活动报备及申请流程.ppt

活動報備及申請流程 課外活動組林翠華 見笑系將於近期內辦理一場 轟動舞林 驚動萬教 的大型活動 且必須在外過夜 這時 該如何向課外活動服務教育組提出申請呢 又該準備哪必備的文件呢 當你開始想辦理活動時 步驟一 撰寫活動個案企劃書步驟二 填寫校內外活動申請表步驟三 將校內外活動申請表裝訂於企劃書上 之後 先送給社團指導老師簽名 系學會則給系主任簽名 步驟四 待社團指導老師簽完名後 送至課外活動服務教育組給翠華姐步驟五 送至課服組時 記得告知該活動有無獲得補助 金額為多少 屬於哪一類型的補助 最好是把總企劃書也一併帶來 撰寫活動個案企劃書 任何活動舉行之前 都必須詳加計劃 將此計畫形之於文字就是企劃書 故企劃書的製作對整個活動成敗有相當大的影響 活動企劃書對活動而言 有三像具體功能 確保活動進行順暢企劃書內容 對活動各項因素的考慮需相當周延 使所有變因皆納入掌握之中 而使活動進行順利 工作人員執行的依據各項細節如組織架構 權責分配 經費預算 進度流程等都有詳細說明 以利工作人員執行 事後檢討的工具活動結束後 需根據事前計畫的目標 流程與事實經過 結果加以比較檢討 以提供未來之參考 企劃書即是相當有利之工具 活動個案企劃書的基本結構 關於活動企劃書的基本結構 可分為下列幾項 一 封面二 活動概要三 活動宗旨四 活動內容概述五 活動流程六 籌備進度七 活動預期成效八 備註九 經費概算表 來源 支出 封面 一個活動往往需要有關單位配合與協助 所以企劃書不僅僅只是籌畫活動內容 有時還需要向有關單位提出活動企劃書做核備 因此企劃書不是只有寫給自己人看 這時企劃書的封面就顯得很重要了 必須能讓主管單位一目了然 從封面就能約略瞭解這個企劃書的大概內容與方向 活動概要 活動名稱 活動地點 如果活動的地點與報到的地點不同的話 也要在這裡加以說明 活動日期 請寫 年 月 日時時間辦理單位 對於主辦單位 協 承辦單位與贊助單位在此加以說明 負責人聯絡方式參與對象 校內 校外 活動宗旨 說明這個活動實施的目的 這部分相當重要 因為只有經過對目的才能對於活動的內容欲適切性做適當的安排 活動內容概述 在這裡要註明對活動對象實施的宣傳策略與宣傳方式 並要擬定活動的特色或賣點作為宣傳的重點 以吸引參加者 籌備進度 製作籌備進度 針對每個工作項擬定完成的時間 並根據進度表控制活動籌畫的進度 活動預期成效 對於本活動的規劃與希望獲得如何的成效 與活動所預期達到的效果 才能對於活動的內容欲適切性做適當的安排 經費概算表 經費來源 支出預算 整個活動籌畫 執行的過程中所需要的各項經費加以評估 作為參加者支付費用整個活動籌畫 執行的過程中所需要的各項經費加以評估 作為參加者支付費用及申請補助款的依據 預算的估計務必要求清楚 仔細 不可浮濫報帳或條列不清而導致活動經費不足的情況 清楚的預算編列也有助於提高通過補助款申請的比率 備註 企劃案是根據一般 正常的情況下所預計進行的 但須考量可能遇到其他因素而影響正常流程的進行 而必須提出相對因應的策略與方式 例如雨天則需提出雨天備案 備案需要時可由活動的副召集人負責擬定 備案的實行則由撰寫人為該項活動的召集人或主導者 做相關適當的調度 我有問題 Q 每次都找不到社團指導老師 但是活動已經箭在弦上 不得不發了 怎麼辦 A 請提早準備活動企劃書 不要讓這種可怕的事情發生 Q 怎麼樣都找不到系主任 該怎麼辦 A 系秘也是可以好好利用一下 小小提醒 如果您想辦理的是需過夜的活動 如迎新宿營 則必須加附另一項秘密武器 那就是 家長同意書 這很重要這很重要這很重要千萬不要跟我說 都已經大人大種了 出個門還要什麼家長同意書 如果我的活動是需要對外發文的呢 有些活動的辦理 可能是需要對外發文 請求對方的協助辦理 這時 為使發文能順利 讓對方在我們的活動開始辦理之前有充裕的時間能收到公文 建議提前三周向課外組提出發文申請 申請時需注意什麼呢 又該提供什麼給課服組呢 請看下頁 首先 您必須將該活動的企劃書 以電子檔的方式寄到翠華姐的信箱 tsuey csmu edu tw 熱情服務空間 為什麼要這麼做呢 因為 隨著時代的進步 火車也會跑公路 所以 所有的發文都改以電子公文的方式 當然 公文裡面會需要該活動的企劃書做為附件 以便讓對方能了解活動的內容及辦理時間等相關細節 這樣清楚嗎 成果報告書及經費核銷 當您的活動順利辦完時 步驟一 填寫活動成果報告書步驟二 沖洗照片或彩色輸出 貼於成果報告書後方的照片表格處 步驟三 把 總企劃書 拿出來看看 看看受補助的金額是多少 如受補助的金額為5000元 則需拿超過5000元的合格發票 成果報告書翠華姐 當您繳交成果報告書及發票時 必須於現場將發票加印兩份複本 同時將複本裁成和原本發票以一樣大小 一式三份就對啦 之後 翠華姐會拿出三份 支出憑証黏貼單 給您 請您於現場將發票貼好 別以為貼好就沒事了 請看下頁 還有兩張表格也要填 那就是 經費申請表 執行成效表將這兩張表格填完之後 就大功告成了 在此請所有社團務必幫忙 開一個屬於自己社團為戶名的帳戶 如尚未辦理 請速至課外活動服務教育組已持有者 則速將存摺正面影印後 將複本送至課服組 各位社長辛苦了 在此有一事相求那就是 請務必告知所有的幹部或是辦理活動的執秘 以利活動的辦理更加順利 感恩 感恩 雙手雙腳合十