采购工作交接书.doc

采购工作交接书一、 制度及电子文档交接：1、 新开点供应商选点建议书，存于采购员电脑F盘。2、 供应商开发与规划管理规定及附表，存于采购员电脑F盘。3、 零部件送样与确认管理规定，存于采购员电脑F盘。4、 周滚动计划管理规定，存于采购员电脑F盘。5、 采购计划管理规定，存于采购员电脑F盘。6、 新原、辅材料试用管理规定，存于采购员电脑F盘。7、 零星采购管理规定，存于采购员电脑F盘。8、 江门XX供应商规划及供应商名册，存于采购员电脑F盘。9、 供应链采购人员分工及岗位职责，存于采购员电脑F盘。10、 零星采购供应商名录，存于采购员电脑F盘。11、 采购跟单相关采购订单、供货月报统计、送货单、 缺料计算等均存于存于采购员电脑F盘。12、 采购物料采购属性表。存于采购员电脑F盘。13、 委外加工管理规定，存于采购员电脑F盘。14、 中山XX异常借方金额供应商各月供货金额及对应发票查询记录存档于存于采购员电脑F盘（财务也有备份）。15、 核对好的2012年9月20日止应付帐表存于购员电脑F盘（财务也有备份）。现已更新到2012年11月20日止。二、 工作内容交接：1、 钢材采购。序号供应商简称结算方式送货方式钢材产地备注1中山JS货到15-30天付款包送货上门以马钢材料为主，偶有鞍钢材料马钢的只能用马钢一钢厂，四钢厂易拉毛，采购前一定得先确认，再送货。2广东YH货到5天付款包送货上门以鞍钢为主，偶有马钢材料3广州MG款到发货自提马钢4广州YG款到发货包送货上门鞍钢、马钢均有采购流程：询价（原则上同等材质，谁的价格便宜向谁采购，需注意广州马钢要加运费）对方传真签章的销售合同（采购主体为浙江XX制冷器材有限公司）确认交货期、结算方式等后，传真浙江签章收货确认，要求仓管员提供过磅单、进仓单、送货单复印件编制付款申请，并附过磅单、进仓单、送货单复印件，有发票的要附发票经财务确认、总经理批准后传真浙江XX付款。2、BOM耗料物料：包括胶塞、连接管、弯管、过滤器组件、祡铜焊环等。采购流程：将审批的包装计划输入“物料需求计划汇总表”（见附件13）中按日汇总计算出需求冲减未结订单向供应商下达新增订单根据库存及需求排程送货计划表跟踪到货每月末30日前组织供应商对帐将对帐当月交财务核对、确认向供应商传真财务核对、财务并盖章的对帐单供应商收到确认的对帐单开具当月发票发票快递采购员采购员核对当月发票，并交接给财务。流程图如下：3、辅助材料：根据安全库存或过往每个月用量预计当月需求。采购订单下达及月末对帐等同第2点。4、气体采购：由气房管理员提前一天通知送货，采购员接到送货通知即安排供应商按规定的时间到货。采购入库及月末对帐同第2点。三、 纸质文件交接：1、2010年3月份至2012年9月份各月份供应商当月供货对帐单，共31本。存于采购文件柜。2、2011年11月份至2012年10月份各月份采购订单，共8本。存于采购文件柜。3、2010年-2012年供应商发票登记名录。存于采购员处。四、特别备注事项1、仓库卷帘门合同已签订，原件存档于财务，待付订金开始合作。2、浙江CT有笔20万银行承兑应由浙江XX支付（发票开具到浙江XX），但实际付出单位为“中山XX”，联系对方配合我司作调帐处理，调帐协议已发项律师确认，确认完后可请直接联系对方老板叶子醇（电话：15957589222）落实调帐。3、台州BLS有笔10万货款应由中山XX支付（发票开具到中山XX），但实际付出单位为“台州XX”，对方已同意调帐处理，尚雅琪在跟踪对方联系。4、佛山ZD尾款支付，已再次将中山XX对帐单打包发路桥应会计，由应会计安排对中山XX、临海XX、沈阳XX三方收货对帐进行确认核对后，再根据付款记录确认期末余额。5、供应商应付帐表中，截止2012年9月20日，除顺德XG、浙江XC焊接材料有限公司未核对清楚期末余额，其他供应商均已核对清楚。关于顺德XG化工，2010年7月至2010年12月供货金额，供应商对帐按4300元/吨结算，但实际按4100元/吨进行结算、开发票、付款，故在核对总应付帐款时注意。供货月货对账单价4300元/吨结算单价4100元/吨2010年7月份28380270602010年8月份14620139402010年9月份32680311602010年10月份24080229602010年11月份36980352602010年12月份4068038880另，浙江新昌焊接材料之前电话联系多次跟催该供应商提供对帐单，该供应商一直未有提供。6、GG气体事宜：已多次电话、邮件催其落实合同终止事宜，但对方一直未予以处理。对方业务员联系方式，郭S（1382XXXX）、肖经理（186XXXX）。我司之前发给GG气体签收合同终止的联络函原件及与其之前签订的合同存档于财务室。在核对该供应商发票时，发现2010年5月份该供应商发票没有我司采购签收记录，货款金额为44990.4元，租金为2500元，合计金额：47490.4元。已发信息供应商协助查询是否开票，如果开了发票需提供我司签收记录。7、别克车保险事宜：已将投保人资料更改申请提交平安保险，对方批准后快递回江门市XX制冷器材有限公司。