组成部分 它也有内容 和形式两方面的基本要素 一 内容要素应用文的内容要素是指其所具有的主题和材料 一 主题 是作者通过文章的具体材料所表达的中心思想或基本观点 是作者的意图 主张或看法在文章中的体现 主题是统帅全篇文章的灵魂 它决定文章是否有价值 衡量写作是否成功 对于应用文也是如此 既然主题是应用文的统帅和灵魂 那么一篇应用文的材料选择 取舍 结构的安排 语言的运用及文体的选择 表达的方式等等 都要受主题的制约 这样 应用文的各种要素才能在主题的统领之下 整合为一个互相协调的统一体 尽管应用的主题随文种的不同 有不同的要求 但对所有的应有共同的要求 即正确 鲜明 深刻 集中 1 正确 就是要符合党和国家的方针政策 符合有关的法律法规 符合客观实际情况 能够正确反映客观事物的本质规律 对工作起积极指导作用 经得起实践的检验 一篇应用文稿 首要的问题是主旨正确 它决定着文稿的质量和价值 如果主题错误 会给工作带来损失 2 鲜明 就是文章的基本思想 作者的态度表现得明确清楚 赞成什么 反对什么 肯定什么 否定什么 都要表述和交代得一清二楚 决不含糊其辞 模棱两可 这就要求应用文写作者头脑要清楚 思维要敏捷 对事物要有明确的认识 在表达时不出现歧义 3 集中 就是应用文的主题要单一 突出 即 一意贯底 把文章的基本观点集中 突出地表现出来 把中心思想写深写透 就是要求一篇应用文的主题要相对单 重点突出 对于某些篇幅短小的应用文 如请示 要做到一文一事 不能表达多种意图 对于那些内容比较复杂 篇幅较长的应用文 主题也要集中 就是说 虽然其具体观点可能不只 个 但这些观点在一篇文章中应存在一种内在的逻辑联系 它们共同表达一个中心思想 比如 一篇经验总结 具体经验可以有好几条 但这几条经验围绕一个核心 共同表达某种观点 4 深刻 就是要求应用文的主题不能停留在表面事实的罗列上 要从事实中归纳出观点 提炼出思想 这当然是对那些思想内容比较复杂 篇幅较大的应用文而言 如总结 调查报告 学术论文 可行性研究报告 市场预测及经济活动分析报告等 此类应用文的主题要做到深刻 要能反映某种规律性的问题 帮助人们达到对某一客观事物的深刻认识 总之 应用文的主旨在表达上应该采取直截了当的方式 开门见山 直奔主题 它要求单一 正确 意多则文乱 应用文应集中表述一个事件 围绕一个主题 否则将不知所云 二 材料 应用文材料是指写进文章的事实 依据以及相关背景资料 它既不同于议论文中证明论点的论据 也不同于记叙文以及文学作品中的题材 犹如一幢建筑物 主旨是设计者的建筑理念和风格 材料便是符合设计风格的砖瓦水泥 材料是构成文章内容 形成 支撑并表达主旨的各种事实与理论 善于从材料出发 注意让材料说话 才能言之有据 言之有物 写出内容充实 丰富 有较强的说服力的文章 从材料本身的形态来看 事实与理论是材料的两大类型 如果再作进一步划分 事实则有事件与情况 实物与现象等许多种 理论则有方针 政策 规定及概念 原理 学说等等 从材料的来源来看 有第一手材料和第二手材料之分 不同类型的材料往往要通过不同的途径获取 观察 实验和调查是在实践中获取事实材料的主要途径 是得到宝贵的第一手资料的重要渠道 查阅文献则能够集中获取理论材料 第二手材料主要由此或通过调查得到 材料真实是实用型文章的生命 而材料的真实又是使文章具有真实性的首要条件 有力是实用型文章的 材料所应具备的另一个特点 有力首先是说材料要能为主旨所统率 而不是游离于主旨之外 或同主旨相悖 其次要求所用材料为主旨的表达所必需 而不是可有可无 材料是为体现主旨 应用文章的中心思想 而准备的 主旨必须依靠材料来说明和支撑 两者必须高度统一 二 形式要素形式要素是指结构 语言 表达方式等要素 一 结构 应用文的结构 是根据表达观点的需要 对材料进行处理安排 其作用就是将各个部分统一起来 把内容和形式统一起来 使文章成为一个有机的整体 实现其实用的目的 应用文体常见的层次安排有总分式 并列式 递进式三种 1 总分式 文章开头先对全文的内容作简要概述 然后依次分别对其展开叙述 总分式结构可分为先总后分式和先分后总式 总分式通常适用于篇幅较长的应用文 如调查报告 经济活动分析报告 科技论文等 2 并列式 亦称横式结构 文章中几个层次之间的关系是平行的 这样的结构方式通常按空间或场面的转换安排层次 如综合简报 通讯报道中的事件通讯 常把不同地区 不同部门的动态情况 按同一主题 采用并列结构方式进行综合报道 按材料的性质归类安排层次 在计划 规划 合同等文体的写作中 多采用此种类型 按中心论点的若干侧面 提炼各个分论点 从不同的角度共同论证论点 许多说理性文体常用此种方式 3 递进式 也叫纵式结构 文章是以时间为推移或从因到果等逻辑关系逐层深入展开的结构形式 情况通报 事件通讯 经济诉状等文体常用此种方式 应用文常用的开头方式 原因目的式 交代写作动机 缘由和目的 常用 为了 为此 因为 由于 鉴于 等介词作为文章开端之语 公文中常用这种开头 根据式 交代写作根据 增加文章的权威性 常用 根据 按照 遵照 经 决定 经 通过 等介词组成的介词短语作为文章开端之语 在公文 规章制度 计划 调查报告中多用这种开头方式 引述式 引述对方的来文或来函 作为拟写文章的依据 公文中的复函 批复常用此方法开头 提问式 用提问方式将论述或叙述的问题提出 让读者首先对全文要说明的问题心中有数 并引起对问题的注意和思考 科技论文 调查报告 某些新闻类文章等常用此开头 结论式 开头先提出结论性意见 下文再具体解释 说明 阐述 概述式 将全文主要内容在开头部分简要介绍出来 便于读者了解文章的基本内容 新闻 总结 调查报告 经济活动分析常用此开头 应用文常见的结尾方式有 总结式 运用简洁明了的语言 概括全文内容 或得出结论 进一步加深读者印象 要求式 向受文者发出指示 提出要求和希望 祈请式 请求有关部门的批准 支持或协助 号召式 发出希望和号召 指明方向 激励读者 二 语言 应用文的语言 明显不同于文学作品的语言 应用文的语言强调准确 简明 朴实和庄重 1 准确 是指努力使语言的表达更加符合客观实际 准确无疑 确凿无误 事实 数字甚至细节都必须确实可靠 遣词造句 要求语意明确 所叙述的概念 只能做单一的解释 不 能让人产生歧义 也不能让人做出多种理解 正确地记载与传递信息是撰写应用文的基本要求 遵循这一要求 应用文的语言表述必须符合客观实际 符合逻辑 既要概念准确 恰当 又要符合语法修辞的规范 词语的信息容量与信息的确定性成反比例 如果一个词语的信息容量太大 就会使人们对词语所含内容认识模糊 从而影响对文章的准确理解 甚至因为主观因素的不同而发生误解 因此 在撰写公文和科技文章时 要避免使用词义不确定的词语 如 最近他表现不好 这句话 就难以给人以准确的认识 首先 最近 是指什么时间 而 表现不好 又缺乏明确而具体的衡量标准 在公文和科技文章中表述事物状态时 宜用含义单一 意义确定的数量词 名词 动词和代词 尽量不用或少用副词与形容词 如 说明一项工作任务已 基本完成 不如说 已完成80 更为确定 表述事件发生的时间 应确切地写出 X时X分 而不要写 太阳已经落山 或 时近黄昏 因为后者会使读者对时间产生模糊认识 在表述事物的性质时 也应选用词义确定的词汇 若因事物性质复杂 无确切的词语表示 就要增添附加词语 作必要的修饰与限定 使概念得以明确 如 中华人民共和国刑法 第86条对于 首要分子 的界定是 在犯罪集团或聚众犯罪中起组织 策划 指挥作用的犯罪分子 首要分子 的概念 经如此说明之后 就非常明确了 有利于在执行时划清政策界限 与此相反 如果使用词义不确定的词语 则无法准确地反映客观事物的本质属性 形态以及作者的意图 2 简明 即简洁明了 就是说要浮词净尽 不枝不蔓 要求使用规范化书面语言的同时 应用文的语言应讲求实用 不仅让人准确理解 掌握 还要惜墨如金 讲究简洁明快 所谓 文约事丰 字字千钧 毛泽东就曾指出 报告文字 每次一千字左右为限 除特殊情况外 至多不超过两千字 3 朴实和庄重 应用文是处理事务的工具 又是沟通信息的基本方式 因此 强调用语朴实和庄重 朴实 即文风朴实无华 语言实在 强调直接叙述 不追求华丽词藻 也不搞形象描写 更不用含蓄 虚构的写作技巧 庄重 指应用文语言应适应不同文体的需要 说话讲究分寸 适度 这就要求应用文使用通俗易懂而又规范化的语言 不拿腔作调 不滥用形容词和堆砌词语 力求朴实自然 质朴无华 否则 就会冲淡主旨 不伦不类 例如 有一份通报是这样叙述事故发生经过的 当起吊后 撬棍突然飞出 其速度非常之快 以至在场的人们一时弄不清去向 撬棍以迅雷不及掩耳之势穿破南窗两层玻璃 飞入室内 先粉碎了第一张桌子上的烟灰缸 继而砸碎了下面的玻璃砖 然后越过第二张桌子落到西窗下第三张桌子上 室内的人被这突如其来的事件吓得目瞪口呆 手足无措 所幸 此时三张桌子的主人都因事离开 不在其位 未遭此难 否则 后果不堪设想 真是幸运 幸甚 这种描写用在应用文体 通报 里 就不够妥当了 缺乏严肃性和科学性 朴实和庄重 是说写应用文时 无论是叙述 说理 还是议论 说明 都要实事求是 朴实确切 严肃规范 这不仅是使用语言的要求 也是树立良好文风的途径 此外 应用文写作还有一些常用的专用词语和固定的介词句式 在第二章公文写作中进行介绍 三 表达方式 文章的表达方式有记叙 描写 抒情 说明 议论五种 应用文通常使用的是记叙 说明和议论 抒情和描写除了在一些通讯报道 广告语中使用外 其他应用文基本不用或很少使用 1 记叙 记叙也叫叙述 主要用来交代事物的基本情况 事件发生 发展与变化的过程 介绍人物的经历和事迹 说明问题的来龙去脉 原因与结果等 完整的叙述包括时间 地点 人物 事件 原因 结果六要素 叙述是应用文写作中最常用的表达方式 应用文书对叙述的要求是 只注重对事件的整体勾画 不要求细节的具体 内容的详尽 只叙述与表达主旨 说明问题有直接关联的部分 或者只是综合地 概括地叙述若干人或事的共同点 叙述的方式很多 有概叙 详叙 顺叙 倒叙 插叙 补叙等 叙述时以顺叙为主 有时也可用倒叙和分叙 一般不用插叙 平叙等方法 此外 叙述还要注意人称的选择 应用文写作的叙述主要使用第一人称和第三人称 第一人称是指作者以当事人 见证人的身份进行叙述 如我 我们 笔者 本局 部门 等 第一人称的叙述 常见于书信 报告 总结 计划等 第三人称的叙述是指作者在文章中以局外人的身份进行叙述 如他 她 他们等 第三人称常见于通讯 报道 会议纪要等文体 2 说明 说明 即阐述和解说 在应用文写作中 说明往往在陈述或议论过程中出现 主要用于解说事物的形态 构造 性质 特征 成因 关系 功用等 应用文中的说明方法主要有以下几种 1 定义说明 定义说明就是下定义 它用简练的语言对某一事物的本质属性或某一概念的内涵和外延作出确切的说明 这种方法常用于科技说明书 新产品介绍等 例如 现代汉语词典 给 人 下的定义 人是能制造工具并使用工具进行劳动的动物 定义说明揭示事物本质 前面和后面的内容可以互换 2 分类说明 就是将被说明的对象 按照一定的标准划分成不同的类型 根据其不同类别进行分门别类说明的方法 例如 刺绣是我国的传统技艺之一 我国的刺绣品种主要有 苏州的苏绣 湖南的湘绣 四川的蜀绣和广东的粤绣等 这段话用分类的方法对 刺绣的品种 进行了说明 3 举例说明 就是用具体事例来说明事物特点 本质及其规律 所用事例必须有代表性 典型性 能体现事物的本质特征 便于读者理解和接受 例如 地震是一种破坏性最惨烈的地质灾害 例如 1976年我国发生的唐山大地震 整个城市的地面建筑基本被毁 数十万人死亡 1923年日本发生的东京大地震 也使整个东京市夷为平地 死伤人数难以统计 这段话是列举唐山大地震 东京大地震的例子 来说明地震这一破坏性最惨烈的地质灾害 4 引用说明 就是引用有关文献资料或作品片断来说明事理 它引用的是文献或他人原话 例如蔡远福 盛夏倍觉西瓜好 一文的开头 西瓜 这种夏令佳品 历来为人们所喜爱 宋代范成大有诗曰 碧曼凌霜卧软沙 年来处处是西瓜 清人纪晓岚赞美它道 凉争冰雪甜争蜜 消得温暾倾诸茶 据 本草纲目 记载 唐五代时期 有人从西北带回瓜种 取名西瓜 表示来自西边 从此全国各地都种 至今已1500多年的历史 这里引用了范成大与纪晓岚的诗句与 本草纲目 的记载来说明西瓜的特点与来历 是恰当的 5 比较说明 就是把两种或两种以上的事物放在一起对照 以突出说明对象的特质 构造等 苏州园林建筑布局不讲究对称 而我国古代宫殿和近代住房都讲对称 这可说是苏州园林建筑布局的一大特点 这段话 把苏州园林与古代宫殿及近代住房相比较 说明了苏州园林在建筑上的特点 6 数字说明 就是用数字来说明事物的特点 性质等 这种定量描述的方法 能使行文表述大大简化 从而使立意更加清晰 例如 中国是一个缺水较严重的国家 淡水资源总量为28000亿立方米 占全球水资源的6 但人均只有2200立方米 仅为世界平均水平的1 4 美国的1 5 在世界上名列12l位 是全球13个人均水资源最贫乏的国家之一 这段话用一系列数字说明了我国是世界上人均水资源最贫乏的国家之一 从而呼吁人们节约用水 7 图表说明 就是用图像或表格来说明事物 表格能显示事物的某种体系 图像能辅助文字说明并使之形象化 使行文大大简化 例如 北京有些高校的大学生 毕业后想去外国留学 有人对234名大学生进行了调查 他们去的国别 人数 百分比如下表所示 从中可以看出 大学生们最想去留学的地方是美国 其次是日本 以上所述 是应用文常用的说明方法 在具体写作实践中 要根据文种的需要选择合适的方法加以运用 3 议论议论 指对客观事物进行分析 作出评价或判断 表明立场 观点和态度 议论有 三要素 即论点 论据和论证 议论要言之有理 以理服人 就必须做到论点正确 论据充分 论证严密 论点是作者在实践基础上明确提出的对事物的观点与见 解 它是议论的出发点和归宿 论点的成立与否 需要论据来证明 在应用文中 论点可以在开头出现 开宗明义 让读者先明确议论的中心 也可以在结尾点明 即开头提出问题 然后分析问题 最后得出结论 顺理成章 论据是证明论点的根据 也是议论的基础 在应用文中 论据有事实论据和理论论据两种 事实论据包括作者调查研究得到的事实 文献检索获得的事实 数据等 理论论据包括已被证实和公认的原理 定律 结论和观点等 在某些应用文体中 也包括已被公布 实施的法律和法规 论证是提示论点与论据之间的逻辑关系 也就是用论据证明论点的过程和方法 论点和论据本是各自独立存在的 只有通过论证的过程 才能将两者联系起来 构成一段完整的议论 在应用文写作中 议论是叙述和说明的补充手段 处于从属地位 往往只是点到即止 在实际写作中 论证经常要使用下列方法 1 例证法 运用具体事例或统计数字作为论据证明论点的方法 例如 勤出成果 马克思写 资本论 辛勤劳动 艰苦奋斗了40年 阅读了数量惊人的书籍和刊物 其中做过笔记的就有1500种以上 我国历史巨著 史记 的作者司马迁 从20岁起就开始漫游生活 足迹遍及黄河 长江流域 汇集了大量的社会素材和历史素材 为 史记 的创作奠定了基础 这里用了马克思与司马迁勤奋出成果的例子 2 引证法 引用名人名言 权威性的论述 科学上的公理和定律 生活中的道理以及国家公布的权威性统计数据等文字资料等作为论据证明论点的方法 例如 要做出成绩 就得不避辛劳 艰苦奋斗 马克思说得好 在科学上面是没有平坦的道路可走的 只有那些在崎岖山路的攀登上不辞劳苦的人 才有希望达到光辉的顶点 在这段话里 论点是 要做出成绩 就得不避辛劳 艰苦奋斗 论证的方法是引用马克思的论述 3 对比法 把两个截然相反的事物或观点进行横向对比 辨明是非 优劣 或进行过去与现在的纵向对比 例如改革开放给普通老百姓的生活带来巨大的变化 拿我自己的家庭来说 改革前 全家最值钱的东西是一块手表 为买这块表 我省吃 俭用 整整 奋斗 了一年时间 而改革开放后的今天 我家不仅有了彩电 冰箱 电脑等高档电器 而且有了小轿车 这在过去是做梦也不敢想的事 这段话使用的是纵向对比法 论证改革前后老百姓生活发生的巨变 4 反证法 是从相反的角度分析问题 假设一个与正面论点相反的观点 并通过议论推翻该观点 从而肯定正面论点的方法 例如 打开国门的做法是完全正确的 如果依然走闭关锁国的老路 在国际上我们没有任何朋友 我们连联合国都进入不了 更别说经济上做到突飞猛进了 这段话中 正面论点是 必须打开国门 通过假设并推翻反面观点 闭关锁国 从而论证了正面论点 5 喻证法 通过打比方讲道理来证明论点的方法 例如 调查就像 十月怀胎 解决问题就如 一朝分娩 6 因果法 分析事物的前因后果 并以此证明论点的方法 可由因及果 也可由果溯因 例如 我们系统内的大多数老企业 多年来负担很重 有的厂福利性开支竟占年收入的20 有些老厂 离退休人员工资占全厂年收入的30 以上 这些企业的亏损是体制造成的 有些企业没有市场意识 产品几年不变 质量低劣 大量库存积压 造成投资无法回收 从根本上说 这些企业的亏损也是体制造成的 因此我们要走出困境 就必须要深化体制的改革 7 归谬法 把错误的观点进行合乎逻辑的推理 引出其荒谬的结论 从而间接证明论点的方法 例如 阶级斗争不是推动历史的唯一动力 因为如果阶级斗争是推动历史的唯一动力 那么蒸汽机就一定是阶级斗争的产物 科学技术的进步也一定是阶级斗争的产物 而人类的发展史证明 并不是这样 第三节学习应用文写作的意义及方法叶圣陶先生说 大学毕业不一定能写小说诗歌 但是一定要写工作和学习中实际的文章 而且非写得既通顺又扎实不可 时隔数十年 在资讯高度发达 人们交际日益密切的 现代社会 应用写作更是成了信息生产 储蓄 传递 实现交往必不可少的重要工具 应用写作这种突出的工具性质 决定了不管什么专业的学生都要学好应用文 写好应用文 一 学习应用文写作的意义 一 提升素质 听 说 读 写能力是现代人才应该具备的四大基本素养 其中以写作能力最能检测出一个人的综合素质 因此越来越多的用人单位将应用写作作为接纳人才的重要素质之一 二 优化知识 学习应用文写作 可以开阔学生的视野 拓展学生的知识面 使同学们的知识能力结构更合理 对将来的发展更有裨益 三 增添优势 学习应用写作 可以提高学习者在言语交际 文字表达 遣词造句 思维训练方面的能力 因而 在就业形势日趋严峻的今天 同学们可以凭借其优势在求职 交际以及处理公私事务方面表现得更加出色 二 学习应用文写作的方法 一 大量阅读应用文范文 积累感性认识 阅读和借鉴范文是提高应用写作能力的一条重要途径 诗歌创作中有 熟读唐诗三百首 不会作诗也会吟 之说 其 实从事应用写作学习 阅读和借鉴的价值似乎比诗歌创作更直接 更明显 比如 写一封求职信 多看几篇例文 就可能会受到启迪 增加对求职信写作的感性认识 并从中悟出一些写作方法和要求 甚至在应急时可以模仿与自身情况比较吻合的文本去写作 当然 在阅读和借鉴范文的同时 还要善于总结 不能走马观光地看 而是要用 脑 去思考 范文为什么要这么写 这么写的优点是什么 等等 这样 读得多了 思得多了 相关文体的文本印象就会镌刻在脑海里 积累到一定阶段 就会从量变转入质变 真正掌握这种文体的写作方法 二 学习应用写作理论 掌握基本模式 应用写作包含的文种众多 个体仅通过阅读和借鉴范文来学习应用写作知识带有很大的局限性 因为一个人精力和时间毕竟是有限的 不可能把所有应用文的写作知识都通过对应用文范文的阅读和借鉴去掌握 学习已有的 千百年来无数人长期实践中总结出来的应用写作理论知识 对于初学者而言 显得尤为必要和重要 因为 这样做可以帮助学习者少走一些弯路 同时 由于应用写作自身的特殊性 使得应用文逐渐形 成了一种约定俗成的或法定的基本模式 这些模式经过人们的反复实践使用 也日趋规范和稳定 并被总结出来供人们写作时参考借鉴 因此 初学者在阅读范文 学习理论的同时 还要根据自己的实际情况 积极主动地去掌握相关文体的写作模式 三 坚持多写多练 在实践中提高 叶圣陶说 要把写作的手腕训练到熟练 必须常常去写 规规矩矩去写 叶圣陶创作论 上海文艺出版社1982年版 第125页 提高写作能力 最根本的途径 就是要坚持多写多练 这正如学游泳 站在岸边看别人游一千次 看游泳指导书一千册 听游泳教练讲一千遍 自己就是不下水 肯定是学不会游泳的 应用写作也是如此 仅仅阅读应用写作的范文 学习应用写作的理论是远远不够的 关键是要多写多练 因此 在做到前两点的基础上 必须刻苦训练 持之以恒 才会熟能生巧 得心应手 真正掌握和不断提高应用写作的实际能力 思考与练习一 填空题1 应用文对语言的基本要求是准确 简明 朴实和庄重 2 应用文书常用的说明方法有定义说明 分类说明 举例说明 引用说明 比较说明 数字说明 图表说明法7种 3 应用文书常用的论证方法有例证法 引证法 对比法 反正法 因果法 喻证法 归谬法7种 4 应用文通常使用的表达方式叙述 说明 议论 5 应用文 这一名称是清 刘熙载在 艺概 文概 中正式提出的 6 我国最早的应用文写作是随文字的出现而产生的 二 简答题1 如何理解 应用文 这一概念 写作是以书面语言为工具 表达作者对客观事物的认识和感受的创造性劳动 应用文写作是写作学科的一个分支 可以从内容和形式两个方面加以界定 从形式上讲 应用文是与文学作品相对应的一种文体 人类的写作分为文学写作和应用 写作 以欣赏为目的的写作称为文学写作 已以实用为目的的写作称为应用写作 从内容上看用文是国家机关 企事业单位 社会团体或个人在处理各项公务和日常事务中为解决实际问题时所使用的具有惯用格式的实用性文章的总称 2 怎样理解应用文的实用性和真实性 应用文写作与文学创作的一个很大区别 就在于它有明确的实用性 文学创作能给读者审美的享受 有认识生活 陶冶情操的功能 但很难立即解决现实生活中的实际问题 应用文写作的目的不是为了审美 而是为了应用 为了解决实际问题 例如 写一则消息 就能达到传递消息的目的 写一份公文 就能发挥管理的职能 任何一篇应用文都有特定的事由 明确的读者对象和要解决的实际问题 目的明确 针对性强 与实际生活 工作要求密切相关 具有实事求是地反映客观事物 解决实际问题的实用价值 应用文是用来解决现实生活中的实际问题的 其政治观点 思想认识和事件的情况都必须是客观存在的事实 不能有任何虚构的东西 文章所涉及到的内容 都必须是准确可靠的 包 括人物 事件 时间 地点 事实 数据等都要真实 文学作品也强调真实 但是是艺术的真实 只要反映了社会生活的本质或本质的某个方面 就可以说是真实的 写作时可虚构 夸张 3 应用文主题的表达要注意哪些问题 三 写作训练就如何学好应用文写作给任课老师写一封信 把你的愿望 要求 建议提出来 要求主题鲜明 要求具体 建议明确 字数在600字以上 应用文的主题在表达上应该采取直截了当的方式 开门见山 直奔主题 它要求正确 鲜明 集中 深刻 意多则文乱 应用文应集中表述一个事件 围绕一个主题 否则将不知所云 应用文的主题要单一 突出 即 一意贯底 把文章的基本观点集中 突出地表现出来 把中心思想写深写透 赞成什么 反对什么 肯定什么 否定什么 都要表述和交代得一清二楚 决不含糊其辞 模能两可 第一节行政公文概述一 行政公文的概念公文属于科学文章中的应用文体 应用文是非常庞大的文章类群 私人信件 留条一类的短文 都属于应用文 公文 全称公务文书 是机关团体 企事业单位等依法成立的社会组织用来办理公务 有一定格式的应用文 公文办理公务 就是以文字的形式实施管理 2000年8月24日发布的 国家行政机关公文处理办法 以下简称 办法 第二条给行政公文的定义 行政机关的公文 是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书 是依法行政和进行公务活动的重要工具 公务指国家机关 社会组织和团体为办理社会公共事务而进行的有组织 有计划的活动 从事公务活动 是法律赋予行政机关的权利 行政公文就是依法行政工作和进行公务活动的重要工具 二 行政公文的特点 一 公文的制发具有程序性 在撰写和制发过程中 它要受公文处理程序的严格制约 如公文的制发 必须经过起草 核稿 签发等程序 对收文 第二章行政公文 的办理 一般就包括签收 登记 分办 批办 承办 催办等程序 这一系列过程不是无序的 其目的是保证公文制发或办理的质量 以维护公文的法定效力和机关的权威性 二 公文格式具有规范性 公文的格式 有惯用的格式和法定的格式两种 惯用的格式 是约定俗成的 没有严格的限制 如普通公文中计划和总结的格式 法定的格式则是权威机关规定的 必须严格按照格式写作 法定公文中的行政公文和党务公文 更由最高权力机关及有关部门通过法规性公文规定了严格的格式 还要进一步说明的是 公文格式同时又是程式 呈现出公文写作和办理的程序性 公文格式的规范性 是公文本质特性的发展 是公文写作和办理的需要 公务具有公众性和同一性 对社会组织成员产生一致的认可 制约和指挥 否则社会组织就不可能运作 相应地 反映和办理公务的公文 也就形成了格式和程式 可提高公文写作和办理的效率 完全可以预见 随着时代的发展和社会组织的进步 公文的规范及格式会更加科学 严谨 以至于公文写作和办理会有高度先进的电脑软件来实现电子化和自动化 三 公文由法定作者制发 公文的法定作者指依法成立并能以自己的名义行使职权和担负义务的机关或组织 撰写和制发公文不是个人所为 所体现的是机关或组织 一般科学文章的作者是个人或者是个人之间的自由结合 读者一般是没有限制或者是不可计量的 但是 公文的作者只能是法定的社会组织及其法人代表或者称为第一领导人 有权利进行公文写作的社会组织 必须依照法律在有关政府部门登记注册 这一社会组织及其第一领导人 就成为公文的法定作者 至于动笔起草公文初稿的人 如秘书 应称为起草人 不是法律意义上的作者 公文的读者是特定的 在公文格式上有专门规定 即 主送机关 抄送机关 和 传达 阅读 范围 有一点要注意 有的告知性公文 如通告 指定的读者应包括发出公文的社会组织之外的社会群众 四 法定权力的制约性 公文只能由法定的作者制发 法定的作者即社会组织的机关及其部门都规定了隶属关系和职权范围 其公文是这种隶属关系和职权范围的反映 写作公文和办理公文都有一定的规定性 也就是说 对于作者和读者 公文具有法规给予 社会组织职权所产生的制约性 制约性在不同的公文中有不同的情况 行政公文的命令 对于公文的接受者具有强制性 如果接受者不按命令办理 就会受到法律的制裁 发出命令的政府机关有权依照法律规定 动用军队或警察等进行处罚 行政公文的决定 具有国家指挥性和约束力 行政公文的通知 具有规定性 指挥性和指导性 经济公文合同 依照 中华人民共和国合同法 对于缔约各方具有确定的制约性 如奖惩 期限等 普通公文的讲话稿 对听众具有领导者所拥有的指导性和指挥性 法规性公文如法律 规章 制约性更是不言而喻的 公文正因为有制约性 才能产生现实的管理作用 三 行政公文的种类 一 依照行文关系和行文方向的不同 可将公文分为上行文 下行文 平行文三种 上行文是指具有隶属关系的下级机关或业务部门呈报给上级领导机关或业务主管部门的公文 下行文是具有隶属关系的上级领导机关或业务主管部门发给下级机关或业务部门的公文 平行文是指同系统内的平级机关或者不相隶属的机关 部门之间来往的公文 所谓隶属关系 指上下级机关具有直接管理和被管理的关系 例如 福建省政府与泉州市政府就有隶属关系 福建省政府与江西省政府所辖的南昌市政府就没有隶属关系 二 按照紧急程度可将公文分为紧急公文和普通公文两大类 紧急公文又分为 特急 和 急件 两种 特急 件应在接到来文后1天内办理完毕 急件 应在3天内办理完毕 普通公文不作时间上的严格要求 但也要尽快办理 以提高文件处理效率 三 按照有无保密要求 秘密等级可将公文分为无保密要求的普通文件和有保密要求的保密文件两大类 保密文件又分为绝密文件 机密文件和秘密文件三类 绝密文件指涉及党和国家最核心机密的文书 机密文件指涉及党和国家最重要机密的文书 秘密文件指涉及党和国家最一般机密的文书 所有这些保密文件 一旦泄漏会使国家的安全和利益遭受损害 必须严肃对待 严格管理 四 按照具体职能的不同 可将公文分为法规性公文 指挥性公文 报请性公文 执照性公文 联系性公文 实录性公文六大类 五 按适用范围分 根据 办法 规定 我国行政机 关现行的公文有13种 命令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函和会议纪要 四 行政公文的行文规则 一 下行文规则1 政府各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级政府的相关业务部门行文 除以函的形式商洽工作 询问和答复问题 审批事项外 一般不得向下一级政府正式行文 2 部门之间对有关问题未经协商一致 不得各自向下行文 如擅自行文 上级机关应当责令纠正或撤销 3 上级机关向受双重领导的下级机关行文 必要时应当抄送其另一上级机关 4 向下级机关或者本系统的重要行文 应当同时抄送直接上级机关 二 上行文规则1 请示 应当一文一事 一般只写一个主送机关 需要同时送其他机关的 应当用抄送形式 但不得抄送其下级机关 2 报告 不得夹带请示事项 3 一般不得越级请示和报告 4 除上级机关负责人直接交办的事项外 不得以机关名义向上级机关负责人报送 请示 意见 和 报告 5 受双重领导的机关向上级机关行文 应当写明主送机关和抄送机关 三 联合行文规则1 同级政府 同级政府各部门 上级政府部门与下一级政府可以联合行文 2 政府与同级党委和军队机关可以联合行文 3 政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文 4 政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文 四 其他行文规则1 属于部门职权范围的事务 应当由部门自行行文或联合行文 联合行文应明确主办部门 须经政府审批的事项 经政府同意也可以部门行文 文中应注明经政府同意 2 属于主管部门职权范围内的具体问题 应当直接报送主管部门处理 五 行政公文的格式 一 行政公文书面格式 按国家质量技术监督局1999年12月发布的 国家行政机关公文格式 规定 组成公文的要素有眉首 主体 版记三部分 置于公文首页红色线以上的各要素统称眉首 置于红色线以下至主题词之间的各要素统称主体 置于主题词以下的各要素统称为版记 1 眉首眉首由公文份数序号 秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人六个部分组成 1 公文份数序号 是指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号 一般用七位阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第1行 在行政公文中 份号只适用于密级较高的或需要如数收回的公文 2 秘密等级和保密期限 秘密等级是指公文秘密程度的等级 国家规定保密文件 分为秘密 机密 绝密三级 保密期限是指公文保密的时间期限 3 紧急程度 是对公文送达和办理的时间要求 紧急公文根据紧急程度分为 特急 急件 两种 其中电报应当分别标明 特急 加急 平急 等字样 4 发文机关标识 发文机关标识由发文机关全称或规 范化简称后加 文件 组成 对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称 5 发文字号 发文字号是发文机关编排的文件序号 便于公文登记 分类 保存和查询 它由发文机关代字 年份和序号组成 用3号仿宋体居中排布 机关代字 用1到3个汉字表示发文的机关 如 国办发 2008 3号 中 国办发 表示由国务院办公厅制发 2008 用六角括号 括入 表示文件是2008年制发的 3号 表示该文是当年所发的第3号文件 机关代字是发文机关名称的极度简缩 但还能识别出是哪一个机关 如 国发 是国务院的机关代字 沪商委 是上海市商业管理委员会的机关代字 陕西省人民政府的机关代字是 陕政字 四川省人民政府的机关代字是 川政字 根据代字可以看出发文的是什么机关 年份就是发文当年的年度 用阿拉伯数字写全 不得缩写 如把1999年减缩为 99 年份加六角括号 例如 1999 不得用圆括号或别的括号 发文字号是引用和查找公文时的重要依据 正规公文一般都要有发文字号 其组合方式也要按 办法 和 条例 的规定执行 本章中有些例文为了简便 省略了发文字号 6 签发人 即代表机关最后审核并批准公文生效的领导人姓名 上报的公文需标识签发人姓名 平行排列于发文字号右侧 2 主体主体是公文的主要写作部分 由公文标题 主送机关 正文 附件 落款 印章 附注等几个部分组成 1 公文标题 公文标题应当准确简要地概括行政公文的主要内容并标明公文种类 一般由发文机关 事由和文种三要素组成 如 公文标题中除法规 规章名称加书名号外 一般不用标点符号 2 主送机关 指公文的主要受理机关 即负责承办 贯彻执行 答复的收文机关 主送机关要求使用全称或规范化简称 统称 在标题下空1行 左侧顶格 最后一个主送机关后加冒号 公文的主送机关一般有以下两种情况 第一 上级机关制发的下行公文 如是普发的 主送机关可以是多个 但必须是同一级别 第二 下级机关发送的上行文 一般只有一个主送机关 不可多头主送 以免责任不明 互相推诿 贻误工作 如需同时报送另一上级机关 可采取抄送形式 3 正文 正文是公文的核心部分 反映公文的具体内容 表明制发机关的行文意图 主送机关名称下1行 每自然段左空2字 回行顶格 数字 年份不能回行 不同文种的公文正文写法 要求不同 正文结构一般包括导语 正文主体和结尾三部分 导语用来表明制发公文的依据 目的或原因 主体是公文的核心部分 安排结构要有逻辑性 条理性 结尾 各种公文一般有与文种相适应的习惯用语作结束语 4 附件 只适用于有附件的公文 用于说明附属在公文正件之后的有关文字材料的名称 件数和顺序号等 公文如有附件说明 在正文下空1行 左空2字标识 附件 后标冒号和名称 附件如有序号应使用阿拉伯数码 如 附件 1 附件名称后不加标点符号 5 落款 包括公文制发单位和成文日期 成文日期用于表明公文开始正式发挥效用的时间 成文日期以机关负责人 签发的日期为准 联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准 经过会议通过的 以会议通过日期为准 成文日期必须用汉字将年 月 日标全 零 写成 6 印章与签署 印章是发文机关对公文生效负责的标志 公文除 会议纪要 或以电报形式发出以外 应当加盖印章 联合上报的公文 由主办机关加盖印章 联合下发的公文 发文机关都应加盖印章 印章上不压正文 下压成文时间 当联合行文需加盖2个印章时 应将成文时间拉开 主办机关印章在前 2个印章均压成文时间 当需加盖3个以上印章时 应将各发文机关名称排在发文时间与正文之间 主办机关印章在前 每排最多排3个印章 两端不得超出版心 最后一排如余1个或2个印章 均居中排布 印章之间互不相交相切 签署 以国家领导人名义发布的公文还需有领导人署名 7 附注 指与文件有关的简要说明 应加括号标志 标识在成文日期下一行 3 版记包括主题词 抄送单位 印发机关和印发日期等项 1 主题词 指标识公文主题 文件类别的 并经过规范化处理的名词或名词性词组 标引主题词必须从有关主题 词表中选用 如 国务院主题词表 教育类公文主题词表 等 主题词的位置在附注下方 文尾横线上端 一份文件选用2至3个主题词 最多不超过5个 词与词之间有1个字的间距 2 抄送单位 抄送机关 指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关 应当使用全称或规范化简称 统称 公文如需抄送 则在主题词下一行写明抄送单位 抄送机关之间用逗号隔开 3 印发机关和印发日期 印发机关指负责印制 发送公文的机关 通常是发文机关的办公厅 室 印发日期指文件印制完成的时间 一般比成文时间晚 这两项位于 抄送 之下 无 抄送 时 则标识在 主题词 之下 占一行位置 用3号仿宋体字 印发机关左空1字 印发时间右空1字 印发时间以公文付印的日期为准 用阿拉伯数字标识 二 公文排版规格与印制装订要求 排版规格 正文用3号仿宋体字 一般每页排22行 每行排28个字 制版要求 版面干净无底灰 字迹清楚无断划 尺寸标准 版心不斜 误差不超过1mm 印刷要求 双面印刷 页码套正 两面误差不得超过2mm 黑色油墨应达到色谱所标BL 100 红色油墨应达到色谱所标Y80 M80 印品着墨实 均匀 字面不花 不白 无断划 公文用纸 采用GB T148中规定的A4型纸 其成品幅面尺寸为 210mm 297mm 尺寸的允许偏差见GB T148 装订要求 公文应左侧装订 不掉页 包本公文的封面与书芯不脱落 两页页码之间误差不超过4mm 三 公文格式示意图 第二节公告通告一 公告 一 公告的概念 特点及种类1 公告的概念 公告是 适用于向国内外宣布重要事项或法定事项 的公文 2 公告的特点属于公开宣布的告晓性公文 它与其他告晓一般事件的 通知 和用于表扬 批评和传达重要情况的 通报 不同 它具有高度的庄严性和权威性 3 公告种类发布性公告 告知性公告 关涉国内外有关方面事项的公告 二 公告的格式与写法 包括标题 正文 落款和成文日期等 1 标题 发文机关加事由加文种 如 中共中央 全国人大常委会 国务院关于宋庆龄副委员长病情的公告 发文机关名称加文种 如 中华人民共和国国务院公告 事由加文种 前加 关于 只写 公告 2 正文直述公告缘由 宣布事项 内容必须是真正的要事 要高度概括 大多是消息性 一般不提出执行要求 3 落款写明公告发布机关全称和发文日期 公告标题系发文机关名称加文种的 也可不写公告发布机关名称 三 公告的写作要求1 公告的作者是国家领导机关 地方机关 基层单位 群众团体不制发公告 2 公告是向国内外 宣布 事项 有的公告事项要求公众执行 有的仅为使大众周知 所以公告重在事项写作 要求明确而具体 事由可简明或不写 3 一件公告只公布一项专门