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青岛市重点建设项目档案管理专题培训解读 青岛市重点建设项目档案管理规定 重点建设项目材料收集 整理如何做好项目档案工作 第一部分 青岛市重点建设项目档案管理规定 解析一 规定 出台的背景国家档案局国家发展和改革委员会关于印发 重大建设项目档案验收办法 的通知 档发 2006 2号 山东省档案局山东省发展和改革委员会关于印发 山东省重大建设项目档案验收办法 的通知 鲁档发 2006 40号 1 加强项目档案管理的必要性 1 确保项目档案管理与项目建设 三同步 下达项目实施计划与对档案工作提出要求同步 检查项目进度与检查项目文件材料形成 积累同步 验收 鉴定项目与检查 验收相关档案同步 2 确保建设项目档案的完整 准确 系统 为项目运行 管理提供科学依据 2 加强项目档案管理的目的规范全市重点建设项目档案管理 更好地为全市经济建设服务二 规定 的重要意义 青岛市重点建设项目档案管理规定 是建设项目档案工作中具有突破性的重要文件 1 规定 使项目档案管理规范化 制度化 2 规定 明确了各职能部门和有关单位在项目档案管理中的职责3 规定 具有广泛的指导意义三 规定 的贯彻执行1 加强宣传 积极贯彻2 齐抓共管 认真落实 四 规定 有关问题的理解我局组织征求意见 经过反复修改 于2006年12月28日正式联合印发 共七章 35条 五个附件 1 制定依据2 重点建设项目 的具体界定3 项目档案管理职责 的界定 4 项目档案管理的要求5 项目档案的登记6 项目档案的验收 1 项目档案验收是项目整体验收的前提条件 2 验收时间安排 3 验收的组织工作 4 验收形式 专项验收 有关人员列席 5 档案验收数量 6 验收依据 附表3 验收标准 主要包括三个方面 项目档案的管理体制 20分 项目的完整 准确 系统性 60分 项目档案的安全管理 20分 其中业务建设是重点 7 验收等级的确定 优良 合格 不合格 明确规定 不合格项目不得进行整体竣工验收 8 验收备案 与基建程序结合起来7 项目档案的移交对项目档案移交的流向 数量 时间 手续都有明确要求 移交前 监理单位和建设单位技术人员要对项目档案进行审核把关 移交时 要严格履行档案移交的有关要求 编制项目档案移交说明 移交目录 移交清单等 并有完备的清点 签字等交接手续 其中 项目档案移交说明包括项目概况 项目档案概况及其他需要说明的问题 8 奖励与处罚9 附则第二部分重点建设项目材料收集 档号编写 整理基建项目档案 基本建设项目档案是指在整个建设项目从酝酿 决策到建成投产 使用 的全过程中形成的 应当归档保存的文件材料 一 基建项目文件材料归档范围前期准备 建设实施 竣工验收 投入运行及改扩建阶段 一 前期准备阶段 前期文件 基建程序 预选址 立项 土地 环保预审 规划选址 申领 选址意见书 申请前期工作项目计划 核发 建设用地规划许可证 项目方案设计 申办用地手续 初步设计方案审核 消防 排水等部门审查意见 核发 建设工程规划许可证 招投标 施工图审查 缴纳相关费用 办理质监 安监等手续 资金审计等 申领 建筑工程施工许可证 验线开工 工程竣工验收 竣工备案 1 立项文件 包括 项目建议书 项目建议书审批意见及前期工作通知书 可行性研究报告及附件 可行性研究报告审批意见 计划任务书及批复等等 2 建设用地 征地 拆迁文件 包括 建设用地规划许可证及其附件 国有土地使用证等等 3 勘察 测绘 设计文件 包括 工程地质勘察报告 水文地址勘察报告 有关行政主管部门 人防 环保 消防 卫生等 批准文件或取得的有关协议 政府有关部门 规划 环保 消防 市政 排水等 对施工图设计文件的审批意见 规划定点文件 建筑红线图和道路红线图 等等 4 招投标 中标及合同文件 包括 勘察设计招投标文件 中标通知书 勘察设计承包合同 施工招投标文件 中标通知书 施工承包合同 监理招投标文件 中标通知书 监理委托合同 5 开工审批文件 包括 建设项目列入年度计划的申报文件 建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划项目表 规划审批申报表及报送的文件和图纸 建设工程规划许可证及其附件 建设工程施工许可证 工程质量监督手续 准予开工通知书 工程质量监督员通知书 工程质量目标管理责任书 无使用功能质量通病住宅工程责任书 工程检测通知书 等 6 财务文件 包括工程投资估算材料 工程设计概算材料 施工图预算材料 施工预算等7 建设 施工 监理机构及负责人 包括工程项目管理机构 项目经理部 及负责人名单 工程项目监理机构 项目监理部 及负责人名单 工程项目施工管理机构 施工项目经理部 及负责人名单 二 建设实施阶段1 施工单位 施工文件 1 土建a施工技术管理图纸会审审图工作必须在开工前 接到图纸后五天内完成 图纸会审由建设单位主持 设计和施工单位参加 实行监理的工程必须有监理单位参加 形成记录并加盖公章 设计变更 洽商 记录变更应按专业分别办理 按时间先后编号 内容必须明确具体 必要时应附图 由建设 设计 监理 施工单位的项目负责人签认 施工组织设计 施工方案施工前编制完成必须履行审批手续 发生变更应有变更手续并进行交底 开工报告项目经理填写开工报告 建设单位项目技术负责人和监理工程师填写审查意见 建设单位项目负责人和监理总工程师填写审批结论 技术交底应有设计交底 施工组织设计交底 专项施工方案技术交底 分项施工技术交底 四新 技术交底 设计变更技术交底 各项交底应有文字记录 交接手续齐备 施工日志应从工程开始施工至工程竣工止 记载的内容必须连续和完整 施工日志按土建 水暖 电气 通风空调 电梯专业分别记载 b材质证明材料凡工程使用的原材料 半成品 成品均应提供出厂质量证明书 合格证 备案证等 并对进场材料全部或抽样进行外观质量验收检查 形成记录 凡工程使用的新材料 新产品 新工艺 新技术 需有鉴定证明书 并应有产品质量标准 使用说明和工艺要求 在使用前按其质量标准进行检验 所有的质量证明书应有生产厂家质量检验部门的盖章 按规定应复试项目应符合国家规范 标准规定 复试报告要有试验编号 见证取样章和公章 结论明确 所有的材料质量证明书和试验报告不允许涂改 伪造 随意抽撤或损毁 分类做好各种材料的汇总表 合格证 见证取样委托单 试验报告一一对应 钢筋 按类别 品种 规格型号分别整理 焊条 剂 应有焊工操作证 水泥 质量证明书应有3 7天的合格证和28天的强度补报单 砖 砌块 墙板 防水材料 应有防伪认证标志 构件 骨料 外加剂 必须有防伪认证标志 装饰装修材料 内外墙面 吊顶 室内装饰用品及配套设施 建筑门窗 绝热材料及其制品等 其它资料 工程物资进场报验表 材料 构配件进场验收记录等 c施工试验记录土壤试验报告土壤试验包括场地 地基 基槽 房心等的素土 灰土 砂石 沙的回填 应按规范要求绘制回填土取点平面图 分段 分层取样 各层 段取样点起止标高标示应完整 清晰 准确 与土壤干密度试验报告各点一一对应 砂浆试验砂浆试验包括砌体 地面 孔道灌浆 冬期施工等留置的砂浆试块 承重结构的砌筑砂浆试块应按规定实行见证取样和送检 应按规范要求确定砂浆配合比 工程中各品种 各强度等级按规范要求留置试块 按同一品种 强度等级 配合比为一验收批进行统计评定 混凝土试验混凝土试验包括基础 结构墙柱 梁板 构造柱 圈梁 梯段 地面工程 冬期施工的混凝土试块 承重结构的混凝土抗压强度试块 应按规定实行见证取样和送检 现场搅拌混凝土应按规范要求确定混凝土配合比 有抗渗要求的应有抗渗配合比报告 预拌混凝土应有实验室签发的配合比通知单 工程中各强度等级按规范要求留置试块 按分部或分段进行强度等级统计评定 防水混凝土既要有强度试验报告 还要有抗渗试验报告 预拌混凝土应有出厂合格证 要在现场浇注地点取样 标养28天的试件做为强度评定依据 同一强度等级的同条件养护试件 其留置的数量根据混凝土工程量和重要性确定 不应少于3组 不宜少于10组 冬期施工应增设不少于两组与结构同条件养护的试块 分别用于检验受冻前的混凝土强度和转入常温养护28天的混凝土强度 现场标养试件要有测温 湿度记录 同条件养护试件应有测温记录 钢筋焊接试验常用钢材焊接形式有电阻点焊 闪光对焊 电弧焊 电渣压力焊等等 从事钢筋焊接施工的焊工必须持有焊工考试合格证 才能上岗操作 工程焊接之前施焊的焊工应进行现场条件下的焊接工艺试验 经试验合格后 方可正式生产 预应力工程试验现场预应力混凝土试验资料应整理在一起 预应力锚 夹具 出厂合格证明 外观检查记录 硬度检验报告 锚具能力试验报告 预应力钢筋试验资料 钢筋冷拉试验报告 钢筋焊接试验报告 预应力钢丝镦头抽检记录 镦头外观检验记录 镦头强度试验报告 钢筋机械连接试验常用的机械连接接头类型有 挤压 套筒接头 锥螺纹套筒接头 直螺纹套筒接头等等 接头型式检验应有主管部门认可的检测机构出具的试验报告和评定结论 接头的施工检验应按验收批进行 d施工记录施工测量记录包括建筑红线图 规划部门批准的建设用地地形图 工程定位放线验收 测量 记录 基槽放线 验线 记录 楼层测量记录 地基钎探记录包括钎探点平面布置图和钎探记录 地基处理记录包括地基处理方案 设计勘察部门编制 应交质量监督部门核查 签认备案 地基处理的施工试验记录 地基处理检查记录 混凝土工程施工记录承重结构混凝土 防水混凝土和有特殊要求的混凝土应有开盘鉴定和浇注申请单 施工记录应逐日记载 内容连续完整 混凝土施工测温记录包括冬期测温记录 混凝土试块同条件养护测温记录 600 d内逐日记载 大体积混凝土施工测温记录 裂缝检查记录 结构吊装记录现场预应力张拉施工记录应附技术部门签字 盖章齐全的张拉设备检定记录 沉降观测记录应委托有资质的测量单位进行 烟道 通风道 垃圾道畅通记录防水工程试水检查记录 楼地面坡度检查记录建筑物垂直度 标高 全高测量记录样板间检查记录 新材料 新工艺施工记录 工程质量事故处理记录等等 e隐蔽工程检查验收材料土方工程 地基验槽 砌体工程 钢筋混凝土工程 地下防水工程 木结构工程 屋面工程 地面工程 装饰装修工程等等 按规范规定进行隐检项目 应填写隐蔽工程检查验收记录 要有针对性 内容简练 明了 数据准确可靠 图示清晰 签字手续齐备 结论性意见明确 f工程质量检查验收材料检验批 分项 分部 子分部 划分按 建筑工程施工质量验收统一标准 执行 检验批质量验收记录 施工员 班组长签字 专职质检员应按标准划分检验批并做检查评定 专业监理工程师填写验收结论 分项工程质量验收记录 项目专业技术负责人填写检查结论 监理工程师填写验收结论 分部 子分部 工程质量验收记录 分包 施工 勘察 设计 监理单位共同验收 总监理工程师填写验收意见 2 专业分包施工技术文件桩基 钢结构 幕墙等工程 除了按施工技术管理资料的基本规定执行外 应按各专业设计 施工质量验收规范 规程 标准提供施工技术资料 3 建筑给水 排水及采暖施工技术管理与土建相似设备 产品质量检查 组装 记录 应有设备明细表 设备必须开箱检验和试验 程中所使用的设备 材料必须有产品质量合格证 按规范规定进行复验 保温 防腐 绝热材料应有产品质量合格证和材质检验报告 所有材料进场应进行外观质量检查验收 形成记录 隐蔽工程检查验收记录 应按系统 工序进行 直埋于地下或结构中 暗敷设于沟槽 管井 不进人吊顶内的给水 排水 雨水 采暖 消防管道和相关设备 以及有防水要求的套管 有保温隔热 防腐要求的给水 排水 采暖 消防 喷淋管道和相关设备 埋地的采暖 热水管道等等 施工试验记录 包括承压管道 设备 阀门 成组散热器等应有强度试验记录 灌水 室内污水管道 暗装雨水管 开式水箱 试验记录 给水管道冲洗试验 卫生洁具盛水 通水试验 排水管道通球试验等等 施工记录 包括各种管道支架制作安装记录 管道安装记录 各种设备 器具等安装记录 管道 设备及配件等防腐 保温 保冷 油漆等施工记录 给水 排水 卫生 暖气工程施工记录 工程质量检查验收记录 同土建要求 4 建筑电气施工技术管理材料同土建相似 主要设备 材料 成品 半成品进场验收 应有设备明细表 设备必须开箱检验和试验 工程中所使用的钢管 扁钢 电线 电缆 各类电气元件等必须有产品质量合格证 按规范规定进行见证试验 所有材料进场应进行外观质量检查验收 形成记录 隐蔽工程检查验收记录 分系统 分层办理验收记录 直埋电缆 暗配管路 不进人吊顶内的电线导管 线槽 大型灯具预埋件 利用结构钢筋做的避雷引下线 外金属门窗 幕墙与避雷引下线的连接 接地体的埋设与焊接 桥架 电缆沟内部的防火处理等等 施工试验记录 包括绝缘电阻测试 接地电阻测试 电气照明 动力等系统调试 试运行记录 施工记录 包括电缆铺设记录 电气设备试验调整记录 电动机检查试运转记录 大型灯具牢固性施工试验记录 电气照明器具通电安全检查记录 电气设备安装记录等等 工程质量检查验收记录 同土建要求 5 通风与空调施工技术管理材料同土建相似 主要设备 材料 成品 半成品进场验收 应有设备明细表 设备必须开箱检验和试验 工程中所使用的各种材料 产品和设备必须有产品质量合格证 按规范规定进行复验 所有材料进场应进行外观质量检查验收 形成记录 隐蔽工程检查验收记录 凡敷设于暗井道 地沟及不通行吊顶内或被其他工程 如设备外砌墙 管道及部件外保温隔热等 所掩盖的项目需进行隐蔽工程检查验收记录 施工试验记录 包括制冷 空调水管道强度试验 严密性试验记录 制冷系统的工作性能试验 通风 空调系统调试记录 通风 空调系统无负荷联合试运转 风量 温度测试记录 洁净室洁净度测试记录 施工记录 包括设备基础检查验收记录 通 排风管道制作 安装施工记录 风管 风口 管架 风机 水泵 除尘器 制冷管道安装记录 设备 管道防腐 保温 保冷 涂漆施工记录等等 工程质量检查验收记录 同土建要求 6 智能建筑施工技术管理材料同土建相似 材料 设备出厂合格证 技术文件及进场试 检 验 应有材料 设备明细表 合格证 设备装箱单记录 设备单体试运行记录 系统技术操作和维护手册 所有材料进场应进行外观质量检查验收 形成记录 隐蔽工程检查验收记录 施工试验记录 包括系统电源绝缘电阻 接地电阻测试 系统功能测定及设备调试记录 系统试运行检测报告 施工记录 工程质量检查验收记录 应按专业设计 施工质量验收规范 规程 标准提供施工技术材料 7 电梯施工技术管理材料同土建相似 电梯设备随机文件和进场检查验收记录 应有土建布置图 产品出厂合格证 门锁装置 限速器 安全钳及缓冲器的形式试验合格证书 装箱单 安装 使用维护说明书 动力电路和安全电路的电气原理图等等 隐蔽工程检查验收记录 施工试验记录 施工记录 工程质量检查验收记录 应按专业设计 施工质量验收规范 规程 标准提供施工技术资料 建设项目 经批准按照一个总体设计进行施工 经济上实行统一核算 行政上具有独立组织形式 实行统一管理的工程基本建设单位 一般由一个或多个具有内在联系的工程所组成 单位工程的划分 具备独立施工条件并能形成独立使用功能的建筑物及构筑物为一个单位工程 分部工程的划分 分项工程应按主要工种 材料 施工工艺 设备类别等进行划分 分项工程的划分 分项工程可由一个或若干检验批组成 检验批 按同一的生产条件或按规定的方式汇总起来供检验用的 由一定数量样本组成的检验体 举例 湖光山色小区为一个项目 含62个楼座 一座楼 多层 为一个单位工程 整个项目即有62个单位工程 一般包括地基与基础 主体结构 建筑装饰装修 建筑屋面 建筑给排水及采暖 建筑电气等分部地基与基础分部一般包括土方 砌砖 钢筋 模板 混凝土等分项土方分项一般包括土方开挖和土方回填2个检验批 2 监理单位 监理文件 1 监理规划 2 监理实施细则 3 监理部总控制计划等 4 监理月报中的有关质量问题 5 监理会议纪要中的有关质量问题 6 三控制文件 7 分包 供货 试验等单位资质材料 8 监理通知 9 工程延期报告及审批 10 费用索赔报告及审批 11 合同争议 违约报告及处理意见 12 合同变更材料 13 监理工作总结材料 三 竣工验收阶段 一 竣工图1 综合竣工图 1 总平面布置图 2 竖向布置图 3 室外给水 排水 热力 燃气等管网综合图 4 电气 包括电力 电讯 电视系统等 综合图 5 设计总说明书2 专业竣工图 1 建筑竣工图 2 结构竣工图 3 装修 装饰 工程竣工图 4 电气工程竣工图 5 给排水工程竣工图 6 采暖通风空调工程竣工图 7 燃气工程竣工图 二 竣工验收文件1 竣工验收文件材料 1 单位 子单位 工程质量竣工验收记录鲁JJ 075单位 子单位 工程质量竣工验收记录鲁JJ 076单位 子单位 工程质量控制资料核查记录鲁JJ 077单位 子单位 工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录鲁JJ 078单位 子单位 工程观感质量检查记录 2 竣工验收证明书勘察 设计 施工单位的工程质量竣工报告和监理单位的质量评估报告 合格证明书 E2101 1 E2102 4 规划 节能 消防 环保 卫生防疫 人防 市政排水 气象等部门出具的工程认可文件 竣工验收证明书 3 竣工验收报告和会签表建设工程竣工验收报告市表 备 2 建设工程竣工验收会签表市表 备 8 4 竣工验收备案表 包括各专项竣工验收认可文件 青岛市建设工程验收备案表市表 备 1 该备案表所附文件目录 工程竣工验收备案表工程竣工验收报告 建设单位起草 工程施工许可证施工图设计文件审查意见工程竣工报告 施工单位起草 工程质量评估报告 监理单位起草 单位 子单位 工程质量竣工验收记录表建设工程竣工验收会签表 市政基础设施的有关质量检测和功能性试验资料规划 公安消防 环保等部门出具的认可文件或准许使用文件施工单位签署的工程质量保修书商品住宅的 住宅质量保证书 和 住宅使用说明书 法规 规章规定必须提供的其他文件 5 工程质量保修书 工程使用说明书 6 工程竣前报验文件工程竣工前检查申报表市表 监 3 工程竣工验收申请市表 验 2 工程质量竣工报告 施工单位 工程质量评估报告 监理单位 鲁JJ 075单位 子单位 工程质量竣工验收记录 鲁JJ 076单位 子单位 工程质量控制资料核查记录鲁JJ 077单位 子单位 工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录鲁JJ 078单位 子单位 工程观感质量检查记录单位工程分部质量验收汇总表地基与基础工程质量验收备案报告市表 监 1 附 地基与基础分部 子分部 工程质量验收记录表 主体结构工程质量验收备案报告市表 监 2 附 主体分部 子分部 工程质量验收记录表 屋面分部工程质量验收记录表规划 消防 环保等部门的验收意见书工程竣工验收证明书工程质量保修书 E2105 1 住宅质量保证书 E2105 2 住宅使用说明书 E2105 3 无使用功能质量通病住宅工程 评定表十八项功能表 略 7 决算书 付使用财产总表和财产明细表 审计文件 8 声像 缩微 电子档案 四 投入运行及改扩建阶段 后续文件 随时形成 随时注意收集 二 基建档案档号编写 按件整理 一 JJ1 1 项目第一件材料 二 JJ1 1 1 项目前期文件第一件材料JJ1 2 1 项目施工文件第1件材料JJ1 2 16 项目施工文件第16件材料 JJ1 3 1 项目监理文件第1件材料JJ1 3 62 项目监理文件第62件材料JJ1 4 1 项目竣工文件第1件材料JJ1 4 66 项目竣工文件第66件材料JJ1 5 1 项目运行阶段材料第1件JJ1 5 16 项目运行阶段材料第16件 三 基建项目档案整理 按件整理 一 组件1 文字材料一般以每份文件为一件 同一文件的印本与定稿 主件与附件应作为一件 不能分开 按印本在前 定稿在后 主件在前 附件在后的顺序排列 同一事项的请示与批复各作为一件 实体尽量前后放 2 图样文件一般以一套为一件 二 装订采用不锈钢装订针 线绳 三角袋等 三 排列1 文件材料总体顺序按阶段 前期文件 施工文件 监理文件 竣工图 竣工验收文件 后续文件 结合时间 专业等顺序排列 施工文件以单位工程为单位 不同内容的材料按时间 专业等排列 同一内容的材料按隶属关系排列 2 盒内文件材料的排列 1 文字材料按事项 专业顺序排列 2 图纸按专业排列 同专业图纸按图号顺序排列 3 既有文字材料又有图纸的 文字材料排前 图纸排后 提示 整理中需要注意问题总的指导思想 应遵循工程文件的自然形成规律 保持文件材料的有机联系 便于档案的保管和利用 一个项目由一个或若干个单位工程组成 以项目为单位 保持文件材料的成套性 项目文件材料应按项目前期文件 监理文件 施工文件 竣工图 竣工验收文件 运行阶段文件顺序排列 项目前期文件可按建设程序 专业形成单位等组盒 监理文件 施工文件可按单位工程 分部工程 专业等组盒 竣工图按单位工程 专业等组盒 竣工验收文件按单位工程 专业等组盒 竣工图和编制竣工图的依据性材料整理方法有2种 按材料种类分别整理 此种比较合理 竣工图和相关的依据性材料放在一起整理 四 编号1 以件为单位 在有书写内容的每页文件正面的右下角 背面的左下角 从 1 开始依次标注页号 2 以件为单位 在文件首页右上方空白位置加盖档号章 并填写档号 档号章式样如下 五 装盒将归档文件按档号顺序装入档案盒 不同类目号的文件不应放入同一档案盒 六 填写档案盒脊背1 类目号 横排填写2 年度号 如果填写 用阿拉伯数字3 保管期限号 填写盒内文件保管期限的代码 采用阿拉伯数字 1 2 3 分别表示 永久 长期 短期 三个不同的保管期限 4 部门 内容 填写盒内文件材料的主要内容 5 起止件号 填写盒内文件的起止顺序号 七 盖立档单位章在档案盒正面横线上加盖立档单位横排印章 蓝色 八 填写备考表1 说明填写盒内文件的件数及其归档 管理与提供利用过程中需要说明的问题 2 整理人盒内文件整理人员签名3 检查人有关部门 项目负责人或档案管理人员签名4 日期填写盒内文件整理完成的时间和检查时间5 备考表置于盒内文件之后 九 填写档案分类目录 1 序号填写档案在大类内的排列顺序号2 档号按档案档号章的档号内容标注3 责任者填写制发文件的组织或个人4 文 图 号填写文件的文号 图号5 题名填写文件的标题 对没有标题或标题不确切的文件 应该据文件的内容补充或重新拟写标题 并在补充或重新拟写的标题外加 号 6 页数填写每份文件的总页数7 日期即文件形成时间 用阿拉伯数字填写 入2002年2月2日写作20020202 8 保管期限依据档案保管期限表填写文件材料的保管期限9 位置填写存放档案位置的代字代号第三部分如何做好项目档案工作一 要熟知国家有关建设项目档案工作的法律 法规和业务标准有关的法律 法规和业务标准 是开展项目档案工作所必须遵循的依据 项目档案工作人员必须熟悉和了解有关的法律 法规和业务标准 只有如此 才能在实际工作中很好地加以贯彻落实 二 要建立健全项目档案工作的规章制度由于一个项目往往有诸多行业和系统的队伍参加建设 各自都习惯于按本行业 本系统 本地区的规定和标准管理档案和编制竣工图 工程完工后 各方交上的档案就会标准不一 分类不清 排列混乱 只有通过建立统一的制度 才能克服这些问题 实现项目档案管理规范化 标准化 三 要采取有效措施 确保项目档案完整 准确 系统维护档案的完整 准确 系统 是对项目档案工作最基本的 也是最重要的要求 为了达到这一要求 必须采取以下相应措施 一是坚持项目文件材料的形成 积累 收集等档案工作各个环节从头做起 切实做到档案工作与项目建设同步进行 二是建立 横到边 纵到底 的项目档案管理网络 切实落实档案人员岗位责任制 三是参建各方密切配合 档案人员与工程技术人员通力和作 相互支持 四 要及时介入 做好项目档案工作的业务指导很多建设项目在工程建设初期 由于工作千头万绪 对档案工作一时顾不过来或不知如何开展 致使一些非常重要和珍贵的档案不能得到妥善保管 甚至遭到损坏或丢失 造成无法挽回的损失 所以 项目主管部门应主动与项目所在地档案行政管理部门加强联系 及时做好项目档案工作的监督指导 既要在工程验收时对档案工作把好关 更应注意做好平时的指导与监督 五 认真做好项目档案的专项验收工作为了保证项目档案的质量 防止在建设项目整体验收时项目档案达不到验收标准 在项目整体验收前 要对项目档案进行专项验收 档案专项验收包括三方面内容 1 项目档案的 管理体制 主要检查 分管领导 人员配备 网络建立情况 建立健全项目档案工作规章制度情况 项目档案工作所需经费落实情况 建设单位对勘察 设计 施工 监理等单位档案管理监督指导情况 项目档案工作与项目建设是否同步进行等等 检查时 一看文字依据 二看实际效果 2 项目档案的 业务建设 主要检查项目档案的完整 准确 系统情况 具体要求是 完整 项目建设全过程中应归档的文件材料 应为原件 全部归档 准确 档案的内容能真实反映项目竣工时的实际情况和建设过程 应图物相符 技术数据可靠 签字手续完备 系统 按照文件材料形成的规律 分类科学 组卷合理 卷内文件排列有序 3 项目档案的 安全管理 包括 有与项目档案工作相适应的库房 并采取防火 防盗 防有害气体 防光 防尘 防虫等措施 档案柜架数量充裕且质量好 案卷 卷盒等装具牢固 美观 符合国家有关要求 等等 六 做好项目电子文件管理和项目档案信息化工作随着计算机的普及和CAD技术的推广应用 许多项目的文件和图纸往来都是在网络上实现的 电子文件的归档及管理已成为项目档案工作中日益迫切的需要 当前 在项目档案工作中要认真贯彻国家标准 电子文件光盘存储 归档与档案管理要求 GB T17678 1 1999 和 电子文件归档与管理规范 GB T18894 2002 选择符合国家档案局关于档案管理软件功能设置要求的软件系统 保证光盘存档信息的真实准确 凡具有重要保存价值的电子文件 必须要有相应的纸质文件一并归档 谢谢