学生干部管理能力提升.ppt

学生干部管理能力提升 主讲人韩俊梅 主要内容 教师对学生干部的要求 有能力理解老师们希望做哪些事 且能够就此与同事进行沟通能够监督工作的进行 确保能够按照老师们所期望的方式和进度完成 能够准确地向上汇报 并能就工作情况为负责老师提供信息 能够且愿意与其他组织 部门与干部合作 使摩擦降低到最低限度能够控制组织 部门内不可避免发生的问题 不使问题升级到老师那边 能够保持整个组织的士气 使他们创造最佳成绩 同时保证纪律性与组织性每一位学生干部都能了解自身组织的整体工作情况 能够培训新晋干部 使他们更富效率与能力 培养他们的归属感 为系的继续辉煌缔造基础 能为组织 部门内发生的所有情况承担责任 无论是工作的数量和质量 还是同事的行为 第一讲学生干部的管理技巧 学生干部的自我管理 时间管理走动管理 这些是你作为学生干部的工作吗 接待领导参观帮助有困难的同事与外系 外校学生干部交流组织文体活动排班和同事一起吃饭聊天与相关部门沟通 协调 制定工作计划分配工作任务关注后进干部应对系统故障或工作高峰文艺会濱排练 向上级汇报工作听到同事抱怨 转达给上级把上级的决策传达向同事解释工作的各种安排缘由看各种总结 策划 处理同学投诉安排下级干部调班辅导新晋干部工作指标分解 下达解答疑难问题 找出规律 把复杂的工作简单化 学生干部的管理特征 在不同角色之间的互换较为频繁 干部与群众 要有很强的执行能力 包括 对自身角色的准确认知 要有良好的管理技能 要有丰富的工作经验工作与服务管理的两难短 多 琐 浅 千万别以为管理是做非常伟大和重要的事 11 最常见的时间陷阱 打扰重要性次序无所谓调整没有目标 次序和计划个人缺乏组织能力缺乏自律会议资料不完整或有所延误文书工作和繁琐分不清责任和权力 让你忙的时间盗贼 找东西懒惰时断时续一个人包打天下不在计划内的突发状况惋惜不已或做白日梦拖拖拉拉对问题缺乏理解就匆忙行动分不清轻重缓急 你可支配的时间有多少 您的可支配时间占你工作时间的百分之几 最长一段为几分钟 在工作与学习的时间分配中是否合理高效其支配时间趋于零散 这里五分钟 那里五分钟 要有效利用它们非常因难 通过计划有效利用时间 把每天要做的事情列一份清单确定优先次序 从最重要的事情开始做起每天都这么做 重要 与 紧要 的区别 时间管理的策略 第一象限的事情应首先做应该把工作的大多数时间放在第二象限的事情上 这样就可以从容的处理各种问题了第三象限的事换权做第四象限的事不要做 17 时间管理中一些值得注意的要点 遵循20 80法则每天至少要有半个小时到1个小时的不被干扰时间把不太重要的事集中起来办避免将整块时间拆散充分授权4D原则 18 4D原则 紧迫 重要 我系学生干部学习存在的问题 现状 根据08学年的成绩统计 学生干部总体学习情况良好 08学年总体平均分为80 48问题 1 补考 重修人数高居不下在全系382名学生干部中 曾参与补考的有51人 曾重修人数6人 2 干部内部成绩相差悬殊在大多数干部取得优秀成绩的同时 成绩不足80分的学生干部仍占有近50 据统计干部班排名的众数在31 40名间 这明显说明仍有很大一部分学生干部成绩无法在班内取得前茅 在过半干事取得优异成绩的同时 仍有不少的学生干部成绩还在 7字头 徘徊 甚至有近60名干部曾有科目不及格 学生干部中的成绩差异由此可见一斑 3 干部的 成绩优异率 仍待提高学生干部在非干部学生中应起到带头及榜样的作用 学生的天职是学习 而干部们的学习成绩往往会影响到学生们的学习士气 较高的成绩优异占有率有利于体现一个系学生干部的整体素质 更能体现出该系对学生的全面发展培育程度 所以更加高的占有率是我们仍需努力的方向 学生干部如何处理好学习与工作的关系 1 计划好你的时间每一天 每一月的时间多少是固定的 但如何使用却是弹性的 如果能够事先计划好你的时间 学习时间是可以挤出来的 想抓好学习 要有除了工作之外就是学习的决心 2 保持旺盛的精力 做到生活有规律 注意饮食营养 保证充足的睡眠 保持适量的运动和休息 能够以旺盛的精力投入工作和学习 3 养成自主学习的习惯 很多人习惯于全日制学校的学习方式 难以适应在职 业余 自主学习的方式 只要精心安排好自己的时间 把学习当作每天生活的一个组成部分 就会习惯成自然 工学矛盾将逐渐缓解 4 创造良好的学习环境 良好的学习环境是保证学习时精力集中 提高学习效率的重要因素之一 5 运用学习技巧 提高学习效率 如果能够掌握和运用一些学习技巧来提高学习的效率和效果 就会充分有效地利用好有限的学习时间 最大程度地缓解工学矛盾 6 针对自己的实际情况找出适合自己的学习方法与安排好学习时间 自我管理 走动管理 定义 学生干部应身先士卒 深入同学之中 体察民意 了解真情 与部属打成一片 共创成绩 走动管理的目标 1 倾听在走动中 学生干部的主要角色是倾听者 通过倾听 学生干部可以从同事 同学那里得到第一手准确信息 在面对面的交流中 以现场解答和阐述的方式 把整个系与组织的价值观与宗旨传递给每一位干部 促使他们认同和接受组织的价值理念 走动式管理目的不在走动 而在以朋友姿态出现 调查问题并给予同事 同学直接帮助 解决工作中的困难 2 指导走动的目的是 要发现下级的工作进展如何以及他们在工作中都遇到了什么样的麻烦 通过询问来指导他们做一些重要的事情 可见 走动式管理的前提假设是估计到下级在工作中可能会有一些东西妨碍他们完成任务 因而需要管理者走动 帮助下级解决困难 指引下级而不是命令 干涉 剥夺下级的自主权来解决问题 3 协助走动式管理不是管理者越俎代庖 剥夺下级的权力 它只提供一些有助于下属干部自主空间的建议 它不是命令下级应该干什么 应该采取什么样的具体措施 而是提高下级的自信心和自治力 在走动式管理中 领导者不是指挥者而是参谋 总之 优秀的走访者是会扩大下属的自主权而不是使之缩小 高效团队的基本特征 一 有明确的共同愿景工作如果没有远景就会枯燥乏味 有远景而没有实干只是一种空想 有远景再加实干就成了世界的希望 团队成员对愿景的认同度高效的沟通 良好的合作 高效团队的基本特征 二 高效的领导以身作则 身先士卒 凡是以团队利益重具有较强的协调与激励他人的能力懂得有效授权高素质的干部积极的工作态度具有不同的专业知识 技能和经验 怎样加强对组织的归属感 问题1 什么是归属感 归属感属文化心理的概念 它是指一个个体或集体对一件事物或现象的认同程度 并对这件事物或现象发生关联的密切程度 对于不同的对象 归属感的维度往往是不同的 作为一名学生干部归属感是指经过一段时期的工作 在思想上 心理上 感情上对组织 部门 同事产生的认同感 公平感 安全感 价值感 工作使命感和成就感 这些感觉最终内化为学生干部的归属感 问题2 为什么要加强对组织的归属感 当你对一个组织的归属感很强时 你会深深为自己是其中的一员而感到骄傲与幸福 会把个人的大学生涯与组织的发展紧密结合在一起 某种程度上说 这将发挥 一加一大于二 的效力 问题3 怎样加强对组织的归属感 1 明确一个问题 你的根在会计系 你所做的一切不只是为了自己 不只是为了部门 不只是为了组织 更是为了整个系的发展壮大 对组织的归属感归根到底是对系的归属感 2 确立一个组织内部独一无二 并为所有人所接受和认可的精神理念和组织文化 对成员进行潜移默化的熏陶 3 建立完善的组织制度以及公开的惩奖制度 规范工作和信息上传下达的流程和方法 使人人平等 奖惩公平 功过透明 4 为成员提供学习和锻炼的机会 让成员不断进取 以后可以学以致用 为将来就业打下良好基础 5 加强成员的荣誉观念 形成与组织共荣共耻 共同进退的理念 6 作为组织领导者与前辈 应具有良好的亲和力和建立良好的工作氛围 一个勾心斗角 利欲熏心的组织很难有强的归属感 第二讲学生干部的沟通技巧 沟通的概念 什么是沟通 Communication 沟通也就是信息的交流 是指可理解的信息在发送者和接收者之间的信息传递过程 沟通 可理解的信息或思想在两个或两个以上的人群中传递或交换的过程 我们关注的是人与人之间的沟通 即人际沟通InterpersonalCommunication 管理者所做的每一件事情都包含着沟通 能够有效的进行沟通是管理者的一项重要技能 缺乏这种技能就会使管理者陷入困境 沟通的内涵 传递 语言 表情 动作 理解 准确地理解信息的意义 对沟通理解的误区 良好的沟通是沟通的双方达成协议沟通是一件容易的事沟通是如此平凡 以致我们忽略了其复杂性有效的沟通是一件非常困难和复杂的事 我告诉他了 所以 我已跟他沟通了只有当我想要沟通时 才会有沟通人的一举一动 一言一行都在传递信息 被其他人解码 沟通的作用 让成员认清形势 让决策更加合理 稳定同学思想情绪 学生干部在工作中遇到的问题 每天在工作过程中接触许多老师与同学 在其中的沟通过程中如何掌握好分寸和火候 有没有可能总结出一套应对上级 同级 下级的沟通规律和方法以使工作更容易开展 新晋的08干部由于在肇庆校区呆了一年 并未真正意义上形成 师兄师姐 概念 也造成了在老师 师兄 师姐眼里缺乏礼貌的不良印象 针对这个问题应该如何克服与如何更好的与老师 师兄 师姐进行沟通交流 必须建立的沟通渠道 你的下级 你的同级 你的上级 你与其他部门你与外部机构 如何与下级沟通 你必须盘算好有哪些事项必须和下属沟通 通过什么方式沟通 在什么时候沟通 做好你的时间管理 即在恰当的时机以恰当的方式与你的下级进行沟通 进行沟通时应亲切 不要让下级有盛气凌人的感觉而特意保持距离 这样可能并不能真正得到想要的信息 不要吝啬你的赞美之辞 这样可以激发下级的工作热情与积极性聆听下属的疑问与建议 尊重其自主权工作之余可多约出来交流感情与一起玩乐 了解你的下属什么时候干劲大 意见被尊重时下属被赋予重任时工作成果对自己产生积极影响时工作符合自己个性时有强大的竞争对手时处于良好的工作氛围时 了解你的下属最喜欢的工作 自己喜欢的工作可以获得肯定的工作 增长能力和充分发挥能力的工作困难和重要的工作 建议干部在部署工作时 在大庭广众之下 有意制造最隆重的气氛 将最困难 最光荣的工作交给下属听到别人对下属非议时 当即予以驳斥 一如既往的重用下属下属工作失误主动向你解释时 适当给予安抚和照顾下属因客观原因造成失败时 要勇于承担自己的责任 批评下属的技巧 先听下属的解释 再批评针对具体的事项进行批评理性的指责由轻而重批评是为了下属更好指责时不要伤害下属的自尊与自信批评的事项必须合于下属的价值观视下属个性而选不同的方法公正 公平选择单独的场合 奖励员工的一千零一种方法 的作者鲍勃 纳尔逊说 在恰当的时间从恰当的人口中道出一声真诚的谢意 对员工而言比加薪 正式奖励或众多的资格证书及勋章更有意义 这一点同样适用于学生干部 我们应该怎么做 让下属对自己的每一项工作建立作业标准将工作的步骤进行动作分解 并明确各个环节的目的和要求使员工关注到工作中的细节 有目的地进行工作 思维体系也自然得以完善 2 重视下属的表达方式与表达内容 让下属使用最恰当的方式来进行表达 例如 分层分点地陈述要好过整段的文字 用图表的形式来表达又好过单纯的语言 总之 越清晰 越明确的表达方式越有利于概念的形成与逻辑的整理 语句的逻辑性 语句不通顺 言语晦涩或语意混乱都是逻辑性不强的表现 措辞的准确性 措辞应精确地表达自己的意思 不要引起歧义或让人难以理解 同时应注重 倾听者 的感受 不应给阅读者或听众带来不舒服的心理反应 3 让下属在开展工作之前必须首先确定自己的目的或目标 4 让下属使用科学的流程来开展工作5 让下属在开展工作时运用相应的工作技巧或管理工具 如何与同级友好相处 团结协作积极配合尊重同级自主权避免拆台帮助他人甘当配角公平竞争 如何与上级进行有效的沟通 了解你的上级需要自问的五个问题 他是谁 他是哪个类型的 他有什么特点 怎样与他相处 你了解他吗 性格 东西方差异 阳春白雪和下里巴人 一把双刃剑 以平常心相处一杆红樱枪 辩清虚实 探明真相 弄清上级真实的想法开山大斧 只有具备实力 有能力 有才华 的人才能用 在工作中表现出色 能够取得比别人更好的成绩 当头一棒 抢先下手 主动出击 给上级留下好印象 表现出真挚和诚恳的样子 从容自如 不卑不亢 活泼而不轻率 开朗而不狂放 精明而不奸诈 与上级相处之道 三种不良情况应予以纠正 一是绝对服从 二是傲慢无礼 强调人格平等 轻视怠慢领导 不愿 任人摆布 三是庸俗不堪 一味巴结奉承 媚上吹捧 用私情代替公平 解决好自己分内的问题与上级保持良好的关系 是与你富有创造性 富有成效的工作相一致的 你能尽职尽责 就是为上级做了最好的事尊重上级不能越位 不在其位 不谋其政积极工作注意自己的仪态 慎重对待领导的失误做好工作回報 讓上级信賴安心做完上级交代的工作後 別忘了回報成果 進度 增加上级對你的信任感 向上级汇报工作的技巧 回報工作的3要點 先從結論報告 讓上级一開始就知道最後的答案再說明對方回覆的原因 好处是 上级可在聽取說明的過程中 一面思考對策 擬定後續戰略 工作的進度也要儘量報告 好处是 能給上级 安定感 不浪費時間在無謂的操心上 接受上级批评的技巧 不可一脸不高兴被批评后 找来一大堆理由 强词夺理为自己争辩 则更是大忌 最好的接受方式是 有个良好的心态 保持理性和冷静 带着自省和检讨的心理去接受批评 适当地做些自我批评 便可缓和僵局 令领导放心 让上级觉得他是被信赖和尊敬的 最直接的表现是部下很愿意听他 教训 与其他部门 外部机构的沟通 通过例会平时工作的交流 合作私下部门 组织间的联谊其他多种形式 学生干部应学会的实用礼仪 礼 是尊重人的道德要求 是尊重 是表达尊重的交际技巧 仪 教养体现于细节细节展现素质 礼仪的主要规则 尊重 尊重不仅仅在心里想 还要表现出来 沟通 沟通就高不就低 规范 规范就是标准 是尺度 讲不讲规范是个人教养问题 互动 就是要看结果 所谓人敬我一尺我敬人一丈 1 与人打招呼 时间 一般是你与同学目光相对时 方式 点头 微笑 握手 问候 注意 一般应先由下级主动向上级打招呼 并加以适当称谓 如老师 师兄 师姐等 在别人先打招呼后 应及时回礼 2 工作中的礼仪 每一次的工作都是一次难得的锻炼机会 应根据实际情况来判断自身情况 不得无端编造推辞 作为后辈应主动替师兄 师姐分担压力与工作 当看到师兄 师姐在忙 而自己手头无事时 应主动上前进行协助 工作中应不急不躁 不要将工作外的情绪带到工作中来 也不要将工作中的情绪带到生活中去 面对别人的协助 多说几个 请 麻烦 谢谢 与 辛苦了 3 餐桌上的礼仪 不要在上级未入座之时抢先就座不要在上级未就餐之时抢先进餐不要独自向其他上级敬酒 应由自己的上级引见和介绍敬酒时杯口应低于对方杯口适当时候要帮上级接受对方敬酒 帮上级解围提早离席应主动向上级通报 4 电话礼仪 电话识个性 打电话时有三个因素构成了你的个性 声音 态度 彬彬有礼的言词用带着微笑的声音传达友好的态度用礼貌的讲话方式显现良好的素养 对不起 请稍候 现在与您谈话方便吗 如果方便的话我帮您转达 等用语适当的音量与节奏 清楚 简洁的表达 电话礼仪 基本技巧 电话礼仪 电话的接听 铃响三声之内接起 如超过四声就要说 对不起 让您久等了 接起电话 1 外线应先报公司名称 如 您好 XX公司 徐珂 有什么可以帮您的 2 内线应报部门名称 如 您好 XX部门 徐珂 有什么可以帮您的 电话礼仪 回避 骚扰电话 不好意思 我现在不方便接听 帮同仁回避 不好意思 李先生现在不在 在开会 在他方便时 我会帮你转告 电话礼仪 挂断电话 电话一般由打入方 职位较高者或被求者先挂断 道别后不要突然挂断电话 可以默数三个数后挂断 电话礼仪 电话邀约 事先确认对方的电话号码 公司名称 部门 姓名 想好要达成的重点事宜 必要时先写在便条上 选择好打电话的场所 适当放低姿态 使用 请 拜托 等词语 心情放松笑脸应对适当的赞美可帮你达成目的 沟通要领 了解对方的言默之道 明白对方的表达方式 衡量对方的身份背景 对事凭资料 勿凭记忆 对人凭记忆 点到为止 交浅不言深 妥为节制 可言则言 应该默则默 第三讲学生干部的服务技巧 78 服务的定义美国德州大学对十五个行业调查结果 响应 在我需要你时你是否在那里可靠 你是否是准时做到你的承诺称职 你解决我的问题的能力如何人缘 你是否是我可以共事的那种人硬件 人的设备 设施的条件如何说明 越往下重要性越小 学生干部 服务 服务 老师 同学 PS 学生干部充当的角色是老师与广大同学间的桥梁作用 归根结底学生干部的性质体现在 服务 二字 服务老师 服务同学 程序特性 组织活动和服务的方法和程序 个人特性 与同学打交道时采用怎样的态度 行为和语言技巧 什么是优质服务 服务的两个特性 同学想要什么 功能需求信息需求情感需求感观需求获得认同的需求 82 提高服务指标的两个基本思路 提高服务的水平态度效率专业提升服务对象的感知保持关注消除疑虑获得理解转移焦点 服务人员需要什么样的服务心态 1 以平常心态对待利益 2 以平和心态对待种种流言 3 以责任心态融入集体 4 以学习心态完善自己 5 以自信心态乐观前瞻 服务的终极目标 认可与提升 建立同学认可的基础 让同学感到满意建立同学认可的关键 充实同学的课里课外建立服务的终点 使同学各方面得到提升 干部全心全意为同学服务的 六心 接受意见虚心 宣传解释耐心 办理手续细心 对同学利益关心 文明用语舒心 接待同学热心 遇到同学有问题的处理 了解同学的四种需求 被关心 服务人员专业化 被倾听 迅速反应 同学需求 处理问题的基本方法 1 七个层次 用心聆听 表示道歉 仔细询问 记录问题 解决问题 礼貌地结束 跟踪反馈 94 2 四个原则 公平 双赢和平维护单位利益有理 有利 有节3 五个一点 耐心多一点态度好一点时间快一点规格高一点补偿多一点 如何处理同学的投诉与意见 89 投诉处理中把握的要点 1 正确看待同学投诉 投诉的同学是朋友 不是敌人重视投诉就是改进机会投诉处理不当会带来可怕后果正确处理投诉可带来积极的影响 2 了解同学投诉希望得到什么 发泄情绪获得优质服务 解决问题 他们提出的问题得到重视能得到相关人员的诚恳接待 3 我能做什么 倾听 平息同学情绪解决问题积极总结 不犯类似错误 过程和结果同样重要 如果不能给结果最少要给过程 处理投诉的技巧 用微笑化解冰霜 转移目标角色转换或替代 不留余地缓兵之计 博取同情真心真意拉近距离 转移场所主动回访 适当让步给同学优越感 小小手脚善意谎言 勇于认错以权威制胜 投诉处理步骤 处理投诉过程中的大忌 对活动缺少了解 不明白同学的是什么缺乏耐心 急于打发急于为自己开脱怠慢允诺自己做不到的事可以一次解决的反而造成升级投诉 你希望别人怎样对你 你就要首先这样的去对他 黄金法则 白金法则 别人希望你怎样对待他 那么就请你在合情合法的前提下努力去满足他 第四讲学生干部的自我提升 1 认识社会 用开放性的眼光认识社会任何事情都与社会联系在一起 学院不是象牙塔 它与社会联系紧密 大学不仅停留在育人与传承学术价值的层面上 更要与社会需求紧密结合 承担起社会赋予大学的责任 大学既要承担社会赋予的责任 服务社会 满足社会需求 又要引领社会向前发展 在理念 意识上具有先导性 自觉地以新思想 新文化引领社会前进 用竞争性的眼光认识社会随着社会的不断发展 对人才的要求也随之不断变化 竞争已成为社会的基本特征 专业面窄 社会适应性差 综合能力不强的人才在市场竞争中必然处于劣势 我们要看到自己和社会需要之间的差距 看到自身知识和能力上存在的不足 才能比较客观地去重新认识 评价自我 逐渐摆正个人与社会的位置 同时自然会产生一种紧迫感和危机感 使我们能够潜心思考自身的发展问题 不断地去提高自身素质和能力 以适应社会发展的需要 用发展的眼光看待社会当代中国社会存在的问题不少 但中国社会主流是进步的 经济领域 政治领域 文化领域都是如此 要正面地认识我们这个社会 要客观地认识社会存在的一些问题 这些问题 很多是改革开放进程中出现的新问题 是发展过程中的问题 是暂时的问题 就社会整体而言 主流是进步的 是好的 个别大学生认识社会 存在片面性 在如何认识社会这一方面 当代大学生应当把自己放在社会大环境之中 用历史的 发展的 辨证的眼光看待社会 要学会包容 以积极的 阳光的心态面对社会 2 认识自我 别拿自己不当干部不管你是部长或是干事 首先要明确的是你是一名学生干部 这意味着你比别人更具代表性 因而你的一言一行某种程度上而言代表着会计系的整体形象 所以更要注重自己的一言一行 为其他同学做好典范 别太拿自己当干部据一些消息称 这一届的学生干部存在较明显的 官僚主义 作风 这是相当不可取的 学生干部 学生在前 干部在后 你先是一名学生 与其他同学平等无异 后才是一名干部 而干部不是高人一等的指挥 而是真心的为同学服务 放平心态 正式定位自我 取得平衡 3 提升自我 要学好知识 更要学会做人做事作为一名学生干部首先要学会做人 有修养 有教养 比有文凭更重要 一个人学业上的缺陷并不一定会影响他的一生 而人格 道德上的缺陷却可能贻害终身 因此 在整个人生道路上 千学万学一定要先学会做人 以良好的人品铸就崇高的人格魅力 以高尚的人格实现自己的理想 大学生应该在做事中学做人 在做人中去做事 做好总结与自我批评有些学生干部只爱听表扬 不爱听批评 在工作出错时 只责备他人却不从自己身上找原因 总结可以帮助自己理清思路 分出应继承 可取的经验和应摒弃的工作方式 为以后活动的成功与不再犯类似错误奠定基础 自我批评则能更清楚的认识自己的缺陷与短项 为日后的进步与发展提供空间 学习 吸收他人经验与优点很多时候你并不是自己一个人在工作 而是以团体 部门的形式开展 这也为你学习他人经验与优势提供机会 在工作中学习 在学习中提升 为组织的发展与个人的发展打下良好基础 4 做好表率 作为学生干部 应该起表率作用 要敢抓敢管 扩大学生干部在学生中的影响力 更好地发挥自我服务 自我管理 自我教育的作用 提高学生参与学校事务的意识和能力 为广大同学服务 明确目标 落实责任 树立正确的世界观 人生观 价值观 自觉以学院发展为己任 学会做人 学会做事 学好本领 共同为会计系的发展壮大做出贡献 共创辉煌 感谢各位