存货内部控制.doc

第一节 存货的相关概述存货是指企业在正常生产经营过程中持有以备出售的产成品或商品，或者为了出售仍然处在生产过程中的在产品，以及将在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料、物料等。存货属于企业的流动资产，具体来讲，包括原材料、在产品、产成品、半成品、商品及包装物、低值易耗品等。一般规模大一点的企业或是生产性企业，存货内部控制涉及的部门较多，所以其控制点也多，主要包括计划控制、合同订立、材料验收、付款、审核、账账核对、清理、领料、发料、复核、分析等多个控制点。对于各网络合资公司，存货的核算相对简单，根据存货的业务流程，可以分为采购、库存管理、领用、盘存等多方面，这里重点讲解采购、领用及库存三个方面的控制。第二节 关键内部控制一、存货内部控制的概述存货是指企业在正常生产经营过程中持有以备出售的产成品或商品，或者为了出售仍然处在生产过程中的在产品，或者将在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料、物料等。存货属于企业的流动资产，具体来讲，包括原材料、在产品、产成品、半成品、商品及包装物、低值易耗品等。存货是企业流动资产重要组成部分之一，是企业生产循环中最重要的一环。存货所涉及的主要业务活动包括发出原材料、生产产品、核算生产成本、核算在产品、储存产成品、发出产成品等，一般会涉及到生产计划部门、仓库、生产部门、销售部门、会计部门。所谓内部控制是指企业为了保证业务活动的有效进行，保护资产的安全和完整，防止、发现、纠正错误与舞弊，保证会计资料的真实、合法、完整而制定和实施的政策与程序。从广义来讲，一个企业的内部控制是指企业的内部管理控制系统。相关的内部控制应当实现以下目的：保证业务活动按照适当的授权进行，保证所有有效交易和事项以正确的金额、在恰当的会计期间及时记录于适当的账户，保证对资产的记录和处理均经过授权，保证账面资产与实存资产定期核对相符，保证企业生产经营活动有秩序、高效率地进行。存货内部控制是企业内部控制的重要环节，是内部控制中的应用控制，是企业实现经营目标，贯彻经营方针和决策，维护流动资产安全与完整，保证财务收支合法、会计信息真实性的一种内部自我协调、制约和监督的控制系统二、存货内部控制的目标健全、有效、合理的内部控制是企业健康发展的重要保证。内部控制应结合企业的自身条件、单位规模、组织结构、业务性质等。一个好的内部控制应包括内部控制的健全性，即在每个需要控制的地方都建立了控制环节，控制都划分清楚；内部控制的合理性，即各控制点的设置都是合理的；内部控制的有效性，即所有控制目标均已达到，没有过多或不必要的控制点。（1）保证存货的取得合理、实际存在。（2）保证存货的安全。（3）确保存货计价的合理、准确。三、存货相关内部控制制度内容（一）存货业务不相容岗位至少包括: l 存货的采购、验收与付款; l 存货的保管与清查; l 存货的销售与收款; l 存货处置的申请与审批、审批与执行; l 存货业务的审批、执行与相关会计记录。（二）存货采购内部控制 1、存货采购审批内部控制。要保证存货采购业务按计划申报程序进行，由采购部门根据企业生产经营的计划和材料请购单编制采购计划，提出具体的采购目录，经主管计划的负责人审核后报相关领导审批。 2、签订存货采购合同内部控制。要保证存货采购在授权下按合同进行。要求主管领导对采购人员进行授权委托，授权的内容一定是经过有关部门批准的内容；采购人员按计划签订（议定）合同，无权在授权之外签订合同和变更合同的内容，合同的副本应送财会和计划部门审核价格和留存。 3、存货验收和入库内部控制。要保证存货采购数量、品种、质量符合合同的要求，做到准确、安全入库。采购人员应按合同的交货时间催交，收到采购材料后，采购部门应验收收到材料的品种、数量、检验质量，签署验收单；仓库保管部门根据验收单验收存货，填制入库单，登记存货台帐，将发票、运单连同验收单、入库单送回采购部门，然后由采购部门交财务部门入帐。 4、存货采购资金支付结算内部控制。要保证货款支付正确、合法。财会部门接采购部门通知承付货款，应审核合同的签订是否符合规定；验收单、入库单是否真实可靠，是否与合同一致；进货发票是否合法，是否与合同、验收单、入库单、付款通知单的品名、数量和价格相符。审核无误后，办理付款手续，进行货款支付结算。 5、存货核算内部控制。应通过财会部门的日常核算保证存货采购业务资料准确、真实。财会部门的采购部门材料核算岗位和仓库保管部门要对存货的购进、发出和库存进行日常核算，仓库应登记材料卡片、库存明细帐（数量帐），材料核算岗位登记既有数量又有金额的明细账；财务部门根据入库单、验收单、付款通知单、付款凭证编制记账凭证，登记存货账薄及有关账薄，月末材料核算岗位和仓库管理岗位进行核对。 6、存货内部稽核内部控制。应保证采购业务的记录正确，做到账账、账表、账实相符。月末将入库单与材料明细账核对，清理在途料（结转材料成本差异），同时材料明细账还应库存明细账、总账核对，由内部稽核人员复核记账凭证和原始凭证是否符合内部控制程序和会计制度。 7、存货内部审计。应保证存货业务合同有效，保管安全，付款正确，会计核算准确，各部门资料反映真实可靠。由内部审计人员抽查存货采购合同，审查合同是否经过授权、是否有效，同时审查在途存货，审核各部门核算是否正确，各部门反映的数据是否相符，有无违反规定程序和舞弊行为，还要对存货的内控措施进行评价。（三）存货领用内部控制 1、存货领用审批内部控制。存货领用应制定定额，同时经批准才能进行。领用的材料应有技术部门根据工程设计核定的消耗定额，属于间接费用的消耗、修理用料等，应编制计划或核定费用定额，生产经营部门根据计划、定额填制限额领料单向仓库领料。仓库根据限额领料单发货。存货领用须经部门负责人审批签字。对于超定额领料必须办理相关手续。 2、存货发出内部控制。应保证存货领用无误，手续齐全。仓库保管要审核领料单，双方要检查数量和质量，并签字或盖章。材料发出后，保管人员要登记材料卡片及库存明细帐，并转材料核算岗位进行汇兑核算。 3、存货领用核算内部控制。应保证存货领用业务记录真实，领发无误。要求仓库保管员发货后及时登记存货台帐；财会部门的材料核算岗位及时按用途汇总分配，汇总领料单（分摊材料成本差异），分类制证，登记有关账务。 4、存货领用内部稽核。应保证存货安全，记录正确。由内部稽核人员审核领料单，核对收发凭证和存货台帐，检查收发记录和结存余额，查看存货的领用会计核算是否准确。 5、存货盘点及处理内部控制。应保证存货账实相符。仓库保管员应定期盘点库存存货，编制存货盘点表，并提出处理意见。财会部门年底应抽查存货盘点表，对于生产经营中已无转让价值的存货及其它足以证明已无实用价值和转让价值的存货，根据主管领导和相关部门批准的处理意见，同仓库保管员共同调整存货账务，以确保账实相符。 6、存货领用内部审计。应保证存货安全、账实相符、核算准确。由内部审计人员抽查存货盘点表，监督存货盘点，审核存货的保管部门和日常核算是否准确，各部门的数据是否相符，有无违反规定程序和舞弊行为；还要对存货领用的内部控制进行评价。 （四）仓储管理 1、仓库保管员对经检验合格的材料，应及时按规格，型号堆放在规定的地点。经常进行物资保养检查，对于存放物资，必须定期进行防火防潮检查，防止仓库物资霉烂变质，保证质量完好。至少每月组织抽查一次，作好抽查记录，做到账、卡、物三一致。对存放物资的库号、架、层、位四者统一编号，和账、卡上编号相统一，方便库区的管理。 2、如存贮的是贵重物品、危险品等特殊物品（金银等贵金属、易燃易爆化学品、麻醉药品等），则需要限制无关人员接近。必要时，仓库内部还可执行授权接近。采购部门采购的特殊物品，必须当天交仓库保管员。经手的仓库管理人员应将收到物质立即存放在保险箱（专库）内，实行五双制管理即双把锁、双人管、双人发、双人收、双人送。使用中特殊物品贯彻专材专用，结余缴库的原则。严加控制，做到账册清楚，手续齐备。 3、保管人员应对所保管的物资加强盘点工作，每次收、发料后，应及时对这些材料的出入库单进行登记。定期盘点，做好盘点记录，分别报送财务部门和主管负责人备查。盘点中仓库物资发生盘盈、盘亏，或发生损坏、变质、过期失效，不能正常使用的情况，应检查分析原因，查明责任，采取措施。盈亏数经部门负责人确认后，要及时调整财务和仓库的账面数量，并同时报企业最高管理层处理。（五）存货（收、发、存）内部控制简易流程图 四、存货内部控制要点和方法(一) 加强存货采购环节内部控制的措施存货采购环节涉及的主要控制点是:计划控制、合同订立、材料验收、付款、审核、账账核对等。因此,这一环节应重点实施如下措施:1. 建立健全存货采购的计划、合同的订立和审批制度。存货采购业务必须按计划申报程序进行,各种职能活动应当指派给不同的部门或职员来完成。由采购部门根据企业生产经营的计划和材料请购单编制采购计划,提出具体的采购目录,经主管计划的负责人审核后报主管领导审批。存货采购活动在授权下按合同进行。要求主管领导对采购人员进行授权委托,授权的内容一定是经过有关部门批准的内容;采购人员按计划签订合同,无权在授权之外签订合同和变更合同的内容,合同的副本应送会计和计划部门审核并留存。2.签订存货采购合同内部控制。要保证存货采购在授权下按合同进行。要求主管领导对采购人员进行授权委托，授权的内容一定是经过有关部门批准的内容；采购人员按计划签订合同，无权在授权之外签订合同和变更合同的内容，合同的副本应送会计和计划部门审核价格和留存。3. 严格制定存货验收和入库的程序、标准和要求。要保证存货采购数量、品种、质量符合合同的要求,做到准确、安全入库。采购人员应按合同的交货时间催交,在收到供货单位发票、运单后填写收料单。质量检验部门应验收收到材料的品种、数量,填制验收单;仓库保管部门根据验收单验收存货,填制入库单,登记存货台账,将发票、运单连同收料单送财会部门付款记账。对存货实施保护措施,保管人员与验收、记录、批准人员相互独立。4. 严格制定并遵循付款、审核的手续和要求。存货采购资金支付结算内部控制,要保证货款支付正确、合法。财会部门接仓库通知承付货款,应审核合同的签订是否符合规定;验收单、入库单是否真实可靠,是否与合同一致;进货发票是否合法,是否与合同、验收单、入库单、付款通知单的品名、数量和价格相符。审核无误后,办理付款手续,进行货款支付结算。5.严格记录制度、确保账实相符。仓库保管部门要对存货的购进、发出和库存进行日常核算,及时登记材料卡片和既有数量又有金额的明细账,定期将收料单送财务部门;财务部门根据入库单、验收单、付款通知单、付款凭证编制记账凭证,登记存货分类账及总账。月末与采购部门和库房管理部门进行核对,并清理在途存货,结转材料成本差异,材料明细账、材料分类账、总账相互核对,保证采购业务的记录正确,做到账账、账表、账实相符。6.存货内部稽核内部控制。应保证采购业务的记录正确，做到账账、账表、账实相符。月末将收料单与材料明细账核对，清理在途料，结转材料成本差异，同时材料明细账还应同财务部门的材料分类账、总账核对，由内部稽核人员复核记账凭证和原始凭证是否符合内部控制程序和会计制度。7.存货内部审计。应保证存货业务合同有效，保管安全，付款正确，会计核算准确，各部门资料反映真实可靠。由内部审计人员抽查存货采购合同，审查合同是否经过授权、是否有效，同时审查在途存货，审核各部门核算是否正确，各部门反映的数据是否相符，有无违反规定程序和舞弊行为，还要对存货的内控措施进行评价。(二) 加强存货领用环节内部控制的措施存货领用环节涉及的关键控制点是:领用审批、发出审核、成本核算、账实核对等。应实施如下措施:1. 建立健全存货收发的审批和审核制度。存货收发程序应保持存货保管人员与记录、批准人员职务相互分离。存货领用应制定定额,同时经批准才能进行。领用的材料应有生产部门核定消耗定额,属于间接费用的消耗、修理用料等,应编制计划或核定费用定额,生产部门根据计划、定额填制限额领料单向库房领料。存货领用须经部门负责人审批签字。仓库保管要审核领料单,双方要检查数量和质量,并签字或盖章。材料发出后,保管人员要按计划价格标明金额,登记材料卡片,并转材料记账员记账后随发料汇总表定期送往财务部门。2. 合理制定成本费用的结算程序和方法。仓库保管员发货后及时登记存货明细账,财会部门根据材料记账员的发料汇总表按用途汇总分配,汇总领料单,分摊材料成本差异,采用适当的方法计算和结转存货的耗用和销售成本,并尽量保持使用方法的前后一致性。采用恰当的成本核算流程和账务处理程序,登记有关账务。内部稽核人员审核领料单,核对收发凭证和存货账簿,检查收发记录和结存余额,查看存货的领用会计核算是否准确。3.存货发出内部控制。应保证存货领用无误，手续齐全。仓库保管要审核领料单，双方要检查数量和质量，并签字或盖章。材料发出后，保管人员要按计划价格标明金额，登记材料卡片，并转材料记账员记账后随发料汇总表定期送往财务部门。4.存货领用核算内部控制。应保证存货安全、账实相符、核算准确。由内部审计人员抽查存货盘点表，监督存货盘点，审核保管部门和财会部门的日常核算是否准确，各部门的数据是否相符，有无违反规定程序和舞弊行为；还要对存货领用的内部控制进行评价。要求仓库保管员发货后及时登记存货台帐；财会部门根据材料记账员的发料汇总表按用途汇总分配，汇总领料单，分摊材料成本差异，分类制证，登记有关账务。5.存货领用内部稽核。应保证存货安全，记录正确。由内部稽核人员审核领料单，核对收发凭证和存货台帐，检查收发记录和结存余额，查看存货的领用会计核算是否准确。6.存货盘点及处理内部控制。应保证存货账实相符。仓库保管员应定期盘点库存存货，编制存货盘点表，并提出处理意见。财会人员年底应抽查存货盘点表，对于生产中已无转让价值的存货及其它足以证明已无实用价值和转让价值的存货，根据主管领导和相关部门批准的处理意见，同仓库保管员共同调整存货账务，以确保账实相符。建立健全合理有效的存货内部控制不仅有助于防止存货业务的错误记录和舞弊行为的发生，还能使企业加强成本控制，实施低成本战略，促进企业生产经营持续稳步发展，达到以效益为中心，向管理要效益的目的，是企业实现经营目标的重要保证。第三节 实务案例讲解存货是指企业在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品及在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料和物料。存货具有较强的流动性，是企业流动资产的重要组成部分，也是企业生产循环中最重要的一环。因此，对于存货业务的内部控制是企业必须高度重视的一项工作。下面我们引用一个对于存货管理内控失效的案例来说明存货管理的一些内部控制关键点。【案例1】存货失控，疑点重重案例介绍K公司属于中小企业，存货管理集中在一个大仓库内，里面分设原材料、低值易耗品、产成品三个仓库，有简易的隔离设施和明显的标识。每个仓库各配有一名保管员专人负责，这个管理人员负责存货的验收、入库、记账、发出、盘点等日常存货的管理工作。三个保管员各司其职。由于仓库人手少，管理松懈，存在账实不符和串库情况。而公司财务科只要求每个仓库每年末盘点一次，并以各仓库的保管员年末编制的盘点表上的实盘数为准，调整财务上有关存货的账面记录。年报审计时，审计人员发现，盘点表上只有保管员一个人签字，实际盘点数与财务账面期末数的差异均作为盘盈盘亏处理后计入当期损益，既没有原因分析，也没有报批手续和领导签字，财务账户处理的依据就是仓库的保管员年末编制的盘点表。据说这样的作法已成习惯，多年一贯制，所以也没有人提出过什么疑义。但是，每年存货的盘亏大于盘盈，有的数额较大，针对上述情况询问财务人员，也说不清具体原因，只是提到可能存在货物已到、发票未到的情况询问仓库保管员，以为有时候生产领用存货没有及时办理手续所造成的，究竟是什么原因，具体数额多少，不得而知。企业也没有内审人员和存货定期检查制度。案情分析很显然，K公司的存货管理不符合内部控制要求，具有以下漏洞引为关注：保管员专人负责存货的验收、入库、记账、发出、盘点等日常存货的管理工作，不符合不相容职务应当分离的要求；每年只盘点一次，并且盘点表上只有保管员一个人签字，不符合定期盘点、内部牵制与内部审核要求；实际盘点数与财务账面期末数的差异均作为盘盈盘亏处理，既没有原因分析，也没有报批手续和领导审批，不符合授权批准规定；财务账户处理的依据就是仓库的保管员年末编制的盘点表，不符合现行对盘盈盘亏账户处理的规范要求；未查明原因也未经领导批准，财务就进行计入当期损益的会计处理，既不符合会计处理的规定，也是一种越权行为；该公司的财务和仓库保管员对每年发生的盘亏大于盘盈，而且数额较大的原因说不清楚，是一种管理人员失职与内部管理失控的具体表现。如果说这样的情况已成习惯，多年一贯制，也没有人提出过什么疑义，那么该公司存货管理的失控现象已经令人担忧。结合上述案例，建议该公司应当加强存货控制流程，尤其应当健全存货仓储环节的内部控制制度，认真负责做好以下管理工作：1 该企业应当对存货业务建立严格的不相容职务分离和授权批准制度。首先不应当让保管员负责存货的验收、入库、记账、发出、盘点等日常存货管理的全套工作。同时应当明确审批人对存货业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理存货业务的职责范围和工作要求。经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理存货业务。2 实物管理部门可以根据企业业务规模和需要统设仓库或分设仓库。如分设仓库，不同仓库之间的物资流动也应办理出入库手续。3 实物管理部门对仓储物资应按其所要求的储存条件贮存，并建立和健全防火、防潮、防鼠、防盗和防变质等措施。4 仓储的物资应由责任保管员控制，严格限制接触存货，入库存货应及时记入收发存登记簿或存货卡片，并详细标明存放地点。除实物管理部门及仓储人员外，其余部门和人员接近存货时，应由有权部门特别授权。如存贮的是贵重物品、危险品或需加以保密的物品，则需扩大接近限制，必要时，实物管理部门内部也执行授权接近。5 保管人员应经常对存货实物进行检查，发现存在损坏、变质或长期积压的存货时应及时汇报，待批准后做出处理。6 实物管理部门对接收的货物按类别、编号、名称、规格型号、计量单位、单价、金额等设置存货实物明细账，并定期与财务部门核对。对会计期末货物已到、发票未到的收货，可暂估入账。7 企业应制定存货定期盘点制度、抽查制度和监盘制度，明确盘点范围、方法、人员、频率、时间等。具体盘点时，需详细制定盘点计划，合理安排人员，有序摆放存货，保持完整盘点记录，并按照规定程序及时处理盘盈盘亏。必要时，也可安排临时突击盘点。实施存货盘点的目的是确保账实、账表相符，确保存货等财产物资的安全完整。盘点结果应当分清原因，盘点人员、抽查人员和监盘人员应在盘点清单上签字，并按照规定程序办理报批手续。8 公司财务科应当根据经过审核与批准后的盘点表，在抽查核实，分析盘盈盘亏情况及其原因的基础上，调整财务上有关存货的账面记录。盘亏数大于盘盈数的情况存在可能有多方面的原因，例如，仓库的材料物资发生被盗窃、挪用、少开领料单、账实不符等。对于每年的盘亏数都大于盘盈数，可能会发生管理上的漏洞，应予关注，而不能转账了事。财务科应当经相关部门批准后，在期末结账前处理完毕。9 企业应当按照规定配备内审人员，健全存货定期检查制度等内部控制制度，并加以落实。应当看到，存货控制制度是企业整个（尤其是制造业和商品流通企业）内部控制制度中的重点内容和中心环节。企业制订存货内部控制制度并加以检查监督的根本目的在于保障存货资金的安全完整，加速存货资金的周转，提高存货资金的使用效益。【案例2】存货是指企业在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品及在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料和物料。存货具有较强的流动性，是企业流动资产的重要组成部分，也是企业生产循环中最重要的一环。因此，对于存货业务的内部控制是企业必须高度重视的一项工作。下面我们引用一个对于存货管理内控失效的案例来说明存货管理的一些内部控制关键点。 A公司是一家民营企业，年销售额在5000万元左右，近年来该企业的业绩逐渐下滑、亏损严重，其内部管理的混乱是根本原因，尤以存货管理的问题最为突出。在检查中发现，该企业产品的成本核算不准确，存货的采购、验收入库、领用、保管不规范，缺乏良好的内部控制，主要表现为： 1、该企业材料的采购是由总经理个人掌握。材料购入后因没有合同等相关资料，仓库保管员只能按实际收到材料的数量和品种入库；财务入账不及时，会计自己估价入账，发票往往几个月后甚至长达一年以上才收回，发票的数量和实际入库数量不进行核对，造成材料成本不准确，忽高忽低。 2、期末仓库不进行盘点，财务账面存货与实物差异较大。 3、材料领用没有建立规范的制度，车间在生产中随用随领；对超额领料缺少控制，多领不办理退库手续，生产线上残余料随处可见，随用随拿，浪费现象严重。 看了上述案例，我们认为该企业存货管理的问题主要有以下几个方面： 首先，该企业基本没有存货内控制度，更谈不上机构设置和人员配备合理性问题，采购业务的决策缺少监督，不相容职务未严格分离。 其次，没有做到根据采购合同、运单等对入库存货的质量、数量进行检查与验收，没有建立存货盘点制度。 再次，没有规范的材料的领用和盘点制度，也没有定额管理制度，材料的消耗完全凭生产工人的自觉性。 最后，存货的确认、计量没有标准，完全凭会计人员的经验，直接导致企业的成本费用不实。结合本年度的审计工作，我们发现以上问题并不只存在于上述案例的企业中，在集团下属部分企业也或多或少的存在以上存货管理方面的问题。那么，规范的存货管理应该做好哪些方面的工作呢？ 我们认为，首先应建立完善的存货管理内部控制制度，包括存货盘点制度、入库验收制度、车间领料制度、定额消耗制度、余料管理制度等；在此基础上，采购人员应将采购材料的基本资料及时提供给仓储部门，仓储部门在收到材料后按实际收到的数量填写收料单、登记存货保管账、定期盘点存货，并随时关注材料发票的到达情况；车间应根据生产经验计算工艺定额，对超额领料设置相应的审批权限进行控制，严把余料管理；对暂估材料进行合理估价，准确核算当期成本。 以上只是存货管理的一些基本内控要求，有效的、精细化的存货管理必须由多个职能部门共同配合、各负其职。总而言之，建立健全合理有效的存货内部控制，不仅有助于防止存货业务的错误记录和舞弊行为的发生，还能使企业加强成本控制、实施低成本战略、促进企业生产经营持续稳步发展，达到以效益为中心，向管理要效益的目的，是企业实现经营目标的重要保证。